Uitvoeringsplan 2022-2025 Waterlands Archief.pdf

Van archiefbewaarplaats naar informatieknooppunt Uitvoeringsplan 2022-2025

Vastgesteld in de vergadering van het bestuur 2 december 2020 1

Inhoud Van bewaarplaats naar knooppunt ......................................................................................................... 3 1.

2.

3.

4.

Terugblik 2018-2021........................................................................................................................ 4 1.1

Doelstellingen .......................................................................................................................... 4

1.2

Resultaten................................................................................................................................ 4

Ontwikkelingen tot 2025 ................................................................................................................. 5 2.1

Wetgeving................................................................................................................................ 5

2.2

Informatiehuishouding overheden ......................................................................................... 6

2.3

Bestuur en toerisme ................................................................................................................ 7

2.4

Herontwikkeling Stationsgebied en Waterlandlaan................................................................ 8

2.5

Interne ontwikkelingen ........................................................................................................... 8

Van 2020 naar 2025 ...................................................................................................................... 10 3.1

Publiek: van studiezaal naar ontmoetingspunt ..................................................................... 10

3.2

Beheer: van bewaarplaats naar knooppunt .......................................................................... 13

3.3

Toezicht: van inspectie naar advies....................................................................................... 15

3.4

Organisatie: van lijnorganisatie naar projectorganisatie ...................................................... 17

3.5

Samenwerking: van Waterlands Archief naar Archief Zaanstreek Waterland? .................... 18

Financiële paragraaf ...................................................................................................................... 19 4.1

Meerjarenraming baten en lasten ........................................................................................ 19

4.2

Meerjarenraming gemeentelijke bijdragen .......................................................................... 20

2

Van bewaarplaats naar knooppunt In dit uitvoeringsplan 2022-2025 wordt de ontwikkeling van het Waterlands Archief als bewaarplaats naar knooppunt beschreven en concreet gemaakt in doelstellingen. Daarvoor kijken we eerst terug op het vorige Uitvoeringsplan en vooruit naar de ontwikkelingen die op het Waterlands Archief afkomen. Het Waterlands Archief is op weg een knooppunt te worden in toezicht op-, beheer van- en toegang tot informatie. Het Waterlands Archief heeft verschillende maatschappelijke functies: collectief geheugen, duurzaam toegankelijke bron van informatie, betrouwbare informatiebron, toezichthouder en expertisecentrum. Uit het voorgaande is de volgende maatschappelijke waarde – de waardepropositie van het Waterlands Archief – afgeleid: Het Waterlands Archief is het betrouwbare geheugen van de regio Waterland. In het vorige Uitvoeringsplan lag de nadruk op nieuwe diensten op basis van netwerken en samenwerken.i We hebben de afgelopen jaren de samenwerking gezocht met de aangesloten gemeenten, de onderwijsinstellingen en de historische verenigingen. Toezicht op informatiebeheer is inmiddels naast inspectie vooral ook adviseren over ‘archiveren by design’. Beheer van informatie is niet langer uitsluitend het beheren van overgebrachte informatie maar ook ‘bewaren aan de bron’.

En toegang tot informatie heeft volgens de landelijke strategie als uitgangspunt: ‘grenzeloze toegang’. Dat begint bij het adviseren van de aangesloten gemeenten en particuliere schenkers en eindigt bij het delen van onze archieven en collecties met onze klanten (archiefvormers en -gebruikers). Met andere woorden de ontwikkeling is: Van archiefbewaarplaats naar informatieknooppunt Ook de locatie van het Archief krijgt een andere functie door digitalisering en digitale diensten. De studiezaal wordt naar verwachting steeds minder bezocht en zal ook een ontmoetingsplek worden met cursussen, presentaties en exposities. Dit in nauwe samenwerking met de bibliotheken.ii Maar niet iedereen in de regio Waterland vindt zijn weg naar Purmerend. Daarom komen we ook op locaties in de regio met educatieve programma’s, exposities en presentaties. In dit uitvoeringsplan 2022-2025 wordt de ontwikkeling van bewaarplaats naar knooppunt beschreven in de volgende hoofdstukken: 1. Terugblik 2018-2021: korte terugblik op het afgelopen Uitvoeringsplan 2. Ontwikkelingen tot 2025: externe factoren en interne ontwikkelingen die van invloed zijn 3. Van 2020 naar 2025: doelstelling publiek, beheer, toezicht, organisaties en samenwerking Dit uitvoeringsplan is afgestemd met de deelnemende gemeenten, de Bibliotheek Waterland en het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier.

Namens het bestuur van het Waterlands Archief, Roland Bisscheroux Directeur/Archivaris

3

1. Terugblik 2018-2021 In het vorige Uitvoeringsplan 2018-2021 lag de nadruk op nieuwe diensten door netwerken en samenwerken. Het Waterlands Archief trad in de periode 2018-2021 meer naar buiten om te onderzoeken waar het een bijdrage kon leveren. Dit heeft geleid tot de volgende resultaten: een edepot, een expertisecentrum, gezamenlijk collectiebeheer en meer onderwijsactiviteiten in de regio. In dit hoofdstuk een kort overzicht van de belangrijkste doelen en resultaten.

