Raadsvoorstel 4374 Huisvesting gemeentehuis

Aandachtsgebied: Leefomgeving Team Vastgoed E-mailadres: C.Bakker/a.vandelagemaat@barneveld.nl Telefoonnummer: 0342495293/0629154751 Onderwerp:

Raadsvoorstel nr. 4374 Barneveld, 30 oktober 2025 Portefeuillehouder: W. Oosterwijk

Huisvesting gemeentehuis

Samenvatting raadsvoorstel Voorstel voor het aanwenden van het krediet voor het huisvestingsplan van het gemeentehuis en van het krediet voor vervanging facilitaire zaken o.a. kantoormeubilair.

Aan de raad,

Gevraagde beslissing: 1. 2.

Het volledig krediet van € 3.500.000 aan te wenden voor de realisatie van het huisvestingsplan van het gemeentehuis (afkomstig uit MIP 2025 en MIP 2026). Het krediet van € 1.200.000 aan te wenden voor vervanging facilitaire zaken o.a. kantoormeubilair (afkomstig uit MIP 2026).

1. Inleiding

Op dit moment wordt gewerkt aan de voorbereidingen voor de huisvesting van de gemeentelijke organisatie. Voor het gemeentehuis ligt er een voorlopig ontwerp, wat aansluit bij de gestelde financiële kaders. Zie bijlage 1. Voor de gemeentewerf is al besloten op 28 mei jl. om het krediet aan te wenden (bijlage 3 Raadsbesluit Huisvesting gemeentelijke organisatie geamendeerd). Ten aanzien van het gemeentehuis is besloten om: a. Het huisvestingsplan verder uit te werken tot een definitief ontwerp, inclusief kostenraming, en hiervoor een bedrag van € 350.000,- uit het in het MIP 2025 beschikbaar gestelde budget aan te wenden; b. Te bepalen dat de kosten voor de functionele verbetering van het gemeentehuis, zoals voorgesteld vanuit de huisvestingsvisie, vooralsnog voor zover mogelijk door te voeren tot maximaal het in het MIP 2025 beschikbaar gestelde budget van 1,5 mln.; c. Bij de Kadernota 2026 te beoordelen of en in hoeverre de extra benodigde investering van € 2,0 mln. voor de functionele verbetering van het gemeentehuis beschikbaar gesteld zal worden. Bij de kadernota 2026 is besloten (nr. 4169) tot het beschikbaar stellen van een extra investeringskrediet van € 2 miljoen voor de gemeentelijke huisvesting. In het MIP 2026 is ook € 1,2 mln. opgenomen voor vervanging facilitaire zaken o.a. kantoormeubilair. Dit is voor het gemeentehuis en de gemeentewerf.

In dit voorstel wordt voorgesteld om het krediet van € 3,5 mln. voor huisvesting gemeentehuis en € 1,2 mln. voor facilitaire zaken o.a. kantoormeubilair aan te wenden.

2. Beoogd effect Door het combineren van het noodzakelijke onderhoud, de verduurzaming en de aanpassingen die nodig zijn om de huisvestingsvisie te verwezenlijken, realiseren we meer met minder (synergie). Er is een vertaling naar een passende inrichting, waardoor de beschikbare ruimte optimaal wordt benut. We faciliteren een zo goed mogelijke dienstverlening aan inwoners, organisaties en ondernemers in de gemeente Barneveld en we bieden voor de medewerkers van de organisatie een efficiënte, prettige en gezonde werkomgeving.

-2-

3. Argumenten

1.1 Het voorlopig ontwerp voor het gemeentehuis is gereed Het voorlopig ontwerp (VO) wordt verder uitgewerkt tot een definitief ontwerp met technische tekeningen. De kostenraming voor het VO is in lijn met de eerdere kostenraming en laat zien dat het haalbaar is om het project binnen de ambities en het beschikbaar gestelde budget te realiseren. De uitvoering kan pas starten nadat de raad besluit om het beschikbaar gestelde krediet aan te mogen wenden. De volgende stap is het sluiten van de aannemingsovereenkomst waarna de aannemer kan starten. Om de planning te halen moet deze aannemingsovereenkomst in december worden gesloten. 1.2 Voor overige argumenten wordt verwezen naar het raadsvoorstel van mei 2025 bijlage 2. De argumenten die zijn opgenomen in het raadsvoorstel Huisvesting gemeentelijke organisatie (4055) zijn: Door het combineren van het onderhoud en de verduurzaming met de aanpassingen die volgen uit de huisvestingsvisie realiseren we meer met minder (synergievoordeel). Goed werkgeverschap is belangrijk en adequate huisvesting is belangrijk voor het binden en boeien van medewerkers. 2.1 Het gelijktijdig investeren in gebouw en inventaris is doelmatig en toekomstgericht. Door de investering in gebouw en inventaris gelijktijdig uit te voeren, versterken deze elkaar bij het realiseren van de ambities uit de huisvestingsvisie.

