Gemeente Beekdaelen - accountantsverslag 2020 def (vz)
Tekst van het document
Accountantsverslag 2020 Gemeente Beekdaelen 9 juli 2021
Aan de gemeenteraad van Gemeente Beekdaelen Scalahof 1 6365 BK SCHINNEN
Heerlen, 9 juli 2021
Betreft: accountantsverslag 2020
Geachte leden van de gemeenteraad, U hebt ons opdracht gegeven de jaarrekening 2020, welke onder verantwoordelijkheid van het College van Burgemeester en Wethouders (B&W) is opgesteld, te controleren. Onze belangrijkste bevindingen voortvloeiend uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden vindt u in het accountantsverslag bij deze brief. Dit accountantsverslag is op 7 juli 2021 met de auditcommissie besproken. Onderdelen en reikwijdte accountantsverslag Dit verslag vat onze belangrijkste bevindingen samen. Wij zullen eerst in een samenvatting de belangrijkste conclusies met u delen. Vervolgens worden de belangrijkste controlebevindingen nader geduid. Als derde onderdeel verstrekken wij een beknopte analyse van de jaarrekening. Tot slot gaan wij in op ontwikkelingen en onderwerpen die mogelijk voor uw organisatie relevant zijn. Onze aanbevelingen hebben veelal betrekking op geconstateerde onvolkomenheden of leemten. In het algemeen wordt daardoor voorbijgegaan aan de vele goed georganiseerde activiteiten en processen binnen uw organisatie. Onze bevindingen vloeien voort uit onze gebruikelijke werkzaamheden voor de jaarrekeningcontrole.
Deze werkzaamheden zijn gericht op het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening en zijn derhalve niet primair gericht op het onderkennen van alle aandachtspunten in de administratieve organisatie en interne beheersing, inclusief de procedures die zijn gericht op de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde informatiesystemen. Verder is onze controle niet specifiek gericht op het ontdekken van mogelijke onregelmatigheden, waaronder fraudes. Hadden wij een specifiek onderzoek ingesteld, dan waren ons mogelijk aanvullende zaken ter kennis gekomen die wij zouden hebben gerapporteerd.
2
Wij streven er naar om belangrijke tekortkomingen of aandachtspunten niet op zichzelf maar altijd met een passende oplossingsrichting aan u te rapporteren. Uiteraard zijn wij bereid om u verder te begeleiden in het realiseren van oplossingen rondom belangrijke aanbevelingen of aandachtspunten.
Wij bedanken de ambtelijke organisatie voor de open en constructieve samenwerking bij het verrichten van onze controlewerkzaamheden en de totstandkoming van onze rapportage. Tot slot Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn geweest. Graag bespreken wij dit verslag met u. Mocht u op enig moment nog nadere vragen hebben over de inhoud van dit verslag, neem dan gerust contact met ons op.
Met vriendelijke groet, RSM Netherlands Accountants N.V.
drs. L.C.M. van Wersch RA
3
INHOUD 1. Samenvatting
5
Controleverklaring Onafhankelijkheid Gehanteerde normenkader Goedkeurings- en rapporteringstolerantie Evaluatie van fouten en onzekerheden
2. Belangrijkste controlebevindingen
8
Nadere toelichting van fouten en onzekerheden Wet Normering Topinkomens (WNT) Moment van verantwoorden van inkoopfacturen 2021 met betrekking tot 2020 Vooruit ontvangen bedragen samenwerkingsovereenkomst Waterketen regio Parkstad Negatieve boekwaarden als gevolg van bijdragen van derden
3. Analyse van de jaarrekening
11
Ontwikkeling van balansverhoudingen Financiële positie van de gemeente Weerstandsvermogen Rechtmatigheid
4. Overige elementen Frauderisicofactoren Geautomatiseerde gegevensverwerking Single information Single audit (SiSa) Overige aandachtsgebieden en ontwikkelingen
4
16
1. SAMENVATTING Controleverklaring De strekking van de controleverklaring is goedkeurend voor getrouwheid en goedkeurend voor rechtmatigheid.
De strekking van de controleverklaring bij de jaarrekening 2020 is goedkeurend voor getrouwheid en goedkeurend voor rechtmatigheid. Deze jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV). Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het controleprotocol accountantscontrole 2020 van de gemeente Beekdaelen en de Regeling Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2020 vallen.
