23vra00053.docx

*23vra00053* 23vra00053

Voorstel Gemeenteraad Datum B&W vergadering: Datum Raadsvergadering: Afdeling: Gecomb.cie: Portefeuillehouder: Steller:

09-05-2023 13-07-2023 BMO 05-07-2023 Ralph Diederen Albert Lumens

Onderwerp Onderzoek Reserve dekking kapitaallasten en inzet ten behoeve van Informatievoorziening en Communicatietechnologie (ICT-projectenlijst 2023-2025)

ontwikkelingen

Korte inhoud In het kader van de afspraak met de gemeenteraad bij de begroting 2023, zijn de reserves doorgelicht als mogelijk antwoord op het gegeven dat het weerstandsvermogen met een ratio van 1,01 op dat moment maar uiterst krap als voldoende kon worden aangemerkt. In dit kader is in samenspraak met de accountant onderzocht of een deel van de reserve dekking kapitaallasten dusdanig kan worden omgevormd dat de bestaande dekking van activa met een lange resterende looptijd kan worden ingezet voor nieuwe ongedekte activa met een relatief korte looptijd. Dit geeft tevens de mogelijkheid een restantbedrag te onttrekken uit de reserve dekking kapitaallasten en te storten in de algemene reserve hetgeen ruimte biedt om het meerjarenperspectief van de lopende begroting te ontlasten en het weerstandvermogen te vergroten. Uit dit onderzoek is gebleken dat de dekking van het ICT-projectenlijst 2023-2025 op dit moment het enige nieuw ongedekte actief is dat hiervoor in aanmerking komt. Als gevolg van de toenemende digitalisering en automatisering, onder andere vanuit het aspect eoverheid, is de behoefte voor een passende Informatievoorziening en Communicatietechnologie (ICT)omgeving in kaart gebracht. Daarnaast is de beheer(s)baarheid van de ICT-omgeving van groot belang en daarom ook meegenomen in de overwegingen.

Op basis van deze onderwerpen is het ICTprojectenlijst geactualiseerd voor de periode 2023-2025.

Aanleiding Tijdens de behandeling van de begroting 2023 in november 2022, is aan de gemeenteraad toegezegd om de gemeentelijke bestemmingsreserves opnieuw door te lichten (de laatste doorlichting dateert van 2020). Aanleiding vormde het gegeven dat het weerstandsvermogen met een ratio van 1,01 op dat moment maar uiterst krap als voldoende kon worden aangemerkt tegen een achtergrond van veel onzekerheden als gevolg van stijgende inflatie. In samenspraak met de accountant is onderzocht of een deel van de reserve dekking kapitaallasten dusdanig kan worden omgevormd dat de bestaande dekking van activa met een lange resterende looptijd kan worden ingezet voor nieuwe ongedekte activa met een relatief korte looptijd. Dit geeft tevens de mogelijkheid een restantbedrag te onttrekken uit de reserve dekking kapitaallasten en te storten in de algemene reserve. Dit biedt ruimte om het meerjarenperspectief van de lopende begroting te ontlasten en het weerstandvermogen te vergroten. Uit dit onderzoek is gebleken dat de dekking van het ICT-projectenlijst 2023-2025 het enige nieuw ongedekte actief is dat hiervoor in aanmerking komt. Als gevolg van de toenemende digitalisering en automatisering, onder andere vanuit het aspect eoverheid, is de behoefte voor een passende Informatievoorziening en Communicatietechnologie (ICT)omgeving in kaart gebracht.

Daarnaast is de beheer(s)baarheid van de ICT-omgeving van groot belang en daarom ook meegenomen in de overwegingen. Op basis van deze onderwerpen is het ICT-projectenlijst geactualiseerd voor de periode 2023-2025. De uiteindelijke samenstelling is het resultaat van een kritisch proces waarbij zowel de noodzakelijkheid in termen van wettelijke verplichtingen als wel een capacitaire afweging heeft plaatsgevonden. Naast de technische aspecten zijn in dit voorstel ook de financiële gevolgen van het ICT-projectenlijst 2023-2025 meerjarig uitgewerkt.

