Notitie Stichting Maaltijd aan Huis

Stichting Maaltijd aan Huis notitie 2025 11 pagina's Namen:

Bert van Dijk Erik Veldhuizen

Inleiding Stichting Maaltijd aan Huis heeft aan de hand van een eerdere notie dit aangepast naar de huidige situatie.

In deze notitie een organisatieanalyse van Stichting Maaltijd aan Huis. Om deze analyse vorm te geven is gebruik gemaakt van het het 7S-model van Mckinsey. Dit model houdt in dat met behulp van 7’S-en’ een organisatie gekaraktiseerd en gewaardeerd kan worden. Hiernaast is het 7smodel weergegeven met daarin overzichtelijk de verschillende aspecten. Middels dit model de organisatie in kaart te brengen.

  

Missie & Strategie; Financiën; Subsidie.

De notitie is voor 2025 geactualiseerd door bestuur Stichting Maaltijd aan Huis

G. van Dijk E. Veldhuizen Stichting Maaltijd aan Huis

Notitie

2

Shared value Stichting Maaltijd aan Huis, hierna te noemen MaH, staat voor het verzorgen van gezonde maaltijden voor (oudere) mensen die zelf niet meer in staat zijn om hier voor te zorgen. MaH vindt haar oorsprong in 1979. De Hervormde kerk in Barneveld begon toen met het rond brengen van warme maaltijden onder behoeftige ouderen. In de loop der tijd is het aantal verstrekte maaltijden gegroeid en word er nu ook samengewerkt met andere organisaties. Hoewel MaH onderdeel is van de Hervormde Kerk worden de maaltijden verstrekt aan mensen uit alle gezindten. De vrijwilligers zien het ook als een kerkelijke en diaconale taak om dit werk te doen. Wat de vrijwilligers drijft is de overtuiging dat het voor iedereen van belang is om gezond te eten. Omdat het voor sommige oudere mensen moeilijk is om zelf een gezonde maaltijd klaar te maken willen de vrijwilligers hun hier bij helpen.

Skill De kracht van MaH is de bezorging van gezonde maaltijden aan (oudere) mensen wanneer die daar zelf niet meer voor kunnen zorgen. Daarnaast moet de waarde van de zo genoemde signaalfunctie niet worden vergeten. Ouderen die afhankelijk zijn van de maaltijden zitten ook in de risicogroep voor vereenzaming of verwaarlozing. Voor sommige ouderen is het zo dat de bezorger van de maaltijden een van de weinigen is die ook in de woonkamer komt. Doordat de vrijwilligers van MaH ook in de woonkamer komen zijn ze in staat om de signalen van vereenzaming of verwaarlozing op te vangen en daarop actie te ondernemen. Deze signaal functie zorgt er samen met het kwalitatief voedingrijke eten voor dat ouderen langer zelfstandig kunnen wonen en dus minder snel in een verzorgingstehuis hoeven te worden opgenomen.

Staff Stichting MaH heeft een relatief groot vrijwilligersbestand. Het bestuur geeft ook aan dat het niet moeilijk is om nieuwe vrijwilligers te werven. Vrijwilligers zijn vaak in hoge mate betrokken bij hun organisatie en het verloop is gering. Belangrijke reden hiervoor is dat MaH onderdeel is van de diaconie en daarmee van de kerk. Vrijwilligers zien hun werk vaak als onderdeel van hun ‘zijn’ als gelovige en lid van kerkelijke gemeente. Hieruit kunnen wij concluderen dat de MaH een sterke organisatiecultuur heeft. Buiten waardering om verstrekt MaH eigenlijk geen beloning voor de geleverde werkzaamheden aan haar vrijwilligers. Alleen de staf (administratie en coördinatoren) ontvangen een vrijwilligersvergoeding en voor de andere vrijwilligers wordt er eens per jaar een diner georganiseerd. De benodigde vaardigheden voor dit werk doen de vrijwilligers voornamelijk op door middel van ervaring. Veel vrijwilligers zijn al jaren betrokken als bestuurslid, coördinator of bezorger. De Hervormde diaconie "stichting Maaltijd aan Huis" is eindverantwoordelijk voor MaH. In deze functie ziet zij toe op de benoeming benodigde kwaliteiten van de bestuursleden MaH.

