Raadsvoorstel 3648 Opnieuw inrichten trouwzaal en ontvangstkamer

Organisatieonderdeel: Samenleving Mail behandelaar: J.Maassen@barneveld.nl Telefoonnummer: 0342495933 Onderwerp:

Raadsvoorstel nr.3648 Barneveld, 15 juli 2024 Portefeuillehouder: M.H.J. Pluimers-Foeken

Opnieuw inrichten van de trouwzaal en de ontvangstkamer

Samenvatting raadsvoorstel Met dit voorstel wordt toestemming gevraagd voor de aanwending van het reeds beschikbaar gestelde geld voor het opnieuw inrichten van de trouwzaal en ontvangstkamer zodat het proces verder vervolgd kan worden. Voor het opnieuw inrichten van de trouwzaal en de ontvangstkamer worden het meubilair en de raambekleding vervangen, de wanden en de plafonds worden geschilderd. Dit project is opgenomen in het vastgestelde Uitvoeringsplan MIP 2024 met een beschikbaar gesteld krediet van €120.000 exclusief btw.

Aan de raad,

Gevraagde beslissing: 1. In te stemmen met het opnieuw (multifunctioneel) inrichten van de trouwzaal en de ontvangstkamer. 2. In te stemmen om het beschikbaar gestelde krediet van €120.000 exclusief btw hiervoor aan te wenden.

1. Inleiding In de begrotingsvergadering van 8 november 2023 is het Uitvoeringsplan MIP 2024 vastgesteld waarin het opnieuw inrichten van de trouwzaal en de ontvangstkamer zijn opgenomen. Via het aangenomen amendement 14 ‘overzicht (nieuwe) investeringen wel en niet bespreken’ is dit project aangewezen als een project dat voor aanwending van het budget via een separaat voorstel aan de gemeenteraad moet worden voorgelegd. Hiermee geven we invulling aan dit amendement. Projectteam In 2024 is het projectteam gestart met een inventarisatie van de huidige situatie en de gewenste situatie. Het projectteam bestaat uit een selectie van de gebruikers van de trouwzaal en ontvangstkamer De wensen en eisen zijn verzameld en de gehandicaptenraad is geraadpleegd. De eerste schetsen en ontwerpen zijn gemaakt. Deze zijn besproken met het projectteam. Het plan is positief ontvangen. De feedback wordt verwerkt en de volgende stappen in het ontwerp worden gemaakt volgens de projectplanning.

2. Door de raad gestelde kaders Het Uitvoeringsplan MIP 2024

3. Effect a) Meetbaar effect: 3.1 Het efficiënter gebruik van de ontvangstkamer en trouwzaal doordat er meer huwelijken/partnerschappen zullen plaatsvinden, en de ruimten ook geschikt zijn voor fractievergaderingen en ambtelijke overleggen. .

b) Maatschappelijk effect: 3.1 De gedateerde trouwzaal zal worden aangepast naar een warm ingerichte ruimte passend bij deze tijd voor de toekomstige partners/ bruidsparen van de gemeente. Op deze manier kunnen partners/bruidsparen terecht in een mooie en fijne ruimte voor één van de mooiste dagen van hun leven.

4a. Argumenten

2 1.1 De wens voor een moderne, sfeervolle trouwzaal en ontvangstruimte. De inrichting van de trouwzaal en ontvangstkamer is gedateerd en het meubilair is versleten. Hiermee voldoen deze ruimten niet meer aan de eisen van deze tijd en de wensen van de gebruikers. 1.2 De wens tot meer multifunctioneel gebruik van beide ruimten. Naast huwelijken/partnerschappen kunnen deze ruimten gebruikt worden voor onder andere vergaderingen en raadstafelgesprekken. Hiermee komen we tegemoet aan de wensen van de organisatie en de raad.

4b. Tegenargumenten/kanttekeningen 4.1 Multifunctioneel gebruik vraagt meer organisatie/beheer Bij multifunctioneel gebruik vraagt meer organisatie en plannen zoals het schoonhouden, het gebruik van de ruimten en goede werkafspraken zodat de ruimten altijd geschikt zijn voor huwelijken/partnerschappen.

