Voorstel Raad

*25vra00128* 25vra00128

Voorstel Gemeenteraad Datum B&W vergadering: Datum Raadsvergadering: Afdeling: Raadscie: Portefeuillehouder: Steller:

10-11-2025 11-12-2025 BMO BEZA Raymond Dirx Roy Meertens

Onderwerp Controleprotocol, Voorkoming van de begrotingsonrechtmatigheid 2025 en de overheveling van de budgetten 2025 naar 2026. Korte inhoud Naar aanleiding van het eerste verslagjaar 2023 waarin de rechtmatigheidsverantwoording 2023 was opgenomen heeft de commissie BBV vragen, ervaringen, aanbevelingen en adviezen ontvangen. Op 16 april 2025 is in het Staatsblad het Besluit van 21 maart 2025 tot wijziging van onder andere het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) gepubliceerd. Dit heeft geleid tot aanpassingen in de Kadernota rechtmatigheid Vanwege deze wetswijziging behoeft het controleprotocol 2023 een actualisatie.

2025.

Daarnaast bevat het voorstel een totaaloverzicht van alle budgetoverhevelingen van 2025 naar 2026 en de uitsluitingen op de accountantscontrole.

Aanleiding Naar aanleiding van het eerste verslagjaar 2023 waarin de rechtmatigheidsverantwoording 2023 was opgenomen heeft de commissie BBV vragen, ervaringen, aanbevelingen en adviezen ontvangen. Op 16 april 2025 is in het Staatsblad het Besluit van 21 maart 2025 tot wijziging van onder andere het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) gepubliceerd. Dit heeft geleid tot aanpassingen in de Kadernota rechtmatigheid 2024. Vanwege deze wetswijziging behoeft het controleprotocol 2023 een actualisatie. Het intern controleplan 2025 is opgesteld waarin de uitvoering van de interne controles staan beschreven. Concreet, de wijze waarop de uitvoering van werkzaamheden wordt getoetst aan de norm oftewel onze wet- en regelgeving. Overwegingen Het controleprotocol 2025 In het controleprotocol wordt door de raad een aantal zaken geregeld ter afbakening en ondersteuning van de uitvoering van de jaarrekeningcontrole, het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording en daarmede tevens het financieel beheer zoals uitgeoefend door of namens het college van B&W van de gemeente Beek. Wijzigingen t.o.v. het controleprotocol 2023 zijn gemarkeerd.

Voorkoming van de begrotingsonrechtmatigheid 2025 Als blijkt dat de gerealiseerde lasten zoals weergegeven in de jaarrekening hoger zijn dan de geraamde bedragen met inbegrip van de laatste begrotingswijziging, is voor zover het de begrotingsoverschrijdingen betreft, mogelijk sprake van onrechtmatige uitgaven. De overschrijding kan namelijk in strijd zijn met het budgetrecht van de gemeenteraad. Voor de afsluitende oordeelsvorming is van belang in hoeverre de begrotingsoverschrijding past binnen het door de gemeenteraad geformuleerde beleid en/of wordt gecompenseerd door aan de lasten gerelateerde hogere inkomsten. Ook is hierbij relevant of de overschrijding niet eerder dan bij de jaarrekening gesignaleerd kon worden. Om te voorkomen dat dergelijke, op zich verdedigbare overschrijdingen door de accountant in het rechtmatigheidsoordeel en dus in de afweging voor een al dan niet goedkeurende controleverklaring worden meegenomen, wordt in de Kadernota Rechtmatigheid een tabel gepresenteerd met "soorten" begrotingsoverschrijdingen en hierbij vermeld of deze al dan niet door de accountant in zijn oordeel moeten worden meegeteld. Deze tabel is ter kennisname als bijlage 5 “overzicht kostenoverschrijding meer dan € 25.000 en rechtmatigheidsoordeel” toegevoegd bij dit raadsvoorstel.

