Gemeente Beek - Accountantsverslag 2023 (vz)
Tekst van het document
Accountantsverslag 2023 Gemeente Beek 1 juli 2024
Aan de gemeenteraad van Gemeente Beek Raadhuisstraat 9 6191 KA BEEK
Heerlen, 1 juli 2024 Betreft: accountantsverslag 2023
Geachte leden van de gemeenteraad, U hebt ons opdracht gegeven de jaarrekening 2023 van de gemeente Beek, welke onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders is opgesteld, te controleren. Onze belangrijkste bevindingen voortvloeiend uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden vindt u in het accountantsverslag bij deze brief. Onderdelen en reikwijdte accountantsverslag Dit verslag vat onze belangrijkste bevindingen vanuit onze accountantscontrole samen. Daarnaast gaan wij nader in op een aantal formele aspecten die samenhangen met onze controlewerkzaamheden. Onze bevindingen vloeien voort uit onze werkzaamheden als onderbouwing van ons oordeel. Deze werkzaamheden zijn gericht op het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening en zijn derhalve niet primair gericht op het onderkennen van alle aandachtspunten in de administratieve organisatie en interne beheersing, inclusief de procedures die zijn gericht op de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde informatiesystemen. Verder is onze controle niet specifiek gericht op het ontdekken van mogelijke onregelmatigheden, waaronder fraudes. Hadden wij een specifiek onderzoek ingesteld, dan waren ons mogelijk aanvullende zaken ter kennis gekomen die wij zouden hebben gerapporteerd.
Wij streven ernaar om belangrijke tekortkomingen of aandachtspunten niet op zichzelf maar altijd met een passende oplossingsrichting aan u te rapporteren. Uiteraard zijn wij bereid om u verder te begeleiden in het realiseren van oplossingen rondom belangrijke aanbevelingen of aandachtspunten. Tot slot Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn geweest. Graag bespreken wij dit verslag met u. Mocht u op enig moment nog nadere vragen hebben over de inhoud van dit verslag, neem dan gerust contact met ons op.
Met vriendelijke groet, RSM Netherlands Accountants N.V.
drs. S.J.M. Prevoo RA
Accountantsverslag | 2
Inhoud 1. Samenvatting
4
Controleverklaring Verklaring betreffende overige door wet- of regelgeving gestelde eisen - SiSa Onafhankelijkheid Goedkeurings- en rapporteringstoleranties Evaluatie van ongecorrigeerde controleverschillen
2. Belangrijkste controlebevindingen
11
Nadere toelichting van ongecorrigeerde controleverschillen Wet normering topinkomens (WNT) Overige bevindingen Werkzaamheden en bevindingen ten aanzien van geïdentificeerde significante risico’s
3. Analyse van de jaarrekening
16
Ontwikkeling van balansverhoudingen Resultaat boekjaar en financiële positie Weerstandsvermogen Financiële rechtmatigheid en rechtmatigheidsverantwoording
4. Overige elementen Frauderisicofactoren Naleving van wet- en regelgeving Geautomatiseerde gegevensverwerking Duurzaamheidsverslaggeving Bijlage: Geplande en gerealiseerde urenbesteding Accountantsverslag | 3
21
1. Samenvatting Controleverklaring De strekking van de controleverklaring bij de jaarrekening 2023 is goedkeurend. Deze jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV).
De strekking van de controleverklaring is goedkeurend.
Accountantsverslag | 4
Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het Controleprotocol 2023 van de gemeente Beek en het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2023 vallen. Als gevolg van de aanpassing van de Gemeentewet verstrekt de accountant vanaf begrotingsjaar 2023 geen rechtmatigheidsoordeel meer over de jaarrekening als geheel. De gemeente Beek heeft een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening opgenomen waarin het college van burgemeester en wethouders verantwoording aflegt over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties. De geconstateerde onrechtmatigheden hebben betrekking op begrotingsoverschrijdingen en aanbestedingsonrechtmatigheden, welke door het college van burgemeester en wethouders getrouw zijn toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording. In onze controleverklaring verwijzen wij in een paragraaf ter benadrukking van bepaalde aangelegenheden naar de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen in de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichting.
Verklaring betreffende overige door wet- of regelgeving gestelde vereisten - SiSa Waar de accountant vanaf begrotingsjaar 2023 enkel een getrouwheidsoordeel verstrekt over de jaarrekening als geheel, wordt verwacht dat de accountant ten aanzien van de verantwoorde specifieke uitkeringen een oordeel verstrekt over de rechtmatigheid. Omdat dit oordeel specifiek wordt verstrekt voor de verantwoording van de specifieke uitkeringen en dus geen oordeel vormt over de jaarrekening als geheel, is dit oordeel in een separate paragraaf van de controleverklaring opgenomen, geheten “Verklaring betreffende overige door wet- of regelgeving gestelde vereisten”. De baten en lasten, alsmede de balansmutaties over 2023 met betrekking tot de specifieke uitkeringen zijn rechtmatig tot stand gekomen. De verantwoording van de Single Information, Single Audit (SiSa) is wettelijk verplicht. Wij hebben op grond van artikel 5, vierde lid Bado voor de controle de volgende rapporteringstoleranties gehanteerd per specifieke uitkering: ▪ € 12.500 indien de lasten kleiner of gelijk zijn aan € 125.000; ▪ 10% indien de lasten groter is dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk zijn aan € 1.000.000; ▪ € 125.000 indien de lasten groter zijn dan € 1.000.000.