5. Alternatieve scenario's NVT

6. Participatie en communicatie a) Participatie: Er is sprake van trede 1 op de participatieladder. Het algemeen belang is niet heel groot is en ook de aandacht van de media/politiek schatten we laag in. Het heeft niet veel impact op de mens en leefomgeving. Ook de kring van belanghebbenden is weliswaar de hele gemeente maar uiteindelijk zijn het alleen de mensen die trouwen die hier iets van merken. Op basis van trede 1 zullen we de inwoners infomeren over de aanpassingen in de trouwzaal.

b) Communicatie: In de komende periode zal er in samenwerking een intern- en extern communicatieplan opgesteld worden. Hierin zal worden opgenomen wat wanneer en naar wie zal worden gecommuniceerd. Onderstaand is het proces beschreven en is uitgelegd welke stappen er wanneer genomen (moeten) worden.

7. Proces Tweede kwartaal 2024 Er zijn gesprekken gevoerd met diverse partijen voor onder andere meubilair, raambekleding en verlichting om tot een goed inrichtingsplan te komen. Vanuit hier is een eerste conceptontwerp gemaakt en is schetsontwerp gemaakt waarin alleen het meubilair is meegenomen om zo een beeld te kunnen geven ten behoeve van het te nemen besluit. Dit schetsontwerp is besproken met de werkgroep. Er zijn enkele vragen gesteld over gemaakte keuzes in het ontwerp en er zijn enkele aanpassingen gevraagd. Dit zal in het 3e kwartaal verwerkt worden. Derde kwartaal 2024 Er worden aanpassingen gedaan aan het concept ontwerp. Verder zal het ontwerp verder uitgewerkt worden met betrekking tot de kleuren, stoffen wandbekleding e.d. Na de vakantie zal er een nieuwe bijeenkomst zijn met de werkgroep om dit te presenteren en laatste aanpassingen aan het ontwerp te kunnen doorvoeren om tot een definitief ontwerp te kunnen komen. Het definitief ontwerp zal uiterlijk in week 34 vastgesteld moeten worden door de werkgroep. Om de planning voor de uitvoering te kunnen halen moet de definitieve bestelling van de verschillende onderdelen uiterlijk in week 38 opgedragen worden. Vierde kwartaal 2024 Het vierde kwartaal zal gebruikt worden voor communicatie naar de collega’s, college, raad en inwoners. Ook zal hierbij het definitieve ontwerp gedeeld worden.

Eerste kwartaal 2025 In week 1 en 2 worden alle ruimten leeg gehaald en voorbereid op de uitvoering van de werkzaamheden. Vanaf week 3 worden de werkzaamheden volgens planning uitgevoerd. Vervolgens kan in week 7 de oplevering plaatsvinden en vanaf week 8 kunnen de eerste huwelijken/partnerschappen voltrokken worden in het Oude Raadhuis.

8. Financiële gevolgen

3 Met de vaststelling van het uitvoeringsplan MIP 2024 bij de begroting 2024 heeft de raad dit krediet van €120.000 exclusief btw al beschikbaar gesteld.

9. Risico's 9.1 De levertijden van het meubilair lopen op dit moment zeer uiteen door verschillende factoren. Het risico is dat de levering vertraging oploopt waardoor de renovatie te laat opgeleverd wordt waardoor de gepande huwelijken/partnerschappen uit moeten wijken naar een andere locatie. Om dit te voorkomen moet er uiterlijk in week 34 een akkoord zijn op het gehele plan en de financiële middelen beschikbaar zijn. 9.2 De werkzaamheden kunnen uitlopen waardoor de geplande huwelijken/partnerschappen in februari 2025 niet in het Oude Raadhuis kunnen plaatsvinden. Met goede planning moet dat voorkomen worden.

Burgemeester en wethouders van Barneveld, de secretaris, de burgemeester, W. Wieringa J. van der Tak Bijlagen: Concept schetsontwerp