Reactie van het college van BW op bevindingen in het accountantsverslag 2021 (1).pdf

Reactie van het college van B&W op bevindingen in het accountantsverslag 2021 Nr.

Pag nr. 1

Onderwerp 13 Productieverantwoordingen zorgaanbieders

Accountantsbevinding Ondanks de tijdige uitvraag van de controleverklaringen heeft uw gemeente nog niet van alle zorgaanbieders een controleverklaring ontvangen. Eveneens is niet bekend wanneer deze controleverklaringen wel beschikbaar zijn voor uw gemeente. Daarbij komt dat geen controleverklaringen worden ontvangen van aanbieders met minder dan € 125.000 omzet. Het voorgaande zorgt voor onzekerheden op het gebied van de juistheid en volledigheid (getrouwheid en rechtmatigheid) van de kosten inzake de levering van de ZIN – jeugd en ZIN – WMO van € 1.495.791 respectievelijk € 429.818. Deze onzekerheden wegen wij mee in ons oordeel bij de jaarrekening van de gemeente. Reactie: Evenals in voorgaande jaren hanteert Barneveld het landelijk protocol jeugd/Wmo als richtlijn voor verantwoording van de productie door aanbieders. Hierin staat dat aanbieders met een omzet groter dan € 125.000 per wet (WMO of Jeugdwet) een productieverantwoording en controleverklaring indienen over het afgelopen jaar. Hieruit volgt dat kleine aanbieders met een omzet kleiner dan € 125.000 geen productieverantwoording en controleverklaring indienen. De accountant neemt dit bedrag voor 100% mee in de onzekerheidsmarge, omdat hij de prestatielevering niet vast kan stellen voor dit deel van de omzet.

Daarnaast zijn er een aantal zorgleveranciers die geen goedkeurende verklaring kunnen opleveren, hetgeen doorwerkt in de onzekerheid van de afnemende gemeenten waaronder Barneveld. Bij de start van de decentralisaties zijn de productieverantwoordingen en bijbehorende verklaringen geïntroduceerd als ‘zekerheid’ dat de zorg ook daadwerkelijk is geleverd. Om kleine zorgaanbieders niet te belasten met (hoge) accountantskosten wordt een minimum omzetwaarde van € 125.000 euro aangehouden. Landelijk is steeds meer de beweging zichtbaar om niet ‘afhankelijk’ te zijn van de verklaringen bij de productieverantwoordingen. Dit vraagt echter wel om inbedding van een aantal vervangende ‘checks en balances’ in het proces en de controle hierop om toch te komen tot eenzelfde mate van zekerheid dat de zorg ook daadwerkelijk is geleverd. Voordeel van deze methode is dat de zorgleveranciers onder de € 125.000 in ditzelfde proces worden meegenomen en derhalve geen uitzondering vormen. In 2021 zijn we gestart met een programma ter verbetering van de interne beheersing binnen onze proces. In het verlengde hiervan zullen we in 2022 dit proces verder verbeteren. Voor jeugd zal dit proces regionaal moeten worden opgepakt, en zijn de eerste gesprekken in de regio al gestart.

Onze verwachting is dat dit een ingroeiproces is waarbij we voor 2022 in ieder geval twee sporen zullen lopen; we starten met de hierboven beschreven ontwikkeling en blijven de verklaringen bij de productieverantwoordingen gebruiken. Ons doel is om met deze beweging de hoogte van de onzekerheid ten aanzien van de prestatielevering zorg te laten afnemen en uiteindelijk tot een minimum te beperken.