1.1 Doelstellingen Het Waterlands Archief verkende in de periode 2018-2021 specifiek onderstaande doelen: 1. In samenwerking met de historische verenigingen de functie collectief geheugen invullen. 2. In samenwerking met het onderwijs de functies geheugen en informatiebron invullen. 3. In overleg met de aangesloten overheden de functie duurzame bewaarplaats invullen (e-depot). 4. In overleg met de aangesloten overheden de functie expertisecentrum invullen. Deze doelen werden aan de hand van het model van maatschappelijke waardecreatie uitgewerkt. Met de doelen is de maatschappelijke waarde - Het Waterlands Archief is het betrouwbare geheugen van de regio Waterland - uitgewerkt in een businessmodel. Dit businessmodel is niet beperkt tot een financieel-economisch model (“verdienmodel”), maar betrekt hierbij ook (immateriële) maatschappelijke waarden.

1.2 Resultaten De hiervoor genoemde hoofddoelen hebben geleid tot de volgende resultaten: Historische verenigingen In een aantal bijeenkomsten is met de historische verenigingen verkend hoe samenwerking kan leiden tot meerwaarde voor onze gezamenlijke klanten. Op een aantal terreinen worden mogelijkheden gezien. In het gebruik van het collectiebeheersysteem van het Waterlands Archief, in het gezamenlijk ontwikkelen van apps en het gebruik van depotruimte. Coördinatie door het Waterlands Archief hierin is van meerwaarde voor de samenwerking. Basis- en Voortgezet Onderwijs Met een aantal instellingen voor voortgezet onderwijs zijn projecten opgezet in aanvulling op het reguliere lesprogramma. Niet alleen in Purmerend maar ook in Edam-Volendam (Don Bosco). Het Waterlands Archief is daarbij sterk afhankelijk van de bestaande lesprogramma’s. Lesprogramma’s voor basisonderwijs zijn met de Bibliotheek Waterland voortgezet. Bovendien is samen met de gemeente Edam-Volendam en andere erfgoedinstellingen gestart met de ontwikkeling van een erfgoedleerlijn. E-depot In 2020 is het digitale depot als archiefbewaarplaats in gebruik genomen voor gedigitaliseerde bouwvergunningen. Met de opname van gedigitaliseerde archieven hebben we een startpunt voor het opnemen van digitale archieven van gemeenten en particulieren in het digitaal depot.

Digitaal expertisecentrum Met de aanstelling van de Adviseur digitaal informatiebeheer in 2019 heeft het Waterlands Archief zich kunnen ontwikkelen tot een digitaal expertisecentrum voor de aangesloten gemeenten. Landelijke informatie wordt opgehaald en gedeeld in de regio door bijeenkomsten en nieuwsbrieven. Advies op maat wordt gegeven bij aanschaf van applicaties, vervanging en digitale overbrenging. 4

2. Ontwikkelingen tot 2025 Hieronder verkennen we een aantal externe en interne ontwikkelingen bij het Waterlands Archief in de periode 2022-2025 en de invloed die zij hebben op archiefdiensten in het algemeen en het Waterlands Archief in het bijzonder. Deze ontwikkelingen zijn van belang voor de opdracht aan het Waterlands Archief zoals beschreven in hoofdstuk 3.

2.1 Wetgevingiii De Wet open overheid (Woo) en de modernisering van de Archiefwet hebben impact op het werk dat archiefdiensten doen. Zowel onder de Woo als onder de Archiefwet staat het op orde brengen van de (digitale) informatiehuishouding bij de gemeenten, de zorgdragers, als randvoorwaarde voor actieve openbaarheid centraal. In de Woo is daar zelfs een termijn aan gehangen: 8 jaar. De volgende onderwerpen zijn van belang voor archiefdiensten: Organisatieverandering en personele ontwikkeling Gedeeltelijk herontwerp van archiefdiensten indachtig het bewaren van digitale informatie aan de bron. Verdieping van bestaande kennis aangaande wet- en regelgeving (complexe vraagstukken rond besluitvorming en inzage beperkt openbaar archief). Dienstverlening Scannen en toegankelijkheid on demand. Meer focus op service en dienstverlening richting mediavaardige gebruikers. Oude archieven behandelen met nieuwe wetgeving. Tijd om stukken steeds te beoordelen naar huidige situatie (AVG) op straffe van boetes, sancties. Zeker als het gaat om de bijzondere persoonskenmerken. Beheer Afstemmen openbaarmaking en publicatie met zorgdrager. Advies, (scherper) toezicht bij inrichten archiveren aan het begin van een proces bij zorgdrager.

