jaarrekening 2020 Waterlands Archief.pdf

Jaarverslag 2020

Vastgesteld door het bestuur op … …… 2021

de secretaris,

de voorzitter,

R.W.M. Bisscheroux

D. Bijl

Waterlands Archief Gemeenschappelijke regeling van de gemeenten:      

Beemster Edam-Volendam Landsmeer Purmerend Waterland Wormerland

2

Inhoudsopgave Jaarverslag .............................................................................................................................................. 4 1.

Verantwoording .......................................................................................................................... 4 Inleiding ........................................................................................................................................... 4 Taakuitvoering ................................................................................................................................. 5 Organisatie ...................................................................................................................................... 9 Samenwerking ............................................................................................................................... 12

2.

Paragrafen ................................................................................................................................. 13 § Lokale heffingen ......................................................................................................................... 13 § Weerstandsvermogen en risicobeheersing ................................................................................ 13 § Onderhoud kapitaalgoederen .................................................................................................... 15 § Financiering ................................................................................................................................ 15 § Bedrijfsvoering............................................................................................................................ 16 § Verbonden partijen .................................................................................................................... 16 § Grondbeleid ................................................................................................................................ 16

Jaarrekening .......................................................................................................................................... 17 1.

Balans per 31-12-2020 .............................................................................................................. 17

2.

Overzicht van baten en lasten 2020 .......................................................................................... 19

3.

Toelichting op de balans............................................................................................................ 20 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling..................................................................... 20 Niet uit de balans blijkende verplichtingen ................................................................................... 27 Financiële analyse ......................................................................................................................... 29

4.

Toelichting op het overzicht van baten en lasten ..................................................................... 30

5.

Aanvullende informatie ............................................................................................................. 33 Omvang archieven en collecties op 31-12-2020 ........................................................................... 33 Wet normering topinkomens ........................................................................................................ 34 Bijdragen deelnemende gemeenten ............................................................................................. 36

3

Jaarverslag 1.Verantwoording Inleiding 2020 startte voor het Waterlands Archief (WA) positief met de opening van een expositie over de geschiedenis van papierfabriek Van Gelder in het Torenerf in Wormer. Verder stond 2020 ook voor het WA in het teken van de Corona crisis. Ondanks de lock down is het WA opengebleven voor publieke dienstverlening. De studiezaal van het Archief is immers een verlengstuk van de dienstverlening door de deelnemende gemeenten. Die publieke diensten vielen tijdens de lock down onder de ‘cruciale beroepen’ (noodzakelijke overheidsprocessen). Door net als de gemeenten te werken op afspraak was het mogelijk om bezoekers te ontvangen in de studiezaal. Daarbij konden de hygiëne maatregelen goed gehanteerd worden. Het aantal aanvragen van stukken is dan ook niet afgenomen in 2020. Hetzelfde geldt voor de uitlening van stukken aan de gemeenten en het HHNK. Andere activiteiten die te maken hebben met de publieke taak van het Archief zoals cursussen, schoolbezoeken en publieksdagen zijn wel stilgevallen tijdens de lock down. Dit vanwege de maximale groepsgrootte. De andere twee hoofdtaken van het WA, beheer en toezicht, waren niet onderhevig aan de lock down. Zoals in andere jaren zijn er in het kader van het toezicht archiefinspecties uitgevoerd en is er advies uitgebracht over de inrichting van de informatievoorziening.

Het beheer stond in het teken van de afronding van achterstanden in de ontsluiting van archieven en het project digitalisering bouwdossiers. Er zijn weer vele meters archief opnieuw geïnventariseerd en toegankelijk gemaakt voor raadpleging. Eind 2020 werden daarnaast de eerste resultaten zichtbaar van de digitalisering van de bouwvergunningen, de meest opgevraagde bron van het WA. De digitale scans gaan de originele papieren dossiers op termijn vervangen. Daarmee worden twee doelstellingen verwezenlijkt: verbetering van de dienstverlening (opvragen vanuit huis of vanuit het gemeentehuis) en ruimte voor de toekomst in de depots van het WA. In 2020 werd ook de vernieuwing van de installaties verder opgepakt met de vervanging van de brandmeldinstallatie en de vervanging van de klimaatinstallaties en verlichting van de depots. Het Waterlands Archief voerde in 2020 het derde jaar van het Uitvoeringsplan 2018-2021 Voor een betrouwbaar geheugen uit. De doelen uit het Uitvoeringsplan komen hieronder terug bij de verschillende onderdelen. De belangrijkste taken van het Waterlands Archief zijn het duurzaam beheren en beschikbaar stellen van overheidsinformatie die als zodanig is gewaardeerd. Deze wettelijke taken van de deelnemende gemeenten zijn gedelegeerd aan het Waterlands Archief (en vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling).

Daaruit vloeien de volgende kerntaken voort: publiek, beheer en toezicht. Publiek betekent: beschikbaar stellen van de collectie aan een zo breed mogelijk publiek, in de studiezaal, via de website en door educatie en voorlichting. Beheer betekent: beheer van de archieven en deze toegankelijk maken door inventarisatie, overbrenging van gemeentelijke archieven en acquisitie van particuliere archieven die een aanvulling vormen op de collectie. Toezicht betekent: advies aan archiefvormers over informatiebeheer en inspectie van tijdige

4

overdracht van de gemeentelijke archieven en van de kwaliteit van de archiefvorming bij de aangesloten gemeenten. Naast deze primaire taken, worden secundaire taken uitgevoerd gericht op het goed laten functioneren van de organisatie zoals personeelszaken, financiën, automatisering en facilitaire zaken. Het gebouwbeheer wordt volledig extern uitgevoerd door de gemeente Purmerend. Het Waterlands Archief betaalt hiervoor naast de erfpachtcanon een jaarlijkse bijdrage aan Purmerend. De genoemde taken worden hieronder verder toegelicht.

Taakuitvoering Publiek Door de lock down is het vastgelegde aantal bezoekers aan de studiezaal niet te vergelijken met dat van andere jaren (666 ten opzichte van 1.471 in 2019). Niet alle bezoekers zijn namelijk geregistreerd tijdens de lock down om contacten zoveel mogelijk te vermijden. Door het werken op afspraak is het aantal afgehandelde aanvragen in de studiezaal echter nagenoeg gelijk gebleven ten opzichte van 2019 (3.527 ten opzichte van 3.531 in 2019)! Het aantal ambtelijke uitleningen is afgenomen door de afronding van een groot inventarisatieproject van de gemeente Purmerend (opmeten gebouwen voor basisregistraties). Het bezoek aan de website waterlandsarchief.nl nam licht af. Nieuw was de deelname van het WA aan de landelijke website “Wat staat daer?” (watstaatdaer.nl) voor het leren lezen van oud schrift. Ook nieuw was de pilot met een chatdienst in samenwerking met andere archiefdiensten in Noord-Holland. De aantallen aanvragen en bezoekers aan de studiezaal waren als volgt: particuliere aanvragen 3.527 (3.531 in 2019), ambtelijke uitleningen 2.063 (6.700 in 2019) en particuliere bezoekers 666 (1.471 in 2019). De website waterlandsarchief.nl trok het volgende aantal bezoekers: bezoekers 43.831 (41.605 in 2019), aantal sessies 83.478 (86.637 in 2019), paginaweergaven 722.261 (746.527 in 2019). Via archieven.nl vonden 933.670 zoekacties plaats (1.028.371 in 2019).

