Bijlage: Resultaatbestemming 2024

Adres Postcode /plaats Tel algemeen Email

CBS Weg 2 6412 EZ HEERLEN 045 - 5676757 p.dassen@kerkrade.nl

Van Betreft Datum

Dagelijks bestuur van Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad Voorstel overdracht begrotingsoverschot naar het volgende boekjaar 13 maart 2025

Geachte leden van het algemeen bestuur,

Door middel van dit schrijven willen wij u informeren over het voorstel van het Dagelijks Bestuur van het Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad om het begrotingsoverschot van 2024 over te dragen naar 2025. Het voorstel is gebaseerd op de noodzaak om de continuïteit en stabiliteit van het Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad te waarborgen en het “achterstallige werk” voor de oprichting van de GR te verrichten. Het Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad hanteert een prudent financieel beleid en streeft naar een efficiënte en verantwoorde besteding van de beschikbare middelen. Onder het kopje 'Onderbouwing' worden meerdere thema's puntsgewijs uiteengezet ter ondersteuning van het genoemde in de aanhef. Deze punten geven een gedetailleerd overzicht van de lopende en geplande activiteiten die financiële middelen vereisen en onderstrepen de noodzaak van inzet van het begrotingsoverschot.

Onderbouwing Risicoafdekking oplopende wachtlijst Het Zorg- en Veiligheidshuis heeft sinds 2023 te maken met wachtlijsten voor het oppakken van complexe casuïstiek (PGA). Gedurende het jaar 2024 kende het Zorg- en Veiligheidshuis vrijwel constant een wachtlijst, die varieerde van enkele casussen tot 24 casussen. Het ontstaan van de wachtlijst lijkt te wijten aan meerdere factoren. Enerzijds constateren we een trend van steeds meer complexere casuïstiek die langere betrokkenheid of meer inzet vraagt vanuit de betrokken procesregisseur mede door stagnatie van hulpverleningstrajecten of woonvoorzieningen waar men kampt met tekorten of verminderde doorstroom. Anderzijds hadden we intern te maken met een hoog ziekteverzuim, een bezuinigingsopgave (strategisch personeelsbeleid, verwerkt in eerste begroting 2024) en het aantrekken van privacyfunctionarissen (bekostigd vanuit de post loonkosten) waardoor er druk is ontstaan op de procesregisseurscapaciteit binnen het Zorg- en Veiligheidshuis. Om grip te kunnen krijgen op een groeiende wachtlijst wordt € 96.533 euro (berekend op basis van loonkosten voor een procesregisseur in max. schaal 10 voor één jaar) opgevoerd in de ‘post onvoorzien’ om budget achter de hand te hebben voor een extra procesregisseur, weliswaar tijdelijk.

Duidelijk moet zijn dat er enkel in tijdelijkheid aanspraak gedaan wordt op de ‘post onvoorzien’ wanneer de wachtlijst daadwerkelijk verder oploopt.

1

Strategische koers en doelstellingen: In de loop van 2025 zal de strategische koers en doelstellingen van het Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad worden geherdefinieerd en geactualiseerd. Hiervoor is een vervolgopdracht geformuleerd ter versterking van de samenwerking met de Zorg- en Veiligheidshuizen in Zuid-Limburg. Dit omvat tevens een eigen onderzoek naar de ervaringen en wensen van partners en afnemers. Hieruit vloeit een inrichting management en sturingsconcept. Het Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad werkt aan een inrichtingsplan voor het management, gebaseerd op vraag- en aanbodverhoudingen binnen het werk, waarbij de basistaken prevaleren. Er wordt een sturingsplan opgesteld, de corporate managementstructuur (CM) verbeterd, en het bedrijfsplan geactualiseerd. Daarnaast wordt het inkoop- en aanbestedingsbeleid geactualiseerd. Begroting: € 15.000 Personeelshandboek: Bij de overgang van de GR volgt de organisatie in eerste instantie de regeling van de latende organisatie (gemeente Kerkrade). Momenteel wordt gewerkt aan een eigen beleid, waaronder een zelfstandig personeelshandboek. Dit vergt externe expertise en aanvullende goedkeuring door de ondernemingsraad. Begroting: € 12.500 Bedrijfsvoering: Er is een inhaalslag nodig op het gebied van het op orde brengen van de bedrijfsvoering en met name de financiële administratie.