Robuuste en moderne ICT infrastructuur Focus binnen de informatiearchitectuur van archieven komt meer te liggen op de datalaag waar duurzame opslag (preservering) is geborgd. Ontwikkelen / inzetten van robuuste, moderne ICT toepassingen.

Wet Open Overheid logo

5

2.2 Informatiehuishouding overhedeniv Wat is de rol en betekenis van overheidsinformatie in 2025 en wat betekent dit voor de omgang met informatie? De volgende thema’s en nieuwe rollen zijn van belang voor archiefdiensten: publieke sporen, beleidserfgoed en data overvloed. Publieke sporen Bij publieke sporen gaat het om het beschermen van de identiteit en persoonlijke levenssfeer. In 2030 is het van belang dat burgers de black box kunnen openen. Burgers zouden meer inzicht moeten hebben in de doelen waarvoor persoonsgegevens worden gebruikt en de wijze waarop informatie gedeeld en gekoppeld wordt. De verhaalhaler gaat zowel aanvragen van burgers onderzoeken als zelf het onrecht achterna. Als verhaalhaler bescherm je de privacy, veiligheid en autonomie van Nederlandse burgers. Dit is de rol van de huidige Functionaris Gegevensbescherming (FG). Beleidserfgoed Bij beleidserfgoed gaat het er om dat toekomstige generaties het verleden kunnen verkennen alsof ze erbij zijn. Digitalisering en kunstmatige intelligentie veranderen onze relatie tot het verleden. Dit vergroot de mogelijkheden om archieven aan te wenden om het lerend en reflecterend vermogen van de samenleving te vergroten. De beleidsarcheoloog maakt steeds weer nieuwe doorsneden door het data erfgoed en reconstrueert telkens opnieuw de geschiedenis.

Beleidsarcheoloog

Data overvloed Bij data overvloed gaat het om het kunnen reconstrueren van het verleden. Data en informatie is van hoge kwaliteit als de informatie direct relevant en bruikbaar is. Daarom is het noodzakelijk dat de aandacht verschuift van de hoeveelheid van informatie naar de wijze waarop de informatie gestructureerd is en de kwaliteit van informatie. De digiminimalist helpt ambtenaren een opgeruimde geest te behouden door ordenen en opruimen tot een verrijking van hun werk te maken. 6

2.3 Bestuur en toerisme De regio Waterland is onderdeel van grotere bestuurlijke verbanden: de Nederlandse overheid, de Provincie Noord-Holland en de metropoolregio Amsterdam (MRA). De MRA kent een Programma Kunst, Cultuur & Erfgoed met een paragraaf Zaanstreek-Waterland: ‘Hollandser dan Holland’. Voor Waterland wordt een aanzienlijke vergrijzing en een toename van het aantal eenpersoonshuishoudens voorzien. De vergrijzing heeft gevolgen voor het aantal potentiële bezoekers van de voorzieningen. Het totaal aantal bezoeken kan met circa 7% toenemen. Deze toename zit vooral in de oude leeftijdsgroepen.v Archiefdiensten zien al jaren een toename van het aandeel 65-plussers in de bezoekers: van 42% in 2013 naar 57% in 2019. Het aandeel bezoekers dat is gepensioneerd steeg van 51% in 2013 naar 58% in 2019.

Aandeel bezoekers 65+ 2013-2019 Tegelijkertijd steeg het aandeel archiefbezoekers dat hoger onderwijs heeft afgerond (van 54% in 2013 naar 59% in 2019).vi

Opleidingsniveau bezoekers 2013-2019

Naast bestuurlijke samenwerking is er ook veel toeristische samenwerking. Bureau Toerisme Laag Holland van het voormalige nationale landschap Laag Holland speelt hierin nog steeds een rol. Partners zijn De Provincie Noord-Holland en de gemeenten Beemster, Edam-Volendam, Purmerend, Waterland, Oostzaan, Landsmeer, Wormerland en Alkmaar. Vanuit Amsterdam wordt ZaanstreekWaterland gepromoot als ‘Old Holland’. Als historisch erfgoed worden genoemd: de oude steden aan het Markermeer, de Stelling van Amsterdam en de Beemster (beiden werelderfgoed).vii

7

Old Holland van IAmsterdam

2.4 Herontwikkeling Stationsgebied en Waterlandlaanviii Het Waterlands Archief is gevestigd in Purmerend, centraal gelegen in Waterland. Binnen de RMA is het stationsgebied van Purmerend aangewezen als een van de acht sleutelgebieden in de metropoolregio. De wijk rond de Waterlandlaan zal de komende jaren een transformatie ondergaan naar een tweede stadscentrum. Een van de plannen is het verplaatsen van het station Purmerend naar de Waterlandlaan, voor de deur van het Waterlands Archief. De gebiedsvisie Stationsgebied en Waterlandlaan is op 30 januari 2020 vastgesteld door de gemeenteraad. De komende twee jaar wordt deze verder uitgewerkt. De visie is ook opgesteld in samenspraak met partijen als de provincie, MRA, VRA, NS en Pro Rail. Met die partijen voert de gemeente straks op basis van deze visie het gesprek.

