Raadsvoorstel 21-18 Openbaarheid besluitenlijst presidium en mandaat Wob.docx

Barneveld, 5 oktober 2021 Onderwerp:

Raadsvoorstel nr. 21-18

Openbare besluitenlijsten presidium en mandaat Wob

Samenvatting raadsvoorstel Dit voorstel regelt dat van de vergaderingen van het presidium een openbare besluitenlijst wordt gemaakt. Van de agendacommissie wordt de besluitenlijst al openbaar gemaakt. De vergaderingen van agendacommissie en presidium blijven besloten. Tevens wordt mandaat geregeld voor beslissingen over Wob-verzoeken gericht aan de raad of een raadscommissie.

Aan de raad,

Gevraagde beslissing: 1. A. Artikel 2 lid 3 van de Organisatieverordening van de gemeenteraad gemeente Barneveld als volgt te wijzigen: De vergaderingen van het presidium zijn besloten. Van de vergaderingen wordt een besluitenlijst openbaar gemaakt. B. Artikel 3 lid 4 van de Organisatieverordening van de gemeenteraad gemeente Barneveld als volgt te wijzigen: De vergaderingen van de agendacommissie zijn besloten. De besluitenlijsten zijn openbaar. 2. Het bijgevoegde besluit vast te stellen, waarmee mandaat verleend wordt aan de raadsgriffier om namens de raad of raadscommissie te beslissen op verzoeken op grond van de Wet openbaarheid van bestuur, die aan de raad of raadscommissie gericht zijn. Voor beslissingen op bezwaarschriften in dergelijke zaken wordt mandaat verleend aan de burgemeester. 1. Inleiding 1.1. Agendacommissie In de Organisatieverordening van de gemeenteraad is bepaald dat de vergaderingen van de agendacommissie niet openbaar zijn. De afsprakenlijst is wel openbaar, maar werd niet actief openbaar gemaakt. Dat leidde af en toe tot discussies over de vraag wat er nu wel en niet openbaar kan worden gedeeld vanuit de agendacommissies. Die onduidelijkheid is onwenselijk. Sinds april 2021 worden de besluitenlijsten actief openbaar gemaakt via de website.

In de agendacommissie en het presidium is ook de vraag gesteld of de vergaderingen van de agendacommissie openbaar kunnen zijn. De agendacommissie heeft een procedurele rol, met name het opstellen van conceptagenda’s en vergaderdata. Die rol kan op zichzelf in de openbaarheid worden uitgeoefend. Anderzijds, bij de agendacommissie gaat het ook vaak om conceptvoorstellen en interne (concept)notities. Die zijn normaliter niet openbaar. Openbare bespreking daarvan is dan lastig. Verder is het ook gebruikelijk om in de agendacommissie vergaderingen te evalueren, inclusief feedback naar elkaar. Bij zo’n terugblik past een besloten setting beter. De agendacommissie zelf heeft geadviseerd om de vergaderingen besloten te laten blijven. Alles afwegende stellen wij voor om geen verandering aan te brengen in het feit dat de vergaderingen besloten zijn. De voorgestelde wijziging in beslispunt 1 bevat alleen redactionele wijzigingen: de term ‘niet openbaar’ wordt vervangen door ‘besloten’. De term ‘niet openbaar’ is gangbaar als het gaat om informatie, de term ‘besloten’ is gangbaar met betrekking tot vergaderingen. Inhoudelijk is er geen verschil. Tevens is de term ‘afsprakenlijst’ vervangen door de tegenwoordig gangbare ‘besluitenlijst’. 1.2 Besluitenlijst presidium Het presidium is gedeeltelijk vergelijkbaar met de agendacommissie.

Het presidium houdt zich bezig met de organisatie en het functioneren van de raad, voor zover het niet betreft de taken van de agendacommissie. Afspraken daarover zijn naar hun aard in het algemeen niet geheim, want het gaat om het functioneren van de raad en die functioneert in de openbaarheid. Waar het de Organisatieverordening raakt, legt het

2 presidium voorstellen via openbare raadsvoorstellen voor aan de raad. Het is juist ook van belang dat afspraken over de werkwijze en dergelijke openbaar worden gecommuniceerd. Daarnaast is het presidium ook een plek om onderwerpen en de gang van zaken informeel te bespreken. Dat leidt overigens meestal niet tot expliciete besluiten. Bij dergelijke zaken is wel vaak een zekere mate van vertrouwelijkheid gewenst. In veel gemeenten en zo ook in Barneveld is het presidium om die reden besloten. In de Organisatieverordening is ook bepaald dat de besluitenlijst niet openbaar is. Om meer recht te doen aan de beginselen van openbaarheid en transparantie, is het goed mogelijk om een openbare versie van de besluitenlijst te maken. Daarop komen dan de besluiten met betrekking tot de organisatie van de raad en andere openbare afspraken. Tevens blijft er ruimte om aanvullende vertrouwelijke verslaglegging op te nemen in een niet openbare variant van de besluitenlijst. Er kan een parallel worden getrokken met het college: het is algemeen gebruik om een openbare en een niet openbare besluitenlijst vast te stellen. 1.3 Mandatering besluiten Wob-verzoeken Volgens de Wet openbaarheid van bestuur kan een ieder een bestuursorgaan verzoeken om openbaarmaking van documenten die bestuurlijke aangelegenheden betreffen.

