57a. Samenwerkingsafspraken MRA.pdf

Samenwerkingsafspraken Metropoolregio Amsterdam

CONCEPT 12 JULI 2021 (verzonden aan raden Staten voor reactie)

Strawinskylaan 1779 (WTC, I-toren)

info@metropoolregioamsterdam.nl

1077 XX Amsterdam

www.metropoolregioamsterdam.nl

Preambule In een intensief proces, met grote betrokkenheid van de deelnemers, zijn bijgaande Samenwerkingsafspraken tot stand gekomen. Heldere, eenduidige afspraken waarmee we onze MRA klaar maken voor de nabije toekomst. Deze afspraken zijn bedoeld voor eenieder die in de samenwerking een rol speelt. Bestuurders en hun ambtenaren en de volksvertegenwoordigers in de raden en Staten. Uiteindelijk doen we alles in MRA-verband natuurlijk voor onze inwoners, bedrijven en bezoekers. Hen een directe rol geven in onze informele bestuurlijke samenwerking is echter niet eenvoudig. Daarom is de rol van de raden en Staten ook zo ontzettend belangrijk, zodat belangen evenwichtig kunnen worden afgewogen. Daarbij is van groot belang te benadrukken dat de MRA geen bestuurslaag vormt. De MRA is geen juridische entiteit en heeft geen mogelijkheden om bindende besluiten te nemen. Deze verantwoordelijkheid ligt bij de democratische organen: de raden en de Staten. Daar veranderen deze Samenwerkingsafspraken niets aan. Deze Samenwerkingsafspraken vervangen het convenant uit oktober 2016. Er was behoefte aan het herijken van de afspraken in het convenant. Met name om de transparantie een impuls te geven door de posities en onderlinge verhoudingen duidelijker te maken. Met een bestuur, een algemene vergadering en een directie kunnen de afspraken bijdragen aan een duidelijker profiel voor de MRA.

Waarbij de positie van de raden en Staten en de rol van de deelregio’s is versterkt. Zodat we gezamenlijk meer betrokkenheid gaan voelen bij de inhoudelijke voortgang. Met deze afspraken geven we de MRA een steviger basis en kunnen we met vol vertrouwen onze samenwerking nog beter maken. Femke Halsema, Voorzitter Metropoolregio Amsterdam

Strawinskylaan 1779 (WTC, I-toren)

info@metropoolregioamsterdam.nl

1077 XX Amsterdam

www.metropoolregioamsterdam.nl

2

Inhoudsopgave Preambule Samenvatting en leeswijzer DEEL 1 – Samenwerkingsafspraken A. Inleiding A.1 - De noodzaak van de MRA A.2 - Doel van deze samenwerkingsafspraken B. Cultuur van de samenwerking B.1 - Basisprincipes B.2 - Ambitie en doelstellingen B.3 - Deelregionale samenwerking C. Structuur van de samenwerking C.1 - Raden en Staten en de Raadtafel C.2 - Algemene Vergadering C.3 - Bestuur C.4 - Platforms en portefeuillehoudersoverleggen C.5 - Directie C.6 - Financiering D. Lijst van deelnemers DEEL 2 – Werkafspraken 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7

Zo werkt de MRA Vierjaarlijkse cyclus: MRA Agenda (inclusief meerjarenbegroting) Vierjaarlijkse cyclus: Samenwerkingsafspraken Jaarlijkse cyclus: input vanuit raden en Staten (Voortgangsnota en Termijnagenda) Jaarlijkse cyclus: bestuurlijke grip op de uitvoering Externe rol van de MRA Procedure ‘vaststellen met wensen en opvattingen raden & Staten’

Strawinskylaan 1779 (WTC, I-toren)

info@metropoolregioamsterdam.nl

1077 XX Amsterdam

www.metropoolregioamsterdam.nl

3

2.8 Procedure ‘vaststellen in Bestuur / AV’ 2.9 Overzicht best practices deelregionale samenwerking 2.10 Overzicht best practices lokaal of provinciaal gesprek tussen raad of Staten en bestuur over de MRA Begripsbepalingen

Strawinskylaan 1779 (WTC, I-toren)

info@metropoolregioamsterdam.nl

1077 XX Amsterdam

www.metropoolregioamsterdam.nl

4

Samenvatting In de Metropoolregio Amsterdam (MRA) werken 32 gemeenten, twee provincies en de Vervoerregio Amsterdam met elkaar samen om de leefkwaliteit van onze inwoners te verbeteren. Het is een informele samenwerking op basis van gedeelde opgaven, die over de grenzen van gemeenten heen gaan. Bestuurders stemmen daarin met elkaar af om tot afspraken te komen over de gezamenlijke aanpak. Alle bevoegdheden blijven volledig bij de raden en Staten van de deelnemers. De MRA is een informeel samenwerkingsverband. Het vormt geen aparte bestuurslaag met eigen bevoegdheden of wettelijke taken. We vormen een bestuurlijke en ambtelijke samenwerking, maar we vertrekken daarbij vanuit de kaders die raden en Staten meegeven. Daarom is draagvlak bij raden en Staten esentieel om de bestuurders effectief hun werk te kunnen laten doen in de regionale samenwerking. Veel van de regionale activiteiten vragen immers om een lokale uitwerking. De inwoners van de MRA verhouden zich tot de lokale en provinciale politiek, niet direct tot de schaal van de MRA. Raden en Staten kunnen op elk gewenst moment hun bestuurder(s) ter verantwoording roepen over wat zich in MRA-verband afspeelt.

Het stellen van kaders door raden en Staten, het goed en tijdig informeren van raden en Staten en het regelmatig vragen om wensen en opvattingen vanuit raden en Staten is daarom essentieel voor een vruchtbare MRAsamenwerking. Het ‘wat’ van de samenwerking – de inhoudelijke opgaven waar we gezamenlijk aan werken – wordt elke vier jaar vastgelegd in de MRA Agenda, die raden en Staten goedkeuren. Als onderdeel van de MRA Agenda wordt ook een MRA-investeringsagenda opgesteld, waarin de benodigde investeringen inzichtelijk worden gemaakt om de ambities uit de MRA Agenda te verwezenlijken. Ook wordt een meerjarenbegroting opgenomen, waarin de gevraagde bijdrage van de MRA-deelnemers voor vier jaar inzichtelijk wordt gemaakt. Elk jaar kunnen raden en Staten bijsturen op basis van een Voortgangsnota in het voorjaar en een Termijnagenda in het najaar. Om het Bestuur grip te geven op de uitvoering wordt jaarlijks een uitwerking gemaakt van de MRA Agenda en de meerjarenbegroting. Het ‘hoe’ we vormgeven aan de samenwerking is omschreven in deze samenwerkingsafspraken, die we elke vier jaar evalueren en waar nodig bijstellen. De kern van de samenwerking wordt gevormd door de platforms, waar bestuurders van de MRAdeelnemers vooral sturen op de uitvoering van de MRA Agenda. In het Bestuur van de MRA

Strawinskylaan 1779 (WTC, I-toren)

info@metropoolregioamsterdam.nl

1077 XX Amsterdam

www.metropoolregioamsterdam.nl

5

worden de meer strategische en integrale afwegingen gemaakt, die veelal platformoverstijgend zijn, en vindt de dagelijkse aansturing van de MRA-samenwerking plaats. Het Bestuur is het gezicht naar buiten en speelt een centrale rol in de nationale en europese lobby. De Algemene Vergadering is een kaderstellend en controlerend bestuurlijk orgaan, waaraan het Bestuur verwantwoording aflegt, en die primair gericht is op het behouden en vergroten van draagvlak voor de MRA-samenwerking onder de deelnemers. Voor het draagvlak is het van groot belang om een transparant proces te waarborgen. Dit doen we onder meer door de agenda’s van bestuurlijke overleggen en overzichten van gemaakte afspraken openbaar te maken. Het Bestuur en de Algemene Vergadering worden geadviseerd door de MRA Raadtafel. De democratisch vertegenwoordigende organen (raden en Staten) zijn met één lid vertegenwoordigd in de Raadtafel. De Raadtafel geeft het Bestuur gevraagd en ongevraagd advies over de processen, die de raden en Staten aangaan, waaronder de jaarlijkse Voortgangsnota en Termijnagenda en het proces van ‘wensen en opvattingen’. De Raadtafel heeft geen inhoudelijke rol. Voor de betrokkenheid van de raden en Staten is niet alleen de Raadtafel van belang, maar ook het gesprek tussen de raden en Staten en hun eigen colleges.