Visie Stationsgebied-Waterlandlaan

2.5 Interne ontwikkelingen Het project Vervanging bouwvergunningen wordt in de periode 2022-2025 afgerond. Dat betekent dat de meest opgevraagde bron zoveel mogelijk online beschikbaar zal zijn. Slechts een klein deel zal om cultuurhistorische redenen bewaard worden. Met de opname van gedigitaliseerde archieven hebben we een startpunt voor het opnemen van digitale archieven van gemeenten en particulieren in het digitaal depot. Gedigitaliseerde en digitale archieven worden zoveel mogelijk digitaal beschikbaar gesteld aan de gemeenten en het publiek. De gemeenten kunnen zelf hun digitale archief raadplegen waardoor het aantal uitleningen zal afnemen. Het bezoek aan de studiezaal zal naar verwachting verder afnemen, terwijl het bezoek aan de website verder zal toenemen. 8

Bezoeken aan de studiezaal 1979-2018

Bezoeken aan de website 1996-2018

Ten aanzien van het educatieve aanbod doen we de volgende constateringen: -

Afname bezoek van scholen van buiten Purmerend. Reden: geen vervoer/begeleiding of budget voor (openbaar) vervoer. Elk jaar zijn er wel één of enkele scholen die op het laatste moment afzeggen omdat er een afspraak is gemaakt die kennelijk toch niet past. Soms lukt een nieuwe afspraak, soms ook niet omdat het rooster c.q. de bezetting van de Nieuwenhuijzenzaal dat niet toelaten.

Al enkele jaren groeit het besef dat onze educatieve programmering wellicht aangepast zou moeten worden. De corona-uitbraak maakte duidelijk dat onverwachte omstandigheden grote gevolgen kunnen hebben voor een lopend programma waar de nodige voorbereidingstijd in is gestoken.

9

3. Van 2020 naar 2025 Voorgaande ontwikkelingen zijn in dit hoofdstuk vertaald naar opdrachten voor het Waterlands Archief voor de periode 2022-2025 en beschreven in de volgende vorm: van de huidige situatie naar de situatie in 2025. De eerder vastgestelde maatschappelijke functies (collectief geheugen, duurzaam toegankelijke bron van informatie, betrouwbare informatiebron, toezichthouder en expertisecentrum) zijn niet gewijzigd, maar we leggen wel andere accenten in de uitvoering.

3.1 Publiek: van studiezaal naar ontmoetingspunt De publieke taak van het Archief komt voort uit de Archiefwet, die overheidsorganisaties oplegt om archieven publiek toegankelijk te maken. Deze taak vullen we breed in: met onze studiezaal, door (genealogische) bronnen aan te bieden via onze website en door educatieve projecten. De maatschappelijke functies die hier aan gekoppeld zijn: collectief geheugen en betrouwbare informatiebron. Door de in het vorige hoofdstuk beschreven ontwikkelingen verandert de invulling van de publieke taak. Studiezalen van Archieven zijn steeds minder vaak hele dagen geopend. Nu al werken we op afspraak ten gevolge van de Coronacrises. Op afspraak werken lijkt ook het model voor de toekomst te zijn. De vraag is dan: wat is de publieke functie van een studiezaal in een digitale wereld?

Collectief geheugen Het Waterlands Archief heeft verschillende maatschappelijke functies. Het Archief vormt ten eerste het collectief geheugen van de regio Waterland. Door beheer en beschikbaarstelling van archieven en collecties houdt het Waterlands Archief het collectief geheugen levend en wordt het cultureel erfgoed gewaarborgd. Veel scholen maken gebruik van deze functie voor hun lesprogramma als onderdeel van het vak geschiedenis. Daarom heeft het Waterlands Archief ook een educatieve functie.

Ontmoetingspunt Het Waterlands Archief krijgt door de herontwikkeling van het Stationsgebied en de Waterlandlaan een nieuwe culturele functie in Purmerend. Bovendien is er een potentieel steeds groter publiek voor culturele activiteiten terwijl het bezoek aan de studiezaal afneemt. Onze studiezaal gaat ook functioneren als ontmoetingspunt voor onze bezoekers. Te denken valt aan: rondleidingen, thema activiteiten, cursussen, lezingen, evenementen en exposities. We richten ons daarbij op de toenemende groep 65+, scholieren en hoger opgeleiden in het algemeen. Welke (persoonlijke) herinneringen hebben zij aan hun familie en regio? Hierbij werken we samen met andere culturele instellingen zoals de Openbare Bibliotheek Waterland, Cultuurhuis Wherelant, de Vrije academie en De Volksuniversiteit. De studiezaal wordt heringericht als multifunctionele ruimte voor deze activiteiten. Digitale studiezaal Onze website en de social media worden steeds belangrijker als digitale informatiebalies. Door de digitalisering van papieren archieven wordt het bezoeken van de fysieke studiezaal steeds meer het bezoeken van een digitale studiezaal/onderzoeksomgeving. Een digitale studiezaal is de website van het Waterlands Archief waar alle zoekingangen en hulpmiddelen daarbij op een heldere en gebruiksvriendelijke manier worden aangeboden. Een chatfunctie in samenwerking met andere 10