De website wa-educatie.nl trok in totaal 7.910 bezoekers (5.480 in 2019) waarvan voor het programma “De Stijl” 1.791 (1.785 in 2019) en voor het programma “Watersnood” 6.119 (3.695 in 2019) De website geschiedenislokaalwaterland.nl had 10.688 bezoekers (5.480 in 2019). De in 2019 ingerichte website waterlandopdekaart.nl trok 1.307 bezoekers (593 in 2019). De website watstaatdaer.nl trok in totaal 32.505 bezoekers. De stand van de social media eind 2020: Facebook 741 volgers (725 in 2019) en 675 vind ik leuks (659 in 2019), Twitter 1.339 volgers (1.217 in 2019) en 1.069 tweets (964 in 2019), Pinterest 101 volgers (99 in 2019), Flickr 15 volgers (15 in 2019), LinkedIn 44 volgers (21 in 2019) en YouTube 30 abonnees (13 in 2019). De belangrijkste publieksactiviteiten: Migranten project – Don Bosco College Volendam, Tentoonstelling Van Gelder – Torenerf Wormer, Publicatie Meijer van der Sluis – Waterlands Archief Purmerend, Presentatie mijlpalen Joods protocolboek – Waterlands Archief Purmerend, Lezing Waterlandse zeelieden in oorlogstijd – Waterlands Archief Purmerend, Bezoeken Primair Onderwijs thema Oorlog, verzet, vrede - Waterlands Archief Purmerend,

5

Eindpresentatie Joods protocolboek – Waterlands Archief Purmerend, Cursus Oud Schrift – Waterlands Archief Purmerend, Cursus Genealogie – Waterlands Archief Purmerend. Voor het Uitvoeringsplan 2018-2021 is gewerkt aan de volgende doelen voor Publiek: In samenwerking met de historische verenigingen de functie collectief geheugen invullen. Samen met verschillende historische verenigingen is in 2019 tijdens een bijeenkomst vastgesteld dat samenwerking kan lonen. Gestart werd met het gebruik van het collectiebeheersysteem van het Archief door historische verenigingen. Dit gebruik is in 2020 gestaag uitgebreid met historische verenigingen uit Wormerland en Beemster. Ook werd het Waterlands Archief gevraagd om blijvend een rol te spelen in het bij elkaar brengen van de historische verenigingen. In samenwerking met de onderwijsinstellingen de functies collectief geheugen en betrouwbare informatiebron invullen. De samenwerking met de onderwijsinstellingen is voortgezet. Er was bijvoorbeeld een migrantenproject in het Don Bosco College in Volendam (60 deelnemers). Door de corona maatregelen was het verder niet mogelijk om hier invulling aan te geven. Publicatie van de inventarissen van historische dorps- en stadsarchieven. De eerste publicatie op basis van de (her)inventarisatie van een historisch dorpsarchief is in 2019 gereedgekomen: Broek en Waterland.

Het boek is goed verkocht en heeft veel positieve reacties opgeleverd, onder andere uit academische hoek. Een volgend project over het oud-archief van Edam of Purmerend (beiden recent geïnventariseerd) moet nog worden ingepland. In 2020 was daarvoor geen personele capaciteit. Met de Bibliotheek Waterland educatief aanbod blijven organiseren. Ook dit jaar werden in samenwerking met de Bibliotheek Waterland basisscholen uitgenodigd voor een educatief bezoek aan het Waterlands Archief. Door de corona maatregelen was het verder niet mogelijk om hier invulling aan te geven. Organiseren van aanvullende cursussen en workshops. Naast de bestaande cursussen is een nieuwe cursus “Huizenonderzoek” in ontwikkeling.

Beheer De aandacht is verder verschoven van het beheer van papieren archieven naar digitale archieven. Het digitale depot (de digitale archiefbewaarplaats van de deelnemende gemeenten) is operationeel en de eerste gedigitaliseerde bouwvergunningen zijn hierin opgenomen. Voor het toekomstig beheer van het e-depot is vanaf 2021 een functie Functioneel Beheer gecreëerd. Daarnaast beheert het WA digitale collecties. Vermelding verdient ook het digitaliseren van documentaires en films, die via de website en YouTube beschikbaar worden gesteld. Het aantal geacquireerde archieven is door de coronamaatregelen afgenomen ten opzichte van 2019. Er zijn daarentegen veel meer inventarisaties afgerond. Het aantal beheerde meters archief is aanzienlijk toegenomen door overbrenging en uitplaatsing van archieven door de gemeente Edam-Volendam maar afgenomen door afgeronde inventarisaties bij Beemster, Landsmeer, Purmerend en Wormerland. De omvang van de archieven is in totaal toegenomen van 4.697 naar 5.013 meter (316 meter). Hiervan zijn 2.701 meter van de gemeenten, 672 meter van andere betalende organisaties en 1.640 meter van niet betalende organisaties afkomstig.

6

In 2020 zijn er 19 nieuwe archieven toegevoegd aan het overzicht van archieven en collecties bij het Waterlands Archief (22 in 2019). Het aantal digitale collecties (geen overheidsarchieven) bedraagt: beelden 2,11 TB, archieven en documentatie 1,48 TB, film en geluid 801 GB en kranten 426 GB. De acquisities van archieven zijn: Christelijke Oranje Vereniging COV Marken en Accordeonvereniging Accordano te Kwadijk. Daarnaast werden diverse afbeeldingen en publicaties verworven.

Voor het Uitvoeringsplan 2018-2021 is gewerkt aan de volgende doelen voor beheer: De functie betrouwbaar geheugen invullen (e-depot). In de afgelopen jaren is gewerkt aan de voorbereidingen voor het ontvangen van digitaliseerde archieven in het e-depot. Hiertoe is met GMS (digitaliseerbedrijf) en De Ree (leverancier e-depot) de infrastructuur opgetuigd om de digitale archieven te ontvangen, controleren en vervolgens in de ontvangstruimte van het e-depot te plaatsen. Om uniformiteit te borgen is een format voor de indeling van de bouwvergunningen uitgewerkt. Op basis van dit format zijn de afgelopen jaren de archiefblokken van drie (voormalige) gemeenten (Zeevang, Edam-Volendam, Wormerland) klaargemaakt voor digitalisering. Momenteel wordt, op basis van een proefbatch van gedigitaliseerde bouwvergunningen, gewerkt aan de inrichting van een verwerkingsmodel. Hiermee worden de ontvangen digitale archieven toegankelijk gemaakt voor ambtenaren en burgers. Aangesloten gemeenten pakken herstelwerkzaamheden rondom de metadata goed op. Dit komt voornamelijk omdat ze ruim van tevoren door het Waterlands Archief benaderd worden over het te verwachten werk. Hierdoor is bij gemeenten ook het besef gegroeid om bij de inrichting van hun systemen al rekening te houden met de eisen die het Waterlands Archief stelt aan over te brengen digitale archieven.