2

13 Bedrijfskosten - afgrenzing

Bij onze (statistische) steekproef hebben wij een drietal facturen (totaal € 21.630) getrokken, waarvan een deel van de prestatie in 2022 geleverd wordt,. Hierdoor zou dus ook een deel van de lasten (i.c. € 8.655) op 2022 zou moeten drukken. De lasten zijn echter volledig verantwoord in 2021. Aangezien wij een statistische steekproef hebben gebruikt moet de geconstateerde afwijking worden omgeslagen over gehele massa. Dit leidt tot een geëxtrapoleerde fout van € 238.469. Deze getrouwheidsfout betreft ook een rechtmatigheidsfout: de verslaggevingsvoorschriften worden immers niet nageleefd. Wij hebben de fout betrokken in ons accountantsoordeel. Reactie: Als onderdeel van onze jaarafsluiting verrichten wij een analyse op de transitorische posten. Dit doen we om zekerheid te hebben dat de kosten in het juiste jaar zijn verantwoord. We beoordelen de ontvangen facturen aan het eind van het boekjaar (facturen ontvangen in december) en het nieuwe boekjaar (facturen ontvangen tot aan de jaarrekeningcontrole) om vast te stellen of de facturen in de juiste periode zijn verantwoord. In bovengenoemde situatie gaat het om licenties die halverwege het jaar zijn ontvangen, en waarbij de facturen een overlapping hebben met het volgende boekjaar. Omdat dit ieder jaar gebeurt is er geen impact op het resultaat.

In 2022 zullen we een proces opzetten, waarbij we dit soort licentiekosten monitoren en juist verwerken in de transitorische posten.

3

18 Rechtmatigheid -EU aanbestedingsrichtlijnen

Bij onze controle van de naleving van de Europese aanbestedingswetgeving hebben wij vastgesteld dat bij een viertal reeds voorgaand jaar gerapporteerde leveranciers inzake leveringen en diensten zijn ook in 2021 nog bestedingen geweest ad € 396.795. Voor deze bestedingen stond voorgaand jaar al vast dat de Europese aanbestedingsregels niet zijn nageleefd. Dit “oud zeer” leidt ook nog tot een rechtmatigheidsfout. Evenwel constateren wij dat de rechtmatigheidsfouten ten opzichte van voorgaand jaar fors zijn afgenomen (in 2020 bedroeg de rechtmatigheidsfout bij de aanbestedingen € 2.287.453). Er zijn in 2021 ook geen nieuwe leveranciers c.q. leveringen van goederen en/of diensten geconstateerd, die niet Europees zijn aanbesteed waar dat wel had gemoeten. Reactie In 2020 en 2021 hebben we als organisatie veel werk verzet om de rechtmatigheid van de inkopen te beheersen. Zo zijn we gestart met een centraal inhuurproces, waarbij gebruik wordt gemaakt van het Dynamisch Aankoopsysteem. Daarnaast hebben we zoveel mogelijk de onrechtmatige contracten Europees aanbesteed om te komen tot een rechtmatige inkoop. Tevens is de betrokkenheid van de medewerkers van Team Inkoop voor inkopen boven een minimum inkoopwaarde tijdens die trajecten gewaarborgd. Deze maatregelen hebben tot een sterk verbeterd resultaat geleid.

Zoals de accountant aangeeft zijn er een aantal inkoopcontracten die onrechtmatig zijn bevonden in 2020, maar waarvan de looptijd nog niet is afgelopen. Deze lopen door in 2021 en vertegenwoordigen een waarde van € 396.795. De bij deze contracten betrokken afdelingen zijn samen met de afdeling Inkoop per contract afspraken aan het maken hoe (en wanneer) te komen tot rechtmatig inkoop waarbij ook moet worden gekeken naar de bedrijfsmatige gevolgen hiervan, denk hierbij aan specifieke expertise maar ook aan lokale leveranciers. In 2022 gaan we verder met het optimaliseren van het proces, waarbij we als organisatie meer willen bewegen naar het vooraf monitoren van bestedingen aan leveranciers, om zo vroegtijdig bedreigingen van onrechtmatigheden te ontdekken. Zo verwachten we ons proces robuuster te maken om onrechtmatigheden te voorkomen.