archiefdiensten wordt onderzocht. Wat staat daer, de online oefentool voor het leren lezen van oude handschriften is al beschikbaar. De komende jaren zullen we medeverantwoordelijk zijn voor het beheer daarvan. Publieksgeschiedenis Nieuwe generaties willen het verleden kunnen verkennen alsof ze erbij zijn. Naast het bewaren en (her)gebruiken van historische informatie willen we het verleden ook laten beleven met verhalen bij het archief. Er bestaat grote belangstelling voor het verleden in Nederland en in de regio Waterland. Inwoners zijn op zoek naar antwoorden op de vragen: waar kom ik vandaan en hoe is mijn omgeving ontstaan? Voor het antwoord op beide vragen kunnen bezoekers terecht bij het Waterlands Archief. Niet alleen om onderzoek te doen, maar ook om het verleden te beleven. Dat vraagt om nieuwe vormen van interactie met inwoners en historische verenigingen, in de studiezaal en in het onderwijs bijvoorbeeld. We blijven publieksactiviteiten organiseren bij het Waterlands Archief en op locatie in de deelnemende gemeenten. De jaarlijkse publieksdag is bij uitstek het moment waarop het publiek in interactie is met het (levende) verleden. Bij de gemeenten zijn we aanwezig met educatieve programma’s, exposities en boekpresentaties. Een van de mogelijkheden is de website waterlandopdekaart.nl verder ontwikkelen met thema’s en wandelroutes.

Daarnaast geeft het Waterlands Archief regelmatig publicaties uit over historische onderwerpen. Historisch onderzoek Historisch onderzoek door individuele bezoekers en historische verenigingen blijven we ondersteunen en stimuleren. Door bijvoorbeeld nieuwe cursussen aan te bieden over archiefonderzoek, huizenonderzoek en waterschapgeschiedenis. Het blijft een uitdaging om met universiteiten en hogescholen historische onderzoeksprojecten en Digital Humanities onderzoek uit te voeren. Waar nodig ontwikkelen we hiervoor handleidingen en broncommentaren. In de succesvolle serie over historische archieven volgen nog publicaties over de oud-archieven van Purmerend en Edam.

Betrouwbare informatiebron De tweede functie is die van betrouwbare informatiebron. Het Waterlands Archief waarborgt de betrouwbaarheid van de informatie. Het Waterlands Archief fungeert in het brede informatielandschap als een gedegen informatiebron die de betrouwbaarheid en authenticiteit van de geboden informatie kan garanderen. Ook is het Waterlands Archief een waarborg voor de privacy van burgers. Gevoelige (overheids)informatie komt niet zomaar op straat te liggen.

Open overheid en open data Het Archief krijgt door de Wet open overheid, de gewijzigde Archiefwet en de AVG te maken met complexe vraagstukken rond besluitvorming en inzage beperkt openbaar archief. Bovendien zullen het beschermen van de identiteit en persoonlijke levenssfeer vanwege de AVG nog meer aandacht vragen. Vanwege de Wet open overheid gaan we met de aangesloten overheden vormgeven aan een open overheid en open overheidsdata. We nemen als betrouwbare informatiebron met Metropoolregio Amsterdam Noord waar mogelijk ook deel aan Big Data onderzoek. Linked open data Linked open data is een techniek waarbij data gestructureerd en machine leesbaar gepubliceerd wordt. Door dit toe te passen wordt de data van het Waterlands Archief beter vindbaar en 11

doorzoekbaar voor de online bezoeker. Daarnaast stelt linked open data het Waterlands Archief in staat om haar collecties en toegangen te voorzien van rijkere historische contexten, doordat relevante data uit andere bronnen – bijvoorbeeld vanuit Netwerk Oorlogsbronnen – toegevoegd kan worden. Door linked open data als techniek toe te passen wordt een belangrijke stap gezet om de data straks geautomatiseerd op te vragen en aan elkaar te koppelen. Zo kunnen we als archief stappen zetten in het verbeteren van onze online dienstverlening.

