Voorstel Raad

*24vra00135* 24vra00135

Voorstel Gemeenteraad Datum B&W vergadering: Datum Raadsvergadering: Afdeling: Raadscie: Portefeuillehouder: Steller:

29-10-2024 19-12-2024 BMO Ralph Diederen Malika Benameur

Onderwerp Controleprotocol, controleplan 2024, voorkoming van de begrotingsonrechtmatigheid 2024 en de overheveling van de budgetten 2024 naar 2025 Korte inhoud Met de invoering van de Wet Rechtmatigheidsverantwoording dient vanaf het boekjaar 2023 elke gemeente zelfstandig een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. In de rechtmatigheidsverantwoording geeft het college van B&W aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat de rechtmatigheidsverantwoording in overeenstemming is met door de gemeenteraad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. In 2023 is er een controleprotocol opgesteld. Deze is nog actueel en wordt opgevolgd voor 2024 en 2025. Daarnaast is er een controleplan 2024 opgesteld, waarin opgenomen is hoe de kwaliteitscontroles binnen de gemeente Beek uitgevoerd gaan worden om te waarborgen dat processen voldoen aan de gestelde eisen en specificaties. Daarnaast bevat het voorstel een totaaloverzicht van alle budgetoverhevelingen 2024 naar 2025 en wordt er voorgesteld om akkoord te gaan met het uitsluiten van termijnbepalingen met betrekking tot de aanvraag en verantwoording van subsidies bij contracten met organisaties (zoals de Haamen).

Aanleiding In verband met de Wet Rechtmatigheidsverantwoording is in 2023 een nieuw controleprotocol opgesteld. Er hebben in 2024 geen wijzigingen plaatsgevonden met betrekking tot het controleprotocol (zoals wetswijzigingen). Zodoende is het controleprotocol 2023 nog actueel en passend voor 2024 en met de inzichten van nu ook voor 2025. Indien er wijzigingen plaatsvinden, zal voor 2025 een nieuw voorstel gemaakt worden. Daarnaast is er een controleplan 2024 opgesteld, waarin opgenomen is hoe de kwaliteitscontroles binnen de gemeente Beek uitgevoerd gaan worden om te waarborgen dat processen voldoen aan de gestelde eisen en specificaties. Om begrotingsonrechtmatigheden bij de jaarrekening 2024 te voorkomen wordt aangegeven welke regelgeving uit dit protocol uitgesloten dient te worden. Tot slot worden enkele incidentele budgetten aangegeven welke dienen te worden overgeheveld van 2024 naar 2025. Overwegingen Controleprotocol Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de rechtmatigheidscontrole én de accountantscontrole kan het bestuur nadere regels stellen in het controleprotocol, zie bijlage 1. Dit controleprotocol heeft als doel meer specifieke aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole op de jaarrekening 2024.

Het protocol vormt voor het oordeel over de rechtmatigheid een essentieel instrument, omdat dit document de kaders aangeeft van de uit te voeren rechtmatigheid controle. Object van controle is de jaarrekening 2024 en daarmee tevens het financieel beheer over het jaar 2024, zoals uitgeoefend door of namens het college. Bijlage 2 “Wet- en regelgeving”, alsmede bijlage 3 “Overzicht kostenoverschrijdingen’ hebben betrekking op het controleprotocol. Controleplan In het controleplan 2024 is opgenomen hoe de kwaliteitscontroles binnen de gemeente Beek uitgevoerd wordt om te waarborgen dat processen voldoen aan de gestelde eisen en specificaties. De verbijzonderde interne controle (VIC) is vanaf 2023 uitgebreid met diverse rechtmatigheidsonderdelen die via het softwarepakket van Key2Control (K2C) lopen. Kortheidshalve wordt verwezen naar de kruisjes bij het controleplan onder de kolom K2C. Voorkoming van de begrotingsonrechtmatigheid 2024 Als blijkt dat de gerealiseerde lasten zoals weergegeven in de jaarrekening hoger zijn dan de geraamde bedragen met inbegrip van de laatste begrotingswijziging, is voor zover het de begrotingsoverschrijdingen betreft, mogelijk sprake van onrechtmatige uitgaven. De overschrijding kan namelijk in strijd zijn met het budgetrecht van de gemeenteraad.

Voor de afsluitende oordeelsvorming is van belang in hoeverre de begrotingsoverschrijding past binnen het door de gemeenteraad geformuleerde beleid en/of wordt gecompenseerd door aan de lasten gerelateerde hogere inkomsten. Ook is hierbij relevant of de overschrijding niet eerder dan bij de jaarrekening gesignaleerd kon worden. Om te voorkomen dat dergelijke, op zich verdedigbare overschrijdingen door de accountant in het rechtmatigheidsoordeel en dus in de afweging voor een al dan niet goedkeurende controleverklaring worden meegenomen, wordt in de Kadernota Rechtmatigheid een tabel gepresenteerd met "soorten" begrotingsoverschrijdingen en hierbij vermeld of deze al dan niet door de accountant in zijn oordeel moeten worden meegeteld. Deze tabel is ter kennisname als bijlage 3 “overzicht kostenoverschrijding meer dan € 25.000 en rechtmatigheidsoordeel” toegevoegd bij dit raadsvoorstel. Om te voorkomen dat bij de jaarrekening 2024 ongewenste discussie ontstaat over allerlei overschreden posten stellen wij aanvullend op deze tabel voor, om de navolgende situaties niet als begrotingsonrechtmatig te beschouwen, waarbij eventuele afwijkingen via vaststelling van de jaarrekening door uw raad alsnog worden geaccordeerd.