Onafhankelijkheid Er is geen bedreiging geconstateerd ten aanzien van de onafhankelijkheid van RSM jegens de gemeente.
Onafhankelijkheid is naast vakbekwaamheid één van de pijlers van onze beroepsuitoefening. Nederlands recht, waaronder de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) en de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountant bij assurance-opdrachten (ViO), vereisen daarom dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze controlecliënten. Binnen RSM kennen wij een groot aantal maatregelen die de onafhankelijkheid dient te waarborgen. Periodiek wordt door ons de naleving van interne en externe onafhankelijkheidsvoorschriften beoordeeld. Daarnaast moeten onze professionals jaarlijks, alsmede per individuele opdracht hun onafhankelijkheid schriftelijk bevestigen. RSM is onafhankelijk van gemeente Beekdaelen en voor zover bij ons bekend, heeft zich geen inbreuk voorgedaan op de van toepassing zijnde regels en het beleid ten aanzien van onafhankelijkheid. Ons zijn geen relaties bekend tussen RSM en haar zusteren/of dochterondernemingen en de member firms van RSM International en gemeente Beekdaelen, die naar ons professioneel oordeel mogelijk van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid.
5
Gehanteerde normenkader Geen verhoogd risico geconstateerd inzake volledigheid normenkader. Normenkader is niet getoetst door een onafhankelijke derde.
In het normenkader 2020 zijn geen afwijkingen van materieel belang geconstateerd. Naar wij hebben kunnen vaststellen wordt geen verhoogd risico gelopen dat niet wordt voldaan aan de geldende wet- en regelgeving. Daar waar het SiSa betreft wijzen wij op het specifieke karakter van voorbereiding en controle. Binnen de gemeente Beekdaelen is het proces ten aanzien van het actualiseren van het normenkader door de ambtelijke organisatie effectief. Hierdoor wordt zekerheid verkregen omtrent de volledigheid van het normenkader. Het normenkader is niet door een onafhankelijke derde getoetst op volledigheid. Dit neemt niet weg dat, op basis van de kadernota Rechtmatigheid, de volledigheid van het normenkader de verantwoordelijkheid van de gemeente is. In de bevestiging bij de jaarrekening wordt expliciet gevraagd naar een bevestiging ten aanzien van de volledigheid van het normenkader.
Goedkeurings- en rapporteringstolerantie De goedkeuringstolerantie is gebaseerd op de werkelijke lasten. De rapporteringstolerantie is overeenkomstig het controleprotocol.
Een fout wordt als materieel beschouwd indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, de (economische) beslissingen en/of acties die gebruikers op basis van de jaarrekening nemen, zou hebben beïnvloed. Onze werkzaamheden zijn erop gericht een redelijke mate van zekerheid te verschaffen dat fouten die het door ons vastgestelde materialiteitsniveau te boven gaan of die kwalitatief materieel zijn, tijdens de accountantscontrole worden gesignaleerd. Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) stelt de gemeenteraad de goedkeuringstolerantie en rapporteringstolerantie vast die de accountant bij de jaarrekeningcontrole dient te hanteren. De door ons gehanteerde goedkeuringstolerantie is gebaseerd op de werkelijke lasten inclusief de toevoegingen aan de reserves en is berekend op grond van de bepalingen in het controleprotocol accountantscontrole 2020 van de gemeente Beekdaelen. De door ons gehanteerde toleranties, naar beneden afgerond op duizendtallen, zijn als volgt: Goedkeuringstolerantie Fouten Onzekerheden
Rapporteringstolerantie
1% van de totale lasten
€ 1.093.000
20% van het deelprogramma/de balanspost met een absoluut minimum van € 50.000
3% van de totale lasten
€ 3.279.000
20% van het deelprogramma/de balanspost met een absoluut minimum van € 50.000
Aanvullend wordt vermeld dat een geconstateerde afwijking die kwalitatief relevant is, terwijl deze de rapporteringstolerantie niet overstijgt, in voorkomende gevallen ook wordt gerapporteerd. De controletoleranties voor de SiSa-verantwoording wijken af van bovenstaande toleranties en zijn in de betreffende paragraaf van dit verslag beschreven.
