Memo auditcie voorzitter

Aan de raad

Memo nieuwe werkwijze auditcommissie Wij hebben op 13 maart een inspirerende en actieve heisessie met elkaar gehad. Deze heisessie was bedoeld om eens met elkaar te spreken over de rol van de auditcommissie, buiten de normale vergaderingen om. Die zitten namelijk al vol informatie omdat er altijd een stevige agenda is die we af moeten werken. Samen praten over de toekomst van de auditcommissie, over het eventueel een andere weg inslaan en over hoe we onze rol zien gaat beter buitenshuis en met een externe spreker. De externe spreker was Martine Koedijk, sectorvoorzitter lokale overheden van PwC. Wij vonden haar via een artikel van 18 januari 2024 op PwC, wie dat wil lezen kan op deze link klikken. Dankzij haar presentatie en enthousiaste begeleiding kwamen we al snel tot de volgende conclusies:

- de auditcommissie heeft een kaderstellende en controlerende rol ten behoeve van de raad. Om dat goed in te vullen vraagt dat om communicatie met de raad. Dat gebeurt nu door terugkoppeling van de leden naar hun fracties en door openbaarmaking van de notulen. Maar met elkaar ervaren we dat nu als een te smalle basis.

- De auditcommissie is nu vooral gericht op de kwaliteit en betrouwbaarheid van de P&C stukken, in zeer brede zin. Echter, ook niet-financiële stukken zouden besproken kunnen worden in de auditcommissie, gericht op kwaliteit en betrouwbaarheid. Daarbij gaat het niet om de politieke waarde, maar bijvoorbeeld over de vraag of stukken voldoende informatiewaarde hebben, waardoor de raadsleden weten aan welke knoppen ze zouden kunnen draaien en zij hun politieke wensen kunnen onderbouwen.

Meer Regie voor Auditcommissie om Raad beter in positie te zetten De auditcommissie wil graag een stap vooruit zetten en meer regie nemen op de agendering van de te bespreken stukken. Bovendien wil zij daarover graag expliciet communiceren naar de raad. Daarbij hebben wij als voorbeeld de raadsrapporteurs. Weliswaar is de auditcommissie geen verbonden partij, maar zij wil graag regelmatig live de raad in de commissie bijpraten en eventueel een schriftelijk advies uitbrengen waar de knoppen bij bepaalde (beleids)stukken zitten. Om dit te realiseren, willen we graag een nieuwe werkwijze inzetten: - we gaan een jaarkalender opzetten waarin de reguliere financiële stukken een plek krijgen, maar waarin we ook beleidsstukken of thema’s agenderen.

- Tot nu toe werd de agendering voor de auditcommissie gedaan door de griffie en ambtelijke ondersteuning. Wij hebben nu een eigen voorbereidingsgroep gevormd, bestaande uit Wouter de Kool, Henk Smit, Judith van den Wildenberg, Angelique van Heumen, Janneke Hooijer en Marlies Bongers. Deze is op 24 maart bijeengekomen en heeft de conceptagenda voor de auditcommissie van 23 april voorbereid. De volgende vergadering van de voorbereidingsgroep is aansluitend op de auditcommissie. - We zullen vaker (iedere raadscyclus) maar korter (max 1,5 uur) vergaderen. Alle stukken die ‘ter informatie’ zijn, zullen ook echt alleen ‘ter informatie’ zijn en niet besproken worden, tenzij een auditcommissielid van te voren aangeeft dat zij of hij dat wel wil. Dan komt er ook ambtelijke ondersteuning bij.

- In de commissie Bestuur doet de auditcommissie (bij toerbeurt) kort verslag van de besproken onderwerpen, in relatie tot kwaliteit en betrouwbaarheid. Dit voorzien van een memo, analoog aan de werkwijze van de raadsrapporteurs.

De auditcommissie wil graag tot eind dit jaar experimenteren met deze nieuwe werkwijze. Het betreft een groeimodel. Gaandeweg is ruimte voor aanpassing. Begin ’26 wordt de nieuwe werkwijze geëvalueerd. Dit experiment past binnen de huidige financiële verordening. Wij hopen hiermee een solide basis te leggen onder de auditcommissie als instrument om de raad beter in positie te brengen, een basis waar men na de verkiezingen stevig mee verder kan. De nieuwe werkwijze vraagt behoorlijk wat van de organisatie, dus het zal aan alle kanten even wennen zijn. Maar de wil is er en het enthousiasme ook. Laten we dat met elkaar vasthouden en elkaar gunnen dat misschien niet alles meteen van een leien dakje gaat. Al gaan we dat natuurlijk wel proberen! Judith van den Wildenberg, voorzitter