F-3 Besluitenlijst Auditcommissie, d.d. 22 mei 2025

Besluitenlijst Auditcommissie Datum

22-05-2025

Tijd Locatie

18:30 - 19:25 Gemeentehuis Barneveld, Zaal Voorthuizen

Voorzitter

Mevrouw J.A.G.M. van den Wildenberg

1 18:30

Opening en mededelingen Herziene Paragraaf Bedrijfsvoering (begroting) niet op de agenda. Schuift door wegens ziekte. Terugblik op de terugkoppeling in commissie Bestuur op 13 mei. Besluit:

Aanwezig: mevrouw Van den Wildenberg (voorzitter), de heren Flier, Velt, De Kool, Mulder, Smit, Evers (vervangt Van Schaik). Afwezig: de heer Klein Obbink. Adviseurs: mevrouw Bongers (griffier), de heer Oosterwijk (wethouder), mevrouw Van Heumen (concerncontroller), de heer Rohaan (strategisch business controller), de heer Van 't Ooster (raadsadviseur, wordt secretaris auditcommissie) en mevrouw Hooijer (secretaris). Toelichting:

Op 13 mei hebben de heer De Kool en mevrouw Van den Wildenberg in de commissie Bestuur een terugkoppeling gegeven van de nieuwe werkwijze van de auditcommissie. 2

Verslag en actiepunten vorige vergadering (23/4)

18:30

Concept-besluitenlijst verslag vergadering 23/4 is gemaild. Reactie tot 16/5, daarna naar LIS. Besluit:

De actiepuntenlijst wordt aangepast. Toelichting:

Aanpassingen MIP staat op de agenda en Paragraaf Bedrijfsvoering schuift door. 3

Doorontwikkeling MIP

18:30

Doel is de auditcommissie technisch mee te nemen in hoe het werken met een MIP verder ontwikkeld wordt. Agenderingsmemo en presentatie zijn toegevoegd. De heer Rohaan, strategisch business controller Besluit:

De auditcommissie geeft de volgende opmerkingen mee: - duidelijk moet zijn wat geautoriseerd wordt met het voorbereidingskrediet; - kredieten worden vanaf de Kadernota 2026 geautoriseerd voor 2 opeenvolgende jaren (ipv 1). Dit vanwege de lange voorbereidingstijd en de rechtmatigheid. Dit is

niet voor alle investeringen nodig; - de auditcommissie maakt een advies aan de raad. 4 18:40

Memo uitvoering amendement 'aanpassen hoogste autorisatieniveau' van 8 november '23 Zie memo. Mevrouw Van Heumen, concerncontroller Besluit:

Er komt hierover een memo naar de raad. Toelichting:

De auditcommissie kan zich vinden in het voorstel om de nieuwe programmastructuur per 2027 in te voeren. Dit is een jaar later dan het jaar dat in het amendement is genoemd. Dit wordt in het memo toegelicht. Bij de invoering van de nieuwe programmastructuur zal de raad een rol moeten krijgen. Het werken met omgevingsprogramma's vanuit de Omgevingsvisie en het Beleidskader Sociaal Domein zal hierbij ook meegewogen moeten worden. Dit memo wordt vooraf nog met de leden van de auditcommissie afgestemd. 5

Aanbestedingstraject accountant

18:55

Mondelinge toelichting stand van zaken. Ter informatie zijn opmerkingen van de heer Flier toegevoegd (bijlage) en de stukken uit het vorige aanbestedingstraject. Ook de aandachtspunten van Martine Koedijk (heisessie 13 maart) zijn bijgevoegd. Mevrouw Bongers, griffier Besluit:

De startnotitie wordt met de begeleidingsgroep voor de aanbesteding van de accountant opgesteld. Toelichting:

In de begeleidingsgroep zitten (in ieder geval) de heer Flier en (naar verwachting) de heer Klein Obbink. Deadline is benoeming van de nieuwe accountant in februari 2026, dus vóór de verkiezingen. 6 19:05

Terugkoppeling naar commissie Bestuur Afspraken over terugkoppeling in commissie Bestuur van 24 juni. Besluit:

De heren Mulder en Velt koppelen terug over: - het memo over de nieuwe programmastructuur m.i.v. 2027 - de verbeteringen t.a.v. het MIP (advies). De heren De Kool en Flier koppelen terug over de jaarrekening (advies). 7

Bepalen onderwerpen voor advisering aan raad

19:15

Pagina 2

Bijgevoegd: - Doorkijk - Jaarkalender - PP Martine Besluit:

Dit wordt door de begeleidingsgroep opgepakt (via e-mail of Teams). 8

Onderwerpen volgende vergadering: 19 juni

19:20

Bijlage: Geactualiseerde Jaarkalender Besluit:

Dit wordt door de begeleidingsgroep opgepakt (via e-mail of Teams). 9

Rondvraag

19:25

Pagina 3