Zo wordt vroegtijdig het advies van het Waterlands Archief ingewonnen bij de aanschaf en inrichting van systemen. De drie historische stadsarchieven zijn opnieuw geïnventariseerd. Er werd verdere vooruitgang geboekt met de herinventarisatie van het oud-archief van Purmerend. De verwachting is dat deze inventaris eind 2021 is afgerond. De inventaris van het oud-archief van Monnickendam is nog redelijk actueel. Herbewerking hiervan volgt op termijn. Alle archieven zijn toegankelijk door middel van een toegang. Jaarlijks worden een aanzienlijk aantal archieven na herinventarisatie toegankelijk gemaakt. Daarmee is wederom een groot deel van de achterstanden in de ontsluiting weggewerkt. Alle toegangen zijn gepubliceerd op internet. Alle beschikbare toegangen zijn gepubliceerd op internet. Dit is een doorlopende activiteit. Vervanging bouwdossiers op basis van een Handboek vervanging. De komende jaren wordt ongeveer 1.000 meter bouwarchief gedigitaliseerd. Hiermee wordt een dreigend tekort aan depotruimte voorkomen. In 2019 is op basis van een Handboek vervanging een meervoudig onderhandse aanbesteding uitgevoerd. In 2020 is gestart met de eerste pilot Gemeente Zeevang bouwvergunningen. Na de evaluatie hiervan volgen de bouwdossiers van de overige gemeenten en rechtsvoorgangers. Conservering van collecties op basis van een conserveringsplan.

Er is een begin gemaakt met het registreren van schade aan de collecties, dit is de basis voor een conserveringsplan. In 2020 zijn de eerste restauraties uitgevoerd. 7

Met de aangesloten overheden vormgeven aan een open overheid en open overheidsdata. Overheden en archiefdiensten wachten op de uitwerking van de Wet Open Overheid. Met Metropoolregio Amsterdam-Noord deelnemen aan Big Data onderzoek. Contacten zijn gelegd met het Big Data Lab van de gemeenten Zaanstad en Purmerend. Met hogescholen en universiteiten ondersteunen van Digital Humanities onderzoek. Met de ondersteuning van Digital Humanities onderzoek moet nog een begin worden gemaakt. Acquisitie op basis van een acquisitieplan en de Handreiking waardering en selectie. Een acquisitieplan is nog niet opgesteld.

Toezicht Voor de kerntaak toezicht verschoof het accent van inspectie naar advies. Na het afscheid van de inspecteur van het Waterlands Archief in 2018 werd de inspectie uitbesteed aan het bedrijf VHIC. De inspecteur van VHIC voert onder eindverantwoordelijkheid van de Directeur/Archivaris de verplichte controle van vernietigingslijsten en tweejaarlijkse inspectie van de archiefvorming uit. Ook in 2020 is deze uitbesteding van de inspectie goed verlopen. De advisering door de Adviseur digitale informatievoorzienig is ook in 2020 voortgezet. Naast het zijn van een expertisecentrum voor de aangesloten gemeenten, is het Waterlands Archief dat ook bij diverse landelijke werkgroepen. Zo is in de afgelopen jaren meegewerkt aan een tool voor het beter toegankelijk maken van erfgoedinformatie, gebaseerd op de principes van Linked Open Data. Hierbij wordt samengewerkt met o.a. het Nationaal Archief, Het Utrechts Archief, Netwerk Digitaal Erfgoed en het Zuiderzee Museum. Hiertoe heeft het Waterlands Archief afgelopen zomer het manifest van het Netwerk Digitaal Erfgoed ondertekend. Verder heeft het Waterlands Archief gewerkt aan het ontwikkelen van een handreiking voor het beheren en archiveren van algoritmen, het ontwikkelen van een instrumentarium voor archiving by design en het organiseren van landelijke bijeenkomsten voor informatie- en archiefspecialisten.

Voor het Uitvoeringsplan 2018-2021 is gewerkt aan de volgende doelen voor toezicht: In overleg met de aangesloten overheden de functie expertisecentrum digitaal archiveren invullen. De afgelopen jaren is gewerkt aan het positioneren van het Waterlands Archief als het gaat om de advisering in digitaal archiveren. Hierbij lag de focus voornamelijk op het oppakken van de meest urgente vragen die bij de aangesloten gemeenten spelen, waaronder het opstellen van metadataschema’s, het beoordelen van audits en een handboek vervanging en inrichting van systemen met in achtneming van archiefeisen (archiving by design). Om gemeenten op de hoogte te brengen van ontwikkelingen rondom digitale archieven (Omgevingswet, e-depot) zijn regiobijeenkomsten georganiseerd en nieuwsbrieven verzonden. Met name tijdens de regiobijeenkomsten hebben gemeentemedewerkers een moment om met elkaar in contact te treden en informatie uit te wisselen. Als gevolg van de positionering komen gemeenten vaker proactief met vragen bij het Waterlands Archief. Deze koers wordt doorgezet.

8

Voorlichting geven aan archiefvormers over digitale duurzaamheid. In 2019 werd gestart met voorlichting over ‘archiving by design’ en digitaal duurzaam beheer van informatie. Onderdeel daarvan was ook advisering over het vervangen van papieren archiefstukken door digitale originelen (‘substitutie’). Eén keer per twee jaar uitvoeren van een KPI-inspectie bij de aangesloten gemeenten. VHIC voert voor het Waterlands Archief de controles van de gemeentelijke vernietigingslijsten en de tweejaarlijkse inspecties aan de hand van de Key Perfomance Indicators (KPI’s) uit. Bij de gemeenten Landsmeer, Edam-Volendam en Waterland is een tweejaarlijkse inspectie uitgevoerd.

Organisatie Voor het Uitvoeringsplan 2018-2021 is gewerkt aan de volgende doelen voor organisatie: Voortzetten Waterlands Archief als een zelfstandige gemeenschappelijke regeling. Sinds 1 augustus 2018 is het Waterlands Archief een zelfstandige gemeenschappelijke regeling. Verbetering communicatie, bijvoorbeeld door digitale nieuwsbrieven. Een digitale nieuwsbrief is beschikbaar voor nieuws en activiteiten. Invullen van nieuwe functies op het gebied van communicatie en expertise digitaal archief. De functie op het gebied van expertise digitaal archief is ingevuld met de Adviseur digitale informatievoorziening. Voor een communicatiemedewerker is vooralsnog geen (vacature)ruimte. Met het Gemeentearchief Zaanstad delen van functies. Op inspectie- en adviesgebied werd de samenwerking met Gemeentearchief Zaanstad verder voortgezet. Inrichten functieboek met (nieuwe) generieke functies en de waardering daarvan. Dit traject is eerder afgerond. Bestuurszaken Sinds 1 augustus 2018 is het Waterlands Archief een zelfstandige gemeenschappelijke regeling van de zes aangesloten gemeenten: Beemster, Edam-Volendam, Landsmeer, Purmerend, Waterland en Wormerland. Het bestuur is vier keer bijeengekomen: op 17 april, 2 februari, 28 oktober en 2 december.

Onderwerpen waren onder andere: de jaarrekening 2019, de begrotingswijziging 2020, de begroting 2021 en meerjarenraming en de samenwerking met het Gemeentearchief Zaanstad.

9

Financiën Het onderstaande overzicht geeft de netto kosten van de programma’s weer alsmede de bijdragen van de deelnemende gemeenten.

De begroting voor 2020 bedroeg € 1.361.859. De gewijzigde begroting voor 2020 bedroeg € 1.375.860. Voor de financiële positie van het Waterlands Archief wordt verder verwezen naar de jaarrekening 2020.

