Raadsvoorstel 22-12 Griffiegroeiplan.docx

Afdeling: Griffie Mail behandelaar: i.bakker@barneveld.nl Telefoonnummer: 0342-495320

Raadsvoorstel nr. 22-12 Barneveld, 16 mei 2022 Portefeuillehouder: n.v.t.

Onderwerp: Griffiegroeiplan

Samenvatting raadsvoorstel Dit voorstel beoogt de vorming en uitbreiding van een griffie ter ondersteuning van de gemeenteraad.

Aan de raad,

Gevraagde beslissing: 1. Instemmen met de uitbreiding en verzelfstandiging van de raadsondersteuning tot een team griffie van 5,2 fte met de functies griffier, raadsadviseur (tevens plaatsvervangend griffier), communicatieadviseur en griffiemedewerker. 2. De formatieve wijzigingen en extra lasten van €107.000 structureel op jaarbasis met ingang van 1 augustus 2022 op te nemen in de begroting bij de eerste tussenrapportage 2022. 1. Inleiding In januari 2022 heeft de raadswerkgroep raadsondersteuning een advies aan de raad uitgebracht: 'Een sterke raad vraagt een sterke griffie'. Een van de aanbevelingen in dit advies is om een aparte griffie te vormen die in de loop van 2022 en in samenhang met het ‘groeiplan’ van de ambtelijke organisatie toegroeit naar een omvang en inrichting zoals beschreven in het advies. Het rapport van de Raad voor het openbaar bestuur ‘Goede ondersteuning, sterke democratie’ (2020) was mede aanleiding voor dit advies. Tot nu toe is in Barneveld gekozen voor een beperkte raadsondersteuning die, behalve wat betreft de functie van griffier, onderdeel is van de reguliere ambtelijke organisatie. In dit raadsvoorstel wordt het advies van de raadswerkgroep vertaald. De titel van dit voorstel, ‘Griffiegroeiplan’, is naar analogie van het ‘Groeiplan’ van het geheel van de organisatie.

2. Door de raad gestelde kaders Organisatieverordening van de gemeenteraad gemeente Barneveld (overheid.nl), paragraaf 4 Werkgeverscommissie.

3. Effect/Meetbare doelstellingen Het beoogde effect is dat de ‘tegenmacht’ van de raad ten opzichte van het college wordt versterkt.

4a. Argumenten In het advies van de raadswerkgroep wordt in navolging van het advies van de Raad voor het openbaar bestuur benadrukt dat een goed functionerende raad bijdraagt aan goed en democratisch bestuur en dat sterke ondersteuning daarvoor essentieel is. De ROB constateert dat gemeenteraden hun instrumentarium voor deze ondersteuning onvoldoende inhoud geven en gebruiken. De werkgroep noemt de volgende punten waarop versterking van de raadsondersteuning mogelijk is. 1. Commissiesecretarissen worden raadsadviseurs De huidige commissiesecretarissen vervullen het commissiesecretariaat als een ‘neventaak’, vanuit een reguliere functie in een team in de organisatie. De taakinvulling is – conform de functie - vooral secretarieel: het aantal beschikbare uren is beperkt tot het organiseren van de vergadering op zich; advisering hoort niet bij de functie. Daarom wordt voorgesteld: a. Extra uren. Bijvoorbeeld voor voor- en nazorg insprekers, oppakken van suggesties uit commissiebesprekingen, bijhouden van de voortgang van toezeggingen en voorstellen e.d. (ook contact houden met ambtenaar die memo of voorstel voorbereidt). b. Taak uitbreiden met advisering, intern binnen de organisatie, extern naar inwoners/organisaties en intern richting commissieleden. Bijvoorbeeld inhoudelijk contact met ambtenaren over adequate

2

c.

invulling van wensen van de commissie; contact met belangengroepen; adviseren van raadsleden over vragen; planning. Commissiesecretarissen opwaarderen tot raadsadviseurs, zie ook 2 en 3.

2. Raadsadviseurs en overige ondersteuning Een stevige griffie beschikt over tenminste de volgende advieskwaliteiten en ondersteuning (functies kunnen part-time of gecombineerd worden ingevuld): - Algemeen-strategisch (griffier) - Secretariële en administratieve ondersteuning (raadsondersteuner/griffiemedewerker) - P&C / financieel (raadsadviseur) - Sociaal domein (raadsadviseur) - Ruimtelijke ontwikkeling (raadsadviseur) - Communicatie (communicatiemedewerker/-adviseur) 3. Advisering van de raad De werkgroep adviseert om griffier en raadsadviseurs ook meer in te zetten voor: - Informatievoorziening van college aan raad: is de informatie relevant en kwalitatief goed? - Informatievoorziening van derden aan de raad: selecteren en duiden. - Verbetering van de kwaliteit van raadsvoorstellen. Dit is formeel een taak van de organisatie respectievelijk het college, maar de griffier en raadsadviseurs kunnen hierin ook een rol spelen. Hierover dienen afspraken te worden gemaakt tussen de griffier en de secretaris. - Sturen op informatie in relatie tot de (lange-termijn-)agenda van de raad (dus niet wachten op informatie en daarop reageren, maar informatie vragen op basis van de eigen planning van de raad). - Oplegnotities (procedureel) voor de agendacommissie en eventueel de raad(scommissie). - Kritische analyse van informatie; adviseren over second opinions, onderzoeken c.a.

