Reactie college van B&W accountantsverslag 2023

Reactie college van B&W accountantsverslag 2023 Het accountantsverslag bevat de weergave van de bevindingen van onze externe accountant (Baker Tilly) over haar controle van de jaarverslaggeving 2023 van gemeente Barneveld. Daarnaast zijn er in het accountantsverslag ook aandachtspunten opgenomen over diverse zaken. De bovenste tabel bevat de reactie van het college van B&W op bevindingen uit het accountantsverslag 2023, de onderste tabel de reactie van het college van B&W op aandachtspunten uit het accountantsverslag 2023. Er is voor gekozen om alleen de belangrijkste zaken op te nemen en te voorzien van een reactie, dit om focus te behouden.

Bevindingen Nr. 1

Pag. Nr. 6, 19. 38

Onderwerp

Aandachtspunten en Reactie

Te hoog verantwoorde vordering inzake BTW

Bevinding Uit de controle is gebleken dat in 2024 nog voor een bedrag van per saldo € 355.000 (te betalen) aan suppleties dient te worden ingediend die betrekking hebben op de jaren tot en met 2022. Deze hebben voornamelijk betrekking op Nedvang. In de balanspositie is hiervoor een bedrag opgenomen van € 143.000, waarmee de vordering per saldo € 212.000 te hoog is verantwoord. Reactie De te hoog opgenomen vordering wordt door gemeente Barneveld gecorrigeerd. Er is voor gekozen om dit in boekjaar 2024 te doen. Dit omdat verwerking in boekjaar 2023 zou leiden tot vertraging in het bestuurlijke traject (tijdige oplevering). Daarnaast zijn er op basis van deze bevinding initiatieven opgestart om dit soort zaken te voorkomen. (Zie ook de tabel hieronder ‘tabel aandachtspunten’, aandachtspunt ‘interne beheersing’.)

2

7, 18, 38

Onzekerheden productieverantwoordingen zorgaanbieders (Jeugd & WMO)

Bevinding Ondanks de tijdige uitvraag van de controleverklaringen heeft uw gemeente nog niet van alle zorgaanbieders een controleverklaring ontvangen. Eveneens is niet bekend wanneer deze controleverklaringen wel beschikbaar zijn voor uw gemeente. Daarbij komt dat geen controleverklaringen worden ontvangen van aanbieders met minder dan € 125.000 omzet. Het voorgaande zorgt voor onzekerheden op het gebied van de juistheid en volledigheid (getrouwheid en rechtmatigheid) van de kosten inzake de levering van de ZIN – jeugd en ZIN – Wmo van € 1.626.000 respectievelijk € 140.000. Deze onzekerheden wegen wij mee in ons oordeel bij de jaarrekening van de gemeente. Reactie

3

7, 18, 38

Onzekerheid PGB

Evenals in voorgaande jaren hanteert Barneveld het landelijk protocol jeugd/Wmo als richtlijn voor verantwoording van de productie door aanbieders. Hierin staat dat aanbieders met een omzet groter dan € 125.000 per wet (WMO of Jeugdwet) een productieverantwoording en controleverklaring indienen over het afgelopen jaar. Hieruit volgt dat kleine aanbieders met een omzet kleiner dan € 125.000 geen productieverantwoording en controleverklaring indienen. De accountant neemt dit bedrag voor 100% mee in de onzekerheidsmarge, omdat hij de prestatielevering niet vast kan stellen voor dit deel van de omzet. Bij de start van de decentralisaties zijn de productieverantwoordingen en bijbehorende verklaringen geïntroduceerd als ‘zekerheid’ dat de zorg ook daadwerkelijk is geleverd. Om kleine zorgaanbieders niet te belasten met (hoge) accountantskosten wordt een minimum omzetwaarde van € 125.000 euro aangehouden. Landelijk is steeds meer de beweging zichtbaar om niet ‘afhankelijk’ te zijn van de verklaringen bij de productieverantwoordingen. Dit vraagt echter wel om inbedding van een aantal vervangende ‘checks en balances’ in het proces en de controle hierop om toch te komen tot eenzelfde mate van zekerheid dat de zorg ook daadwerkelijk is geleverd.

Binnen gemeente Barneveld zijn wij op dit moment aan het bekijken hoe de vervangende ‘checks en balances’ in het proces en de controle hierop kunnen worden geïmplementeerd om eenzelfde mate van zekerheid te verkrijgen over de levering van de zorg. Bevinding De Sociale Verzekeringsbank (hierna: SVB) heeft over 2023 een verklaring met beperking bij de verantwoording PGB-stromen Jeugdwet en Wmo ontvangen. Hierdoor is vanuit de SVB geen 100% zekerheid over de nauwkeurigheid en rechtmatigheid van de persoonsgebonden budgetten. Hoewel de SVB dus de administratieve afhandeling van de PGBbudgetten verzorgt blijft het de verantwoordelijkheid van de gemeente zelf om de prestatielevering ten aanzien van de PGB-bestedingen vast te stellen. De gemeente Barneveld heeft echter niet aanvullend onderzocht of de kosten nauwkeurig en rechtmatig verantwoord zijn. De daaruit resulterende onzekerheid ad € 399.000 wegen wij mee in ons getrouwheidsoordeel. Reactie Ook ten aanzien van dit proces zijn wij binnen gemeente Barneveld aan het bekijken hoe ‘checks en balances’ in het proces kunnen worden opgenomen om hier voldoende zekerheid uit te kunnen ontlenen.