6
Evaluatie van fouten en onzekerheden Wij hebben één fout en één onzekerheid geconstateerd die de door de gemeenteraad vastgestelde rapporteringstolerantie overschrijdt. De ongecorrigeerde controleverschillen zijn op de navolgende pagina tekstueel nader toegelicht. De ongecorrigeerde controleverschillen overschrijden individueel en gezamenlijk de goedkeuringstolerantie niet en zijn derhalve niet van invloed op de strekking van de controleverklaring. Overzicht fouten en onzekerheden Fouten
Getrouwheid
Rechtmatigheid
€
€
Fouten inzake aanbestedingsrechtmatigheid
N.v.t.
468.000
Totaalbedrag fouten
N.v.t.
468.000
Getrouwheid
Rechtmatigheid
€
€
Onzekerheid inzake kredietvotering aanschaf vrachtwagen
N.v.t.
80.000
Totaalbedrag onzekerheden
N.v.t.
80.000
Onzekerheden
Uit hoofde van volledigheid en zorgvuldigheid vermelden wij dat onze controle met een hoge mate, maar geen absolute mate, van zekerheid is uitgevoerd, waardoor het mogelijk is dat tijdens onze controle niet alle fouten ontdekt worden.
7
2. BELANGRIJKSTE CONTROLEBEVINDINGEN Nadere toelichting van fouten en onzekerheden
Er bestaan fouten van in totaal ter grootte van € 468.000 ten aanzien van aanbestedingsrechtmatigheid.
Fouten inzake aanbestedingsrechtmatigheid Als onderdeel van onze controlewerkzaamheden voeren wij een spendanalyse uit, waarbij wij de cumulatieve bestedingen per leverancier per project beoordelen om vast te stellen welke leveranciers de gemeentelijke, dan wel de Europese aanbestedingsgrenzen overschrijden. Bij de uitvoering van deze werkzaamheden besteden wij tevens aandacht aan de leveranciers waarbij wij in voorgaand jaar een aanbestedingsonrechtmatigheid hebben geconstateerd. Wij hebben voor bestedingen in totaal ter grootte van € 468.000 vastgesteld dat de gemeente niet of niet in voldoende mate kan aantonen dat voor de betreffende bestedingen aan de van toepassing zijnde gemeentelijke aanbestedingsregels is voldaan. Dientengevolge zijn deze bestedingen als rechtmatigheidsfout aangemerkt. Volledigheidshalve vermelden wij dat in dit totaalbedrag één opdracht ter grootte van € 62.000 is begrepen welke haar oorsprong in 2020 vindt. De overige bestedingen 2020 voor in totaal € 406.000 hebben betrekking op opdrachten waarvoor reeds in eerdere jaren de opdrachtverstrekking heeft plaatsgevonden.
Wij adviseren om blijvend aandacht te besteden aan het voldoen aan de aanbestedingsregels, ook in het kader van de benodigde documentatie en besluitvorming op het moment dat beargumenteerd wordt afgeweken van het gemeentelijke aanbestedingsbeleid, beter bekend als de zogeheten hardheidsclausule.
Er bestaat een onzekerheid ten aanzien van de rechtmatigheid van investeringen in materiële vaste activa ter grootte van € 80.000.
8
Onzekerheid inzake kredietvotering aanschaf vrachtwagen Naast de reguliere factuurcontroles, voeren wij als onderdeel van de controlewerkzaamheden ten aanzien van materiële vaste activa een toets uit op de toereikendheid van kredietvoteringen. Deze controlewerkzaamheid voeren wij uit om vast te stellen in hoeverre de cumulatieve investeringen op een activum binnen het door de raad ter beschikking gestelde krediet vallen. Het totaal gevoteerde krediet ontlenen wij aan de raadsbesluiten waarin de raad besluit een (aanvullend) krediet ter beschikking te stellen voor de betreffende investering. Wij hebben ten aanzien van een investering in een vrachtauto begrepen dat het gevoteerde krediet uit een tweetal besluiten bestaat, te weten een restant van een krediet gevoteerd in 2009 en een aanvullend krediet gevoteerd in 2018. Waar wij het krediet uit 2018 hebben kunnen aansluiten met het onderliggende raadsbesluit, is het raadsbesluit ten aanzien van het in 2009 gevoteerde krediet niet meer beschikbaar. Als gevolg van vorenstaande hebben wij niet kunnen vaststellen of het krediet voor de betreffende investering toereikend is, hetgeen leidt tot een onzekerheid ten aanzien van rechtmatigheid van investeringen ter grootte van € 80.000.
