Bijlage 2 Jaarverslag 2025 HCL.pdf

0

1

Jaarverslag 2025 historisch centrum limburg

Sint Pieterstraat 7 6211JM Maastricht +31(0)43 328 55 00 info@hclimburg.nl / www.historischcentrumlimburg.nl

2

3

Inhoudsopgave Voorwoord

5

Organisatie 0.1 De gemeenschappelijke regeling HCL 0.2 Ontwikkelingen inzake de Archiefwet 20XX 0.3 Directeurswisseling 0.4 Strategische pijlers en meerjarenbeleidsplan

7 7 7 7 7

1. Toezicht en Advies

9

1.1 Toezichtactiviteiten 1.2 Adviestaken 1.3 Overbrenging 1.4 E-depot

9 10 10 11

2. Beheren en toegankelijk maken

12

2.1 Depotbeheer 2.2 Restauratie en conservering 2.3 Archiefbeheer en acquisitie 2.4 Ontsluiting en databeheer 2.5 Collectiebeheersysteem 2.6 Bibliotheek 2.7 Atelier Materiële Voorbereiding

12 13 14 14 15 15 15

3. Beschikbaar stellen

16

3.1 Dienstverlening 3.2 Fysieke dienstverlening 3.3 Digitalisering en digitale beschikbaarstelling 3.4 Publieksactiviteiten 3.5 Wie was wie

16 16 18 19 20

4. Bedrijfsvoering

21

4.1 Gebouwen 4.2 Facilitaire zaken 4.3 ICT en informatiemanagement 4.4 AVG 4.5 Personeel 4.6 Cursussen en bijscholing 4.7 Medezeggenschap 4.8 Arbo en bedrijfshulpverlening

21 22 22 22 22 25 25 25

5. Bestuur

26

5.1 ANBI 5.2 Bestuur en directie 5.3 Vergaderingen, besluiten en gebeurtenissen 5.4 Wet normering bezoldiging topfunctionarissen (semi)publieke sector (WNT)

26 26 27 28

4

Voorwoord Met het jaar 2025 bevindt het Historisch Centrum Limburg (HCL) zich nadrukkelijk in een overgangsfase. Een jaar waarin belangrijke bestuurlijke, organisatorische en inhoudelijke veranderingen zijn voorbereid, die richting geven aan de verdere ontwikkeling van het HCL in de komende jaren. Centraal in 2025 stond de doorontwikkeling van de Gemeenschappelijke Regeling HCL. In het licht van de toetreding van elf gemeenten en het Waterschap Limburg per 1 januari 2026 en de aangekondigde uittreding van het Rijk per 1 januari 2027, is intensief gewerkt aan bestuurlijke afstemming, wijziging van de regeling en het maken van heldere afspraken over verantwoordelijkheden en financiën. De vaststelling van de uittreedregeling van het Rijk, met instemming van het ministerie van OCW, markeert daarbij een belangrijk moment. Deze ontwikkelingen vroegen veel inzet van bestuur, directie en organisatie, maar leggen tegelijkertijd een stevig fundament voor een toekomstbestendig regionaal archief. Ook op landelijk niveau was 2025 een betekenisvol jaar voor de archiefsector. De besluitvorming over de nieuwe Archiefwet 20XX in de Tweede Kamer werd afgerond. Hoewel de inwerkingtreding pas in 2027 wordt verwacht, heeft het HCL in 2025 al nadrukkelijk voorgesorteerd op de gevolgen hiervan.

De verdere professionalisering van het eigen informatiebeheer, de doorontwikkeling van het e-depot, de intensivering van toezicht en advies op digitaal informatiebeheer en de uitbreiding van digitale dienstverlening laten zien dat het HCL deze veranderingen actief en toekomstgericht benadert. Daarnaast kende 2025 een belangrijke interne mijlpaal met de directeurswisseling. Na vele jaren van grote betrokkenheid en toewijding nam mevrouw drs. L. (Lita) Wiggers afscheid als algemeen directeur per 15 november 2025. Dit vond plaats in een periode van grote dynamiek en vroeg om zorgvuldige overdracht en continuïteit, die dankzij de inzet van medewerkers en management goed is gewaarborgd. Ondanks de vele veranderingen is de uitvoering van de wettelijke taken ook in 2025 onverminderd voortgezet. Het HCL heeft een groot aantal inspecties en adviezen uitgevoerd, omvangrijke archieven overgebracht en beheerd, en verdere stappen gezet in de digitalisering en online beschikbaarstelling van collecties. De groei van het aantal bezoekers, informatieverzoeken en digitale raadplegingen onderstreept het maatschappelijke belang van een goed toegankelijke en betrouwbare archiefvoorziening. Tegelijkertijd is veel aandacht uitgegaan naar de kwaliteit van depotbeheer, informatieveiligheid, bedrijfsvoering en de ondersteuning en ontwikkeling van medewerkers.

Kortom, 2025 was een intensief en veelomvattend jaar: een jaar van voorbereiding, borging en vooruitkijken. Dit jaarverslag biedt een overzicht van de werkzaamheden en resultaten die in deze overgangsperiode zijn gerealiseerd en laat zien hoe het HCL zich positioneert voor de komende fase. Tot slot wil ik, ook over 2025, mijn dank uitspreken aan alle samenwerkingspartners, vrijwilligers en aan de Stichting Vrienden van het HCL voor hun blijvende betrokkenheid, ambassadeurschap en gewaardeerde ondersteuning van ons werk.

Senta Schiffeleers Directeur Historisch Centrum Limburg HCL, 18 februari 2026

5

0. Organisatie 0.1 De gemeenschappelijke regeling HCL De Gemeenschappelijke Regeling Historisch Centrum Limburg (GR HCL 2019) is een openbaar lichaam, en kent het Rijk, de gemeente Maastricht en de gemeente Heerlen als deelnemers. De GR HCL voert voor haar deelnemers de wettelijke taken in het kader van de Archiefwet 1995 uit. Daarnaast verleent het HCL in het kader van de Archiefwet 1995 door middel van een bestuursovereenkomst diensten aan de Provincie Limburg en door middel van een dienstverleningsovereenkomst diensten aan het Waterschap Limburg, 11 gemeenten en 12 gemeenschappelijke regelingen. Als gevolg van een wijziging van de Wet op de Gemeenschappelijke Regelingen (WGR) per 1 juli 2024, is de tekst van de GR HCL in het verslagjaar gewijzigd. Daarnaast zijn in 2025 door HCL voorbereidingen getroffen in het kader van de toetreding van 11 gemeenten en het Waterschap Limburg tot de GR HCL per 1 januari 2026 en de uittreding van Rijk uit de GR HCL per 1 januari 2027. In dit kader wordt de tekst van de GR HCL per 1 januari 2026 wederom gewijzigd. In het kader het maken van afspraken inzake de effectuering van de aanstaande uittreding van het Rijk uit de GR HCL heeft in 2025 intensieve afstemming plaatsgevonden tussen bestuur en directie van het HCL en het ministerie van OCW.

Op 16 december heeft het algemeen bestuur – met instemming van OCW –de daaruit voortkomende uittreedregeling vastgesteld.

0.2 Ontwikkelingen inzake de Archiefwet 20XX De archiefsector is reeds enkele jaren in afwachting van de komst van een nieuwe archiefwet, als opvolger van de huidige Archiefwet 1995. De besluitvorming ten aanzien van de nieuwe Archiefwet 20XX in de Tweede Kamer is in 2025 afgerond. Verwacht wordt dat besluitvorming in de Eerste Kamer in 2026 haar beslag krijgt, en de nieuwe Archiefwet 20XX per 1 januari 2027 in werking zal treden. Voor het HCL heeft de nieuwe Archiefwet grote gevolgen, niet in het minst door het terugbrengen van de overbrengingstermijn van 20 jaar naar 10 jaar, verhoogde eisen die aan het beheer van informatieobjecten worden gesteld, striktere eisen inzake selectie en waardering, en uitbreiding van het aantal gronden voor de beperking van openbaarheid. De belangrijkste verandering is echter de aansluiting van de archiefwet op de toenemende digitalisering van overheid en maatschappij, inclusief digitale archivering en beheer. Het HCL speelt hier in 2025 reeds op in door fors te investeren in de professionalisering van het eigen informatiebeheer, de doorontwikkeling van haar e-depot, een toenemende focus op de ondersteuning van het digitale informatiebeheer van aangesloten overheidsinstellingen in het kader van toezicht en advies , en het inrichten van nieuwe vormen van digitale dienstverlening (scanning on demand).