Leeswijzer Dit document is opgebouwd in twee delen. Deel een zijn de eigenlijke samenwerkingsafspraken. De noodzaak voor samenwerking in de MRA, het doel van deze afspraken en de cultuur en structuur van onze samenwerking. Deel twee bevat de werkafspraken. De verschillende cycli en processen worden hierin stapsgewijs beschreven.

Strawinskylaan 1779 (WTC, I-toren)

info@metropoolregioamsterdam.nl

1077 XX Amsterdam

www.metropoolregioamsterdam.nl

6

DEEL 1 SAMENWERKINGSAFSPRAKEN

Strawinskylaan 1779 (WTC, I-toren)

info@metropoolregioamsterdam.nl

1077 XX Amsterdam

www.metropoolregioamsterdam.nl

7

A. Inleiding A.1 - De noodzaak van de MRA De Metropoolregio Amsterdam is het samenwerkingsverband van de provincies NoordHolland en Flevoland, 32 gemeenten en de Vervoerregio Amsterdam. Elke gemeente en deelregio brengt kwaliteiten in die het totaal versterken. De kracht van de MRA is de diversiteit, zowel economisch als stedelijk en landschappelijk. Regionale samenwerking rond Amsterdam kent een lange voorgeschiedenis. We werken nu als Metropoolregio Amsterdam in de huidige vorm op basis van het convenant uit oktober 2016. De MRA is en blijft een netwerk van zelfstandige overheden. In de MRA werken we niet samen vanuit eigen lokale belangen, maar vanuit een streven naar gezamenlijk resultaat op onderwerpen die de grenzen van de gemeenten overstijgen. Die zien we in de domeinen duurzaamheid, economie, mobiliteit en ruimtelijke vraagstukken, ook vanuit een sociaalmaatschappelijke invalshoek. De samenwerking in onze regio is altijd opgebouwd vanuit vertrouwen. Dit vertrouwen tezamen met gelijkwaardigheid is breed gewaardeerd en maakt het mogelijk dat we op een informele manier met elkaar samenwerken. Alle bevoegdheden blijven bij de raden en Staten van de deelnemers: de MRA vormt geen aparte bestuurslaag met eigen bevoegdheden of wettelijke taken.

De informele netwerksamenwerking in de MRA, vrijwillig maar niet vrijblijvend, geeft de deelnemers naast haar eigen beleid iets extra. De kracht van samen, de kracht van de Metropoolregio Amsterdam. A.2 - Doel en status van deze samenwerkingsafspraken Informeel bestuurlijk samenwerken betekent niet dat we alles in een vrije vorm doen. Juist niet, daadkracht en draagvlak kunnen we alleen hand in hand laten gaan, als er heldere afspraken zijn over hoe we de samenwerking vormgeven. Daarvoor dienen deze Samenwerkingsafspraken. Zodat we duidelijke kaders hebben voor onze samenwerking. Vaak op hoofdlijnen, maar waar nodig ook meer gedetailleerd uitgewerkt in werkafspraken (zie deel twee).

Strawinskylaan 1779 (WTC, I-toren)

info@metropoolregioamsterdam.nl

1077 XX Amsterdam

www.metropoolregioamsterdam.nl

8

B. Cultuur van de samenwerking B.1 - Basisprincipes Als samenwerkende overheden in de MRA hanteren we een aantal basisprincipes voor onze samenwerking. Deze basisprincipes vormen de grondslag voor de wijze van samenwerken. Eventuele wijzigingen in de manier waarop we samenwerken, geven we binnen dit kader vorm.  De inhoud staat voorop. De activiteiten en voorstellen in MRA-verband dienen de centrale ambitie en de bijbehorende doelstellingen en de MRA Agenda.  In de MRA werken we niet alleen samen vanuit eigen lokale belangen, maar vanuit onderling vertrouwen en vanuit een streven naar gezamenlijk resultaat (regionaal rendement).  De basis voor de samenwerking in de MRA ligt in de zeven deelregio’s. Vanuit de deelregio’s verhouden we ons ook tot gebieden buiten de MRA (zoals Noord-Holland Noord, regio’s rond Utrecht, Zwolle en Leiden)  Politiek draagvlak is onmisbaar, omdat de cruciale besluiten alleen door democratische organen kunnen worden genomen. We zorgen voor zorgvuldige processen met voldoende tijd voor deelregionale afstemming en betrekken raden en Staten op de door hen gewenste momenten.  We zijn volledig transparant over vergaderingen van MRA-gremia en zorgen dat alle agenda’s en verslagen van alle bestuurlijke overleggen openbaar zijn.  Lang niet alle opgaven lenen zich voor het schaalniveau van de MRA.

Er wordt daarom zorgvuldig afgewogen op welk schaalniveau een opgave het beste kan worden opgepakt. Daarbij geldt: lokaal of deelregionaal wat kan, op MRA-schaal wat meerwaarde heeft.  De MRA heeft een interne en een externe functie. Dat vraagt om versterking van de onderlinge samenwerking door te begeesteren, bestuurders en maatschappelijke partners bijeen te brengen en draagvlak te zoeken bij gewenste grote, regionale ontwikkelingen. Als tweede betekent dit het vergroten van de bekendheid, het gezag en de overtuigingskracht van de regio bij de eigen inwoners, de Rijksoverheid, in Europa en op internationale fora. Aanvullingen op of wijzigingen van deze kernwaarden en basisprincipes worden gedaan via de procedure voor het wijzigen van de samenwerkingsafspraken (zie 2.3 en 2.7 in deel twee).

Strawinskylaan 1779 (WTC, I-toren)

info@metropoolregioamsterdam.nl

1077 XX Amsterdam

www.metropoolregioamsterdam.nl

9

B.2 – Ambitie en doelstellingen De samenwerking in de MRA komt tot stand vanuit de inhoud, en die inhoud wordt elke vier jaar opgenomen in de MRA Agenda. Dat gebeurt op verschillende beleidsterreinen. Om de integraliteit in onze afwegingen en uitvoering te bevorderen, formuleren we gezamenlijk een overkoepelende ambitie en doelstellingen. Deze ambitie en doelstellingen tekenen de kracht en het onderscheidende vermogen van de MRA. Ze geven focus aan het bestuurlijke gesprek en zijn de basis voor de externe profilering. Over (het proces rondom) de ambitie en de doelstellingen maken we de volgende afspraken: 









Elke vier jaar wordt de centrale ambitie en de doelstellingen geformuleerd om de integraliteit van bestuurlijke afwegingen te bevorderen, focus te geven aan het bestuurlijke gesprek en de interne en externe profilering te versterken. Deze ambitie en doelstellingen zijn overkoepelend aan de MRA Agenda. Dit betekent dat opgaven en de uitwerking daarvan die we opnemen in de MRA Agenda direct of indirect bijdragen aan de realisatie van de geformuleerde ambitie en de doelstellingen. Voor het formuleren en vaststellen van de ambitie en de doelstellingen komt het Bestuur (mede namens de platforms) met een voorstel. De ambitie en de doelstellingen worden vastgesteld door de Algemene Vergadering: zij benut hiervoor de procedure voor ‘wensen en opvattingen’ richting de raden en Staten (zie 2.7 in deel twee). Om de relatie tussen de inhoud en de wijze waarop we samenwerken te versterken, zijn de ambitie en de doelstellingen onderdeel van de Samenwerkingsafspraken. Dit betekent dat zij worden geëvalueerd op het moment dat de Samenwerkingsafspraken worden geëvalueerd, en niet op het moment dat de MRA Agenda wordt vernieuwd. Hierdoor is er enerzijds een koppeling tussen inhoud en vorm, en vormen de ambitie en de doelstellingen anderzijds een brug tussen de oude en de nieuwe MRA Agenda.

Zie 2.2 en 2.3 in deel twee voor de procedure rondom het vernieuwen van de MRA Agenda en het evalueren van de Samenwerkingsafspraken. Voor de periode 2022 – 2026 hanteren we de ambitie en doelstellingen zoals hieronder weergegeven. In 2026 zullen de ambitie en doelstellingen worden geëvalueerd en indien wenselijk worden geactualiseerd.

Strawinskylaan 1779 (WTC, I-toren)

info@metropoolregioamsterdam.nl

1077 XX Amsterdam

www.metropoolregioamsterdam.nl

10

Voor de periode 2022 – 2026 hebben we als samenwerkende overheden in de Metropoolregio Amsterdam een overkoepelende ambitie, zoals ook verwoord in de in 2020 vastgestelde MRA-Agenda: We streven naar een Metropoolregio Amsterdam als een internationale economische topregio met hoge leefkwaliteit. Dat doen we door te investeren in een toekomstbestendige en evenwichtige metropool.