Notitie

3

Style De vrijwilligers van MaH zijn veelal intrinsiek gemotiveerd. In de termen van McGregor kan het management van MaH uitgaan van de Y theorie, de vrijwilligers willen van nature graag werken. De inzet van de vrijwilligers is hoog en de vrijwilligers voelen zich in sterke mate verantwoordelijk voor het werk dat ze uitvoeren. Dit heeft voor de organisatiecultuur tot gevolg dat er een hoge mate van verbondenheid is. Deze verbondenheid geldt zowel voor de vrijwilligers onderling, de verbondenheid met de cliënt en het doel van de organisatie. Op het gebied van de machtsverdelingen binnen de organisatie kunnen wij spreken van een sterk participerende houding van vrijwilligers. De verhouding van de Stichting tot de Hervormde diaconie zit in de hoek van S4 (Hersey & Blanchard). Er vindt volledige delegatie plaats. De Hervormde diaconie is nog wel eindverantwoordelijk voor de activiteiten van MaH, maar de stichting is zelfsturend en regelt alle zaken zelf.

Strategie Binnen het7-S model speelt strategie een grote rol. Door middel van de strategie wordt de koers bepaald van een organisatie. Er kunnen doelen worden gesteld die gehaald moeten worden en activiteiten die hieruit voortvloeien zijn bepalend voor een instelling. Binnen MaH ligt de strategiebepaling echt genuanceerder. Doordat het een simplatieve organisatie is met zeer gerichte werkzaamheden, is er sprake van een eenvoudige strategie; MaH is van origine een kerkelijke organisatie die koelverse maaltijden bezorgt aan hulpbehoevende mensen en willen bereiken dat deze mensen kwalitatief goed voedsel gebruiken. Dit doen ze met behulp van zo’n 21 vrijwilligers, een bezorgauto en in samenwerking met AH FoodConnect Almelo, waarvan MaH haar maaltijden betrekt. Vraag die altijd boven komt drijven is : hoe succesvol is nu zo’n organisatie als MaH? Aan de hand van een viertal invalshoeken wordt een antwoord gezocht op deze vraag. De vier invalshoeken zijn: benchmarking, het jaarverslag, maatschappelijke bijdrage en medewerkerstevredenheid. Benchmarking MaH presteert ten opzichte van andere organisaties positief. Dit is ondermeer op te merken uit het feit dat zij met de subsidie de exploitatie goed kunnen blijven verzorgen. Daarnaast is MaH financieel gezonde Stichting.

Notitie

4

Op het gebied van de kwaliteit van maaltijden scoort MaH beter dan bijvoorbeeld supermarktmaaltijden. Uit onderzoek is gebleken dat de voedingswaarde van de maaltijden die MaH verstrekt substantieel hoger is dan maaltijden van supermarkten. Ook is gebleken dat de klachten van de afnemers zeer sporadisch zijn, dit leidt ertoe dat men kan spreken van ‘klanttevredenheid’. Jaarverslag Uit het jaarverslag blijkt dat de verhouding tussen MaH en de gemeente Barneveld positief is te noemen. Echter vanwege de bezuinigingen wordt MaH wel gekort op de subsidie, wat de bedrijfsvoeringin gevaar brengt. Uit een vorig jaarverslag blijkt overigens dat de gemeente Barneveld een ruime mate van vertrouwen heeft in MaH. Van 1997 tot 2007 rekende de gemeente Barneveld de maaltijdvoorziening tot haar verantwoordelijkheid en was MaH de uitvoerende instantie. Vanaf 2007 is dit niet meer het geval en de gemeente Barneveld ziet zich nu slechts als subsidiërende instelling. Deze verschuiving van verantwoordelijkheden geeft blijk dat de gemeente Barneveld MaH naar behoren ziet functioneren en zo het vertrouwen geeft aan MaH dat zij zelf zorgdragen voor de afnemers van de maaltijden. Maatschappelijke bijdrage Als invalshoek wordt ook maatschappelijke bijdrage meegenomen. In hoeverre draagt MaH bij aan de maatschappij? Bij MaH is sprake van een hoge mate van maatschappelijke bijdrage.

