Bijlage 3 Jaarrekening 2025 HCL
Tekst van het document
JAARREKENING
2025 Historisch Centrum Limburg Locatie Maastricht (hoofdvestiging) Sint Pieterstraat 7 6211 JM Maastricht +31 (0)43 328 55 00 info@hclimburg.nl
Locatie Heerlen Navolaan 83 6414 HE Heerlen +31(0)43 328 55 00 info@hclimburg.nl
Inhoudsopgave 1
Voorwoord
3
2
Paragrafen
4
2.1
Verslaglegging
4
2.2
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
4
2.3
Onderhoud kapitaalgoederen
6
2.4
Financiering
6
2.5
Bedrijfsvoering
7
2.6
Rechtmatigheid
7
2.7
Verbonden partijen
8
2.8
Organisatiegegevens
8
2.9
Openbaarheid
9
2.10
Ondertekening
9
3
Baten en lasten met toelichting
10
3.1
Rechtmatigheidsverantwoording
13
3.2
WNT-verantwoording
14
4
Balans met toelichting
17
5
Grondslagen
24
6.
Overige gegevens
27
6.1
Controleplicht
27
6.2
Statutaire bepalingen inzake resultaatbestemming
27
6.3
Voorstel
27
6.4
Gebeurtenissen na balansdatum
28
6.5
Personele bezetting
28
6.6
WNT-verantwoording
28
6.7
Rechtmatigheidsverantwoording
28
6.8
Controleverklaring
28
7
Controleverklaring
29
2
1
Voorwoord
Met het jaar 2025 bevindt het Historisch Centrum Limburg (HCL) zich nadrukkelijk in een overgangsfase. Een jaar waarin belangrijke bestuurlijke, organisatorische en inhoudelijke veranderingen zijn voorbereid, die richting geven aan de verdere ontwikkeling van het HCL in de komende jaren. Centraal in 2025 stond de doorontwikkeling van de Gemeenschappelijke Regeling HCL. In het licht van de toetreding van elf gemeenten en het Waterschap Limburg per 1 januari 2026 en de aangekondigde uittreding van het Rijk per 1 januari 2027, is intensief gewerkt aan bestuurlijke afstemming, wijziging van de regeling en het maken van heldere afspraken over verantwoordelijkheden en financiën. De vaststelling van de uittreedregeling van het Rijk, met instemming van het ministerie van OCW, markeert daarbij een belangrijk moment. Deze ontwikkelingen vroegen veel inzet van bestuur, directie en organisatie, maar leggen tegelijkertijd een stevig fundament voor een toekomstbestendig regionaal archief. Ook op landelijk niveau was 2025 een betekenisvol jaar voor de archiefsector. De besluitvorming over de nieuwe Archiefwet 20xx in de Tweede Kamer werd afgerond. Hoewel de inwerkingtreding pas in 2027 wordt verwacht, heeft het HCL in 2025 al nadrukkelijk voorgesorteerd op de gevolgen hiervan.
De verdere professionalisering van het eigen informatiebeheer, de doorontwikkeling van het e-depot, de intensivering van toezicht en advies op digitaal informatiebeheer en de uitbreiding van digitale dienstverlening laten zien dat het HCL deze veranderingen actief en toekomstgericht benadert. Daarnaast kende 2025 een belangrijke interne mijlpaal met de directeurswisseling. Na vele jaren van grote betrokkenheid en toewijding nam mevrouw drs. L. (Lita) Wiggers afscheid als algemeen directeur per 15 november 2025. Dit vond plaats in een periode van grote dynamiek en vroeg om zorgvuldige overdracht en continuïteit, die dankzij de inzet van medewerkers en management goed is gewaarborgd. Ondanks de vele veranderingen is de uitvoering van de wettelijke taken ook in 2025 onverminderd voortgezet. Het HCL heeft een groot aantal inspecties en adviezen uitgevoerd, omvangrijke archieven overgebracht en beheerd, en verdere stappen gezet in de digitalisering en online beschikbaarstelling van collecties. De groei van het aantal bezoekers, informatieverzoeken en digitale raadplegingen onderstreept het maatschappelijke belang van een goed toegankelijke en betrouwbare archiefvoorziening. Tegelijkertijd is veel aandacht uitgegaan naar de kwaliteit van depotbeheer, informatieveiligheid, bedrijfsvoering en de ondersteuning en ontwikkeling van medewerkers.
Kortom, 2025 was een intensief en veelomvattend jaar: een jaar van voorbereiding, borging en vooruitkijken. Dit jaarverslag biedt een overzicht van de werkzaamheden en resultaten die in deze overgangsperiode zijn gerealiseerd en laat zien hoe het HCL zich positioneert voor de komende fase. Deze jaarrekening geeft inzicht in de financiële aspecten van dit enerverende verslagjaar, welke werd afgesloten met een positief resultaat na bestemming van €967.960. Alle in de jaarcijfers opgenomen bedragen luiden in Euro’s.
Senta Schiffeleers Directeur Historisch Centrum Limburg HCL, ………… 2026
3
2
Paragrafen
2.1
Verslaglegging
In de GR HCL (artikel 16-23) zijn bepalingen opgenomen ten aanzien van de begroting, de meerjarenraming en de jaarstukken. De Wet Gemeenschappelijke Regelingen (GR) en de Gemeentewet (GW) schrijven voor dat iedere GR begrotings- en verantwoordingsstukken opstelt conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Dit besluit is ook van toepassing op het HCL; de betreffende stukken zijn conform de BBV opgesteld. Het HCL voert één programma uit; er is geen nadere onderverdeling in deelprogramma’s.
2.2
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Bij het weerstandsvermogen gaat het om de mate waarin het HCL in staat is middelen vrij te maken om substantiële financiële tegenvallers op te vangen, zonder dat dit aanpassing van het beleid vereist. Een risico is de kans op het optreden van een positieve dan wel negatieve gebeurtenis van materieel belang, die niet voorzien is in de begroting van enig jaar. Conform artikel 1 van de GR HCL heeft het HCL tot doel “de belangen van de minister en de colleges B&W bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten, in gezamenlijkheid te behartigen”. Voor de bekostiging van de uitvoering van deze taken is het HCL geheel afhankelijk van de deelnemers. Het weerstandsvermogen betreft de overige reserve en bedraagt per 31 december 2025 € 338.720 (voor resultaatbestemming). Dit betreft afgerond 9% van de deelnemersbijdragen in het HCL in 2025 ten behoeve van het uitvoeren van de archieftaken. Het weerstandsvermogen is daarbij iets lager dan de maximale reserve conform de GR HCL, waar in artikel 22 is opgenomen dat deze in enig jaar niet meer dan 10% van de gezamenlijke bijdragen mag bedragen.