0.3 Directeurswisseling In 2025 heeft binnen het HCL een directeurswisseling plaatsgevonden. Mevr. drs. L. (Lita) Wiggers is in het kader van haar aanstaande pensionering per 15 november 2025 teruggetreden als algemeen directeur. Zij is per diezelfde datum als algemeen directeur opgevolgd door mevr. drs. ir. S.H.W. (Senta) Schiffeleers.

0.4 Strategische pijlers en meerjarenbeleidsplan Vanwege de toetreding van 11 gemeenten en het Waterschap Limburg tot de GR HCL per 1 januari 2026, de uittreding van het Rijk per 1 januari 2027 en de inwerkingtreding van de Archiefwet 20XX per diezelfde datum, alsmede de directeurswisseling, heeft de nadruk in 2025 gelegen op de voorbereiding van de bestuurlijke, organisatorische en inhoudelijke implicaties van deze gebeurtenissen. In afstemming met het bestuur is

6

daarom besloten de totstandkoming van een nieuw meerjarenbeleidsplan, inclusief strategische pijlers voor de komende jaren, uit te stellen tot 2026. Het Meerjarenbeleidsplan 2027-2030 zal daarbij in samenspraak met bestuur, management, medewerkers en stakeholders worden uitgewerkt.

7

1. Toezicht en advies Het HCL adviseert aangesloten overheidsorganisaties over (digitaal) archiveren en helpt zo overheidsinformatie vanaf het moment dat deze wordt aangemaakt duurzaam, betrouwbaar en toegankelijk te houden. Deze werkzaamheden worden uitgevoerd door de afdeling Toezicht en Advies (T&A). Aan het begin van 2025 bestond de afdeling Toezicht en Advies (T&A) uit acht medewerkers (6,4 fte). Gedurende het jaar vonden enkele wijzigingen in organisatie en bezettingsgraad. •

•

•

•

•

In de zomerperiode vertrok één medewerker van de afdeling Toezicht en Advies naar de afdeling Archieven en Collecties. Als gevolg van deze verschuiving maakte een andere medewerker de overstap juist van Archieven en Collecties naar de afdeling Toezicht en Advies. Ingegeven door de uitbreiding van het werkveld door een toetredende partij (Kerkrade) en nieuwe overeenkomsten met enkele gemeenschappelijke regelingen (Solido, ZVHP, RD4 en Stadsregio Parkstad) is vanaf de zomer 2025 gestart met de werving van een nieuwe Archiefinspecteur. De vacature is tot tweemaal toe op verschillende manieren uitgezet, maar heeft geen aanstelling tot gevolg gehad. De functie medewerker applicatiebeheer e-depot was sinds Q2 2025 vacant en is gedurende 2025 ingevuld met inhuur op tijdelijke basis. Vanaf de zomer is gestart met de werving en dat heeft geleid tot de aanstelling van een nieuwe medewerker per 1 januari 2026. Eén medewerker is door privé omstandigheden structureel uitgevallen. Het werk is onder collega’s verdeeld en op die manier zo goed mogelijk opgevangen in de eerste periode. Op 1 november 2025 is een medewerker gestart die deze uitval deels opvangt. Verder is deze medewerker aangesteld voor de inhuizing van archieven als gevolg van de toetreding van partners tot de regeling per 1 januari 2026.

In verband met deze ontwikkelingen waarin sprake is geweest van doorlopende onderbemensing is externe expertise op het terrein van toezicht ingehuurd. Alle vooraf gestelde doelen zijn gehaald.

1.1 Toezichtactiviteiten Inspecties In 2025 hebben we bij 11 organisaties inspecties uitgevoerd. Bij alle organisaties werden fysieke bezoeken en gesprekken gevoerd die allemaal hebben geleid tot een rapportage gericht aan het verantwoordelijk bestuur. Bij de volgende organisaties is een inspectie uitgevoerd: • • • • • • • • • • •

Gemeente Beek Gemeente Eijsden-Margraten Gemeente Maastricht Gemeente Vaals ISD BOL Kredietbank Limburg Provincie Limburg (niet afgerond) RD4 Solido Stadsregio Parkstad Waterschap Limburg

Daarnaast hebben we bij 14 organisaties voortgangsverslagen vastgesteld met een weergave wat er bij die organisaties is gedaan aan de hand van het voorgaande inspectierapport. Het betreft: • Gemeente Beekdaelen • Gemeente Brunssum • Gemeente Gulpen-Wittem • Gemeente Landgraaf • Gemeente Meerssen

8

• • • • • • • • •

Gemeente Simpelveld Gemeente Valkenburg a.d. Geul. Gemeente Voerendaal Het Gegevenshuis GGD Zuid-Limburg HCL ISD KOMPAS WSP/ WOZL Zorg en Veiligheidshuis Parkstad

1.2 Adviestaken Naast de inspecties heeft het team van T&A het afgelopen jaar bij onze aangesloten organisaties 162 maal over diverse onderwerpen geadviseerd. Het merendeel daarvan ging om de voorgenomen vernietiging van archiefbescheiden. Maar ook over voorgenomen vervangingen, het metagegevensschema, RM functionaliteit van applicaties, fysieke bewaaromstandigheden, vervroegde overbrenging en de inrichting van het archiefbeheer hebben we adviezen opgesteld. Daarnaast nemen de medewerkers van T&A bij de meeste aangesloten organisaties deel aan de strategische informatie-overleggen (SIO’s), tactische informatie-overleggen (TIO’s) en in enkele gevallen aan operationele informatie-overleggen (OIO’s). Tenslotte zijn afgelopen jaar ook verschillende eenvoudigere vragen over archief- en informatiebeheer van medewerkers van aangesloten organisaties beantwoord.

1.3 Overbrenging In 2025 is een aantal archiefblokken naar de depots van het HCL overgebracht en verplaatst. Het betreft: • •

• •

•

• •

Archief van de gemeente Maastricht, dienst Sociaal Economische Zaken, 1986 – 2006: 8,7 meter. Archieven van de Provincie Limburg: o Provinciale Griffie 1944 - 1987): 0,5 meter. o Provinciale Planologische Commissie en Provinciale Planologische Dienst/R.O.V. van Limburg 1957-1987: 0,12 meter. o Provinciale Waterstaat 1948-1987: 2,9 meter. Archief van de Gemeente Voerendaal, 1982-2014 (aanvulling): 1 meter. Archieven van het Waterschap Limburg: o Geleen- en Molenbeek met zijtakken 1932-1979: 17 meter. o Archief van het Waterschap Peel en Maasvallei 1994-2003.:57 meter. o Archief van het Zuiveringschap Limburg 1973-2003: 204 meter. Archieven van de GGD Zuid Limburg: o Zuidelijk Zuid-Limburg 2002-2004: 1 meter. o GGD Oostelijk Zuid-Limburg 1992-2010: 0,5 meter. o Streekgewest Westelijke Mijnstreek 1966-2007: 21 meter. o GHOR (Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie bij Rampen en Ongevallen, 1999-2003: 1 meter. o GGD Zuid-Limburg 1983-2021: 11 meter. o Halt-buro Westelijke Mijnstreek 1990-2006: 0,24 meter. o Halt Limburg Zuid 2003-2013: 0,12 meter. Archieven van WSP Parkstad: o Sociale Werkvoorzieningsschap Zuidoostelijk Limburg 1958-1996: 23,5 meter. Archieven van de gemeente Heerlen: o Bouwvergunningen 1990-1999: 113 meter. o Bouwvergunningen 2000-2010: 91 meter.

9

1.4 E-depot In 2025 is het e-depot verder ingericht en doorontwikkeld. Diverse beleidskaders rakende inname en preservatie zijn opgesteld. Koppeling Corsa Onder opdracht van gemeente Beek werkt BCT aan een MDTO-exportmodule voor Corsa. In samenwerking met gemeente Beek is deze export door Historisch Centrum Limburg getest. De bevindingen van deze tests zijn aan gemeente Beek teruggekoppeld en met gemeente Beek en BCT besproken. De verwachting is dat in 2026 een nieuwe testronde kan plaatsvinden, zodra de aanbevelingen van Historisch Centrum Limburg zijn verwerkt. Luchtfoto's en Ruimtelijke Plannen Gelet op de wens van gemeente Beekdaelen om hun luchtfoto's over te brengen naar het e-depot van Historisch Centrum Limburg, is het raadplegen van luchtfoto's als kaartoverlay onderzocht. Hiervoor zal het edepot met een GIS-server worden uitgebreid. Die stap biedt ook mogelijkheden voor verdere doorontwikkeling: het binnen het e-depot via kaart beschikbaar stellen van ruimtelijke plannen. Digitaal Atelier Er zijn stappen gezet in de ontwikkeling van een digitaal atelier. Het realiseren blijkt complexer dan verwacht, mede doordat de ICT-leverancier van het HCL vooral is ingericht op kantoorautomatisering. De afwezigheid van een applicatiebeheerder/data-engineer heeft de voortgang verder vertraagd. We verwachten het digitaal atelier in 2026 nader vorm te kunnen geven.