Daarbij hebben we voor de periode 2022 – 2026 drie integrale doelstellingen geformuleerd. De voorbeelden van thema’s die onder die drie doelstellingen vallen zijn een niet-limitatieve opsomming. 1.

De meest inventieve regio van Europa, met de best opgeleide bevolking

    

Creatief ondernemerschap Tech, Data, Artificial Intelligence Life sciences & Health Groene innovatie et cetera

2.

Een regio voor iedereen, naar de menselijke maat

  

Sociaal evenwichtig Open & divers Hoge leefkwaliteit (wonen, landschap, cultuur) Nabijheid van (publieke) diensten et cetera

  3.

Een duurzaam verbonden regio

   

Internationaal knooppunt Systeemsprong haven, OV, luchtvaart, verduurzaming Digitale hub et cetera

Strawinskylaan 1779 (WTC, I-toren)

info@metropoolregioamsterdam.nl

1077 XX Amsterdam

www.metropoolregioamsterdam.nl

11

B.3 - Deelregionale samenwerking De diversiteit van de MRA krijgt gestalte in de eigenheid van de deelregio’s. Veel van de programma’s of acties die op de schaal van de MRA worden afgesproken, vragen ook om een deelregionale of lokale doorvertaling in de uitvoering. De omvang van de MRA maakt het echter niet efficiënt om in alle overleggen met meer dan 30 deelnemers het gesprek te voeren. Goed georganiseerde deelregio’s zijn daarom erg belangrijk. Maar juist vanwege de eigenheid van de deelregio’s past het niet om vanuit deze Samenwerkingsafspraken voor te schrijven hoe men zich in een deelregio dient te organiseren. Dat neemt niet weg dat het verstandig is om een aantal afspraken van algemene aard te maken over de deelregio’s in relatie tot de MRA-samenwerking. 



 



 

De MRA bestaat uit zeven deelregio’s. Uitgangspunt hiervoor is de huidige geografische indeling: Amsterdam, Amstelland-Meerlanden, Zuid-Kennemerland, IJmond, Zaanstreek-Waterland, Gooi en Vechtstreek, Almere-Lelystad. Dit aantal is het maximum: het is niet mogelijk om deelregio’s op te splitsen en daarmee extra deelregio’s te creëren. Het is wel mogelijk om (op eigen initiatief van de betrokken deelregio’s) deelregio’s samen te voegen. De betrokken deelregio’s maken dit kenbaar in de Algemene Vergadering. Iedere deelregio is met minimaal één afgevaardigde vertegenwoordigd in het Bestuur, de bestuurlijke platforms en de portefeuillehoudersoverleggen De deelregio is het voorportaal voor veel MRA-overleggen. Dit vraagt om een goede afstemming in de deelregio in de voorbereiding. Daarbij is het de verantwoordelijkheid van de vertegenwoordigende gemeente(n) in het MRAgremium om het deelregionale geluid in te brengen. Ook vormt/vormen deze gemeente(n) de eerste lijn in de terugkoppeling naar de eigen deelregio. Deelregionale afstemming en voorbereiding betekent niet dat de gemeenten het binnen een deelregio overal over eens moeten zijn: het is goed mogelijk dat de scheidslijnen in de MRA rond onderwerpen anders lopen en andere coalities ontstaan.

Het is aan de vertegenwoordigende gemeente(n) uit een deelregio om er in een MRA0verleg voor te zorgen dat alle gemeenten van hun deelregio zich gehoord voelen. Elke deelregio zorgt voor één ambtelijk en één bestuurlijk eerste aanspreekpunt. De benodigde inzet voor de MRA-directie en de flexibele schil (die nodig is voor de uitvoering van de uitvoeringslijnen uit de MRA Agenda) wordt ‘om niet’ ter beschikking gesteld door de MRA-deelnemers (zie ook C.5.). Om ook kleinere gemeenten de kans te geven om hierin bij te dragen, wordt de benodigde inzet per

Strawinskylaan 1779 (WTC, I-toren)

info@metropoolregioamsterdam.nl

1077 XX Amsterdam

www.metropoolregioamsterdam.nl

12





deelregio in beeld gebracht en is het aan de deelregio om gezamenlijk te bezien hoe de gevraagde inzet kan worden geleverd. Als om niet mensen voor de directie en de flexibele schil leveren niet haalbaar is, dan betalen de betreffende deelnemers naar analogie een extra financiele bijdrage. Elke deelregio gaat zelf over de wijze waarop (en de intensiteit waarmee) zij hun deelregionale samenwerking vormgeven. Niettemin is een aantal suggesties en ‘best practices’ te benoemen die de deelregionale samenwerking (en de relatie tussen de deelregio en de MRA) kunnen verstevigen. Een overzicht hiervan is te vinden in 2.9 in deel twee. Op hun verzoek kunnen de deelregio’s worden ondersteund door de MRA-directie bij het agenderen en faciliteren in de deelregio van te bespreken MRA-onderwerpen.

Strawinskylaan 1779 (WTC, I-toren)

info@metropoolregioamsterdam.nl

1077 XX Amsterdam

www.metropoolregioamsterdam.nl

13

C. Structuur van de samenwerking Voor draagvlak binnen de MRA en transparantie van de samenwerking is een heldere structuur van de samenwerking noodzakelijk. De rol en positie van de verschillende gremia in het bestuurlijke netwerk vragen daarom een eenduidige beschrijving. Zodanig dat de onderlinge verhoudingen duidelijk zijn. De basis voor de samenwerking wordt gevormd door het draagvlak en vertrouwen van de raden en Staten. Zij bepalen de kaders en daarmee de democratische legitimatie van de samenwerking. Onder meer door bespreking van de Termijnagenda en de Voortgangsnota kunnen zij op de kaders bijsturen. Op het proces geadviseerd door de MRA Raadtafel. Binnen de kaders handelt het Bestuur, dat verantwoording aflegt aan de algemene vergadering. De platforms zorgen voor de inhoudelijke voortgang. De directie houdt overzicht en legt de verschillende lijnen bij elkaar, zodat vergadermomenten goed worden voorbereid. C.1 - Raden en Staten en de Raadtafel De MRA-samenwerking is een samenwerking tussen bestuurders. Draagvlak bij raden en Staten voor de afspraken die bestuurders wensen te maken is dan ook een basisvoorwaarde. Het goed informeren en tijdig betrekken van raden en Staten bij dat wat er speelt in MRA verband is dan ook essentieel.

Het gesprek dat idealiter in de raden en Staten wordt gevoerd gaat over de impact van de MRA-samenwerking, hoe deze impact verder vergroot kan worden, wat de MRA voor de betreffende deelnemer kan betekenen maar ook wat de deelnemer voor de MRA kan betekenen. Over de positie en de rol van raden en Staten maken we de volgende afspraken:  Er worden geen bevoegdheden overgedragen aan de MRA. Daarmee blijft de democratische besluitvorming bij de raden en Staten. De MRA is geen extra bestuurslaag.  De relatie tussen het eigen college en raad of Staten is en blijft de basis bij het opstellen van afspraken op MRA-schaal. Dit gesprek in eigen raad en Staten met het college is basisvoorwaarde voor het goed functioneren van het bestuurdersnetwerk. In deel 2 (2.10) zijn best practices opgenomen voor hoe dit gesprek te bevorderen.  De raden en Staten worden via de MRA-website geinformeerd over de agenda’s en de verslagen met gemaakte afspraken van het MRA Bestuur, de platforms en portefeuillehoudersoverleggen. Daarmee wordt inzicht gegeven over welke onderwerpen (en welke externe overleggen of onderhandelingen, zoals bijvoorbeeld het BO MIRT) op welk moment in discussie of behandeling zijn. Zo zijn raden en Staten beter op de hoogte van wat er binnen de MRA gezamenlijk wordt ondernomen. Dit geeft raden en Staten de mogelijkheid waar men dat wenst op de

Strawinskylaan 1779 (WTC, I-toren)

info@metropoolregioamsterdam.nl

1077 XX Amsterdam

www.metropoolregioamsterdam.nl

14









inhoud invloed uit te oefenen. Belangrijk daarvoor is dat elke deelnemer in de AV vertegenwoordigd is, zodat bestuurlijk duidelijk is wie positie heeft in de structuur van de samenwerking, ook als men individuele belangen van een gemeente of provincie wil inbrengen. De transparantie wordt verder vergroot door het bespreken van MRA-thema’s tijdens periodieke deelregionale raads- en Statenledenbijeenkomsten. Op de inhoudelijke voortgang in de MRA worden raden en Staten betrokken door een Voortgangsnota in het voorjaar en een Termijnagenda in het najaar (zie 2.4 in deel twee voor een nadere uitwerking van deze jaarlijke cyclus) Het Bestuur en de Algemene Vergadering laten zich adviseren door de MRA Raadtafel. Deze geeft het MRA Bestuur en de AV gevraagd en ongevraagd advies over de processen, die de raden en Staten aan gaan, waaronder de jaarlijkse Termijnagenda en het proces van ‘wensen en opvattingen’. De democratisch vertegenwoordigende organen (raden en Staten) zijn met één lid vertegenwoordigd in de MRA Raadtafel. Ook benoemen zij een vaste vervanger, voor als het afgevaardigde lid verhinderd is.