Stand per 1 januari Toevoeging / onttrekking boekjaar Stand per 31 december (2025 voor resultaatbestemming) Algemene reserve in % van deelnemersbijdrage GR tbv uitvoering archieftaken
Risico’s die van invloed kunnen zijn op de toekomstige cijfers zijn: a) Wijzigingen in de GR of de bijdrage deelnemers b) Wijzigingen in subsidies en zakelijke diensten c) CAO aanpassingen en ww-verplichtingen d) Calamiteiten ten aanzien van het gebouw of de archieven e) Wijzigingen in btw-regime of regime vennootschapsbelasting f) Vertraging in groeitempo e-depot inkomsten
2025 € 338.720 €0 € 338.720
2024 € 604.015 € 265.295 € 338.720
8,97%
10,00%
Risico Laag Laag Laag Laag Laag Midden
4
Genomen risicomaatregelen: Ad a) Wijzigingen in de samenstelling van de GR of de bijdrage van deelnemers dienen altijd met unanimiteit genomen te worden, zodat deze eventualiteit zich niet eenzijdig voor kan doen zonder bijbehorende afspraken welke vooraf in de (meerjaren)begroting kunnen worden verwerkt Ad b) Ten aanzien van de extra benodigde personele capaciteit en zakelijke diensten wordt gewerkt met tijdelijke functies en arbeidsovereenkomsten, dan wel worden met opdrachtgever financiële afspraken gemaakt waardoor eventuele transitie- en ww-verplichtingen richting zittend personeel door opdrachtgever worden afgedekt. Ad c) In de begroting en meerjarenraming wordt er van uitgegaan dat de kosten van CAO aanpassingen structureel 1% hoger liggen dan de indexering van inkomsten. Ad d) Het HCL kent zowel een brand-, opstal als inboedelverzekering. Vanwege hun uniciteit zijn de archieven zelf niet verzekerd. Wel zijn in het gebouw een veelheid aan maatregelen (o.a. extra brandwerende deuren en waterdetectie, collectiehulpverleningsplan) genomen om het risico van calamiteiten in de archieven tot een minimum te beperken. Ook is een cyberverzekering afgesloten, waardoor ondersteuning bij het zich voordoen van een eventuele aanval op digitale informatie- en archiefsystemen is geborgd.
Ad e) Ten aanzien van zowel btw als vennootschapsbelasting zijn er door de Belastingdienst uitspraken gedaan, waardoor het HCL goed weet welke regels in dezen op haar van toepassing zijn. Ad f) In 2025 heeft het HCL een aanvang gemaakt met de ingebruikname van een eigen e-depot. Het e-depot van het HCL is daarmee nog volop in ontwikkeling, zowel qua aan te bieden dienstverlening als qua aantal afnemende klanten. De investeringen liggen daardoor de komende jaren nog hoger dan de inkomsten. Ter dekking van de aanloopverliezen heeft het HCL in het verleden een bestemmingsreserve opgebouwd. Kengetallen Het BBV kent een verplichte set van financiële kengetallen. Naast de kengetallen dient een beoordeling van de onderlinge verhouding van de kengetallen in relatie tot de financiële positie te worden opgenomen. Overzicht Ratio's / kengetallen Liquiditeit Solvabiliteit Netto schuldquote EMU Saldo (x € 1.000) Structurele exploitatieruimte
Ultimo 2025 Ultimo 2024 6,30 6,71 0,36 0,31 <0 <0 1.242 1.584 7,98% 4,06%
Liquiditeitsratio De liquiditeitsratio geeft inzicht in de mate waarin de organisatie in staat is (voor de korte termijn) aan haar financiële verplichtingen te voldoen en hangt samen met de beschikbaarheid van afdoende vlottende middelen (vlottende activa) om aan de kortlopende verplichtingen (vlottende passiva) te voldoen en wordt uitgedrukt in een verhoudingsgetal of ratio. Onder liquiditeitsratio wordt verstaan de vlottende activa ten opzichte van de vlottende passiva. De liquiditeitspositie wordt als gezond beoordeeld bij een liquiditeitsratio van > 1.
5
Solvabiliteitsratio Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de GR in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. De VNG gaat uit van een norm van minimaal 20%. Hierbij geldt dus hoe hoger hoe beter. Bij de beoordeling van dit kengetal moet in ogenschouw worden genomen, dat het HCL een GR is en sinds de oprichting een maximale reserve van 10% mag hebben. Netto schuldquote De netto schuld weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de GR ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een norm van maximaal 130%. Hierbij geldt dus hoe lager hoe beter. EMU-saldo Het EMU-saldo is een weergave van het vorderingensaldo en geeft weer het gerealiseerde saldo van de ontvangsten en uitgaven van de organisatie, berekend op transactiebasis. Structurele exploitatieruimte De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves, te delen door de totale baten. Met behulp van dit kengetal kan worden beoordeeld in welke mate sprake is van een begrotingsevenwicht.
2.3
Onderhoud kapitaalgoederen
Het HCL kent twee archiefbewaarplaatsen, gevestigd in Maastricht en in Heerlen. Het gebouw in Maastricht huurt zij van Rijksvastgoed. Het gebouw is niet in eigendom, maar sinds 1 januari 2019 komt het volledige onderhoud van het pand voor rekening van het HCL, waartoe zij vanuit het Rijk een jaarlijkse vergoeding ontvangt. Ten behoeve van het uitvoeren van het onderhoud is een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) opgesteld. Om voldoende middelen te hebben om het MJOP te kunnen uitvoeren, beschikt het HCL over een Egalisatievoorziening Groot Onderhoud Gebouwen. De archiefbewaarplaats in Heerlen, gevestigd in de Christus Koning Kerk (CKK), wordt onderhouden voor rekening en risico van de gemeente Heerlen. Voor huur en onderhoud is het HCL een jaarlijkse vergoeding aan de gemeente Heerlen verschuldigd.