Vennootschapsbelasting Het WA verricht geen belaste prestaties voor de Vpb. Personeel Begin 2020 bedroeg de formatie 11,97 FTE verdeeld over 16 medewerkers waarvan er één tijdelijk 81% werkte i.p.v. 70%. Ook was er op 1 januari nog een stagiaire maar die telde niet mee in de formatie. In 2020 hebben er geen medewerkers afscheid genomen. Er zijn drie nieuwe vakantiekrachten (zonder vaste deeltijdfactor) aangenomen. In verband met het eindigen van de ADV-regeling zijn er bij acht medewerkers het aantal werkuren per week op hele uren naar boven afgerond. Dat leverde een toename van in totaal 0,11 fte op. Daarmee bedraagt de formatie eind 2020 11,96 FTE verdeeld over 19 medewerkers. De formatie (0,89 FTE) van de tijdelijke medewerker digitalisering bouwvergunningen wordt gefinancierd uit de reserve digitalisering bouwvergunningen. Zijn formatie werd vorig jaar daarom niet meegeteld bij de (vaste) formatie, in 2020 wel. Als we zijn formatie buiten beschouwing laten is het aantal FTE op 1 januari 11,19 en op 31 december 11,18 FTE. 10

De loonsom van de vaste medewerkers bedroeg in 2020 in totaal € 860.829. Het verzuimpercentage was in 2020 6,00%. Dit werd niet door Corona veroorzaakt. Een stagiaire van het Regiocollege heeft voor haar opleiding managementondersteuning/directiesecretaresse niveau 4 stagegelopen van 11 juni 2019 tot en met 30 januari 2020.

Deskundigheidsbevordering In 2020 werden -mede vanwege Corona- niet veel opleidingen of cursussen gevolgd. De medewerker die gedurende enkele jaren de opleiding Publieksgeschiedenis (Master of Arts) aan de Universiteit van Amsterdam volgde, heeft deze wel in 2020 voortgezet en afgerond.

Bedrijfsvoering De administratieve en organisatorische ondersteuning was deels uitbesteed. De salarisadministratie werd in de loop van 2020 niet langer uitgevoerd door de gemeente Waterland maar werd overgenomen door een externe partij. Facilitaire zaken werden deels uitbesteed aan de Bibliotheek.

Communicatie Het Waterlands Archief werkte ook in 2020 goed samen met het Noord-Hollands Dagblad, editie Waterland. Bij RTV Purmerend was er maandelijks een historisch onderwerp in de uitzending van Koffie Lokaal en in het programma M!ck.

11

Samenwerking Voor het Uitvoeringsplan 2018-2021 is gewerkt aan de volgende doelen voor samenwerking: Verder verkennen en uitbouwen van de samenwerking met het Gemeentearchief Zaanstad. Op basis van een bestuurlijke opdracht is in 2020 met Gemeentearchief Zaanstad (GAZ) onderzocht welke mogelijkheden er zijn om samen te werken. De bestuursopdracht bestaat uit twee delen: enerzijds de mogelijkheden voor samenwerking en anderzijds de mogelijke samenwerkings- en inrichtingsvormen. In december is het eerste deel van het rapport in de vorm van een tussenrapportage opgeleverd aan het bestuur van het Waterlands Archief en het College van Zaanstad. De tussenrapportage geeft de eerste inzichten in de mogelijkheden voor samenwerking. Het betreft de inhoudelijke aspecten, het publieksbereik (waar heeft het publiek behoefte aan) en mogelijke schaalvoordelen, zowel wat betreft primaire taken als bedrijfsvoering. Het tweede deel, over de mogelijke samenwerkings- en inrichtingsvormen, wordt in de eerste helft van 2021 aangeboden aan het bestuur als onderdeel van de definitieve rapportage over beide aspecten. In het onderzoek naar de mogelijkheden voor samenwerking worden vier doelen onderscheiden. Over het geheel gezien kan samenwerking aan het behalen van alle vier de samenwerkingsdoelen bijdragen, maar steeds in beperkte mate.

Daarbij geldt over het algemeen dat GAZ door de reeds bestaande samenwerking met de gemeentelijke organisatie van Gemeente Zaanstad minder voordelen heeft bij samenwerking dan het WA. De verwachting van intensievere samenwerking tussen de archiefdiensten wordt door de aangesloten overheidsorganisaties over het algemeen positief gewaardeerd. Historische verenigingen hebben geen grote bezwaren tegenover eventuele intensievere samenwerking tussen de archiefdiensten, maar wel als het gaat om sluiting van een archieflocatie. Voortzetten van de samenwerking met omringende archiefdiensten. Naast het Gemeentearchief Zaanstad wordt er samengewerkt met het Westfries Archief in Hoorn en het Regionaal Archief Alkmaar. Er zijn contacten op het gebied van management, toezicht en publieksdiensten. Met het Westfries Archief is er overleg geweest over de inrichting van de e-depots van beide instellingen. Opnieuw ontwikkelen van de samenwerking met de Bibliotheek Waterland. De samenwerking met de Bibliotheek Waterland is gecontinueerd. Door de Corona-crisis zijn er minder bijeenkomsten georganiseerd. Verdere samenwerking met middelbare scholen, hogescholen en universiteiten. Zie hiervoor bij Publiek en Beheer. Doorontwikkelen samenwerking historische verenigingen en musea. Zie hiervoor bij Publiek en Beheer.

12

2.Paragrafen Artikel 26 BBV schrijft voor dat in het jaarverslag dezelfde paragrafen opgenomen moeten worden als die in de begroting opgenomen zijn. In dit hoofdstuk geven wij het kader aan waaraan de paragrafen minimaal dienen te voldoen. Op deze plaats besteden we aandacht aan de volgende (verplichte) paragrafen.

§ Lokale heffingen Deze paragraaf is niet op het WA van toepassing.

§ Weerstandsvermogen en risicobeheersing De paragraaf weerstandsvermogen geeft aan hoe robuust de rekening is. Dit is van belang wanneer zich een financiële tegenvaller voordoet. Het WA beschikt slechts over een geringe algemene reserve om tegenvallers op te vangen. Financiële tegenvallers die het bedrag van de algemene reserve overstijgen komen direct tot uiting in de hoogte van de bijdragen van de deelnemende gemeenten. Omdat het grootste deel van de kosten bestaat uit vaste kosten zoals personeelslasten, kapitaallasten en erfpacht, is er nagenoeg geen mogelijkheid om een tegenvaller te compenseren binnen de bestaande begroting. Naast de algemene reserve heeft het WA een tweetal bestemmingsreserves. Deze vallen ook onder het weerstandsvermogen. Conform art. 11 BBV moeten ook risico’s genoemd worden. Ten tijde van het opstellen van deze jaarrekening en in het verslagjaar heeft Nederland te maken (gehad) met de Coronapandemie. De gevolgen daarvan zijn voor de gemeenten enorm en zullen nog jarenlang gevolgen hebben voor hun financiële positie. Ten aanzien van de bedrijfsvoering vormt de veiligheid van de fysieke archieven en collecties het grootste risico. Dit is beleidsmatig geborgd door een Plan veiligheid calamiteiten en ontruiming en praktisch door up-to-date brand-, inbraak- en klimaatsystemen van de fysieke depots.

Voor de digitale archieven en collecties is dit nog in ontwikkeling omdat het digitaal depot in 2021 in gebruik wordt genomen. De beschikbare weerstandscapaciteit bedroeg op 01-01-2020 € 420.266 bestaande uit de reserves (€ 419.686 en de post onvoorzien € 580). Het exploitatie-overschot over 2020 wordt na bestemming toegevoegd aan de algemene reserve en het bedrag voor de post onvoorzien wordt derhalve niet benut.