Leidraad Metadateren Op verzoek van gemeenten Beek en Landgraaf is er door Historisch Centrum Limburg hard gewerkt aan het opstellen van een Leidraad Metadateren als hulpmiddel bij de toepassing van MDTO. Wanneer archiefvormers deze toepassen, zal de metadata aan het e-depot van Historisch Centrum Limburg op geharmoniseerde wijze worden aangedragen. De leidraad is in concept gereed. In 2026 wordt deze van lineair document omgezet naar hyperdocument en worden de voorbeelden aangevuld. Daaropvolgend zal Historisch Centrum Limburg een thema-workshop organiseren. Overbrengingen • Webarchieven van de gemeente Heerlen, 2008 – 2022: 595 GB • Webarchieven van de gemeente Brunssum (voorbereidende werkzaamheden) • Webarchieven van het HCL • Ruimtelijke plannen van de gemeente Brunssum (verkenning) • Particulier archief Piet Killaars en Hélène van der Lubbe: staat gereed voor inname in afwachting van overeenkomst • Archief IBA Parkstad BV: diverse intake- en adviesgesprekken gevoerd, archiefordening en beschrijvingen (door IBA) zijn in een afrondende fase. • Digitale reproducties notariële akten (Digitale Taken Rijk 3): voorbereidende werkzaamheden, feitelijke inname 2026 Tot 1 januari 2026 zijn er 21.474 objecten ingenomen met een totale omvang van 1011,4 GiB (Gibibytes).

10

Aan het begin van 2025 bestond de afdeling Archieven en Collecties (A&C) uit vijftien medewerkers (12 fte). Gedurende het jaar vonden enkele wijzigingen plaats in de organisatie en de bezettingsgraad. •

Er is een functie vacant gekomen als gevolg van extern verloop, die intern is ingevuld door de transfer van een medewerker vanuit de afdeling T&A. • Een andere medewerker heeft daarop de overstap gemaakt van de afdeling A&C naar de vrijgevallen functie binnen T&A. • De daardoor ontstane vacature is eind 2025 ingevuld met een medewerker afkomstig van buiten de organisatie. Zij start per 1 maart 2026. • Een medewerker is vanaf de zomerperiode langdurig uitgevallen. Door deze ontwikkelingen is er sprake geweest van doorlopende onderbemensing en zijn vooraf gestelde doelen niet allemaal gehaald.

2.1 Depotbeheer Klimaat Heerlen: Uit de monitoring blijkt dat er geen overschrijdingen van de grenswaarden, temperatuur en luchtvochtigheid, zijn geweest. Maastricht: • Quarantaine ruimte: in de zomerperiode bij hoge buitentemperaturen, heeft de temperatuur in dit depot regelmatig de grenswaarden overschreden. Het quarantainedepot bevindt zich als enige depot op de begane grond, waardoor dit depot gevoeliger is voor directe impact van de buitentemperatuur. De hoogst gemeten temperatuur in het quarantainedepot is 23.3 graden Celsius. In samenwerking met bedrijfsvoering, CoSource en de technische begeleiding van Croon Wolter & Dros is op afstand bijgestuurd op de luchtbehandelingskast van het quarantainedepot om de temperatuur geleidelijk naar beneden te brengen. Als gevolg van de geconstateerde invloed van de buitentemperaturen op het quarantainedepot, is het plan om nog voor de zomer van 2026 de buitenwanden van het quarantainedepot opnieuw te isoleren. Als bijkomende aanpassing zullen de huidige wandrekken gedemonteerd moeten worden en vervangen worden door losse archiefstellingen. • Kaartendepot: De luchtvochtigheid in het kaartendepot is in december 2025 aan de lage kant geweest, gemiddeld 35%, door een defecte bevochtiger. Bij Croon Wolter & Dros is uitvraag gedaan om de bevochtiger te vervangen. Uitvoering hiervan zal begin 2026 plaatsvinden.

• In de overige depots (waar de archiefbescheiden worden beheerd) zijn geen overschrijdingen van de grenswaarden, temperatuur en luchtvochtigheid, geweest. Collectiehulpverleningsplan HCL / Depotbeheer Jaarlijkse oefening In 2025 heeft de jaarlijkse interne oefening plaatsgevonden voor het collectiehulpverleningsteam. Hierbij hebben de medewerkers geoefend met het afnemen van een schimmeltest en hebben ze op creatieve wijze papier uit het water geschept. Preventie en monitoring Tweemaandelijks zijn op beide HCL-locaties de zilvervisvalletjes gecontroleerd. Gedurende de zomermaanden, waarschijnlijk vanwege de hogere buitentemperaturen, zijn er op de studiezalen meer visjes aangetroffen in de vallen. Hierdoor is er twee keer extra gecontroleerd. Buiten een aantal zilvervisjes zijn er verder geen bijzonderheden.

11

In het kader van het calamiteitenplan zijn de vluchtroutes gelopen voor en met alle medewerkers die toegang tot ten minste één depot in Maastricht hebben. Ook alle medewerkers die in 2025 zijn gestart, en toegang tot ten minste één depot Maastricht hebben, zijn gewezen op de vluchtroutes. Kennisdeling / ontwikkeling In Roermond heeft een bijeenkomst plaatsgevonden over ‘Waterweerbaar erfgoed’, georganiseerd door programma Waterveiligheid en Ruimte Limburg (WRL) in samenwerking met Huis voor de Kunsten Limburg. Het HCL heeft hier workshop gegeven over het opstellen van een collectiehulpverleningsplan. In het Archievenblad (2025 nummer 2) heeft een artikel gestaan over de actiekaarten die het HCL bij het collectiehulpverleningsplan heeft opgesteld en in elk depot zijn verspreid.

Aanpassingen / Wijzigingen in depots Zowel aan het charterdepot als het kaartendepot is een tweede meetpunt toegevoegd voor het opnemen van de luchtvochtigheid en temperatuur. In deze twee depots zijn de stukken het meest gevoelig, omdat er hier geen vochtopname is van verpakkingen (dozen en omslagen). Charters, kaarten en tekeningen hangen en liggen onverpakt in de lades en kasten. Door het toevoegen van een tweede meetpunt aan de andere kant van het depot, kan de gemiddelde temperatuur worden bepaald. In het kaartendepot werd een lekkage aan het plafond ontdekt. In oktober is deze plek geïmpregneerd, maar dit bleek niet voldoende te zijn. In december is er een groter oppervlak beton geïmpregneerd waardoor het water niet meer in het kaartendepot komt. Het plan is om begin 2026 het plafond volledig af te laten werken en over te schilderen. Begin 2025 zijn de in 2024 geplaatste wifi-routers op houten standaarden gemonteerd, waarbij afronding van het project ‘wifi in de depots’ is gerealiseerd. Het slot van het quarantainedepot is vernieuwd. Het nieuwe slot werkt net zoals de toegang tot de andere depots. Indien je autorisatie hebt om het quarantainedepot te betreden, kan met de elektronische druppel de deur worden geopend. Depotcontroles De jaarlijkse controle van de plaatsregistratie locatie Maastricht heeft in de zomer van 2025 plaatsgevonden.

Voor bijna alle depots bleek een aantal aanpassingen noodzakelijk als gevolg van verschuivingen na materiële bewerking, deze werden doorgevoerd in het collectiebeheersysteem. De nieuwe lijsten zijn eind 2025 in de depots gelegd. De wijzigingen in plaatsregistratie in depot 03.61 zijn opgenomen, maar nog niet verwerkt in het collectiebeheersysteem. Deze aanpassingen behoeven nader inhoudelijk onderzoek in de archieven en collecties. Het plan is dit in 2026 verder op te pakken.

2.2 Restauratie en conservering Archiefbescheiden dienen verpakt te zijn en de daarvoor te gebruiken dozen, omslagen en etiketten dienen te voldoen aan wettelijke eisen. De levensduur van deze verpakkingen is ca. 30 jaar en daarom dienen deze periodiek vervangen te worden. Er is in 2025 ca. 225 meter aan archief van overwegend diverse kantongerechten (her)verpakt. Deze archieven zijn tegelijkertijd ook ontdaan van metaal en plastic (nietjes, naalden, paperclips e.d.). Er zijn geen restauratiewerkzaamheden uitgevoerd.