Zij zorgen er immers voor dat zelfstandig wonende personen, met een functiestoornis of handicap, in de gemeente Barneveld worden voorzien van voedingsrijke maaltijden. Zoals eerder gesteld hebben de bezorgers een signaalfunctie en zijn op die manier extra betrokken bij het reilen en zeilen van haar afnemers. Medewerkerstevredenheid Op het moment dat medewerkers met passie zijn of haar werk uitvoert, betekent dit dat men meestal werkzaam is in een gezonde organisatie. Binnen MaH zijn de vrijwilligers uiterst gemotiveerd en blijven soms tot het laatst toe werkzaam voor de organisatie. Veelal zijn dit vrijwilligers die betrokken zijn bij de Hervomde Kerk en het kan zelf gebeuren dat de vrijwilligerfunctie overslaat op verschillende gezinsleden. Kortom kan gezegd worden dat de medewerkers erg betrokken zijn bij de organisatie en tevreden zijn over zijn of haar werkzaamheden. Financiën De input van MaH is als volgt weer te geven: Gemeentelijke subsidie

Stichting MaH € 10.000,-, Welzijn Barneveld €25.000,-

Exploitatiekosten Stichting MaH:

€ 10.000,-

Betaling maaltijden door afnemers Hoofdmaaltijd: soep: toetje:

€ 8,10 € 1,67 € 1,32

Kostprijsberekening De kostprijsberekening voor de maaltijden is eenvoudig opgesteld. Zoals in bovenstaande schema is te zien krijgt MaH een jaarlijkse subsidie van € 10.000,-. Deze subsidie is voor de exploitatiekosten Notitie

5

Risico-analyse Uit het jaarverslag blijkt dat de kosten naast de maaltijden gedekt zijn met behulp van subsidie. Echter wanneer deze subsidie drastisch zou worden gekort, of in het ergste geval komt weg te vallen, zullen de prijzen van de maaltijden erg stijgen. Dit komt doordat het bezorgen/exploitatiekosten en de exploitatie van de bezorgauto niet meer zijn gedekt. Uiteraard is dit een zeer negatief scenario maar er is gebleken dat binnen MaH niet over andere financieringsbronnen is nagedacht wanneer dit scenario zich zou kunnen gaan voordoen. Het is vanuit maatschappelijk oogpunt onmogelijk om alle kosten door te berekenen in de prijzen van de maaltijden, omdat de prijzen voor de afnemers dan te hoog worden. Regels Gemeente Barneveld heeft als eis gesteld dat de maaltijden voldoen aan de warenwetgeving van hygiëne voor levensmiddelen en een hoge mate van kwaliteit hebben. Verder moet MaH voldoen aan de normen van H.A.C.C.P., dit is een risico-inventarisatie voor voedingsmiddelen. Organisaties die zich bezig houden met de bereiding, verwerking behandeling, verpakkingen distributie van levensmiddelen dienen alle aspecten van het voortbrengingsproces te identificeren en op gevaren te analyseren. Dit controleproces moet ertoe leiden dat er zo weinig risico is op besmetting. Doordat MaH zelf de expertise heeft, zijn deze zaken zo goed mogelijk gewaarborgd.

