Raadsmemo aan de raad versie 15 december

Memo

Datum: 5 december 2025 Onderwerp:

Evaluatie aanbevelingen raadswerkgroep Verbetering werkwijze raad

Ter attentie van:

De raad

Afzender:

J. Hooijer

Inleiding In het presidium van 31 januari 2022 heeft het presidium de aanbeveling van de Werkgroep raadsondersteuning overgenomen die als volgt luidt “Laat het presidium een werkgroep instellen die na de verkiezingen een advies uitbrengt over verbetering van de werkwijze en met name de wijze van vergaderen’. Op 11 april 2022 is vervolgens een werkgroep Werkwijze raad ingesteld. In maart 2023 heeft de gemeenteraad ingestemd met een aantal wijzigingen, in opvolging van aanbevelingen van de werkgroep Werkwijze raad, opgesteld in overleg met het presidium, om de vergaderingen van de gemeenteraad en commissies te verbeteren, onder andere door het verminderen van het aantal geagendeerde ingekomen stukken en versterking van het debat. Daarnaast wordt onder andere het gebruik van de raadstafel als informeel overleg met inwoners aangemoedigd en kunnen inwoners hiervoor ook zelf het initiatief nemen. Tevens is besloten dat de wijzigingen na een jaar geëvalueerd zouden worden. Het betreffende raadsvoorstel- en besluit zijn als bijlage toegevoegd.

Evaluatie Samenstelling (nieuwe) werkgroep In de agendacommissie van 25 april ’24 is besloten een (nieuwe) raadswerkgroep ‘Verbetering werkwijze raad in te stellen met als doel de ingevoerde wijzigingen/de verbeterde werkwijze te evalueren. De raadswerkgroep bestaat uit Leendert de Knegt (voorzitter, SGP), Marleen Blankenburgh (Lokaal Belang), Dianne de Kwant (ChristenUnie), Henri Mulder (Pro’98) en Roel van den Broek (CDA). Janneke Hooijer is secretaris. Reikwijdte van de evaluatie Uit het raadsvoorstel blijkt wat de verbeteringen op moesten leveren. De raadswerkgroep heeft de aanbevelingen uit 2023 van de werkgroep Werkwijze raad geëvalueerd. Werkafspraken van de agendacommissie betreffende de aanbevelingen zijn eveneens geëvalueerd. Daarnaast is naar de actualiteit van de werkwijze van de gemeenteraad en de

commissies gekeken en is nagegaan hoe bepaalde processen kunnen worden verbeterd. Een voorbeeld daarvan is de werkwijze rond de motie vreemd aan de agenda (MOVADA). Een aantal actuele onderwerpen die onder andere in het presidium zijn besproken, zijn niet door de werkgroep behandeld, bijvoorbeeld peilingen door het college/consultatie van raadsleden en vragen stellen in de raad over een actualiteit. Waar relevant worden deze afspraken wel in de aanpassing van de Organisatieverordening opgenomen.

Subonderwerpen De aanbevelingen en werkafspraken zijn onderverdeeld en uitgewerkt in subonderwerpen. Hiermee heeft de raadswerkgroep bepaald welke onderwerpen besproken worden ten behoeve van de evaluatie van de doorgevoerde aanbevelingen van de raadswerkgroep in 2023. Zie daarvoor bijlage totaaloverzicht subonderwerpen.

Conclusies en aanbevelingen en raadsvoorstel De werkgroep levert een memo met conclusie en aanbevelingen op, dat t/k naar de raad gaat. Een raadsvoorstel is nodig als voorgesteld wordt om de organisatieverordening te wijzigen. Dit laatste blijkt het geval te zijn.

Conclusie en samenvatting aanbevelingen Diverse afspraken zijn aan de orde gekomen. De afspraken die prima werken, komen hieronder niet aan de orde. Alleen de wijzigingen worden hieronder per aanbeveling genoemd. Samenvattend kunnen er 3 categorieën wijzigingen onderscheiden worden. Geen behoefte aan: mogelijkheid afschaffen In een aantal gevallen blijkt in de praktijk geen behoefte aan de destijds nieuw gemaakte afspraken, zoals agendering van een onderwerp als rondvraag en het afleggen van een stemverklaring in de commissievergadering, zodat meningsvorming in de raad niet nodig is. Aansluiten bij de praktijk/behoefte Afspraken blijken iets praktischer te kunnen. Voorbeelden zijn het aanmelden van de rondvraag, de aankondiging van de agendering van een hamerstuk op de dag zelf i.p.v. de dinsdag ervoor en ‘vaststellen agenda’ expliciet als agendapunt op de commissieagenda plaatsen. De aanbeveling om de agenderingsverzoeken op de raadsagenda niet te beperken tot de betreffende LIS, is inmiddels al de praktijk. Verder blijkt er in de praktijk geen onderscheid gemaakt te worden tussen insprekers voor raadsagendapunten of overige onderwerpen; de verordening kan hierop aangepast worden. Ook is er behoefte aan het bevorderen van het gesprek tussen de commissieleden, zodat de verordening ook hierop aangepast kan worden.