Om de bedrijfsvoering op orde te brengen, wordt geïnvesteerd in het professionaliseren en automatiseren van processen zoals AFAS. Dit systeem is reeds aangeschaft echter nog niet volledig ingericht. De inrichting dient aangepast te worden zodra o.a. het personeelshandboek is afgerond. Hiervoor worden consultants van AFAS ingehuurd om de aanpassingen in de backoffice door te voeren. Daarnaast is onze HR administratie in het AFAS systeem van de gemeente Kerkrade verwerkt (zij voeren de personeels- en salarisadministratie voor het ZVHP uit). Gebleken is dat het ZVHP beperkt toegang heeft in de personeelsadministratie omdat deze verweven zit in de administratie van de gem. Kerkrade. Om zowel optimaal en efficiënt van het systeem gebruik te kunnen maken- als gedegen gebruik te kunnen maken van deze management tool dient de personeelsadministratie overgezet te worden naar het AFAS systeem van het ZVHP en de betreffende P&O medewerkers toegang te geven tot ons systeem met administratie. Het inrichten en overzetten van de personeels- en salarisadministratie dient door een consultant verricht te worden. Het dagtarief van een consultant is € 1.100,- excl. BTW en ze werken op basis van hele consultancy dagen. Begroting: € 6.600 Archiefbeheer: De implementatie van de Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling vraagt een gedegen beleids- en planvorming.

Voor de eerste fase wordt externe expertise ingehuurd, waarna verdere raming volgt voor de uitvoering. 1. Opstellen Plan van Aanpak (n.a.v. nulmeting): 10.000,- (met input ZVHP) 2. Opstellen beleid en beleidsdocumenten + verordeningen: 10.000,- tot 20.000,3. Opstellen en inrichten formatie/formatieve ruimte (advies en inrichting): 10.000,- tot 20.000,4. Reserve quick wins (denk aan systeemaanpassingen/ aanschaf materiaal etc.: 10.000. NB wellicht verstandig aan te geven dat e.e.a. kan doorlopen naar 2026 afhankelijk van interne en externe snelheid. Begroting: € 60.000 2

Strategisch adviseur: Tijdens de opbouwfase worden extra uren ingezet voor strategische ondersteuning, zoals ook bij andere Zorg- en Veiligheidshuizen gangbaar is. De strategisch adviseur betreft tijdelijke inhuur. Eind van het jaar wordt geëvalueerd of de strategisch adviseur nog noodzakelijk is voor de verdere opbouw en inrichting van de GR. Begroting: € 22.500 Psycholoog: Ter preventie wordt een maandelijks spreekuur met een psycholoog ingericht, gebaseerd op wetenschappelijke inzichten. Daarnaast worden 'fit for the job'-maatregelen genomen, zoals verzuimcursussen. De inzet van de Psycholoog (proefperiode m.b.t. verzuim) wordt aan het einde van het jaar geëvalueerd of dit van incidentele van aard blijft of dit structureel wordt. Begroting: € 12.500 Netwerkmanager: Volgens het Landelijk Kader Nederlandse Zorg- en Veiligheidshuizen is de inzet van een Netwerkmanager essentieel om de samenwerking met ketenpartners te versterken. Eind van het jaar wordt met het bestuur geëvalueerd op welke manier deze functie gecontinueerd kan worden. Begroting: € 50.000 Inhuur van expertise: Om juridische en beleidsmatige ondersteuning te bieden en waar nodig financiële expertise in te zetten, is een aanvullend budget nodig. Begroting: € 50.774 Ondernemingsraad (OR): In de opbouwfase van de OR worden extra uren ingezet, onder andere voor training en themadagen.

Dit omvat een minimale inzet van 16 uur per week, wat neerkomt op ongeveer 0,45 fte. Begroting: € 10.000

3

Resume De GR is nog in de opstartfase en er moet nog veel gebeuren om deze goed te laten functioneren. Ook voor de lange termijn kunnen vroege bezuinigingen leiden tot hogere kosten, bijvoorbeeld kwaliteitsverlies en inefficiënte processen. Op basis van bovenstaande argumenten en raming ( totaal € 336.407) nodig ik u uit om akkoord te gaan met het voorstel om het begrotingsoverschot over te dragen naar 2025. Dit zal het Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad in staat stellen om de doelen te bereiken en de dienstverlening verder te verbeteren. Zeker met het gegeven dat het management van het Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad in 2024 bewust besloten heeft om bepaalde personeelsposities niet in te vullen om eerst de financiën op orde te krijgen. Hierdoor hebben we ervoor gezorgd dat de jaarrekening van 2024 geen negatief saldo heeft. De GR bevindt zich nog in de opstartfase en er is nog veel werk nodig om deze goed te laten functioneren. Het management van het Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad in 2024 bewust besloten om bepaalde personeelsposities niet in te vullen, om eerst de financiën op orde te krijgen. Op de lange termijn kunnen vroege bezuinigingen leiden tot hogere kosten, bijvoorbeeld door kwaliteitsverlies en inefficiënte processen.

Op basis van bovenstaande argumenten en de raming (totaal € 336.407) nodig ik u uit om akkoord te gaan met het voorstel om het begrotingsoverschot over te dragen naar 2025. Dit stelt het Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad in staat om de gestelde doelen te behalen en de dienstverlening verder te verbeteren.

Met vriendelijke groet,

Mw. dr. T.P. Dassen-Housen Voorzitter dagelijks bestuur.

Met vriendelijke groet, Mw. dr. T.P. Dassen-Housen Voorzitter dagelijks bestuur.

4