Overwegingen Reserve dekking kapitaallasten Het doel van de Reserve dekking kapitaallasten is het afdekken van dat deel van de kapitaallasten van investeringen, waarvan bij raadsbesluit voorhanden eigen vermogen ter dekking van de gehele of gedeeltelijke investering is aangewezen. Voor een nadere duiding van de inzet van deze reserve wordt kortheidshalve verwezen naar de financiële overwegingen. ICT-projectenlijst 2023-2025 Informatievoorziening en Communicatietechnologie (ICT) maakt het mogelijk dat digitale informatiestromen binnen organisaties en informatie-uitwisseling met burgers en tussen ketenpartners kan worden gerealiseerd. Onze gemeentelijke ICT-voorzieningen zijn daarmee geen doel op zich. Ze zijn in de huidige tijd echter een steeds belangrijker strategisch bedrijfsmiddel om zowel intern als extern op een adequate manier de dienstverlening te waarborgen. ICT-voorzieningen zijn hiermee een onmisbare schakel voor een moderne bedrijfsvoering en de realisatie van (boven)gemeentelijke beleidsdoelstellingen. Daar komt bij dat er gezien de toenemende dreiging speciale aandacht nodig is op het gebied van informatiebeveiliging en security. De volgende doelstellingen zijn voor 2023 en verder opgenomen in de planning: 1.

Vergroten van de grip op en uitbreiding van de kwaliteit van zowel de interne als externe dienstverlening De werkwijze rondom het leasecontract voor hardware en software is geëvalueerd. Uit de evaluatie is gebleken dat de grip en beheersing op ICT-vraagstukken, in combinatie met de toenemende digitalisering en automatisering, kan worden vergroot door deze investeringen zelf te financieren. E.a.a. in lijn met uw besluit bij de begroting 2021. Door de inzet van dit strategisch bedrijfsmiddel kan beter sturing worden gegeven aan de realisatie van de digitalisering en daarmee gepaard gaande kwaliteitsverbetering van de zowel de interne als externe dienstverlening. Om de dienstverlening te borgen en structureel te verbeteren is ingezet op zaakgericht werken. In het ICT-projectenlijst wordt deze ontwikkeling verder voortgezet en vorm gegeven. De dienstverlening kan op basis van informatie uit interne en externe databronnen efficiënter en effectiever worden. Tevens kan aan de hand van de informatie uit deze databronnen een toetsing van het beleid worden gerealiseerd door het toepassen van datagedreven sturing. 2. Informatiebeveiliging en security Door een toenemend dreigingsbeeld geschetst vanuit de Informatie Beveiligingsdienst monitor en de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is het belang van een goede beveiliging groter geworden.

Hier is de afgelopen jaren al in geïnvesteerd. Voor verdere beveiliging van gegevens en het borgen van de continuïteit van de bedrijfsvoering, dienen de bestaande beveiligingsen opslagmiddelen steeds opnieuw te worden vervangen, vernieuwd of verbeterd. Daarnaast heeft er de afgelopen jaren ook een zeer sterke stijging plaats gevonden van ransomware-gerelateerde datalekken waarbij ook gemeenten vaak het doelwit zijn. Aangezien de kosten van een dergelijke aanval enorm zijn is een degelijke beveiliging cruciaal. 3. Omvorming naar nieuwe software oplossingen om beheersing te versterken Ontwikkelingen op het gebied van software laten zien dat steeds vaker wordt gewerkt met Cloudoplossingen. Toepassing van cloudoplossingen, waaronder “Software as a Service”-oplossingen leiden tot een verbeterde beheersing van data ten behoeve van de sturing van de dienstverlening. De leveranciers van deze services zijn immers beter en sneller in staat om veilige en adequate oplossingen ter ondersteuning van de gemeentelijke dienstverlening te faciliteren en te borgen. 4. Moderne kantoorautomatisering De afgelopen Corona-periode heeft aangetoond dat de optimale inrichting van een (thuis)werkplek van groot belang is om de kwaliteit van interne en externe dienstverlening te kunnen garanderen.