En zodra een motie of amendement definitief is, kan deze openbaar worden, i.p.v. een half uur voor de vergadering. Movada Voor een ‘Movada’ wordt voorgesteld deze de donderdag voor de raadsvergadering aan te leveren, waarop deze, zonder stemming, geagendeerd kan worden. Een Movada die later is aangeleverd moet, zo is het voorstel, voldoen aan de criteria ‘actueel en urgent’ in plaats van ‘voldoende concreet en relevant’. De raad beslist dan over agendering. Het collegeadvies over een Movada die in de commissievergadering besproken wordt, moet het weekend voor een commissievergadering beschikbaar zijn. Maar een mondeling advies door het college wordt ook een mogelijkheid. Meningsvorming hoeft voor een Movada in de

2

commissie niet gevraagd te worden. En er is behoefte aan meer onderscheid tussen een ‘echte’ Movada en een ‘Movada’ die al in de commissie besproken is.

Aanbevelingen per thema op een rij Hieronder worden per thema de aanbevelingen op een rij gezet, indien het een wijziging van de huidige afspraak of werkwijze betreft.

A. Commissies A.1. Agendering van onderwerpen in commissies a.

Zorg voor goed gemotiveerde, tijdig ingediende agenderingsmemo’s (bij voorkeur vóór woensdagochtend 10.00 uur vóór de agendacommissie) (A.1.1. en A.1.2.). b. Alertheid in de agendacommissie of een agenderingsverzoek tot bespreking moet leiden of dat technische vragen afdoende zijn (A.1.3.). c. Mogelijkheid tot agendering als rondvraag afschaffen (sjabloon hiervoor aanpassen). (A.1.4.). d. Rondvraagpunten vóór 10.00 uur op de commissiedag aanmelden i.p.v. 10.00 uur de dinsdag (vervolgvraag mag) en openbaar op de commissieagenda plaatsen, tenzij de vragensteller aangeeft dit niet te willen. (A.1.5.). e. Vaststellen van de agenda als onderwerp op de commissieagenda (verordening hiervoor wijzigen) (A.1.6.). f. Werkwijze iets verruimen; bij voorkeur melden raadsleden bespreking van een hamerstuk voor 10.00 uur de dinsdagochtend, maar uiterlijk 10.00 uur de dag van de vergadering. g. Stukken van de volgende LIS kunnen ook in de commissies geagendeerd worden (criterium ‘urgentie’ laten vervallen) (A.1.8.). A.2. Bespreking in commissies a.

Als meningsvorming wenselijk is, moet uit de bespreking duidelijk zijn wat de discussiepunten zijn, los van of een motie of amendement wordt overwogen. Een fractie kan naderhand aangeven dat er toch geen motie/amendement komt en geen meningsvorming nodig is. De agenda kan bij de raadsvergadering gewijzigd worden (A.2.2.). b. Mogelijkheid om een stemverklaring af te leggen tijdens de commissievergadering afschaffen (A.2.3.). c. Wijziging artikel 22 van de Organisatieverordening (“Tijdens Het Gesprek worden vragen gesteld en antwoorden gegeven. Er worden geen standpunten ingenomen of gevraagd”) zodat de organisatieverordening het gesprek van de commissieleden met elkaar niet in de weg staat, zowel bij raadsvoorstellen als agenderingsonderwerpen (A.2.5). d. Samenvatting bespreking achterwege laten en Organisatieverordening hierop aanpassen. Benoemen welke fracties meningsvorming wensen. Bij de bespreking van nietraadsvoorstellen kan het vervolg geschetst of gevraagd worden aan de agenderende fractie of de portefeuillehouder, afhankelijk van de bespreking. Tijdens de bespreking ook toezeggingen expliciet maken (A.2.6.).

3

e.

Afspreken dat een nadere duiding/aanvullende informatie altijd beschikbaar moet zijn uiterlijk vrijdag vóór de raadsvergadering (A.2.8.).

A.3 Gesprek met belangstellenden a.

