MvA cie. 29052024 Kollée Rijkx B2

MEMORIE VAN ANTWOORD -----------------------------------------------------------------------------------------Memorie van Antwoord m.b.t. gestelde vóórvragen ex. artikel 10 van de "Verordening op de raadscommissies en beeldvormende-, informatieve- en opiniërende bijeenkomsten gemeente Beekdaelen 2023” van de raadsfractie Kollée Rijkx ten aanzien van het agendapunt B2 Jaarrekening Gegevenshuis ter behandeling in de raadscommissie Bestuur en Middelen van 29.05.2024 Vraag 1: Wat is nu de onderbouwing om te switchen van IT dienstverlening? Antwoord: Om diverse redenen1 is/ kon Het Gegevenshuis niet toetreden tot Parkstad IT. Dit zou wel kunnen als Parkstad IT een openbaar lichaam of een bedrijfsvoerings gemeenschappelijke regeling wordt. In de aanloop daarna toe heeft Berenschot onderzoek gedaan naar de toekomstige rol van Parkstad IT. Daarbij zou PIT moeten groeien naar een regie-organisatie. Voor Het Algemeen Bestuur van Het Gegevenshuis leverde dit de vraag op of een dergelijke toekomstige organisatie wel de juiste partner zou zijn om invulling te geven aan de strategische agenda. Op het moment dat besluitvorming tot toetreding aan de orde zou zijn, wenste het Algemeen Bestuur te kunnen beschikken over alternatieven. Hiertoe werd een markconsultatie gehouden.

Het resultaat daarvan was dat de marktpartijen Oorspronkelijk werd de ICT-dienstverlening voor Het Gegevenshuis verzorgd door de gemeente Heerlen en door de gemeente Landgraaf (Kantoorautomatisering en telefonie). Bij de oprichting van Parkstad-IT ging, met uitzondering van de telefonie, de hele ICT-dienstverlening over van de gemeenten naar PIT. Formeel had Het Gegevenshuis toen moeten toetreden tot de gemeenschappelijke regeling Parkstad-IT, dan wel een private overeenkomst met PIT moeten sluiten. Het eerste bleek niet mogelijk omdat de dienstverlening via een gemeente geregeld moest worden; het tweede was niet mogelijk zonder (Europese) aanbesteding. Naderhand werd aangegeven dat rechtstreekse toetreding tot PIT wel mogelijk zou zijn, maar op hetzelfde moment veranderde de kostentoe- en doorrekeningsystematiek, waardoor onduidelijk was wat de bijdrage van Het Gegevenshuis zou zijn en een besluit tot toetreding werd opgeschort. Daarna werd door PIT eventuele toetreding opgeschort vanwege de oprichting van het Shared Service Centre. Toen dit laatste niet bleek door te gaan en het dringend gewenst was om een juridisch correcte relatie te hebben met PIT, heeft op 7 juli 2021 het Algemeen Bestuur besloten voornemens te zijn om toe te treden tot de centrumregeling PIT. Bij de verdere uitwerking van dit besluit bleek het plots toch juridisch niet mogelijk om toe te treden.

Tegelijkertijd was bij PIT een traject ingezet om van de centrumregeling te komen tot een gemeenschappelijke regeling zijnde een openbaar lichaam, danwel een bedrijfsvoeringsregeling. Bovendien had Berenschot in opdracht van PIT een toekomstvisie uitgewerkt waarbij de huidige uitvoeringsorganisatie zich zou moeten ontwikkelen naar een regieorganisatie. 1

beter in staat werden geacht om Het Gegevenshuis te ondersteunen bij de strategische agenda. Het Gegevenshuis heeft veel meer kenmerken van een ingenieursbureau of groot architectenbureau dan van een gemeente, terwijl de dienstverlening en de kostentoe- en doorrekening bij PIT volledig is gericht op de gemeente. De prijsstelling op de markt zou in de lijn van de bijdrage aan PIT liggen, aldus deze marktconsultatie. Maar inmiddels (zie de bijgestelde begroting 2024) is de bijdrage aan PIT voor 2024 gestegen met € 150.000,- in hoofdzaak veroorzaakt door storage. Niet dat deze storage zo gigantisch is toegenomen, maar door de systematiek van kostentoe- en doorrekening. In 2021 werd Het Gegevenshuis ook al geconfronteerd met een verhoging van de bijdrage met € 150.000,- terwijl de dienstverlening sec nauwelijks was veranderd. Het Gegevenshuis kan op die manier geen financiële stabiliteit bieden aan haar deelnemers, terwijl dat net een van de ‘handelskenmerken’ van deze gemeenschappelijke regeling is. Dus de reden om te kiezen voor aanbesteding van de IT dienstverlening is zowel inhoudelijk als financieel. Vraag 2: M.b.t. de kosten wordt al aangehaald dat niet zeker is of het goedkoper wordt? Antwoord: Bij geen enkele (Europese) aanbesteding kan vooraf het resultaat worden bepaald, het is en blijft afhankelijk van wat de markt doet.

