Lokaal Belang vragen en antwoorden thuiswerkregeling d.d. 19-1-21.pdf

Beantwoording vragen Lokaal Belang dd. 5 januari 2021 over de thuiswerkregeling Proces 1. Waarom heeft het college ervoor gekozen om dit voorstel niet in te dienen bij de begrotingsbehandeling ‘Programmabegroting 2021’ (PB 2021); daar waar het thuishoort? 2. Waarom heeft het college ervoor gekozen een dergelijk voorstel notabene een maand na de vaststelling van de begroting 2021 in te dienen en niet bijvoorbeeld bij de Kadernota of de volgende begroting (‘Programmabegroting 2022’)? 3. Waarom heeft het college ervoor gekozen om dit financieel omvangrijke voorstel te doen via een achterdeur, namelijk via de maandrapportage en niet in een fatsoenlijk raadsvoorstel? Antwoord vraag 1, 2 en 3 We leven niet in normale tijden. Toen de coronacrisis uitbrak, moesten we alert en adequaat noodzakelijke maatregelen nemen om ‘de winkel open te houden’. In maart 2020 werd heel snel overgegaan tot thuiswerken voor een heel groot deel van de organisatie. Daarbij lag de focus in eerste instantie op het draaiende houden van de primaire processen, het duidelijkheid verschaffen aan inwoners en ondernemers over de tijdelijke regels en de consequenties hiervan en vervolgens op het aanpassen van planningen, totstandkomingsprocessen, werkwijzen enz. Daar kwam bij dat we ook met onmiddellijke ingang uitvoering moesten geven aan een groot pakket aan maatregelen die het gevolg waren van de coronacrisis.

Omdat gaandeweg bleek dat het thuiswerken niet voor een paar maanden was, is tegen de zomer gestart met het opstellen van een thuiswerkregeling. Dit omdat de gemeente als goed werkgever aan haar wettelijke zorgplicht moet voldoen. Werkplekvoorzieningen vallen namelijk onder de Arbo-wetgeving. De verplichting om hieraan te voldoen, is geen nieuw beleid. Het feit dat de actuele omstandigheden ons wat betreft de werkplekken voor nieuwe toepassingsvragen op dit vlak stelden, verandert hier in de kern niets aan. Vandaar dat er is gekozen voor de route van de maandrapportage. Dit raadsvoorstel is aan de raad aangeboden ter behandeling en besluitvorming. Van enige achterdeur is in onze optiek geen sprake. Gezien de omvang van de bedragen kunnen we ons voorstellen dat dit prominenter onder de aandacht was gekomen door een separaat raadsvoorstel. Dit had overigens voor de inhoud van het voorstel geen verschil gemaakt. Op het moment van opstellen van de Programmabegroting was de thuiswerkregeling nog niet gereed en waren daarom de financiële consequenties van de regeling nog onvoldoende bekend om deze in de Programmabegroting 2021 op te nemen. Zoals gezegd heeft de focus in eerste instantie gelegen op het in stand houden van de dienstverlening en het daarvoor ‘primair draaiende houden’ van de organisatie.

Daarbij was het uitwerken van de thuiswerkregeling geen invuloefening, mede gezien alle onderliggende regelgeving die een rol speelt en de intensieve afstemming die er intern voor nodig was (met onder andere ook de Ondernemingsraad). Status Programmabegroting 4. Bent u het met de fractie van Lokaal Belang eens dat de behandeling van een Kadernota en een Programmabegroting het moment zijn om als raad op een goede, ordentelijke en integrale wijze te debatteren over afwegingen en keuzes ten aanzien van het beleid en de financiën van onze gemeente? U ontneemt met deze werkwijze de raad die mogelijkheid. Graag een toelichting.