En wordt er op de kosten bespaard. AH Food Connect zorgt namelijk voor kwalitatief goede maaltijden, wat positieve gevolgen heeft voor de afnemers van MaH. Het komende jaar en volgende jaar wil de gemeente de subsidie geheel afbouwen. Waar MaH en Welzijn Barneveld bezwaar tegen maken. MaH krijgt gezamenlijk met Welzijn Barneveld haar subsidie wat betreft de maaltijdvoorziening. Dit wordt vervolgens vanuit de gemeente verdeeld per organisatie. Welzijn Barneveld krijgt een hogere subsidie omdat zij 1,0 fte in dienst hebben met betrekking tot werkzaamheden rondom de maaltijdvoorziening. Hieronder vallen onder andere aanmeldingen, contact met verschillende instanties etc. De jaarrekening, balans en overige financiële zaken worden jaarlijks opgesteld door de accountant. Verder wordt de administratie gedaan door mevr. B. van Dijk, zij doet dit al vele jaren en heeft hiermee veel ervaring. Het bestuur van MaH is zeer ervaren doordat zij al vele jaren actief zijn als bestuursleden. Daarnaast heeft de secretaris dhr. E. Veldhuizen als functie in het bedrijfsleven een financiële baan bij de ABN bank evenals dhr. W. Pater functies heeft vervuld bij de ABN bank. Hiermee hebben zij voldoende ervaring voor het besturen van een organisatie en het op orde houden van de financiële huishouding.

Er kan dus vastgesteld worden dat er voldoende mensen zijn om goed met de financiën van MaH om te gaan. Dhr. G. van Dijk heeft als functie Q.A binnen het bedrijfsleven, dit betreft o.a. certificeringen, processen, voedselveiligheid. Hiermee worden de HACCP eisen geborgd.

Notitie 6

Structuur Doordat MaH een platte organisatie is, is er sprake van een gemakkelijke structuur. Door een informele werkwijze met een dagelijkse coördinatie die in handen is van twee vrijwilligers, zijn de lijnen binnen de organisatie kort. Op deze manier blijft het bestuur op de hoogte van de gang van zaken en straalt men naar de afnemers een bepaalde openheid uit die wordt gewaardeerd. Doordat MaH een simplatieve organisatie is, leidt dit ertoe dat de organisatiestructuur ook eenvoudig is. MaH heeft besloten om de dagelijkse coördinatie niet in handen van het bestuur te geven maar uit te besteden aan andere vrijwilligers binnen de organisatie. Dit heeft als voordeel dat het bestuur zich niet met dagelijkse zaken hoeft bezig te houden en zodoende het overzicht over de verschillende processen kan houden. Binnen organisatiestructuren heeft dit ook de voorkeur en het is positief dat binnen MaH hieraan aandacht wordt besteedt.

Onderstaand is het organigram te zien van MaH:

Bestuur Maaltijd aan Huis - Dhr. G. van Dijk| voorzitter - Dhr. W. Pater| penningmeester - Dhr. E. Veldhuizen secretaris

Administratie - Mevr. B. van Dijk Dagelijkse coördinatie - Mevr. R. Oudejans - Mevr. G. Brons

Bezorging Bestuur - 21 vrijwilligers

Notitie

7

Systems Binnen MaH zijn er drie processen op te merken. Deze processen zijn aan te duiden als het primaire proces, financiële proces en samenwerkingsproces. Hieronder zijn de verschillende processen uitgebeeld. Primaire proces

Financiële proces

notitie

8

Samenwerkingsproces

Relaties Uit bovenstaande figuren is op te merken dat de relaties van MaH, met de bijbehorende invloed, als volgt kunnen worden weergegeven: Relatie Gemeente Barneveld

Welzijn Barneveld

Invloed Reden Bovengemiddeld De gemeente Barneveld is diegene die met behulp van de subsidie een gedeelte van de kosten van MaH dekt. Wanneer deze subsidie drastisch wordt gekort of wegvalt, heeft dit grote invloed op de bedrijfsvoering binnen MaH. Gemiddeld Welzijn Barneveld heeft een samenwerking met MaH Hebben overleg met elkaar en de bedrijfsvoering is volledig op elkaar afstemt.