12

2.3 Archiefbeheer en acquisitie Schenkingen, bewaargevingen en vervreemdingen Het HCL is, evenals in voorgaande jaren, in 2025, tientallen malen benaderd voor de opname van particuliere archieven en collecties waaronder ook beeldmateriaal. Evenals in 2024, worden dergelijke aanbiedingen afgehandeld in een daarvoor ingestelde commissie. Deze commissie bestaat uit de rijksarchivaris, de gemeentearchivaris, de archivaris, de adviseur beeldcollecties en de adviseur archieven en collecties. In dat overleg wordt een besluit genomen op basis van een zorgvuldig uitgevoerde analyse om de aangeboden archieven en collecties al dan niet te accepteren. Uit het aanbod werd uiteindelijk 1 schenking aanvaard. Het betreft het archief van Piet Killaars en Hélène van der Lubbe, kunstenaars.

2.4 Ontsluiting en databeheer Ontsluiting Er is in 2025 gewerkt aan de ontsluiting van meerdere archieven en (beeld)collecties. Alhoewel momenteel archieven pas in beheer worden genomen zodra ze een minimale graad van toegankelijkheid omvatten, is dat in het verleden niet altijd met die strikte voorwaarde uitgevoerd. Het gevolg is dat van de nodige archieven de toegankelijkheid nog aangebracht of verbeterd dient te worden. Daarnaast is het ook in enkel gevallen nodig dat ten behoeve van de raadpleegbaarheid de toegankelijkheid wordt verbeterd of aangevuld met indexatie en/of zoekgidsen. Hier zijn zowel medewerkers als vrijwilligers bij betrokken.

Bewerkt zijn de volgende archieven en collecties: • Archief Gemeente Heerlen 1919-1981. Afgerond en met andere serie (H6/H7) samengevoegd. • Archief Stichting woonwagenwerk Heerlen 1954-1990: 1,5 meter • Plaatselijke Prijzencommissie te Heerlen 1946-1954: 1 doos • Afgedwaald archief van politie/brandweer/gem. bedrijven; toegevoegd aan Archief Gemeente Heerlen 1919 – 1981: 1 meter • Gemeentebedrijven Heerlen: 1 meter • De Nederlandse Vereniging van Huisvrouwen, afd. Heerlen 1934-1998: 1 meter • Gemeentebedrijven Heerlen 1911-1963: 2 meter gedaan, nog niet afgerond. • Gemeentepolitie 1907 – 1969: nog niet afgerond. • Collectie Affiches Maastricht: nog niet afgerond. • Fotocollectie mevr. Moëst. • Postduivenvereniging "De Postduif" te Welten, (1932) 1934-2002 • Vereniging, later Stichting, Rooms-Katholieke Openbare Leeszaal en Bibliotheek Heerlen, 1915-1989 • Gemeentelijke Commissie tot Voorbereiding van Volksconcerten Heerlen, 1921-1960 • Dekenaal Centrum Hoensbroek, 1966-1987 • Familie Moulen te Heerlen, 1836 – 1913 • dr. mr. J.B. (Johan) Sens, gemeentesecretaris van Heerlen, (1932) 1942-1962 (1970) • Coöperatieve Fruitveilingvereniging, kring Gulpen, 1915-1927 • Katholiek Vrouwengilde, afdeling Nuth, 1972-1988 • P.J.

(Piet) Kaanen, secretaris van de Katholieke Mijnwerkersbond Heerlen, 1910-1953 • Rooms-Katholieke Meisjesschool Heerlerheide, basisschool Mijnspoor, voorheen De Schacht, 19261960 • Toneelvereniging "Vriendschap en Vermaak" Ubachsberg, 1930-1975 • Algemene Rooms-Katholieke Ambtenarenbond Sint Matheus, Heerlen, 1929-1978 • Vereniging Rooms-Katholieke Leesbibliotheek Nieuw-Lotbroek Hoensbroek en Stichting Katholieke Openbare Leeszaal en Bibliotheken Hoensbroek, (1959) 1960-1977 • Comité Jeugdnatuurwacht Heerlen; Natuurverkenners Heerlen, 1955-1970 (1974), (1974) 1977-1981 • Stichting Mijnmuseum Heerlen, (1970) 1974-1994

13

Databeheer De toegangen in de vorm van inventarissen en indexen worden beheerd in de daarvoor bestemde applicatie ook wel collectiebeheersysteem (CBS) genoemd. Een substantieel deel van deze toegangen bevat echter ontbrekende of onvolledige informatie en/of kent geen digitale afgeleide. Hieraan is eveneens gewerkt. Het omvat de volgende onderdelen. • 74 Archieftoegangen van de archieven van Justitie en Politie; • 60 in CBS geïmporteerde toegangen (nieuwe inventarissen, indexen een aanvullingen); • 685.000 scans gekoppeld en online beschikbaar gesteld.

2.5 Collectiebeheersysteem Het Collectiebeheersysteem (CBS) wordt gebruikt om de door het HCL beheerde analoge en gedigitaliseerde archieven en collecties te beschrijven, te beheren en integraal doorzoekbaar te maken. De hiervoor gebruikte applicatie(s) zijn beschikbaar in de SaaS-omgeving (Software as a Service) waardoor een optimale dienstverlening vanuit de leverancier mogelijk is. De in 2025 voorgenomen aanbesteding is in het licht van een aantal ontwikkelingen niet doorgezet. Op basis van organisatorische, inhoudelijke en financieel-technische argumenten is besloten de CBS functionaliteit in de omgeving van het huidige e-depot vorm te gaan geven. Hiermee wordt gestart in 2026 en implementatie staat gepland voor de tweede helft van 2027.

2.6 Bibliotheek De bibliotheekwerkzaamheden van het HCL hebben betrekking op de locatie Heerlen. Te Maastricht worden deze uitgevoerd door het SHCL. Afstemming over verwerving en inrichting is georganiseerd middels een bibliotheekcommissie die in het verslagjaar 6 maal bijeengekomen is. De bibliotheekwerkzaamheden betreffen verwerving en ontsluiting. Hierbij is gewerkt aan de volgende onderdelen: • • •

Ontsluiting van tijdschriften, artikelen en boeken; Verwerving en afstoting van publicaties (o.a. naar het Romeins Museum te Heerlen); Materiële verzorging.

2.7 Atelier Materiële Voorbereiding (AMV) Het ‘Atelier Materiële Verzorging’ is een uitvoeringstraject van het HCL gebaseerd op een meerjarenovereenkomst tussen het Nationaal Archief en het HCL, waarbij gespecialiseerde HCLmedewerkers materiële zorg verlenen aan kwetsbare archiefstukken uit de Rijkscollecties van alle RHC’s voordat deze worden gescand en gedigitaliseerd online beschikbaar worden gesteld. Met ingang van 2026 zal het Nationaal Archief deze activiteiten onder eigen beheer en op een eigen locatie in Emmen ter hand nemen. Op verzoek van het Nationaal Archief is het AMV-project daarom per ultimo 2025 voortijdig beëindigd. De betrokken medewerkers zijn inmiddels allen binnen het HCL herplaatst, waarbij de extra kosten door het Nationaal Archief worden gedragen.

14

3. Beschikbaar stellen Het HCL heeft de wettelijke taak om alles wat wij beheren ook beschikbaar te stellen aan het publiek. Dat doen we zowel digitaal als fysiek op een zo laagdrempelig mogelijke manier, om op die manier een zo groot mogelijk publiek te bereiken.

3.1 Dienstverlening Afgelopen jaar hebben we meer dan 4.800 informatieverzoeken ontvangen en afgehandeld. Dit is bijna 20% meer dan in 2024. In ruim driekwart van de gevallen ging het hierbij om vragen die ons via info@hclimburg.nl gesteld zijn. Gemiddeld genomen werden al deze vragen binnen 3 werkdagen afgehandeld. In de loop van 2025 is bij het HCL een nieuwe telefooncentrale geïnstalleerd. In het verlengde daarvan hebben we vanaf maart de beantwoording van inhoudelijke telefoontjes over onze archieven en dienstverlening aangepast. Op de dagen dat de studiezalen open zijn, kunnen bellers rechtstreeks met een medewerker van de afdeling Dienstverlening spreken. Hierdoor worden zowel de receptiemedewerkers als de medewerkers in de studiezaal ontlast. In 2025 zijn ongeveer 650 telefoontjes afgehandeld.

3.2 Fysieke dienstverlening In 2025 hebben we iets meer dan 3820 bezoekers in beide studiezalen ontvangen. Dat is bijna 10% meer dan in 2024. Iets minder dan een derde daarvan bezocht onze vestiging in Heerlen.

In totaal zijn het afgelopen jaar iets meer dan 18.500 inventarisnummers uit de depots aangevraagd. Ongeveer een derde daarvan werd in Heerlen opgevraagd.