Dit aspect is meegenomen in de afwegingen en in de 1e Bestuursrapportage 2022 is door uw raad besloten versneld over te gaan naar de nieuwe in ICT-voorzieningen en deze tijdelijk te dekken. Om de kwaliteit van de werkplek te onderhouden is het noodzakelijk structureel in de vervangingsinvestering te voorzien. Tevens wordt de samenwerking verder gefaciliteerd door middel van onder andere de verdere

-3-

Microsoft Teams uitrol binnen de moderne kantoorautomatiseringsomgeving; hetgeen ook een breed levende wens van de gemeenteraad is. ICT-Projectenlijst 2023-2025

Incidenteel

Structureel

1. Dienstverlening

€

320.000 €

170.000

2. Beveiliging en security

€

60.000 €

20.000

3. Software As A Service (SAAS)

€

730.000 €

260.000

4. Moderne kantoorautomatisering

€

330.000 €

80.000

Totaal

€

1.440.000 €

530.000

Personele gevolgen Het feit dat leveranciers in toenemende mate werken met Cloud-oplossingen met bijbehorende Software as a Service-oplossingen maakt dat uitvoeren van het technisch systeembeheer binnen de eigen formatie op termijn zal afnemen. Om die reden is er in dit kader voor gekozen om de ontstane vacature van technisch systeembeheerder niet in te vullen en te kiezen voor een schaalbaar contract met een dienstverlener. De afrondende gesprekken hiervoor vinden op dit moment plaats waarbij het budget van de vacatureruimte taakstellend is. Financiële overwegingen Reserve Dekking Kapitaallasten Het doel van de Reserve dekking kapitaallasten is het afdekken van dat deel van de kapitaallasten van investeringen, waarvan bij raadsbesluit voorhanden eigen vermogen ter dekking van de gehele of gedeeltelijke investering is aangewezen. Wijzigingen in dekking mogen alleen doorgevoerd worden indien deze bezien op de gehele resterende looptijd van het (deels) gedekte vast actief. Voor het uitvoeren van het ICT-projectenlijst wordt aan de gemeenteraad voorgesteld om de dekking van alle binnen de Reserve dekking kapitaallasten gedekte vaste activa (25 vaste activa) met een einddatum na 2040 per 2023 te halveren over de gehele resterende looptijd.

Dit betekent dat er een bedrag van € 5.363.381 wordt vrijgemaakt waarvan €1.440.000 als verschuiving binnen de Reserve dekking kapitaallasten wordt gebruikt ter dekking van de aanvullende afschrijvingslasten tot en met 2030 op realisatiebasis vanuit het ICT-activiteitenplan en het restant ad € 3.923.381 wordt gestort in de Algemene Reserve om zodoende het weerstandsvermogen te verbeteren. Het binnen de reserve dekking kapitaallasten vrijmaken van € 5.363.381 heeft het effect dat per 2023 een structurele ongedekte afschrijvingslast van € 184.652 ontstaat in het meerjarenperspectief van de lopende begroting (tot 2040) die dient te worden verwerkt in de Afwijkingenrapportage 2023. ICT projectenlijst 2023-2025 In dit raadsvoorstel wordt voorgesteld om voor de investeringen kredieten beschikbaar te stellen en de vaste lasten (onder andere kapitaallasten, abonnementskosten, kosten voor beheer en onderhoud) te verwerken als structurele lasten in de meerjarige begroting van de gemeente Beek. In lijn met de vigerende financiële verordening en bijbehorende nota activeren en afschrijven worden investeringen voor een bedrag kleiner dan € 25.000,- volledig als kosten genomen in het betreffende kalenderjaar. Afschrijvingstermijnen Aangezien reeds door uw raad besloten is om investeringen in hardware en software zelf te financieren is ook het aspect afschrijvingstermijnen beoordeeld.