Wet Normering Topinkomens (WNT) Wij hebben geen tekortkomingen geconstateerd ten aanzien van de verantwoording in het kader van de WNT.
Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij de in de jaarrekening opgenomen WNT-verantwoording gecontroleerd. Wij melden dat wij geen tekortkomingen of afwijkingen hebben geconstateerd ten aanzien van de WNT-verantwoording. Wij wijzen u voorts op het feit dat de verplichting geldt om de WNT-verantwoording openbaar toegankelijk op internet te publiceren voor een periode van tenminste zeven jaar, als onderdeel van de jaarrekening of desgewenst als apart document. De gegevens moeten vrij toegankelijk zijn en eenvoudig te vinden zijn.
Moment van verantwoorden van inkoopfacturen 2021 met betrekking tot 2020 Wij vragen aandacht voor het moment van verantwoorden van de omzetbelasting inzake inkoopfacturen.
Wij hebben geconstateerd dat inkoopfacturen ontvangen in 2021 met betrekking tot boekjaar 2020 in 2020 worden verantwoord. In het kader van periodetoerekening van investeringen en lasten is deze handelswijze akkoord bevonden. Wij constateren echter dat voor de betreffende inkoopfacturen ook de vordering omzetbelasting reeds in 2020 wordt verantwoord, in totaal voor een bedrag van € 185.000. De omzetbelasting mag pas worden verantwoord en teruggevorderd in de periode dat de factuur door de leverancier is uitgereikt. Uit hoofde van zorgvuldigheid vermelden wij dat deze handelswijze geen invloed heeft op resultaat en vermogen heeft. Op basis van vorengenoemde vragen wij aandacht voor het moment van verantwoorden van de component omzetbelasting inzake inkoopfacturen.
Vooruit ontvangen bedragen samenwerkingsovereenkomst Waterketen regio Parkstad Wij adviseren om de van andere gemeenten ontvangen bedragen separaat van de voorziening riolering te verantwoorden.
9
We hebben begrepen dat het saldo (baten en lasten) ten aanzien van het project samenwerkingsovereenkomst Waterketen regio Parkstad is verantwoord onder taakveld riolering in de exploitatierekening. Het saldo wordt vervolgens opgenomen in de voorziening riolering, van waaruit een eventuele uitbetaling gedekt zal worden. De voorziening riolering is ingesteld om een dekkingsoverschot in enig jaar te reserveren voor uitgaven in toekomstige jaren, ingegeven vanuit het oogpunt dat de heffingstarieven maximaal kostendekkend mogen zijn. In het geval dat deze bijdragen ontvangen van andere gemeenten niet volledig worden besteed, bestaat een terugbetalingsverplichting . Uit dien hoofde adviseren wij om deze vooruit ontvangsten separaat te verantwoorden onder de kortlopende verplichtingen. Het bedrag aan van andere gemeenten vooruit ontvangen bedragen dat per 31 december 2020 in de voorziening riolering is opgenomen, bedraagt € 74.000.
Negatieve boekwaarden als gevolg van bijdragen van derden Er is sprake van materiële vaste activa met een negatieve boekwaarde als gevolg van bijdragen van derden die de boekwaarde van de investeringen tot en met ultimo 2020 overstijgen.
10
Onder de materiële vaste activa is een aantal activa opgenomen, waarvoor de gemeenten van derden bijdragen heeft ontvangen ter dekking van de investeringen. Evenals voorgaand jaar overstijgen de bijdragen van derden voor een aantal activa de investeringen die voor het betreffende actief tot aan balansdatum hebben plaatsgevonden, hetgeen een negatieve boekwaarde van in totaal € 702.000 tot gevolg heeft. Voor materiële vaste activa kan geen negatieve boekwaarde worden gepresenteerd. Feitelijk betreffen de negatieve boekwaarden vooruit ontvangen bijdragen van derden. Dientengevolge dienen deze bijdragen, voor zover zij de boekwaarde van de materiële vaste activa overstijgen, als kortlopende verplichting te worden verantwoord.