15

In Maastricht kwamen ongeveer 2.600 bezoekers en iets meer dan 2.300 daarvan vroegen ook daadwerkelijk één of meer inventarisnummers aan. In vergelijking met 2024 hebben meer bezoekers een inventarisnummer aangevraagd. Vorig jaar hadden van de ruim 2.500 bezoekers bijna 1.800 ook een inventarisnummer aangevraagd. Deze stijging wordt vooral veroorzaakt doordat de inzages in de Maastrichtse bouwtekeningen uit de zelfbediening nu ook als aanvraag vastgelegd worden. In die 18.000 aangevraagde inventarisnummers zitten naast 2.430 digitaliseringsaanvragen (zie hieronder bij Digitalisering), ook 1.500 inventarisnummers die door de bij ons aangesloten overheden zijn "teruggeleend".

Als we kijken naar de archieven waar de meeste nummers uit aangevraagd zijn, dan staat Landen van Overmaas (toegang 01.075) bovenaan met net geen 650 aanvragen. Meer dan de helft daarvan zijn digitaliseringsaanvragen. Als tweede op de lijst staan de bouwvergunningen van Heerlen (toegang 016-NT3).

16

In de loop van het jaar hebben we de manier waarop mensen van tevoren inventarisnummers kunnen reserveren, aangepast. Bezoekers registreren deze aanvragen nu rechtstreeks in het collectiebeheersysteem, waardoor de reserveringen automatisch op de juiste datum vastgelegd worden. Dit betekent dat onze medewerkers deze aanvragen niet meer zelf met de hand hoeven in te voeren.

3.3. Digitalisering en digitale beschikbaarstelling 2025 was het tweede jaar van onze dienst Digitalisering op Verzoek (DoV), waarbij bezoekers via de website kosteloos scans van volledige inventarisnummers kunnen aanvragen. In 2024 was dit nog alleen mogelijk voor de archieven die we in Maastricht beheren. In de loop van 2025 hebben we deze mogelijkheid ook opengesteld voor de archieven uit Heerlen. Daarnaast hebben we in het laatste kwartaal van 2025 het aantal uren van de scanoperators met een kwart uitgebreid. Daardoor is niet alleen de doorlooptijd van de DoV-aanvragen verkort, maar hebben we ook allerlei andere archieven (of delen daarvan) kunnen digitaliseren. Bij dit laatste gaat het in Heerlen om het archief van de Katakombenstichting (167) en in Maastricht om charters voor het Limburgs Oorkondeboek en de memories van successie uit de 19e eeuw (07.D03).

17

In totaal steeg het aantal scans dat we via de website beschikbaar stellen in 2025 van 4,3 miljoen naar 5,1 miljoen bestanden. Hierbij gaat het om in totaal 65.000 inventarisnummers waar scans aan gekoppeld zijn. In totaal zijn deze scans in 2025 zo’n 4 miljoen keer geraadpleegd of gedownload.

In de grafiek hierboven staan de archieven die in 2025 het vaakst digitaal zijn geraadpleegd. Op drie staan de scans van het archief van het Militair Gezag in Limburg. Dit archief is in 2024 volledig gedigitaliseerd en werd op 1 januari 2025 online beschikbaar.

3.4 Beeldbank Een deel van onze collectie bestaat uit foto’s, prenten en kaarten. Omdat het hierbij om bijzondere formaten en materiaalsoorten gaat, gelden voor deze documenten aparte bewaar- en beschikbaarstellingseisen. Het afgelopen jaar zijn in totaal 475.000 keer afbeeldingen uit de Heerlense collectie bekeken of gedownload. Het overgrote deel hiervan (95%) zijn afbeeldingen uit de bidplaatjes collectie. Uit de Maastrichtse beeldbank hebben 125.000 unieke bezoekers samen bijna een miljoen zoekvragen gesteld. Bijna 300.00 individuele afbeeldingen zijn bekeken en iets meer dan 15.000 keer zijn afbeeldingen gedownload. Daarnaast zijn in 2025 van bijna 1.500 afbeeldingen hoge-resolutie scans aangevraagd voor publicaties of ander gebruik. Deze vervijfvoudiging ten opzichte van 2024 werd vooral veroorzaakt door twee uitzonderlijke grote verzoeken. De band Chieff Bellstar heeft voor hun videoclip bij het nummer “Koal Tattoo” 500 afbeeldingen opgevraagd. Eind 2025 was de videoclip al meer dan 1.300 keer bekeken. Ten behoeve van een historische wandeltocht door Heer hebben we 245 afbeeldingen uit de collectie Wijnands beschikbaar gesteld.

3.5 Publieksactiviteiten In 2025 hebben we op verschillende manieren mensen laten kennismaken met onze collectie en het gebouw aan de Sint Pieterstraat. De Oorkonden van het Sint-Servaaskapittel te Maastricht 1062-1300 Op 4 juni presenteerde de Stichting Limburgse Oorkonden het vierde deel van het Limburgs Oorkondeboek. Dit deel bevat 80 oorkonden van het Sint-Servaaskapittel uit onze collectie. Ter gelegenheid van de presentatie hebben we van 5 tot en met 21 juni samen met de stichting 13 originele charters tentoongesteld in het Klooster van de Zusters onder de Bogen. Ongeveer 1.000 geïnteresseerden hebben de expositie bezocht. Deze droevige offerande. Maastrichtse vondelingen 1803-1823 Van half mei tot half september was in ons gebouw aan de Sint Pieterstraat in Maastricht de tentoonstelling Deze droevige offerande, over de Maastrichtse vondelingen in het begin van de 19 e eeuw te zien. In totaal werden tussen 1801 en 1830 maar liefst 654 kinderen in Maastricht te vondeling gelegd. Met bronnen uit de eigen rijke collectie van het HCL vertelt de tentoonstelling het indrukwekkende verhaal van deze Maastrichtse vondelingen. Deze bijzondere tentoonstelling werd ingericht door onze collega Truus Wanrooij-Roks die, na 45 jaar werkzaam te zijn geweest als archivaris, met pensioen is gegaan. Naast de reguliere bezoekers aan de studiezaal, kwamen 720 mensen speciaal voor de expositie.

18

Open Monumentendag Op zaterdag 13 september hebben we de deuren van de Minderbroederskerk aan de Sint Pieterstraat open gezet in het kader van Open Monumentendag. Die dag hebben we meer dan 300 bezoekers ontvangen. Tweede Kamerverkiezingen Ook dit jaar fungeerde het koor van de MInderbroederskerk weer als stemlokaal. Ongeveer 800 mensen hebben op 29 oktober hun stem in het HCL gebouw uitgebracht.

3.6 Wie Was Wie Ook in 2025 werkte de vaste groep vrijwilligers verder gewerkt aan de data invoer van de doop-, trouw- en overlijdensakten per gemeente, bestemd voor publieksontsluiting via de website Wiewaswie (www.wiewaswie.nl).

3.7 Openbaarheidsdag Op donderdag 2 januari was het voor HCL, net als voor veel andere archiefdiensten, weer Openbaarheidsdag. Dat is elk jaar de eerste dag waarop een nieuwe lichting archieven openbaar wordt. De meeste archieven die door het HCL worden beheerd zijn volledig openbaar en direct in te zien. Voor een klein deel echter geldt een beperking op de openbaarheid, meestal vanwege de privacy van nog levende personen. Daarnaast is er soms sprake van speciale afspraken met de schenkers van particuliere archieven inzake beperking van de beschikbaarheidstelling. Alle beperkingen op de openbaarheid gelden voor een vastgestelde periode en duren steeds tot het eind van een bepaald jaar. In 2024 is een lijst opgesteld van de inventarisnummers die in 2025 openbaar zijn geworden. Het ging om circa 2.650 inventarisnummers uit ongeveer 240 verschillende archieven. Hierbij ging het om heel veel archieven over de Tweede Wereldoorlog en zijn nasleep. Denk bijvoorbeeld aan stukken uit gemeentelijke archieven betreffende maatregelen ten aanzien van politieke delinquenten, het beheer van vijandelijk vermogen en rechtsherstel. Ook stukken betreffende het zuiveren van Gedeputeerde Staten uit het archief van de Commissaris van de Koningin in Limburg worden openbaar.

Daarnaast werd een aanzienlijk aantal stukken uit de archieven van de Oranje Nassau Mijnen in 2025 openbaar, met onder andere documenten over de tewerkstelling van buitenlanders zoals Polen, Italianen en Turken en over de tewerkstelling van vrouwelijke arbeidskrachten tijdens de Tweede Wereldoorlog.

19

4.