Kengetallen Een deugdelijke en transparante jaarrekening is in het belang van de horizontale controle door de provinciale staten en de raad op de financiële positie van gemeenschappelijke regelingen. Het opnemen van kengetallen in de jaarrekening past in het streven naar meer transparantie en omdat daarmee wordt beoogd provinciale staten en de raad in staat te 13

stellen gemakkelijker inzicht te krijgen in de financiële positie en over de baten en de lasten van de gemeenschappelijke regelingen. De kengetallen vormen een verbinding tussen de verschillende aspecten die de raad en provinciale staten in hun beoordeling van de financiële positie moeten betrekken om daar een verantwoord oordeel over te kunnen geven. Kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen bepaalde onderdelen van het overzicht van baten en lasten en/of de balans en kunnen helpen bij de beoordeling van de financiële positie van een gemeenschappelijke regeling. Om dit te bereiken wordt voorgeschreven dat de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing de volgende kengetallen bevat: netto schuldquote en de netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen, solvabiliteitsratio, grondexploitatie, structurele exploitatieruimte en belastingcapaciteit. Deze kengetallen maken inzichtelijk(er) over hoeveel (financiële) ruimte de gemeenschappelijke regeling beschikt om structurele en incidentele lasten te kunnen dekken of opvangen. Ze geven zodoende inzicht in de financiële weerbaarheid en wendbaarheid. Voor de beoordeling van de financiële positie is het belangrijk dat zowel naar de balans als naar de exploitatie wordt gekeken.

In de kengetallen structurele exploitatieruimte en belastingcapaciteit komt tot uitdrukking of een gemeenschappelijke regeling over voldoende structurele baten beschikt, en welke mogelijkheid er is om de structurele baten op korte termijn te vergroten. De kengetallen netto schuldquote en netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen, solvabiliteitsratio hebben betrekking op de balans. Hieronder wordt per kengetal weergeven welke verhouding wordt uitgedrukt. -

Netto schuldquote en netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen

Hoe hoger de schuld, hoe hoger de netto schuldquote. De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de medeoverheid ten opzichte van de eigen middelen en geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. -

Solvabiliteitsratio

Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Het eigen vermogen (€ 374.411) t.o.v. het totale vermogen (€ 455.754) geeft een gezonde ratio van 82,2%. -

Structurele exploitatieruimte

Dit kengetal geeft aan hoe groot de structurele exploitatieruimte is, doordat wordt gekeken naar de structurele baten en structurele lasten en deze worden vergeleken met de totale baten.

14

§ Onderhoud kapitaalgoederen Kapitaalgoederen zijn goederen waarvoor investeringen nodig zijn. Het onderhouden van kapitaalgoederen is van groot belang voor het zo optimaal mogelijk functioneren en de levensduur van de goederen. Het WA beschikt over kapitaalgoederen zoals archiefstellingen, inventaris en automatisering met een boekwaarde per 31 december 2020 van € 96.049. Het onderhoud is op peil.

§ Financiering Treasury is het sturen en beheersen, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. Meer concreet gaat het om financiering van het beleid tegen zo gunstig mogelijke voorwaarden en het afdekken van rente en kredietrisico’s. De treasuryfunctie binnen het WA wordt sinds 2019 in eigen beheer uitgevoerd. De treasurywerkzaamheden worden uitgevoerd binnen de financiële kaders van de Wet Fido waarbij prudent beheer een basisvoorwaarde is. Met ingang van 2017 zijn er wijzigingen in de BBV van kracht geworden met betrekking tot de toerekening van de rente in de begroting. Zo is bepaald dat als er een rentevergoeding over het eigen vermogen wordt berekend, deze vergoeding dan maximaal het rentepercentage bedraagt dat is gebaseerd op het gewogen samenstel van de externe rentelasten over de lang en kort aangetrokken financieringsmiddelen. Daarnaast adviseert de Commissie BBV om vanaf 2018 een renteschema in de paragraaf financiering van de begroting en jaarstukken op te nemen. Hiermee wordt inzicht gegeven in de rentelasten, externe financiering, het renteresultaat en de wijze van rentetoerekening. Er waren geen uitstaande leningen in 2020 alleen kortlopende schulden via rekening-courant bij de BNG. De BNG hanteerde daarvoor een rentepercentage van 5,00%.

Voor de toerekening van de rente over het eigen vermogen kan hetzelfde percentage worden toegepast. Het WA heeft ervoor gekozen om geen rente toe te rekenen aan de reserves. De exploitatie van het WA wordt bijna volledig gefinancierd met de jaarlijkse bijdragen van de deelnemende gemeenten en beperkt met eigen middelen (reserves en voorzieningen). Tweemaal per jaar ontvangt het WA als voorschot 50% van de in de jaarbegroting vastgestelde bijdragen. Een eventuele tijdelijke liquiditeitsbehoefte wordt ingevuld via een kortlopende schuld bij de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG), via rekening-courant en/of kasgeldleningen. Het financieringsbeleid is erop gericht dat het WA geen risicovolle transacties verricht. Deze hebben in 2020 ook niet plaatsgevonden. Het WA bleef in 2020 binnen de kasgeldlimiet en de rente-risiconorm. De kasgeldlimiet mag maximaal 8,5% bedragen en de rente-risiconorm moet jaarlijks binnen de voorgeschreven 20% blijven. Er is voor de rente-risiconorm een minimumbedrag van € 2.500.000 vastgesteld bij ministeriële regeling. De kasgeldlimiet heeft betrekking op leningen met een looptijd tot maximaal één jaar en de renterisiconorm op leningen met een looptijd vanaf één jaar. Het doel van deze normen uit

15

hoofde van de Wet financiering decentrale overheden (Fido) is te voorkomen dat bij herfinanciering van de leningen bij (aanzienlijk) hogere rente grote schokken optreden in de hoogte van de rente die de gemeenschappelijke regeling moet betalen. De normen beperken de budgettaire risico's. Het niveau van de korte leningen, de kasgeldlimiet, is gelimiteerd tot 8,5% van het bedrag van de begroting. De rente-risiconorm houdt in dat maximaal 20% van de lange leningen per jaar afgelost kan worden. De norm beoogt een evenwichtige opbouw van de leningen in de tijd.

§ Bedrijfsvoering De uitvoering van de taken van het WA worden grotendeels verricht door de eigen werknemers. Voor de inspectie- en toezichttaak worden externe krachten ingehuurd. Met ingang van 1 januari 2019 wordt de financiële administratie in eigen huis verricht. Complexere financiële zaken zoals het opstellen van de begroting en de jaarrekening worden uitbesteed. De salarisadministratie werd in 2020 door Financieel Oké overgenomen van de Gemeente Waterland. De facilitaire zaken van het WA zijn voor een deel uitbesteed aan de Bibliotheek. De omvang op 31-12-2020 van de formatie was 11,96 fte verdeeld over 19 medewerkers.

§ Verbonden partijen Verbonden partijen zijn die partijen waarmee het WA een bestuurlijke relatie heeft én waarin het een financieel belang heeft. Het WA kent momenteel geen verbonden partijen. Het Waterlands Archief vormt wel een verbonden partij voor de deelnemende gemeenten. Zij verricht wettelijke archieftaken voor de deelnemende gemeenten.

§ Grondbeleid Deze paragraaf is niet op het WA van toepassing.

16

Jaarrekening 1. Balans per 31-12-2020

17

18

2. Overzicht van baten en lasten 2020

Per programma. Bedragen x € 1.000. Een toelichting op de cijfers wordt gegeven in hoofdstuk 4.

