Raadsvoorstel 23-6 Verbetering werkwijze raad - gewijzigd 9-3.docx

Organisatieonderdeel: Griffie / werkgroep raad Mail behandelaar: i.bakker@barneveld.nl Telefoonnummer: 0342495320 Onderwerp:

Raadsvoorstel nr. 23-6 Barneveld, 30 januari 2023 Portefeuillehouder: n.v.t.

Verbetering werkwijze raad

Samenvatting raadsvoorstel De Werkgroep verbetering werkwijze raad heeft een advies opgesteld met een aantal aanbevelingen om de vergaderingen van raad en commissies te verbeteren, onder andere door het verminderen van het aantal geagendeerde ingekomen stukken en versterking van het debat. Het gebruik van de raadstafel als informeel overleg met inwoners wordt aangemoedigd en inwoners kunnen hiervoor zelf het initiatief nemen. Aan de raad,

Gevraagde beslissing: 1. Kennis te nemen van het advies van de Werkgroep verbetering werkwijze raad en in te stemmen met de volgende wijzigingen: a. Ingekomen stukken worden alleen als apart onderwerp ter bespreking geagendeerd in een commissie, indien een of meer fracties hiervoor een gemotiveerd verzoek indienen via een notitie met de motivering van de reden en het doel van de bespreking. Vragen over ingekomen stukken kunnen schriftelijk worden gesteld of mondeling via de rondvraag. b. De leden dienen technische vragen zoveel mogelijk voorafgaand aan de commissie te stellen. Tijdens de raadsvergadering worden geen technische vragen meer gesteld; collegeleden hoeven alleen te reageren op amendementen en moties en daarnaast op politiek-inhoudelijke vragen die gericht zijn op toezeggingen. c. Om een onderwerp te agenderen voor meningsvorming in de raad moeten tenminste twee fracties hierom vragen, waarbij uit de bespreking in de commissie ook blijkt dat er een of meer serieuze bespreekpunten resteren. Eén fractie is voldoende indien deze een amendement of motie in wil dienen. d. Als een of enkele fracties kort hun mening willen geven in de vorm van een ‘statement’ tijdens de commissievergadering, in plaats van een meningsvormende discussie in de raad, dan geeft de voorzitter hiertoe gelegenheid na afloop van de informatieve bespreking (om de raadsagenda te ontlasten). e.

Maak gebruik van de raadstafel als informele gespreksvorm en van de raadsthemabijeenkomst in aanvulling op de commissievergaderingen. Bevorder het gebruik hiervan op initiatief van inwoners. f. Indien besluitvorming urgent is, bijvoorbeeld in het kader van de Omgevingswet, wordt zo nodig een extra raadsvergadering gehouden aansluitend aan de commissie Grondgebied. Tevens kan, indien dit wettelijk is toegestaan, een digitale vergadering worden gehouden. g. Met betrekking tot de informatie van het college aan de raad: Weeg als college goed af over welke collegebesluiten de raad moet worden geïnformeerd. Als het beleidsmatige informatie betreft, voeg dan een op de raad toegesneden raadsmemo toe. Maak de B&W besluitenlijst informatiever door per onderwerp een korte samenvatting toe te voegen. Stuur de B&W besluitenlijst dezelfde week nog naar de raad. 2. De volgende wijziging van de Organisatieverordening vast te stellen: Artikel 40 lid 3 komt als volgt te luiden: Een motie vreemd aan de agenda wordt meteen geagendeerd in de vergadering waarin deze is ingediend en na een korte bespreking of alleen stemverklaringen ter besluitvorming voorgelegd, indien de indiener de raad er van kan overtuigen dat het onderwerp voldoende concreet en relevant is voor een directe uitspraak van de raad.

Indien er niet voldoende reden is voor directe behandeling, dan kan de indiener een notitie, desgewenst vergezeld van een ontwerp motie, indienen ter bespreking in een commissievergadering. Ter voorbereiding van de behandeling van de notitie in de

2 commissievergadering, wordt het advies van het college gevraagd. Indien de indiener behandeling van het onderwerp in de raad wenst, is artikel 23 van overeenkomstige toepassing. 3. De overige aanbevelingen en suggesties uit het advies mee te geven aan de agendacommissie, voorzitters en griffie om deze te hanteren als leidraad bij de uitvoering van hun taken. 4. Deze wijzigingen na een jaar te evalueren.