Een integrale aanpak zorgt voor een inrichting die aansluit bij de vernieuwde werkomgeving en het beoogde gebruik van de ruimtes. Delen van de huidige inrichting zijn verouderd en voldoen niet meer aan veiligheids- en ergonomische normen. Vernieuwing is daarom noodzakelijk. Er is aandacht voor samenwerking, concentratie, duidelijke bewegwijzering en een groenplan ter verbetering van de luchtkwaliteit. Deze aanpak geldt voor zowel de gemeentewerf als het gemeentehuis en draagt bij aan een toekomstbestendige en gezonde werkomgeving.

4. Kanttekeningen

Ter verduidelijking wijzen wij erop dat de aanpassingen op de begane grond uitsluitend de kantoorruimtes betreffen (en dus niet de publieksruimte en backoffice waar onze inwoners te woord worden gestaan en geholpen worden).

5. Financiën In raadsvoorstel Huisvesting gemeentelijke organisatie (mei 2025) is een overzicht opgenomen van de beschikbare en benodigde budgetten voor het realiseren van de huisvestingsvisie. In dit raadsvoorstel is geconstateerd dat er € 2,0 mln. extra benodigd is (bovenop de eerder beschikbaar gestelde € 5,4 mln.). Via de besluitvorming over de Kadernota 2026 (nr. 4169) heeft de raad ingestemd met het beschikbaar stellen van het extra krediet. De opbouw van het totale krediet bestaat uit: Herinrichting gemeentehuis 3,5 mln., budget duurzaamheid 1 mln., inzet middelen onderhoud 2,7 mln. en overige budgetten 0,2 mln. Hiermee is in totaal € 7,4 mln. beschikbaar, waarvan per begin oktober 2025 ca. € 150.000 is besteed aan voorbereidingskosten. Ook is in het MIP 2026 € 1,2 mln. opgenomen voor vervanging facilitaire zaken o.a. kantoormeubilair. Een deel van dit budget wordt aangewend via de projectorganisatie huisvesting. Het gaat dan om de zgn. vaste inrichtingselementen voor gemeentehuis en werf, die ook onderdeel uitmaken van de aanbesteding van de verbouwing. Daarnaast wordt een deel aangewend voor vervanging van de verouderde facilitaire zaken zoals meubilair en voorzieningen ter verbetering van de werkomgeving zoals groenvoorziening en bewegwijzering. Ook verhuis- en opslagkosten voor de inrichting (tijdens de verbouwing) vallen hieronder.

In dit voorstel wordt voorgesteld om het krediet van € 3,5 mln. voor huisvesting gemeentehuis (fcl 722335) en € 1,2 mln. voor facilitaire zaken o.a. kantoormeubilair (fcl 726402) aan te wenden.

-3-

6. Participatie en communicatie a) Participatie

Bij het opstellen van het huisvestingsplan hebben we medewerkers actief betrokken. Dat deden we op verschillende manieren: via een enquête, interviews en bijeenkomsten. Ook was er een werkgroep die meedacht over het ontwerp, de sfeer en de inrichting. Zo zorgen we dat het plan past bij de manier waarop we willen werken én bij de behoeften van collega’s. In september en oktober zijn er meerdere inloopmomenten georganiseerd. Tijdens deze momenten konden medewerkers het Voorlopig Ontwerp bekijken, vragen stellen en hun mening of zorgen delen. De input die we ophalen gebruiken we bij het uitwerken van het Definitief Ontwerp.

b) Communicatie

We blijven medewerkers informeren over de voortgang. Dat doen we via het intranet, de nieuwsbrief en de projectpagina. Ook organiseren we nieuwe contactmomenten zodra er een volgende stap is in het proces. Zo houden we iedereen betrokken en zorgen we dat signalen en vragen op tijd worden opgehaald en beantwoord.

7. Vervolgstap De uitvoering van de werkzaamheden start naar verwachting rond de jaarwisseling op de gemeentewerf en voor het gemeentehuis is de planning: Uitwerking Definitief ontwerp tot eind december 2025 Uitwerking technische tekeningen en voorbereiding tot eind maart 2026 Uitvoering vanaf april 2026 en afronding begin 2027 (alle energiebesparende maatregelen i.v.m. subsidie wel af te ronden in 2026). In delen een verhuizing en na verbouw volgt de inrichting.

8. Bijlagen

Bijlage 1 Voorlopig ontwerp gemeentehuis en gemeentewerf Bijlage 2 Raadsvoorstel Huisvesting gemeentelijke organisatie 4055 mei 2025 Bijlage 3 Raadsbesluit Huisvesting gemeentelijke organisatie 4055 geamendeerd

Burgemeester en wethouders van Barneveld, de secretaris, de burgemeester, W. Wieringa J. van der Tak