De meeste Wob-verzoeken zijn gericht aan het college van burgemeester en wethouders. De laatste tijd worden echter meer documenten opgevraagd die van de raad of een raadscommissie afkomstig zijn en die niet al door de gemeente Barneveld openbaar zijn gemaakt. In juridisch opzicht dient op dergelijke verzoeken een besluit van de raad(scommissie) te volgen dat voor bezwaar en beroep vatbaar is. Door de beperkte vergaderfrequentie van de raad is het in de praktijk niet of nauwelijks mogelijk om de beperkte wettelijke beslistermijnen voor dergelijke verzoeken te halen. Door de bevoegdheid om op dergelijke verzoeken te mandateren kan dit ondervangen worden. Met het bijgevoegde concept-besluit wordt dit geformaliseerd. In de primaire fase zal de raadsgriffier of zijn plaatsvervanger namens de raad(scommissie) beslissen. In situaties waarin belanghebbenden bezwaar aantekenen tegen dergelijke besluiten zal de burgemeester of zijn plaatsvervanger namens de raad(scommissie) de beslissing op het bezwaarschrift nemen. Het team Juridische Zaken van de afdeling Bestuur & Dienstverlening heeft de taak om het verzoek of het bezwaar te behandelen. Ten aanzien van de bezwaarfase is nog van belang te melden dat de adviescommissie bezwaarschriften van de raad eerst de burgemeester zal adviseren voordat hij een beslissing op het bezwaarschrift neemt.

2. Door de raad gestelde kaders De Organisatieverordening van de gemeenteraad (artikelen 2 en 3).

3. Effect/Meetbare doelstellingen a) Meetbaar effect: n.v.t.

b) Maatschappelijk effect: Vergroten van de openheid en transparantie van het besluitvormingsproces.

4. Argumenten (inclusief tegenargumenten/kanttekeningen) De meeste argumenten zijn al genoemd in punt 1. Een belangrijk argument vóór openbaarheid van de agendacommissie is dat er niet onnodig mist / onduidelijkheid komt te hangen rond de agendering. Argumenten voor of tegen agendering en de wijze van agendering kunnen open worden benoemd. Als bovendien ook de pers regelmatig een vergadering bijwoont, draagt dat bij aan een open en transparant beeld van het besluitvormingsproces. Als argument tegen openbaarheid van de agendacommissie zou kunnen worden genoemd dat commissieleden niet hun eigenlijke motieven kunnen delen. Of dat agenderingskeuzen al gepolitiseerd worden.

5. Alternatieve scenario's Alternatieven zijn: - Agendacommissie. De vergaderingen kunnen openbaar worden gehouden. Het blijft mogelijk om een (deel van de) vergadering in beslotenheid te houden, zoals dat ook mogelijk is bij een raads- of commissievergadering. - Agendacommissie. Een minder verdergaand alternatief: er is geen openbare toegang tot de vergadering, maar de agenda wordt wel van tevoren actief openbaar gemaakt. - Presidium. Verdergaande alternatieven zijn het volledig openbaar maken van de besluitenlijst en het openbaar maken van de vergadering als zodanig. In de praktijk blijkt er dan echter vaak behoefte te ontstaan aan alternatieve vormen van vertrouwelijk overleg. - Mandaat: de raad en de raadscommissies kunnen de bevoegdheid aan zichzelf houden. Of ze kunnen de bevoegdheid delegeren of mandateren aan het college. Bij een bevoegdheid als deze is

3 mandaat aan iemand die in een gezagsrelatie staat tot het bestuursorgaan (i.c. de griffier) de meest gangbare vorm.

6. Proces Vervolgstappen/planning/uitvoering: Met deze aanpak kan direct worden begonnen nadat de raad erover heeft besloten.

Communicatie De (vastgestelde) besluitenlijsten zijn toegankelijk via de website, cq. het bestuurlijke informatiesysteem iBabs. Als de raad het mandaatbesluit vastgesteld heeft, zal deze gepubliceerd worden in het elektronische gemeenteblad. Kort daarna kan dat besluit in werking treden.

Evaluatie/controle: De werkwijze wordt aan het eind van deze bestuursperiode geëvalueerd.

7. Financiële gevolgen Dit voorstel heeft geen financiële gevolgen.

8. Risico's N.v.t. Het presidium van de raad van de gemeente Barneveld, Mr. I. Bakker, secretaris

J.J. Luteijn, voorzitter