Raadsvoorstel 3768 Evaluatie evenementenfonds Barneveld

Aandachtsgebied: Dienstverlening Team Bestuursondersteuning Mail behandelaar: H.Buwalda@barneveld.nl Telefoonnummer: Onderwerp:

Raadsvoorstel nr. 3768 Barneveld, 23 oktober 2024 Portefeuillehouder: M.H.J. Pluimers-Foeken

Evaluatie evenementenfonds Barneveld

Samenvatting raadsvoorstel Vanaf 2020 heeft de gemeente Barneveld een evenementenfonds. Bij aanvang is afgesproken om in 2024 een evaluatie uit te voeren over de achterliggende jaren. De evaluatie laat zien dat het fonds de afgelopen jaren een belangrijke rol heeft gehad bij het ondersteunen van evenementen in de gemeente. Kern van het voorstel is het voortzetten van het fonds in 2025.

Aan de raad,

Gevraagde beslissing: 1. Kennis te nemen van de evaluatie evenementenfonds Barneveld en daarin benoemde aanbevelingen 2. Op basis van de evaluatie het evenementenfonds vanaf 2025 en verder voort te zetten

1. Inleiding In 2020 is het evenementenfonds Barneveld formeel van start gegaan. In de afgelopen jaren heeft het fonds aan vele evenementen een bijdrage kunnen leveren. Na een lastige start in de jaren 2020 en 2021 als gevolg van de Covid19 is het aantal aanvragen in de jaren 2023 en 2024 gestegen tot boven de 30. Om in beeld te krijgen hoe het fonds de afgelopen jaren heeft gefunctioneerd is een evaluatie gemaakt van de jaren 2020 tot en met 2024. De evaluatie bestaat uit een financiële deel en een enquêtedeel waarbij aanvragers zijn bevraagd. Het algemene beeld van de evaluatie is positief. De afgelopen jaren zijn voor een relatief beperkt budget veel initiateven ondersteund. Initiatieven die van maatschappelijke, sociale, culturele en sportieve waarden zijn geweest. Deze initiatieven worden gedragen door vele vrijwilligers. Daarnaast zijn de aanvragers in grote mate positief over het fonds. Zonder dit fonds zou het kunnen organiseren van dergelijke initiatieven moeilijk worden. Daarnaast zijn de aanvragers in grote mate positief over het fonds.

2. Beoogd effect Met de evaluatie wordt in kaart gebracht hoe het evenementenfonds de afgelopen jaren heeft gefunctioneerd en of het daadwerkelijk een maatschappelijke bijdrage heeft geleverd. Met het bijbehorende voorstel wordt beoogd het fonds voor te zetten voor 2025 en verder.

3. Argumenten 3.1 Bij aanvang van het evenementenfonds is afgesproken om elk jaar een evaluatie te maken van het fonds. Dit is voor de afgelopen jaren gebeurd. Daarnaast is afgesproken om in 2024 een totaalevaluatie te houden naar het functioneren van het fonds. 3.2 Uit de evaluatie blijkt dat het fonds in de afgelopen jaren zeer goed is benut. Daarnaast zijn aanvragers positief over de inzet van het fonds. Met een relatief beperkt budget van € 25.000,- zijn er veel maatschappelijk waardevolle (kleinere) evenementen ondersteund. Dit pleit ervoor om het fonds in 2025 en verder voort te zetten. 3.3 Het budget voor het evenementenfonds is de afgelopen jaren telkens incidenteel aangevraagd. Vanwege de wens dit fonds door te zetten zal opnieuw budget moeten worden aangevraagd. Vanwege de evaluatie zal er daarom via de eerste Turap in 2025 incidenteel budget worden gevraagd, zodat activiteiten in 2025 toch kunnen worden ondersteund. De evaluatie geeft blijk van een vrij stabiele omvang

-2van het aantal evenementen en het uitgekeerde subsidiebedrag. Daarom wordt een bedrag van €30.000 voorgesteld dit betreft een verhoging van € 5000,-. 3.4 De evaluatie biedt ook aanknopingspunten om de kaders steviger en duidelijker te verankeren. Daar zal in 2025 werk van worden gemaakt.