Om te voorkomen dat bij de jaarrekening 2025 ongewenste discussie ontstaat over allerlei overschreden posten stellen wij aanvullend op deze tabel voor, om de navolgende situaties niet als begrotingsonrechtmatig te beschouwen, waarbij eventuele afwijkingen via vaststelling van de jaarrekening door uw raad alsnog worden geaccordeerd. Het betreft begrotingsafwijkingen die: - per programma kleiner zijn dan € 25.000; - het gevolg zijn van autonome ontwikkelingen en waarbij de overschrijding niet eerder gesignaleerd kon worden. Overheveling van de (niet bestede) budgetten 2025 naar 2026 Het college zorgt voor de uitvoering van de door de gemeenteraad vastgestelde begroting en in aanvulling daarop gedurende het jaar de vastgestelde beleids- en begrotingsaanpassingen. In de praktijk kan de werkelijke besteding afwijken van de begroting. Het komt nogal eens voor dat begrotingsafwijkingen worden veroorzaakt doordat activiteiten, waarvoor de gemeenteraad geld beschikbaar heeft gesteld nog niet (geheel) zijn uitgevoerd. Dit leidt dan tot een voordelig resultaat ten opzichte van de begroting. De activiteiten worden in het volgende begrotingsjaar (verder) uitgevoerd. Om deze problematiek rechtmatig op te lossen, is er per incidenteel budget een inschatting gemaakt van de niet bestede budgetbedragen per 31 december 2025. Deze komen in aanmerking voor overheveling naar 2026.

De over te hevelen budgetten hebben uitsluitend betrekking op incidentele budgetten voor projecten waartoe de raad eerder (impliciet) besloten heeft. Reguliere budgetten die bestemd zijn voor het doen van reguliere uitgaven behoren tot de normale bedrijfsvoering, en komen dus niet voor overheveling in aanmerking. Nog niet bestede investeringsbudgetten worden niet betrokken in deze budgetoverheveling omdat deze veelal jaar overschrijdend zijn en slechts een geringe invloed (via kapitaallasten) hebben op het rekeningresultaat. In de bijlage 4 “Budgetoverhevelingen 2025-2026” zijn de afzonderlijke budgetten vermeld die voor overheveling in aanmerking komen. Hierbij is de volgende indeling gehanteerd: 1. Recent is het budget pas beschikbaar gesteld (slotwijziging 2025); 2. Planvorming in voorbereiding/gereed. Uitvoering wordt binnen afzienbare tijd opgepakt; 3. In uitvoering, maar nog niet volledig afgewikkeld; 4. Nog niet opgepakt. Per budget wordt toegelicht waarom deze overgeheveld dient te worden. Voorgesteld wordt om een bedrag van € 979.4214,92 aan niet bestede budgetten toe te voegen aan de bestemmingsreserve "Reserve afwikkeling projecten". Bij het opstellen van de jaarrekening 2025 zal het definitief over te hevelen bedrag worden bepaald.

Deze is maximaal het bovenstaande bedrag en wordt bepaald door, per project te beoordelen wat het exacte restant bedrag is per ultimo 2025. De incidentele budgetten gaan daardoor niet verloren in het jaarresultaat 2025 maar worden veilig gesteld voor besteding in 2026. Voor een rechtmatige aanwending in 2026 van de overgehevelde middelen zal de begroting 2025 op de 'overheveling' worden aangepast. Deze aanpassing maakt onderdeel uit van de eestvolgende afwijkingenrapportage na de jaarrekening 2025.

-3-

Financiële overwegingen Het onderdeel overheveling van de niet bestede incidentele budgetten is over de jaren heen (2025 en 2026) budgettair neutraal. Beslispunten 1. Instemmen met het controleprotocol 2025; 2. Kennis te nemen van het controleplan 2025; 3. Instemmen met de overheveling van de niet bestede incidentele budgetten 2025 naar 2026 voor het maximale bedrag van € 979.4214,92. De overgehevelde budgetten storten in de reserve afwikkeling projecten per 31 december 2025. Beek, BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN BEEK,

Paul de Jonge Gemeentesecretaris

Christine van Basten-Boddin Burgemeester

Besluit Gemeenteraad

De raad van de gemeente Beek;

gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 10-11-2025;

Besluit: 1. Instemmen met het controleprotocol 2025; 2. Kennis te nemen van het controleplan 2025; 3. Instemmen met de overheveling van de niet bestede incidentele budgetten 2025 naar 2026 voor het maximale bedrag van € 979.4214,92. De overgehevelde budgetten storten in de reserve afwikkeling projecten per 31 december 2025.

Beek, 11-12-2025 GEMEENTERAAD,

Guliël Erven Raadsgriffier

Christine van Basten-Boddin Voorzitter