2. Bijgestelde begroting 2021
Tekst van het document
Bijstelling begroting 2021 concept
Voorlopige vaststelling in de vergadering van het Algemeen Bestuur op 25 maart 2021. Voor te leggen aan de raden van de deelnemende gemeenten en het Algemeen Bestuur van het Waterschap Limburg per 26 maart 2021. Definitief vast te stellen in de vergadering van het Algemeen Bestuur op 1 juli 2021.
Bijstelling begroting 2021, versie 3.0
Bijstelling begroting 2021, versie 3.0
2
Inhoudsopgave
A. Inleiding ........................................................................................................................... 4 1. Algemeen ...................................................................................................................... 4 2. Het Gegevenshuis, missie en visie ................................................................................ 4 3. Organisatie .................................................................................................................... 5 4. Ontwikkelingen .............................................................................................................. 5 B. Beheer van Het Gegevenshuis....................................................................................... 7 Taakvelden ingevolge het BBV.............................................................................................. 7 Controle en verantwoording................................................................................................... 8 C. Financieel ........................................................................................................................ 9 1. De bijgestelde begroting 2021 ...........................................................................................
9 1.1 Toelichting op de lasten van de bijgestelde begroting 2021 ............................................11 1.2 Toelichting op de baten in de bijgestelde begroting 2021 ...............................................15 1.3 Overzicht van baten en lasten, totaal en verdeeld naar de taakvelden ...........................17 1.4 Risico’s ...........................................................................................................................19 D. Verplichte paragrafen ....................................................................................................20 Ad 1. Lokale heffingen ..........................................................................................................20 Ad 2. Weerstandsvermogen en risicobeheersing ..................................................................20 Ad 3. Onderhoud kapitaalgoederen ......................................................................................23 Ad 4. Financiering ................................................................................................................24 Ad 5. Bedrijfsvoering ............................................................................................................30 Ad 6. Verbonden partijen ......................................................................................................30 Ad 7.
Grondbeleid ................................................................................................................30 Bijlage A ..............................................................................................................................31 Bijlage B ..............................................................................................................................34 Bijlage C ..............................................................................................................................35 Lijst afkortingen .................................................................................................................36
Bijstelling begroting 2021, versie 3.0
3
A. Inleiding 1. Algemeen Voor 2021 werd de begroting vastgesteld op basis van voorcalculatie met behulp van de toen bekende gegevens en cijfers. In de loop van 2020 werden wijzigingen duidelijk die impact hebben op deze voorcalculatie. Zo stijgen de lasten voor huisvesting, facilitaire diensten en ICT aanzienlijk. Daarnaast zijn de salarissen vergeleken met de werkelijke salariskosten 2020. Dit heeft geleid tot aanpassing van het percentage sociale lasten in 2021. In een kleine organisatie werken de sociale lasten nivellerend. Door de groei van onze organisatie is een aanpassing van de sociale lasten nodig om zo de werkelijkheid beter te benaderen. Tevens stijgen de lasten voor software. Bovendien beëindigen één deelnemer en één opdrachtgever derden de afname van een product. Daarnaast is bijstelling nodig vanwege de overstap naar virtuele (CAD-) werkplekken en mobiele devices. Dit wordt verder toegelicht in hoofdstuk 4 Ontwikkelingen. Een en ander betekent dat de begroting op de onderdelen personeel, ondersteuning bedrijfsvoering, software, bijdrage deelnemers en bijdrage derden moet worden aangepast. Dit betekent dat de begroting 2021 dient te worden bijgesteld. In deze bijstelling worden alleen die aspecten meegenomen waar ook formele besluitvorming door het bevoegde orgaan heeft plaatsgevonden.
Voor een begrotingswijziging geldt net als bij de primaire begroting dat deze ingevolge de Wet gemeenschappelijke regelingen aan de Gemeenteraden en het Algemeen Bestuur van het Waterschap Limburg dient te worden gezonden voor hun zienswijze, waarvoor een termijn van 8 weken geldt. Opgemerkt wordt dat de 8-wekentermijn voor de meeste deelnemers in de praktijk niet haalbaar is. Het besluitvormingstraject bij Het Gegevenshuis is zodanig opgezet dat feitelijk 11 weken ruimte hiervoor is tussen de voorlopige vaststelling door het AB en de definitieve vaststelling. Daarna wordt de begrotingswijziging gezonden aan GS. De begroting van Het Gegevenshuis moet in totaliteit als een éénprogrammabegroting worden gezien. Er is bij deze uitvoeringsorganisatie geen sprake van verschillende programma’s die verschillende maatschappelijke, economische, sociale of culturele effecten beogen. De sturing op dit soort programma’s berust bij de deelnemende gemeenten en het Waterschap Limburg. Het Gegevenshuis levert een bijdrage aan de verantwoordelijken voor programma’s van de in de vorm van wettelijke uitvoeringstaken of het leveren van geo-data. Vanuit die optiek zijn de lasten en baten wel verdeeld naar de taakvelden als bedoeld in het BBV.
2. Het Gegevenshuis, missie en visie Het Gegevenshuis ontzorgt (lokale) overheden op het gebied van het opzetten en het beheren van object- en ruimtegerelateerde (Basis-)registraties en geometrie, alsmede het daarmee samenhangende beeldmateriaal. Hiermee kunnen (lokale) overheden voldoen aan wettelijke verplichtingen op dit gebied en kunnen dienstverlening en bedrijfsvoering kwalitatief hoogwaardig en kosteneffectief worden uitgevoerd. Het Gegevenshuis is door de opdrachtgevende overheden tevens opgericht om innovatie in technologieën te vertalen naar de toepassing van object- en ruimtegerelateerde data in het publieke domein, waardoor Het Gegevenshuis een substantiële bijdrage kan leveren aan het imago van de regio en de regionale (economische) ontwikkelingen en bijbehorende werkgelegenheid. Als openbaar lichaam fungeert Het Gegevenshuis als shared service centre in het publieke domein en ligt de focus om continu te innoveren, de dienstverlening te verbeteren en lasten te reduceren. Het Gegevenshuis is een kwalitatief hoogwaardige en innovatieve uitvoeringsorganisatie die werkt op basis van dienstverleningsovereenkomsten met bijbehorende productbladen met duidelijk gedefinieerde kwaliteiten en kwantiteiten.
Bijstelling begroting 2021, versie 3.0
4
Het onderscheidend vermogen van Het Gegevenshuis zit enerzijds in de integrale benadering van (basis)registraties in administratieve en geometrische zin en waar mogelijk en relevant bij te dragen aan datagestuurd beleid, - uitvoering en – dienstverlening door de deelnemers, anderzijds in het vermogen om nieuwe ontwikkelingen, nieuwe technologieën, nieuwe bedrijfs-voeringconcepten van lagere overheden en nieuwe vormen van (publieke) dienstverlening toepasbaar aan te bieden (uiteraard via de gemeentelijke portal). Nieuwe producten, nieuwe diensten en nieuwe afnemers vloeien hieruit voort. Voor alles geldt dat de levering van producten en diensten de marktconformiteitstoets moet doorstaan. Het Gegevenshuis fungeert als ware het in een profit-organisatie, solide en betrouwbaar. Hierbij staat evenwel de status, verplichtingen en (wettelijke) verantwoording als openbaar lichaam voorop.
3. Organisatie Per 1 juli 2015 hebben de gemeenten Brunssum, Heerlen, Kerkrade, Landgraaf, Nuth, Onderbanken, Simpelveld en Voerendaal de gebiedsonafhankelijke gemeenschappelijke regeling opgericht en per die datum werden alle rechten, plichten, goederen en personeel overgenomen van de GBRD/BAG-Geo, onderdeel van de Stadsregio Parkstad Limburg. Per 1 januari 2016 is de gemeente Schinnen toegetreden, per 1 januari 2017 het Waterschap Limburg en per 1 januari 2018 de gemeente Eijsden-Margraten. Per 1 januari 2019 is de gemeente Vaals toegetreden en als gevolg van de gemeentelijke herindeling de gemeente Beekdaelen. Per 1 april 2020 is de gemeente Sittard-Geleen toegetreden. Het Algemeen Bestuur van Het Gegevenshuis wordt gevormd door de portefeuillehouders van de deelnemende gemeenten en het Waterschap Limburg. Het aantal stemmen is gerelateerd aan de bijdrage aan Het Gegevenshuis en de bijdrage is gebaseerd op de afname van producten en diensten. Hiertoe wordt jaarlijks een dienstverleningsovereenkomst met iedere deelnemer apart afgesloten met daarbij behorende productbladen waarin per product de te leveren kwaliteiten, doorlooptijden en lasten zijn bepaald. Het aantal stemmen per deelnemer is terug te vinden in de bijlage.