19

3. Toelichting op de balans Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van de voorschriften zoals opgenomen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) waarin de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede de regels voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisaties zijn vastgesteld. Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening Waardering van passiva en activa alsmede de bepaling van het resultaat vinden in principe plaats op basis van historische kosten. Activa en passiva zijn opgenomen tegen nominale waarde. Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben, onverschillig of zij tot inkomsten of uitgaven in dat jaar hebben geleid. Baten en lasten, waaronder ook begrepen de heffing van de vennootschapsbelasting, worden daarbij verantwoord tot hun brutobedrag. De waarderingsgrondslagen per basisonderdeel worden in het vervolg van deze jaarrekening toegelicht. Begrotingsrechtmatigheid Kader voor de oordeelsvorming over begrotingsafwijkingen qua begrotingsrechtmatigheid: Bij het operationaliseren van rechtmatigheid worden de volgende categorieën afwijkingen onderscheiden. Enkel overschrijdingen hoger dan € 10.000 of > 5% worden verklaard. Uitgangspunt is dat overschrijdingen lager dan € 10.000 of < 5% rechtmatig zijn.

Begrotingsonderschrijdingen c.q. kostenonderschrijdingen worden als rechtmatig beschouwd tenzij deze niet passen binnen het bestaande beleid. Begrotingsoverschrijdingen passend binnen het bestaande beleid. Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten die passen binnen het bestaande beleid en die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde inkomsten, bijvoorbeeld via kostendekkende omzet (heffingen, huur) via egalisatiereserves of via subsidies. Deze overschrijdingen worden door het bestuur geaccepteerd (passend binnen het beleid). Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten die passen binnen het bestaande beleid en een gevolg zijn van interne factoren zoals bijvoorbeeld: -

doorberekening van indirecte kosten, onder voorwaarde dat de totale apparaatskosten zoals verantwoord op de kostenplaatsen niet worden overschreden; kapitaallasten, onder voorwaarde dat de investeringskredieten door het bestuur zijn geautoriseerd; overschrijdingen als gevolg van fouten in de begroting; dotaties aan voorzieningen die verplicht zijn op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten. Vaak blijken dergelijke zaken pas bij het opmaken van de jaarrekening. Deze overschrijdingen worden door het algemeen bestuur geaccepteerd (passend binnen het beleid).

20

Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid en die in verband met het tijdstip van het ontstaan ervan, niet tijdig aan het algemeen bestuur konden worden gerapporteerd in een eerste of tweede bestuursrapportage, die niet meer binnen het budget kunnen worden gecompenseerd en die worden veroorzaakt door (externe) factoren zoals bijvoorbeeld: een open einde (subsidie)regeling; faillissement van debiteuren of vorderingen die niet geïnd konden worden; wijzigingen in landelijke wet- en regelgeving met financiële consequenties; aanpassingen in het gemeentefonds; uitgaven van gemeenschappelijke regelingen; realisatie op begrote subsidieverwachtingen; de renteontwikkeling op de kapitaalmarkt; uitgaven die naar hun aard onvoorzien, onvermijdelijk en niet uit te stellen zijn. Vaak blijken dergelijke zaken pas bij het opmaken van de jaarrekening. Deze overschrijdingen worden door het bestuur geaccepteerd (passend binnen het beleid). Kostenoverschrijdingen, voor zover het investeringen betreft, die passen binnen het bestaand beleid en die uitsluitend verband houden met vertraging in het tijdstip van uitvoering. De kredieten hiervoor zijn al in eerdere jaren door het algemeen bestuur beschikbaar gesteld en hiervoor hebben zij reeds hun fiat gegeven. Er is slechts verschil in boekjaar van kredietverstrekking en boekjaar waarin de uitgaven zijn gedaan.

Deze overschrijdingen worden door het bestuur geaccepteerd (passend binnen het beleid). Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten die passen binnen het bestaande beleid en ten onrechte niet tijdig aan het algemeen bestuur zijn gerapporteerd. Bijvoorbeeld: -

een verwachte kostenoverschrijding op jaarbasis was via tussentijdse gegevens al wel bekend, maar men heeft geen voorstel tot begrotingsaanpassing ingediend;

-

idem met betrekking tot overschrijding van een investeringskrediet, met dien verstande dat in het kader van dit protocol overschrijdingen van 5% van het krediet met een maximum van € 25.000 als rechtmatig worden beschouwd.

Deze overschrijdingen worden in principe als onrechtmatig beschouwd, maar doordat deze overschrijdingen binnen het bestaande beleid vallen, kunnen deze door het bestuur bij de jaarrekening alsnog worden geautoriseerd. Begrotingsoverschrijdingen niet passend binnen het bestaande beleid. Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en die achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd. Bijvoorbeeld een naheffingsaanslag die na nader onderzoek door de belastingdienst wordt opgelegd, of een boete of schadevergoeding die na een bezwaar- en beroepsprocedure aan de gemeenschappelijke regeling wordt opgelegd. In de praktijk zal het meestal gaan om interpretatieverschillen bij de uitleg van wet- en regelgeving, waar de gemeenschappelijke regeling zich, eventueel na een gerechtelijke uitspraak, bij zal hebben neer te leggen. Deze overschrijdingen worden in principe als onrechtmatig beschouwd maar de overschrijdingen kunnen door het bestuur bij de jaarrekening alsnog worden geautoriseerd.

21

Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en waarvoor ook geen door het bestuur goedgekeurde begrotingsaanpassingen aanwezig zijn. Bijvoorbeeld de doelgroep c.q. de activiteiten zijn in de praktijk ruimer geïnterpreteerd en toegepast dan in de regelgeving. Deze overschrijdingen worden als onrechtmatig beschouwd. De overschrijdingen kunnen door het bestuur bij de jaarrekening alsnog worden geautoriseerd. Doordat de overschrijdingen niet binnen het bestaande beleid vallen, kan ervoor gekozen worden het bestuur te vragen om een indemniteitsbesluit voor te bereiden. Ten aanzien van het onttrekken of doteren aan bestemmingsreserves is het volgende opgenomen: mutaties in de reserves die niet door een voor 31 december van het verslagjaar genomen bestuursbesluit zijn gedekt, zijn dus in strijd met de Gemeentewet en het BBV. Dit zijn derhalve onrechtmatigheden met betrekking tot externe regelgeving en wegen derhalve mee bij de oordeelsvorming inzake zowel getrouwheid als rechtmatigheid in de accountantsverklaring. Voor de afsluitende oordeelsvorming is van belang in hoeverre de begrotingsoverschrijding past binnen de bovenstaande richtlijnen. Het bepalen òf respectievelijk welke begrotingsoverschrijdingen al dan niet verwijtbaar zijn, is voorbehouden aan het bestuur.

Programma

Overschrijding

Rechtmatigheid

Waterlands Archief

n.v.t.

n.v.t.

22

Vaste activa Activa die bedoeld zijn om de uitoefening van de werkzaamheid van de gemeenschappelijke regeling duurzaam te dienen. Materiële vaste activa Alle materiële vaste activa zijn investeringen met economisch nut en zijn gewaardeerd tegen de oorspronkelijke verkrijgingsprijs (de inkoopprijs en de bijkomende kosten) of vervaardigingsprijs (de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en overige directe kosten), verminderd met de ontvangen subsidie en bijdragen die direct gerelateerd zijn aan het actief, de jaarlijkse afschrijvingslasten en afwaarderingen wegens duurzame waardeverminderingen. Duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. Indien een vast actief buiten gebruik is gesteld, heeft op het moment van buitengebruikstelling een afwaardering van de boekwaarde plaatsgevonden naar de lagere restwaarde. Afschrijvingen De volgende afschrijvingstermijnen gelden: Archiefstellingen 20 jaar Inrichtingskosten 10 jaar Inventaris 5 jaar Investeringen automatisering 5 jaar Nieuwe investeringen met aanschafdatum vanaf 2018 worden lineair afgeschreven. Eerdere investeringen worden nog annuïtair afgeschreven tot einde afschrijvingsperiode. Het onderstaande overzicht geeft het verloop weer van de materiële vaste activa gedurende het jaar 2020:

Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar De uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. Deze voorziening wordt statisch bepaald op basis van geschatte inningskansen. In 2020 werd een voorziening niet nodig geacht.