De baten en lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot de specifieke uitkeringen (SiSa) zijn rechtmatig tot stand gekomen.
Zoals hierboven beschreven, gelden voor de SiSa afwijkende rapporteringstoleranties dan voor andere onderdelen van de reguliere jaarrekening. De achterliggende reden hiervan is om vakdepartementen te voorzien van voldoende informatie teneinde de specifieke uitkering vast te stellen en de Algemene Rekenkamer van informatie te voorzien. In het kader van de totstandkoming en controle van de SiSa-verantwoordingsinformatie merken wij op dat, op basis van de door de Accountantsdienst Rijk uitgevoerde review, kritisch wordt gelet op de kwaliteit van de aangeleverde SiSa-verantwoordingsinformatie en de hierop door de accountant uitgevoerde controle. Wij hebben in onze controle in overeenstemming met de Nota Verwachtingen Accountantscontrole SiSa 2023 specifieke werkzaamheden uitgevoerd om een oordeel te kunnen verstrekken over de SiSa-verantwoordingsinformatie die in een tabel bij de jaarrekening is opgenomen. De door ons uitgevoerde werkzaamheden bestaan uit het beoordelen van de interne beheersing en het uitvoeren van gegevensgerichte werkzaamheden. In de SiSa verantwoording is een tweetal verschillende indicatoren opgenomen, te weten: ▪ indicatoren welke van invloed zijn op de financiële vaststelling; en ▪ indicatoren zonder invloed op de financiële vaststelling.
Voor de indicatoren welke van invloed zijn op de financiële vaststelling geldt dat er een relatie is tussen de jaarrekening en de SiSaverantwoordingsinformatie. Deze indicatoren zijn door ons getoetst op getrouwheid en rechtmatigheid, en waar nodig aangevuld met een controle op de deugdelijke totstandkoming. Voor indicatoren zonder invloed op de financiële vaststelling hebben wij enkel de deugdelijke totstandkoming vastgesteld en derhalve niet de rechtmatigheid. Op grond van het Bado rapporteren wij in dit verslag over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in het kader van SiSa zijn verantwoord. Wij doen dit door middel van navolgende tabel welke als bijlage bij de SiSa-verantwoordingsinformatie moet worden meegezonden.
Accountantsverslag | 5
Deze tabel moet ook worden opgenomen wanneer er geen fouten of onzekerheden zijn vastgesteld.
Tabel van fouten en onzekerheden SiSa-verantwoordingsinformatie
SiSa-regeling JenV A16 FIN B2 BZK C41B
Bekostigingsregeling opvang ontheemden Oekraïne Regeling specifieke uitkering gemeentelijke hulp gedupeerden toeslagenproblematiek Specifieke uitkering Regeling flexibele inzet woningbouw (SiSa tussen medeoverheden)
Financiële omvang van fout of onzekerheid
Toelichting
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
BZK C55
Aanpak energiearmoede
N.v.t.
€0
N.v.t.
BZK C56
Regeling huisvesting aandachtsgroepen
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
Specifieke uitkering aan gemeenten voor de bekostiging van de kwijtschelding van gemeentelijke belastingen van gedupeerden door de toeslagenaffaire Regeling specifieke uitkering Informatiepunten Digitale BZK C92 Overheid Regeling specifieke uitkering verduurzaming slecht geïsoleerde woningen van eigenaar-bewoners en woningen BZK C94 van verenigingen van eigenaars, woonverenigingen en wooncoöperaties in het kader van het Nationaal Isolatieprogramma Meerjarige regeling specifieke uitkering flexibele inzet BZK C210B woningbouw (SiSa tussen medeoverheden) BZK C62
Accountantsverslag | 6
Fout of onzekerheid
OCW D8
Onderwijsachterstandenbeleid 2023-2026 (OAB)
N.v.t.
€0
N.v.t.
OCW D14
Regeling specifieke uitkering inhalen COVID-19 gerelateerde onderwijsvertragingen
N.v.t.
€0
N.v.t.
IenW23 E3
Subsidieregeling sanering verkeerslawaai
N.v.t.
€0
N.v.t.
IenW E27B
Brede doeluitkering verkeer en vervoer (SiSa tussen medeoverheden)
N.v.t.
€0
N.v.t.
IenW E44B IenW E84 EZK F28 SZW G2 SZW G3 SZW G4
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
SZW G10
Wet inburgering 2021_ gemeentedeel 2023
N.v.t.
€0
N.v.t.
SZW G12
Kwijtschelden publieke schulden SZW-domein hersteloperatie kinderopvangtoeslagaffaire_gemeentedeel 2023
N.v.t.
€0
N.v.t.
SZW G13
Onderwijsroute_ deel gemeente 2023
N.v.t.
€0
N.v.t.
VWS H4
Regeling specifieke uitkering stimulering sport
N.v.t.
€0
N.v.t.
VWS H12
Regeling specifieke uitkering lokale preventieakkoorden of preventieaanpakken
N.v.t.
€0
N.v.t.