Het Gegevenshuis is dan ook een typische uitvoeringsorganisatie, waarbij de deelnemers de rol van opdrachtgever en Het Gegevenshuis de rol van opdrachtnemer vervult. Behoudens de uitvoering van de BGT staat het de deelnemers vrij om de soort en omvang van de af te nemen producten te bepalen. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur jaarlijks over de voortgang en legt verantwoording af over de bestede middelen. De directeur van Het Gegevenshuis is onder verantwoordelijkheid van het Dagelijks Bestuur belast met de leiding van de uitvoeringsorganisatie en met de zorg over de juiste taakvervulling. Er zijn twee afdelingshoofden die voor de operationele sturing zorgen. Ondersteunende functies op het gebied van de PIOFAH-taken zijn voor een belangrijk deel belegd bij de deelnemende gemeente dan wel worden op ad hoc basis ingehuurd. Voor financiën, informatiemanagement en privacy zijn 1,8 fte in eigen dienst. Daar waar bedrijfsvoeringstaken zijn uitbesteed, hebben deze medewerkers een regierol. Op het gebied van financiën, privacy, beveiliging, informatiemanagement en archivering wordt verdere professionalisering in 2021 voortgezet met een uiteindelijke toegroei naar ISO-certificering in 2021.
4. Ontwikkelingen Algemeen m.b.t. huidige werkzaamheden Bij de opmaak van de bijgestelde begroting 2021 speelt het coronavirus nog steeds een grote rol. Het langdurig thuiswerken heeft ons inzicht geboden in de nood aan een structurele oplossing in virtuele (CAD-)werkplekken. Inmiddels is (mede door invoering van Windows 10) dit ook in technische zin mogelijk. Flexibel werken en het werken op afstand gebeurt in de huidige situaties door het gebruik van privé devices van de medewerkers, hetgeen om meerdere redenen niet gewenst is. Nu het technisch mogelijk is, is het zaak dat bij de reguliere vervanging van de huidige devices (fat cliënts/ Cad-werkplekken) wordt ingezet op mobiele devices met virtuele werkplekken. Het is een duurdere maar noodzakelijke oplossing. Niet alleen vanuit de coronamaatregel van het verplicht thuiswerken, maar ook voor de toekomstige flexibiliteit in het werken op kantoor en op afstand. De begroting 2021 zal op onder meer dit punt dan ook bijgesteld worden.
Bijstelling begroting 2021, versie 3.0
5
Samenhangende objectenregistratie De landelijke ontwikkeling om te komen tot een samenhangende objectenregistratie (SOR) krijgt ook in 2021 en volgende jaren haar vervolg. Via het project waarderen op gebruiksoppervlak zijn in projectmatige zin de basisregistraties in onderlinge afstemming gebracht en heeft op alle onderdelen een vergelijk van de administratie en geometrie in de bestanden en de werkelijke situatie plaatsgevonden. Een en ander is gebeurd in samenwerking met BsGW. Nu het project nagenoeg is afgerond, is het zaak dat de beheersituatie wordt ingericht. Intern is dit geregeld, maar met BsGW zal dit in aanloop naar de SOR gebeuren via een regieportal waarvoor BsGW een aanbesteding uitvoert met de bedoeling om deze in 2021 operationeel te hebben. Strategische pijler groei Groei blijft één van de pijlers van de strategische agenda. Groei dient verantwoord te zijn. Het uitgangspunt is en blijft dat de overeengekomen dienstverlening met de huidige deelnemers nimmer in het gedrang mag komen. Groei wordt nagestreefd door primair nieuwe toetreders en secundair uitbreiding van producten en diensten bij de huidige deelnemers. Voor 2021 en volgende jaren is de opdracht om acquisitie te doen bij deelnemers ten noorden van Sittard-Geleen en binnen de grenzen van Limburg.
Daarbij wordt aangetekend dat door de coronamaatregelen het in de praktijk heel lastig is om acquisitie te voeren. Gerichte acquisitie kan worden opgepakt als de coronamaatregelen zijn opgeheven. Op het gebied van grijs en groen en huisaansluitingen riool zien we wel enige ontwikkelingen bij de deelnemers, maar dit heeft nog niet tot bestuurlijke besluitvorming geleid. Strategische pijler innovatie Op het gebied van innovatie is in 2020 verder gewerkt aan een eigen BOR-applicatie. De pilots zijn veelbelovend en de verwachting is dat voor de zomer in 2021 deze applicatie in gebruik kan worden genomen. Naast het beheer grijs en groen, wordt in 2021 riool toegevoegd aan de applicatie. Voor 2021 is een task force ingericht die zich bezig gaat houden met driedimensionaal inwinnen, beheren en leveren van data. Het is de bedoeling dat Het Gegevenshuis ingericht is om op termijn aan verplichte regels met betrekking tot 3D te kunnen voldoen en de deelnemers kunnen ondersteunen bij bijvoorbeeld de Omgevingswet, maar ook bij andere ontwikkelingen waarbij 3D-data noodzakelijk zijn, zoals bij hergebruik van bouwmaterialen. Dit nog los van het feit dat de SOR op termijn ook vergt dat de gegevens in de basisregistraties 3D beschikbaar zijn.
Hoewel door corona projecten zijn vertraagd of on hold gesteld, is het wel de bedoeling dat Het Gegevenshuis de deelnemers ondersteunt bij datagestuurd werken of –beleid in andere domeinen, bijvoorbeeld het sociale domein of op het gebied van openbare orde en veiligheid. Ook op het gebied van opsporing van strafbare feiten zal een pilot worden uitgevoerd met burgemeesters, politie en justitie. De gevolgen voor de organisatie In 2018 werd de organisatie op het gebied van de bedrijfsvoering versterkt en is een breed traject opgestart tot professionalisering van het informatiemanagement en overige aspecten van de bedrijfsvoering. In 2021 wordt stelselmatig hieraan verder gebouwd om uiteindelijk te komen tot werken met managementsystemen, bekrachtigd door diverse ISO-certificeringen. Voorwerk wat samenhangt met het inzetten van groei kost tijd (formatieruimte). Door de omvang van de organisatie is hiervoor niet apart formatie geraamd. In de praktijk betekent dit behalve inspanningen van de directeur en de afdelingshoofden dat ook seniormedewerkers van de vakgebieden en op het gebied van ICT substantieel worden betrokken bij groeidossiers. Dit betekent dat een toch redelijk aantal productief geraamde uren opgaan in de diverse groeidossiers, waardoor externe inhuur op onderdelen nodig is.
Vanaf de begroting van 2019 zijn hiervoor structurele middelen geraamd, die ook in de begroting 2021 zijn opgenomen.
Bijstelling begroting 2021, versie 3.0
6
B. Beheer van Het Gegevenshuis Taakvelden ingevolge het BBV Een gemeenschappelijke regeling dient per begroting 2018 te voldoen aan de nieuwe eisen van het BBV. In een programmabegroting geeft de gemeente of de gemeenschappelijke regeling aan wat ze willen bereiken, hoe ze dat gaan doen en hoeveel geld daarvoor wordt uitgetrokken. Bij hetgeen men wil bereiken gaat het om maatschappelijke, economische, sociale, of culturele effecten. In zoverre zou een programmabegroting voor een organisatie als Het Gegevenshuis enigszins gekunsteld overkomen. Het is immers een uitvoeringsorganisatie die levert aan de gemeentelijke afdelingen en functionarissen die sturing geven aan de programma’s als hiervoor bedoeld. Het is niet aan Het Gegevenshuis om te bepalen welke maatschappelijke of economisch effecten worden beoogd noch om verantwoording te nemen voor de uitvoering daarvan. Dit is en blijft de exclusieve verantwoordelijkheid van de deelnemende gemeenten en het Waterschap Limburg. Het Gegevenshuis levert hiervoor ondersteuning. In feite wordt de programmabegroting bepaald door de optelsom van de gesloten dienstverleningsovereenkomsten met bijbehorende productbladen. Hierin staat wat Het Gegevenshuis moet bereiken in elk begrotingsjaar van welke kwaliteit en met welke doorlooptijden en hiervoor stellen de deelnemers de middelen beschikbaar op basis van een transparante voorcalculatie.