2.4
Financiering
Door het Algemeen Bestuur (AB) is het normenkader voor rechtmatigheid vastgesteld in de Financiële Verordening. Hierbij dienen met name risico’s bij financieringen beheersbaar te zijn en de kosten van geldleningen zo veel mogelijk beperkt. Door de invoering van het schatkistbankieren zijn decentrale overheden verplicht hun (tijdelijk) overtollige middelen in de schatkist aan te houden. Per 31 december 2025 wordt een bedrag van € 8.150.048 aangehouden bij het Ministerie van Financiën. Het drempelbedrag (het bedrag dat gemiddeld buiten de schatkist mag worden gehouden) bedraagt € 250.000. De renterisiconorm is voor Gemeenschappelijke Regelingen wettelijk vastgesteld op 8,2% van de begrotingsomvang. Van de langlopende schuld mag maximaal dat bedrag aan een renteherziening onderhevig zijn. De renterisiconorm is niet van toepassing voor het HCL.
6
2.5
Bedrijfsvoering
Aan het hoofd van het openbaar lichaam HCL staat het algemeen bestuur (AB). De voorzitter en twee leden van het algemeen bestuur hebben zitting in het dagelijks bestuur (DB). De ambtelijke leiding van het HCL is belegd bij een door het algemeen bestuur benoemde algemeen directeur, die wordt bijgestaan door een adjunct-directeur/, tevens hoofd bedrijfsvoering. Het HCL kent vier afdelingen (Dienstverlening en Publiekszaken, Archieven en Collecties, Toezicht en Advies, en Bedrijfsvoering) die tezamen één programma verzorgen: de uitvoering van de archiefwet voor de deelnemers in de GR. De organisatie heeft één managementteam, dat direct leiding geeft aan alle medewerkers en vrijwilligers.
2.6
Rechtmatigheid
In de GR HCL (GR HCL artikel 21) is opgenomen dat jaarlijks een jaarrekening wordt opgesteld met een verklaring omtrent getrouwheid en rechtmatigheid, afgegeven door een accountant. Vanaf het boekjaar 2023 moet het dagelijks bestuur van het HCL de rechtmatigheid verantwoorden in de jaarrekening. Ingevolge de (aanpassing van de) Gemeentewet, het BBV en het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) is een Intern Controle Plan (ICP) vastgesteld voor de verantwoording van de financiële rechtmatigheid. In de rechtmatigheidsverantwoording geeft het dagelijks bestuur aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met vastgestelde kaders en relevante wet- en regelgeving. Deze verantwoording betreft de rechtmatige uitvoering van de taken en omvat het begrotings-, voorwaarden, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. De verantwoording is opgenomen na de toelichting over het overzicht van baten en lasten.
Naar aanleiding van de uitgevoerde rechtmatigheidsverantwoording stelt het dagelijks bestuur vast dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde verantwoordingsgrens van 2% op basis van werkelijke lasten exclusief mutatie reserves, zijnde € 164.192, behoudens de aanbestedingsverplichting ICT. Op het gebied van ICT-ondersteuning maakte het HCL tot en met 2024 gebruik van de diensten van ParkstadIT. Indertijd is door HCL gekozen voor Parkstad-IT omdat er op deze wijze kon worden gekozen voor inbesteding zonder aanbestedingsverplichting. Parkstad-IT maakte immers onderdeel uit van de gemeente Heerlen, welke in dezen voor een diversiteit aan overheidsorganisaties als centrumgemeente fungeerde. Parkstad-IT is per 22 november 2024 verzelfstandigd en verder gegaan als de GR Solido, waardoor de rol van de gemeente Heerlen als centrumgemeente is vervallen. Daardoor is voor het HCL ook de juridische mogelijkheid tot inbesteding vervallen, en dient zij haar ICT-dienstverlening (alsnog) aan te besteden. Tenzij zij er bestuurlijk voor kiest om – na uittreding van het Rijk per 1 januari 2027 – alsnog als deelnemer toe te treden tot de GR Solido.
Omdat deze beslissing strategisch van aard is, is er bestuurlijk voor gekozen om het besluitvormingstraject pas op te starten nadat alle nieuwe deelnemers ook daadwerkelijk tot de GR HCL zijn toegetreden, i.c. in 2026. De bestuurlijke consultatie in dezen is inmiddels opgestart. Het bestuur is zich er daarbij van bewust dat een toetreding van het HCL tot de GR Solido bestuurlijk pas mogelijk is als het Rijk is uitgetreden, i.c. naar verwachting per 1 januari 2027. Daarnaast onderkent het dagelijks bestuur een aanbestedingsrisico met betrekking tot het collectiebeheersysteem. Dit risico is in het boekjaar gemitigeerd door de afname van een aanvullende collectiebeheermodule bij de eerder ten behoeve van het e-depot door middel van een Europese aanbesteding geselecteerde leverancier. Met behulp van een inkoopadviseur is daarbij geconstateerd dat de afname van een aanvullende collectiebeheermodule juridisch zowel binnen de scope van de eerdere aanbesteding van het e-depot alsook de financiële randvoorwaarden past. 7
2.7
Verbonden partijen
Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin het HCL een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Van een financieel belang is sprake bij het ter beschikking stellen van een bedrag dat niet verhaalbaar is indien de verbonden partij failliet gaat, onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Een bestuurlijk belang is aanwezig bij zeggenschap, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur hetzij uit hoofde van stemrecht. Het HCL heeft geen verbonden partij.
2.8
Organisatiegegevens
Statutaire naam : Vestigingsplaats : Rechtsvorm : Locaties:
Historisch Centrum Limburg Maastricht Openbaar lichaam op basis van de wet gemeenschappelijke regelingen (WGR) Sint Pieterstraat 7, 6211 JM Maastricht Navolaan 83, 6414 HE Heerlen
Doelstelling Het HCL heeft tot doel “de belangen van de minister en de colleges B&W bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten, in gezamenlijkheid te behartigen”. Directie Het HCL staat onder leiding van een algemeen directeur, daarin ondersteund door een adjunct directeur die tevens de functie van afdelingshoofd bedrijfsvoering vervult. In 2025 heeft een directeurswisseling plaatsgevonden, waarbij Lita Wiggers per 15 november als algemeen directeur is opgevolgd door Senta Schiffeleers. De bezoldiging van beide algemeen directeuren, alsmede de adjunct directeur, ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum zoals opgenomen in de Wet Normering bezoldiging Topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). Voor nadere toelichting wordt verwezen naar hoofdstuk 3.2. Bestuur (op 31 december 2025) Naam
Namens
AB
DB
Hans Teunissen
Rijk
Lid
Lid
Jan Pommer
Rijk
Lid
Manon Fokke
Gemeente Maastricht
Voorzitter
Frans Bastiaens
Gemeente Maastricht
Lid
Jordy Clemens
Gemeente Heerlen
Lid
Casper Gelderblom
Gemeente Heerlen
Lid
Voorzitter
Lid
De bestuursleden vallen onder de Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). De bezoldiging van de bestuursleden ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum. Voor nadere toelichting wordt verwezen naar hoofdstuk 3.2. Er is een vacatieregeling vastgesteld. 8
2.9
Openbaarheid
Conform artikel 3.5 van de Wet Open Overheid (WOO) worden het beleid en de uitvoering van de wetgeving verantwoord in het jaarverslag; hier is nog geen standaardmodel voor. Het HCL plaatst zoals voorgeschreven de vastgestelde jaarstukken alsmede het ondernemingsplan inclusief begroting en meerjarenraming digitaal op Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties (DROP). Daarnaast worden deze gepubliceerd op onze website: www.historischcentrumlimburg.nl.
