contract streamen commissie- en raadsvergaderingen (RVS)

*23vra00199*

Voorstel Gemeenteraad Datum Presidium: Datum Raadsvergadering: Afdeling: Raadscie: Portefeuillehouder: Steller:

10-10-2024 07-11-2024 GRIF BEZA Christine van Basten-Boddin Guliël Erven

Onderwerp Nieuw contract streamen van de commissie- en raadsvergaderingen. Korte inhoud Midden in de coronatijd in 2021 is een contract afgesloten met company webcast voor het streamen van de commissie- en raadsvergaderingen. Dit contract loopt tot en met april 2025. Indien gewenst zal een nieuw contract afgesloten moeten worden.

Aanleiding Om te kunnen vergaderen in de coronaperiode restte ons alleen het digitaal vergaderen. Destijds is gekozen voor company webcast. Dit contract verloopt in april 2025. Overwegingen Het huidige contract gaat uit van maximaal 40 vergaderingen per jaar. Dat is destijds gebaseerd op het aantal vergaderingen zoals in de planmaster werd opgenomen. We zijn ieder jaar binnen deze marge van het contract gebleven en dat zal ingeval van een nieuw contract ook zo blijven. Voorwaarde is daarbij wel dat de vergadercyclus zoals gebruikelijk gehandhaafd blijft. Om een inzicht te geven in het aantal kijkers/gebruikers, het volgende: Commissie Grondgebiedzaken heeft gemiddeld 50 kijkers per vergadering; Commissie Inwonerszaken heeft gemiddeld 35 kijkers per vergadering; Commissie Bestuurszaken heeft gemiddeld 33 kijkers per vergadering; De gecombineerde commissie kent gemiddeld 66 kijkers per vergadering; en tenslotte De raadsvergaderingen heeft gemiddeld 77 kijkers per vergadering. In de afgelopen contractperiode hebben we een tijdje intensief contact gehad vanwege slechte beelden geluidskwaliteit. Company webcast heeft dat weten op te lossen door o.a. een encoder kostenloos te installeren. Voor het overige is conform contract alles nagekomen en uitgevoerd. De keuze voor het aangaan van een nieuw contract is aan uw raad.

De mogelijkheid om terug te gaan naar de situatie van voor corona is een mogelijkheid (besluitenlijst met geluidsopname). Echter het vernieuwen ervan uiteraard ook. De verplichtingen ten aanzien van de archivering zijn er niet. In zoverre dat de keuze in welke vorm vergaderingen worden vastgelegd of genotuleerd geheel vrij is, maar indien er gekozen is voor een vorm van verslag en/of geluid- en/of beeldopnamen, deze wel verplicht gearchiveerd moeten worden (met inachtneming van de bestandseisen). De eigen verplichtingen zoals vastgesteld in o.a. het reglement van orde kunnen hier op aangepast worden. Kortom de keuze is aan uw raad.

Financiële overwegingen Bestaande Contractafspraken met Gemeente Beek. Contractjaar 01-05-2024 tot en met 30-04-2025. Kostenoverzicht Ondertiteling Self service licentie 40 HD video uitzendingen + 3,2 % CPI Automatische ondertiteling o.b.v. 80 vergaderuren Online archief per jaar Totale kosten Indicatievoorstel vanaf 01-05-2025 t/m 30-04-2026 Contractvoorstel-verlenging voor Gemeente Beek. Contractjaar 1.05.2025 tot en met 30-04-2026. Kostenoverzicht Ondertiteling Self service licentie 40 HD video uitzendingen + 2,6% CPI-index Automatische ondertiteling voor 80 vergader uren per jaar + 2,6% CPI-index Online archief per jaar + 2,6% CPI-index Totale kosten

2023-2025 € 10.142,90 € 2.259,40 € 1.013,29 € 13.415,59

2025-2026 € 10.406,62 € 2.318,14 € 1.039,64 € 13.764,40

Wanneer Opdrachtgever minder Webcasts gebruikt dan waarvoor een licentie wordt afgenomen, dan wel minder diensten van CWC afneemt dan waar de Overeenkomst recht op geeft, blijft Opdrachtgever de overeengekomen kosten verschuldigd. *Gemiddeld 3 uren per vergadering. De ondertiteling van de stream is niet verplicht wordt wel aanbevolen vanuit het VN-verdrag. Hierbij dient opgemerkt te worden, dat indien berekend over vier jaren het contract boven de €50.000 zou uitkomen er conform inkoopbeleid meervoudig onderhands aanbesteed zal moeten worden. Derhalve is het wellicht te overwegen om de ondertiteling te laten vervallen zodat we ruim onder die aanbestedingsgrens vallen. Communicatie Op gebruikelijke wijze Conclusie: 1. Uw raad door tussenkomst van het presidium dient te kiezen voor het voortzetten van dit contract, danwel het contract niet te verlengen en terug te gaan naar de situatie van voor corona. 2. Indien gekozen wordt voor voortzetting dient een keuze gemaakt te worden t.a.v. de ondertiteling. 3. Indien dit leidt tot het aangaan van een nieuw contract zal onze afdeling inkoop dit contract opstellen zodat, wij de contractvoorwaarden kunnen stellen.

-3-

Besluit Gemeenteraad

De raad van de gemeente Beek;

gezien het voorstel van het presidium d.d. 10-10-2024;

Besluit: Tot het voortzetten van het streamen van de raads- en commissievergaderingen met ondertiteling volgens contract via de gemeentelijke afdeling inkoop conform bovenstaande offerte.

Beek, 07-11-2024 GEMEENTERAAD,

Guliël Erven Raadsgriffier

Christine van Basten-Boddin Voorzitter