VWS H21
Specifieke uitkering cliëntondersteuning
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
VWS H30 VWS H31 VWS H32 VWS H35B
Accountantsverslag | 7
Tijdelijke impulsregeling klimaatadaptatie 2021–2027 (SiSa tussen medeoverheden) Regling stimulering verkeersveiligheidsmaatregelen 20222023 Tijdelijke regeling capaciteit decentrale overheden voor klimaat- en energiebeleid Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet_gemeentedeel 2023 Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (uitsluitend kapitaalverstrekking)_gemeentedeel 2023 Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo)_gemeentedeel 2023
Specifieke uitkering versterking voor sport en bewegen, gezondheidsbevordering, cultuurparticipatie en de sociale basis 2023-2026 Regeling Specifieke uitkering noodfonds energie amateursportverenigingen Regeling specifieke uitkering Meerkosten Energie Openbare Zwembaden Specifieke uitkering SPUK IZA-doelen 2023-2026 (SiSa tussen medeoverheden)
Rechtmatigheidsoordeel specifieke uitkeringen (zoals blijkt uit de controleverklaring):
Goedkeurend
Strekking controleverklaring getrouwheid gehele jaarrekening:
Goedkeurend
Onafhankelijkheid
Er is geen bedreiging geconstateerd ten aanzien van de onafhankelijkheid van RSM jegens de gemeente Beek.
Accountantsverslag | 8
Objectiviteit is naast vakbekwaamheid één van de pijlers van onze beroepsuitoefening. Onder meer door onze onafhankelijke positie geven wij invulling aan het fundamentele beginsel objectiviteit. Nederlands recht, waaronder de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) en de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO), vereist daarom dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze controlecliënten. Binnen RSM Netherlands Accountants N.V. (hierna: RSM) kennen wij aantal waarborgen dat specifiek is opgezet om onze onafhankelijkheid te borgen. Periodiek wordt door ons de naleving van interne en externe onafhankelijkheidsvoorschriften en de daarbij behorende waarborgen beoordeeld. Daarnaast moeten onze professionals jaarlijks, alsmede per individuele opdracht, hun onafhankelijkheid schriftelijk bevestigen. RSM is onafhankelijk van de gemeente Beek en, voor zover bij ons bekend, heeft er zich geen inbreuk voorgedaan op de van toepassing zijnde regels en het beleid ten aanzien van onafhankelijkheid. Ons zijn geen relaties bekend tussen RSM en haar zuster- en/of dochterondernemingen en de member firms van RSM International en de gemeente Beek, die naar ons professioneel oordeel mogelijk van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid.
Wij hebben de aard van de door ons uitgevoerde non-assurance dienstverlening geëvalueerd en geconcludeerd dat er geen sprake is van werkzaamheden die niet zijn toegestaan op basis van de van toepassing zijnde onafhankelijkheidsregels.
Goedkeurings- en rapporteringstoleranties Een fout wordt als materieel beschouwd indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, de (economische) beslissingen en/of acties die gebruikers op basis van de jaarrekening nemen, zouden hebben beïnvloed. Onze werkzaamheden zijn erop gericht een redelijke mate van zekerheid te verschaffen dat fouten en onzekerheden die het door ons vastgestelde materialiteitsniveau te boven gaan of die kwalitatief materieel zijn, tijdens de accountantscontrole worden gesignaleerd. Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) stelt de gemeenteraad de goedkeuringstolerantie (materialiteit) en rapporteringstolerantie vast die de accountant bij de jaarrekeningcontrole dient te hanteren. De goedkeuringstolerantie is gebaseerd op de werkelijke lasten. De rapporteringstolerantie is overeenkomstig het controleprotocol.
De door ons gehanteerde goedkeuringstolerantie is gebaseerd op de werkelijke lasten inclusief de toevoegingen aan de reserves en is berekend op grond van de bepalingen in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). De rapporteringstolerantie is gebaseerd op het hetgeen in het Controleprotocol 2023 van de gemeente Beek is voorgeschreven. De door ons gehanteerde toleranties, naar beneden afgerond op duizendtallen, zijn als volgt: Goedkeuringstolerantie
Rapporteringstolerantie
Fouten
1% van de totale lasten
€ 703.000
€ 25.000
Onzekerheden
3% van de totale lasten
€ 2.109.000
€ 25.000
Aanvullend wordt vermeld dat een geconstateerde afwijking die kwalitatief relevant is, terwijl deze de rapporteringstolerantie niet overstijgt, in voorkomende gevallen ook wordt gerapporteerd.
Accountantsverslag | 9
Evaluatie van ongecorrigeerde controleverschillen Onderstaand zijn de fouten en onzekerheden die de rapporteringstolerantie overschrijden schematisch weergegeven. Wij hebben één controleverschil groter dan de rapporteringstolerantie in de jaarrekening vastgesteld. Het ongecorrigeerde controleverschil is op de navolgende pagina tekstueel nader toegelicht. Het ongecorrigeerde controleverschil overschrijdt de goedkeuringstolerantie niet en is derhalve niet van invloed op de strekking van de controleverklaring. Uit hoofde van volledigheid en zorgvuldigheid vermelden wij dat onze controle met een hoge mate, maar geen absolute mate, van zekerheid is uitgevoerd, waardoor het mogelijk is dat tijdens onze controle niet alle fouten ontdekt worden. Er is sprake van één ongecorrigeerd controleverschil. Dit verschil overschrijdt de goedkeuringstolerantie niet en heeft geen invloed op de strekking van de controleverklaring.
Overzicht fouten en onzekerheden Fouten € Foutieve toerekening lasten Jeugdzorg
65.000
Totaalbedrag fouten
65.000
Onzekerheden € Totaalbedrag onzekerheden
Accountantsverslag | 10
-
2. Belangrijkste controlebevindingen Nadere toelichting van ongecorrigeerde controleverschillen Foutieve toerekening lasten Jeugdzorg Er bestaat een fout als gevolg van een foutieve toerekening van lasten Jeugdzorg aan het boekjaar ter grootte van € 65.000.
