Aanvullende toelichting op de jaarstukken 2020 Veiligheidsregio Zuid-Limburg

T 088-16 88 940 info@vrzl.nl www.vrzl.nl Postbus 35 6269 ZG Margraten

Burgemeesters van de gemeenten in de Veiligheidsregio Zuid- Limburg

Datum

23 april 2021

Uw brief van Uw kenmerk Ons kenmerk Behandeld door Else Boekesteijn Telefoon Onderwerp

0031 (0) 6 42 50 9397 Aanvullende toelichting jaarstukken 2020 Veiligheidsregio Zuid-Limburg

Geachte burgemeesters, Rondom de jaarstukken van de Veiligheidsregio Zuid-Limburg (VRZL) is verwarring ontstaan. Deze verwarring is veroorzaakt doordat in een van de tabellen gesproken wordt over een bedrag dat gerestitueerd zou worden aan de gemeenten dat niet overeenkomt met het bedrag uit onze begeleidende brief. Aan het eindresultaat doet dat niets af, maar waar wij getracht hebben een complex verhaal eenvoudig weer te geven, hebben we het alleen maar complexer gemaakt. Middels deze brief willen wij graag het ontstane misverstand ophelderen en u een nadere toelichting aanreiken. In hoofdlijn zijn twee zaken van belang. Er wordt voorgesteld een bedrag van € 687.952 terug te geven aan de deelnemende gemeenten. Tevens wordt voorgesteld om in verband met een noodzakelijke schattingswijziging van de materiële vaste activa een reserve ter hoogte van € 255.000 te vormen die in 2021 aangewend zal worden. Deze reserve wordt gevormd uit het positieve jaarresultaat 2020 en een afroming van de algemene reserves.

Wanneer we kijken naar de toelichting van de resultaatbestemming en het geformuleerde voorstel aan het Algemeen Bestuur, dan hebben we het volgende bedoeld: Items Positief resultaat over 2020 met verwerking negatief resultaat GHOR (- € 1.990) Vrijval reserve frictiekosten 2020 Vormen reserve voor verwerken schattingsfout MVA in 2021 Onttrekking Algemene Reserve Negatief resultaat GHOR: in mindering brengen op Algemene Reserve GHOR

Bedrag

Terug te geven aan de gemeenten In de onderstaande paragrafen worden de genoemde items een voor een nader toegelicht.

€ 87.254 € 687.952 - € 255.000 € 165.756 + € 1.990 € 687.952

Positief resultaat De Veiligheidsregio Zuid-Limburg heeft over 2020 een positief resultaat gerealiseerd van € 87.254. In dit positieve resultaat is reeds een deel van de noodzakelijke aanpassing van de materiële vaste activa verwerkt via een zgn. foutherstel. Toelichting Materiële Vaste Activa (MVA). In het verleden zijn enkele panden (inclusief renovaties) van de gemeenten overgedragen aan de gevormde Veiligheidsregio Zuid-Limburg. Bij het overdragen daarvan is uitgegaan van de bij de overdragende gemeenten geldende afschrijvingstermijnen. Dit was niet in overeenstemming met de financiële verordening zoals deze bij de VRZL is vastgesteld. Bij een interne controle is in 2020 door VRZL geconstateerd dat deze fout gemaakt is en met de accountant is besproken hoe deze fout te herstellen. Er is sprake van foutherstel en de afschrijvingstermijnen zijn in overeenstemming gebracht met de financiële verordening. Dat leidt in 2020 tot een eenmalige kostenverhoging van € 501.000 aan afschrijvingskosten. Deze zijn verwerkt in de jaarrekening. Vrijval reserve frictiekosten Voor de Veiligheidsregio is bij de doorlichting van de reserves in 2019 een reserve frictiekosten vastgesteld. De aanwending van deze reserve vindt als gevolg van de noodzakelijke doorontwikkeling over meerdere jaren plaats. De frictiekosten in 2020 bedragen € 687.952.

Voorgesteld wordt om de vrijval van de reserve frictiekosten van € 687.952 te retourneren aan de deelnemende gemeenten. Schattingsfout Bij de eerdergenoemde interne controle is ook gekeken of andere afschrijvingstermijnen in lijn zijn met de gemaakte afspraken. Gebleken is dat voor met name de beroepskleding en kleine voertuigen de afschrijvingstermijnen niet adequaat zijn. Beroepskleding en voertuigen zijn sneller aan vervanging toe dan in het verleden aangenomen. Om de afschrijvingstermijnen in lijn te brengen met de actuele situatie is berekend welke extra afschrijving dan eenmalig gedaan zou moeten worden. Dat betreft een eenmalig bedrag van € 255.000. De accountant noemt dat een schattingswijziging. Dat bedrag kan, na overleg met de accountant, niet in 2020 verwerkt worden omdat daarvoor extra stappen gezet moeten worden: • Er moet een bestuursbesluit opgesteld worden voor een zogenaamde schattingswijziging van de in het verleden gedane investeringen • De financiële verordening moet aangepast worden aan de laatste stand van zaken • Pas na het bestuursbesluit mag de schattingswijziging verrekend worden Deze schattingswijziging, de aangepaste verordening en het voorstel tot eenmalige verrekening zullen in het najaar 2021 ter besluitvorming aan het bestuur worden ingediend.

Dit zal leiden tot een incidentele kostenverhoging van de afschrijvingen in 2021 van ongeveer €255.000. Het Dagelijks Bestuur stelt het Algemeen Bestuur voor om voor de schattingswijziging voor 2021 éénmalig een bestemmingsreserve van € 255.000 in te stellen. Voorgesteld wordt om deze te financieren vanuit het positieve resultaat over 2020 (€ 87.254 + € 1.990) en het restant (€ 165.756) te onttrekken aan de algemene reserve. Hiermee komt de algemene reserve ook weer onder het afgesproken plafond van € 1,5 miljoen (zie toelichting in volgende paragraaf). Afromen algemene reserve Aan de hand van het rapport Van der Zanden (2014) is bestuurlijk de algemene reserve gemaximaliseerd op € 1,5 miljoen. Door de herschikking van de reserve die is doorgevoerd heeft er een dotatie aan de algemene reserve plaatsgevonden van € 171.884. Verder heeft het programma Brandweerzorg de bestuurlijke taakstelling gerealiseerd in 2020 voor het negatieve resultaat 2019 groot € 362.445. Deze is eveneens toegevoegd aan de algemene reserve conform bestuursbesluit. Door deze dotaties komt het saldo van de algemene reserve per 31 december 2020 uit op € 1.653.997. Hiermee komt de algemene reserve uit boven het bestuurlijk vastgestelde plafond. Het dagelijks bestuur stelt voor om aan de algemene

reserve een bedrag van ca € 165.756 te onttrekken, waardoor de algemene reserve weer onder het gemaximaliseerde bedrag van € 1,5 miljoen komt. Correctie GHOR De financiële commissie en het dagelijks bestuur hebben voorgesteld het negatieve resultaat van de GHOR niet ten laste te brengen van het jaarresultaat, maar dit ten laste te brengen van de algemene reserves GHOR die daarvoor tenslotte bedoeld zijn. Dat betekent dat dit negatieve resultaat (€ 1.990) gecorrigeerd wordt in het resultaat (+€ 1.990). Uiteraard zijn specifieke vragen vanuit gemeenten al ambtelijk beantwoord en zijn wij bereid waar gewenst voor een nadere toelichting bij de bespreking van onze stukken ter zienswijze in uw gemeenteraad aanwezig te zijn. . Met vriendelijke groet,

Drs. F.C.W. Klaassen Secretaris