Raadsvoorstel inzake ontwerp Gemeenschappelijke regeling Parkstad-IT

Onderwerp: De raad voor te stellen: Bij wijze van zienswijze in te stemmen met het ontwerp Gemeenschappelijke regeling Parkstad-IT. Vergaderdatum:

23 april 2024

Registratienr:

Z/22/171974 359358

Portefeuillehouder:

E. Geurts

Steller:

Oever, Martin van den

Aan de Raad Bij wijze van zienswijze in te stemmen met het ontwerp Gemeenschappelijke regeling Parkstad-IT.

Inleiding: Aankondiging vragen om uw zienswijze In april 2023 en in december 2023 heeft u raadsinformatiebrieven ontvangen over de verdere verzelfstandiging van Parkstad-IT. In deze raadsinformatiebrieven is al aangekondigd dat we in januari 2024 u zouden vragen om uw zienswijze te geven op deze verdere verzelfstandiging van Parkstad-IT. Voor de volledigheid hieronder de drie hoofdstappen welke op basis van de Wgr in de komende periode worden doorlopen: - Stap 1: Zienswijze gemeenteraad op ontwerp (dit voorstel) Het wijzigen van de regeling is bij uitstek het moment waarop de deelnemers hun opvattingen kunnen geven over de overdracht van taken (en het mandaat van bevoegdheden) aan een bestuur dat op afstand staat van het lokale bestuur. Om de gemeenteraden een meer sturende positie te geven bij het wijzigen van een regeling tussen colleges worden de gemeenteraden op grond van artikel 1 lid 3 van de Wgr gevraagd hun zienswijzen naar voren te brengen op de ontwerpregeling. Na verkregen zienswijzen van de gemeenteraden nemen de colleges pas de vervolgstappen. - Stap 2: Toestemming gemeenteraad bij omzetting (april 2024) Bij de definitieve omzetting naar de nieuwe (gewijzigde) gemeenschappelijke regeling zullen de colleges hun gemeenteraden om toestemming vragen op grond van artikel 1 lid 4 van de Wgr.

Medio april 2024 zal het college een voorgenomen besluit nemen en een toestemmingsverzoek doen bij de gemeenteraad. - Stap 3: Bekendmaking (juni 2024) Nadat alle colleges besloten hebben, moet de gemeenschappelijke regeling zelf bekendgemaakt worden in het Gemeenteblad van de plaats van vestiging, in dit geval via de gemeente Heerlen. De gewijzigde regeling kan niet in werking treden voordat deze laatste bekendmaking heeft plaatsgevonden. Overigens dienen alle deelnemende colleges op basis van de Algemene Wet Bestuursrecht (Awb) het besluit tot wijzigen van de regeling ook zelf bekend te maken voorafgaande aan de inwerkingtredingsdatum.

1

Parkstad-IT Gemeenten werken om allerlei redenen met elkaar samen. Omdat ze gemeenschappelijke opgaven hebben, om meer kennis en kunde te kunnen delen en soms ook om er samen financieel beter van te worden. Samenwerking versterkt de bestuurskracht van de gemeenten. Zo ook in Parkstad voor de samenwerking op het IT-vlak. Wij werken al geruime tijd samen in de centrumregeling Parkstad-IT. Echter, de huidige centrumregeling, ooit opgezet als tijdelijk construct, voldoet niet aan de Aanbestedingswet. Volgens deze wet mogen de huidige nietcentrumgemeenten (zijnde alle deelnemers met uitzondering van de gemeente Heerlen) hun opdracht niet één-op-één gunnen aan Parkstad-IT. Ook voldoet de huidige regeling niet aan de recente wijzigingen in de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). Verder biedt het huidige construct te weinig mogelijkheden tot slagvaardig en klantgericht handelen en ervaart een aantal deelnemers momenteel weinig echte zeggenschap. Tot slot heeft de gemeente Heerlen een ongewenste risicopositie ten aanzien van de andere deelnemers (de gemeente Heerlen is en blijft in het huidige construct eindverantwoordelijk voor de centrumregeling Parkstad-IT). Diverse verbeteringen op het gebied van bijvoorbeeld de samenwerking zijn reeds ingezet; ook worden de gemaakte kosten vollediger doorbelast en eerlijker verdeeld (volgens het principe de gebruiker betaalt).