Wat dan nog rest is de strategische agenda van Het Gegevenshuis die rust op de pijlers groei en innovatie. In de inleiding zijn de ontwikkelingen in dit kader opgenomen. Als deze ontwikkelingen tot positieve besluitvorming leiden, krijgen deze ook weer hun vertaling in de dienstverleningsovereenkomsten en bijbehorende productbladen en volgt de structurele beheersituatie. Bij Het Gegevenshuis is sprake van een hoofdtaak: het beheren van geo-data van object- en ruimtegerelateerde (basis)registraties. Het uitvoeren van deze taken vloeit voort uit de wettelijke verplichtingen binnen het stelsel van basisregistraties (b.v. BAG, BGT, Wkpb) dan wel uit het ondersteunen van beleid, uitvoering en publieke dienstverlening bij overheidstaken, zoals grijs, groen en riool. In het nieuwe BBV is sprake van een verdeling in taakvelden. De BAG en de BGT zijn één op één te koppelen aan taakvelden, maar dat geldt niet voor alle basisregistraties. Het geo-databeheer is volgens de beschrijvingen te koppelen aan het taakveld 040 Overhead. Dit betekent dan ook dat alle uitvoeringstaken die Het Gegevenshuis behartigt en niet rechtstreeks aan een taakveld te koppelen zijn, worden ondergebracht in het taakveld 040. De gewijzigde begroting kent de volgende taakvelden: 040 210 570 720 810 830
Overhead Verkeer en vervoer (databeheer grijs) Openbaar groen (databeheer groen) Riolering (databeheer statische rioolgegevens) Ruimtelijke ordening (beheer BGT) Wonen en bouwen (beheer BAG)
Voor de uitvoering van deze taken worden 3 hoofdactiviteiten onderscheiden: het inwinnen, het beheren en het uitleveren/informeren. Kernkwaliteit van Het Gegevenshuis is de integrale benadering van deze hoofdactiviteiten. Als een landmeter een gebied, gebouw of objecten gaat inmeten of als er sprake is van een bouwvergunning, dan is die inwinning zodanig opgezet dat meteen de data voor alle (basis-)registraties beschikbaar komen. Dit is uiteraard efficiënt, maar belangrijk is dat met deze kernkwaliteit tevens de belangrijke uitgangspunten gerealiseerd kunnen worden: actuele, juiste en volledige geo-data in de bestanden. De kans dat in 2 (basis-)registraties verschillende data voorkomen (toch een behoorlijk probleem in Nederland) wordt hiermee sterk gereduceerd. Met het toewerken naar een integrale objectenregistratie zet Het Gegevenshuis sterk in op uniforme en actuele data in alle registraties. Voor wat betreft het betrekken van de WOZ wordt nauw samengewerkt met BsGW en via het in 2021 in te voeren regieportal stappen richting de SOR gezet.
Bijstelling begroting 2021, versie 3.0
7
Controle en verantwoording Zoals eerder aangegeven, vormen de dienstverleningsovereenkomsten en bijbehorende productbladen de kern van de relatie opdrachtgever – opdrachtnemer. Deze kern heeft alleen maar zin als opdrachtnemer periodiek en transparant over de overeengekomen prestaties en aantallen rapporteert. In 2016 is de inhoud en wijze van rapporteren samen met de contractmanagers verder uitgewerkt en in 2017 hebben in overleg enkel cosmetische aanpassingen plaatsgevonden. Hierbij stond steeds centraal de vraag wat aan informatie en verantwoording nodig is om de opdrachtgever regie te kunnen laten uitvoeren over Het Gegevenshuis. Dan gaat het over de prestaties als overeengekomen in de productbladen, maar ook over de hiervoor benodigde middelen in begroting en rekening. De stelselmatige ontwikkeling van kengetallen maakt daar deel van uit. De hiervoor bedoelde verantwoording vindt plaats via de kwartaalrapportages. In 2018 werden vooral de nieuwe producten en diensten in overleg met de contractmanagers verder uitgewerkt in productbladen. Eind 2019 zijn de dienstverleningsovereenkomsten en de productbladen in overleg met de contractmanagers geactualiseerd en in 2020 zijn deze bestuurlijk vastgesteld. Afgesproken is om deze dienstverleningsovereenkomsten en de productbladen twee keer per jaar met de contractmanagers te evalueren en te actualiseren.
Bijstelling begroting 2021, versie 3.0
8
C. Financieel Algemeen De begroting 2021 is vastgesteld en gebaseerd op voorcalculatie op basis van de feitelijk in te zetten middelen behorende bij de eigen ontwikkelde kengetallen op het moment van de opmaak van de begroting. Sinds de opmaak van de primaire begroting 2021 hebben diverse ontwikkelingen plaatsgevonden: een stijging in de lasten voor software, huisvesting, facilitaire diensten en ICT. Daarnaast zijn de salarissen vergeleken met de werkelijke salariskosten 2020 en is daarom het percentage sociale lasten in 2021 aangepast van 24 naar 29%. De gemeente Landgraaf heeft de pilot voor riool beëindigd en ROW/woningcorporatie heeft het contract voor geo-informatie stop gezet. Een en ander betekent dat de begroting aan de lastenkant op de onderdelen personeel, ondersteuning bedrijfsvoering en software en aan de batenkant op de onderdelen bijdrage deelnemers en bijdrage derden moet worden aangepast.
1. De bijgestelde begroting 2021 Begroting Lasten Personeel, PIOFAH, Software, Inhuur Totaal Baten Bijdragen deelnemers Bijdragen derden Subsidie Provincie informatiecentrum mijnbouw Totaal Geraamd totaal saldo van baten en lasten Aanwenden reserve ICT Aanwenden reserve innovatie Aanwenden reserve inhuur derden Geraamd resultaat
2021 primair
2021 bijgesteld
€ €
4.020.148 4.020.148
€ €
4.217.893 4.217.893
€ €
3.819.810 73.598
€ €
4.015.297 65.869
€ € € € € € €
80.000 3.973.408 -46.740 37.748 8.992 -
€ € € € € € €
80.000 4.161.166 -56.727 47.736 8.992 -
De incidentele lasten bestaan uit inhuur derden voor BAG-BOR-BGT-Riool en inhuur derden voor de na-ijlende effecten steenkolenwinning in het kader van het informatiecentrum mijnbouw. Hier staan ook dezelfde bedragen voor baten tegenover en deels wordt de reserve inhuur derden hiervoor aangewend. In 2021 staan de externe audits voor de ISO-certificering gepland. De lasten voor het adviseren hieromtrent worden gezien als incidenteel. De lasten voor de opvolging van de ISO-certificering worden meegenomen als structureel. Daarnaast zijn er incidentele softwarekosten voor de geplande BAG-BGT koppeling.