Als onderdeel van de controlewerkzaamheden die wij uitvoeren ten aanzien van de lasten, controleren wij of de betreffende lasten aan het juiste begrotingsjaar zijn toegerekend. De lasten met betrekking tot Jeugdzorg verlopen via centrumgemeente Maastricht. In het opvolgende boekjaar wordt een afrekening vanuit gemeente Maastricht ontvangen op basis waarvan de definitieve lasten worden verantwoord in het boekjaar. Voorts worden door centrumgemeente Maastricht zogeheten DQ-lijsten aangereikt waarin aanvullende lasten worden afgerekend. Wij constateren een afwijking in de toerekening van deze laatstgenoemde lasten. De afrekening over het jaar 2022 ter grootte van € 102.000 is verantwoord in 2023. De afrekening over het jaar 2023 ter grootte van € 37.000 is, uit hoofde van bestendige gedragslijn, verantwoord in 2024. Vorenstaande leidt per saldo tot in 2023 te hoog verantwoorde lasten Jeugdzorg voor een bedrag ter grootte van € 65.000.
Wet normering topinkomens (WNT) Wij hebben geen tekortkomingen geconstateerd ten aanzien van de verantwoording in het kader van de WNT.
Accountantsverslag | 11
Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij de in de jaarrekening opgenomen WNT-verantwoording gecontroleerd. Wij melden dat wij geen tekortkomingen of afwijkingen in de WNT-verantwoording hebben geconstateerd. Wij wijzen u voorts op het feit dat de verplichting geldt om de WNT-verantwoording openbaar toegankelijk op internet te publiceren voor een periode van tenminste zeven jaar, als onderdeel van de jaarrekening of desgewenst als apart document. De gegevens moeten vrij toegankelijk zijn en eenvoudig te vinden zijn. Wij geven uit dien hoofde in overweging om de WNT-verantwoordingen over de afgelopen jaren in een separate sectie op de website te presenteren.
Overige bevindingen Voldoen aan van toepassing zijnde aanbestedingsregels
Wij hebben drie afwijkingen geconstateerd van in totaal € 611.000 als gevolg van het niet (aantoonbaar) voldoen aan de aanbestedingsregels.
Wij hebben ter controle van het voldoen aan de Europese, nationale en gemeentelijke aanbestedingsregels op basis van een zogeheten spendanalyse, waarbij wij zijn uitgegaan van de (meerjarige) gerealiseerde lasten per project per leverancier, diverse deelwaarnemingen uitgevoerd. Op basis van deze deelwaarnemingen constateren wij drie aanbestedingsonrechtmatigheden voor een bedrag van in totaal € 611.000, als gevolg van het feit dat de gemeente Beek bij deze opdrachten niet heeft voldaan aan het door de gemeenteraad vastgestelde inkoopbeleid dan wel de Europese aanbestedingswetgeving. Vorenstaande aanbestedingsonrechtmatigheden zijn door het college van burgemeester en wethouders toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording. Voorts vermelden wij dat € 30.000 van het hierboven genoemde bedrag voortkomt uit een doorlopende opdracht uit 2022. Op basis van de bevinding bij de jaarrekeningcontrole 2022 is de opdracht beëindigd door de gemeente. Hierbij kon echter niet worden voorkomen dat het genoemde saldo reeds was besteed in 2023. Voor de overige twee opdrachten geldt dat enkelvoudig onderhands is aanbesteed, terwijl overeenkomstig de raming deze vorm niet toegestaan is. We hebben vernomen dat bij een van deze opdrachten de situatie speelt dat een nieuwe aanbesteding reeds onderhanden is en dat de opdracht enkelvoudig is gegund voor de tussenliggende periode.
Deze opdrachtverlening was benodigd door achterstallig onderhoud aan de wegen. De tweede opdracht is enkelvoudig gegund, daar een aanbesteding is opgestart maar deze vroegtijdig door de contractant werd beëindigd. Ook hier is voor de tussenliggende periode gekozen voor enkelvoudige gunning.
Aanbestedingen: doorlopende ICT kosten Wij adviseren om in het geval waar de lasten voor een applicatie jaarlijks beperkt zijn voor de opdrachtsom rekening te houden met de verwachte gebruiksduur.
Accountantsverslag | 12
Als onderdeel van onze controlewerkzaamheden ten aanzien van aanbestedingen hebben wij vastgesteld dat voor diverse applicaties jaarlijkse licentiekosten in rekening worden gebracht en uitbreidingen op deze applicaties plaatsvinden die jaarlijks enkelvoudig onderhands mogen worden aanbesteed, maar die over meerdere jaren zouden leiden tot een meervoudige onderhandse aanbesteding. Omdat de licentie jaarlijks opzegbaar is wordt enkelvoudig onderhands aanbesteed. In het geval dat de verwachting bestaat dat licenties stilzwijgend worden verlengd, adviseren wij om de aanbesteding vorm te geven op basis van het verwachte (al dan niet meerjarige) gebruik. Voor applicaties die reeds meerdere jaren in gebruik zijn, adviseren wij een plan van aanpak op te stellen op welke termijn een nieuwe aanbesteding wordt gestart. Tevens adviseren wij de duur waarvoor de opdracht wordt aanbesteed af te stemmen op de verwachte gebruiksduur.
