Raadsvoorstel 1694 Notitie openbaarheid en informatieverstrekking 2021 (4).pdf

Afdeling: Bestuur en Dienstverlening Mail behandelaar: l.berg@barneveld.nl Telefoonnummer: (0342) 495 459 Onderwerp:

Raadsvoorstel nr. 1694 Barneveld, 26 oktober 2021 Portefeuillehouder: J.J. Luteijn

Notitie Informatieverstrekking en openbaarheid 2021

Samenvatting raadsvoorstel De gemeentelijke Notitie Informatieverstrekking en Openbaarheid uit 2009 verduidelijkt de relatie tussen (landelijke) voorschriften betreffende openbaarheid van overheidsdocumenten en informatieverstrekking binnen de (bestuursorganen van de) gemeente. In de bijlage is een herschreven en geactualiseerde versie van die notitie bijgevoegd ter vaststelling.

Aan de raad,

Gevraagde beslissing: De Notitie Informatieverstrekking en Openbaarheid 2021 ter vervanging van de Notitie Informatieverstrekking en Openbaarheid 2009 vaststellen. 1. Inleiding Transparantie van overheidsinformatie maakt inzichtelijk hoe besluitvorming tot stand gekomen is. De Wet openbaarheid van bestuur (Wob) bepaalt dan ook dat die informatie openbaar is, tenzij een in die wet opgenomen uitzondering van toepassing is. De huidige gemeentelijke Notitie Informatieverstrekking en Openbaarheid geeft uitleg over bepalingen van die wet die voor de praktijk het meest van belang zijn, vooral in relatie tot de informatiestromen binnen de gemeente. Mede omdat het onderwerp ‘openbaarheid’ actueel is, is er behoefte om die notitie aan te passen. De nieuwe notitie is bijgevoegd. Net als in 2009 wordt de notitie aan het college van B&W, de burgemeester en de raad ter vaststelling voorgelegd.

2. Door de raad gestelde kaders Organisatieverordening gemeenteraad van de gemeente Barneveld

3. Effect/Meetbare doelstellingen a) Meetbaar effect: bewustwording en duidelijkheid. b) Maatschappelijk effect: deze notitie is vooral van belang voor intern gebruik.

4a. Argumenten De bijgevoegde notitie is grotendeels een herschrijving tot een compactere versie van de huidige notitie uit 2009. Onder meer details en herhalingen zijn daarin grotendeels komen te vervallen. Verder is anders dat een hoofdstuk aan de notitie toegevoegd is over informatieverstrekking tijdens raadscommissie- en raadsvergaderingen en andere raadsbijeenkomsten. Ook wordt meer dan voorheen ingegaan op de relatie tussen informatieverstrekking binnen de gemeentelijke organisatie en eventuele verzoeken van externen om gemeentelijke informatie ingevolge de Wob openbaar te maken. Tot slot is van belang om op te merken dat expliciet in de notitie vermeld is dat niet alle bijlagen die behoren bij de besluiten op de (openbare en niet-openbare) besluitenlijsten actief aan de raad verstrekt worden (zie paragraaf 4.1 van de notitie). Van het bestaan van de niet-actief te verstrekken bijlagen wordt de raad bij de wel actief te verstrekken informatie over het betreffende item op de besluitenlijsten op de hoogte gebracht. De reden om het bedoelde uitgangspunt op te nemen is dat naar verwachting hierdoor de informatiebehoefte van en het informatieaanbod voor de raad meer met elkaar in balans zullen zijn. Er zal steeds door de behandelend ambtenaar per besluit beoordeeld moeten worden welke stukken de raad naar verwachting nodig zal hebben om aan zijn informatiebehoefte te voldoen.

Bij die beoordeling zal vooral rekening gehouden moeten worden met het feit dat de raad enerzijds de kaders stelt en op hoofdlijnen bestuurt en anderzijds dat hij zijn controlerende taak moet kunnen verrichten. Met nadruk wordt opgemerkt dat de bijlagen die niet actief gedeeld worden met de raad, zonder meer aan raadsleden verstrekt zullen worden als zij daarom verzoeken.

2

4b. Tegenargumenten/kanttekeningen N.v.t.

5. Alternatieve scenario's N.v.t.

6. Proces Vervolg/besluitvormingsproces (inclusief participatie): n.v.t. Vervolgstappen/planning/uitvoering: zie communicatie Communicatie: in overleg met team Communicatie wordt momenteel een strategie uitgedacht waarmee binnen gemeentelijke organisatie de aandacht op dit onderwerp gevestigd wordt, opdat er bewustwording gecreëerd wordt en daarna ook behouden blijft. Voorts wordt daarbij de aandacht gevestigd dat voor vragen over dit onderwerp het team Juridische Zaken beschikbaar is. Evaluatie/controle: mocht de praktijk aanleiding geven om de notitie (opnieuw) aan te passen dan zal actie daartoe ondernomen worden.

7. Financiële gevolgen N.v.t.

8. Risico's N.v.t.

Burgemeester en wethouders van Barneveld, de secretaris, de burgemeester, W. Wieringa J.J. Luteijn Bijlagen: Notitie Informatieverstrekking en Openbaarheid 2021