23

Liquide middelen en overlopende activa Deze activa worden opgenomen tegen nominale waarde. Naast het kassaldo betreft het de saldi van twee bankrekeningen bij de BNG en één bij de ING en de rekening-courantverhouding met het Rijk. Onder de overlopende activa werden nog te verwachten ontvangsten en vooruitbetaalde bedragen opgenomen.

Schatkistbankieren In principe dienen alle overtollige middelen in de schatkist te worden aangehouden. Er zijn echter een aantal uitzonderingen. Eén daarvan is het drempelbedrag. Dat is een minimumbedrag (afhankelijk van de omvang van de GR) dat gemiddeld per kwartaal buiten de schatkist mag worden gehouden. Voor de GR Waterlands Archief was dat voor 2020 een bedrag van € 250.000. De drempel is (bij een begrotingstotaal lager dan € 500 miljoen) gelijk aan 0,75% van het begrotingstotaal maar nooit lager dan € 250.000. Het drempelbedrag is bedoeld om het dagelijkse kasbeheer te vereenvoudigen. In principe hoeven dus alleen de liquide middelen die boven het drempelbedrag uitgaan in de schatkist te worden aangehouden. In 2020 hebben geen overschrijdingen plaatsgevonden van het drempelbedrag. In de hiernavolgende tabel is te zien wat de benutting van het drempelbedrag schatkistbankieren gedurende de vier kwartalen 2020 is geweest.

24

Vaste Passiva Eigen vermogen Het eigen vermogen wordt onderscheiden in: -

algemene reserve bestemmingsreserves gerealiseerde resultaat uit de jaarrekening

Reserves De reserves zijn de vermogensbestanddelen die als eigen vermogen zijn aan te merken en die vanuit bedrijfseconomisch oogpunt vrij te besteden zijn. De vaststelling van de noodzakelijke omvang van reserves is een zaak van het bestuur. Daarom worden reserves ook wel onderverdeeld in algemene en bestemmingsreserves. Zodra het bestuur aan een reserve een bepaalde bestemming heeft gegeven, is er sprake van een bestemmingsreserve. Om die reden kunnen bestemmingsreserves naar de situatie per ultimo verslagjaar geen negatieve stand kennen. Heeft een reserve geen bestemming dan wordt het een algemene reserve genoemd.

Algemene reserve Deze reserve is een logische consequentie van het systeem van budgetfinanciering dat in 2009 werd ingevoerd. In de jaarrekening dient het geraamde budget te worden aangehouden. Hierdoor komen meevallers en/of bezuinigingen ten gunste van de dienst maar tegenvallers moet de dienst zelf opvangen uit de algemene reserve. Voorgesteld wordt om het positieve resultaat over 2020 toe te voegen aan de algemene reserve.

25

Reserve automatisering Voor onderhoud van het netwerk is geen onderhoudscontract afgesloten. Jaarlijks wordt het overschot op betreffende begrotingspost toegevoegd aan deze voorziening. Kosten voor grote reparaties en vervanging van de overige apparatuur worden uit de reserve gedekt. De maximale hoogte werd in 2013 gesteld op € 10.000 (besluit A.B. d.d. 03-07-2013). In 2020 zijn er geen onttrekkingen of dotaties geweest.

Reserve ruitbreuk De reserve ruitbreuk is in 2014 gevormd. De reserve wordt aangehouden in plaats van een glasverzekering. De maximale hoogte werd in 2013 gesteld op € 10.000 (besluit AB d.d. 0307-2013). In 2020 zijn er geen onttrekkingen of dotaties geweest.

Reserve digitalisering bouwvergunningen Bij het vaststellen van de jaarrekening over 2017 heeft het bestuur besloten dat het positieve saldo dat uit het ISW-programma resteerde, zou worden aangewend voor de vorming van deze reserve. De reserve is bedoeld voor de transformatie van de papieren archieven naar digitale archieven. De onttrekking voor 2020 middels resultaatbestemming is gelijk aan het totale bedrag aan kosten die in 2020 gemaakt zijn voor het digitaliseren van de bouwvergunningen. De onttrekking bedraagt in 2020 € 45.275. Hierin zijn ook de kosten van de tijdelijke medewerker digitalisering bouwvergunningen opgenomen.

Voorzieningen De voorzieningen behoren tot het vreemd vermogen van de gemeenschappelijke regeling. Om die reden kunnen voorzieningen naar de situatie per ultimo verslagjaar geen negatieve stand kennen. Voorzieningen worden gewaardeerd op de contante waarde of het nominale bedrag van de betrokken verplichting c.q. het voorzienbare verlies. De vorming van een voorziening, dan wel een dotatie aan een reeds bestaande voorziening, is als een last in het betreffende boekjaar verantwoord. Alle aanwendingen aan voorzieningen zijn rechtstreeks ten laste van de voorziening gebracht en in het verslagjaar niet ten laste van de exploitatie verantwoord.

26

Voorziening E-depot Deze voorziening is getroffen om in de periode 2018 t/m 2021 de kosten van onderhoud en opslag van de gedigitaliseerde bouwvergunningen van de deelnemende gemeenten te kunnen betalen waarvoor in de begroting geen ruimte bestond. In 2020 werd een bedrag van € 43.338 aangewend. Het restant ter grootte van € 19.459 viel vrij conform de vastgestelde begrotingswijziging 2020.

Voorziening reparatie WW Een medewerker kan recht hebben op reparatie van de WW-uitkering die per 31 december 2015 versoberd is ten opzichte van de daarvoor geldende WW-regeling. Voor deze reparatie wordt op het salaris van de werknemer premie ingehouden. De premie wordt niet afgedragen. Er zijn geen afspraken gemaakt hoe de ingehouden werknemerspremie moet worden aangewend maar geadviseerd wordt om de premie op te nemen in een voorziening zodat helder is waar het 3e jaar WW uit gefinancierd kan worden. Dat is in 2020 voor het eerst gebeurd.

Vlottende passiva

Niet uit de balans blijkende verplichtingen Erfpachtovereenkomst Het jaarlijkse bedrag van de met de Gemeente Purmerend aangegane verplichtingen van erfpacht en onderhoud voor het gebouw en de grond van het Waterlands Archief bedraagt in totaal voor 2020 € 190.843 (€ 149.943 erfpacht en € 40.900 onderhoud). De erfpachtovereenkomst is in 2003 aangegaan en heeft een looptijd van 30 jaar. De overeenkomst is per 1 januari 2017 gewijzigd waarbij de erfpachtcanon is vastgezet op € 149.943. Dit bedrag wordt niet langer jaarlijks geïndexeerd. Het bedrag voor onderhoud wel.

27

Financieringsovereenkomst Met de Bank Nederlandse Gemeenten is eind 2018 een nieuwe financieringsovereenkomst gesloten ingaande op 1 januari 2019 voor onbepaalde tijd voor een kredietarrangement met een limiet van € 200.000 voor krediet in rekening-courant. De intra-daglimiet is gesteld op € 700.000.