2.10
Ondertekening
De jaarrekening 2025 is gecontroleerd door Kalnenek Accountants te Landgraaf. De door dit kantoor afgegeven controleverklaring is bij deze jaarrekening gevoegd in hoofdstuk 7. Het algemeen bestuur van het Historisch Centrum Limburg verklaart hierbij dat zij instemt met het voorstel inzake resultaatbestemming zoals opgenomen in hoofdstuk 6.3 en vervolgens de jaarrekening 2025 heeft vastgesteld.
Maastricht, DATUM
Naam: Functie: Handtekening:
Naam: Functie: Handtekening:
9
3.
Baten en lasten met toelichting
Realisatie 2025
Begroting 2025
Begroting 2025 (1e wijziging)
Realisatie 2024
Algemene baten Lumpsumbijdrage Rijk
1.652.958
1.432.844
1.652.958
1.647.601
Incidentele bijdrage Rijk
71.784
BATEN
71.784
Lumpsumbijdrage Maastricht
1.078.944
1.091.779
1.078.944
342.295
Lumpsumbijdrage Heerlen
875.407
885.697
875.407
272.832
Bijdrage huur- en onderhoudskosten Rijk
2.052.178
2.020.494
2.052.178
1.973.032
Totaal algemene baten
5.731.271
5.430.814
5.731.271
4.235.760
Directe baten Bijdrage e-depot Rijk
50.000
50.000
50.000
50.000
Opbrengst e-depot
120.703
0
117.604
47.442
Opbrengsten Provincie
525.444
492.604
525.444
508.658
2.234.691
1.530.956
2.195.457
1.565.532
Bijdrage inwoning SHCL
146.609
143.080
127.224
144.954
Opbrengst studiezaal
13.155
19.418
11.948
13.273
Totaal directe baten
3.090.602
2.236.058
3.027.677
2.329.858
Overige baten Rentebaten
160.283
122.640
162.340
243.876
Egalisatierekening huurverplichting CKK
132.818
Opbrengsten DVO-partners incl. AMV
147.000
129.000
132.818
Incidentele btw teruggaaf Overige baten
0
0
0
1.270.095
2.208
0
208
101.643
Verhuur CKK
34.300
35.432
35.770
35.431
Vrijval personele vo0rzieningen
0
0
0
571.347
Onttrekking algemene reserves
0
0
0
265.295
330.740
305.410
326.979
2.619.374
9.152.612
7.972.282
9.085.927
9.184.992
Totale baten
10
Realisatie 2025
Begroting 2025
Begroting 2025 (1e wijziging)
Realisatie 2024
4.543.832
4.509.064
4.378.433
4.268.438
Lasten Salariskosten Overige personele kosten
436.163
146.965
372.416
115.694
Kosten huur en onderhoud
1.340.229
1.806.136
1.734.948
1.476.768
Huisvestingskosten
195.565
383.461
214.570
287.056
ICT kosten
443.456
186.663
444.280
260.326
Algemene organisatiekosten
538.193
183.284
482.846
392.165
Directe kosten, archieven & collecties
194.101
250.855
239.399
246.092
Directe kosten, publiek & dienstverlening
33.700
16.893
28.461
23.083
Directe kosten, toezicht & advies (incl. e-depot)
55.415
0
91.000
0
Kosten projecten
41.621
0
41.630
82.124
Afschrijvingskosten
89.919
102.200
89.947
99.545
Kapitaallasten
1.045
0
1.000
966
296.361
386.761
115.000
328.027
8.209.600
7.972.282
8.319.973
7.580.283
943.013
0
851.997
1.604.709
Dotaties voorziening groot onderhoud gebouw Totale lasten Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten Mutaties reserves
-151.473
Dotatie bestemmingsreserve Militair Gezag Limburg Dotatie bestemmingsreserve Restant vakantiedagen
- 62.410
Dotatie bestemmingsreserve Adopteer een archief
-1.410
Onttrekking bestemmingsreserve Heerlen
86.043
Onttrekking bestemmingsreserve WW verplichtingen
23.983
Gerealiseerd resultaat
- 21.259
967.960
86.043 0
765.954
1.453.236
Het verslagjaar 2025 kent een gerealiseerd resultaat van € 967.960. Hieronder wordt een toelichting gegeven op de belangrijkste afwijkingen van de realisatie 2025 ten opzichte van enerzijds de realisatie 2024 en anderzijds de begroting 2025 (1e begrotingswijziging).
Toelichting afwijkingen realisatie 2025 ten opzichte van realisatie 2024 (> € 25.000) Algemene baten In het kader van de uittreding van het Rijk is er een incidentele bijdrage van € 71.784 ontvangen als vergoeding voor gemaakte out-of-pocketkosten inzake met name juridische advieskosten. De bijna € 80.000 hogere rijksbijdrage voor huur- en onderhoud heeft betrekking op indexatie. De hogere lumpsumbijdrage van zowel de gemeente Maastricht als de gemeente Heerlen is het gevolg van het wegvallen van het effect van de eenmalige btw-correctie in het boekjaar 2024, welke in dat boekjaar in een eenmalige lagere bijdrage resulteerde.