Bijstelling begroting 2021, versie 3.0
9
Incidentele lasten en baten Lasten Inhuur BAG-BOR-BGT-Riool (voor tijdelijke / adhoc opdrachten en meer extra werk als gevolg meldingen waarderen naar gebruiksoppervlakte) Inhuur expertise na-ijlende effecten steenkolenwinning en ondersteuning informatiecentrum mijnbouw Inhuur derden productie (privacy en informatie ISO-certificering) Incidentele software (BAG-BGT koppeling) Totaal Baten Subsidie Provincie informatiecentrum mijnbouw Totaal Saldo incidentele baten en lasten Aanwenden reserve ICT Aanwenden reserve innovatie Geraamd resultaat
Bijstelling begroting 2021, versie 3.0
2021 bijgesteld
€
13.383
€ € € €
80.000 13.345 30.000 136.728
€ € € € € €
80.000 80.000 -56.728 47.736 8.992 -
10
1.1 Toelichting op de lasten van de bijgestelde begroting 2021 Lasten Het Gegevenshuis
2021 primair
2021 bijgesteld
Personeel Salarissen totaal Vorming opleiding Wagenpark/reiskosten Overige personeelskosten Arbo-verstrekkingen personeel Kosten medezeggenschap Totaal personeel Bedrijfsvoering Huisvesting, facilitaire diensten, ICT/KA Applicaties bedrijfsvoering Facilities, randapparatuur buiten contracten Totaal bedrijfsvoering Software Licentiekosten bedrijfsapplicaties (deels incidenteel) Afschrijvingen Stelpost innovatie Totaal software Inhuur derden Productie (regulier) Productie (privacy en informatie iso-certificering) (deels incidenteel) Inhuur i.v.m. uitvoering strategische agenda Inhuur BAG-BOR-BGT-Riool (voor tijdelijke / adhoc opdrachten en meer extra werk als gevolg meldingen waarderen naar gebruiksoppervlakte) (incidenteel) Inhuur expertise na-ijlende effecten steenkolenwinning (incidenteel) Accountant P&O/Boekhouding Archivering Totaal inhuur derden Onvoorzien Totaal
Bijstelling begroting 2021, versie 3.0
€ € € € € € €
2.821.058 84.632 46.233 24.603 3.039 7.598 2.987.162
€ € € € € € €
2.799.059 69.976 39.120 28.461 3.039 7.598 2.947.253
€ € € €
274.493 15.892 30.390 320.776
€ € € €
468.672 12.634 30.000 511.306
€
311.539
€
338.412
€ € €
56.905 37.588 406.032
€ € €
56.905 37.588 432.905
€
35.455
€
35.455
€ €
5.000 61.555
€ €
25.759 61.555
€
13.383
€
13.383
€ € € € € € €
80.000 16.208 55.069 4.052 270.722 35.455 4.020.148
€ € € € € € €
80.000 16.208 55.069 4.000 291.429 35.000 4.217.893
11
Personeel Lasten Het Gegevenshuis
2021 primair
Personeel Salarissen totaal Vorming opleiding Wagenpark/reiskosten Overige personeelskosten Arbo-verstrekkingen personeel Kosten medezeggenschap Totaal personeel
€ € € € € € €
2.821.058 84.632 46.233 24.603 3.039 7.598 2.987.162
2021 bijgesteld € € € € € € €
2.799.059 69.976 39.120 28.461 3.039 7.598 2.947.253
De begroting 2021 is gebaseerd op de feitelijke salarissen van het personeel zoals van toepassing was bij de opmaak begin 2020. Ten opzichte van die situatie zijn inmiddels voor 2021 de volgende wijzigingen opgetreden:
Functie
Schaal
Afdelingsdirecteur Afdelingshoofd Senior Senior Medewerker Medewerker Subtotaal WSP Totaal
15 12 10 9 8 7
Formatie 2021 Formatie 2021 primair bijgesteld 1,00 1,74 5,19 7,56 22,66 1,50 39,65 2,80 42,45
1,00 1,74 7,08 4,78 23,17 0,50 38,27 2,80 41,07
2021 bijgesteld € € € € € € € € €
139.065 182.652 555.081 342.093 1.462.715 28.770 2.710.376 88.683 2.799.059
De post salarissen in de primaire begroting was € 2.821.058,-. Dit betekent een vermindering van deze post met € 21.999,-. Dit heeft te maken met een vermindering van 1,38 aan fte. Daarnaast zijn de salarissen vergeleken met de werkelijke salariskosten 2020 en is daarom het percentage sociale lasten in 2021 aangepast van 24 naar 29%. Verschillende medewerkers zijn verschoven van hun aanloopschaal naar de functieschaal. Naar verwachting wordt een deel van de vacatures ingevuld met inhuur derden. Zo wordt een trainee aangetrokken voor de BGT bijvoorbeeld. De post vorming opleiding is gerelateerd aan de totale salarissom. Het percentage is voor het jaar 2021 gebaseerd op 2,5% in plaats van de gebruikelijke 3% van de loonsom. Door corona worden sommige opleidingen uitgesteld of vinden online plaats, waardoor locatiekosten vervallen. Voor wat betreft de kosten wagenpark is rekening gehouden met zes auto’s. De primaire begroting 2021 ging uit van zeven auto’s, mede door het thuiswerken van het personeel wordt de zevende auto vooralsnog niet nodig geacht. Bij de overige personeelskosten gaat het in hoofdzaak om de kosten die samenhangen met de werkkostenregeling.
Deze landelijk geldende regeling bepaalt dat maximaal 1,18% van het totale fiscale loon belastingvrij kan worden ingezet voor vergoedingen aan medewerkers, zoals bijdrage vakbondscontributie, kerstpakketten, afdelingsuitstapjes, etentjes e.d. In 2020 is het percentage van over de eerste € 400.000,- verhoogd naar 3%. Deze regeling geldt in 2021 opnieuw. In 2021 is het percentage van het totale fiscale loon bijgesteld van 1,2% naar 1,18%. In de primaire begroting is uitgegaan van 1,7% over de eerste € 400.000,- en 1,20% van het totaal. De posten voor arbo-verstrekkingen personeel en kosten medezeggenschap zijn ongewijzigd.
Bijstelling begroting 2021, versie 3.0
12
Ondersteuning bedrijfsvoering Lasten Het Gegevenshuis
2021 primair
Ondersteuning bedrijfsvoering Huisvesting, facilitaire diensten, ICT/KA Applicaties bedrijfsvoering Facilities, randapparatuur buiten contracten Totaal bedrijfsvoering
€ € € €
274.493 15.892 30.390 320.776
2021 bijgesteld € € € €
468.672 12.634 30.000 511.306
Huisvesting en facilities De lasten voor huisvesting en facilities, ICT en KA nemen toe als gevolg van een hogere bijdrage aan Parkstad-IT. De bijdrage aan Parkstad-IT stijgt als gevolg van een nieuw verrekeningsmodel bij PIT van € 120.000,- naar € 262.316,-, een stijging van 119%. Bij de oprichting van Parkstad-IT in 2015 is er een kosten verrekenmodel tot stand gekomen die voor de situatie destijds het best passende was. In de loop der jaren is meermaals gebleken dat dit verrekenmodel voor PIT en verschillende deelnemers van PIT ongewenste effecten met zich meebracht. Dit “solidariteitsmodel” en in het model aanwezige “communicerend vat” zorgde er onder andere voor dat als een deelnemende partij besparingen realiseerde dit negatieve effecten kon hebben op de kosten voor een andere deelnemende partij. Daarbij was het dit verrekenmodel niet transparant en niet stuurbaar voor de deelnemers van Parkstad-IT. In 2019 is onderzoek gedaan naar een nieuw verrekenmodel. Parkstad-IT heeft onderzoek laten doen naar de marktconformiteit van het doorbelastingsmodel. Met andere woorden is onderzocht (benchmark) of de prijzen van de doorbelastingmethodiek in overeenstemming zijn met de prijzen in de markt. De resultaten van dit onderzoek waren positief.
In het nieuwe model wordt echter wederom een buffer opgebouwd om deelnemers te compenseren al naar gelang de voorgaande begrotingsbijdrage en voor zover de buffer toereikend is. Het communicerende vat is met het nieuwe verrekenmodel niet geheel opgelost. Er is meer ruimte om aan de knoppen te draaien, maar uiteindelijk zullen de kosten worden verdeeld over de verschillende deelnemers. Het langdurig thuiswerken heeft ons inzicht geboden in de nood aan een structurele oplossing in virtuele (CAD)-werkplekken. Nu het technisch mogelijk is, is het zaak dat bij de reguliere vervanging van de huidige devices (fat cliënts/Cad-werkplekken) wordt ingezet op mobiele devices met virtuele werkplekken. Hier is € 20.000,- voor begroot voor zowel de virtuele CAD-werkplekken als de devices. € 12.000,- wordt in de begroting 2022 verwerkt. Bovendien stijgen de lasten voor huisvesting en facilitaire diensten. Het Gegevenshuis huurt het gebouw van de gemeente Landgraaf waar het wijkteam van de gemeente Landgraaf sinds 2020 niet meer huurt en waardoor bepaalde kosten niet meer te delen zijn tussen de twee organisaties. De huur stijgt van € 60.216,- naar € 72.618,- (21%). Daarmee stijgen ook de lasten voor de facilitaire dienstverlening van € 75.829,- naar € 113.738 (50%). Applicaties bedrijfsvoering In 2020 is een abonnement voor Asana (projectmanagement programma) beëindigd.
Facilities, randapparatuur buiten contracten Dit betreft de lasten die gemaakt moeten worden buiten de dienstverleningsovereenkomst van Landgraaf en buiten de facilitering door Parkstad IT. Concreet gaat het dan om drukwerk, presentatiehulpmiddelen, mobiele devices e.d.