Maar deze verbeteringen lossen niet alles op, en niet alle gewenste en noodzakelijke verbeteringen zijn mogelijk in een centrumregeling. Dit maakt een verdere verzelfstandiging en daarmee wijziging van de bestaande regeling van Parkstad-IT nodig. Daarenboven realiseren de deelnemers zich dat in de huidige maar zeker ook in de toekomstige tijd IT aan de basis staat van alle (bedrijfsvoerings)processen, en dat een kloppende informatiehuishouding de kern is van de bedrijfsvoering. Voor het op orde hebben en houden van de eigen informatiehuishouding is iedere deelnemer afzonderlijk verantwoordelijk. En voor het op orde hebben en houden van de technische automatisering en basis IT-taken werken de deelnemers meer en meer samen via Parkstad-IT. Om onder andere deskundigheid te vergroten, risico’s te verkleinen en kosten te verlagen, hebben de deelnemers ook aangegeven in te willen zetten op verdere samenwerking op het gebied van IT-architectuur. Verder verzelfstandiging per 1 juli 2024 Streven is om per 1 juli 2024 de huidige centrumregeling Parkstad-IT om te zetten in een volwaardige gemeenschappelijke regeling in de vorm van een openbaar lichaam. Gezien de ambitie zal de naam van de regeling voor 1 juli 2024 nog wijzigen, tot die tijd hanteren wij de Parkstad-IT.

In voorbereiding op deze verdere verzelfstandiging is een strategisch adviesrapport inzake Toekomst Parkstad-IT door Berenschot opgeleverd. Hierop voortbordurend is een bedrijfsplan opgesteld, waarbij als stip op de horizon was meegegeven een verhoogde ambitie op het gebied van IT-samenwerking en IT-centralisatie, plus een verdere verzelfstandiging van Parkstad-IT. Naast het bedrijfsplan is op basis van het strategisch advies ook gewerkt aan een concept Ontwerp GR-tekst. Al deze stukken zijn opgenomen als bijlagen. Voor de volledigheid: Het deel van de Wgr dat rechten geeft aan volksvertegenwoordigers is per 1 juli 2022 ingegaan. 2

Voor het andere deel (verplichtingen om bestaande gemeenschappelijke regelingen in lijn met de nieuwe wetgeving aan te passen) geeft de Wgr een implementatieperiode van twee jaar en treedt dus in werking per 1 juli 2024. Procedure verdere verzelfstandiging De Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) bepaalt dat gemeenteraden en algemeen besturen van deelnemers hun zienswijze op de ontwerpregeling kunnen geven binnen acht weken na ontvangst van het ontwerp. Aan welke global goals draagt dit voorstel bij? N.v.t. Argumenten: 1. Een volwaardige IT-organisatie die opereert voor en verantwoording aflegt aan alle deelnemers. Het is onwenselijk om het college en de directie van de gemeente Heerlen zowel inhoudelijk als financieel verantwoordelijk te houden voor alle zaken die Parkstad-IT aangaan. Door te kiezen voor een volwaardige gemeenschappelijke regeling ontstaat er een eigenstandige organisatie die onder verantwoordelijkheid van alle deelnemers en hun bestuurders opereert en daarover ook verantwoording aflegt. 2. Parkstad-IT ontzorgt haar deelnemers, waarborgt de continuïteit, bedrijfszekerheid en innovatiekracht van de IT-dienstverlening. Parkstad-IT is de IT-service provider voor overheden in Zuid-Limburg.

Parkstad-IT is klantgericht en wendbaar, staat open voor nieuwe toetreders, werkt vanuit standaardisatie tenzij, zoekt de samenwerking op waar mogelijk en heeft een robuuste bedrijfsvoering. Kanttekeningen en risico’s: 1. Er zijn nog verplichtingen uit de bestaande centrumregeling De huidige centrumregeling Parkstad-IT wijzigt in de voorliggende regeling. Hierbij is sprake van overgang van onderneming. Bij de overgang van onderneming is sprake van overgang van alle personeelsleden inclusief alle rechten en plichten voortvloeiend uit de arbeidsovereenkomsten. Bij overgang van onderneming is in basis ook sprake van overgang van alle rechten en plichten van leveranciers. Onderzocht en beoordeeld wordt welke verplichtingen hieruit voortvloeien. 2. Hogere kosten In de begroting 2024 (opgesteld maart 2023) van Parkstad-IT staat uitgewerkt wat de bijdrage van iedere deelnemer is aan de gr. Deze bijdrage is gebaseerd op het principe dat de gebruiker betaalt en dat de verrekening van de kosten plaatsvindt op basis van een PxQ model (prijs maal aantal). Uiteraard is de gehele begroting sober doch doelmatig ingestoken; geen onnodige budgetten claimen maar wel voldoende om de opgedragen taken uit te kunnen voeren. De resultaten van de Cao-onderhandeling 2024 zijn bekend, een loonsverhoging van 4,75%. In de begroting 2024 van Parkstad-IT is rekening gehouden met een stijging van 2,6%.