De organisatieverordening aanpassen waardoor duidelijker is dat Het Gesprek zowel raadsvoorstellen als niet-raadsvoorstellen betreft (A.3.1.). b. Insprekers van te voren informeren wat ze kunnen verwachten. Daarbij ook vermelden dat ze de gelegenheid krijgen om een kort ‘slotwoord’ te zeggen, maar dat ze daar geen gebruik van hoeven te maken. Als er veel insprekers zijn als voorzitter de tijd nemen om uit te lopen (A.3.2.). c. Als er deelnemers aan het gesprek zijn of verwacht worden, dan moet daar voldoende tijd voor worden ingeruimd (A.3.2.). B. Raadstafel a.

Per raadstafel expliciet afwegen of een webcast gewenst is. Ook de flexibiliteit houden om een raadstafel op een andere plek te houden, waarbij een webcast niet mogelijk is. Het is aan de initiatiefnemer om dit op te nemen in het agenderingsmemo of naderhand met de griffie uit te werken. Als er geen webcast is, wordt door de griffie een beknopt verslag met bevindingen gemaakt (B.1.).

C. Raadsthemabijeenkomst a.

Te zijner tijd overwegen om een informatiemarkt met externe instanties te houden. En de projectenmarkt met excursie periodiek organiseren (C.2.).

D. Raadsvergadering D.1. Vergadercyclus a.

Afspraak om voor de Kadernota en de Programmabegroting een extra raads- en commissievergadering te plannen, voorlopig handhaven. Opnieuw evalueren als uitvoering is gegeven aan de Motie instrument Kadernota (M1224 in LTA) , waardoor de Kadernota een richtinggevend beleidsstuk is en de begroting de uitwerking hiervan is, met beperkte bijstellingen binnen de afgesproken kaders. Mogelijk kunnen dan ook andere onderwerpen in november geagendeerd worden. Wijziging van de vergadercyclus t.z.t. in het presidium bespreken (D.1.1.).

D.2. Tijdens de vergadering a.

Spreektijd voor het college tijdens de vergadering bewaken (D.2.1.). b. Movada's aankondigen zoals in de Organisatieverordening is bepaald: met een agenderingsmemo. En verder geen nadere regels stellen. Deze kunnen ook worden ‘aangemeld’ voor de lijst van agenderingsverzoeken over de LIS die bij de raadsvergadering, of op een andere wijze openbaar voorligt, zie D.2.4). (D.2.3.).

4

c.

De agenderingsverzoeken (op de raadsagenda) niet beperken tot de betreffende LIS. Agenderingsverzoeken moeten, ook bij het niet meer opnemen op de raadsagenda van het vaststellen van de LIS door de raad, op andere wijze openbaar en voor raadsleden eenvoudig vindbaar gepubliceerd worden. (D.2.4.).

D.3. Voorbereiding a.

Zodra een fractie de motie/het amendement ‘definitief’ inlevert (volgens afspraak uiterlijk woensdag om 15.00 uur) deze openbaar in iBabs plaatsen (i.p.v. een half uur vóór aanvang van de vergadering) (D.3.1.). b. Om voldoende tijd te hebben voor de advisering, verdient het de voorkeur de concept-motie of het concept-amendement in een zo vroeg mogelijk stadium, de week voor de raadsvergadering, aan de griffie voor te leggen. Zeker bij amendementen is het wenselijk dat ook ambtelijke bijstand gevraagd kan worden, waarvoor ook de organisatie soms even tijd nodig heeft. Ook verdient het aanbeveling om een motie of amendementen altijd voor advies aan de griffie te overleggen. Als ambtelijke bijstand wordt gevraagd wordt veelal technisch advies gegeven om de motie ‘technisch correct’ te maken. Dit verhoogt de kans op haalbaarheid. Daarnaast wordt door de organisatie vaak al een advies meegegeven over de bestuurlijke haalbaarheid. Dit helpt de indiener bij de voorbereiding van het debat en verhoogt ook de kans op haalbaarheid. Hoe eerder een motie/amendement aan de griffie wordt voorgelegd, hoe meer ruimte/tijd er is voor een gedegen advies. (D.3.2.). D.4. Kwaliteit raadsvoorstellen a.

Blijvende aandacht voor een goede kwaliteit van de raadsvoorstellen (D.4).

E. Informatie aan de raad a.

Informatie in het kader van de actieve informatie in beginsel middels een raadsmemo van het college aan de raad verstrekken.