Software Software
2021 primair
2021 bijgesteld
Licentiekosten bedrijfsapplicaties
€
311.539 €
338.412
Afschrijvingen
€
56.905 €
56.905
Stelpost innovatie
€
37.588 €
37.588
Totaal software
€
406.032 €
432.905
Bijstelling begroting 2021, versie 3.0
13
Op het gebied van software zien we een toename bij de licentiekosten applicaties. Dit is een gevolg van een hogere bijdrage voor de KaartViewer (stijging 79%) en een hogere bijdrage aan Sweco (stijging 17%). Daarnaast is er rekening gehouden met incidentele kosten voor de BGT-BAG koppeling. Kosten van Nedgraphics voor Wkpb vervallen, hiervoor in de plaats komt een nieuw softwarepakket van Recony voor e-herkenning. Software leverancier NedGraphics
Racony Bentley
Centric GeoNovation
Pakket BRK/Wkpb Geo-cad NedGW NedBGT/ Nedinwinning BAG (incl. BAGBGT koppeling) Oracle12 BGT-BAG koppeling (structurele kosten) E-herkenning Microstation Ondersteuning (incl. BAG-BGT koppeling) Licenties Ondersteuning
Imagem LNR Globalcom GIM FME Desktop LNR Net Ideoma Bluebeam Sweco Obsurv Totaal software
€ € €
2021 primair 12.712 19.783 18.948
2021 bijgesteld € 6.102 € 13.301 € 38.429
€
29.143
€
€ €
2.232 2.642
€
11.650
€ € € € € € € € € € €
2021 incidenteel
3.866
23.266
€ € €
10.000 € 147 20.174
38.067 10.036 9.245 15.846 17.950 6.017 4.559 1.532 87.913 311.539
€ € € € € € € € € €
40.323 18.000 10.000 15.799 17.720 4.674 5.625 1.423 102.830 308.412
30.000
2021 bijgesteld € 6.102 € 13.301 € 38.429 €
3.866
€ €
-
€ € €
40.000 147 20.147
€ € € € € € € € € €
40.323 18.000 10.000 15.799 17.720 4.674 5.625 1.423 102.830 338.412
De afschrijvingen wijzigen niet. De stelpost innovatie behoeft geen bijstelling. Deze middelen werden in hoofdzaak aangewend voor de inzet van eigen personeel op de ontwikkelingen van verbetering en optimalisering van applicaties. Dit is vanaf 2021 niet meer aan de orde en kan het budget worden ingezet voor zaken die samenhangen met het onderzoek naar 3D of naar mutatiedetectie via infraroodbeelden.
Bijstelling begroting 2021, versie 3.0
14
Inhuur derden Inhuur derden
2021 primair
2021 bijgesteld
Productie (regulier)
€
35.455
€
35.455
Productie (privacy en informatie ISO-certificering)
€
5.000
€
25.759
€
61.555
€
61.555
Accountant
€ € €
13.383 80.000 16.208
€ € €
13.383 80.000 16.208
P&O/Boekhouding
€
55.069
€
55.069
Archivering
€
4.052
€
4.000
Totaal inhuur derden
€
270.722
€
291.429
Inhuur i.v.m. uitvoering strategische agenda Inhuur BAG-BOR-BGT-Riool (voor tijdelijke / ad hoc opdrachten en extra werk als gevolg van meldingen waarderen naar gebruiksoppervlakte) Inhuur expertise na-ijlende effecten
De productie (privacy en informatie ISO-certificering) is verhoogd i.v.m. de geplande externe audits voor ISO 9001 en ISO 27001. Bovendien is een adviseur aangetrokken voor de informatiebeveiliging en een functionaris gegevensbescherming om de uitvoering van de privacy maatregelen te controleren. De post inhuur expertise na-ijlende effecten steenkolenwinning hoort bij het project informatiecentrum mijnbouw waar Het Gegevenshuis een gelijke subsidie voor ontvangt. De posten voor de accountant, P&O en boekhouding zijn ongewijzigd. De post archivering is volgens het afgesproken bedrag in het contract.
Onvoorzien De post onvoorzien is € 35.000,-.
1.2 Toelichting op de baten in de bijgestelde begroting 2021 Baten Het Gegevenshuis
2021 primair
2021 bijgesteld
Bijdrage deelnemers Bijdrage Beekdaelen Bijdrage Brunssum Bijdrage Eijsden-Margraten Bijdrage Heerlen Bijdrage Kerkrade Bijdrage Landgraaf Bijdrage Simpelveld Bijdrage Sittard-Geleen Bijdrage Vaals Bijdrage Voerendaal Bijdrage Waterschap* Bijdrage deelnemers ad hoc opdrachten
€ € € € € € € € € € € €
409.704 122.566 242.527 1.213.535 135.785 291.073 103.599 853.627 108.725 155.899 106.793 75.975
€ € € € € € € € € € € €
434.446 132.980 258.757 1.304.362 144.062 241.668 110.921 901.568 116.804 167.182 112.548 90.000
Totaal bijdrage deelnemers
€
3.819.810
€
4.015.297
Bijstelling begroting 2021, versie 3.0
15
Bijdragen deelnemers
Bijdrage deelnemers
2021 primair
Aandeel primair
2021 bijgesteld
Aandeel bijgesteld
Bijdrage Beekdaelen
€
409.704
11%
€
434.446
11%
Bijdrage Brunssum
€
122.566
3%
€
132.980
3%
Bijdrage Eijsden-Margraten
€
242.527
6%
€
258.757
7%
Bijdrage Heerlen
€
1.213.535
32%
€
1.304.362
33%
Bijdrage Kerkrade
€
135.785
4%
€
144.062
4%
Bijdrage Landgraaf
€
291.073
8%
€
241.668
6%
Bijdrage Simpelveld
€
103.599
3%
€
110.921
3%
Bijdrage Sittard-Geleen
€
853.627
23%
€
901.568
23%
Bijdrage Vaals
€
108.725
3%
€
116.804
3%
Bijdrage Voerendaal
€
155.899
4%
€
167.182
4%
Bijdrage Waterschap*
€
106.793
3%
€
112.548
3%
Bijdrage deelnemers Bijdrage deelnemers ad hoc opdrachten Totaal bijdrage deelnemers
€
3.743.835
100%
€
3.925.297
100%
€ €
75.975 3.819.810
€ €
90.000 4.015.297
*Let op: voor het Waterschap Limburg is in deze bijgestelde begroting het bedrag opgenomen exclusief btw. De bijdrage inclusief btw bedraagt in de primaire begroting € 110.965 en de bijgestelde begroting € 117.676,-. Het percentage van Landgraaf zakt als gevolg van het niet meer afnemen van het product riool. De verschillen die we zien bij Eijsden-Margraten en Heerlen zijn afrondingsverschillen. Alle structurele lasten worden toegerekend naar de producten en diensten waarvoor voor elk product/dienst een apart productblad is opgesteld. Sommige lasten, zoals personeel primaire proces en software- of licentiekosten zijn rechtstreeks toe te rekenen aan een product of dienst. Sommige lasten, met name de lasten voor ondersteuning bedrijfsvoering worden via een verrekensleutel toebedeeld aan de producten en diensten. Incidentele lasten worden niet in de kostprijs van de producten en diensten meegenomen. Per product of dienst zijn met de deelnemers afspraken gemaakt over de te hanteren onderlinge verdeelsleutel. Zo worden bijvoorbeeld de lasten van het product BAG tussen de deelnemers die dit product afnemen, verdeeld op basis van het aantal verblijfsobjecten en de BGT op basis van het aantal hectaren bebouwd.
Voor het Waterschap Limburg is een apart productblad gemaakt omdat de te maken lasten voor het beheer van de BGT voor het waterschap een andere dimensie kent dan voor het gemeentelijk beheer van de BGT. Op het gebied van afname producten is de volgende wijziging: de gemeente Landgraaf neemt riool niet meer af. In deze bijgestelde begroting hebben we de lasten van het product BRK/Wkpb bijgesteld. Door de verandering in de werkwijze bij Wkpb en het wegvallen van software is de bijdrage van de Wkpb nu lager. De lasten van BRK worden in het product Geo-info meegenomen.