- Adviseren over en ondersteunen bij raadsrapportages (onderzoek en advies door raadsleden zelf). - Raadscommunicatie. - Contact met inwoners (adviseren over de manier waarop zij hun stem zo goed mogelijk kunnen laten horen in de raad, deel kunnen nemen aan commissievergaderingen, zelf een initiatiefvoorstel in kunnen dienen enz.) Op basis hiervan adviseert de werkgroep om de bestaande raadsondersteuning (ca. 4 fte) uit te breiden en als afzonderlijke griffie onder regie van de raad respectievelijk griffier te organiseren, met als globaal beeld van de omvang en inrichting: 1 fte Griffier; 2 raadsondersteuning; 0,5 communicatie-medewerker; 1,5 raadsadviseur (raadsadviseurs zijn verbonden aan een raadscommissie; een van de raadsadviseurs is tevens plaatsvervangend griffier); totaal 5 fte. Wij nemen dat advies over. Gezien de wensen om extra te investeren in projecten als ‘klas bij de raad’, ‘gast van de raad’ en ‘Betrokken bij Barneveld’ willen wij hiervoor nog 0,2 fte ruimte bieden. Aangezien de huidige invulling van de raadsondersteuning al 4 fte telt, gaat het om een uitbreiding met 1,2 fte tot 5,2 fte. Werkgeverschap De raad is formeel werkgever van de griffier en het griffiepersoneel. Bij besluit van de raad van 5 juli 2017 is een werkgeverscommissie ingesteld aan wie de dagelijkse werkgeverstaken zijn gedelegeerd.

De werkgeverscommissie kan deze taken mandateren aan de griffier voor wat betreft het overige griffiepersoneel. Wij mandateren die taken aan de griffier die de teamleiders in de reguliere organisatie ook hebben.

4b. Tegenargumenten/kanttekeningen Er zijn ook risico’s aan een aparte griffie. Die kan makkelijker ‘los zingen’ van de rest van de organisatie en er kunnen eerder tegenstellingen ontstaan. In navolging van de werkgroep benadrukken wij daarom het belang van de volgende voorwaarden: - De griffie moet gehuisvest blijven op de ‘bestuursvleugel’, samen met o.a. het college en het bestuurssecretariaat. - De griffiemedewerkers moeten toegang houden tot alle onderdelen en systemen van de organisatie. - Griffier en secretaris zijn er alert op dat er een cultuur van ‘samen voor hetzelfde doel’ blijft bestaan. Zo wordt het griffieteam bij organisatiebrede activiteiten betrokken net als elk ander team. - De vorming van een aparte griffie betekent geen beperking van de reguliere ambtelijke bijstand voor de raad vanuit de organisatie. - In de driehoek van burgemeester, secretaris en griffier is de ‘samen-cultuur’ een voortdurend aandachtspunt.

3

5. Alternatieve scenario's 1. Er kan worden afgezien van uitbreiding. 2. De uitbreiding kan ook worden vormgegeven zonder verzelfstandiging van de griffie. Voor beide scenario’s verwijzen wij kortheidshalve naar de argumentatie in paragraaf 4 en het advies van de werkgroep.

6. Proces Vervolg/besluitvormingsproces (inclusief participatie): Zodra de raad met dit voorstel heeft ingestemd, gaat de griffier aan de slag met de invulling van de verschillende functies.

Evaluatie/controle: In de werkgeverscommissie zal ten minste eenmaal per jaar het functioneren van de griffie worden besproken.

7. Financiële gevolgen De lasten van de formatieve uitbreiding bedragen maximaal 107.000 euro. Deze berekening is gebaseerd op het maximum van de bij de functies behorende salarisschalen. De totale loonsom wordt 444.000 euro, waarvan 337.000 op dit moment al onderdeel is van de begroting voor de huidige raadsondersteuning, zodat 107.000 extra nodig is. Voorgesteld wordt deze uitbreiding in de begroting te verwerken bij de eerste tussenrapportage 2022.

8. Risico's n.v.t. Werkgeverscommissie gemeenteraad Barneveld, Secretaris, I. Bakker

Voorzitter, J. Top