Maar de verwachting op basis van de marktconsultatie is dat het wel goedkoper wordt en in ieder geval zijn dan contractueel prijsafspraken te maken zodat Het Gegevenshuis financiële stabiliteit kan bieden aan de deelnemers. Vraag 3: Passen de plannen voor een nieuwe huisvesting wel bij de financiële resultaten van het gegevenshuis? Antwoord: Er zijn bestuurlijk nog geen nieuwe plannen vastgesteld en daarmee dus ook nog niets bepaald over de financiële omvang daarvan. Het Gegevenshuis huurt het pand van de gemeente Landgraaf. Het is de bedoeling dat Landgraaf haar visie op het gebouw vaststelt voor wat betreft verhuur op de lange termijn, verduurzaming en inclusie. Afhankelijk van deze visie kan (en wil) Het Gegevenshuis ook voor de lange termijn huren. Het is dan wel aangebracht om het werkplekconcept, de inrichting en de uitstraling van het huurdersgedeelte in overeenstemming te brengen met de missie en visie van Het Gegevenshuis. Zodra er plannen worden opgemaakt die (de financiën van) Het Gegevenshuis raken, zullen deze eerst ter besluitvorming worden voorgelegd aan het Algemeen Bestuur.

Het Algemeen Bestuur heeft wel uitgesproken dat het huidig werkplekconcept, inrichting en uitstraling niet past bij de missie en visie van Het Gegevenshuis en op onderdelen zelfs contraproductief werkt (bijvoorbeeld bij de projectmatige samenwerking met deelnemers en het aantrekken, boeien en binden van personeel).

Vraag 4: Is de invulling van de openstaande vacatures wel echt nodig, nu men het nu ook zonder de uitbreiding heeft gedaan m.a.w. is hier kritisch naar gekeken? Antwoord: Uiteraard kijkt Het Gegevenshuis steeds kritisch naar de inzet van middelen en zeker naar de personele component omdat deze laatste bijna 75% van de totale lasten bedraagt. Procesoptimalisering maakt onderdeel uit van de reguliere PlanDo-Check-Act cyclus zoals die gehanteerd wordt in het kader van het kwaliteitsmanagementsysteem (ISO 9001 en ISO 27001). De vacatureruimte werd ondervangen door inhuur uit de flexibele schil voor wat betreft het primaire proces en het kunnen voldoen aan de wettelijke verplichtingen en – termijnen die gelden voor de basisregistraties. Voor het overige (bedrijfsbureau, datamanagement, ontwikkeling) werd waar mogelijk getemporiseerd of uitgesteld en werden waar mogelijk zaken opgepakt door het management zelf. Een en ander is maar voor korte termijn uitvoerbaar teneinde de dienstverlening op de middellange- en lange termijn en daarmee het bestaansrecht niet in gevaar te brengen. Vraag 5: Graag een toelichting van de laatste 4 regels van pagina 3 van het raadsvoorstel? (zie onderstaande uitsnede)

Antwoord: Voor het beheer van de financiële middelen houdt Het Gegevenshuis een rekening-courant aan bij de N.V. Bank Nederlandse Gemeente (huisbank) en de Rabobank. Tot 2022 was er een rekening courant verhouding met de gemeente Landgraaf aan wie de financiële en salarisadministratie is uitbesteed (voorfinanciering door Landgraaf). Sindsdien werkt Het Gegevenshuis met voorschotnota’s om zelf over voldoende liquide middelen te kunnen beschikken. Net als bij een gemeente is het zogenaamde schatkistbankieren van toepassing, d.w.z. dat voor Het Gegevenshuis geldt dat de liquide middelen boven de limiet van € 250.000,- worden afgeroomd door de schatkast en weer opvraagbaar zijn als betalingen moeten worden verricht. Tot 2023 leverde het stallen van geld bij de bank of bij de schatkast géén (positieve) rente op. Sinds 2023 wordt er bij de rekeningen wel weer positieve rente uitbetaald. Dit was in de begroting niet voorzien omdat vanaf de oprichting de rente (ook vanwege de rekening courant verhouding met Landgraaf) nagenoeg nihil was. Ook voor 2024 ziet het er naar uit dat de banken rente uitkeren over de banktegoeden. Vandaar dat een raming daarvan in de bijgestelde begroting is opgenomen. Sinds 2019 ondersteunt Het Gegevenshuis het informatiecentrum na-ijlende effecten steenkolenwinning.

De ondersteuning bestaat uit het leveren van de Kaartviewer en het verwerken daarin van alle relevante data, de inhuur van externe deskundige en het faciliteren van bijeenkomsten. Hiervoor heeft in 2019 Gedeputeerde Staten subsidie verleend aan Het Gegevenshuis voor een periode van 4 jaar, dus tot 2023. De subsidie dekt alle kosten van Het Gegevenshuis. Omdat in onderzoek is de oprichting van een Instituut Mens, Milieu en Mijnbouw Limburg (I3ML), waar mogelijk taken van het informatiecentrum in zullen worden opgenomen, heeft Gedeputeerde Staten in afwachting van I3ML besloten om de subsidie met 2 jaar te verlengen. In de begroting van 2024 was dit niet voorzien omdat de subsidie (en daarmee de taken van Het Gegevenshuis t.b.v. het informatiecentrum) in 2023 zou stoppen. Nu de subsidie met 2 jaar is verlengd, is in de bijgestelde begroting 2024 en in de begroting 2025 dit subsidiebedrag wederom opgenomen aan de batenkant met een gelijke verhoging van de lastenkant.