Raadsvoorstel 22-25 Rekenkameronderzoek .docx

Afdeling: Griffie Mail behandelaar: i.bakker@barneveld.nl Telefoonnummer: 0342-495320 Onderwerp:

Raadsvoorstel nr. 22-25 Barneveld, 7 november 2022 Portefeuillehouder: W. Oosterwijk

Rekenkameronderzoek Uitbesteden (beleids)opdrachten en onderzoeken

Samenvatting raadsvoorstel Dit voorstel betreft het vaststellen van de aanbevelingen uit het rekenkameronderzoek naar de uitbesteding door de gemeente van (beleids)opdrachten en onderzoeken. Kern daarvan is dat er meer sturing en meer informatie gewenst is. Aan de raad,

Gevraagde beslissing: De volgende aanbevelingen aan het college vast te stellen: 1. Stel behalve financiële kaders ook centrale inhoudelijke kaders op voor het overgaan tot uitbesteding. 2. Breid de taken en verantwoordelijkheden van team Inkoop uit, zodat dit team meer proactief kan adviseren op tactisch en strategisch niveau. 3. Vul het huidige contractbeheer aan met eenduidig contractmanagement. 4. Verbeter de archivering en vindbaarheid van documenten. 5. Intensiveer het inzicht en overzicht over uitbestede onderzoeken.

1. Inleiding De rekenkamercommissie is een commissie van de gemeenteraad. Samen met acht andere gemeenten heeft Barneveld een gezamenlijke rekenkamercommissie. De commissie heeft voor Barneveld onderzoek gedaan naar de uitbesteding van (beleids)opdrachten en onderzoeken, in overleg met de auditcommissie. De auditcommissie vroeg zich af of er voldoende efficiënt wordt omgegaan met deze externe onderzoeken/opdrachten. Waarom worden ze uitbesteed, welke voordelen en/of nadelen levert dit uitbesteden op? Aanbevelingen Naar aanleiding van het onderzoek heeft de rekenkamercommissie de volgende aanbevelingen geformuleerd: 1. Centrale inhoudelijke kaders voor het overgaan tot uitbesteding door de gemeente zijn gewenst. Nu bestaan er alleen financiële kaders en zijn afdelingen vrij in hun overwegingen. Ontwikkeling van een afwegingskader om wel of niet uit te besteden aan de hand van bijvoorbeeld een beslisboom maakt voor iedereen eenduidig en uniform duidelijk welke overwegingen een rol kunnen spelen bij al dan niet uitbesteden van werkzaamheden. Borg organisatorisch dat het afwegingskader in de praktijk ook gevolgd wordt. Evalueer periodiek of een dergelijk afwegingskader in de praktijk werkt. 2. De rekenkamercommissie adviseert om de taken en verantwoordelijkheden van team Inkoop uit te breiden.

Investeer in meer capaciteit en in een centralere rol, waardoor ook meer ruimte is om afdelingen proactief te adviseren op tactisch en strategisch niveau. Hierdoor komt er meer overzicht op inkoop en aanbesteding en kan de gemeente hierop beter anticiperen. Bovendien kan team Inkoop hierdoor beter bewerkstelligen dat de gemeente bij Europese aanbestedingen, maar ook bij niet-Europese aanbestedingen de juiste procedures volgt. 3. Vul het huidige contractbeheer aan met eenduidig contractmanagement. Bij contractmanagement ligt de focus meer op de inhoud van de opdracht: gebeurt er ook wat er is afgesproken en hoe passen de verschillende contracten binnen de gemeente op elkaar, is er sprake van overlap? Contractmanagement is nu verschillend geregeld per afdeling. Het is zaak om het managen van contracten op dezelfde manier in te richten bij alle afdelingen, zodat er een afdelingsoverstijgend beeld ontstaat en dit makkelijker beheerd kan worden. Team Inkoop kan faciliteren om samen met de afdelingen het contractmanagement eenduidig te maken en te komen tot een afdelingsoverstijgend beeld.

2 4. Verbeter de archivering en vindbaarheid van documenten. Documenten rond uitbesteding zijn niet altijd terug te vinden in het centrale documentatiesysteem. Daarnaast zijn documenten voor medewerkers zelf niet altijd gemakkelijk terug te vinden in het systeem. Er is meer voorlichting nodig aan medewerkers om er voor te zorgen dat documenten centraal gearchiveerd worden. Medewerkers moeten hierop aangesproken worden door hun leidinggevende. 5. Intensiveer het inzicht en overzicht over uitbestede onderzoeken. Een groslijst samenstellen uit de administratie met alle uitbestede (beleids)opdrachten en onderzoeken die in een jaar verstrekt zijn, is in het onderzoek niet mogelijk gebleken. De cijfers over uitbesteding zijn nu indirect gebaseerd op de facturen uit de crediteurenadministratie. Indien team Inkoop een meer centrale rol gaat vervullen zoals wij adviseren dan beschikt team Inkoop automatisch over dit totaaloverzicht. team Inkoop kan dan een spendanalyse opstellen die inzicht geeft in de samenhang tussen de bestedingen van verschillende afdelingen, de noodzaak van het al dan niet aanbesteden en het aantal jaarlijks te verwerken facturen. Reactie college Samengevat reageert het college in het algemeen positief op deze aanbevelingen. Bij aanbeveling 2 wijst het college er wel op dat dit vraagt om extra formatie en dat dit pas op termijn mogelijk is.

Bij aanbevelingen 3, 4 en 5 verwijst het college ook naar de invoering van een nieuw zaaksysteem. 2. Proces Het is gebruikelijk dat de raad de aanbevelingen van een rekenkameronderzoek, die in het algemeen gericht zijn aan het college, vaststelt. Daarvoor is dit raadsvoorstel bedoeld. Voor het overige verwijs ik naar het bijgevoegde onderzoeksrapport. De rekenkamercommissie meldt in zijn nawoord dat zij met belangstelling de implementatie van de aanbevelingen blijft volgen. In principe voeren zij over ongeveer drie jaar een doorwerkingsonderzoek uit. Daarin kijken ze hoe de door de gemeenteraad overgenomen aanbevelingen zijn opgevolgd.

Iede Bakker, Griffier

Bijlage: Uitbesteden van (beleids)opdrachten en onderzoeken, een rekenkameronderzoek voor de gemeente Barneveld (oktober 2022)