bijlage fusievoorstel - harmonisatie Adviesraden Sociaal Domein.pdf

Fusievoorstel: Harmonisatie Adviesraden Sociaal Domein Beemster & Purmerend

Doel: Tot aan de fusiedatum en daarna goede en gedragen advisering aan wethouders en gemeenteraad, zodat ingezetenen, waaronder in ieder geval cliënten of hun vertegenwoordigers, worden betrokken bij de ontwikkeling, vaststelling en besluitvorming van het beleid binnen het sociaal domein.

Hoe dit te bereiken? 

Fase 1: Uniformeren adviesraden (1 januari 2021)



Fase 2: Vormgeven nieuwe adviesraad/ functioneren bestaande adviesraden (1 juni 2021)



Fase 3: Start nieuwe adviesraad en evaluatie (1 januari 2022- 1 juni 2022)

Fase 1: Uniformeren adviesraden

(Reeds gestart)

Proces afstemmen harmonisatie Met adviesraden is besproken hoe we ons gaan voorbereiden op de harmonisatie. Dit document is het resultaat van dit gesprek. Adviezen afstemmen Er is een uniform format opgesteld voor het uitbrengen en uitvragen van de adviezen. Indien wenselijk vindt er telefonisch afstemming plaats tussen de voorzitters en/of leden van beide adviesraden. Overleg data afstemmen Om efficiënte afstemming mogelijk te maken zijn de overlegdata van de adviesraden voor 2021 op elkaar afgestemd. Verordening afstemmen Er is een voorstel opgesteld voor de harmonisatie van de verordeningen. Dit fusievoorstel maakt onderdeel uit van het besluit voor vaststellen van deze verordening. Huisregels/ Huishoudelijk reglement afstemmen Er wordt in 2021 een voorstel opgesteld voor de harmonisatie van de huisregels. Verschillen in werkwijze/visie Tot aan de fusie blijven beide raden los van elkaar bestaan. Tot aan fusiedatum erkennen we dat er verschillen zijn in werkwijze en visie en respecteren we deze verschillen.

Fase 2: Vormgeven nieuwe adviesraad/ Functioneren bestaande adviesraden Voorstel voor vormgeven nieuwe raad De nieuwe adviesraad dient te bestaan uit maximaal 9 leden, een ondersteuner en een voorzitter. Dit komt overeen met de huidige samenstelling van de adviesraad Purmerend. Huidige deelnemers van beide adviesraden zijn gekwalificeerd en gemotiveerd, daarom: 

De huidige deelnemers van beide adviesraden vragen te reageren op de vacatures voor de nieuwe adviesraad.



Ook ruimte geven voor nieuwe leden om zich aan te melden.



Selectiecommissie nieuwe adviesraad: Voorzitters van huidige twee raden + ambtelijk aanspreekpunt. Deze commissie draagt de geschikt bevonden kandidaten vervolgens voor aan het college die deze personen tot de nieuwe leden kunnen benoemen.



Keuze leden en plaatsvervangende leden De profielschets wordt opgesteld door de adviesraden en voorgelegd aan de colleges.

In de profielschets staat minimaal het volgende:





Het belang van borgen kennis, ervaring en motivatie



Verdeling van vertegenwoordiging van de 3 wetten



Bij de aanvang van de nieuwe raad wordt ingezet op minimaal 2 leden uit de gemeente Beemster. In de verordening zal t.z.t. worden opgenomen dat minimaal 1 persoon woonachtig in gemeente Beemster dient te zijn.

Keuze voorzitter

Dit besluit ligt bij het college. (Keuze is nieuwe voorzitter of een van de twee huidige voorzitters) 

Keuze ondersteuner

Ondersteuner van adviesraad Purmerend in eerste plaats aanhouden in nieuwe raad voor borgen van soepele overgang naar nieuwe adviesraad.