3. ANALYSE VAN DE JAARREKENING Ontwikkeling van balansverhoudingen De ontwikkeling van balansverhoudingen geeft inzicht in de wijze waarop solvabiliteit en liquiditeit van de gemeente zich ten opzichte van vorig jaar hebben ontwikkeld. Op grond van de voorliggende balans constateren wij dat er sprake is van een positief werkkapitaal, hetgeen betekent dat de gemeente in voldoende mate in staat is om aan haar kortlopende verplichtingen te voldoen. Het werkkapitaal vertoont ten opzichte van voorgaand jaar een daling, hetgeen hoofdzakelijk het gevolg is van de afname in de overige vorderingen van bijna € 15.000.000, hetgeen een incidenteel effect per ultimo 2019 betrof als gevolg van de verkoop van de bij APG belegde gelden van de voormalige gemeenten Nuth en Onderbanken. De daadwerkelijke bankontvangst van deze verkoop heeft begin 2020 plaatsgevonden. Deze liquiditeit is vervolgens door de gemeente aangewend voor aflossingen van langlopende leningen. In algemene zin constateren wij ten aanzien van de balansverhoudingen per 31 december 2020 geen verhoogd risico.
Financiële positie van de gemeente Het resultaat boekjaar gecorrigeerd voor toevoegingen en onttrekkingen aan reserves bedraagt € 3.296.000 negatief.
Het eigen vermogen van de gemeente Beekdaelen is, reeds rekening houdend met het resultaat boekjaar ad € 2.655.000 positief, afgenomen tot € 90.980.000. In het kader van de transparantie van de opbouw van het resultaat vinden wij het van belang om het resultaat exclusief mutaties in reserves te presenteren. De stortingen in en onttrekkingen aan reserves zien feitelijk op resultaatbestemming die reeds gedurende het jaar heeft plaatsgevonden. Gedurende het jaar heeft netto een onttrekking ad € 5.951.000 aan reserves plaatsgevonden ten gunste van het resultaat. Rekening houdend met deze mutatie, bedraagt het resultaat boekjaar € 3.296.000 negatief. Hierbij merken wij op dat de onttrekking aan bestemmingsreserves ter dekking van kapitaallasten voor 2020 € 5.091.000 bedraagt. Als gevolg van de landelijke tendens dat gemeenten de afgelopen jaar interen op hun reserves, benadrukken wij het belang van een meerjarig sluitende begroting. Volgens de meerjarenbegroting 2021-2024 zoals opgenomen in de door de gemeenteraad vastgestelde begroting 2021, neemt de reservepositie tot en met 31 december 2024 met € 11.315.000 af. Deze afname heeft vrijwel volledig betrekking op de bestemmingsreserve ter dekking van afschrijvingslasten. De algemene reserve neemt volgens de meerjarenbegroting 2021-2024 met ruim € 1.000.000 toe.
Wij hebben derhalve op basis van de begrote ontwikkeling van de gemeentelijke vermogenspositie geen verhoogd risico geconstateerd.
11
Het verloop van het vermogen is als volgt weer te geven: Ontwikkeling financiële positie Algemene reserve
Bestemmingsreserves
Resultaat boekjaar
Totaal vermogen
€ x 1.000
€ x 1.000
€ x 1.000
€ x 1.000
Saldo per 1 januari 2020
4.000
82.862
7.414
94.276
Resultaatbestemming 2019
200
7.214
-7.414
0
Toevoegingen aan reserves
0
10.722
0
10.722
Onttrekkingen aan reserves
0
-16.673
0
-16.673
Resultaat 2020
0
0
2.655
2.655
4.200
84.125
2.655
90.980
Saldo per 31 december 2020
De omvang van het vermogen per ultimo 2020 bedraagt 64,7% van het balanstotaal (ultimo 2019: 60,6%).
Weerstandsvermogen De weerstandsfactor daalt vanwege een stijging in de geïdentificeerde risico’s. De weerstandsfactor per ultimo 2020 bedraagt 1,23.
12
De financiële positie van de gemeente wordt mede tot uitdrukking gebracht in het weerstandsvermogen. Het weerstandsvermogen laat zien in hoeverre de gemeente in staat is financiële tegenvallers op te vangen. In deze paragraaf staat de analyse van het weerstandsvermogen zoals opgenomen in de programmarekening centraal. Conform het BBV heeft de gemeente een inschatting gemaakt van de vereiste weerstandscapaciteit. In de navolgende tabel hebben wij een samenvatting opgenomen van het weerstandsvermogen van de gemeente Beekdaelen.