DOELEN VOOR DE PUBLIEKE TAAK IN DE PERIODE 2022-2025:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

De traditionele studiezaal geschikt maken als ontmoetingspunt voor onze bezoekers Organiseren van cursussen, workshops, lezingen, evenementen en exposities in de studiezaal Website (digitale studiezaal), waterlandopdekaart.nl en social media verder ontwikkelen Jaarlijkse publieksdag voor interactie met het (levende) verleden organiseren Bij de gemeenten educatieve programma’s, exposities en boekpresentaties organiseren Publiceren van (wetenschappelijk) verantwoorde toegangen tot historische collecties Meewerken aan een open overheid en open overheidsdata en gebruik van Linked Open Data

12

3.2 Beheer: van bewaarplaats naar knooppunt Archief dat niet beschikbaar is, bestaat in de ogen van de bezoeker niet. Daarom is het belangrijk dat alle archieven minimaal op het niveau van plaatsingslijst toegankelijk zijn. Inmiddels zijn alle overheidsarchieven toegankelijk door middel van een inventaris. De inspanning zal de komende jaren dan ook gericht zijn op het toegankelijk maken van de archieven van particulieren en instellingen zoals de uitgebreide archieven van de waterschappen (HHNK). Daarnaast blijven we verder werken aan een moderne en robuuste infrastructuur voor duurzaam toegankelijke digitale archieven. De maatschappelijke functie die hier aan gekoppeld is heet duurzame bewaarplaats.

Duurzame bewaarplaats Ten derde is het Waterlands Archief een duurzame en (fysiek) toegankelijk bewaarplaats van informatie waar de betrokken gemeentes en particuliere archiefvormers graag hun data aan toevertrouwen. Het archief waarborgt de continuïteit, beschikbaarheid en toegankelijkheid van overheidsinformatie. Het Waterlands Archief is vanuit elke huiskamer toegankelijk en biedt hiermee een zeer flexibele informatievoorziening.

Digitalisering en vervanging In de periode 2022 – 2025 wordt de digitalisering en het toegankelijk maken van de bouwarchieven van alle aangesloten gemeenten afgerond. Hierbij zal de focus met name liggen op de inrichting van autorisatie tot de archieven in het e-depot voor de ambtenaren. Een grote uitdaging is de presentatiemogelijkheden van de informatie voor de ambtenaar c.q. de klant, een ambtenaar mag meer (privacy gevoelige) informatie inzien dan een particulier. Daarnaast hebben wij te maken met auteursrechten van bijvoorbeeld architecten die moeten worden nageleefd. Aan de digitalisering van overige archieven zal vanwege de omvang van dit lopende project geen prioriteit worden gegeven. E-depot Daarnaast wordt ook gewerkt aan het kunnen ontvangen van andere digitale archieven. Het Waterlands Archief zal gaan onderzoeken of het mogelijk en haalbaar is om het E-depot te gaan koppelen aan bestaande en nieuwe applicaties van de gemeenten zoals bijvoorbeeld een Document Management Systeem (DMS) zodat er vanaf de bron kan worden gearchiveerd. Dit zal in nauwe samenspraak gebeuren met enerzijds de nieuw aangetrokken applicatiebeheerder voor het E-depot en anderzijds de informatiespecialisten van de gemeenten en de applicatiemakers. Ten slotte zullen landelijke ontwikkelingen op het gebied van het E-Depot en digitale archivering op de voet worden gevolgd.

Behoud en acquisitie Om de achterstand in de restauratie van fysieke archieven in beeld te krijgen zijn bij de bewerking van archieven registraties gemaakt van schade. De volgende stap is de restauratie van fysieke archieven uitvoeren op basis van een restauratieplan. Naast de overheidsarchieven heeft het Waterlands Archief ook oog voor particuliere archieven en collecties. Acquisitie hiervan zal plaats vinden op basis van een nieuw acquisitieplan en de Handreiking waardering en selectie. Actieve acquisitie van zogenaamde ‘hotspots’ wordt hier een onderdeel van.

13

DOELEN VOOR DE BEHEERTAAK IN DE PERIODE 2022-2025:

8. Digitaliseren en toegankelijk maken van de bouwarchieven van alle aangesloten gemeenten 9. E-depot (diensten) koppelen aan bestaande en nieuwe applicaties van de gemeenten 10. Restauratie van fysieke archieven uitvoeren op basis van een restauratieplan 11. Acquisitie van zogenaamde ‘hotspots’ op basis van een acquisitieplan

14

3.3 Toezicht: van inspectie naar advies Het Waterlands Archief legt de nadruk op advies vooraf in plaats van inspectie achteraf. Aangesloten gemeenten pakken de herstelwerkzaakheden rondom de metadata goed op. Dit komt voornamelijk omdat ze ruim van tevoren door het Waterlands Archief benaderd worden over het te verwachten werk. Hierdoor is bij gemeenten ook het besef gegroeid om bij de inrichting van hun systemen al rekening te houden met de eisen die het Waterlands Archief stelt aan over te brengen digitale archieven. Zo wordt vroegtijdig het advies van het Waterlands Archief ingewonnen bij de aanschaf en inrichting van systemen. Als gevolg van de nieuwe positionering komen gemeenten vaker proactief met vragen bij het Waterlands Archief. Deze koers wordt voortgezet.