Het de raden en Staten worden betrokken in de volgende gevallen (met verwijzing naar de paragraaf in deel 2 waarin dit waar nodig is uitgewerkt): o Het opstellen en vaststellen van de vierjaarlijkse MRA Agenda (2.2) o De evaluatie van deze Samenwerkingsafspraken (2.3) o De jaarlijkse Voortgangsnota en Termijnagenda (2.4) o Die inhoudelijke MRA-projecten waarvoor lokale of provinciale besluitvorming nodig is (omdat het bijvoorbeeld vastgelegd moet worden in bestemmingsplannen, of omdat de betreffende activiteit vraagt om nadere lokale uitwerking) o Voorstellen van het Bestuur om het proces van ‘wensen en opvattingen’ die de raden en Staten aangaan, in te zetten (2.7) o Punten waar de Raadtafel bespreking nodig acht

Strawinskylaan 1779 (WTC, I-toren)

info@metropoolregioamsterdam.nl

1077 XX Amsterdam

www.metropoolregioamsterdam.nl

15

C.2 - Algemene Vergadering De Algemene Vergadering (AV) is het algemeen bestuur van de MRA. Zij controleert het bestuur, en is de primaire link met de deelnemers. In de AV worden kaders vastgesteld, en wordt het gesprek gevoerd over de langere termijn en de cultuur van de MRA-samenwerking. De vergaderingen van de AV gaan niet over inhoudelijke onderwerpen: deze zijn belegd bij de platforms, de portefeuillehouderoverleggen, en het Bestuur. 





  



De Algemene Vergadering heeft als taken: o Het zorgen voor draagvlak voor de regionale activiteiten van de MRA o Het monitoren en evalueren van de samenwerking en – indien gewenst – met voorstellen tot aanpassing van deze samenwerkingsafspraken te komen o Het jaarlijks vaststellen van de Voortgangsnota en de Termijnagenda o Op basis van de Termijnagenda de voortgang van de samenwerking bewaken. Elke deelnemer van de MRA heeft rechtstreeks zitting in de AV. Dat betekent dat alle gemeenten, beide provincies en de Vervoerregio Amsterdam (VRA) een bestuurder afvaardigen in de AV. De leden van de AV hebben in de samenwerking een belangrijke schakelfunctie naar hun eigen raden en Staten, ook waar het gaat om onderwerpen die op de agenda van andere gremia staan. De deelnemers bepalen zelf welke bestuurder zij afvaardigen (incl. vervanging en opvolging) naar de AV, waarbij op deelregionale schaal wordt afgestemd om een evenwichtige verhouding van burgemeesters en wethouders te bevorderen. De leden van het Bestuur zijn bij de bijeenkomsten van de AV aanwezig. Indien een van de leden van de AV vertrekt, dan is het aan de betreffende deelnemer om een andere bestuurder als nieuw lid naar de AV af te vaardigen. Bij de oprichting van de AV zal de burgemeester van Almere voor de periode van twee jaar fungeren als kwartiermakend voorzitter.

Hij zal verdere afspraken rondom het voorzitterschap en functioneren van de AV tezamen met de AV maken. De frequentie van de bijeenkomsten van de AV wordt bepaald door de AV, doch is ten minste viermaal per jaar.

Strawinskylaan 1779 (WTC, I-toren)

info@metropoolregioamsterdam.nl

1077 XX Amsterdam

www.metropoolregioamsterdam.nl

16

Proces agendavorming Algemene Vergadering De agenda voor de bijeenkomsten van de algemene vergadering komt als volgt tot stand: 1. De MRA-directie stelt een concept agenda op, en baseert deze op: o Formele agendapunten die noodzakelijk zijn vanuit de rol van de AV (bijvoorbeeld in de vaststelling van documenten) o Afspraken uit voorgaande bijeenkomsten o Agendapunten die zijn aangedragen door een van de platforms of het Bestuur o Agendapunten die zijn geadviseerd door de Raadtafel o Agendapunten die zijn aangeleverd door een van de deelnemers 2. De ambtelijke secretarissen van de AV bespreken de concept agenda met de voorzitter en vice-voorzitter van de AV, en passen al naar gelang de uitkomsten van dat gesprek de agenda aan 3. Tegelijk met het verzenden van de agenda en de bijbehorende bijlagen naar alle deelnemers wordt de agenda ook gepubliceerd op de website 4. Ter vergadering wordt de agenda vastgesteld, met input van de leden

C.3 - Bestuur Het Bestuur fungeert als dagelijks bestuur van de MRA. Zij stuurt op de realisatie van de centrale ambities en doelstellingen en de integrale uitvoering van de de MRA Agenda. Het Bestuur is het gezicht van de MRA, zowel intern als extern.  Het Bestuur heeft als taken: o de dagelijkse coördinatie van de MRA-werkzaamheden o de bewaking van de samenhang en voortgang van de activiteiten van de MRA o boven de deelbelangen uit te stijgen en bredere ontwikkelingen die voor de MRA van strategisch belang zijn te signaleren o het jaarlijks vaststellen van een uitwerking van de MRA Agenda en meerjarenbegroting, Voortgangsnota, uitgewerkte begroting en Termijnagenda. Deze worden voorgelegd aan de Algemene Vergadering. o de vaststelling van de jaarlijkse lobby agenda, in het verlengde van de vastgestelde MRA Agenda, de bijbehorende ambities/doelstellingen en de jaarlijkse uitwerking van de MRA Agenda. Het Bestuur is primair

Strawinskylaan 1779 (WTC, I-toren)

info@metropoolregioamsterdam.nl

1077 XX Amsterdam

www.metropoolregioamsterdam.nl

17







verantwoordelijk voor de uitvoering van de lobby agenda, en stemt hiertoe af met overige bestuurlijke MRA-gremia. Het Bestuur bestaat uit tien leden. De burgemeester van Amsterdam is de voorzitter van het Bestuur, de CdK van Noord-Holland is eerste vice-voorzitter en de CdK van Flevoland is tweede vice-voorzitter. Elk van de zeven deelregio’s is daarnaast vertegenwoordigd in het Bestuur. Elke deelregio draagt hiertoe een bestuurder voor die ook lid is van een bestuurlijk platform. Hierbij wordt gestreefd naar een evenredige verdeling over de platforms. Vanuit het platform Mobiliteit is het nodig dat een goede koppeling met de Vervoerregio geborgd wordt. De MRA-directie levert twee secretarissen voor het Bestuur. In het Bestuur wordt niet gewerkt met vervangers. Als een van de andere leden van het Bestuur vertrekt, dan vaardigt de betreffende deelregio een vervanger af, rekening houdende met bovenstaande aandachtspunten. Binnen het Bestuur worden portefeuilles verdeeld, onder meer voor governance en financiën. Het Bestuur komt minimaal eens per maand bij elkaar.

Proces agendavorming Bestuur De agenda voor de bijeenkomsten van het Bestuur komt als volgt tot stand. 1. De MRA-directie stelt een concept agenda op, en basseert deze op: o Formele agendapunten die noodzakelijk zijn vanuit de rol van het Bestuur (bijvoorbeeld in de vaststelling van documenten) o Afspraken uit voorgaande bijeenkomsten o Agendapunten die zijn aangedragen door een van de platforms of de Algemene Vergadering o Agendapunten die zijn geadviseerd door de Raadtafel o Agendapunten die zijn aangeleverd door een van de deelnemers 2. De ambtelijke secretarissen van het Bestuur bespreken de concept agenda met de voorzitter van het Bestuur, en passen al naar gelang de uitkomsten van dat gesprek de agenda aan 3. Tegelijk met het verzenden van de agenda en de bijbehorende bijlagen naar de leden van het Bestuur wordt de agenda ook gepubliceerd op de website en ter kennisname verzonden naar alle leden van de AV

Strawinskylaan 1779 (WTC, I-toren)

info@metropoolregioamsterdam.nl

1077 XX Amsterdam

www.metropoolregioamsterdam.nl

18

C.4 – Platforms en portefeuillehouderoverleggen De platforms en de portefeuillehoudersoverleggen (PHO’s) vormen het hart van de MRAsamenwerking. In de platforms en PHO’s vindt het inhoudelijke gesprek plaats en wordt zorggedragen voor de regionale afstemming op de verschillende onderwerpen. 