Inkoopfacturen met factuurdatum 2024 verantwoord in crediteurensaldo Wij vragen aandacht voor de juiste periodetoerekening van investeringen in materiële vaste activa.
Evenals voorgaand jaar hebben wij vastgesteld dat in het crediteurensaldo per 31 december 2023 inkoopfacturen zijn opgenomen met een factuurdatum gelegen in 2024. De betreffende inkoopfacturen – voor in totaal € 1.302.000 – dienen feitelijk als “nog te ontvangen facturen” onder de overlopende passiva te worden verantwoord. Wij stellen vast dat voor alle betreffende facturen geen btw op de facturen vermeld is, waardoor de huidige verwerkingswijze niet van invloed is op de btw-positie in de jaarrekening. De presentatiecorrectie die met bovenstaande bevinding samenhangt betreft voorts een verschuiving binnen de kortlopende schulden, waardoor deze niet van invloed is op de ratio’s en kengetallen die voor de gemeente van belang zijn. Wij benadrukken desondanks het belang van juiste verwerking van facturen op basis van factuurdatum, daar de huidige verwerkingswijze in voorkomende gevallen kan leiden tot het te vroeg terugvorderen van omzetbelasting.
Rubricering vlottende activa en vlottende passiva Er is sprake van een onjuiste rubricering inzake vooruit ontvangsten en vooruit betalingen opgenomen in het debiteuren- en crediteurensaldo.
Wij hebben vastgesteld dat in de balans een bedrag ter grootte van € 396.000 aan debiteuren met een creditsaldo is opgenomen. Dit saldo dient feitelijk onder de kortlopende verplichtingen te worden verantwoord als zijnde vooruit ontvangen bedragen. Tegelijkertijd constateren wij een bedrag ter grootte van € 80.000 aan crediteuren met een debetsaldo. Dit saldo betreft feitelijk een vordering per balansdatum. Concreet betekent dit dat zowel de vlottende activa als de vlottende passiva € 476.000 te laag zijn verantwoord. Wij vragen aandacht voor de juiste rubricering van de kortlopende vorderingen en verplichtingen. Volledigheidshalve vermelden wij dat vorenstaande constatering geen invloed heeft op resultaat en vermogen. De impact op de ratio’s als gevolg van deze presentatiewijze is zeer beperkt, waardoor wij geen tendentie onderkennen om ratio’s beter te presenteren dan de realiteit.
Rubricering in verloopoverzicht materiële vaste activa Wij vragen aandacht voor de juiste presentatie van vermeerderingen en verminderingen in het verloopoverzicht materiële vaste activa.
Accountantsverslag | 13
Als onderdeel van de controle op de mutaties in materiële vaste activa hebben wij geconstateerd dat een ontvangen voorschot op een specifieke uitkering (SiSa E44B) zowel als vermindering als vermeerdering op het project Keutelbeek fase 2 is verantwoord. Bij het opstellen van de jaarverantwoording heeft de gemeente geconstateerd dat het subsidievoorschot beziet op investeringen die vanaf 2024 plaatsvinden. De gemeente heeft terecht een correctie doorgevoerd, waarbij de subsidie is overgeheveld naar de vooruit ontvangen bedragen. Zoals aangegeven, is deze verwerkingswijze correct. In de presentatie van deze mutatie constateren wij echter dat de herrubricering in het verloopoverzicht in de kolom investeringen is verantwoord, waar de subsidie initieel in de kolom verminderingen is verantwoord. Hierdoor zijn in het verloopoverzicht zowel de investeringen als de verminderingen voor een bedrag ter grootte van € 113.000 te hoog verantwoord.
Werkzaamheden en bevindingen ten aanzien van geïdentificeerde significante risico’s Als onderdeel van de planning van de jaarrekeningcontrole hebben wij een risicoanalyse uitgevoerd, waarbij wij significante risico’s hebben geïdentificeerd. Significante risico’s betreffen door ons geïdentificeerde risico’s waar tijdens de jaarrekeningcontrole bijzondere aandacht aan wordt geschonken. In onderstaande overzichten rapporteren wij over de werkzaamheden die wij ten aanzien van deze significante risico’s hebben verricht, alsmede de hieruit voortvloeiende bevindingen. Doorbreking van de interne beheersing door de leiding van de organisatie
Geïdentificeerde significante risico
Werkzaamheden
Bevindingen
Het management bevindt zich in een unieke positie om fraude te plegen, omdat het in staat is de administratieve vastleggingen te manipuleren en frauduleuze financiële overzichten op te stellen. Dit betreft een vanuit de regelgeving verplicht gesteld frauderisico.
Wij hebben inzicht verkregen in de gehanteerde dagboeken, alsmede de aard van de journaliseringen die op deze dagboeken plaatsvinden, de wijze waarop schattingsposten tot stand komen en daarbij gebruik wordt gemaakt van de deskundigheid van ter zake deskundige derden en hebben inzicht verkregen in de rechteninrichting in het betalingsproces.
Op basis van de hiernaast beschreven uitgevoerde controlewerkzaamheden hebben wij geen openbaring van het risico op doorbreking van de interne beheersing door de leiding van de organisatie geconstateerd.
Dit risico kan zich openbaren door middel van het beïnvloeden van de jaarverantwoording via memoriaalboekingen c.q. correctieboekingen, het onrechtmatig beïnvloeden van schattingsposten en door middel van het onttrekken van activa aan de organisatie.