Notitie

9

AH Food Connect

Afnemers

Accountant

Hervormde Barneveld

Bovengemiddeld AH FoodConnect verzorgt de maaltijden voor MaH. Dit is de enige relatie die zij hebben, maar een redelijk invloedrijke. Wanneer AH FoodConnect namelijk om redenen de kostprijzen van de maaltijden gaat verhogen, stijgen logischerwijs de verkooprijzen. Dit zou ertoe kunnen leiden dat afnemers stoppen met de voorziening van MaH. Sterk De afnemers van MaH zijn het bestaansrecht van de organisatie. Op het moment dat de afnemers geen maaltijden meer afnemen, heeft MaH geen activiteiten meer uit te voeren en komt de continuïteit van de instelling in het geding. Zwak Deze relatie is diegene die de financiële huishouding van MaH controleert. Waar nodig is het zijn of haar taak om adviezen te geven betreffende de bedrijfsvoering binnen de organisatie. Kerk Sterk Het initiatief van maaltijdvoorziening komt voort uit de Hervomde Kerk Barneveld en MaH valt nog steeds onder verantwoording van de diaconie. Kortom de diaconie heeft een invloed op de bedrijfsvoering binnen de MaH.

Volgende pagina de conclusie

Notitie

10

Conclusie MaH is een gezonde organisatie is met een duidelijke doelstelling en daaraan gekoppelde activiteiten. Er zijn wel een paar punten naar voren gekomen waar aandacht aan besteedt zou kunnen worden. Advies MaH is in drie onderdelen, te noemen:   

Missie & Strategie; Financiën; Subsidie.

Missie & Strategie MaH is een organisatie die kwetsbare en ouderen maaltijden bezorgt. Maar met deze activiteit dienen zij een onderliggende waarde. Enerzijds zorgt MaH ervoor de haar afnemers kwalitatief en voedingsrijk voedsel krijgen in plaats van bijvoorbeeld de minder voedzame supermarktmaaltijden. Anderzijds zijn de bezorgers van MaH door het bezorgen van de maaltijden in contact met de afnemers. Zij hebben op deze manier een signaalfunctie omdat zij een kijkje kunnen nemen in de huishouding van de afnemers. Gaat alles binnenshuis nog naar behoren? Hoe staat de gezondheid ervoor van de afnemers? Door het bezorgen krijgen zij indirect antwoorden op een tal van dit soort vragen. Gevolg van de goede maaltijden en signaalfunctie is dat de afnemers langer zelfstandig kunnen wonen en dus minder snel naar een verzorgingstehuis toe hoeven. Verder worden tegenwoordig steeds meer initiatieven gestart zoals “Achter de voordeur”, om meer inzicht te krijgen in het reilen en zeilen van het leven van onder meer ouderen. Echter is het lastig om bij ouderen binnenshuis te komen. Kortom MaH heeft een grotere maatschappelijke relevantie dan hoe zij zich nu profileren. Haar doelstelling luidt nu dat zij een basisvoorziening zijn voor hulpbehoevende mensen, terwijl MaH veel meer is dan alleen dat. Op het gebied van strategie bekendheid zou nog enige ontwikkeling plaats kunnen vinden.

Met AH FoodConnect wordt nu samengewerkt zij verzorgen de marketing voor ons door ons de middelen daartoe te geven. Financiën Naast de subsidie voor de exploitatie van de gemeente Barneveld wordt het tekort aangevuld vanuit de stichting /diaconie, dit kan ontstaan door onverwachte kosten en door afnemers die niet kunnen betalen of dat deze worden geholpen door de diaconie. Met behulp van deze constructie blijven de prijzen van de maaltijden laag. Om de exploitatie kosten die nu gedeeltelijk worden gedekt door de subsidie van de gemeente en valt dit weg dan moeten we dit rechtstreeks doorberekenen in kostprijs van de maaltijden, dit is een te gemakkelijke gedachte en zou ertoe leiden dat de maaltijden te duur worden om de gewenste kwetsbare doelgroep aan te blijven spreken. Omdat het een taak is kwetsbare en ouderen in de gemeente Barneveld te kunnen voorzien van een gezonde maaltijd is dit ook een taak van de gemeentelijke overheid.

Notitie

11