Overige baten
Overige baten Bijdragen derden Subsidie Provincie mijnbouw Totaal overige baten Bijstelling begroting 2021, versie 3.0
2021 primair € € €
73.598 € 80.000 € 153.598 €
2021 bijgesteld 65.869 80.000 145.869
16
Bij de overige baten zien we een kleine afname van de bijdragen derden (zie hierna). Daarnaast is hier de subsidie opgenomen die Het Gegevenshuis ontvangt voor het informatiecentrum van de mijnbouw.
Bijdragen derden
Bijdrage derden
2021 primair
2021 bijgesteld
Brandweer
€
3.154
€
3.195
ROW/woningcorporaties Parkstad Limburg Mijnwater B.V. BsGW KaartViewer Overige opdrachtgever (stelpost) Totaal bijdrage derden
€ € € € € €
12.898 1.561 2.485 17.500 36.000 73.598
€ € € € € €
1.580 2.519 18.350 40.225 65.869
ROW/woningcorporaties heeft het contract met Het Gegevenshuis beëindigd. Verder zien we een structurele afname van diensten door de Brandweer, Parkstad Limburg, Mijnwater B.V. en een afname van de KaartViewer door BsGW. Tenslotte is de stelpost iets verhoogd.
Mutaties reserve
2021 primair € € €
Aanwenden reserve ICT Aanwenden reserve innovatie Totaal
37.748 8.992 46.740
2021 bijgesteld € € €
47.736 8.992 56.727
Aanwending reserve ICT Ter dekking van de afschrijvingslasten 2021 van de aangeschafte software wordt de (doel)reserve ICT voor een bedrag van € 47.736,- aangewend. Dit heeft te maken met de aanschaf van landmeetapparatuur in 2020 die in 2021 voor het eerst afgeschreven wordt. Uitgangpunt is dat de reserve ICT wordt afgebouwd en dat in de toekomst de kosten voor rente en afschrijvingen rechtstreeks naar de producten worden toegerekend.
Aanwending reserve innovatie Deze reserve is gevormd via resultaatbestemming 2015 en bedoeld voor het project 3D dat in 2016 is gestart en vooral in 2017 verder werd uitgewerkt. Omdat dit vooral een investering in de software is geweest, worden de kosten voor rente en afschrijving vanaf 2018 (4 jaar) meegenomen en voldaan via aanwending uit die reserve.
1.3 Overzicht van baten en lasten, totaal en verdeeld naar de taakvelden Totalen taakvelden
2021 primair
lasten baten
€ €
totaal saldo onttrekkingen aan reserves toevoegingen aan reserves geraamd resultaat
Bijstelling begroting 2021, versie 3.0
2021 bijgesteld € €
4.217.893 4.161.166
€
-46.739 €
-56.727
€ € €
46.739 € - € - €
56.727 -
4.020.148 3.973.408
17
Taakveld 040 Overhead
2021 primair
2021 bijgesteld
lasten baten
€ €
1.360.521 € 1.328.175 €
1.458.345 1.445.753
totaal saldo
€
-32.346 €
-12.592
onttrekkingen aan reserves toevoegingen aan reserves geraamd resultaat
€ € €
32.346 -
€ € €
12.592 -
Taakveld 210 Verkeer en vervoer (databeheer grijs)
2021 primair
2021 bijgesteld
lasten baten
€ €
118.805 116.440
€ €
124.705 122.340
totaal saldo
€
-2.365
€
-2.365
onttrekkingen aan reserves toevoegingen aan reserves geraamd resultaat
€ € €
2.365 -
€ € €
2.365 -
2021 primair
Taakveld 570 Openbaar groen (databeheer groen)
2021 bijgesteld
lasten baten
€ €
101.078 98.713
€ €
112.508 110.143
totaal saldo
€
-2.365
€
-2.365
onttrekkingen aan reserves toevoegingen aan reserves geraamd resultaat
€ € €
2.365 -
€ € €
2.365 -
Taakveld 720 Riolering (databeheer statische rioolgegevens)
2021 primair
2021 bijgesteld
lasten baten
€ €
429.230 426.980
€ €
439.230 422.200
totaal saldo
€
-2.250
€
-17.030
onttrekkingen aan reserves toevoegingen aan reserves geraamd resultaat
€ € €
2.250 -
€ € €
17.030 -
Bijstelling begroting 2021, versie 3.0
18
Taakveld 810 Ruimtelijke ordening (BGT)
2021 primair
2021 bijgesteld
lasten baten
€ €
1.097.133 € 1.094.768 €
1.112.000 1.094.855
totaal saldo
€
-2.365 €
-17.145
onttrekkingen aan reserves toevoegingen aan reserves geraamd resultaat
€ € €
2.365 € - € - €
17.145 -
Taakveld 830 Wonen en bouwen (BAG)
2021 primair
2021 bijgesteld
lasten baten
€ €
960.123 € 954.894 €
971.104 965.875
totaal saldo
€
-5.229 €
-5.229
onttrekkingen aan reserves toevoegingen aan reserves geraamd resultaat
€ € €
5.229 € - € - €
5.229 -
1.4 Risico’s Bij de opmaak van deze bijgestelde begroting 2021 zijn in financiële zin de volgende risico’s te melden: 1) Parkstad IT In deze bijgestelde begroting is rekening gehouden met de compensatieregeling zoals Parkstad-IT deze gepresenteerd heeft in haar meerjarenbegroting. Het is onzeker of de compensatieregeling meerjarig op deze manier wordt vastgesteld. 2) Overige risico’s Omdat Het Gegevenshuis begroot op basis van voorcalculatie (werkelijke salarissen en werkelijke contracten) en op basis van ontwikkelde kengetallen, is de kans op overige financiële risico’s zeer klein.
Bijstelling begroting 2021, versie 3.0
19
D. Verplichte paragrafen In het Besluit Begroting- en Verantwoording staat aangegeven dat in de Programmabegroting ten minste de navolgende paragrafen opgenomen moeten zijn: 1. Lokale heffingen 2. Weerstandsvermogen en risicobeheersing 3. Onderhoud kapitaalgoederen 4. Financiering 5. Bedrijfsvoering 6. Verbonden partijen 7. Grondbeleid De paragrafen “lokale heffingen”, “verbonden partijen” en “grondbeleid” zijn op Het Gegevenshuis niet van toepassing, omdat Het Gegevenshuis niet wordt gefinancierd door heffingen, niet participeert in verbonden partijen en geen gronden in bezit heeft. De overige paragrafen worden hieronder toegelicht.
Ad 1. Lokale heffingen Niet van toepassing.
Ad 2. Weerstandsvermogen en risicobeheersing Het Gegevenshuis is een openbaar lichaam als bedoeld in de Wet op de gemeenschappelijke regelingen en is verplicht in de begroting en jaarstukken de risico’s te vermelden die de financiële positie van de gemeenschappelijke regeling kunnen beïnvloeden. Bij het opstellen van de begroting en de jaarstukken moet met deze voorzienbare en kwantificeerbare risico’s rekening worden gehouden. In het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten is aangegeven dat de risicoparagraaf dient te worden uitgebreid tot een weerstandsvermogensparagraaf. Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit en alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Het Gegevenshuis is een uitvoeringsorganisatie die ten behoeve van de deelnemers wettelijke taken uitvoert in het kader van het stelsel van basisregistraties: (geo-)data worden ingewonnen, beheerd en weer uitgeleverd. Met deelnemers en afnemers worden vooraf afspraken gemaakt over de hoeveelheden en kwaliteiten van producten en diensten die in dit kader worden geleverd. Hieraan is gekoppeld een transparante voorcalculatie die de hoogte van de bijdrage van de deelnemers bepaalt. Dit alles is vervat in een dienstverleningsovereenkomst met productbladen.
Het Gegevenshuis levert alleen vooraf overeengekomen producten en diensten waar de bijdrage van de deelnemer tegenover staat. Dit maakt ook de risicobenadering van Het Gegevenshuis enigszins afwijkend ten opzichte van de meeste andere gemeenschappelijke regelingen. Weerstandscapaciteit gaat over de dekkingsmiddelen en -mogelijkheden waarover de dienst kan beschikken om niet begrote, onvoorziene lasten (risico’s) af te dekken, waarbij de weerstandscapaciteit in redelijke verhouding dient te staan tot de risico’s waarvoor geen voorziening is gevormd. De kans dat er sprake is van niet begrote, onvoorziene lasten (risico’s) is op basis van de inrichting en werkwijze van Het Gegevenshuis klein. Tegenover alle te leveren producten en diensten staan baten in de zin van bijdragen van de deelnemers. Alle lasten worden toegerekend naar deze producten en diensten via voorcalculatie op basis van ervaringsgegevens. Daar waar deze laatste ontbreken wordt een risicomarge in de prijs per product/dienst opgenomen. Mocht er desondanks nog sprake zijn van onvoorziene lasten (risico’s) dan dragen de deelnemers naar rato van de afname van het desbetreffend product of dienst bij aan deze onvoorziene lasten. Dit stelt het bij een gemeenschappelijke regeling op te bouwen weerstandsvermogen in een geheel ander daglicht.