Accountantsverslag | 14
Als onderdeel van onze werkzaamheden hebben wij de in het begrotingsjaar doorgevoerde memoriaalboekingen onderzocht, hebben wij de (veronderstellingen onderliggend aan de) schattingsposten gecontroleerd aan de hand van onderliggende documentatie en hebben wij controlewerkzaamheden uitgevoerd ten aanzien van uitgaande betalingen.
Aanbestedingsrechtmatigheid
Accountantsverslag | 15
Geïdentificeerde significant risico
Werkzaamheden
Bevindingen
Gemeenten doen zaken met een omvangrijk aantal leveranciers. Het risico bestaat dat Europese aanbestedingsregels niet worden nageleefd om opdrachten onterecht onderhands aan partijen te kunnen gunnen, hetgeen tot onrechtmatige besteding van middelen leidt.
Inzicht verkrijgen in het proces dat de organisatie heeft ingericht om te waarborgen dat de organisatie aangaande haar bestedingen voldoet aan de van toepassing zijnde aanbestedingsregels.
Wij hebben door middel van interviews en het uitvoeren van een lijncontrole inzicht verkregen in het door de gemeente gehanteerde aanbestedingsproces.
Zelfstandig een zogeheten spendanalyse uitvoeren in combinatie met deelwaarnemingen om vast te stellen dat inkopen die de van toepassing zijnde drempelwaarde overschrijden volgens de juiste procedure zijn aanbesteed.
Vervolgens hebben wij door middel van gegevensgerichte controlewerkzaamheden de inkopen getoetst uitgaande van de van toepassing zijnde aanbestedingsregels. Wij hebben afwijkingen geconstateerd voor een totaalbedrag van € 611.000. De bevindingen zijn nader toegelicht in de sectie “Overige bevindingen”.
3. Analyse van de jaarrekening Ontwikkeling van balansverhoudingen Waar de staat van baten en lasten de financiële impact van de activiteiten in het boekjaar weergeeft, zowel begroot als gerealiseerd, geeft de ontwikkeling van balansverhoudingen inzicht in de ontwikkeling van de vermogenspositie van de gemeente Beek en de wijze waarop de activa van uw organisatie zijn gefinancierd. Wij behandelen in de navolgende alinea’s de belangrijkste balansmutaties in 2023. De materiële vaste activa stijgen als gevolg van de investeringen samenhangend met de woonwagenlocatie Bosserveldlaan. De financiële vaste activa stijgen als gevolg van het verstrekken van stimuleringsleningen duurzaam Beek aan particulieren van de gemeente Beek. De stijging in de overlopende activa hangt samen met de nog te ontvangen Rijksbijdrage inzake opvang ontheemden Oekraïne. De kortlopende schulden dalen uit hoofde van het wegvallen van de in 2022 aangetrokken kasgeldlening ter opvanging van liquiditeitstekorten als gevolg van opvang ontheemden Oekraïne. Hiertegenover staat een stijging in de kortlopende rekening-courantverhouding met de BNG-bank. Per saldo dalen de kortlopende verplichtingen uit hoofde van de ontvangsten met betrekking tot de Rijksbijdrage opvang ontheemden Oekraïne.
De overlopende passiva stijgen uit hoofde van de vooruit ontvangsten met betrekking tot de subsidies Geluidsanering woningen en Nationaal Isolatie Programma. De voorzieningen dalen met name door de omvangrijke onttrekking aan de voorziening achterstallig onderhoud wegen.
Accountantsverslag | 16
Resultaat boekjaar en financiële positie Het eigen vermogen van de gemeente Beek is, reeds rekening houdend met het resultaat boekjaar ad € 9.658.000 positief, toegenomen tot € 30.638.000. In het kader van de transparantie van de opbouw van het resultaat vinden wij het van belang om het resultaat exclusief mutaties in reserves, en daarmee de feitelijke mutatie van het vermogen in 2023 van de gemeente Beek te presenteren. Gedurende het jaar heeft netto een onttrekking ad € 2.817.000 aan reserves plaatsgevonden ten laste van het resultaat. Rekening houdend met deze mutatie, bedraagt het resultaat boekjaar € 6.841.000 positief.
Het verloop van het vermogen is als volgt weer te geven: Ontwikkeling financiële positie
Het resultaat boekjaar gecorrigeerd voor toevoegingen en onttrekkingen aan reserves bedraagt € 6.841.000 positief.
Algemene reserve
Bestemmingsreserves
Resultaat boekjaar
Totaal vermogen
€ x 1.000
€ x 1.000
€ x 1.000
€ x 1.000
Saldo per 1 januari 2023
4.173
21.512
-1.888
23.797
Resultaatbestemming 2022
-1.888
0
1.888
0
Toevoegingen aan reserves
4.938
2.059
0
6.997
Onttrekkingen aan reserves
-912
-8.902
0
-9.814
0
0
9.658
9.658
6.311
14.669
9.658
30.638
Resultaat 2023 Saldo per 31 december 2023
De solvabiliteitsratio, uitgedrukt als het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal, bedraagt per 31 december 2023 41,5% (31 december 2022: 34,4%). De financiële weerbaarheid van de gemeente Beek wordt nader geanalyseerd in de navolgende paragraaf inzake het weerstandsvermogen.