11
Directe baten De circa € 670.000 hogere opbrengsten van DVO-partners (incl. AMV) is voor het overgrote deel (€ 590.000) toe te schrijven aan een met het Nationaal Archief overeengekomen ontvangen vergoeding ter dekking van toekomstige extra (salaris)kosten als gevolg van het voortijdig beëindigen van het project AMV. De resterende € 80.000 hogere opbrengsten komen voort uit additioneel verleende dienstverlening aan DVO-partners. Overige baten Door daling van het rentepercentage voor schatkistbankieren zijn de rente-inkomsten ruim € 83.000 lager dan in 2024. Tevens is in 2025 het incidentele positieve effect van € 1.270.000 als gevolg van een btw-afspraak met de Belastingdienst in het boekjaar 2024 weggevallen. Het (vrijwel) wegvallen van de posten overige baten, onttrekking algemene reserve en vrijval personele voorzieningen zijn het gevolg van het wegvallen van incidentele effecten als gevolg van eenmalige correcties in de jaarrekening 2024 voortkomend uit de aanpassing van de jaarrekening aan de eisen van de BBV, welke in 2024 plaatsvond. Personeelskosten De stijging van de salarislasten met bijna € 255.000 zijn voor het overgrote deel het gevolg van CAOafspraken. De post overige personele kosten is sterk gestegen vanwege de inzet van uitzendkrachten ten behoeve van het project AMV.
In het kader van de afbouw van dit project zijn in de loop van het boekjaar diverse AMV-medewerkers in vaste dienst intern binnen het HCL herplaatst, waarbij de opengevallen plekken werden ingevuld door uitzendkrachten. Met de beëindiging van het project AMV per 31 december 2025, is per die datum ook de inzet van de betrokken uitzendkrachten geëindigd. In de post overige personele kosten zijn eveneens de kosten van werving van de nieuwe algemeen directeur opgenomen (ca. € 25.000). Kosten huur en onderhoud De daling van de kosten van huur en onderhoud met € 125.000 is het gevolg van lagere onderhoudskosten voortkomend uit het MJOP. Huisvestingskosten De daling van de huisvestingskosten met ruim € 90.000 komt voor het overgrote deel voort uit lagere kosten voor gas en electra, als gevolg van dalende marktprijzen. ICT kosten De ICT kosten zijn ruim € 170.000 hoger dan in 2024, voor € 164.000 veroorzaakt door hogere doorberekende kosten vanuit Solido. Met name de kosten voor data opslag zijn, vanwege een bijna verdriedubbeling van het tarief, met een bedrag van €110.000 euro sterk gestegen. Inmiddels zijn er afspraken gemaakt met Solido, waardoor het in rekening gebrachte opslagtarief per Gb met ingang van 2026 wordt gehalveerd. Algemene organisatiekosten De circa € 140.000 hogere algemene organisatiekosten zijn voornamelijk veroorzaakt door hogere kosten voor (juridisch) advies.
Ruim € 70.000 van de juridische advieskosten hebben betrekking op de uittreding van het Rijk uit de gemeenschappelijke regeling, welke door het Rijk volledig zijn vergoed. Andere kostenverhogende elementen zijn het afsluiten van een aanvullende brandverzekering en cyberverzekering (€ 12.000) en hogere kantinekosten (€ 8.000), deels het gevolg van een toenemend aantal (externe) bijeenkomsten, anderzijds vanwege stijgende inkoopkosten, met name van koffie.
12
Kosten projecten De kosten van projecten zijn € 40.000 lager dan in 2024, en komen voor een belangrijk voort uit kosten in het kader van de tentoonstelling ‘Deze droevige offerande’, welke een beeld geeft van de wijze waarop in de stad Maastricht in de jaren 1800-1830 met daar te vondeling gelegde kinderen werd omgegaan. Toelichting afwijkingen realisatie 2025 ten opzichte van begroting 2025 (1e wijziging) (> € 25.000) Directe baten Vanwege additionele dienstverlening aan diverse DVO-partners, zijn de opbrengsten DVO-partners incl. AMV bijna € 40.000 hoger dan in de gewijzigde begroting 2025 was voorzien. Salariskosten Als gevolg van hoger dan verwachte per ultimo boekjaar nog uit te betalen IKB, lagen de uiteindelijke salariskosten € 163.000 hoger dan bij de 1e begrotingswijziging was voorzien. Overige personele kosten Bij de herziening van de begroting was geen rekening gehouden met de op te nemen dotatie aan de voorziening verlofsparen (€ 30.000). Ook de nagekomen in rekening gebrachte kosten inzake het IPAPwerkgeversdeel (€ 25.000) waren bij de 1e begrotingswijziging niet meegenomen.
Kosten huur en onderhoud Door verschuiving van onderhoudsprojecten van 2025 naar 2026 (€ 193.000) en de vrijval van een getroffen voorziening ter dekking van de kosten van de vervanging van de brandmeldinstallatie (€ 212.000), kwamen de kosten van huur en onderhoud in totaal € 405.000 lager uit dan eerder begroot. Directe kosten archieven en collecties Het naar 2026 doorschuiven van investeringen in archiefmaterialen, zoals zuurvrije archiefdozen, zorgde ervoor dat de directe kosten voor archieven en collecties € 45.000 lager lagen dan in de begroting was voorzien. Directe kosten toezicht en advies (incl. e-depot) In de 1e begrotingswijziging zijn onder het kopje ‘directe kosten toezicht en advies (incl e-depot)’ te hoge verwachte kosten opgenomen voor licentiekosten e-depot (€ 35.000).
3.1
Rechtmatigheidsverantwoording
Verantwoordelijkheid dagelijks bestuur De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In de rechtmatigheidsverantwoording licht het dagelijks bestuur toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door het algemeen bestuur vastgestelde kaders zoals de begroting, de verordeningen van Historisch Centrum Limburg en met bepalingen in de relevante weten regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door het algemeen bestuur op 26 november 2025 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht.
13
Deze verantwoording hanteert een grensbedrag, omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door het algemeen bestuur bepaald en bedraagt 2% van de totale lasten exclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 164.192. De grondslag voor deze verantwoording is de Kadernota Rechtmatigheid 2025 van de Commissie BBV van september 2025. Bevinding Het dagelijks bestuur stelt vast dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens van € 164.192, behoudens de aanbestedingsverplichting ICT. Het dagelijks bestuur stelt tevens vast dat de definitie van misbruik en oneigenlijk gebruik volgens de kadernota Rechtmatigheid voor HCL niet van toepassing. Binnen het taakgebied van HCL spelen zich geen activiteiten af die binnen deze definitie vallen. In hoofdstuk 2.6 bedrijfsvoering / rechtmatigheid is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met het algemeen bestuur aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het dagelijks bestuur ook beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.