Vanuit de vigerende nota activeren en afschrijven is voor hardware geen afschrijvingstermijn opgenomen en voor software een periode van 3 jaar (lineaire afschrijving). Ten behoeve van deze structurele financiële verwerking wordt aan de gemeenteraad voorgesteld om vanwege technische levensduur van hardware en software, af te wijken van deze uitgangspunten uit de nota activeren en afschrijven. 1. Hardware Voor hardware wordt een tweedeling aangebracht in mobiele devices (laptops, smartphones en toebehoren) en backend hardware (servers, backupstorage etc.). a. Aangezien de technische levensduur van mobiele devices vaak niet langer is dan 3 jaar, wordt ook deze periode (3 jaar) als afschrijvingstermijn voorgesteld. b. Voor de backend hardware wordt vanwege de technische levensduur een afschrijvingstermijn van 5 jaar voorgesteld.

2. Software Met betrekking tot implementatie en ontwikkelingskosten van software wordt voorgesteld een afschrijvingstermijn van 5 jaar te hanteren, omdat voor software veelal een implementatietraject geldt en de software vervolgens voor een langere periode wordt gebruikt. Financiële vertaling ICT-projectenlijst 2023-2025 Onderstaand de samenvatting van de financiële vertaling van het geactualiseerde ICT-projectenlijst 2023-2025 en de gewijzigde afschrijvingstermijnen. In het belang van verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening en de faciliteiten voor raads- en commissieleden, college en ambtelijke organisatie worden investeringen in hardware en software vanaf 2023 in eigen beheer uitgevoerd. De doorrekening maakt duidelijk dat aanvullend budget nodig is. De redenen hiervoor zijn: - Indexering; - Noodzakelijke vernieuwingen; - Structurele doorvertaling van de nieuwe kantoorautomatisering ; - Afschrijvingskosten vervanging hard en software. Aangezien bij mobiele devices rekening wordt gehouden met een afschrijvingstermijn van 3 jaar ligt het voor de hand om ook de onvermijdelijke vervanging van deze devices structureel in de begroting op te nemen.

De uitfasering van het leasecontract/uitbesteding van investeringen in hardware en software levert op lange termijn een financieel voordeel op (van € 15.000 in 2023 tot € 260.000 in 2028), dat ter dekking wordt ingezet voor de vervangingsinvesteringen van hardware en mobile devices waardoor het dekkingstekort afschrijvingen ICT op termijn vermindert. Onderstaand overzicht geeft aan welke bedragen in welk jaar nodig zijn voor het uitvoeren van het ICTprojectenlijst 2023-2025 met een doorkijk t/m 2030: Onderstaand de structurele lasten vanaf 2023. Dit zijn de verhoogde kosten als gevolg van indexering ad € 130.000 vanaf 2023 en de meerkosten van de licenties en abonnementen en de structurele doorvertaling van de nieuwe kantoorautomatisering ad € 30.000 vanaf 2024, ad € 145.000 vanaf 2026 en ad € 15.000 vanaf 2026. Weergave doorkijk meerjarenperspectief:

Structurele lasten

2023 € 130.000

2024 € 160.000

2025 € 305.000

2026 € 320.000

2027 e.v. € 320.000

Aanvullende afschrijvingslasten t/m 2030: Verwachte jaarlijkse dekkingstekort afschrijvingen ICT activiteitenplan 2023-2025 2024 2025 2026 2027 2028 2029 2030

€ 350.000 € 200.000 € 180.000 € 250.000 € 220.000 € 140.000 € 100.000

Totaal

€ 1.440.000

Dekking ICT projectenlijst 2023-2025 vanuit Reserve dekking kapitaallasten Onderstaand zijn de financiële gevolgen in twee scenario’s weergegeven. • Scenario-A: waarbij de lasten van het ICT-projectenlijst 2023-2025 volledig in de exploitatie vallen zonder inzet van de reserve dekking kapitaallasten en waarbij er dus ook geen toevoeging aan de algemene reserve plaatsvindt.

-5-

•

Scenario-B: waarbij de reserve dekking kapitaallasten wordt ingezet ter dekking van de afschrijvingslasten van het ICT-projectenlijst 2023-2025 en waarbij een restant bedrag wordt toegevoegd aan de algemene reserve.