Bedrijfsvoering

4.1 Gebouwen Het HCL is gevestigd op drie locaties, een locatie in Maastricht en twee locaties in Heerlen. Locatie Heerlen, Christus Koningkerk (CKK) De archiefbewaarplaats Heerlen is gevestigd in de verbouwde Christus Koningkerk (CKK), die van de gemeente Heerlen wordt gehuurd. Het onderhoud vindt plaats door, dan wel in opdracht van, de gemeente Heerlen, waarbij er door het HCL een locatiebeheerder als verbindingspersoon is aangesteld. Locatie Heerlen, Belastingdienst De HCL-medewerkers van het Atelier Materiële Voorbereiding, welke in opdracht van het Nationaal Archief materiële voorbereidingswerkzaamheden verricht ten behoeve van digitalisering van archiefstukken, zijn werkzaam vanuit de locatie Belastingdienst, Kloosterweg 1 te Heerlen. Deze locatie wordt door het Nationaal Archief rechtstreeks van de Belastingdienst gehuurd. Locatie Maastricht De locatie en archiefbewaarplaats Maastricht is gevestigd in een kloostercomplex met kerk, gelegen Sint Pieterstraat 7 in Maastricht. Het HCL huurt dit rijksmonumentale gebouw van het Rijksvastgoedbedrijf. Per 1 januari 2019 heeft het HCL de onderhoudsplicht van locatie Maastricht overgenomen van het Rijksvastgoedbedrijf.

Ten aanzien van de regievoering op onderhoudstaken werd in 2025 gebruik gemaakt van de expertise van CoSource, dat gespecialiseerd is in het beheer van gebouwen en gebouwgebonden installaties in onder andere de archiefsector. Croon Wolter & Dros (CWD) voert het daadwerkelijke onderhoud en beheer van de elektrotechnische en werktuigkundige installaties voor de locatie Maastricht uit. In 2025 is een nieuwe huurovereenkomst met het Rijk tot stand gekomen, waarbij de verantwoordelijkheid voor de instandhouding van locatie Maastricht verder richting het HCL verschuift. In dat kader is in zomer van 2025 een BOEI-inspectie uitgevoerd en door bureau Hylkema een onafhankelijk rapport opgesteld, waaruit blijkt dat de staat van onderhoud van zowel gebouwen als installaties goed is. Op locatie Maastricht is in 2025 een aantal kleinere en grotere onderhoudsprojecten uitgevoerd, waarvan het vervangen van de brandmeldinstallatie, de aanleg van wifi in de depots en het vervangen van verlichting en vloerbedekking in een deel van de kantoorruimtes het meest in het oog springen. Mergelproblematiek De mergelproblematiek op locatie Maastricht blijft onderwerp van aandacht. Met het Rijksvastgoedbedrijf zijn afspraken gemaakt over de kosten van het repareren van gevolgschade van uitvallend mergel, ook na de wijziging van het Rijkshuisvestingstelsel.

Zowel kerk, kapel als Commandantswoning worden blijvend gemonitord op uitvallend mergel en scheurvorming. In 2023 is op basis van monitoring verdergaande scheurvorming geconstateerd in de Commandantswoning. In 2024 wees nader onderzoek uit dat de oorzaak ligt in verzakking van de overkluizing van de Jeker, het stadsriviertje van Maastricht. In 2025 is door de firma Woudenberg tot herstel overgegaan, waarvan de kosten door het Rijk zijn vergoed.

20

4.2 Facilitaire zaken In 2025 is de volledige telefoniecommunicatie vernieuwd. De telefooncentrale is vervangen door een systeem van cloudtelefonie, waarbij iedere medewerker een eigen mobiele werktelefoon heeft gekregen. Verwante systemen als het pagersysteem voor de bedrijfshulpverlening en de aanwezigheidsregistratie zullen in 2026 vernieuwd worden. Doordat het Rijk in 2027 uit de Gemeenschappelijke Regeling Historisch Centrum Limburg (GR HCL) zal treden, is het voor HCL met ingang van 2026 niet langer mogelijk om mee te liften op door het Rijk afgesloten contracten inzake de energievoorziening. In 2025 heeft daarom op dit gebied een aanbesteding plaatsgevonden, waarbij voor de periode 2026-2028 de levering van gas en elektriciteit via de intermediaire partij ComCam opnieuw is ondergebracht.

4.3 ICT en Informatiemanagement In 2025 is verder gewerkt aan het in 2024 opgestelde 3-sporen plan om het eigen informatiebeheer verder op orde te brengen. Spoor 1 richt zich op het verder op orde brengen van de eigen organisatie op het gebied van informatiebeheer en is inmiddels nagenoeg afgerond. Ten behoeve van Spoor 2, digitaal werken, is in 2025 de aanbesteding voor de aanschaf van een Document Management System (DMS) afgerond. Er is inmiddels gestart met de voorbereiding van de conversie en migratie van de huidige informatie-omgeving naar Decos JOIN, welke in het eerste kwartaal van 2026 zal plaatsvinden. Spoor 3, het opschonen en vernietigen van reeds bestaande documenten aan de hand van de selectielijst, zal in 2026 worden opgestart. Ten aanzien van privacy en security is er een DPIA uitgevoerd op de privacy-elementen binnen het e-depot, om daarmee de privacyrisico’s en -maatregelen inzake het beheer en de toegankelijkheid van de door overheidsorganisaties aan het HCL overgebrachte digitale archieven in kaart te brengen. Ook is er een aanvang gemaakt met het komen tot beleid op het gebied van AI en AI-bewustzijn, welke in 2026 een verder vervolg zal krijgen. In het najaar heeft er een nulmeting plaatsvinden op het gebied van informatieveiligheid (Baseline Informatiebeveiliging Overheid).

Op basis van deze meting wordt in 2026 een roadmap opgesteld waarin wordt beschreven hoe het HCL de komende jaren haar informatieveiligheid verder zou kunnen verbeteren.

4.4 AVG Het HCL heeft een eigen Privacy Officer, en maakt daarnaast gebruik van een externe Functionaris Gegevensbescherming, die toeziet op de naleving van de AVG. Het HCL beschikt in het kader van de AVG onder andere over een vastgestelde procedure Meldplicht datalekken. In 2025 zijn er geen te rapporteren meldingen geweest van datalekken of privacy-schendingen. In het kader van de AVG-implicaties met een mogelijke relatie met de Archiefwet, volgt het HCL zoveel mogelijk de beleidslijnen vanuit het Nationaal Archief. Op de HCL-website zijn de richtlijnen t.a.v. privacy toegankelijk gemaakt voor het publiek, zodat ook naar buiten toe helder en transparant is hoe het HCL omgaat met de – al dan niet in archiefvorm – aan haar toevertrouwde persoonsgegevens.

4.5

Personeel

In 2025 is verder geborduurd op in 2024 geïnitieerde initiatieven op het gebied van personeel en organisatie. Er is daarbij met name ingezet op de verdere doorontwikkeling van het digitaliseren van personele processen en een optimalisering van het gebruik van AFAS voor medewerkers en management. Verbeterpunten uit het in 2024 gehouden medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) zijn periodiek en in afstemming en samenspraak met de OR per afdeling en organisatiebreed bewaakt. Veel aandacht is daarbij tevens geschonken aan de punten welke voortkwamen uit de eveneens in 2024 gehouden Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E).

21

In het kader van het bieden van personeelspecifieke ondersteuning kan er door medewerkers gebruik worden gemaakt van zowel een interne vertrouwenspersoon als het preventie- en vitaliteitsinstrumentarium van de gemeente Maastricht. Binnen het HCL zijn in het najaar op zowel de locatie Maastricht als de locatie Heerlen rust- en stilteruimtes ingericht, waarin medewerkers zich op basis van behoefte even kunnen terugtrekken. Tevens zijn ten behoeve van de vrouwelijke HCL-medewerkers alle damestoiletten voorzien van een set van specifieke (menstruatie)producten. Personele opbouw (per 31-12-2025) Het HCL had per ultimo 2025 67 medewerkers (56,47 fte) in dienst (ultimo 2024: 69 medewerkers / 56,94 fte), plus één medewerker die van elders is gedetacheerd. Vrijwel alle HCL-medewerkers zijn in vaste dienst. Soort

Aantal

Fte

Bijzonderheden

Vaste dienst

64

53,80

-

Aanstelling voor bepaalde tijd

3

2,67

-

Detachering

1

0,60

Vrijwilliger

24

-

Waarvan 12 voor ‘Wie Was Wie’

Van alle HCL-medewerkers zijn er 42 vrouw en 26 man. Eén medewerker is jonger dan 25, 25 medewerkers zijn ouder dan 55 jaar en 3 medewerkers zijn ouder dan 65 jaar. De gemiddelde leeftijd is 50,4 jaar. Leeftijd

Aantal

Percentage

< 25 jaar

1

1,5

26-35 jaar

6

8,9

36-45 jaar

16

23,5

46-55 jaar

17

25,0

56-65 jaar

25

36,8

> 65 jaar

3

4,4

Aanstellingen In 2025 zijn in totaal vijf personen in dienst getreden van het HCL Uitdiensttreding In 2025 zijn vier medewerkers van het HCL met pensioen gegaan. Twee medewerkers hebben op eigen verzoek ontslag genomen, in verband met het aanvaarden van een andere functie. Van één medewerker is vanwege rechtswege afscheid genomen. Jubilea In 2025 vierden drie medewerkers hun 25-jarig overheidsjubileum.