Accountantsverslag | 17
Weerstandsvermogen De financiële positie van de gemeente Beek wordt mede tot uitdrukking gebracht in het weerstandsvermogen. Het weerstandsvermogen laat zien in hoeverre de gemeente in staat is financiële tegenvallers op te vangen en toont daarmee de financiële weerbaarheid van de organisatie. In deze paragraaf staat de analyse van het weerstandsvermogen zoals opgenomen in de programmarekening centraal. In de navolgende tabel hebben wij een samenvatting opgenomen van het weerstandsvermogen van de gemeente Beek, uitgaande van de meest actuele risico-inschatting door de gemeente. Weerstandsvermogen De weerstandsfactor stijgt vanwege een toename van de algemene reserve en een daling van de geïdentificeerde risico’s.
31 december 2023
31 december 2022
€ x 1.000
€ x 1.000
Beschikbare weerstandscapaciteit (A)
6.311
4.172
Benodigde weerstandscapaciteit o.b.v. geïdentificeerde risico’s (B)
2.525
2.134
Weerstandsvermogen (A -/- B)
3.786
2.038
Weerstandsfactor
2,50
1,95
Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit op basis van de ingeschatte risico’s; deze wordt uitgedrukt in de weerstandsfactor. De hieruit voortvloeiende weerstandsfactor, uitgaande van de beschikbare incidentele weerstandscapaciteit van de gemeente Beek bedraagt 2,50 (2022: 1,95). De stijging in de weerstandsfactor wordt veroorzaakt door een toename van de algemene reserve.
Accountantsverslag | 18
Financiële rechtmatigheid Financiële rechtmatigheid en rechtmatigheidscriteria In het kader van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording zijn wijzigingen aangebracht in de Gemeentewet. Met de wijziging van de Gemeentewet is beoogd dat het college van burgemeester en wethouders in de jaarrekening zelf verantwoording aflegt over financiële rechtmatigheid en dat het getrouwheidsoordeel van de accountant zich ook uitstrekt over deze rechtmatigheidsverantwoording. De accountant geeft hierdoor geen oordeel meer over de rechtmatigheid van de baten en lasten, alsmede de balansmutaties in de jaarrekening.
De rechtmatigheidsverantwoording bevat de verantwoording van het college van burgemeester en wethouders met betrekking tot het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruikcriterium.
Het getrouwheidsoordeel van de accountant omvat de jaarrekening inclusief de rechtmatigheidsverantwoording.
Het begrip financiële rechtmatigheid is concreet gemaakt met behulp van negen criteria. In de jaarrekening legt het college van burgemeester en wethouders verantwoording af over alle negen criteria van rechtmatigheid. De eerste zes criteria, die betrekking hebben op getrouwheid en óók onderdeel zijn van rechtmatigheid, komen tot uitdrukking in de balans en het overzicht van baten en lasten. De drie specifieke rechtmatigheidscriteria, te weten het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium komen tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording. Criterium Calculatiecriterium Valuteringscriterium Adresseringscriterium Volledigheidscriterium Aanvaardbaarheidscriterium Leveringscriterium Begrotingscriterium Voorwaardencriterium Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium
Afgedekt door
Balans en overzicht van baten en lasten
Rechtmatigheidsverantwoording
Begrotingscriterium Begrotingsonrechtmatigheden (beleidsmatig en/of financieel) moeten geautoriseerd worden door het college van burgemeester en wethouders. Hiermee wordt toestemming gevraagd voor het te realiseren beleid en voor de besteding van het benodigde bedrag. Begrotingswijzigingen moeten volgens de Gemeentewet tijdens het jaar zelf nog door de gemeenteraad worden vastgesteld. Indien een wijziging niet meer in het jaar zelf is vastgesteld zijn bestedingen afwijkend van het begrotingsbedrag strikt genomen onrechtmatig. Uitgangspunt is dus dat iedere afwijking van de begroting onrechtmatig is. De financiële beheershandeling die deze afwijking van de begroting veroorzaakt, kan namelijk in strijd zijn met het budgetrecht van de gemeenteraad. Het bepalen welke begrotingsonrechtmatigheden acceptabel zijn, is voorbehouden aan de gemeenteraad. Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen c.q. voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.
Accountantsverslag | 19
Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium Het is aan de gemeente om effectieve maatregelen te nemen om misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) te voorkomen. De gemeente beziet in eerste plaats welke eisen de wet- en regelgeving stelt ten aanzien van misbruik en oneigenlijk gebruik, wat daarin is geregeld omtrent de handhaving en hoe zich dat heeft vertaald naar de opzet van de interne organisatie. Om dit te bewerkstellingen is een mix van maatregelen nodig, dat zich uit in het M&O-beleid. Rechtmatigheidsverantwoording De gemeente Beek heeft in haar jaarrekening 2023 een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen via welke het college van burgemeester en wethouders verantwoording afdraagt over de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening. Omdat de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel vormt van de jaarrekening, betrekt de accountant de getrouwheid van hetgeen het college van burgemeester en wethouders in de rechtmatigheidsverantwoording beweert in zijn oordeel dat tot uitdrukking komt in de controleverklaring. Voor ons oordeel wordt verwezen naar hoofdstuk 1 van dit verslag.
Accountantsverslag | 20
4. Overige elementen Frauderisicofactoren De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het management van de gemeente Beek. Deze verantwoordelijkheid betreft ook het onderhouden van een zodanige interne beheersing om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder dat deze afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of van fouten. Onze controle is opgezet om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten, maar richt zich niet specifiek op het ontdekken van fraude.