3

Ook is na samenstelling van de begroting 2024 van Parkstad-IT in de discussie over de verdere verzelfstandiging voorzien dat er extra transitiekosten zullen worden gemaakt. Deze bedragen over 2024 € 245.000. In de Begroting 2024 na verzelfstandiging (1-juli 2024 tot en met 31 december 2024) Parkstad-IT zullen deze extra kosten worden verwerkt, dan zal ook duidelijk zijn wat de bijdrage per deelnemer gaat worden. In het rapport van Berenschot is geadviseerd om wat betreft de (nieuwe) GR PIT uit te gaan van een bedrijfsvoeringsorganisatie (bvo). Het voordeel hiervan is o.a. dat er geen gelaagde structuur ontstaat van AB en DB en derhalve ook geen bestuurlijke drukte. De bvo de meest voor de hand liggende GR om de uitvoeringstaken van PIT uit te kunnen voeren. In het juristenoverleg werd dit onderschreven. In een bestuurlijk overleg werd echter aangegeven dat er ook gekeken zou moeten worden naar andere vormen van gemeenschappelijke regelingen. Dit is nader onderzocht en vervolgens is door een meerderheid van het bestuurlijk overleg gekozen voor het openbaar lichaam. Hoewel beide GR’en rechtspersoonlijkheid bezitten, is gekozen voor een openbaar lichaam als gemeenschappelijke regeling voor en door de deelnemers. De partijen die deelnemer zijn, zijn van mening dat het openbare, bestuurlijke proces het best gediend is met de oprichting van een openbaar lichaam.

Financiën: De bijdrage aan Parkstad-IT over 2024 is reeds meegenomen in de begroting. De wijziging in rechtsvorm van de samenwerking heeft in beginsel geen kostprijsverhogende gevolgen. In de begroting 2024 van Parkstad-IT is reeds rekening gehouden met extra kosten die horen bij de verdere verzelfstandiging. In het Transitieplan 2024 is uitgewerkt hoe op dit moment wordt gekeken naar de transitie van de huidige centrumregeling Parkstad-IT naar de nieuwe volwaardige GR Parkstad-IT. Dit op basis van het bedrijfsplan zoals in nauwe samenwerking met de deelnemers uitgewerkt. -

-

Op basis van dit transitieplan is in de Begroting 2024 (pagina 13) reeds rekening gehouden met twee extra ‘potjes’, te weten: Projectbudget – Verdere verzelfstandiging Parkstad-IT, € 100.000, periode 2024-2026, tbv Opheffen en verder verzelfstandigen (conform bedrijfsplan); Projectbudget – Transitie Parkstad-IT, € 150.000, periode 2024-2026, tbv Transitie naar de nieuwe strategische koers en het hierbij horende nieuwe denken en werken.

Uiteraard is de gehele begroting sober doch doelmatig ingestoken; geen onnodige budgetten claimen maar wel voldoende om de opgedragen taken uit te kunnen voeren. Daarnaast is in de Begroting 2024 (zie ook bijlage, pagina 12) ook de formatieuitbreiding (4 fte per 1-1-2024) opgenomen zoals uitgewerkt in het Bedrijfsplan. In de dialoog over de Begroting 2024 (zie ook bijlage, pagina 8) is op verzoek van de deelnemers nadrukkelijk gezocht naar kostenbesparing. Hierbij is gekozen om de formatie-uitbreiding per 1-1-2024 te beperken tot de concerncontroller; de overige functies zijn uitgesteld tot 1-1-2025. Dit omdat toen de startdatum van de verdere verzelfstandiging nog niet 100% duidelijk was. 4

De doorwerking van deze besluitvorming wordt in de nog op te stellen Begroting 2024 na verzelfstandiging (1-juli 2024 tot en met 31 december 2024) van Parkstad-IT verder verwerkt en uitgewerkt. Proces De systematiek is dat bij een gemeenschappelijke regeling de kaders en conceptbegroting in het voorjaar voorafgaand aan het begrotingsjaar wordt aangeboden aan de raden en algemeen besturen van de deelnemers, waarop deze hun zienswijzen kenbaar kunnen maken. Daarna stelt het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling hun begroting vast. Verdeling kosten tussen deelnemers In de begroting 2024 van Parkstad-IT is gewerkt met een verrekenmodel. In dit model worden per pijler afspraken gemaakt over hoe kosten worden doorbelast (verdeelsleutels). De resultante van het verrekenmodel is dat er kostprijzen zijn per product en dienst. Dit model maakt doorbelasting van gemaakte kosten aan de verbruiker mogelijk. Controle en verantwoording Ook in het nieuwe Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) is sprake van de volgende verordeningen: financieel beleid, beheer en organisatie verordening (artikel 212), controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie verordening (artikel 213), onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur verordening (artikel 213a).