De oprichters hebben niet de bedoeling gehad om onvoorziene tekorten te voldoen via een weerstandsvermogen, maar via het bijstorten op basis van de feitelijke afname van producten en diensten. Dit vloeit ook voort uit het feit dat Het Gegevenshuis als een shared service centre functioneert en dat de pakketten van afname van producten en diensten per deelnemer zelf is samen te stellen (behalve de verplichte afname van de BGT). Uiteraard zijn hieraan voorwaarden gekoppeld via de gemeenschappelijke regeling en de dienstverleningsovereenkomsten.
Bijstelling begroting 2021, versie 3.0
20
Zo komen bijvoorbeeld risico’s voor Het Gegevenshuis bij een afname van producten en diensten te liggen bij de deelnemer die hiertoe besluit. Bovendien zullen alleen structurele verplichtingen worden aangegaan of medewerkers in vast dienstverband worden genomen als hier via een dienstverleningsovereenkomst structurele afname van producten en diensten tegenover staan. Bij incidentele afname van producten en diensten zal er altijd gewerkt worden met huur van applicaties en licenties en inhuur van personeel. Algemene reserve De deelnemers aan Het Gegevenshuis zijn verantwoordelijk voor een eventueel overschot of tekort in een bepaald jaar naar rato van de afname van producten en diensten en de daaraan gekoppelde bijdrage. Daar waar sprake is van een reserve is dit een door het Algemeen Bestuur gelabelde reserve (bestemde reserve), maar géén algemene reserve. In de eerder aangegeven systematiek is hier ook geen noodzaak voor. Dit betekent niet dat niet wordt gekeken naar incidentele noodzakelijke middelen voor het opvangen van ontwikkelingen vanaf 2021, maar deze worden in de begroting opgenomen. Reserve ICT-investeringen De reserve ICT-voorziening is ooit gevormd bij de overgang van Parkstad naar Het Gegevenshuis en was bedoeld voor het kunnen voldoen van de kosten van rente en afschrijving van de landmeetapparatuur en software.
Als er nieuwe software of apparatuur werd aangeschaft, meestal samenhangende met de invoering van nieuwe producten of diensten of uitbreiding daarvan, werden de incidentele kosten voor aanschaf incidenteel bij de afnemers in rekening gebracht en deze gestort in de reserve ICT-investeringen zodat vanuit die reserve in meerjarenperspectief de rente en afschrijving kon worden voldaan. In 2018 heeft het Algemeen Bestuur bij de bijgestelde begroting besloten dat in 2018 de laatste storting in de ICT reserve zal plaatsvinden. Deze reserve zal daarna worden afgebouwd en de kosten die samenhangen met software en apparatuur zullen dan direct ten laste worden gelegd van producten en diensten. Reserve Innovatie Met de resultaatsbestemming jaarrekening 2015 is een reserve voor innovatie gevormd van € 40.000,-. Het Algemeen Bestuur heeft in 2016 besloten dat deze reserve kan worden aangewend voor het project 3D. Hiervan werd € 3.500,- besteed in 2016 en is het overige in 2017 besteed. Hiermee is deze reserve besteed en zullen de kosten voor rente en afschrijving vanaf 2018 vier jaren deze reserve worden aangewend. Indicatoren Aan de hand van de volgende indicatoren kan een beeld gegeven worden van de financiële positie van de gemeenschappelijke regeling Het Gegevenshuis.
De solvabiliteitsratio De solvabiliteitsratio betreft de verhouding tussen het eigen vermogen en het totaal vermogen op de balans. Op basis van de solvabiliteit kan worden beoordeeld of de organisatie in staat is om op korte en lange termijn te voldoen aan haar betalingsverplichtingen. Solvabiliteitsratio Eigen vermogen Totaal vermogen Solvabiliteitsratio
Solvabiliteitsratio
(A) (B) (A/B)
€ €
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%
Bijstelling begroting 2021, versie 3.0
31-12-2019
31-12-2020
342.715,24 € 2.783.765,89 € 12,31%
182.507,57 2.231.287,13 8,18%
80%
90%
100%
21
De solvabiliteitsratio wordt sterk beïnvloed door de rekening courant met de gemeente Landgraaf. Het rekening courantsaldo van de jaarrekening 2019 is begin 2020 vereffend, het saldo van 31-12-2020 zal begin 2021 vereffend worden. Op 1 januari 2019 (toen de rekening courant op tijd vereffend was), was de solvabiliteitsratio 38,80%. Een reële weerga van de solvabiliteitsratio wordt verkregen door de rekening courant met de gemeente Landgraaf buiten de berekening te houden. Ons inziens is dit verantwoord omdat Het Gegevenshuis over voldoende liquide middelen beschikt om de rekeningcourant vrijwel ineens af te rekenen. Op 1 januari 2019 was de solvabiliteitsratio in deze berekening 77,13%. De solvabiliteitsratio ziet er dan als volgt uit: Solvabiliteitsratio Eigen vermogen Totaal vermogen Solvabiliteitsratio Solvabiliteitsratio
(A) (B) (A/B) 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%
€ €
70%
31-12-2019
31-12-2020
342.715,24 € 723.560,91 € 47,37%
182.507,57 358.117,91 50,96%
80% 90% 100%
Zolang de rekening courant op tijd vereffend wordt, is de solvabiliteitsratio van Het Gegevenshuis gezond en is de verwachting dat Het Gegevenshuis ook meerjarig in staat is om op korte en lange termijn te voldoen aan haar betalingsverplichtingen. Doordat Het Gegevenshuis geen algemene reserves kent en door het afbouwen van de reserves ICT en innovatie zal het eigen vermogen van Het Gegevenshuis echter wel afnemen. Dit is een bestuurlijk besluit. Het resultaat 2020 wordt na besluitvorming in het Algemeen Bestuur terug betaald aan de deelnemers en telt dus ook niet mee in het eigen vermogen. De netto schuldquote (NSQ) Een goed aanvullende indicator om de hoogte van de schulden van een organisatie te beoordelen is de netto schuld als aandeel van de baten (netto schuldquote). De netto schuld betreft de totale schuld met in mindering de omvang van de geldelijke bezittingen die niet zijn ingezet t.b.v. de publieke zaak. Omdat dit per organisatie sterk kan verschillen is het raadzaam de netto schuld te gebruiken. De hoogte van de baten bepaalt in belangrijke mate hoeveel schulden een organisatie kan dragen. Hoe hoger het inkomen des te meer schuld een organisatie kan aangaan. Dit kengetal uitgedrukt in procenten wordt de netto schuldquote genoemd. Schuldratio Schulden:
31-12-2019
Schulden -/- vorderingen Baten voor bestemming reserves
Langlopende schulden Vlottende passiva Overlopende passiva Vorderingen Liquide middelen Overlopende activa (A) (B)
Netto schuldquote
(A/B)
Vorderingen:
€ € € € € € € €
2.063.957,88 377.092,77 -353.011,40 -2.012.592,87 -277.722,89 -202.276,51 3.289.942,61
-6,15%
31-12-2020 € € € € € € € €
1.876.798,15 171.981,41 -418.302,25 -1.666.290,10 -29.558.60 -65.371,39 3.906.364,95
-1,67%
Voor een organisatie geldt dat het licht op rood springt als de netto schuldquote boven de 110% uitkomt. Er is dan sprake van een zeer hoge schuld. Al bij een netto schuldquote boven de 100% springt het licht voor een organisatie op oranje. Er blijft dan weinig leencapaciteit over om de gevolgen van financiële tegenvallers door bijvoorbeeld een economische recessie op te vangen. Normaal bevindt de netto schuldquote van een organisatie zich ergens tussen de 0% en 100%.