Leaseovereenkomst Met Grenke Finance is een lease-overeenkomst gesloten met ingang van 01-01-2017 voor twee kopieer- en scanapparaten Samsung X4250LX. De duur van de overeenkomst is 60 maanden tegen een maandelijkse premie van € 208,75. Grenke factureert eens per kwartaal.

Overeenkomst digitalisering bouwvergunningen Met GMS (Groenendijk Microfilm- en Scanservice) is een raam-overeenkomst gesloten met ingang van 01-04-2019 voor vier jaar. Na het aanbestedingsproject dat werd gecoördineerd door de Gemeente Purmerend is deze overeenkomst gesloten met als doel het digitaliseren van de bestaande bouwvergunningen van de deelnemende gemeenten. De kosten worden deels gefinancierd uit de reserve “Digitalisering bouwvergunningen” en deels door de deelnemende gemeenten. De totale omvang van de verplichting bedraagt € 285.420 inclusief BTW en exclusief tussentijdse prijsstijgingen.

28

Financiële analyse Saldo 2020 Een overzicht van de ontwikkeling van het saldo 2020 volgt hieronder: Gerealiseerd resultaat vóór bestemming reserves (nadelig) Onttrekking reserve digitalisering bouwvergunningen Dotatie algemene reserve Gerealiseerd resultaat na bestemming

€ 42.529 -/€ 45.275 € 2.746 -/€ 0

Voor de mutaties in de reserves wordt verwezen naar de toelichting op de balans. In de toelichting op de balans is per reserve aangegeven waarvoor toevoegingen of aanwendingen hebben plaatsgevonden. Analyse saldo 2020 Het gerealiseerde resultaat bij het programma Waterlands Archief is € 42.529 nadelig.

Bestemming rekeningsaldo 2020 Voor de bestemming van het saldo wordt het volgende voorstel gedaan: Gerealiseerd resultaat vóór bestemming (nadelig) Onttrekking/dotatie reserves: -

Algemene reserve (dotatie) Reserve automatisering Reserve ruitbreuk Reserve digitalisering bouwvergunningen (onttrekking)

€ 42.529 € 2.746 € 0 € 0 € 45.275

Toevoeging voorzieningen: -

E-depot Reparatie WW-uitkering

€ €

0 0

Terug naar de deelnemende gemeenten

€

0

Saldo

€

0

29

4. Toelichting op het overzicht van baten en lasten Per categorie. Bedragen afgerond op hele euro’s.

In bovenstaande specificatie van baten en lasten treft u de verschillen aan tussen de begrote (gewijzigde begroting 2020) en de gerealiseerde bedragen. De belangrijkste afwijkingen ten opzichte van de begroting (afwijking > €10.000,- en/of > 5%) staan hieronder toegelicht.

Personeelskosten De personeelskosten zijn in totaal overschreden met € 17.436. Dat is een overschrijding van slechts 1,91%. Bij het opstellen van de begrotingswijziging 2020 zijn de salariskosten van het eigen personeel veel specifieker begroot. De overschrijding bedraagt daar € 12.542 (1,48%). Aan vrijwilligersvergoeding werd juist € 2.950 minder uitgegeven dan geraamd. Bij de kosten voor de uitbestede (salaris)administratie werd € 4.392 meer uitgegeven waarvan € 3.484 aan de Gemeente Waterland voor dubbele kosten m.b.t. de in 2020 beëindigde salarisadministratie. Aan personeelskosten derden werd € 1.966 (11,17%) minder uitgegeven dan begroot.

30

Kapitaallasten Bij de kapitaallasten vonden geen noemenswaardige afwijkingen plaats.

Huisvestingskosten De huisvestingskosten vielen in totaal € 3.367 (1,27%) gunstiger uit dan geraamd.

Administratiekosten De administratiekosten zijn overschreden met € 6.128 (21,19%) op de post automatisering. Dit werd voor een klein deel (€ 542) veroorzaakt door een zwaardere beveiliging in de verbinding noodzakelijk i.v.m. thuiswerken maar grotendeels (€ 4.954) door extra benodigde support door de externe automatiseerder.

Specifieke kosten De specifieke kosten zijn in totaal onderschreden met € 30.077 (29,50%). De belangrijkste reden hiervoor is dat er voor € 26.105 minder is uitgegeven op het project digitalisering bouwvergunningen. De onttrekking aan de reserve ter dekking van deze kosten is met hetzelfde bedrag verlaagd zodat dit uiteindelijk niet tot een batig saldo lijkt. De uitgaven worden naar verwachting alsnog in een later stadium gemaakt.

Bestuurskosten Geen toelichting.

Bureau- en algemene kosten Er werd op de post bureau- en algemene kosten € 1.721 meer uitgegeven dan begroot en wordt daarom niet verder toegelicht.

In totaal werd er aan kosten € 21.044 meer uitgegeven dan vooraf geraamd.

31

Gemeentelijke bijdragen Begroting en realisatie waren aan elkaar gelijk.

Leges Er zijn geen inkomsten aan leges geweest.

Renten Begroting en realisatie waren nagenoeg gelijk aan elkaar.

Specifieke inkomsten In totaal werden er voor € 5.091 (6,31%) meer inkomsten gerealiseerd dan verwacht. Het grootste deel daarvan bestond uit inkomsten uit de studiezaal en gerealiseerde cursussen.

Subsidies en bijdragen Op de post subsidies en bijdragen werd niets meer geraamd of geboekt.

Overige inkomsten De overige inkomsten vielen € 5.121 lager uit dan begroot. Oorzaak was de lagere vrijval uit de voorziening E-depot.

In totaal werd er aan baten € 107 minder gerealiseerd dan begroot.

32

5. Aanvullende informatie

Omvang archieven en collecties op 31-12-2020 Overzicht fysieke archieven en collecties

33

Wet normering topinkomens Vanaf 2013 is een wet in werking getreden, de Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). Voor alle instellingen in de genoemde sector gelden openbaarmakingseisen ongeacht in welk beloningsregime een instelling valt. In dit kader dient in de jaarrekening van iedere topfunctionaris en gewezen topfunctionaris de navolgende gegevens van het boekjaar en het voorgaand boekjaar te worden vermeld (artikel 4.1 lid 1 WNT). De maximale bezoldiging voor 2020 bedraagt € 201.000 inclusief belaste kostenvergoedingen en pensioenbijdrage werkgever.

34

35

Bijdragen deelnemende gemeenten

36

CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Aan: het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Waterlands Archief Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen jaarrekening 2020 Ons oordeel Wij hebben de jaarrekening 2020 van de gemeenschappelijke regeling Waterlands Archief te Purmerend gecontroleerd. Naar ons oordeel: •

•

geeft de in dit jaarverslag opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen van gemeenschappelijke regeling Waterlands Archief per 31 december 2020 en van het resultaat over 2020 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten; en zijn de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2020 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de inde relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen.

De jaarrekening bestaat uit: 1. de balans per 31 december 2020; 2. de programmarekening over 2020; en 3. de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen. De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden vallen, alsmede het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en de Regeling Controleprotocol Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) 2020. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie 'Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening'. Wij zijn onafhankelijk van de gemeenschappelijke regeling Waterlands Archief zoals vereist in de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta), de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.

Nieuwe Steen 37 1625 HV Hoorn

Postbus 58 1620 AB Hoorn

Tel. 0229 799 800 KvK 64473015