3.2
WNT-verantwoording
De WNT is van toepassing op Historisch Centrum Limburg. Het voor Historisch Centrum Limburg toepasselijke bezoldigingsmaximum bedraagt in 2025 € 246.000. Dit betreft het algemeen bezoldigingsmaximum. 1. Bezoldiging topfunctionarissen 1a. Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling inclusief degenen die op grond van hun voormalige functie nog 4 jaar als topfunctionaris worden aangemerkt. Gegevens 2025 bedragen x € 1
L. Wiggers
S. Schiffeleers
Functiegegevens5
Directeur
Directeur
Aanvang6 en einde functievervulling in 2025
01-01-2025 t/m 31-12-2025
15-11-2025 t/m 31-12-2025
Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)7
1
1
Dienstbetrekking?8
Ja
Ja
Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
132.912,45
16.732,34
Beloningen betaalbaar op termijn
22.788,48
2.911,44
Subtotaal
155.700,93
19.643,78
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum10
246.000,00
31.647,00
0
0
156.397,05
19.774,48
Bezoldiging9
-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag11 Bezoldiging
14
Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan12
n.v.t
Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling13
n.v.t
n.v.t
n.v.t
n.v.t
n.v.t
1d. Topfunctionarissen inclusief degenen die op grond van hun voormalige functie nog 4 jaar als topfunctionaris worden aangemerkt met een totale bezoldiging van € 2.100 of minder Gegevens 2025
in 2025 Actief van dd t/m dd
NAAM TOPFUNCTIONARIS
FUNCTIE
H. Fokke
Voorzitter
1-1-25 t/m 31-12-25
JCM Pommer
Lid
1-1-25 t/m 31-12-25
JMT Teunissen
Lid
1-1-25 t/m 31-12-25
FH Bastiaens
Lid
1-1-25 t/m 31-12-25
C. Gelderblom
Lid
1-1-25 t/m 31-12-25
JMM Clemens
Lid
1-1-25 t/m 31-12-25
2. Overige rapportageverplichtingen op grond van de WNT Naast de hierboven vermelde topfunctionarissen zijn er geen overige functionarissen met een dienstbetrekking die in 2025 een bezoldiging boven het individueel toepasselijke drempelbedrag hebben ontvangen.
15
4.
Balans met toelichting
Balans
31-12-2025
31-12-2024
Investeringen met een economisch nut
319.546
408.692
Subtotaal vaste activa
319.546
408.692
Debiteuren
2.039.149
1.087.097
Schatkistbankieren
8.150.048
7.915.971
ACTIVA VASTE ACTIVA Materiële vaste activa
VLOTTENDE ACTIVA Uitzettingen rentetypische looptijd < jr
Overlopende activa
84.474
90.710
Overige vorderingen
70.860
107.270
225.890
88.725
811
504
Subtotaal vlottende activa
10.571.231
9.290.277
TOTAAL ACTIVA
10.890.778
9.698.968
Liquide middelen Bankrekeningen Kasgeld
16
17
18
Additionele toelichting De onttrekking van de ruim € 86.000 uit de bestemmingsreserve van de gemeente Heerlen heeft betrekking op de met de gemeente Heerlen afgesproken wijze van verrekening van de door de door haar verschuldigde vergoeding inzake het e-depot. Als onderdeel van het afscheid van Lita Wiggers als algemeen directeur van het HCL is een aanvullende bestemmingsreserve ‘Adopteer een archief’ gevormd, waarvan de omvang bestaat uit in het kader van het afscheid ontvangen giften. De bestemmingsreserve zal worden aangewend ten behoeve van de restauratie van een nog aan te wijzen archiefstuk.
19
Voorzieningen Egalisatierekening aanpassing huurvergoeding (art. 44, lid 2 voorziening) Dit betreft een van Rijksvastgoedbedrijf (RVB) in 2016 ontvangen restitutie ad € 56.000 vanwege lagere kosten verbouwing brandveiligheid dan oorspronkelijk geraamd. Voor het bedrag van de oorspronkelijke raming van deze verbouwingskosten werd met RVB een hogere gebruiksvergoeding gebouwen overeengekomen voor de periode 1 mei 2014 tot en met 31 december 2028. Vanwege de in 2016 ontvangen restitutie ad € 56.000 is de met RVB overeengekomen hogere gebruiksvergoeding tot een te hoog bedrag vastgesteld, zodat voor het bedrag van de ontvangen restitutie ad € 56.000 een egalisatierekening is gevormd waaruit jaarlijks een bedrag vrijvalt ten gunste van de exploitatierekening gedurende de periode tot en met 31 december 2028, waarmee jaarlijks de te hoge aanpassing gebruiks-vergoeding gebouwen wordt gecompenseerd. Specificatie verloop boekjaar
2025
2024
Stand begin boekjaar
15.273
19.091
Bij: dotatie t.l.v. exploitatie boekjaar
0
0
Af: vrijval t.g.v. exploitatie boekjaar
3.818
3.818
Stand ultimo boekjaar
11.455
15.273
Egalisatierekening groot onderhoud gebouwen (art. 44, lid 1c voorziening) Per 1 januari 2019 heeft er op het gebied van gebouwenonderhoud een stelselwijziging plaatsgevonden, waardoor het HCL sinds die datum verantwoordelijk is voor het gehele onderhoud van de door haar van het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) gehuurde huisvesting op de locatie Maastricht. Benevens een in 2019 ontvangen incidentele bijdrage ad € 878.900 ten behoeve van nog uit te voeren onderhoud per de ingangsdatum van de stelselwijziging 1 januari 2019 volgens een nulmeting, komt aan HCL ingaande 1 januari 2019 jaarlijks een bijdrage voor beheer en onderhoud huisvesting locatie Maastricht toe, welke middelen worden gedoteerd aan de egalisatierekening groot onderhoud gebouwen, waaruit desbetreffende kosten van beheer en onderhoud huisvesting locatie Maastricht worden bestreden. De kosten van beheer en onderhoud huisvesting locatie Maastricht bestaan, naast materiële lasten (uitgaven), uit personele lasten (uitgaven) met betrekking tot eigen personeel en wel een drietal medewerkers welke voor gemiddeld 75% belast zijn met beheer- en onderhoudstaken inzake huisvesting locatie Maastricht.
Specificatie verloop boekjaar
2025
2024
Stand begin boekjaar
4.012.266
3.725.787
- jaarbijdrage
1.316.744
1.307.279
- materiële lasten
1.090.486
846.800
- personele lasten
142.500
174.000
4.096.024
4.012.266
Af: kosten beheer en onderhoud boekjaar:
Stand ultimo boekjaar
20
Voorziening transitie HCL (art. 44, lid 2 voorziening) De voorziening transitie HCL heeft betrekking op toekomstige kosten in het kader van de herstructurering en doorontwikkeling van het HCL in het kader van de toetreding van nieuwe GR-deelnemers (per 2026) en uittreding van het Rijk (2027). Voor deze transitie is de periode 2026-2030 uitgetrokken.
