Voorstel Raad

*23vra00160* 23vra00160

Voorstel Gemeenteraad Datum B&W vergadering: Datum Raadsvergadering: Afdeling: Raadscie: Portefeuillehouder: Steller:

07-11-2023 07-12-2023 BMO CIEB Ralph Diederen Monique Moermans

Onderwerp Controleprotocol 2023 en voorkoming van de begrotingsonrechtmatigheid 2023 en de overheveling van de budgetten 2023 naar 2024 Korte inhoud Met de invoering van de Wet Rechtmatigheidsverantwoording, vastgesteld door de eerste kamer op 27 september 2022, zal vanaf het boekjaar 2023 elke gemeente zelfstandig een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. In de rechtmatigheidsverantwoording geeft het college van B&W aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat de rechtmatigheidsverantwoording in overeenstemming is met door de gemeenteraad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Aanleiding Het oude controleprotocol dateert van 2017. Mede in verband met de Wet Rechtmatigheidsverantwoording is dit jaar een nieuw controleprotocol opgesteld. Om begrotingsonrechtmatigheden bij de jaarrekening 2023 te voorkomen wordt aangegeven welke regelgeving uit dit protocol uitgesloten dient te worden. Tot slot worden enkele incidentele budgetten aangegeven welke dienen te worden overgeheveld van 2023 naar 2024.

Overwegingen Controleprotocol Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de rechtmatigheidscontrole én de accountantscontrole kan het bestuur nadere regels stellen in het controleprotocol. Dit controleprotocol heeft als doel meer specifieke aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole op de jaarrekening 2023. Het protocol vormt voor het oordeel over de rechtmatigheid een essentieel instrument, omdat dit document de kaders aangeeft van de uit te voeren rechtmatigheid controle. Object van controle is de jaarrekening 2023 en daarmee tevens het financieel beheer over het jaar 2023, zoals uitgeoefend door of namens het college. De bijlage 1: Wet- en regelgeving, alsmede bijlage 2 Overzicht kostenoverschrijdingen hebben betrekking op het controleprotocol.

Controleplan Het college van B&W heeft voor 2023 een controleplan vastgesteld. Conform art.3 van de gemeentewet 213a, wordt de raad hiervan – ter informatie - een kopie toegezonden. De verbijzonderde interne controle (VIC) is vanaf 2023 uitgebreid met diverse rechtmatigheidsonderdelen die via het softwarepakket van Key2Control (K2C) lopen. Kortheidshalve wordt verwezen naar de kruisjes bij het controleplan onder de kolom K2C.

Voorkoming van de begrotingsonrechtmatigheid 2023

Als blijkt dat de gerealiseerde lasten zoals weergegeven in de jaarrekening hoger zijn dan de geraamde bedragen met inbegrip van de laatste begrotingswijziging, is - voor zover het de begrotingsoverschrijdingen betreft - mogelijk sprake van onrechtmatige uitgaven. De overschrijding kan namelijk in strijd zijn met het budgetrecht van de gemeenteraad. Voor de afsluitende oordeelsvorming is van belang in hoeverre de begrotingsoverschrijding past binnen het door de gemeenteraad geformuleerde beleid en/of wordt gecompenseerd door aan de lasten gerelateerde hogere inkomsten. Ook is hierbij relevant of de overschrijding niet eerder dan bij de jaarrekening gesignaleerd kon worden. Om te voorkomen dat dergelijke, op zich verdedigbare overschrijdingen door de accountant in het rechtmatigheidsoordeel - en dus in de afweging voor een al dan niet goedkeurende controleverklaring - worden meegenomen, wordt in de Kadernota Rechtmatigheid een tabel gepresenteerd met "soorten" begrotingsoverschrijdingen en hierbij vermeld of deze al dan niet door de accountant in zijn oordeel moeten worden meegeteld. Deze tabel is ter kennisname als bijlage 2 “overzicht kostenoverschrijding meer dan € 25.000 en rechtmatigheidsoordeel” gevoegd bij dit raadsvoorstel.

Om te voorkomen dat bij de jaarrekening 2023 ongewenste discussie ontstaat over allerlei overschreden posten stellen wij aanvullend op deze tabel voor, om de navolgende situaties niet als begrotingsonrechtmatig te beschouwen, waarbij eventuele afwijkingen via vaststelling van de jaarrekening door uw raad alsnog worden geaccordeerd. Het betreft begrotingsafwijkingen die: - per programma kleiner zijn dan € 25.000; - het gevolg zijn van autonome ontwikkelingen en waarbij de overschrijding niet eerder gesignaleerd kon worden. Voor 2023 wordt geadviseerd akkoord te gaan met het uitsluiten het termijnbepalingen m.b.t. de aanvraag en verantwoording van subsidies bij contracten met organisaties (zoals de Haamen) en bij de algemene subsidieverordening 2022, welke eveneens in 2023 van toepassing is. Overheveling van de (niet bestede) budgetten 2023 naar 2024 Het college zorgt voor de uitvoering van de door de gemeenteraad vastgestelde begroting en in aanvulling daarop gedurende het jaar de vastgestelde beleids- en begrotingsaanpassingen. In de praktijk kan de werkelijke besteding afwijken van de begroting. Het komt nogal eens voor dat begrotingsafwijkingen worden veroorzaakt doordat activiteiten, waarvoor de gemeenteraad geld beschikbaar heeft gesteld nog niet (geheel) zijn uitgevoerd. Dit leidt dan tot een voordelig resultaat ten opzichte van de begroting.