22

Ziekteverzuim In 2025 is het ziekteverzuim in vergelijking met 2024 gestegen van 7,4% naar 10,0%. De meldingsfrequentie is licht gestegen van 1,32 naar 1,35. Ruim 70% van de verzuimdagen betreft langdurig verzuim (>41 dagen), waarbij er in 2025 geen nieuwe gevallen van langdurig verzuim zijn bijgekomen.

Verzuimduur

Criteria

Verzuim (%)

Aantal ziekmeldingen

Meldingsfrequentie

Kort

1 – 8 dagen

1,05

70

1,04

Middellang

8 – 41 dagen

1,66

21

0,31

Lang

41 – 365 dagen

5,25

0

-

Extra lang

> 365 dagen

2,04

0

-

10,00

91

1,35

Totaal P&O ondersteuning

In 2025 bedraagt de inzet van personeelsadvies via inhuur vanuit de gemeente Maastricht evenals in voorafgaande jaren 0,2 fte. Daarnaast draagt de gemeente Maastricht zorg voor de personeels- en salarisadministratie, en maakt het HCL op het gebied van vitaliteit en verzuim gebruik van DPO2 en de medewerkers van SamenBeter. Voor de personeels- en salarisadministratie maakt HCL gebruik van AFAS als onderdeel van de personele dienstverlening van gemeente Maastricht. De AFAS-omgeving is per 1 januari 2025 onder de vlag van de gemeente Maastricht in een eigen HCL-jasje ondergebracht. Daarmee zijn tevens in 2025 diverse onderdelen van het personeelsproces aangepast op de specifieke HCL-situatie, en zijn de rapportagemogelijkheden uitgebreid. De verantwoordelijkheid voor het functioneel beheer van AFAS blijft belegd bij de gemeente Maastricht. Personeelsbijeenkomsten HCL In 2025 hebben drie integrale personeelsbijeenkomsten plaatsgevonden waarin het beleid en de actuele ontwikkelingen van de organisatie werden toegelicht en er ruimte was voor uitwisseling en discussie met medewerkers. Er werden verslagen opgesteld van deze bijeenkomsten die op de V-schijf toegankelijk zijn voor alle personeelsleden. De personeelsbijeenkomsten vonden tegelijkertijd plaats in Maastricht en Heerlen, met mogelijkheid tot aansluiten online.

In 2025 hebben zowel de jaarlijkse nieuwjaarsbijeenkomst, de gezamenlijke personeelsdag, als de afsluitende kerstbijeenkomst plaatsgevonden. Daarnaast is er door alle afdelingen een afdelingsspecifiek uitstapje georganiseerd en heeft er op 26 september een personeelsfeest plaatsgevonden in het kader van het afscheid van de directeur. In het kader van de voortijdige afronding van het project AMV en ter afsluiting van een voor de betrokken medewerkers bewogen periode heeft eind december voor alle betrokken AMV-medewerkers een afsluitend etentje plaatsgevonden. Medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) Uit het in 2024 gehouden tweejaarlijkse medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) blijkt dat HCLmedewerkers over het algemeen tevreden zijn over hun werk en zaken als samenwerking, het hebben van inhoudelijk leuk werk, en het op het werk zichzelf kunnen zijn. De mate waarin medewerkers zich bij het HCL thuis voelen wordt positief gewaardeerd. In 2025 is gewerkt aan diverse uit het MTO voortkomende verbeterpunten als communicatie/informatievoorziening, het onderling beter van elkaars werkzaamheden op de hoogte zijn en het belang dat het HCL als een eenheid opereert. Zo vinden (afdelings)overleggen en bijeenkomsten vanaf 2025 frequenter afwisselend plaats op de locatie Maastricht en Heerlen, wordt het waar

23

mogelijk afwisselend werken op beide locaties gestimuleerd en is er veel aandacht voor communicatie via intranet. Vanaf 2026 zullen er daarnaast tweemaal per jaar specifieke personeelsdagen worden georganiseerd rondom organisatiebrede thema’s, waarin expliciete aandacht is voor inbreng vanuit de medewerkers zelf. De naar aanleiding van het MTO van 2024 geformuleerde aandachts- en actiepunten op afdelingsniveau worden periodiek besproken in afdelingsoverleggen, managementteam en met de OR. In 2025 zijn bij de vertrouwenspersoon van het HCL in totaal 21 meldingen geregistreerd door 12 verschillende medewerkers. Deze meldingen geven waardevolle inzichten in thema’s die aandacht vragen binnen het HCL. De meeste signalen hadden betrekking op structureel ongewenst gedrag, zoals pesten, vragen rondom integriteit, miscommunicatie en psychosociale belasting. De vertrouwenspersoon heeft in alle gevallen ingezet op het bieden van advies, het stimuleren van een open dialoog (met zowel leidinggevenden als collega's) en het verwijzen naar passende (in- en externe) ondersteuningsmogelijkheden. In 2026 worden de inzichten vertaald naar maatregelen, waarbij ook de uitkomsten van het in 2026 uit te voeren medewerkers tevredenheidsonderzoek worden betrokken. Daarbij is aandacht voor omgangsvormen, zelfredzaamheid en lerend vermogen.

4.6 Cursussen en bijscholing In 2025 is er zowel op afdelingsniveau, binnen het MT als ten behoeve van individuele medewerkers een veelheid aan activiteiten ontplooid in het kader van cursussen, bijscholing, kennisontwikkeling en coaching. De afdelingshoofden hebben een Leernetwerk van A&O-gemeenten afgerond waarin met collega’s vanuit andere decentrale overheden ervaringen uit zijn gewisseld op het gebied van leidinggeven vanuit vertrouwen. Binnen de afdeling Archieven en Collecties is teamcoaching ingezet om dit principe ook nader binnen de afdeling te verdiepen. In het kader van privacy-bewustwording hebben in 2024 alle medewerkers toegang tot online trainingen van Awaretrain. Daarnaast hebben meer dan 30 medewerkers een of meerdere cursussen, trainingen, coachingsgesprekken, verdiepingsbijeenkomsten of opleidingen gevolgd. In de meeste gevallen betrof dit vakgerichte bijscholing op het gebied van erfgoed, archiefvorming, archiefinspectie, conservering. Twee medewerkers volgden een verdiepende opleiding in archivistiek en één op het gebied van restauratie van oude archieven. Verschillende medewerkers maakten gebruik van coaching op het gebied van persoonlijke effectiviteit, terwijl één medewerker en haar partner deelnamen aan een cursus ‘Pensioen in zicht’. In het kader van Bedrijfshulpverlening (BHV) volgden 16 personen een BHV- dan wel EHBO-(na)scholingscursus.

Ook de BHV-ploegleiders en de medewerker verantwoordelijk voor het beheer van de brandmeldinstallatie volgden in 2025 de bijbehorende nascholingen. Op het gebied van archieven en collecties is het HCL actief als het gaat om het – al dan niet online – bijwonen van kennisuitwisselingsbijeenkomsten met vakgenoten in de archiefsector, onder andere via het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA). Aan de jaarlijkse archiefdagen namen in 2025 vier HCLmedewerkers deel.

4.7 Medezeggenschap De ondernemingsraad is in 2025 vijf keer met de WOR bestuurder (algemeen directeur) van het HCL bij elkaar gekomen1. Belangrijke gespreksonderwerpen waren de wijze waarop personeelsoverleggen het meest effectief kunnen worden georganiseerd, de opvolging van het MTO, de werving van de nieuwe directeur en het bijbehorende proces van afronding, overdracht en tijdelijke waarneming, de OR-verkiezingen van begin 2026, en de voortijdige beëindiging en afronding van het project AMV incl. herplaatsing van de betrokken medewerkers binnen het HCL. De vergaderingen vonden afwisselend plaats op de drie HCL locaties. De afstemming met de Ondernemingsraad verloopt goed, positief kritisch en constructief.