    



De bestuurlijke platforms zijn verantwoordelijk – door het maken van onderlinge afspraken - voor de uitvoering van de uitvoeringslijnen uit de MRA-Agenda en dragen zo bij aan de realisatie van MRA-doelstellingen. Ten behoeve van deze uitvoering van de MRA-Agenda stelt ieder platform jaarlijks een uitwerking van de MRA-Agenda en de meerjarenbegroting op (incl doelen/beoogde resultaten) Elke deelregio is in elk platform vertegenwoordigd met één bestuurder - beide provincies hebben elk éen gedeputeerde in ieder platform. De Vervoerregio Amsterdam heeft enkel zitting in het Platform Mobiliteit. Platforms kunnen zelf besluiten per deelregio meer bestuurders deel te laten nemen. De deelregio’s bepalen zelf welke wethouder zij afvaardigen naar een platform. Als een lid van een platform vertrekt, dan is het aan de deelregio om een andere bestuurder af te vaardigen naar het platform. Elk platform kiest een voorzitter en een vice-voorzitter via een transparante procedure. Over deze procedure maken zij zelf afspraken, die worden vastgelegd in een vergadering van het platform, en worden bijgevoegd als bijlage bij de samenwerkingsafspraken. De platforms komen minimaal vier keer per jaar bij elkaar. Onder een platform kan voor specifieke onderwerpen een PHO worden ingesteld. Het platform en het PHO maken afspraken over de onderlinge verhoudingen.

Ook een andere overlegvorm dan een PHO onder een platform is mogelijk, bijvoorbeeld met andere dan alleen bestuurlijke partners. De Algemene Vergadering kan op voorstel van het Bestuur besluiten om een bestuurlijk platform in te stellen of op te heffen. Platform overstijgende onderwerpen worden idealiter in één platform besproken (zwaartepunt principe). De integrale voorbereiding hiertoe is een taak van de directeurenoverleggen en de secretarissen van de betrokken platforms en/of PHO’s. De directie coördineert de agendering. De leden van de platforms zijn primair zelf verantwoordelijke voor de communicatie met de deelregio’s en hun raden en Staten. De agenda’s van de platforms en de verslagen met gemaakte afspraken worden op de MRA-website geplaatst.

Strawinskylaan 1779 (WTC, I-toren)

info@metropoolregioamsterdam.nl

1077 XX Amsterdam

www.metropoolregioamsterdam.nl

19

C.5 – MRA-directie Om de MRA-samenwerking tot een succes te maken is een krachtige MRA-directie essentieel. De kern van de MRA-directie is nodig om de MRA-samenwerking te laten functioneren en aan te jagen, en daaromheen is een flexibele schil nodig voor de inhoudelijke voortgang op de uitvoeringslijnen uit de MRA Agenda. De MRA-directie:  ondersteunt het bestuur, de platforms (en daaraan gekoppelde andere overleggen) en Algemene Vergadering in al hun werkzaamheden  draagt zorg voor een optimale betrokkenheid van raden en staten bij de MRA samenwerking en ondersteunt daartoe ondermeer de Raadtafel  voert de dagelijkse werkzaamheden uit voor de uitvoering van de MRA-Agenda  voert een actieve interne- en externe communicatie  beheert de MRA financiën en voert daartoe een deugdelijke administratie  signaleert en initieert thema’s die regionale afstemming vereisen, en faciliteert het maken van regionale afspraken hierover  stelt elke vier jaar een directieplan op, waarin zij inzichtelijk maakt welke inzet nodig is om enerzijds de MRA-samenwerking mogelijk te maken (de kern van de directie) en anderzijds de uitvoering van de MRA Agenda te bewerkstelligen (de flexibele schil).

Het bestuur komt op basis van dit plan met een voorstel aan de Algemene Vergadering voor hoe deze inzet beschikbaar te stellen  wordt gevormd door medewerkers die vanuit de MRA-partijen (op basis verdeelsleutel op deelregio-niveau) ‘om-niet’ ter beschikking worden gesteld. Indien geen inzet ‘om-niet’ geleverd kan worden, wordt dit door betreffende partijen gecompenseerd door een aanvullende financiële bijdrage.  ‘leent’ de rechtspersoonlijkheid van de gemeente Amsterdam, omdat de MRAdirectie deze zelf niet heeft. Detacheringscontracten vanuit deelnemers naar de MRA verlopen daarom via de gemeente Amsterdam. Indien nieuwe medewerkers voor de MRA van buiten worden aangetrokken, komen zij in dienst bij de gemeente Amsterdam. Ook het aangaan van financiële verplichtingen door de MRA verloopt via de geleende rechtspersoonlijkheid van de gemeente Amsterdam.

Strawinskylaan 1779 (WTC, I-toren)

info@metropoolregioamsterdam.nl

1077 XX Amsterdam

www.metropoolregioamsterdam.nl

20

C.6 - Financiering Om de ambities voor de MRA-samenwerking te kunnen realiseren, is financiële en ambtelijke inzet nodig vanuit de deelnemers van de MRA. Over de benodigde inzet maken we de volgende afspraken: 





 





Iedere gemeente en provincie levert jaarlijks een financiële basisbijdrage voor de financiering van de samenwerking. De algemene kostenverdeelsleutel is naar rato van het inwonertal van de deelnemende gemeenten, op basis van de CBS-cijfers van 1 januari van het voorgaande jaar. De provincies Noord-Holland en Flevoland dragen als basisbijdrage evenveel bij als de grootste gemeente uit hun provincie. De hoogte van de bijdrage per inwoner wordt telkens voor vier jaar vastgesteld in een meerjarenbegroting, gelijktijdig bij het vaststellen van de nieuwe MRA Agenda. Er wordt daarbij jaarlijks rekening gehouden met een indexatie van de bijdrage per inwoner, die maximaal gelijk is aan de gemiddelde inflatie over de afgelopen vier jaar. Indien het bestuur tot de conclusie komt dat een tussentijdse wijziging van de bijdrage nodig is, moet een wijziging van de meerjarenbegroting plaatsvinden. Hiervoor wordt dezelfde procedure doorlopen als voor het opstellen en vaststellen van de meerjarenbegroting (zie de werkafspraken in deel 2) Voor afspraken over en een overzicht van de Planning & Control-cyclus wordt verwezen naar paragrafen 2.1 tot en met 2.4 Verrekening van overschotten of tekorten over jaarbegrotingen vinden plaats na vier jaar, na afloop van de meerjarenbegroting en de termijn van de MRA Agenda.

Na vier jaar zal het bestuur een voorstel voorleggen aan de Algemene Vergadering over wat te doen met het dan geldende overschot, of hoe het dan geldende tekort te financieren. Deelnemers kunnen aanvullend op de vastgestelde MRA-opgaven besluiten om op vrijwillige basis in coalitions of the willing andere regionale programma’s en/of projecten te initiëren. Deze programma’s of projecten vragen van de betrokken deelnemers dan om een aanvullende financiering en afspraken over het leveren van bestuurlijke en ambtelijke inzet. Voor de benodigde inzet voor de MRA-directie en flexibele schil zijn afspraken opgenomen in de paragrafen over deelregionale samenwerking en de MRA-directie

Strawinskylaan 1779 (WTC, I-toren)

info@metropoolregioamsterdam.nl

1077 XX Amsterdam

www.metropoolregioamsterdam.nl

21

D. Lijst van deelnemers Gemeenten: Overige deelnemers: Aalsmeer Provincie Flevoland Almere Provincie Noord-Holland Amstelveen Vervoerregio Amsterdam Amsterdam Beemster (tot 2022, daarna onderdeel van Purmerend) Beverwijk Blaricum Bloemendaal Diemen Edam-Volendam Gooise Meren Haarlem Haarlemmermeer Heemskerk Heemstede Hilversum Huizen Landsmeer Laren Lelystad Oostzaan Ouder-Amstel Purmerend Uitgeest Uithoorn Velsen Waterland Weesp (tot 2022, daarna onderdeel van Amsterdam) Wijdemeren Wormerland Zaanstad Zandvoort

Strawinskylaan 1779 (WTC, I-toren)

info@metropoolregioamsterdam.nl

1077 XX Amsterdam

www.metropoolregioamsterdam.nl

22

DEEL 2 WERKAFSPRAKEN

Strawinskylaan 1779 (WTC, I-toren)

info@metropoolregioamsterdam.nl

1077 XX Amsterdam

www.metropoolregioamsterdam.nl

23

2.1 Zo werkt de MRA De MRA is een bestuurlijke samenwerking vanuit de inhoud. Deze inhoud leggen we elke vier jaar vast in een MRA Agenda, waarin voor verschillende uitvoeringslijnen doelen en activiteiten zijn opgenomen. Daarnaast stellen we jaarlijks voor het gesprek met raden en Staten een Voortgangsnota en een Termijnagenda op. Voor de bestuurlijke grip op de uitvoering werken we elk jaar de MRA Agenda en de meerjarenbegroting uit, en stellen we een lobby agenda op. Over welke gremia hier een rol in spelen zijn afspraken opgenomen in deel 1 van de samenwerkingsafspraken (C - de structuur van de MRA). De manier waarop we met elkaar samenwerken hebben we vastgelegd in samenwerkingsafspraken, die we elke vier jaar evalueren en waar nodig bijstellen. In dit hoofdstuk zijn afspraken opgenomen over de hier genoemde vierjaarlijkse (zie afbeelding hieronder) en jaarlijkse (zie afbeelding op de volgende pagina) documenten, met daarbij verwijzingen naar de uitgewerkte procedures in de andere paragrafen.