5. Bent u het met de fractie van Lokaal Belang eens dat de Programmabegroting op deze wijze minder zekerheden voor de raad biedt? 6. Hoe kijkt u aan tegen de Programmabegroting in zijn algemeenheid als richtlijn voor toekomstige besluiten in relatie tot de vragen 4 en 5? 7. Hoe kwalificeert u de volledigheid en de kwaliteit van de Programmabegroting van 2021? Antwoord vragen 4 t/m 7 Om een goede integrale afweging te maken ten aanzien van beleid en financiën en hierover te debatteren, verdient het de voorkeur dat voornemens rond nieuw beleid met structurele financiële consequenties worden afgewogen bij de behandeling van de Kadernota en/of de Programmabegroting. De dynamiek van de samenleving en de realiteit maakt dat dit echter niet altijd mogelijk is. Om de raad inzicht te geven in de actuele stand van zowel de lopende begroting als de meerjarenbegroting, wordt deze in de maandrapportage opgenomen. Het instrument maandrapportage is in het afgelopen jaar nog door de auditcommissie geëvalueerd. Het college kwalificeert de volledigheid en kwaliteit van de Programmabegroting 2021 als goed. Invloed voorstel op (meerjaren)begroting 8. De uit uw voorstel ‘voortvloeiende kapitaallasten van € 170.747 respectievelijk € 60.000 worden gedekt uit de structurele begrotingsruimte 2021 ev.’ In de PB 2021 wordt een klein plusje van 65K genoteerd.

De jaren erna vallen, zoals gezegd, de forse negatieve cijfers op. Als uw voorstel wordt geautoriseerd, dan betekent dat een extra uitgave van 230.747 structureel vanaf 2021. Dat betekent dat ook het jaar 2021 in het rood komt te staan en dat de jaren 2022, 2023 en 2024 negatiever worden. Hoe kijkt u aan tegen het gegeven dat u de raad en de samenleving heeft voorgehouden dat het jaar 2021 positief kan worden afgesloten maar dat u daags na deze vaststelling een voorstel indient dat dit plusje omzet in een flinke min? Antwoord vraag 8 Het is niet ongewoon dat er pas na de vaststelling van een begroting een onvoorziene omstandigheid is waarbij extra middelen worden gevraagd aan de raad en hierdoor het financieel meerjarenperspectief wijzigt. De begroting 2021 is vastgesteld met daarin aangekondigd dat als bij de Kadernota 2022-2025 blijkt dat bezuinigingen nodig zijn, we er niet aan ontkomen ook de lange termijnambities en investeringen van de gemeente te heroverwegen. 9. Hoe denkt u dat de Provincie zal reageren op een meerjarenbegroting die al fors negatief was maar waar nu ook het lopende jaar 2021 in de min gaat? Antwoord vraag 9 De aan de provincie gepresenteerde begroting 2021 is sluitend. Het is de provincie bekend dat wij onverminderd inzetten op een financieel gezonde gemeente en streven naar een structureel sluitende meerjarenbegroting.

Maar ook de in Kaderbrief 20212024 genoemde onzekerheden en de ambities van de gemeente zijn bij de provincie bekend. Zie verder ook het antwoord op vraag 8.

10. Met verbazing constateren wij dat u voorstelt ook de afschrijvingstermijn voor meubilair van 10 jaar naar 5 jaar te brengen en dat de afschrijvingstermijn voor ICT op 3 jaar wordt gezet (500K:3~170K). Acht u het in deze tijd, waarbij overheden voor grote financiële vraagstukken worden gesteld, gepast en vindt u deze keuze getuigen van behoedzaam beleid om die afschrijvingstermijnen naar beneden bij te stellen? Graag een toelichting. 11. Is een meer sobere afschrijving van 10 respectievelijk 5 jaar, niet een verstandiger keuze? Antwoord vragen 10 en 11 In de financiële verordening staat voor meubilair een afschrijftermijn van 10 jaar opgenomen. Voor hardware (mobiele telefoons) is een afschrijftermijn van 3 jaar opgenomen, wat op dit moment een realistische termijn is gezien de snelle veroudering van de systemen en het gebruik. Hier kan met argumenten van afgeweken worden. In dit geval is met name vanuit het gezondheidsaspect van de medewerkers gerekend met de onderkant van de gemiddelde levensduur van met name bureaustoelen, en de termijn van 5 jaar vanuit de Belastingdienst voor vergoeding van kosten voor een thuiswerkplek. Daarmee is niet gezegd dat daadwerkelijk iedereen na die 5 jaar weer zal willen overgaan tot hernieuwde aanschaf. 12. U doet een voorstel waarbij thuiswerken kennelijk structureel van aard zou moeten worden. Is dit nieuw beleid? Graag een toelichting.