Aandachtspunten Nr. 1

Pag. Nr. 7

Onderwerp

Aandachtspunten en Reactie

Rechtmatigheid

Aandachtspunt Wij wijzen u erop dat het totaal van de rechtmatigheidsbevindingen van het college uitkomt op € 17.327.000. Daarmee overschrijdt het college de door u vastgestelde verantwoordingsgrens. De bevindingen zien enerzijds toe op een overschrijding van de lasten en kredieten (€ 15.799.000). Voor de overschrijdingen van de lasten kan overigens wel worden gesteld dat deze op basis van uw financiële verordening als acceptabel zijn aan te merken. Anderzijds hebben de rechtmatigheidsbevindingen betrekking op het niet voldoen aan de Europese aanbestedingsregels (€ 850.000) en twee subsidievaststellingen die niet voldoen aan de subsidieverordening (€ 678.000). Wij adviseren u kennis te nemen van de toelichting die het college opgenomen heeft in de paragraaf bedrijfsvoering. Reactie In de rechtmatigheidsverantwoording zoals opgenomen in de jaarrekening, licht het college van burgemeester en wethouders toe in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties financieel rechtmatig zijn. Alle geconstateerde onrechtmatigheden zijn in deze paragraaf toegelicht. Ook worden hier verbeteracties genoemd om toekomstige onrechtmatigheden te voorkomen. De toelichting van de rechtmatigheidsverantwoording is te vinden in de ‘jaarverslaggeving 2023 paragraaf bedrijfsvoering’.

2

7, 25

Weerstandscapaciteit

Aandachtspunt Het boekjaar 2023 sluit met een financieel resultaat van € 21,1 miljoen (voordelig). De totale vermogenspositie van de gemeente bedraagt € 135.0 miljoen (2022: € 114,0 miljoen) met een solvabiliteitsratio van 35% (2022: 31%). Het college concludeert in de paragraaf weerstandvermogen en risicobeheersing dat de beschikbare weerstandscapaciteit onder de minimale streefwaarde zakt. De weerstandscapaciteit is van onvoldoende omvang om de risico's te kunnen opvangen. Tot slot merken wij op dat de begroting in meerjarenperspectief vanaf 2026 oplopende tekorten laat zien. Deze tekorten worden vooral veroorzaakt door een verlaging van de algemene uitkering uit het gemeentefonds in 2026 en 2027. Waakzaamheid met betrekking tot de financiële ontwikkeling is derhalve geboden in onze optiek. Reactie De ontwikkelingen omtrent de financiële positie worden nauw gevolgd door het college van burgemeester en

wethouders. Door de gestegen omvang van de risico’s is de weerstandscapaciteit eind 2023 onder de minimale streefwaarde gezakt. Hier is actie op ondernomen door in resultaatbestemming van de jaarverslaggeving 2023 voor te stellen om € 8,3 mln, beschikbaar te stellen aan de algemene reserve met als doel om de weerstandscapaciteit op een afdoende streefwaarde te krijgen. Dit betekent dat de weerstandscapaciteit afdoende is voor dekking van de potentiële risico's en het verwachte negatieve resultaat zoals opgenomen in de eerste tussenrapportage 2024, maar dat er ook nog ruimte is voor onvoorziene omstandigheden. 3

4

7, 23

27

Meerjarenperspectief

Interne beheersing

Aandachtspunt In meerjarenperspectief blijkt uit uw programmabegroting 2024 dat vanaf 2026 tekorten geraamd worden. Deze tekorten worden vooral veroorzaakt door een verlaging van de algemene uitkering uit het gemeentefonds in 2026 en 2027. Waakzaamheid met betrekking tot de financiële ontwikkeling is derhalve geboden in onze optiek. Reactie In de Kadernota 2025-2028 doen wij voorstellen waarmee we niet alleen tot een structureel sluitend meerjarenperspectief 2025-2028 komen maar ook financieel ruimte willen gaan creëren voor nieuwe beleidsimpulsen en majeure investeringen. Aandachtspunt Helaas hebben we bij de jaarrekeningcontrole moeten constateren dat met de wijzigingen van een aantal medewerkers in het team financiën (waaronder ons aanspreekpunt), de kwaliteit en tijdigheid van de aanlevering van onderliggende documentatie toch onder druk is komen te staan, met als gevolg dat ook de oplevering van de verklaring is vertraagd. Belangrijke onderdelen die meer tijd hebben gekost zijn de toelichtingen van de overlopende posten in de jaarrekening (zijn de toelichtingen en uitsplitsingen conform de vereisten in het BBV?), de specificaties van deze posten (is duidelijk waar het eindsaldo uit bestaat?) en de juiste afgrenzing van de kosten (zijn de verplichtingen volledig opgenomen?).

Reactie Verbetering van de kwaliteit en tijdigheid van de aanlevering van stukken heeft een hoge prioriteit. Er wordt momenteel ingezet en gestuurd op verbeteringen in het financiële proces, bijvoorbeeld frequenter tussentijdse financiële afsluitingen en meer investeren op eigen personeel in plaats van tijdelijke krachten.