Weerstandsvermogen 2020
2019
€ x 1.000
€ x 1.000
Beschikbare weerstandscapaciteit (A)
5.142 *
5.398 *
Benodigde weerstandscapaciteit o.b.v. geïdentificeerde risico’s (B)
4.171
3.355
Weerstandsvermogen (A -/- B)
971
2.043
Weerstandsfactor
1,23
1,61
* Waarvan € 4.200.000 incidentele weerstandscapaciteit (2019: € 4.000.000). Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit vanwege de ingeschatte risico’s; deze wordt uitgedrukt in de weerstandsfactor. De hieruit voortvloeiende weerstandsfactor van de gemeente Beekdaelen bedraagt 1,23. De weerstandscapaciteit kwalificeert hiermee als voldoende, hetgeen in lijn ligt met het in de gemeentelijke nota weerstandsvermogen en risicomanagement bepaalde uitgangspunt van een minimale weerstandsfactor tussen 1,0 en 1,4. De reserve nog te bestemmen, met een omvang per 31 december 2020 van € 22.929.000, is niet betrokken in de berekening van het weerstandsvermogen. Er ligt echter vooralsnog geen claim op de in deze reserve aanwezige middelen, waardoor deze in de berekening tot de vrije reserves mogen worden gerekend. Vorenstaande zou leiden tot een weerstandsfactor van 6,73. Wij adviseren om bij de beoordeling van de weerstandscapaciteit zowel het weerstandsvermogen (absolute component) als de weerstandsfactor (relatieve component) te betrekken en geven in overweging om de vrij besteedbare middelen in de reserve nog te bestemmen te betrekken in de berekening van het weerstandsvermogen.
13
Rechtmatigheid Wij hebben als onderdeel van de jaarrekeningcontrole de rechtmatigheid getoetst conform de bepalingen van het Bado en het controleprotocol accountantscontrole 2020 van de gemeente Beekdaelen. Het controleprotocol inclusief het normenkader is door uw gemeenteraad vastgesteld. Het normenkader vertaalt zich in een toetsingskader dat als basis dient voor de interne controlewerkzaamheden. In het kader van de jaarrekeningcontrole hebben wij aandacht besteed aan de volgende onderwerpen: ▪ voorwaardencriterium; ▪ begrotingsrechtmatigheid; en ▪ misbruik en oneigenlijk gebruik. Voorwaardencriterium De toetsing op de naleving van de wet- en regelgeving is in eerste instantie een verantwoordelijkheid van de gemeente. Door middel van onze controle op de beheersorganisatie, in combinatie met de door ons uitgevoerde gegevensgerichte controlewerkzaamheden, hebben wij vastgesteld dat aan de diverse gestelde voorwaarden wordt voldaan. Daarnaast hebben wij in het kader van SiSa vastgesteld dat ook voor de specifieke uitkeringen aan de gestelde voorwaarden wordt voldaan.
De begrotingsoverschrijdingen hebben, gezien hun aard en toelichting, geen invloed op ons accountantsoordeel.
Begrotingsrechtmatigheid De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn vastgelegd in de Gemeentewet en moeten door de gemeenteraad zelf nader worden ingevuld. Deze nadere invulling heeft plaatsgevonden middels de zogenaamde 212-verordening. Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat baten en lasten binnen de door de Gemeenteraad gestelde begrotingskaders blijven en dat significante wijzigingen tijdig aan de gemeenteraad worden gemeld. Hierdoor kan tijdig een besluit worden genomen door de Gemeenteraad en wordt voorkomen dat het risico wordt gelopen op inbreuk op het budgetrecht van de Gemeenteraad. Indien een wijziging niet meer in het jaar zelf is vastgesteld zijn bestedingen boven het begrotingsbedrag strikt genomen onrechtmatig. Deze overschrijdingen hoeven echter niet in alle gevallen te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Voorwaarde hiervoor is dat deze kostenoverschrijdingen duidelijk herkenbaar in de jaarrekening moeten zijn opgenomen. Wij hebben vastgesteld dat in het programma “Verkeer, vervoer en waterstaat” een begrotingsoverschrijding qua lasten heeft plaatsgevonden groter dan de door de gemeenteraad vastgestelde rapporteringstolerantie.