Specificatie verloop boekjaar
2025
2024
Stand begin boekjaar
105.987
115.640
Bij: dotatie t.l.v. exploitatie boekjaar
0
0
Af: kosten t.l.v. exploitatie boekjaar
0
9.653
105.987
105.987
Stand ultimo boekjaar
Egalisatierekening bijdragen huurverplichtingen CKK Heerlen (art. 44, lid 2 voorziening) De egalisatierekening bijdragen huurverplichtingen Christus Koningkerk (CKK) Heerlen houdt verband met de eerdere verhuizing van de archiefbewaarplaats in Heerlen naar de CKK Heerlen, welke door HCL wordt gehuurd van de gemeente Heerlen. De huur voor de duur van 10 jaar is ingegaan op 1 augustus 2023. De aanvangshuur bedroeg op jaarbasis € 360.000. Voor de periode 1 januari 2020 (datum toetreding gemeente Heerlen tot de GR HCL) tot 1 augustus 2023 (aanvangsdatum van de huurverplichting CKK Heerlen) is dit bedrag van € 360.000 per jaar, jaarlijks / tijdsgelang toegevoegd aan deze egalisatierekening. Vanaf de datum aanvang huur CKK Heerlen zal gedurende de looptijd van de huurverplichting (10 jaar) jaarlijks/tijdsgelang een evenredig deel van de opgebouwde egalisatierekening vrijvallen ten gunste van de exploitatierekening. Specificatie verloop boekjaar
2025
2024
Stand begin boekjaar
1.107.250
1.236.250
Bij: dotatie t.l.v. exploitatie boekjaar
0
0
Af: vrijval t.g.v. exploitatie boekjaar
129.000
129.000
Stand ultimo boekjaar
978.250
1.107.250
Voorziening verlofsparen Dit betreft een voorziening voor opgebouwde verlofuren in het kader van verlofsparen. Specificatie verloop boekjaar
2025
2024
Stand begin boekjaar
77.548
0
Bij: dotatie t.l.v. exploitatie boekjaar
30.107
77.548
Af: vrijval t.g.v. exploitatie boekjaar
0
0
107.655
77.548
Stand ultimo boekjaar
21
Schulden op korte termijn
Crediteuren
2025
2024
135.770
162.097
Dit betreft de ultimo boekjaar openstaande schulden aan crediteuren volgens de uit de financiële administratie opgemaakte saldilijst.
Vooruit ontvangen bedragen
2025
2024
Huur archiefruimte
11.833
13.833
Nog te betalen kosten
2025
2024
Personele lasten
921.286
891.472
Huisvestingskosten
67.854
133.335
Organisatie- en overheadkosten
36.967
58.884
Inhuur externe bureaus
67.604
0
Omzetbelasting 4e kwartaal
436.135
125.141
1.529.846
1.208.832
22
5.
Grondslagen
Algemeen Algemene waarderingsgrondslag De algemene grondslag voor de waardering van de activa en passiva, alsmede voor de bepaling van het resultaat, is de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Voor zover niet anders vermeld, worden activa en passiva opgenomen voor de nominale waarde.
Grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening Deze jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). De waardering van activa en passiva en de bepaling van het resultaat vinden plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij de betreffende grondslag voor de specifieke balanspost anders wordt vermeld, worden de activa en passiva genomen tegen nominale waarde. Voor zover het BBV niet anders voorschrijft, zijn de baten en lasten toegerekend aan de periode waarop deze betrekking hebben. Baten worden slechts opgenomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Lasten en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het verslagjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden.
Grondslagen voor de waardering van activa en passiva Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut zijn investeringen in zaken die verhandelbaar zijn en/of kunnen bijdragen aan het genereren van middelen. De materiële vaste activa worden gewaardeerd op verkrijgingsprijs verminderd met de cumulatieve afschrijvingen en indien van toepassing met bijzondere waardeverminderingen. Ontvangen investeringssubsidies worden in mindering gebracht op de geïnvesteerde bedragen. De afschrijvingen worden gebaseerd op de geschatte economische levensduur en worden berekend op basis van een vast percentage van de verkrijgingsprijs, rekening houdend met een eventuele restwaarde. Er wordt afgeschreven vanaf het moment van ingebruikneming.
Voorraden De voorraden worden gewaardeerd tegen inkoopprijs of lagere marktwaarde.
Uitzettingen en overlopende activa De uitzettingen en overlopende activa worden opgenomen tegen geamortiseerde kostprijs, voor zover noodzakelijk onder aftrek van een voorziening voor het risico van oninbaarheid. De posten hebben een verwachte looptijd van maximaal één jaar.
23
Liquide middelen De liquide middelen (bestaande uit kas- en banksaldi) worden gewaardeerd op de nominale waarde en staan, voor zover niet anders vermeld, ter vrije beschikking aan de organisatie.
Overige reserve De overige reserve dient als algehele buffer om toekomstige tegenvallers te kunnen opvangen. De maximale hoogte van de overige reserve is opgenomen in de tekst van de gemeenschappelijke regeling.
Bestemmingsreserves Onder een bestemmingsreserve wordt verstaan een reserve waaraan door het bestuur een bepaalde bestemming is gegeven. Het bedrag van de bestemmingsreserve ultimo het jaar dient onderbouwd te zijn met bestuursbesluiten van het algemeen bestuur dan wel opgenomen te zijn in het voorliggende voorstel tot resultaatbestemming.
Voorzieningen Voorzieningen worden gevormd voor in rechte afdwingbare of feitelijke verplichtingen die op de balansdatum bestaan, waarbij het waarschijnlijk is dat een uitstroom van middelen noodzakelijk is en waarvan de omvang op betrouwbare wijze is te schatten. De voorzieningen worden gewaardeerd tegen de beste schatting van de bedragen die noodzakelijk zijn om de verplichtingen per balansdatum af te wikkelen. De voorzieningen worden opgenomen voor de nominale waarde.
Vaste schulden Onder de vaste schulden worden schulden opgenomen met een resterende looptijd van meer dan één jaar. De schulden worden gewaardeerd op de geamortiseerde kostprijs.
Netto vlottende schulden en overlopende passiva De netto vlottende schulden en overlopende passiva worden opgenomen tegen geamortiseerde kostprijs en hebben een verwachte looptijd van maximaal één jaar.
