Memo Terugkoppeling nieuwe werkwijze auditcommissie aan raad

Memo

Datum: 24 april 2025 Onderwerp: Ter attentie van: Afzender:

Procesafspraken werkwijze auditcommissie De raad J. Hooijer, secretaris auditcommissie Inleiding Op 13 maart heeft de auditcommissie een heisessie gehad en het volgende besloten t.a.v. de auditcommissie: ➢ Meer regie op de agendering van te bespreken stukken; ➢ Nadrukkelijker richting raad profileren; ➢ Bredere scope aan onderwerpen: voldoende informatiewaarde? Concretisering nieuwe werkwijze Om hier uitvoering aan te geven zal: - gewerkt worden met een agendacommissie; - vaker (en korter) vergaderd worden; - periodiek teruggekoppeld worden in de commissie Bestuur; - gewerkt worden met een agenderingmemo; - gewerkt worden met een Jaarkalender Voorbereidingsgroep auditcommissie Deze bestaat, naast de voorzitter van de auditcommissie, uit de heren Smit en De Kool, de concerncontroller, de griffier en de secretaris van de auditcommissie. De voorbereidingsgroep vergadert na afloop van iedere auditcommissie. De agenda voor de volgende vergadering wordt bepaald, aan de hand van de Jaarkalender. Overige agenderingsverzoeken worden besproken en al dan niet geagendeerd. Zie ook ‘Jaarkalender’. Vergaderfrequentie Er werden jaarlijks 4 á 5 vergaderingen van de auditcommissie gepland. Dat wordt elke raadscyclus, max 1,5 uur. De datum van de vergadering van de auditcommissie is in principe tussen de (reguliere) agendacommissie en de raadscommissie.

Op dat moment zijn de betreffende stukken/raadsvoorstellen namelijk beschikbaar (voor de raad(scommissies), zodat de auditcommissie deze van advies kan voorzien. Terugkoppeling auditcommissie in commissie Bestuur

Na afloop van iedere vergadering vindt in principe van het besprokene of het advies t.a.v. een geagendeerd voorstel, terugkoppeling plaats in de commissie Bestuur. Dit gebeurt door 2 leden van de auditcommissie, aan de hand van het aangevulde agenderingsmemo. De secretaris van de auditcommissie zal het agenderingsmemo, in afstemming met de ‘eigenaar’ van het voorstel, aanvullen, na bespreking in de auditcommissie. Agenderingsmemo Ieder onderwerp dat ter bespreking of ter informatie aan de auditcommissie wordt voorgelegd, gaat vergezeld van een agenderingsmemo. Hieruit blijkt de reden en doel van aanbieding, de beknopte inhoud van het stuk en de vragen die voorliggen. Dit faciliteert het gesprek in de auditcommissie en helpt de auditcommissie de rol te vervullen, die ten behoeve van de kaderstellende en controlerende rol van de raad, gericht is op de kwaliteit en betrouwbaarheid van de P&Cstukken én het interne controlesysteem van de organisatie.1 Jaarkalender Afgesproken is te werken met een Jaarkalender. Deze wordt voor het jaar ingevuld, waarbij de onderwerpen ingedeeld zijn naar: * P&C * Rekenkamer * Overige onderwerpen, waarbij onderscheid wordt gemaakt in: a. Beleidsonderwerpen van de Lange Termijn Agenda/Doorkijk b. Overige ‘gekozen’ onderwerpen/thema’s. Op de jaarkalender is ook duidelijk welk onderwerp nog in de raad (voor besluitvorming) aan de orde zal komen.

Ook is duidelijk ten aanzien van welke onderwerpen de auditcommissie een advies uit wil brengen/ de bevindingen terug wil koppelen naar de raad, in de commissie Bestuur. De onderwerpen vloeien voort uit de rol van de auditcommissie. De griffie beheert de Jaarkalender. Deze staat iedere vergadering van de voorbereidngsgroep op de agenda om zonodig te actualiseren. Daar wordt het moment van bespreking van de onderwerpen met de organisatie, via de concerncontroller, afgestemd. Memo aan de raad Dit is vergelijkbaar met de wijze bij de raadsrapporteurs. De secretaris van de auditcommissie vult, naar aanleiding van het besprokene in de auditcommissie, in afstemming met de ambtelijk adviseur het agenderingsmemo aan en vormt dit om tot een memo aan de raad. Het weekend vóór de betreffende commissie Bestuur is het memo aan de agenda toegevoegd. Groeimodel De auditcommissie experimenteert met deze nieuwe werkwijze. Het betreft een groeimodel. Gaandeweg is ruimte voor aanpassing. Begin ’26 wordt de nieuwe werkwijze in de auditcommissie geëvalueerd. Wat betekent dit voor de organisatie? Op de Jaarkalender is te zien wanneer de auditcommissie welke stukken wil bespreken. Na iedere agendacommissie van de auditcommissie is deze kalender weer actueel.

Dit is de concretisering die tijdens de heisessie is gegeven aan artikel 24 van de Financiële verordening gemeente Barneveld. 1

2

Via de concerncontroller wordt de organisatie over de werkwijze met de Jaarkalender geïnformeerd. De griffie stuurt, zo spoedig mogelijk na de agendacommissie van de auditcommissie, aan de hand van de (aangepaste) jaarkalender, een uitvraag/reminder aan degenen (teamleiders) die voor het onderwerp ‘aan de lat’ staan. Het ambtelijk vooroverleg komt te vervallen. De betreffende stukken moeten minimaal een week voor de auditcommissie, met agenderingsmemo bij de secretaris van de auditcommissie aangeleverd zijn. Het verdient de voorkeur het agenderingsmemo daarvoor met de griffie en de concerncontroller af te stemmen. Bij de bespreking van een onderwerp door de auditcommissie is de betreffende ambtelijk adviseur aanwezig.

3