Voor een inhoudelijke duiding van de overschrijdingen verwijzen wij naar de analyse rekeningresultaat 2020 opgenomen in hoofdstuk “Verschillenanalyse gerealiseerd resultaat” van de programmarekening. In deze analyse voor wat betreft rechtmatigheid zijn de overschrijdingen toegelicht, waarmee de gemeente verantwoording aflegt over de rechtmatigheid van de lasten over het boekjaar. Door het vaststellen van de jaarrekening door de Gemeenteraad waarin de uitgaven wel zijn opgenomen worden de desbetreffende uitgaven alsnog geautoriseerd. Wij merken op dat op grond van onze controlebevindingen deze begrotingsoverschrijdingen gezien hun aard en toelichting niet meewegen in ons accountantsoordeel.
14
Misbruik en oneigenlijk gebruik In de externe en interne regelgeving zijn diverse bepalingen opgenomen die erop zijn gericht om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Uw gemeente heeft de toets op het misbruik en oneigenlijk gebruik opgenomen in haar interne controlewerkzaamheden. De uitkomst van de toets heeft niet geleid tot bevindingen die invloed hebben op de rechtmatigheid van baten en lasten en balansmutaties. Wij hebben desgevraagd geen signalen vanuit de organisatie ontvangen die wijzen op misbruik en oneigenlijk gebruik.
15
4. OVERIGE ELEMENTEN Frauderisicofactoren Uit hoofde van de jaarrekeningcontrole hebben wij geen indicaties van fraude en/of ongeregeldheden.
De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij de met governance belaste personen en het management van de entiteit. Deze verantwoordelijkheid betreft ook het onderhouden van een zodanige interne beheersing om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder dat deze afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of van fouten. Onze controle is opgezet om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten, maar richt zich niet specifiek op het ontdekken van fraude. Wij hebben een fraudediscussie gevoerd met het controleteam en met vertegenwoordigers van de gemeente Beekdaelen waarbij wij de nadruk hebben gelegd op eventuele vermoedens van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarverantwoording van de gemeente Beekdaelen. Van het management hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd waarbij het management of werknemers die een belangrijke rol spelen bij de maatregelen van interne beheersing zijn betrokken. Noch heeft het management materiële onregelmatigheden geconstateerd als gevolg van doen of nalaten door anderen binnen de organisatie.
Geautomatiseerde gegevensverwerking Wij zijn op grond van artikel 2:393 lid 4 BW verplicht melding te maken van onze bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van uw geautomatiseerde gegevensverwerking. Bij het uitvoeren van de controle is in dit opzicht niets naar voren gekomen dat aan u moet worden gemeld.
Single information Single audit (SiSa) De verantwoording van de Single Information en Single Audit (SiSa) is wettelijk verplicht. Wij hebben op grond van artikel 5, vierde lid Bado voor de controle de volgende rapporteringstoleranties gehanteerd per specifieke uitkering: ▪ € 12.500 (totaal der lasten) indien de omvangbasis kleiner of gelijk is aan € 125.000; ▪ 10% indien de omvangbasis groter is dan € 125.000 of gelijk aan € 1.000.000; ▪ € 125.000 indien de omvangbasis groter is dan € 1.000.000.
16
Voor de SiSa verantwoording gelden zwaardere rapporteringstoleranties dan voor andere onderdelen van de reguliere jaarrekening. De achterliggende reden hiervan is om vakdepartementen te voorzien van voldoende informatie teneinde de specifieke uitkering vast te stellen en de Algemene Rekenkamer van informatie te voorzien. In het kader van de totstandkoming en controle van de SiSa-bijlage merken wij op dat, op basis van de door de Accountantsdienst Rijk uitgevoerde review, kritisch wordt gelet op de kwaliteit van de aangeleverde SiSa-bijlage door de gemeente en de hierop door de accountant uitgevoerde controle. Wij hebben in onze controle specifieke werkzaamheden uitgevoerd om een oordeel te kunnen verstrekken over de SiSa verantwoording welke als bijlage bij de jaarrekening is opgenomen. De door ons uitgevoerde werkzaamheden bestaan uit het beoordelen van de interne beheersing en het uitvoeren van gegevensgerichte werkzaamheden. In de SiSa verantwoording is een tweetal verschillende indicatoren opgenomen, te weten: ▪ indicatoren welke van invloed zijn op de financiële vaststelling; ▪ indicatoren zonder invloed op de financiële vaststelling. Voor de indicatoren welke van invloed zijn op de financiële vaststelling geldt dat er een relatie is tussen de jaarrekening en de SiSa verantwoording.