Toezichthouder Ten vierde heeft het Waterlands Archief een controlerende en adviserende functie voor de aangesloten lokale overheden en andere archiefvormers. Medewerkers van het archief adviseren bij de archivering van hun data. Het Archief heeft ook een inspectiefunctie en volgt daarbij de landelijke selectielijst voor wat bewaard blijft en wat gewist wordt afhankelijk van de relevantie en gevoeligheid van het materiaal. Ook geeft het Waterlands Archief richtlijnen voor dataopslag aan lokale overheden en controleert zo nodig de naleving daarvan.

Inspectie Ten gevolge van nieuwe wetgeving zal advies en (scherper) toezicht nodig zijn bij het inrichten van archivering aan het begin van een proces. Voor de adviesfunctie blijft adviseren over het ontwerpen van digitaal informatiebeheer aan de voorkant (archivering by design) het meest belangrijk. Voor inspectiefunctie blijven de doelstellingen: één keer per twee jaar uitvoeren van een KPI inspectie bij de aangesloten gemeenten en waar nodig uitvoeren van een integrale inspectie, een themaonderzoek of een RODIN audit van de digitale beheeromgeving. In het jaar dat geen archiefinspectie plaats vindt wordt een voortgangsgesprek gevoerd. Hiermee kunnen de aangesloten overheden voldoen aan de Provinciale informatieplicht. Ook adviseert en toets het Waterlands Archief handboeken vervanging.

Expertisecentrum digitaal archiveren Tenslotte heeft het Waterlands Archief een functie als expertisecentrum voor de aangesloten overheden. Het draagt daarmee bij aan een verdere professionalisering van de informatiebeheerders bij de lokale overheden.

Advies In de afgelopen jaren is het aantal adviesvragen vanuit de aangesloten gemeenten toegenomen. De komende periode wordt gewerkt aan het standaardiseren en verder professionaliseren van het expertisecentrum. Zo wordt o.a. een producten- en dienstencatalogus opgesteld waarin onze producten- en diensten worden omschreven zoals metadata op orde brengen en metadata opstellen. De volgende onderwerpen zullen naar verwachting de in de periode 2022-2025 bijzondere aandacht (blijven) vragen: afstemmen openbaarmaking en publicatie vanwege de Wet open overheid, ‘bewaren aan de bron’ van de basisregistraties op basis van de nieuwe Archiefwet, archivering in het 15

kader van de Omgevingswet (met bijzondere aandacht voor ruimtelijke plannen) en voorlichting geven aan archiefvormers over digitale duurzaamheid. Daarnaast ondersteunen we de gemeenten bij het inrichten van een Strategisch Informatieoverleg (SIO) en het aanwijzen van ‘hotspots’.

DOELEN VOOR DE TOEZICHTTAAK IN DE PERIODE 2022-2025:

12. Advies en (scherper) toezicht bij het inrichten van archivering aan het begin van een proces 13. Een keer per twee jaar uitvoeren van een KPI inspectie of een voortgangsgesprek voeren 14. Waar nodig uitvoeren van een integrale inspectie, thema-onderzoek of RODIN audit 15. Standaardiseren en verder professionaliseren van het expertisecentrum 16. Initiëren van en deelnemen aan Strategisch Informatie Overleg (SIO) bij gemeenten

16

3.4 Organisatie: van lijnorganisatie naar projectorganisatie Het Waterlands Archief is op weg een knooppunt te worden in toezicht op-, beheer van- en toegang tot informatie. Dit betekent ook dat we meebewegen op de ontwikkelingen bij de gemeenten en in de regio. Dat vraagt om een wendbare organisatie die werkt in projecten. De beweging is: van een lijnorganisatie naar een projectorganisatie. Dat betekent niet dat alle werk in projectvorm wordt uitgevoerd, veel werkzaamheden worden dag voor dag uitgevoerd. Naast de lijnorganisatie komt er een projectorganisatie met bijbehorend project- en programmamanagement. Medewerkers Onze medewerkers maken het Archief tot wat het is. Voor een wendbare organisatie zijn wendbare medewerkers nodig. De kerncompetenties voor medewerkers van het Waterlands Archief zijn: -

Klantgerichtheid: Streven naar tevredenheid van klanten, zowel extern als intern Resultaatgerichtheid: Zich blijven richten op het te bereiken resultaat ook als dat moeilijk is Samenwerken: Bijdragen aan het gezamenlijk resultaat door afstemming met anderen

In de periode 2022-2025 gaan een aantal collega’s met pensioen. Deze functies worden – waar mogelijk intern – heringevuld omdat het onmisbare functies betreft. Vakkennis over archivering onderscheidt het Waterlands Archief van gemeenten en andere organisaties. Het is dan ook van groot belang om die kennis te behouden en waar nodig bij te houden door opleidingen. Vrijwilligers Vrijwilligers leveren een belangrijke bijdrage aan de taken van het Waterlands Archief. We voeren dan ook een actief vrijwilligersbeleid waarbij iedere vrijwilliger een vaste begeleider heeft.