13. De vaccinaties tegen corona staan op punt van beginnen, het kabinet hoopt dat tegen de zomer het leven weer een beetje normaal wordt waarbij mensen weer veel meer normaal naar hun werk kunnen. Acht u uw structurele voorstel verstandig en echt nodig gezien het feit dat men straks hopelijk weer terug kan naar hun vertrouwde werkplek en waar echte ontmoetingen weer kunnen plaatsvinden? Graag een toelichting. Antwoord vraag 12 en 13 We verwachten vanuit de ervaringen in de crisistijd dat thuiswerken een onderdeel zal blijven van het werk, in (als de omstandigheden het weer toelaten) een bepaalde balans met het werken op kantoor. We zien er naar uit om bijvoorbeeld onderlinge ontmoetingen, teamsessies en brainstorms straks weer op de werkplek te kunnen doen, of met naaste collega’s af te spreken om op een bepaalde dag samen op kantoor te werken. Ook is de aanwezigheid op het gemeentehuis van belang voor het ontvangen en ontmoeten van onze inwoners, instellingen en bedrijven. Een volledige terugkeer naar hoe het voor de crisis was, zal echter niet aan de orde zijn. Bijvoorbeeld omdat we nu ervaren dat sommige werkzaamheden efficiënter vanuit huis c.q. digitaal kunnen. En dat minder reizen/reistijd ook meer rust geeft en duurzamer is.

We werken de komende tijd volop aan de verdere beschouwingen over ‘werken in de toekomst’, waarin veel meer aspecten een rol spelen dan puur de plek waarop het werk plaatsvindt. In de Programmabegroting 2021 hebben we gemeld dat de manier waarop de organisatie tegen thuiswerken aankijkt ook structureel is veranderd; meer medewerkers gaan in de toekomst vaker thuis werken. Aangegeven is dat dit invloed heeft op de inzet van flexibele, digitale hulpmiddelen. In paragraaf 7 van de Programmabegroting 2021 is gemeld dat de veranderende kijk op thuiswerken gevolgen kan hebben voor de concept-huisvestingsvisie. En dat gestart is met een overkoepelende visie over ‘werken in de toekomst’, waar ook de huisvestingsvisie een onderdeel van is.

Omdat we een wendbare organisatie willen hebben, buigen we zo de nadelen van het thuiswerken om in kansen voor het ‘werken in de toekomst’. Gemeld is dat investeren in thuiswerken daarbij nodig is, zodat op een gezonde wijze op ieder moment van de dag overal samengewerkt kan worden met collega’s, inwoners, ondernemers, ketenpartners en leveranciers. In de paragraaf weerstandsvermogen is als risico opgenomen dat investeringen nodig zullen zijn voor het eigen personeel bij continuering van de coronacrisis. De mate waarin en het moment waarop de corona-ontwikkelingen en de komst van vaccins het weer mogelijk maken om terug te keren naar ‘normaal’, is (ook gelet op de laatste persconferentie van 12 januari 2021) in onze ogen overigens nog relatief ongewis. 14. Zou uw voorstel kunnen betekenen dat er afscheid genomen zou moeten worden van mensen? Zou uw voorstel kunnen betekenen dat we met een ‘leeg’ gemeentehuis te maken krijgen? Welke visie ligt daaraan ten grondslag? Graag een toelichting. Antwoord vraag 14 Van dit voorstel maken personele effecten geen onderdeel uit. In algemene zin willen we (zoals aangegeven in de Programmabegroting 2021) om de maatschappelijke opgaven, bestuurlijke ambities en een goede dienstverlening te realiseren, de aard van de opgaven en de hoeveelheid werk in betere verhouding brengen met de beschikbare capaciteit en kwaliteit.