Doordat de huidige centrumregeling Parkstad-IT als afdeling integraal is opgenomen in de organisatie en de financiële administratie van de gemeente Heerlen gelden de verordeningen van de gemeente Heerlen. De benodigde verordeningen zullen na de verdere verzelfstandiging worden uitgewerkt voor Parkstad-IT. De huidige centrumregeling Parkstad-IT valt dus ook binnen de rechtmatigheidsverantwoording en getrouwheidsoordeel van de accountant zoals geldt voor de gemeente Heerlen. Na de verdere verzelfstandiging zal het (dagelijks) bestuur van Parkstad-IT een eigen accountscontrole ondergaan en een eigen rechtmatigheidsverantwoording afgeven. Verder geldt dat Parkstad-IT jaarlijks wordt geaudit op het gebied van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO); hierover wordt door een onafhankelijke auditor een zogenaamde TPM-verklaring afgegeven. Vervolgtraject en verantwoording: - April 2024: Voorgenomen besluit verdere verzelfstandiging & vragen toestemming. Dit betekent dat de colleges van de deelnemers een voorlopig besluit nemen omtrent de nieuwe regeling, en vervolgens de toestemming vraagt aan haar gemeenteraad voor het instellen van de regeling. - Juni 2024: Bekendmaking regeling door de gemeente Heerlen. Nadat de raden van de deelnemers besloten hebben over de toestemming, moet dit besluit worden toegezonden aan het colleges.

De griffiers worden verzocht dit direct na de betreffende raadsvergadering te doen. 5

Publicatie van het raadsbesluit tot toestemming is niet vereist, althans de bekendmaking geschiedt via de toezending aan het college. Elk college neemt ten slotte het definitieve besluit tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling. Nadat alle colleges besloten hebben is de gemeenschappelijke regeling tot stand gekomen. Het besluit van het college moet wél bekendgemaakt worden alvorens het in werking treedt. Dat moet via publicatie in het Gemeenteblad. Het eventueel niet bekendmaken van dit besluit lijkt overigens geen gevolgen te hebben voor de rechtsgeldigheid van de gemeenschappelijke regeling. Nadat alle colleges besloten hebben, moet de gemeenschappelijke regeling zelf bekendgemaakt worden in het Gemeenteblad van de plaats van vestiging, in dit geval via de gemeente Heerlen. De gemeenschappelijke regeling kan niet in werking treden voordat deze laatste bekendmaking heeft plaatsgevonden. Communicatie: De deelnemers en Parkstad-IT zullen regelmatig met elkaar communiceren over de verdere planning, procedure en uitvoering (inclusief inrichten structuur onder de gemeenschappelijke regeling).

Bijlagen: A1 - Ontwerp Gemeenschappelijke regeling Parkstad-IT (15-jan-2024) A2 - Ontwerp Gemeenschappelijke regeling Parkstad-IT concept stemverhouding (19-dec-2023) A3 - Mogelijke samenstellingen DB conform artikel 14 (19-dec-2023) A4 - Advies inzake wijziging gemeenschappelijke regelingen (BoelsZanders / Cooperación) A5 – Reactienota zienswijzen raden (BoelsZanders / Cooperación) B1 - Kadernota 2024 Parkstad-IT B2a - Begroting 2024 Parkstad-IT B2b - Dialoog Begroting 2024 Parkstad-IT C1 - Transitieplan 2024 Parkstad-IT D1 - Strategisch rapport – Toekomst Parkstad-IT (Berenschot) D2 - Tactisch rapport – Bedrijfsplan Parkstad-IT (Berenschot) E1 - Ontwerp Organisatieverordening Parkstad-IT E2 - Cao SGO 2023 E3 - Onderhandelingsresultaat over Cao Gemeenten en Cao SGO 2024-2025 E4 - Ledenbrief WSGO – Akkoord cao 2024-2025 E5 - Ter info – aanvullende arbeidsvoorwaarden gemeente Heerlen 2023 Ter inzage gelegd: N.v.t. Burgemeester en wethouders van Beekdaelen, De secretaris,

De burgemeester,

Mevr. Mr. S.M.J. Troisfontaine

Dhr. ing. E. Geurts 6