DOELEN VOOR DE ORGANISATIE IN DE PERIODE 2022-2025:

17. Invoering werken met project- en programmamanagement 18. Medewerkers ontwikkelen de kerncompetenties van het Waterlands Archief 19. Vrijkomende FTE’s vanwege pensionering – intern – invullen

17

3.5 Samenwerking: van Waterlands Archief naar Archief Zaanstreek Waterland? Een belangrijke ontwikkeling is het onderzoek samenwerking Gemeentearchief Zaanstad – Waterlands Archief. In het onderzoek wordt gekeken naar inhoudelijke aspecten, mogelijke schaalvoordelen en mogelijke samenwerkings- en inrichtingsvormen. De uitkomst kan belangrijke gevolgen hebben voor de inzet van het Waterlands Archief in de periode 2022-2025. De samenwerking met historische verenigingen, onderwijsinstellingen, musea en bibliotheken zetten we voort. Historische verenigingen Voor de historische verenigingen ontwikkelen we ons tot een centraal coördinatiepunt. Daarnaast blijven we inzetten op het met de verenigingen ontwikkelen van diensten voor ons gezamenlijk publiek. Het Archief stelt daarbij middelen ter beschikking zoals depotruimte en het collectiebeheersysteem. Voor de onderwijsinstellingen gaan we meer programma’s digitaal aanbieden en inspelen op het feit dat scholen steeds vaker thematisch en vakoverstijgend werken in de klas. Het is het zinvol om slechts enkele programma’s ‘op de plank’ te hebben liggen voor bezoeken aan het archief/bibliotheek. Dat kunnen bestaande, of aangepaste programma’s zijn of nieuw te ontwikkelen programma’s. Bibliotheken De samenwerking met Bibliotheek Waterland continueren we, maar bij de keuze voor meer digitaal aanbod verandert die wellicht.

Bijvoorbeeld: gezamenlijke ontvangsten van enkele vaste bezoekprogramma’s aan archief/bibliotheek en bij digitaal aanbod mogelijkheden bespreken dat Bibliotheek Waterland ondersteunend/aanvullend boekenpakket leent aan de school. Per schooljaar bepalen zij welke bezoeken zij reserveren, een van de mogelijkheden is een gezamenlijk programma van het archief met de bibliotheek. We continueren de samenwerking in verband met de jaarlijkse Nieuwenhuijzenlezing. De gemeente Waterland maakt geen gebruik van de diensten van Bibliotheek Waterland en heeft een eigen bibliotheekvoorziening. Daarmee gaan we ook samenwerken.

DOELEN VOOR DE SAMENWERKING IN DE PERIODE 2022-2025:

20. Uitkomsten van de samenwerking met het Gemeentearchief Zaanstad uitwerken 21. Ontwikkelen tot een centraal coördinatiepunt voor de historische verenigingen 22. Voor de onderwijsinstellingen programma’s digitaal aanbieden 23. Samen met de Bibliotheek Waterland het nieuwe aanbod voor het basisonderwijs verzorgen

18

4. Financiële paragraaf Bij het opstellen van dit Uitvoeringsplan is uitgegaan van de meerjarenraming baten en lasten 20212024 en de meerjarenraming gemeentelijke bijdragen 2021-2024 van het Waterlands Archief. De in het Uitvoeringsplan benoemde doelen kunnen uitgevoerd worden binnen onderstaande meerjarenramingen. De meerjarenramingen 2022-2025 worden zoals gebruikelijk opgesteld bij de Begroting 2022. De vertaling van dit Uitvoeringsplan naar de Begroting 2022 inclusief meerjarenramingen wordt dan definitief gemaakt.

4.1 Meerjarenraming baten en lasten

19

4.2 Meerjarenraming gemeentelijke bijdragen

i

Voor een betrouwbaar geheugen. Uitvoeringsplan 2018-2021 Waterlands Archief (2017) De gemeenten in de regio Waterland zijn aangesloten bij de Openbare Bibliotheek Waterland, met uitzondering van de gemeente Waterland die een eigen bibliotheekdienst heeft. Beiden zijn partners voor het Waterlands Archief iii Verkenning VNG proeftuin iv Future lab. De informatiehuishouding van het Rijk in 2030. v Meer dan de delen. Programma Kunst, Cultuur & Erfgoed. Regioprofiel Metropoolregio Amsterdam 2019-2024 vi Kwaliteit in de ogen van de klant. Eindrapportage over de Kwaliteitsmonitor Dienstverlening Archieven (2019) vii https://www.iamsterdam.com/nl/in-en-om-amsterdam/oud-holland viii Visie Stationsgebied & Waterlandlaan Purmerend (2019). Nieuw Perspectief. Aanpak Stationsgebied/Waterlandlaan Purmerend (2019) ii

20