1

28 januari, 11 maart, 29 april, 21 oktober, 9 december

24

4.8 Arbo en Bedrijfshulpverlening In 2025 is gewerkt aan de opvolging van de uitkomsten van de in 2024 uitgevoerde tweejaarlijkse RI&E uitgevoerd voor alle HCL locaties. Een belangrijke rol is daarbij weggelegd voor de Interne vertrouwenspersoon en de Preventiemedewerker, die beiden eind 2024 als opvolging van RI&E-aanbevelingen zijn benoemd. Aandachtspunt blijft het verankeren van de diverse initiatieven en activiteiten in een overkoepelend arbobeleid, welke in het verslagjaar nog niet is gerealiseerd. Ten aanzien van de bedrijfshulpverlening (BHV) is in het verslagjaar het BHV-beleidsplan voor de locatie Maastricht geactualiseerd. Tevens zijn de BHV-organisatie van locatie Maastricht en locatie Heerlen beter op elkaar afgestemd, waardoor er HCL-breed een eenduidige wijze van handelen kan worden gehanteerd. Dit laatste is belangrijk, omdat er steeds meer personele wisselwerking tussen beide locaties ontstaat waarbij medewerkers ook op beide locaties werkzaam c.q. aanwezig zijn. De beoogde aanschaf van een geïntegreerd pieper-/pagersysteem waarmee HCL-breed door BHV-ers kan worden gecommuniceerd is uitgesteld naar 2026, om beter in kaart te kunnen brengen waar een dergelijk systeem aan dient te voldoen.

25

5. Bestuur 5.1 ANBI De Gemeenschappelijke Regeling Historisch Centrum Limburg (GR HCL 2019) is een openbaar lichaam. Het HCL staat onder de naam Regionaal Historisch Centrum Limburg geregistreerd als Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI). Volgens de per 1 januari 2015 geldende voorwaarden voor een ANBI instelling publiceren wij onderstaand de benodigde gegevens. Regionaal Historisch Centrum Limburg fiscaal nummer : 814029450

5.2 Bestuur en directie Dagelijks bestuur Namens de Gemeente Maastricht: Manon Fokke (voorzitter) Namens de Gemeente Heerlen: Casper Gelderblom Namens de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (Rijk): Hans Teunissen Algemeen Bestuur (bestuurszetels GR HCL 6) Namens de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (Rijk): Hans Teunissen Jan Pommer Namens de Gemeente Maastricht: Manon Fokke Frans Bastiaens Namens de Gemeente Heerlen: Casper Gelderblom Jordy Clemens Algemeen directeur en adviseur algemeen bestuur: Tot 15 november: Lita Wiggers Vanaf 15 november: Senta Schiffeleers De algemeen directeur HCL is gevolmachtigde namens het bestuur HCL en vertegenwoordigt het HCL naar externe relaties in binnen- en buitenland. De directeur is adviseur-secretaris voor het bestuur. Vertegenwoordiging door de directeur en/of nevenfuncties van de directeur Lita Wiggers was in 2025 tot 15 november namens het HCL vertegenwoordigd als • Adviseur Bestuur Coöperatie Erfgoed Limburg • Adviseur Stichting Limburgse Oorkonden • Lid van het Bestuur Dr. P.J.M.G.

Janssens Stichting • Lid van de Leitungskreis voor het internationaal archiefsymposium /archiefdiensten in de Euregio Daarnaast had Lita Wiggers in 2025 naast haar functie als directeur de volgende onbezoldigde nevenfuncties (KvK registratie / UBO) • Lid van het Algemeen Bestuur van het Algemeen Nederlands Verbond (ANV) • Lid van het bestuur van de Stichting Treckpoel • Lid van het bestuur van de Stichting Openbare Bibliotheek Nuth

26

Senta Schiffeleers was in 2025 vanaf 15 november namens het HCL vertegenwoordigd als • Lid van de Leitungskreis voor het internationaal archiefsymposium /archiefdiensten in de Euregio Daarnaast had Senta Schiffeleers in 2025 naast haar functie als directeur geen onbezoldigde nevenfuncties.

5.3 Vergaderingen, besluiten en gebeurtenissen Het Algemeen Bestuur heeft in 2025 zes maal vergaderd2. Het Dagelijks Bestuur heeft in 2025 aanvullend zes maal vergaderd3. De vergaderingen hebben zowel digitaal als op locatie HCL Maastricht plaatsgevonden. De openbare besluiten van het Algemeen Bestuur van de GR HCL worden gepubliceerd op de website van het HCL. Bestuursbesluiten 2025 AB dd. 9-1-2025 • Het verslag van de vergadering van het Algemeen Bestuur GR HCL van 27 november 2024 wordt vastgesteld. • Het algemeen bestuur stemt in met het voorstel tot vastlegging dat de economische activiteiten van het HCL inzake verhuur van kantoor- en depotruimte aan het SHCL (Tracé) plaatsvinden in het algemeen belang. AB dd. 26-3-2025 • Het verslag van de vergadering van het Algemeen Bestuur GR HCL van 9 januari wordt vastgesteld. • Het algemeen bestuur stelt de vacatieregeling HCL 2025 vast. • Het algemeen bestuur stelt de Verordening 212 / financiële beheerverordening vast. • Het algemeen bestuur stelt het Controleprotocol tbv controle jaarrekening 2024 vast. • Het algemeen bestuur stelt de Nota investerings- en afschrijvingsbeleid 2024 vast. • Het algemeen bestuur stelt de Nota reserves en voorzieningen 2024 vast. • Het algemeen bestuur besluit dat de werving van de nieuwe directeur zal worden begeleid door Geerts & Partners, op basis van een nog nader af te ronden profielschets.

AB dd. 18-4-2025 • Het verslag van de vergadering van het Algemeen Bestuur GR HCL van 26 maart wordt vastgesteld. • Het algemeen bestuur stemt in met de voorgestelde te volgen procedure inzake aanpassing GR teksten n.a.v. zienswijzen van beoogde per 1 januari 2026 toetredende partijen tot de GR HCL. AB dd 2-7-2025 • Het verslag van de vergadering van het Algemeen Bestuur GR HCL van 18 april wordt vastgesteld. • Het algemeen bestuur stelt de jaarrekening 2024 en het voorstel resultaatbestemming 2024 vast. • Het algemeen bestuur stemt in met het ondernemingsplan 2026 en de ontwerpbegroting 2026, inclusief verwerking zienswijze Rijk. • Het algemeen bestuur stemt in met de voorgestelde te hanteren (financiële) uitgangspunten inzake gesprekken met het Nationaal Archief m.b.t. de voortijdige beëindiging van het project AMV. AB d.d. 26-11-2025 • Het verslag van de vergadering van het Algemeen Bestuur GR HCL van 2 juli wordt vastgesteld. • Het algemeen bestuur stelt het Tarievenoverzicht HCL 2026 vast. • Het algemeen bestuur stelt de Financiële beheerverordening HCL 2025 vast. • Het algemeen bestuur stelt de Financiële controleverordening HCL 2025 vast. • Het algemeen bestuur stelt het Controleprotocol rechtmatigheidsverantwoording HCL 2025 vast.

2 3

9 januari, 26 maart, 18 april, 2 juli, 26 november, 16 december 5 februari, 2 april, 23 april, 4 juni, 10 september, 5 november

27

• •

Het algemeen bestuur stelt de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid HCL 2025 vast. Het algemeen bestuur stelt de Regeling normenkader rechtmatigheid HCL 2025 vast.

16-12-2025 • Het algemeen bestuur stemt in met de voortgangsrapportage en de 1 e begrotingswijziging 2025. • Het algemeen bestuur stelt de uittreedregeling Rijk vast en stemt in met de onderliggende uittreeddocumenten. Bestuurlijke activiteiten • Gesprekken inzake nadere afstemming rondom de samenwerkingsrelatie met Tracé (voorheen: SHCL), inwonend op locatie HCL Maastricht, hebben op diverse momenten plaatsgevonden, zowel op directeursniveau als op bestuurlijk niveau. • Inzake de beoogde toetreding van 11 gemeenten en het Waterschap in de GR HCL per 1 januari 2026 hebben gedurende 2025 diverse informatiebijeenkomsten plaatsgevonden waaraan ambtenaren, raadslieden en bestuurders van zowel de huidige als de beoogede GR-partners hebben deelgenomen. • Als gevolg van een wijziging van de Wet op de Gemeenschappelijke Regelingen (WGR) per 1 juli 2024, is de tekst van de GR HCL gewijzigd. De gewijzigde tekst is in 2024 reeds geaccordeerd door de gemeentelijke GR-partners en in 2025 ook door de Minister van OCW ondertekend. • Als gevolg van de beoogde toetreding van 11 gemeenten en het Waterschap in de GR HCL per 1 januari 2026 en de beoogde uittreding van het Rijk uit de GR HCL per 1 januari 2027, is de tekst van de GR HCL wederom gewijzigd. De gewijzigde GR-tekst zal op 1 januari 2026 op de GR HCL van toepassing worden.