Ook willen we de ontwikkelkracht van de organisatie vergroten. Met onder andere het ‘werken in de toekomst’ geven we hier invulling aan. Het ‘werken in de toekomst’ zal een raamwerk zijn voor verschillende aspecten die de manier van werken raken. Vooral gericht op het creëren de mogelijkheden en bieden de middelen om werk zo in te richten dat medewerkers tijd- en plaatsonafhankelijk onze ambitie en doelen uit ‘Blij met Barneveld’ samen met inwoners, ondernemers, partners en/of interne klanten, kunnen realiseren. In dit perspectief voorzien we wel dat het gemeentehuis qua gebruik deels een andere functie en inrichting zal krijgen, maar aan de concrete uitwerking daarvan werken we de komende tijd zoals gezegd nog. Besluitenlijst week 52, 22 december 2020 15. Wat is de reden dat u, ook hier, slechts een maand na de vaststelling van de begroting, ook via het autoriseren van de maandrapportage door de raad en notabene verstuurd in het reces op 31-12-’20, de incidentele beleidstoevoeging van 500.000 euro voor 2022, naar voren haalt en wilt uitgeven in 2021? Antwoord vraag 15 In de Programmabegroting 2021 (paragraaf 7 Bedrijfsvoering) is gemeld dat met ingang van de begroting 2022 in structureel 50% van de personeelsbehoefte wordt voorzien om zo de hoogste nood te ledigen.

Aangegeven is dat in 2021 reeds wordt gestart met de invulling van deze formatie met bestaande incidentele middelen (€ 500.000 in 2020, 2021 en 2022) en dat de structurele effecten van € 1,2 miljoen in het financieel meerjarenperspectief zijn verwerkt. Aan dit besluit wordt nu uitvoering gegeven.

16. Op deze wijze ontneemt u de raad én het dan zittende college om op basis van de dan geldende omstandigheden, eventuele andere keuzes te maken. Dit acht Lokaal Belang, zeker gezien de coronacrisis en de zwaar negatieve meerjarenbegroting, onverstandig. U creëert hier een mogelijk financieel probleem voor uw opvolgers en neemt tevens een voorschot op een mogelijke herindeling met Scherpenzeel. Merkwaardig. Hoe kijkt u hiernaar? Antwoord vraag 16 De begroting voor 2021 is sluitend. In de Programmabegroting 2021 is gemeld dat wij onverminderd inzetten op een financieel gezonde gemeente en dat de in de Kaderbrief 2021-2024 genoemde onzekerheden doorwerken. En dat, als bij het opstellen van de Kadernota 2022-2025 blijkt dat bezuinigingen nodig zijn, we er waarschijnlijk niet aan ontkomen de lange termijnambities en de investeringen van de gemeente te heroverwegen. Tijdens de begrotingsbespreking 2021 is de wens uitgesproken om als raad betrokken te zijn bij de voorbereiding van een structureel sluitende meerjarenbegroting van de gemeente Barneveld. Hieraan zullen we uitvoering geven. Reflectie op keuze 17. Is het achteraf bezien, in het kader van de coronacrisis; de ontwikkelingen van de mogelijke herindeling met Scherpenzeel; het onder financieel toezicht van de Provincie komen te staan als gemeente Barneveld; de ordentelijkheid van de behandeling en zekerheden m.b.t.

een begroting en de handelwijze richting de raad, niet beter geweest uw beide voorstellen te integreren in de Programmabegroting 2021 of Kadernota 2022 en Begroting 2022? Antwoord vraag 17 Nee, zoals eerder aangegeven in bijvoorbeeld de antwoorden 1/2/3 en 8.