Strawinskylaan 1779 (WTC, I-toren)

info@metropoolregioamsterdam.nl

1077 XX Amsterdam

www.metropoolregioamsterdam.nl

24

Voorleggen aan raden en Staten

Dec (2021) Jan

Bestuurlijke grip op de uitvoering

Feb Mrt Apr

Voortgangsnota

Verantwoording / Jaarverslag 2021

Mei Jun

Jul Aug Sept Okt Nov

Termijnagenda

Dec

Jaarlijkse uitwerking MRA-Agenda en Meerjarenbegroting 2023

Jan (2023)

Kerndocumenten die een vierjaarlijkse cyclus hebben: - MRA Agenda, met als onderdeel daarvan een Investeringsagenda - Een meerjarenbegroting (inclusief gevraagde bijdrage per inwoner) - Samenwerkingsafspraken Kerndocumenten die een jaarlijkse cyclus hebben: - Voortgangsnota - Termijnagenda - Jaarlijkse uitwerking van de MRA Agenda en de meerjarenbegroting - Lobby agenda

Strawinskylaan 1779 (WTC, I-toren)

info@metropoolregioamsterdam.nl

1077 XX Amsterdam

www.metropoolregioamsterdam.nl

25

De MRA Agenda, de meerjarenbegroting en de samenwerkingsafspraken vormen de kaders voor de MRA Samenwerking. Deze worden daarom pas vastgesteld na raadpleging van raden en Staten. Jaarlijks krijgen de raden en Staten bovendien de mogelijkheid bij te sturen via bespreking van de Voortgangsnota en de Termijnagenda. Alle bevoegdheden en kaderstellende taken blijven op deze wijze bij de raden en staten. Om grip te houden op de uitvoering wordt voor het bestuur en de platforms jaarlijks een uitwerking gemaakt van de MRA Agenda en de meerjarenbegroting, en wordt een lobby agenda opgesteld. Voor elk van deze documenten zijn in de volgende paragrafen werkafspraken geformuleerd. 2.2 

 



Vierjaarlijkse cyclus: MRA Agenda (inclusief meerjarenbegroting) Elke vier jaar wordt een nieuwe MRA Agenda vastgesteld. Deze MRA Agenda bestaat uit: o de eigenlijke MRA Agenda, waarin de inhoud van de MRA-samenwerking meerjarig wordt vastgelegd o de MRA-Investeringsagenda, waarin de benodigde investeringen om de inhoud van de MRA Agenda te realiseren zijn opgenomen o een meerjaren begroting voor de MRA-samenwerking, waarin onder andere is opgenomen welke bijdrage per inwoner voor de komende vier jaar nodig is De MRA Agenda wordt opgesteld binnen de kaders van de centrale ambitie en de doelstellingen die in de samenwerkingsafspraken zijn vastgelegd. De platforms zijn bestuurlijk primair verantwoordelijk voor de uitvoering van de uitvoeringslijnen uit de MRA Agenda. Het bestuur ziet toe op het maken van de juiste integrale afwegingen en de realisatie van de centrale doelstellingen uit de samenwerkingsafspraken. De MRA-directie is ambtelijk opdrachtnemer en primair verantwoorlijk voor de coördinatie van de uitvoering van de MRA Agenda.

Proces voor het opstellen of wijzigen van de MRA Agenda: Het opstellen of wijzigen van de MRA Agenda is een groot en interactief proces, wat telkens op een andere wijze wordt vormgegeven. Er zijn wel een aantal algemene procestappen te noemen die telkens (in min of meer deze vorm) terugkeren: 1) De AV geeft elke vier jaar opdracht voor het opstellen van een nieuwe MRA Agenda, of tussentijds wijzigen van de lopende MRA Agenda. Het bestuur is opdrachtnemer, en werkt hiertoe nauw samen met de platforms 2) De MRA-directie levert een projectleider en ondersteuning om het proces te trekken. Deelnemers leveren inzet voor in het projectteam 3) Aan het begin wordt gezamenlijk een procesnotitie opgesteld, waarin het te doorlopen proces voor de nieuwe MRA Agenda gezamenlijk wordt vastgesteld. Hiertoe hanteren we de procedure uit paragraaf 2.8

Strawinskylaan 1779 (WTC, I-toren)

info@metropoolregioamsterdam.nl

1077 XX Amsterdam

www.metropoolregioamsterdam.nl

26

4) Aan de basis van de inhoud ligt ook een evaluatie van de (inhoud en de geboekte resultaten van de) lopende agenda. Het bestuur is hiervoor verantwoordelijk, maar betrekt hier de Platforms, de college’s en de raden en staten bij 5) Op basis van de evaluatie wordt een inhoudelijk startdocument opgesteld, met daarin de hoofdlijnen/ bestuurlijke opdrachten die verder uitwerkt gaan worden in uitvoeringslijnen 6) Elke jaar voordat een nieuwe MRA Agenda wordt opgesteld worden vanuit de samenwerkingsafspraken ook de centrale ambitie en drie doelstellingen herijkt: ook dit vormt input voor het inhoudelijke kader uit het startdocument 7) Op basis van het inhoudelijke startdocument wordt in een interactief proces met alle deelnemers, andere overheden en partners uit de triple helix gewerkt aan een concept document (al dan niet in meerdere ronden en versies) 8) Het concept document wordt vervolgens in twee ronden met raden en Staten (zie procedure ‘vaststellen met wensen en opvattingen raden & Staten’ in paragraaf 2.7) vastgesteld Bij het opstellen van de MRA Agenda wordt ook een meerjarenbegroting opgesteld: 1) Op basis van de concept MRA Agenda maakt het bestuur een meerjarenbegroting voor de uitvoering van de MRA Agenda 2) Hiertoe raadplegen zij ook de platforms, en de AV (via de procedure ‘vaststellen in bestuur / AV’, zie paragraaf 2.8)

Proces voor het vaststellen van de (nieuwe of gewijzigde) MRA Agenda (inclusief meerjarenbegroting en investeringsagenda):  Voor het vaststellen van de MRA Agenda wordt de procedure ‘vaststellen met wensen en opvattingen raden & Staten’ in paragraaf 2.7 tweemaal doorlopen: de eerste keer om wensen en opvattingen op te halen voor het concept document, en de tweede keer om het definitieve concept vast te stellen.  Naast vaststelling in de Algemene Vergadering worden de deelnemers ook aangemoedigd de MRA Agenda te laten bekrachtigen in het eigen college of DB en in de eigen raad, regioraad of Staten. 2.3 



Vierjaarlijkse cyclus: Samenwerkingsafspraken Eens in de vier jaar worden de samenwerkingsafspraken geëvalueerd, en waarnodig bijgesteld. In de samenwerkingsafspraken zijn afspraken opgenomen over hoe de MRA-samenwerking en de onderdelen daarvan werken, en wie waar voor verantwoordelijk is. Daarnaast zijn er ook drie centrale inhoudelijke ambities/ doelstellingen in opgenomen. Deze vormen een inhoudelijk kader voor de MRA Agenda.