ICT projectenplan 2023-2025 Afschrijvingslasten Effect gemeentelijke begroting: Scenario-A: Effect Algemene reserve

€ € € €

2023 130.000- € € 130.000- € -

2024 2025 2026 2027 Totaal 160.000- € 305.000- € 320.000- € 320.000- € 1.235.000350.000- € 200.000- € 180.000- € 250.000- € 980.000510.000- € 505.000- € 500.000- € 570.000- € 2.215.000-

ICT projectenplan 2023-2025 Afschrijvingslasten Dekking afschrijvingslasten ICT Lagere dekking bestaande investeringen Effect gemeentelijke begroting: Scenario-B: Effect Algemene reserve

€ € € € € €

2023 130.000- € € € 184.700- € 314.700- € 3.923.400

2024 2025 2026 2027 Totaal 160.000- € 305.000- € 320.000- € 320.000- € 1.235.000350.000- € 200.000- € 180.000- € 250.000- € 980.000350.000 € 200.000 € 180.000 € 250.000 € 980.000 184.700- € 184.700- € 184.700- € 184.700- € 923.500344.700- € 489.700- € 504.700- € 504.700- € 2.158.500€ 3.923.400

€ €

2023 184.700- € 3.923.400

2024 2025 2026 2027 Totaal 165.300 € 15.300 € 4.700- € 65.300 € 56.500 € 3.923.400

Verschil Begroting A-B: Verschil Algemene Reserve A-B:

Het verschil tussen scenario A en B laat zien dat het effect op de lopende meerjarenbegroting zeer gering (slechts € 56.500 over de periode 2023 t/m 2027), terwijl scenario-B een toevoeging aan de Algemene reserve van € 3.923.400 mogelijk maakt waardoor het weerstandsvermogen significant verbeterd.

Communicatie n.v.t.

Beslispunten 1. Instemmen met de financiële vertaling van het ICT-projectenlijst 2023-2025 en € 130.000 per 2023, € 30.000 per 2024, € 145.000 per 2025 en € 15.000 per 2026 structureel te verwerken in de Afwijkingenrapportage 2023 en voor wat betreft de aanvullende afschrijvingslasten € 1.440.000 binnen de Reserve Dekking Kapitaallasten in te zetten; 2. De ongedekte structurele afschrijvingslast van € 184.652 per 2023 structureel te verwerken in de Afwijkingenrapportage 2023; 3. Uit de Reserve Dekking Kapitaallasten € 3.923.381 onttrekken en storten in de Algemene Reserve om het weerstandsvermogen te verbeteren; 4. Instemmen met de afwijking van de nota activeren en afschrijven met betrekking tot het hanteren van gewijzigde afschrijvingstermijnen en deze wijzigingen bij de eerstvolgende actualisatie te verwerken.

Beek, BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN BEEK,

Joop Crucq Gemeentesecretaris

Christine van Basten-Boddin Burgemeester

Besluit Gemeenteraad

De raad van de gemeente Beek;

gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 09-05-2023;

Besluit: 1. Instemmen met de financiële vertaling van het ICT-projectenlijst 2023-2025 en € 130.000 per 2023, € 30.000 per 2024, € 145.000 per 2025 en € 15.000 per 2026 structureel te verwerken in de Afwijkingenrapportage 2023 en voor wat betreft de aanvullende afschrijvingslasten € 1.440.000 binnen de Reserve Dekking Kapitaallasten in te zetten; 2. De ongedekte structurele afschrijvingslast van € 184.652 per 2023 structureel te verwerken in de Afwijkingenrapportage 2023; 3. Uit de Reserve Dekking Kapitaallasten € 3.923.381 onttrekken en storten in de Algemene Reserve om het weerstandsvermogen te verbeteren; 4. Instemmen met de afwijking van de nota activeren en afschrijven met betrekking tot het hanteren van gewijzigde afschrijvingstermijnen en deze wijzigingen bij de eerstvolgende actualisatie te verwerken.

Beek, 13-07-2023 GEMEENTERAAD,

Guliël Erven Raadsgriffier

Christine van Basten-Boddin Voorzitter