Deze indicatoren zijn door ons getoetst op getrouwheid en rechtmatigheid, eventueel aangevuld met een controle op de deugdelijke totstandkoming. Voor indicatoren zonder invloed op de financiële vaststelling hebben wij enkel de deugdelijke totstandkoming vastgesteld en derhalve niet de rechtmatigheid. Op grond van het Bado rapporteren wij in dit rapport over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2020 in het kader van SiSa zijn verantwoord. Wij doen dit door middel van navolgende tabel welke als bijlage bij de SiSa-verantwoording moet worden meegezonden. Deze tabel moet ook worden opgenomen wanneer er geen fouten of onzekerheden zijn vastgesteld.
17
Bevindingen controle SiSa-bijlage SiSa-regeling
Financiële omvang
Toelichting
FIN B1
Regeling specifieke uitkering gemeentelijke hulp gedupeerden toeslagenproblematiek
N.v.t.
€0
N.v.t.
OCW D8
Onderwijsachterstandenbeleid 2019-2022 (OAB)
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
IenW E20 Regeling stimulering verkeersmaatregelen 2020-2021 Brede doeluitkering verkeer en voervoer (SiSa tussen medeoverheden) Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet SZW G2 gemeentedeel 2020 Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet - totaal SZW G2A 2019 Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (exclusief SZW G3 levensonderhoud beginnende zelfstandigen) - gemeentedeel 2020 Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (exclusief SZW G3A levensonderhoud beginnende zelfstandigen) - totaal 2019 Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) SZW G4 gemeentedeel 2020 IenW E27B
18
Fout of onzekerheid
VWS H4
Regeling specifieke uitkering stimulering sport
N.v.t.
€0
N.v.t.
VWS H8
Regeling Sportakkoord
N.v.t.
€0
N.v.t.
Overige aandachtsgebieden en ontwikkelingen Buiten de bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole, willen wij tevens aandacht vragen voor onderstaande aandachtsgebieden en ontwikkelingen. Hoewel deze niet of niet direct het gevolg zijn van de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden, kunnen deze aandachtsgebieden en ontwikkelingen van invloed zijn op de gemeente Beekdaelen. Omgevingswet De invoering van de Omgevingswet is opnieuw vertraagd, ditmaal met een halfjaar tot juli 2022. De reden voor de vertraging is de haperende ICT, waarbij met name meer tijd nodig blijkt om het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) in een stabiele vorm werkend te krijgen. Op basis van actuele berichtgeving blijkt dat wanneer gemeenten tegen de nieuwe deadline alsnog problemen ervaren met de software, de minister een noodvoorziening beschikbaar belooft te hebben om de gemeentelijke dienstverlening alsnog te kunnen faciliteren. Gemeenten kunnen omgevingsplannen dan tijdelijk nog met de huidige ICT-standaarden publiceren en muteren. Wij adviseren om zowel planningstechnisch rekening te houden met een voldoende tijdspanne voor de implementatie en om rekening te houden met eventuele aanvullende invoeringskosten als gevolg van de vertraging van de invoering van deze wet.
Informatiebeveiliging Uit een rondgang langs grote, middelgrote en kleine gemeenten verspreid over het land blijkt dat gemeenten nauwelijks oefenen op cyberaanvallen en dat veelal geen draaiboeken voorhanden zijn voor het geval een gemeente wordt getroffen door een cyberaanval. De aanvallen op Maastricht University en Hof van Twente tonen aan dat publieke organisaties een gewild doelwit zijn voor cybercriminelen. Wij adviseren derhalve informatiebeveiliging expliciet onderdeel van het beleid te laten vormen en jaarlijkse diverse checks and balances ten aanzien van informatiebeveiliging uit te voeren. In het licht van vorenstaande benadrukken wij dat informatiebeveiliging naast een technische invulling, tevens een sociaal-cultureel aspect omvat.
19