4. Kanttekeningen 4.1 Door het succes van het fonds is het aantal aanvragen gestegen. Mogelijk zal ook de komende jaren, mede door de groei van de gemeente Barneveld, sprake zijn van een stijging van het aantal aanvragen en daarmee een overvraging van het fonds. 4.2 Het fonds is in de afgelopen jaren een succes geworden. Hierbij is het budget ook overschreden. Dit betekent dat er meer dan € 25.000,- is toegezegd en uitgekeerd. De verleende subsidies voldeden hierbij allemaal aan de inhoudelijk gestelde criteria. In de eerste vastgestelde Turap 2024 is hier al melding van gemaakt. Dit kan voor 2025 en verder een probleem opleveren. Het is de insteek om het budget structureel te maken en daarnaast te indexeren zodat het fonds meer gelijke tred houdt met de stijgende kosten bij organisatoren. 4.3 Voor 2025 is er geen budget gereserveerd, omdat eerst de evaluatie moest worden afgerond. Bij de eerste Turap van 2025 wordt een budget voor het jaar 2025 incidenteel aangevraagd. Wanneer deze financiën niet vrij komen zal het fonds in 2025 geen subsidies kunnen verstrekken waardoor initiatieven onder druk komen te staan. 4.4 Door de pensionering van de (ingehuurde) fondscoördinator is er op dit moment geen advies en administratieve capaciteit beschikbaar voor het fonds Als gevolg worden de taken nu opgepakt door een beleidsadviseur vanuit het team economie.

Dit gaat ten koste van andere werkzaamheden. Dit is niet houdbaar. Het is van belang om intern de balans op te maken hoe de coördinatie, begeleiding en afhandeling van de aanvragen zal moeten worden vormgegeven.

5. Financiën 5.1 Het budget voor het evenementenfonds is de afgelopen jaren telkens incidenteel aangevraagd. Voor 2025 is dit niet gebeurd, omdat eerst de evaluatie moest worden afgerond. Daarom zal er via de eerste Turap in 2025 een budget van €30.000 worden gevraagd, zodat activiteiten in 2025 toch kunnen worden ondersteund. 5.2 Vervolgens wordt er via de kadernota structurele middelen gevraagd voor 2026 en verder waarbij indexering een onderdeel is. Dit zal bij de behandeling van de Kadernota 2026 integraal worden afgewogen.

6. Participatie en communicatie a) Participatie Voor de evaluatie is een enquête uitgezet onder de aanvragers van de afgelopen jaren. Hiermee hebben zij hun mening kunnen geven over het fonds. Daarnaast is gevraagd of zonder bijdrage van het fonds het evenement doorgang zou kunnen vinden. Dit heeft goed inzicht gegeven in de toegevoegde waarde van het fonds.

b) Communicatie Wanneer de regeling wordt voortgezet worden alle eerdere aanvragers hierover geïnformeerd. Daarnaast wordt er via de gemeentelijke communicatiekanalen aandacht besteed aan het fonds.

7. Vervolgstap Bij vaststelling van dit voorstel, inclusief raadsvoorstel, is er een inhoudelijk kader om verder te gaan. Na vaststelling van de eerste Turap (medio 2025) zullen formeel middelen beschikbaar komen. Aanvragen die eerder binnen komen zullen in de geest van de bedoeling van dit voorstel in behandeling worden genomen. De formele afhandeling ervan zal plaatsvinden na de vaststelling van de eerste Turap.

-3Daarnaast wordt er in 2025 gewerkt aan verdere verduidelijking van het proces rondom de aanvragen van subsidies uit het fonds met als doel het creëren van gebruiksgemak en duidelijkheid over het aanvragen, de kaders van het fonds en het vervolgproces. Doel is hierbij een optimalisatie binnen de kaders van het vastgestelde evenementenbeleid met inachtneming van de bestaande doelstellingen van het fonds. Zoals eerder benoemd is door de pensionering van de (ingehuurde) fondscoördinator op dit moment geen advies en administratieve capaciteit beschikbaar voor het fonds. Dit gaat ten koste van andere werkzaamheden. Het is van belang om intern de balans op te maken hoe de coördinatie, begeleiding en afhandeling van de aanvragen zal moeten worden vormgegeven.

8. Bijlagen 1. Evaluatie evenementenfonds Barneveld Burgemeester en wethouders van Barneveld, de secretaris, de burgemeester, W. Wieringa J. van der Tak