F. Motie vreemd aan de agenda Om de invloed van raadsleden op de agenda van de raad, door het kunnen agenderen van eigen onderwerpen, te vergroten, zou de Movada anders ingevuld kunnen worden. Daarnaast zouden de criteria ‘voldoende concreet en relevant’ gewijzigd kunnen worden in de concretere criteria ‘actueel en urgent’. Een meer uitnodigende formulering zou kunnen zijn: ‘Een motie vreemd aan de agenda wordt geagendeerd in de vergadering waarin deze is ingediend, als deze de donderdag vóór de raadsvergadering vóór 12.00 uur is aangeleverd. Bij het agendapunt ‘Vaststellen agenda’ wordt, net als voor de overige agendapunten, besloten over het al dan niet bespreken van de betreffende Movada. Indien de Movada op de vastgestelde agenda voor de gemeenteraadsvergadering staat wordt deze na een korte bespreking of alleen stemverklaringen ter besluitvorming voorgelegd. Een Movada die later ingediend wordt kan pas worden besproken indien de indiener kan aangeven dat deze actueel (je kon het niet eerder weten) en urgent (het duldt geen uitstel) is, waardoor een directe uitspraak van de raad gevraagd wordt. De raad beslist dan over bespreking op basis van

5

de criteria actueel en urgent. De Organisatieverordening kan hiervoor gewijzigd worden (F.1.). a. In de Organisatieverordening is bepaald dat ‘Ter voorbereiding van de behandeling van de notitie in de commissievergadering, het advies van het college wordt gevraagd’. Dit wordt een agenderingsmemo, dat, met movada, bij de agendacommissie ingediend wordt. Hier kan aan toegevoegd of over afgesproken worden dat het collegeadvies, indien mogelijk schriftelijk uitgebracht en van te voren, bij voorkeur vóór het weekend voorafgaand aan de commissievergadering, aan de commissieagenda toegevoegd wordt. Indien dit niet mogelijk blijkt wordt het college advies mondeling, tijdens de commissievergadering, voorafgaand aan de bespreking gegeven’. Dit geeft de indiener van de Movada, tijdens het agendavormingsproces, de ruimte om af te wegen of de Movada, zonder schriftelijk advies van het college, maar met mondelinge toelichting ter plekke, toch op de commissieagenda kan blijven. Naderhand wordt het collegeadvies alsnog aan de commissieen/of raadsagenda toegevoegd. (F.2.). b. De Organisatieverordening zodanig wijzigen, dat in de commissievergadering niet gevraagd hoeft te worden of meningsvorming gewenst is, zodat een Movada altijd voor meningsvorming wordt geagendeerd (F.2.). c. Een Movada die al in de commissie besproken, wordt behandeld als een ‘regulier’ voorstel.

Voor de duidelijkheid en om het onderscheid aan te geven hiervoor een andere titel gebruiken, bijvoorbeeld abc Movada (al besproken in commissie Movada) (F.3.). G. Overige bijeenkomsten Geen aanbevelingen H. Overige a.

Geen uitvoering geven aan een elektronisch formulier met keuzemenu (H.2.).

I. Schriftelijke vragen a.

Blijvende aandacht voor tijdige beantwoording schriftelijke vragen. Eventueel beter borgen of herhalen van de afspraak om geen schriftelijke vragen te stellen over een voorstel/onderwerp geagendeerd voor een commissie- of raadsvergadering (I.1.).

K. Overige aanbevelingen a. Over een paar jaar, in 2027/2028 opnieuw een ‘diepgaande’ evaluatie uitvoeren naar de werkwijze van de raad en de wijze van vergaderen; b. De gemaakte afspraken opnemen in een dynamisch document dat voor de raadsleden inzichtelijk is. Proces bespreking advies raadswerkgroep 10 juli: bespreking memo in de raadswerkgroep. 16 september: toelichting memo in presidium door voorzitter. Doel is om de aanbevelingen en het proces te sonderen.

6

Donderdag 18 september: bespreking input presidium in werkgroep. 26 september: Aanbieden evaluatie met agenderingsmemo aan agc van 29/9, verzoek om informele/technische avond 15 oktober: uitleg en bespreking evaluatie en aanbevelingen voorafgaand aan cie SAM 15/10. 2 december: bespreking input informele avond in raadswerkgroep + bespreking concept-raadvoorstel 15 december: bespreking aanpassingen (mede n.a.v. wijzigingen presidium) + concept-raadsvoorstel door werkgroep 20 januari: bespreking raadsvoorstel in cie BST 4 februari: besluitvorming raad wijziging Organisatieverordening Bijlage: Totaaloverzicht bespreking subonderwerpen verbeteren werkwijze raad

7