Uit hoofde van de jaarrekeningcontrole hebben wij geen indicaties van fraude en/of ongeregeldheden.
Van het management hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd waarbij het management of werknemers die een belangrijke rol spelen bij de maatregelen van interne beheersing zijn betrokken. Noch heeft het management materiële onregelmatigheden geconstateerd als gevolg van doen of nalaten door anderen binnen de organisatie. Tevens hebben wij werkzaamheden uitgevoerd die gericht waren op het risico van het ‘omzeilen’ van de interne beheersingsmaatregelen door de leiding van de organisatie. Wij hebben specifieke controles uitgevoerd op: ▪ ▪ ▪
de memoriaalboekingen die in uw administratie zijn gemaakt; hiervan hebben wij onderzocht of deze aanvaardbaar zijn; de schattingen; deze hebben wij getoetst op tendenties; significante ongebruikelijke transacties; wij hebben onderzocht of er indicatie bestaat voor ongebruikelijke transacties en hebben indien aanwezig deze transacties onderzocht met behulp van data-analyse en onderliggende documentatie.
Hoewel wij een professioneel kritische houding hebben ten opzichte van risico’s van fraude in de jaarrekening, willen wij opmerken dat onze controle niet specifiek is gericht op het ontdekken hiervan. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2023 zijn geen specifieke aanwijzingen voor fraude of vermoedens van fraude gebleken.
Naleving van wet- en regelgeving Wij hebben geen kennis van te rapporteren omstandigheden in verband met niet-naleving van wet- en regelgeving.
Accountantsverslag | 21
Geautomatiseerde gegevensverwerking Wij zijn op grond van artikel 2:393 lid 4 BW verplicht melding te maken van onze bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van uw geautomatiseerde gegevensverwerking. Bij het uitvoeren van de controle zijn in dit opzicht geen acute bevindingen naar voren gekomen die aan u moeten worden gemeld. Wel vragen wij aandacht voor de regievoering en monitoring ten aanzien van uitbestede IT-activiteiten.
Duurzaamheidsverslaggeving
Hoewel vooralsnog geen verplichting geldt, geven wij in overweging om vrijwillig te rapporteren over ESG-risico’s en ESG-prestaties.
Europese wetgeving in de vorm van de Sustainable Finance Disclosure Regulation (SFDR) en de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) verplicht bedrijven direct, dan wel via ketenwerking te rapporteren over duurzaamheid. De veelgebruikte termen Environmental, Social en Governance (afgekort in ESG) worden hiervoor gebruikt. Voor de CSRD zullen grote bedrijven vanaf boekjaar 2025 zelfstandig moeten gaan rapporteren over hun ESG-prestaties. De verschuivende maatschappelijke norm vereist van alle bedrijven om ook inzicht in hun ESG-prestaties te geven aan hun stakeholders. Via de hiervoor genoemde ketenwerking zal dit “afgedwongen” worden door de CSRD-wetgeving. De verplichting vereist bedrijven inzicht te geven in de ESG-risico’s die ze lopen, de beleidsreacties die hierop volgen, het meten en rapporteren van ESG-prestaties via generieke en sectorspecifieke KPI’s en het delen van targets waar ze naartoe werken. De rapportage zal onderdeel worden van het bestuursverslag en daarmee van de jaarverslaggeving. Hoewel openbaar bestuur (vooralsnog) geen verplichting heeft tot het rapporteren in overeenstemming met CSRD, geven wij in overweging om vanuit de voorbeeldfunctie van publieke organisaties vrijwillig te rapporteren over risico’s en prestaties op de gebieden Environmental, Social en Governance (ESG).
Accountantsverslag | 22
Bijlage: Geplande en gerealiseerde urenbesteding Voorafgaand aan de start van de controleopdracht maken wij op basis van de reikwijdte en diepgang van de controle-opdracht, in combinatie met onze kennis van de markt waarin uw organisatie opereert, alsmede kennis van de huishouding van uw organisatie, een inschatting van de urenbesteding. In onderstaand overzicht geven wij de geplande en de (verwachte) gerealiseerde urenbesteding weer.
Overzicht geplande en gerealiseerde urenbesteding Functieniveau
Geplande uren
Gerealiseerde uren *
Verschil
Externe accountant
38
36
-2
Supervisor/Manager
89
162
73
Assistent accountants
224
350
126
Totaal
351
548
197
* De gerealiseerde uren omvatten de urenbesteding per heden, inclusief de verwachte uren voor dossierafwikkeling.
Accountantsverslag | 23
Bekkerweg 10 Postbus 6005 6401 SB Heerlen T 045 405 5555 rsmnl.com
RSM Netherlands Accountants N.V. Bekkerweg 10 Postbus 6005 6401 SB Heerlen T 045 405 5555 rsmnl.com
RSM Netherlands Accountants N.V. is een onafhankelijk lid van het RSM netwerk en handelt onder de naam RSM. RSM is de handelsnaam van elk bij het RSM netwerk aangesloten kantoor. Het RSM netwerk is een samenwerkingsverband van onafhankelijke accountants- en advieskantoren, die ieder voor eigen verantwoordelijkheid werken. Het RSM netwerk bestaat in geen enkel rechtsgebied als afzonderlijke rechtspersoon. Op alle opdrachten zijn onze algemene voorwaarden van toepassing, die op verzoek kosteloos worden toegezonden. RSM Netherlands Accountants N.V. is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder 34255759.
© RSM International Association, 2024
Accountantsverslag | 24