Langlopende niet uit de balans blijkende verplichtingen Langlopende verplichtingen die niet blijken uit de balans, worden vermeld in de toelichting op de balans onder “Niet uit de balans blijkende informatie”.
Grondslagen voor de resultaatbepaling Algemeen Het resultaat wordt bepaald als het verschil tussen de bedrijfsopbrengsten en alle hiermee verbonden, aan het verslagjaar toe te rekenen kosten. De kosten worden bepaald met inachtneming van de hiervoor vermelde waarderingsgrondslagen. Baten worden verantwoord in het jaar waarin de opbrengst is gerealiseerd. Lasten
24
worden in aanmerking genomen in het jaar waarin deze voorzienbaar zijn. De overige bedrijfskosten worden opgenomen tegen uitgaafsprijs.
Pensioenpremies De organisatie heeft voor zijn werknemers een toegezegd-pensioenregeling. Hiervoor in aanmerking komende werknemers hebben op de pensioengerechtigde leeftijd recht op een pensioen dat afhankelijk is van leeftijd, salaris en dienstjaren. De regeling is ondergebracht bij het bedrijfstakpensioenfonds ABP. De organisatie heeft geen verplichting tot het voldoen van aanvullende bijdragen in geval van een tekort bij het ABP, anders dan het effect van hogere toekomstige premies. De pensioenregeling is daarom verwerkt als een toegezegde-bijdrage-regeling en heeft alleen de verschuldigde premies tot en met het einde van het boekjaar in de jaarrekening verantwoord.
Grondslagen voor de rechtmatigheidsverantwoording Algemeen De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van de kaders zoals besloten in de financiële verordening en op basis van de kadernota rechtmatigheid. Dat betekent dat: -
De rechtmatigheidsverantwoording toeziet op de financiële rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties; De financiële rechtmatigheid betrekking heeft op het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium: o Voor het voorwaardencriterium bestaat de norm uit het normenkader zoals op 26 november 2025 door het algemeen bestuur is vastgesteld; o Voor het begrotingscriterium geldt dat alle overschrijdingen van lasten en investeringskredieten onrechtmatig zijn, waarbij voor een aantal scenario’s in de financiële verordening is beschreven wanneer deze overschrijdingen acceptabel zijn. Voor over- en onderschrijding van baten, onderschrijdingen van lasten en onderschrijdingen van investeringskredieten geldt dat deze als onrechtmatig zijn aangemerkt indien ze niet tijdig aan het algemeen bestuur zijn gemeld. o Ten aanzien van het M&O criterium geldt het M&O beleid bij het voorkomen en opsporen van misbruik en oneigenlijk gebruik.
De rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld binnen de kaders van de kadernota rechtmatigheid 2025 van de Commissie BBV van september 2025 alsmede onze eigen financiële verordening. Dit betekent dat: -
-
Een verantwoordingsgrens van 2% van de werkelijke lasten exclusief mutatie reserves (€ 164.192) is gehanteerd waarboven cumulatieve fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen; Een rapporteringstolerantie van € 25.000,- is gehanteerd waarboven fouten en onduidelijkheden in de paragraaf bedrijfsvoering / rechtmatigheid worden opgenomen.
25
6.
Overige gegevens
6.1
Controleplicht
Op basis van de GR HCL, het BBV en het Besluit Accountantscontrole decentrale overheden (BADO) is door Kalnenek accounts een accountantscontrole uitgevoerd. De accountant is gevraagd een oordeel te geven op de vraag of de jaarrekening van HCL het door de wet vereiste inzicht geeft. De uitslag van het onderzoek is door de accountant weergegeven in een controleverklaring over de getrouwheid van de jaarrekening, waaronder de in de jaarstukken opgenomen rechtmatigheidsverantwoording van het dagelijks bestuur. Daarnaast moet de jaarrekening voldoen aan de wettelijke bepalingen inzake de jaarrekening zoals opgenomen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de bepalingen van en krachtens de Wet normering topinkomens (WNT).
6.2
Statutaire bepalingen inzake resultaatbestemming
Volgens de GR HCL, artikel 22 kan het saldo worden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de reserve. De hoogte van de reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord de minister en de raden van de gemeenten. Voor zover een batig saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato uitgekeerd aan de deelnemers. De reserve bedraagt niet meer dan 10% van de gezamenlijke bijdragen van de minister en de gemeenten, tenzij door hen gezamenlijk een ander percentage wordt vastgesteld.
6.3
Voorstel
Met het voorleggen van de jaarrekening aan het dagelijks bestuur en het vaststellen door het algemeen bestuur wordt het bestuur verzocht om: 1. In te stemmen met en vaststellen van de jaarrekening 2025. 2. In te stemmen met het voorstel het resultaat van € 967.960 als volgt aan te wenden: Toevoeging van een bedrag van € 590.314, overeenkomend met de van het Nationaal Archief ontvangen afkoopvergoeding in het kader van de voortijdige beëindiging van het project AMV, aan de Voorziening transitie HCL. b) Toevoeging van een bedrag van € 22.011 aan de Overige reserve, zodat deze qua omvang gelijk is aan de maximale omvang zoals opgenomen in de GR-bepalingen. c) Instellen van een specifieke Bestemmingsreserve Rijk met toevoeging van een bedrag van € 82.648, zijnde 5% van de lumpsumbijdrage Rijk ten behoeve van archieftaken, waarmee de afgesproken incidentele korting op deze lumpsumbijdrage in 2026 kan worden gecompenseerd. d) Toevoeging van een bedrag van € 150.143 aan de Bestemmingsreserve Maastricht – conform lumpsumverhouding met Heerlen - waarmee specifieke activiteiten ten behoeve van specifiek Maastricht kunnen worden gefinancierd. e) Toevoeging van een bedrag van € 122.844 aan de Bestemmingsreserve Heerlen – conform lumpsumverhouding met Maastricht - waarmee specifieke activiteiten ten behoeve van specifiek Heerlen kunnen worden gefinancierd.
a)
26
6.4
Gebeurtenissen na balansdatum
Geen.
6.5
Personele bezetting
Het gemiddeld aantal medewerkers is op 31 december 2025: 56,47 Fte.
6.6
WNT-verantwoording
De WNT-verantwoording is opgenomen na de toelichting op de baten en lasten (hoofdstuk 3.2).
6.7
Rechtmatigheidsverantwoording
De rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen na de toelichting op de baten en lasten (hoofdstuk 3.1).
6.8
Controleverklaring
De controleverklaring is opgenomen in hoofdstuk 7.
27
7.
Controleverklaring
28