Strawinskylaan 1779 (WTC, I-toren)

info@metropoolregioamsterdam.nl

1077 XX Amsterdam

www.metropoolregioamsterdam.nl

27





Het doel van de samenwerkingsafpsraken is om helderheid te scheppen over de wijze waarop we met elkaar samenwerken (kaders stellen, transparantie, verwachtingenmanagement) De looptijd van de samenwerkingsafspraken is vier jaar, en start halverwege de vierjarige looptijd van de MRA Agenda. Zie ook het schema in paragraaf 2.1

Proces voor het opstellen en evalueren van de samenwerkingsafspraken: 1) Elke vier jaar worden de samenwerkingsafspraken geevalueerd en waar nodig bijgesteld. 2) De Algemene Vergadering is hier opdrachtgever, het bestuur opdrachtnemer. De MRA Raadtafel adviseert over het te doorlopen proces 3) Voor aanvang van de evaluatie stelt het bestuur een procesnotitie op, die via de procedure ‘vaststellen met wensen en opvattingen raden & Staten’ in paragraaf 2.7 ook getoetst wordt bij de Raadtafel en de raden en Staten 4) Nadat de procesnotitie is vastgesteld in de AV wordt conform het vastgestelde proces een evaluatie uitgevoerd. De resultaten hiervan worden besproken in de AV, waarna afspraken worden gemaakt voor kaders voor de nieuwe samenwerkingsafspraken 5) Op basis daarvan schrijft het bestuur nieuwe samenwerkingsafspraken: hiervoor wordt een interactief proces ingericht met input vanuit alle deelnemers, hun raden en Staten, de platforms en indien wenselijk onze partners uit de triple helix. 6) Het concept document wat daaruit volgt gaat vervolgens in twee rondes naar raden en Staten ter vaststelling.

Proces voor het vaststellen van de (nieuwe of gewijzigde) samenwerkingsafspraken:  Voor het vaststellen van de samenwerkingsafspraken wordt de procedure ‘vaststellen met wensen en opvattingen raden & Staten’ in paragraaf 2.7 tweemaal doorlopen: de eerste keer om wensen en opvattingen op te halen voor het concept document, en de tweede keer om het definitieve concept vast te stellen.  Naast vaststelling in de Algemene Vergadering worden de deelnemers ook aangemoedigd de samenwerkingsafspraken te laten bekrachtigen in het eigen college of DB en in de eigen gemeenteraad, regioraad of Provinciale Staten. 2.4

Jaarlijkse cyclus: input vanuit raden en Staten (Voortgangsnota en Termijnagenda) Draagvlak bij raads- en Statenleden is essentieel voor het functioneren van de MRA. Voor dit draagvlak is het van belang dat in de raden en Staten het goede gesprek wordt gevoerd. Een gesprek over de toegevoegde waarde van de regionale samenwerking, over wat de regionale samenwerking kan betekenen voor een gemeente of provincie, maar ook over wat een

Strawinskylaan 1779 (WTC, I-toren)

info@metropoolregioamsterdam.nl

1077 XX Amsterdam

www.metropoolregioamsterdam.nl

28

gemeente of provincie kan betekenen voor de regionale samenwerking. Welke ambities willen we realiseren, hoe verhouden lokale of provinciale ambities zich tot regionale ambities, en wat is ervoor nodig om die ambities waar te maken. Om dit gesprek te faciliteren willen we als MRA elk jaar in het voorjaar een Voortgangsnota opstellen, en in het najaar een Termijnagenda. Deze kunnen dan benut worden in het gesprek in raden en Staten, om zo het draagvlak te vergroten, en input te genereren voor de activiteiten die in MRA verband worden uitgevoerd. Hierover maken we de volgende afspraken. Voortgangsnota:  Elk jaar stellen we een Voortgangsnota op, die we in het voorjaar verzenden naar alle deelnemers. Deze nota bestaat in ieder geval uit: o Een overzicht (op hoofdlijnen) van uitgevoerde activiteiten en behaalde resultaten o Een overzicht (op hoofdlijnen) van de realisatie van de begroting o Een aantal concrete bespreekpunten naar aanleiding van de resultaten over afgelopen jaar en het vastgestelde werkplan voor het lopende jaar, als input voor de uitvoering in het lopende jaar.  Na het gesprek over de Voortgangsnota in raden en Staten halen we vanuit de deelnemers op voor komend jaar welke veranderingen/ aanscherpingen/ aandachtspunten zij graag zouden zien ten opzichte van vorig jaar.

Dit vormt input voor enerzijds de aansturing van de uitvoering van dit jaar, en anderzijds het werkplan voor volgend jaar Proces voor het opstellen van de Voortgangsnota:  Het bestuur stelt met behulp van input vanuit de platforms een Voortgangsnota op, en raadpleegt hierbij de AV (zie de procedure ‘vaststellen in bestuur / AV’ in paragraaf 2.8)  De Raadtafel kan gevraagd of ongevraagd adviseren over het verdere proces Proces voor het vaststellen van de Voortgangsnota:  Voor het vaststellen van de Voortgangsnota wordt de procedure ‘vaststellen met wensen en opvattingen raden & Staten’ in paragraaf 2.7 doorlopen.  Op basis van de Voortgangsnota wordt ook de gevraagde bijdrage per inwoner herbevestigd, zodat gemeenten deze kunnen vastleggen in hun begroting voor volgend jaar.

Strawinskylaan 1779 (WTC, I-toren)

info@metropoolregioamsterdam.nl

1077 XX Amsterdam

www.metropoolregioamsterdam.nl

29

Termijnagenda:  Elk jaar stellen we een Termijnagenda op, die we in het najaar verzenden naar alle deelnemers. Deze Termijnagenda bestaat in ieder geval uit o Op hoofdlijnen de belangrijkste activiteiten en te verwachten resultaten voor het komende jaar (afgeleid de jaarlijkse uitwerking van de MRA Agenda en de meerjarenbegroting) o Per uitvoeringslijn (indien van toepassing) de bestuurlijke bespreekpunten o Een overzicht van wanneer welk onderwerp (indien van toepassing) naar raden en staten zal gaan, en vanuit welke rol/met welk doel o Een overzicht van de deelregionale informatiebijeenkomsten die komend jaar periodiek voor raden & Staten georganiseerd zullen worden, met daarbij de beoogde onderwerpen Proces voor het opstellen van de Termijnagenda:  Het bestuur stelt met behulp van input vanuit de platforms een Termijnagenda op, en raadpleegt hierbij de AV (zie de procedure ‘vaststellen in bestuur / AV’ in paragraaf 2.8)  De Raadtafel kan gevraagd of ongevraagd adviseren over het verdere proces Proces voor het vaststellen van de Termijnagenda:  Voor het vaststellen van de Termijnagenda wordt de procedure ‘vaststellen met wensen en opvattingen raden & Staten’ in paragraaf 2.7 doorlopen.

2.5 Jaarlijkse cyclus: bestuurlijke grip op de uitvoering Naast de MRA Agenda en de jaarlijkse documenten van de Voortgangsnota en Termijnagenda zijn ook concrete plannen nodig die bestuurders die actief zijn in de MRA meer grip geven op de uitvoering van de MRA Agenda. Hiertoe maken we een jaarlijkse uitwerking van de MRA Agenda en de meerjarenbegroting. Dit document wordt opgesteld met input vanuit de platforms, vastgesteld in het bestuur, en bekrachtigd in de Algemene Vergadering. Ook wordt er jaarlijks een lobby agenda opgesteld. Over de lobby agenda staan werkafspraken opgenomen in paragraaf 1.6. Jaarlijkse uitwerking van de MRA Agenda en meerjarenbegroting:  De jaarlijkse uitwerking van de MRA Agenda omvat een gedetailleerd overzicht van hetgeen komend jaar aan acties gaat worden uitgevoerd voor de uitvoeringslijnen voor de MRA Agenda, en welke resultaten daarbij worden verwacht

Strawinskylaan 1779 (WTC, I-toren)

info@metropoolregioamsterdam.nl

1077 XX Amsterdam

www.metropoolregioamsterdam.nl

30



 

 

Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen zaken die vragen om een bestuurlijk gesprek (met daarbij dan ook de bespreekpunten benoemd) en zaken die gewoon uitgevoerd kunnen worden (ambtelijk, of onder aansturing van de bestuurlijk trekker) Er wordt daarbij een duidelijke relatie gelegd tussen de uitvoeringslijnen van de MRA Agenda, en de overkoepelende ambities De jaarlijkse uitwerking van de meerjarenbegroting is een begroting op hoofdlijnen, met daarin enkele algemene posten en daarnaast een benodigd bedrag per uitvoeringslijn. Het proces voor het opstellen en vaststellen van de jaarlijkse uitwerking van de MRA Agenda en de meerjarenbegroting is opgenomen in bijlage 2 en 4. Het bestuur is bestuurlijk verantwoordelijk voor de uitvoering. De MRA-directie is ambtelijk opdrachtnemer en coordineert de uitvoering.