De activiteiten worden in het volgende begrotingsjaar (verder) uitgevoerd. Om deze problematiek rechtmatig op te lossen, is er per incidenteel budget een inschatting gemaakt van de niet bestede budgetbedragen per 31 december 2023. Deze komen in aanmerking voor overheveling naar 2024. De over te hevelen budgetten hebben uitsluitend betrekking op incidentele budgetten voor projecten waartoe de raad eerder (impliciet) besloten heeft. Reguliere budgetten die bestemd zijn voor het doen van reguliere uitgaven behoren tot de normale bedrijfsvoering, en komen dus niet voor overheveling in aanmerking. Nog niet bestede investeringsbudgetten worden niet betrokken in deze budgetoverheveling omdat deze veelal jaar overschrijdend zijn en slechts een geringe invloed (via kapitaallasten) hebben op het rekeningresultaat. In de bijlage 3 “over te hevelen budgetten” zijn de afzonderlijke budgetten vermeld die voor overheveling in aanmerking komen. Hierbij is de volgende indeling gehanteerd: 1. Recent is het budget pas beschikbaar gesteld (slotwijziging 2023). 2. Planvorming in voorbereiding/gereed. Uitvoering wordt binnen afzienbare tijd opgepakt. 3. In uitvoering, maar nog niet volledig afgewikkeld. 4. Nog niet opgepakt. Per budget wordt toegelicht waarom deze overgeheveld dient te worden.

Voorgesteld wordt om een bedrag van € 1.335.074,59 aan niet bestede budgetten toe te voegen aan de bestemmingsreserve "Reserve afwikkeling projecten". Bij het opstellen van de jaarrekening 2023 zal het definitief over te hevelen bedrag worden bepaald. Deze is maximaal het bovenstaande bedrag en wordt bepaald door per project te beoordelen wat het exacte restant bedrag is per ultimo 2023. De incidentele budgetten gaan daardoor niet verloren in het jaarresultaat 2023 maar worden veilig gesteld voor besteding in 2024. Voor een rechtmatige aanwending in 2024 van de overgehevelde middelen zal de begroting 2024 op de 'overheveling' worden aangepast. Deze aanpassing maakt onderdeel uit van de eestvolgende afwijkingenrapportage na de jaarrekening 2023. Energietoeslagen in decembercirculaire 2023 De overheid heeft bekend gemaakt dat in de decembercirculaire van dit jaar wederom energietoeslagen worden geoormerkt. Aangezien over de overheveling van budgetten in de raad over het betreffende jaar 2023 in een raadsvergadering in 2023 dient te worden besloten dat een overheveling akkoord is,

-3-

wordt verzocht reeds nu met dit (nog onbekende) bedrag akkoord te gaan. Mogelijk wordt een deel van dit bedrag al in 2023 al aan de doelgroep voldaan, echter voor het restant dient de raad hiermee in te stemmen.

Financiële overwegingen Het onderdeel overheveling van de niet bestede incidentele budgetten is over de jaren heen (2023 en 2024) budgettair neutraal.

Communicatie Het controleprotocol zal extern worden gepubliceerd.

Beslispunten 1. Intrekken van het controleprotocol 2017; 2. Instemmen met het controleprotocol 2023; 3. Kennis te nemen van het controleplan 2023; 4. Voor de jaarrekening 2023 akkoord gaan met het uitsluiten het termijnbepalingen m.b.t. de aanvraag en verantwoording van subsidies bij contracten met organisaties (zoals de Haamen); 5. Voor de jaarrekening 2023 akkoord te gaan met het uitsluiten van de termijnbepaling bij de algemene subsidieverordening 2022, welke eveneens in 2023 van toepassing is; 6. Instemmen met de overheveling van de niet bestede incidentele budgetten naar 2024 voor het maximale bedrag van € 1.335.074,59. De overgehevelde budgetten storten in de reserve afwikkeling projecten per 31 december 2023; 7. Instemmen met de overheveling van de in de decembercirculaire 2023 geoormerkte budgetten naar 2024 voor de energietoeslagen.

Beek, BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN BEEK,

Joop Crucq Gemeentesecretaris

Christine van Basten-Boddin Burgemeester

Besluit Gemeenteraad

De raad van de gemeente Beek;

gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 07-11-2023;

Besluit: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

7.

Intrekken van het controleprotocol 2017; Instemmen met het controleprotocol 2023; Kennis te nemen van het controleplan 2023; Voor de jaarrekening 2023 akkoord gaan met het uitsluiten het termijnbepalingen m.b.t. de aanvraag en verantwoording van subsidies bij contracten met organisaties (zoals de Haamen); Voor de jaarrekening 2023 akkoord te gaan met het uitsluiten van de termijnbepaling bij de algemene subsidieverordening 2022, welke eveneens in 2023 van toepassing is; Instemmen met de overheveling van de niet bestede incidentele budgetten naar 2024 voor het maximale bedrag van € 1.335.074,59. De overgehevelde budgetten storten in de reserve afwikkeling projecten per 31 december 2023; Instemmen met de overheveling van de in de decembercirculaire 2023 geoormerkte budgetten naar 2024 voor de energietoeslagen.

Beek, 07-12-2023 GEMEENTERAAD,

Guliël Erven Raadsgriffier

Christine van Basten-Boddin Voorzitter