1. Inleiding Dit is een voorstel van een werkgroep uit de raad. Aanleiding voor het instellen van de Werkgroep verbetering werkwijze raad is het advies van de Werkgroep raadsondersteuning d.d. januari 2022 ‘Een sterke raad vraagt een sterke griffie’. Aanbeveling 2 van dit advies luidt als volgt: ‘Laat het presidium een werkgroep instellen die na de verkiezingen een advies uitbrengt over verbetering van de werkwijze en met name de wijze van vergaderen.’ Deze aanbeveling is overgenomen door het presidium d.d. 31 januari 2022, waarna op 11 april 2022 een werkgroep is ingesteld waarin de volgende leden zijn benoemd: Marleen Blankenburgh, Henry Buitenhuis, Frank van der Lubbe, Leendert de Knegt en Anne van der Meer, ondersteund door de griffier, Iede Bakker. De werkgroep biedt in overleg met het presidium deze notitie met aanbevelingen met een raadsvoorstel aan de raad ter vaststelling aan.

2. Door de raad gestelde kaders Organisatieverordening van de gemeenteraad gemeente Barneveld

3. Effect a) Meetbaar effect: Minder technische vragen en minder geagendeerde ingekomen stukken in de commissies. Meer eigen agendering door fracties. Passender gebruik van de motie vreemd aan de agenda. Meer gebruik van de raadstafel.

b) Maatschappelijk effect: Meer politiek relevant debat; meer informeel contact tussen inwoners en raad.

4a. Argumenten De argumenten zijn per aanbeveling toegelicht in het advies.

4b. Tegenargumenten/kanttekeningen De aanbevelingen over het beperken van het agenderen van ingekomen stukken en het agenderen van onderwerpen voor meningsvorming in de raad kunnen worden ervaren als een inperking van de democratische rechten van gekozen raadsleden en fracties. Beperkingen betekenen inderdaad een stukje inperking of in elk geval regulering, maar de aanbevelingen laten voldoende ruimte voor de uitoefening van de rechten van elk raadslid. Een lid heeft altijd de mogelijkheid om bij de vaststelling van de agenda in de raadsvergadering voor te stellen een punt alsnog te agenderen voor meningsvorming en/of besluitvorming.

5. Alternatieve scenario's Dit advies bevat beperkte aanpassingen van de huidige vergaderorde, zoals vastgelegd in de Organisatieverordening en in diverse aanvullende afspraken van presidium en agendacommissie. Het is uiteraard mogelijk om te kiezen voor een geheel nieuwe werkwijze en vergadermodel. Een ander alternatief is vanzelfsprekend: de afspraken laten zoals ze nu zijn.

6. Participatie en communicatie a) Participatie: Dit voorstel leent zich niet voor participatie. Het beoogt wel de participatie te bevorderen, met name door het stimuleren van het gebruik van de raadstafel.

b) Communicatie: Over de wijziging zal actief worden gecommuniceerd via de gebruikelijke gemeentelijke kanalen. Er zal regelmatig worden geattendeerd op de mogelijkheden voor inwoners om actief te participeren in de lokale politiek.

7. Proces Evaluatie/controle:

3 Elke vergadercyclus wordt geëvalueerd in de agendacommissie. Na ongeveer een jaar worden de aanbevelingen in dit advies geëvalueerd door de werkgroep.

8. Financiële gevolgen Dit voorstel heeft geen directe financiële gevolgen. Indien de aanbevelingen over apparatuur en vergaderruimte tot extra kosten leiden, dan wordt hier op de gebruikelijke wijze budget voor gevraagd.

9. Risico's Politieke discussie over de uitvoering van de aanbevelingen. Gezien het brede draagvlak voor de aanbevelingen gaan wij uit van een constructieve bespreking.

Werkgroep verbetering werkwijze raad Marleen Blankenburgh Henry Buitenhuis Frank van der Lubbe Leendert de Knegt (voorzitter) Anne van der Meer Iede Bakker (griffier)