Proces voor het opstellen van de jaarlijkse uitwerking van de MRA Agenda en de meerjarenbegroting:  Voor het opstellen van de jaarlijkse uitwerking van de MRA Agenda en de meerjarenbegroting wordt de procedure ‘vaststellen in bestuur / AV’ uit paragraaf 2.8 gebruikt Proces voor het vaststellen van de jaarlijkse uitwerking van de MRA Agenda en de meerjarenbegroting:  Voor het vaststellen van de jaarlijkse uitwerking van de MRA Agenda en de meerjarenbegroting wordt de procedure ‘vaststellen in bestuur / AV’ uit paragraaf 2.8 gebruikt 2.6 Externe rol van de MRA Naast de interne rol van de MRA-samenwerking heeft de MRA ook nadrukkelijk een externe rol. Primair in de lobby richting Den Haag en Europa, maar bijvoorbeeld ook in de gezamenlijke profilering richting bedrijven en bewoners die zich hier potentieel willen vestigen, en richting zakelijke en leisure bezoekers die een bezoek aan de MRA overwegen. Over de externe rol van de MRA maken we de volgende afspraken:  De MRA kent een proactieve Public Affairs- en lobbyaanpak richting Rijk, Europa en samenwerkingsverbanden waarbij de drie MRA ambities centraal staan.

Elk jaar stelt het bestuur in afstemming met de platforms hiertoe een lobby agenda op voor de MRA  De activiteiten op het gebied van public affairs en lobby leveren een bijdrage aan belangenbehartiging, kennisdeling, beïnvloeding rondom- en financiering van de uitvoeringslijnen uit de MRA Agenda.

Strawinskylaan 1779 (WTC, I-toren)

info@metropoolregioamsterdam.nl

1077 XX Amsterdam

www.metropoolregioamsterdam.nl

31



 









De lobby agenda bestaat uit de speerpunten van de drie platforms aangevuld met algemene boodschappen en activiteiten die het profiel van de MRA in Den Haag, Europa en internationaal versterken. Daarnaast bevat de lobby agenda ook een overzicht van de benodigde ambtelijke en bestuurlijke capaciteit. Het staat elke deelnemer vrij om in MRA verband in de lobby op te trekken. Zogenoemde ‘coalitions of the willing’ kunnen, na instemming van het bestuur en binnen de kaders van de lobby agenda, uit naam van de MRA spreken. De lobby agenda valt onder beheer van het bestuur. Andere bestuurders uit het MRAnetwerk kunnen ook activiteiten uitvoeren voor de lobby agenda. De MRA-directeur is ambtelijk opdrachtnemer voor de uitvoering. Voor de uitvoering van de lobby agenda stellen de deelnemers specialisten op het gebied van public affairs ter beschikking. In de praktijk beschikken de provincies en de grotere gemeenten binnen de MRA over deze specialisten. Inhoudelijke activiteiten die raken aan de externe profilering of positionering van de MRA (bijvoorbeeld activiteiten die betrekking hebben op het aantrekken van bedrijven, bewoners of bezoekers) worden primair afgestemd in het platform dat de bijbehorende uitvoeringslijn onder zijn hoede heeft. Indien nodig vindt nadere (platform overstijgende) afstemming plaats in het bestuur.

Als MRA leren we ook van andere (inter)nationale stedelijke regio’s: we stellen ons daarom op als actief partner in (inter)nationale netwerken van regio’s. Dit stelt ons ook in staat om gezamenlijk met andere regio’s op te trekken in subsidie aanvragen in Europa.

Proces voor het opstellen van lobby agenda:  Op basis van input vanuit onder meer de programmamanagers van de uitvoeringslijnen en de lobbyisten van de MRA-deelnemers wordt een eerste overzicht van de lobby-prioriteiten opgesteld  Dit overzicht wordt besproken in de bestuurlijke overleggen van de platforms: hier wordt focus aangebracht  Uit het eerste overzicht en de door de platforms aangebrachte focus daarin wordt een eerste lobby agenda opgesteld. Hiervoor worden de prioriteiten bij elkaar gebracht, en in samenhang met elkaar verbonden.  Daarnaast wordt een overzicht gemaakt van activiteiten die nodig zijn ter algemene profileering van de MRA.

Strawinskylaan 1779 (WTC, I-toren)

info@metropoolregioamsterdam.nl

1077 XX Amsterdam

www.metropoolregioamsterdam.nl

32

Proces voor het vaststellen van lobby agenda:  Voor het vaststellen van de jaarlijkse uitwerking van de MRA Agenda en de meerjarenbegroting wordt de procedure ‘vaststellen in bestuur / AV’ uit paragraaf 2.8 uit doorlopen. De lobby agenda wordt vastgesteld in het Bestuur, en ter kennisname naar de AV verzonden. 2.7 Procedure ‘vaststellen met wensen en opvattingen raden & Staten’

Stappen in het algemeen: 1) Het Bestuur stelt een concept document vast, en verzend deze (drie weken voor de vergadering) naar de AV en de Raadtafel. Het conceptdocument wordt als ‘ter kennisname document óp de MRA-website geplaatst 2) Een week voor de vergadering van de AV komt de Raadtafel bij elkaar; deze komt indien wenselijk met een advies, dat wordt nagezonden naar de AV 3) De AV stelt het document vast, en geeft opdracht deze versie te verzenden naar raden en Staten, met het verzoek het document lokaal of provinciaal te bespreken, en wensen en opvattingen mee te geven aan hun AV lid, ter bespreking in de volgende AV. Reactie termijn hiervoor is 8 weken. 4) De wensen en opvattingen worden via het lid van de AV ingebracht in de Algemene Vergadering. 5) Op basis van bespreking in de AV komen zij met een advies aan het Bestuur, over wat te wijzigen aan het document/ de uitvoering van het document 6) Het Bestuur komt met een reactie naar de AV en de deelnemers over wat zij voornemens zijn te doen met het advies en hoe ze dit gaan doen. 7) De Algemene Vergadering stelt het uiteindelijke document met de wijzigingen van het Bestuur vast

Strawinskylaan 1779 (WTC, I-toren)

info@metropoolregioamsterdam.nl

1077 XX Amsterdam

www.metropoolregioamsterdam.nl

33

Dit proces is bijvoorbeeld van toepassing op de jaarlijkse vaststelling van de Voortgangsnota en de Termijnagenda. Hieronder is dit proces ter illustratie in de tijd uitgewerkt: Voortgangsnota (in elk voorjaar):  Begin februari: het bestuur stelt de concept Voortgangsnota vast, herbevestigd daarbij tevens de benodigde bijdrage per inwoner voor het volgende jaar (of komt met een beargumenteerd voorstel om deze aan te passen) en verzend de Voortgangsnota (drie weken voor de vergadering) naar de AV en de Raadtafel. Het conceptdocument wordt als ‘ter kennisname document óp de MRA-website geplaatst.  Eind februari/ begin maart: Een week voor de AV komt de Raadtafel bij elkaar, en komt indien wenselijk met een advies, dat nagezonden wordt naar de AV  Begin maart: De AV stelt de concept-Voortgangsnota vast, en geeft opdracht om dit al dan niet gewijzigde concept naar de raden en Staten te verzenden, met daarbij het verzoek om de gevraagde bijdrage per inwoner in de eigen begroting op te nemen.

Ook doen zij daarbij het verzoek om de Voortgangsnota te bespreken, en wensen en opvattingen aan hun eigen AV lid mee te geven ter bespreking in de volgende AV  Begin mei: De AV komt bij elkaar en bespreekt daar de input die de deelnemers hebben voor de Voortgangsnota, en welke punten daarvan meegegeven moeten worden aan het bestuur voor de uitvoering in het lopende jaar en welke punten aandacht moeten krijgen in de uitvoering voor volgend jaar.  Eind mei: het bestuur komt met een reactie op het verzoek van de AV, waarmee zij inzichtelijk maken wat ze voornemens zijn te gaan doen met de ingekomen input. Deze reactie wordt ook gedeeld met alle MRA-deelnemers. Termijnagenda (in elk najaar):  Eind september: het bestuur stelt de concept Termijnagenda vast en verzend de Termijnagenda (drie weken voor de vergadering) naar de AV en de Raadtafel. Het conceptdocument wordt als ‘ter kennisname document óp de MRA-website geplaatst.  Eerste helft oktober: Een week voor de AV komt de Raadtafel bij elkaar, en komt indien wenselijk met een advies, dat nagezonden wordt naar de AV  Tweede helft oktober: De AV stelt de concept Termijnagenda vast, en geeft opdracht om deze al dan niet gewijzigde versie naar de raden en de Staten te verzenden, met daarbij het verzoek om de Termijnagenda te bespreken, en wensen en opvattingen aan hun eigen AV lid mee te geven ter bespreking in de volgende AV