Bijstelling begroting 2021, versie 3.0
22
Het Gegevenshuis heeft geen enkele langlopende lening, waardoor schematisch de netto schuldquote als volgt uitziet:
Op 01-01-2019 was de netto schuldquote -5,98%. In meerjarig perspectief wordt niet verwacht dat de netto schuldquote toeneemt, aangezien Het Gegevenshuis geen langlopende leningen gaat afsluiten. De netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte geldleningen (NSQ) Omdat Het Gegevenshuis géén leningen verstrekt, is een gecorrigeerde netto schuldquote niet aan de orde. Grondexploitatie Het Gegevenshuis exploiteert noch bouwgrond, noch grond op industrieterreinen. De indicator “grondexploitatie” kan daarom ook niet verstrekt worden. Structurele exploitatieruimte Het financiële kengetal structurele exploitatieruimte geeft aan hoe groot de (structurele) vrije ruimte binnen de vastgestelde begroting is. Daarnaast geeft het ook aan of een organisatie in staat is om structurele tegenvallers op te vangen, dan wel of er nog ruimte is voor nieuw beleid. Voor Het Gegevenshuis dat begroot op basis van de overeengekomen dienstverleningsovereenkomsten, is dit lastig om in deze definitie te vatten. De vaststelling van het kengetal structurele exploitatieruimte in % gaat als volgt: ((B-A)+(D-C))/(E)*100% A: structurele lasten (gerealiseerd totaal van lasten); B: structurele baten (gerealiseerd totaal van baten); C: totaal structurele toevoegingen aan de reserves; D: totaal structurele onttrekkingen aan de reserves; E: gerealiseerd totaal van de baten.
Vanuit die insteek kan de structurele exploitatieruimte 2021 als volgt worden berekend: ((€ 4.051.283 - € 4.051.281) + ( € 0 - € 0 )) / € 4.131.283 * 100% = 4,94%. Een positief percentage betekent dat de structurele baten toereikend zijn om de structurele lasten te dekken. In 2020 was de structurele exploitatieruimte 4,21% en in 2019 2,09%. We zien dus een stijgende lijn in dit financiële kengetal. Voor de jaren 2022 t/m 2025 worden ook weinig incidentele lasten en/of baten verwacht. Belastingcapaciteit Op basis van de begroting dragen de deelnemers bij in de kosten van de gemeenschappelijke regeling Het Gegevenshuis. Het Gegevenshuis heft géén belastingen. De indicator “belastingcapaciteit” is dan ook niet van toepassing.
Ad 3. Onderhoud kapitaalgoederen Het Gegevenshuis heeft bij haar formele start per 1 juli 2015 alle goederen en contracten overgenomen van de GBRD/BAG-Geo. Voor wat betreft het wagenpark betreft het auto’s via een lease constructie. In de begroting is voorzien in de kosten voor het onderhoud. De overgenomen (kantoor)inventaris was ook al afgeschreven. Hardware wordt via dienstverleningsovereenkomst afgenomen van Parkstad IT waar een jaarlijkse vergoeding tegenover staat. De te activeren investeringen zijn beperkt tot de landmeetkundige apparatuur en bijbehorende software en alle overige applicaties. Hiervoor is een reserve opgenomen (zie ook resultaat ICT-reserve). In de toekomst zullen de afschrijvingskosten rechtstreeks aan de producten en diensten worden toegerekend en zal afbouw van de ICT-reserve plaatsvinden.
Bijstelling begroting 2021, versie 3.0
23
Alle kosten die Het Gegevenshuis maakt, worden toegerekend naar de te leveren producten en diensten conform dienstverleningsovereenkomst en bijbehorende productbladen. Dit geldt ook voor de kapitaalgoederen. Zo worden de kosten voor apparatuur en het wagenpark volledig toegerekend. Hiermee wordt dus steeds voorzien in de onderhoudskosten van de kapitaalgoederen. Bij verandering in de omvang b.v. bij uitbreiding of de hoogte van de kosten b.v. bij vervanging, verandert dus naar evenredigheid ook de bijdrage voor de afnemers. Vandaar dat ook jaarlijks de dienstverleningsovereenkomst en bijbehorende productbladen worden vastgesteld alvorens de begroting kan worden opgemaakt.
Ad 4. Financiering Algemeen De in januari 2001 in werking getreden Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet FIDO) verplicht een gemeenschappelijke regeling om een financieringsparagraaf in begroting en jaarrekening op te nemen. Voor Het Gegevenshuis is de financieringssystematiek dat de deelnemers een voorschot per kwartaal betalen, gebaseerd op de totale bijdrage conform begroting/dienst-verleningsovereenkomst. Betalingen werden verricht door de gemeente Landgraaf, aan welke gemeente de financiële- en salarisadministratie en het uitvoeren van het betalingsverkeer is uitbesteed. Hiervoor is een rekening courant verhouding ontstaan tussen Het Gegevenshuis en de gemeente Landgraaf. Het is de bedoeling dat uiteindelijk de voorschotten van de deelnemers zodanig worden gefactureerd dat Het Gegevenshuis steeds over voldoende liquide middelen beschikt en dat de rekening courantpositie met de gemeente Landgraaf maandelijks op nul wordt terug gebracht. Dit zal niet altijd het geval kunnen zijn omdat de lasten niet gelijkmatig over het jaar verdeeld zijn. In het jaar 2020 heeft de vereffening van de rekening courant met de gemeente Landgraaf niet (tijdig) plaatsgevonden. Risicobeheer Met risico’s worden bedoeld renterisico’s, kredietrisico’s, liquiditeitenrisico’s, koersrisico’s en debiteurenrisico’s.
Om het risico in algemene zin in te perken dient de uitvoering van de financieringsfunctie alleen de publieke taak. Het beheersen van risico’s komt tot uitdrukking via het gebruik van de instrumenten kasgeldlimiet en renterisiconorm. Beide instrumenten hebben tot doel het renterisico te begrenzen dat verbonden is aan de financiering door middel van korte en lange schuld. Renterisico op vlottende schuld Om het renterisico op de netto vlottende schuld te beheersen mogen gemeenschappelijke regelingen voor hun financieringsbehoefte niet onbeperkt kort geld aantrekken. Het aantrekken van kort geld is normaliter goedkoper dan lang geld, maar is ook sterker aan fluctuaties onderhevig. De maximaal toegestane netto vlottende schuld wordt bepaald door de zogenaamde kasgeldlimiet. Onder kasgeldlimiet wordt verstaan het bedrag dat maximaal als kasgeld mag worden opgenomen. Voor 2021 bedraagt de kasgeldlimiet voor Het Gegevenshuis: a. Omvang van de programmabegroting per 01-01-2021: € 4.217.893 b. Bij ministeriële regeling vastgesteld percentage: 8,20% Toegestane kasgeldlimiet voor 2021 (a) x (b): € 345.867 Dit bedrag wordt berekend door middel van een door het Ministerie van Financiën vastgesteld percentage van 8,2% te vermenigvuldigen met tot totaal van de jaarbegroting van Het Gegevenshuis bij aanvang van het jaar.
Bij overschrijding van deze limiet moet er in langlopende financieringsmiddelen worden voorzien. De kasgeldlimiet wordt aan het begin van het dienstjaar vastgesteld en geldt voor het gehele jaar. De kasgeldlimiet bedroeg de afgelopen jaren: Jaar 2016 2017 2018 2019 2020
Kasgeldlimiet € € € € €
Bijstelling begroting 2021, versie 3.0
169.002 179.529 174.612 280.627 340.739
24
Elk kwartaal toetsen we de werkelijke liquiditeitspositie aan de kasgeldlimiet. Als meer dan twee achtereenvolgende kwartalen de kasgeldlimiet wordt overschreden, moet de toezichthouder (Provincie) hiervan op de hoogte worden gesteld. Overschrijden we de kasgeldlimiet drie kwartalen op rij dan moeten we via een plan van aanpak aantonen dat we de korte financiering terugbrengen binnen de norm van de kasgeldlimit. Uit dit plan kan blijken dat de overschrijding maar tijdelijk is, zodat we de overschrijding zonder maatregelen kunnen oplossen. Is de overschrijding echter structureel dan zal dit moeten leiden tot het aflossen van kort geld c.q. het consolideren door middel van het aantrekken van vaste geldleningen. De werkelijke ruimte c.q. overschrijding van de kasgeldlimiet in 2020 was als volgt: Kwartaal