Functioneren bestaande adviesraden tot 1 januari 2022 Verschillen in werkwijze/visie Erkennen dat er verschillen zijn. Aanpassen waar mogelijk, maar verder de verschillen respecteren en tot 1 januari 2022 zo laten. Waarom? - Beide raden ontvangen naast dezelfde, ook verschillende adviesaanvragen vanuit de gemeenten. - Het combineren van de besluitvorming kan lastig zijn. Het betreffen twee besluitgerechtigde partijen. - In de praktijk is het lastig om beide raden op hetzelfde moment bij elkaar te krijgen. Wat wel alvast aanpassen? Format voor vragen en format voor geven advies: - In gebruik nemen van het uniforme format voor ‘vragen advies’ met een kopje waarin wordt uitgelegd hoe dit onderwerp zich verhoudt tot de andere gemeente. - In gebruik nemen van het uniforme format voor ‘uitbrengen advies’ met kopje waarin adviesraden uitleggen hoe zij zaken hebben afgestemd tussen de raden. (Bv. telefonisch of per mail.) - Bovenstaande geldt alleen als het een adviesaanvraag betreft die beide gemeenten raakt.

3: Start nieuwe adviesraad en evaluatie Het proces waarin we breder kijken hoe de adviesraad functioneert, wat bestuurlijk en politiek van de adviesraad verwacht wordt en hoe de adviesraad werkt, vindt plaats NA de fusie. 

In eerste overleg van de nieuwe adviesraad wordt samen met het ambtelijk aanspreekpunt bepaald welke onderdelen na drie tot maximaal zes maanden worden geëvalueerd met elkaar.



Voorafgaand aan het overleg wordt deze vraag ook bij college van B&W uitgezet.

Mocht uit evaluatie blijken dat aanpassing of actualisering van visie en/of werkwijze gewenst is, dit nader uitwerken. Al dan niet door externe adviseur van Koepel Adviesraden. Dit proces betreft een samenwerking tussen de nieuwe adviesraad, het college van B&W en de gemeenteraad. (En mogelijk andere partijen zoals inwoners, samenwerkings- en contractpartners, etc.)

Nieuw politiek en bestuurlijk landschap Waarom pas na de fusie de werkwijze van de adviesraad evalueren? 

Mogelijke verschuivingen in samenstelling gemeenteraad en college van Burgemeester en wethouders, met als gevolg een nieuw politiek en bestuurlijk landschap.



Laat de “nieuwe gemeente” de gesprekspartner zijn voor de “nieuwe adviesraad”. Uit dit gesprek kan een visie/ werkwijze voortkomen die aansluit op wat beide partijen wenselijk achten.



Hiermee creëren we een breed draagvlak voor de adviesraad bij alle nieuwe (en bestaande) betrokkenen.

Samenvatting van de verschillende fases Doel: Tot aan de fusiedatum en daarna goede en gedragen advisering aan college en gemeenteraad, zodat ingezetenen, waaronder in ieder geval cliënten of hun vertegenwoordigers, worden betrokken bij de ontwikkeling, vaststelling en besluitvorming binnen het sociaal domein.

1 januari 2021

1 juni 2021

1 januari 2022

Fase 1: Uniformeren adviesraden

Fase 2: Vormgeven nieuwe adviesraad/Functioneren bestaande adviesraden

Fase 3: Start nieuwe adviesraad en evaluatie

-

-

-

-

-

Proces afstemmen harmonisatie Adviezen tussen de adviesraden afstemmen Overleg data afstemmen Huisregels/ Huishoudelijk reglement afstemmen Verordening afstemmen Verschillen in werkwijze/visie

-

Bestaande leden uitnodigen voor sollicitatieproces Keuze maken in leden Keuze maken in voorzitter. Adviesraden blijven los van elkaar functioneren tot eind van het jaar

-

Evaluatie na 3 tot 6 maanden Indien gewenst, opnieuw vaststellen visie en/of werkwijze. Al dan niet met externe adviseur (Koepel Adviesraden)

Werkgroep Harmonisatie Adviesraden Werkgroep harmonisatie adviesraden met: 

Een afvaardiging van beiden adviesraden en het ambtelijk aanspreekpunt



Belast met onder andere… 

Voorbereiden harmonisatie van verordening en huisregels



Opstellen profielschetsen nieuwe raad en begeleiden sollicitatieproces



Bestuurlijke afstemming