Het betreft begrotingsafwijkingen die: - per programma kleiner zijn dan € 25.000; - het gevolg zijn van autonome ontwikkelingen en waarbij de overschrijding niet eerder gesignaleerd kon worden. Voor 2024 wordt geadviseerd akkoord te gaan met het uitsluiten van termijnbepalingen met betrekking tot de aanvraag en verantwoording van subsidies bij contracten met organisaties (zoals de Haamen) en bij de algemene subsidieverordening 2022, welke eveneens in 2024 van toepassing is. Overheveling van de (niet bestede) budgetten 2024 naar 2025 Het college zorgt voor de uitvoering van de door de gemeenteraad vastgestelde begroting en in aanvulling daarop gedurende het jaar de vastgestelde beleids- en begrotingsaanpassingen. In de praktijk kan de werkelijke besteding afwijken van de begroting. Het komt nogal eens voor dat begrotingsafwijkingen worden veroorzaakt doordat activiteiten, waarvoor de gemeenteraad geld beschikbaar heeft gesteld nog niet (geheel) zijn uitgevoerd. Dit leidt dan tot een voordelig resultaat ten opzichte van de begroting. De activiteiten worden in het volgende begrotingsjaar (verder) uitgevoerd. Om deze problematiek rechtmatig op te lossen, is er per incidenteel budget een inschatting gemaakt van de niet bestede budgetbedragen per 31 december 2024. Deze komen in aanmerking voor overheveling naar 2025.

De over te hevelen budgetten hebben uitsluitend betrekking op incidentele budgetten voor projecten waartoe de raad eerder (impliciet) besloten heeft. Reguliere budgetten die bestemd zijn voor het doen van reguliere uitgaven behoren tot de normale bedrijfsvoering, en komen dus niet voor overheveling in aanmerking. Nog niet bestede investeringsbudgetten worden niet betrokken in deze

-3-

budgetoverheveling omdat deze veelal jaar overschrijdend zijn en slechts een geringe invloed (via kapitaallasten) hebben op het rekeningresultaat. In de bijlage 4 “Budgetoverhevelingen 2024-2025” zijn de afzonderlijke budgetten vermeld die voor overheveling in aanmerking komen. Hierbij is de volgende indeling gehanteerd: 1. Recent is het budget pas beschikbaar gesteld (slotwijziging 2024); 2. Planvorming in voorbereiding/gereed. Uitvoering wordt binnen afzienbare tijd opgepakt; 3. In uitvoering, maar nog niet volledig afgewikkeld; 4. Nog niet opgepakt. Per budget wordt toegelicht waarom deze overgeheveld dient te worden. Voorgesteld wordt om een bedrag van € 1.899.514,78 aan niet bestede budgetten toe te voegen aan de bestemmingsreserve "Reserve afwikkeling projecten". Bij het opstellen van de jaarrekening 2024 zal het definitief over te hevelen bedrag worden bepaald. Deze is maximaal het bovenstaande bedrag en wordt bepaald door, per project te beoordelen wat het exacte restant bedrag is per ultimo 2024. De incidentele budgetten gaan daardoor niet verloren in het jaarresultaat 2024 maar worden veilig gesteld voor besteding in 2025. Voor een rechtmatige aanwending in 2025 van de overgehevelde middelen zal de begroting 2025 op de 'overheveling' worden aangepast. Deze aanpassing maakt onderdeel uit van de eestvolgende afwijkingenrapportage na de jaarrekening 2024.

Financiële overwegingen Het onderdeel overheveling van de niet bestede incidentele budgetten is over de jaren heen (2024 en 2025) budgettair neutraal. Beslispunten 1. Instemmen met het continueren van het controleprotocol 2023 voor 2024 en 2025; 2. Kennis te nemen van het controleplan 2024; 3. Voor de jaarrekening 2024 akkoord gaan met het uitsluiten het termijnbepalingen m.b.t. de aanvraag en verantwoording van subsidies bij contracten met organisaties (zoals de Haamen); 4. Voor de jaarrekening 2024 akkoord te gaan met het uitsluiten van de termijnbepaling bij de algemene subsidieverordening 2022, welke eveneens in 2024 van toepassing is; 5. Instemmen met de overheveling van de niet bestede incidentele budgetten 2024 naar 2025 voor het maximale bedrag van € 1.899.514,78. De overgehevelde budgetten storten in de reserve afwikkeling projecten per 31 december 2024.

Beek, BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN BEEK,

Paul de Jonge Gemeentesecretaris

Christine van Basten-Boddin Burgemeester

Besluit Gemeenteraad

De raad van de gemeente Beek;

gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 29-10-2024;

Besluit: 1. Instemmen met het continueren van het controleprotocol 2023 voor 2024 en 2025; 2. Kennis te nemen van het controleplan 2024; 3. Voor de jaarrekening 2024 akkoord gaan met het uitsluiten het termijnbepalingen m.b.t. de aanvraag en verantwoording van subsidies bij contracten met organisaties (zoals de Haamen); 4. Voor de jaarrekening 2024 akkoord te gaan met het uitsluiten van de termijnbepaling bij de algemene subsidieverordening 2022, welke eveneens in 2024 van toepassing is; 5. Instemmen met de overheveling van de niet bestede incidentele budgetten 2024 naar 2025 voor het maximale bedrag van € 1.899.514,78. De overgehevelde budgetten storten in de reserve afwikkeling projecten per 31 december 2024.

Beek, 21-11-2024 GEMEENTERAAD,

Guliël Erven Raadsgriffier

Christine van Basten-Boddin Voorzitter