F-2 Memo raadsgriffier inzake evaluatie raadsrapporteurs 2021 d.d. 23-6-21.docx

Memo

Datum: 23 juni 2021 Onderwerp:

Ter attentie van:

Afzender:

Evaluatie raadsrapporteurs Gemeenteraad Iede Bakker, griffier Hierbij informeer ik u over de in de auditcommissie van 8 juni 2021 besproken en vastgestelde evaluatie van het instrument raadsrapporteurs. De instelling van het instrument raadsrapporteurs In de auditcommissie van 19 november 2020 is afgesproken om het instrument ‘raadsrapporteurs’ in te zetten als vereenvoudigde versie van de ‘Duisenbergmethode’. N.B. het gaat hier dus niet om de Duisenberg-methode als zodanig, maar om een meer algemene vorm van raadsrapporteurs. Bij elk passend onderwerp kan de raad, een raadscommissie, auditcommissie, presidium en agendacommissie een voorstel doen voor het aanwijzen van rapporteurs. Hoe werkt het? Een onderzoek kan worden verricht door een groepje van enkele raads(commissie)leden, die als rapporteurs vanuit de raad of vanuit een commissie worden aangewezen. Er is ambtelijke ondersteuning nodig, waarvan de omvang afhangt van het gekozen onderwerp en de aanpak daarvan. Zo nodig kan externe ondersteuning worden ingehuurd. Er kan dus incidenteel extra budget nodig zijn. Zolang dat niet meer is dan 10.000 euro in een jaar, kan dat in beginsel vanuit het beschikbare raadsbudget worden bekostigd. Anders is een afzonderlijk budgetvoorstel nodig. Rapporteurs beperken zich tot feitelijke conclusies en aanbevelingen. De politieke beoordeling ervan vindt plaats in commissie en raad.

Afgesproken is, te starten met een eerste onderzoek als experiment en dat vervolgens eerst te evalueren alvorens meer onderzoeken te doen. Het experiment: De auditcommissie van 19 november 2020 heeft gekozen voor het onderwerp: Onderzoek naar budgetverloop maandrapportages en jaarresultaat. Voor het onderzoek zijn 3 rapporteurs benoemd, waarvan 1 raadslid en 2 raadscommissieleden. Verdeling naar coalitie en oppositie heeft geen rol gespeeld in de benoeming en tijdens het onderzoek.

Een aantal van 2 á 3 rapporteurs blijkt goed werkbaar. Ook raadscommissieleden kunnen goed als rapporteurs optreden. Wat heeft het onderzoek opgeleverd? De rapporteurs hebben in de periode december 2020 t/m februari 2021 het rapport ‘Maandrapportages met hogere informatiewaarde, een onderzoek naar de werking en de voorspellende waarde van de maandrapportages’ opgeleverd. Dit is besproken in de auditcommissie van maart en vervolgens in de raadscommissie en raad van april. De raad heeft kennis genomen van de aanbevelingen en het college verzocht om in overleg met de auditcommissie een voorstel voor te leggen ter uitwerking van deze aanbevelingen; tevens heeft de raad de agendacommissie verzocht om de agenderingsaanbevelingen op te pakken. Uit het rapport en de aanbevelingen blijkt dat gedurende het onderzoek de vraagstelling is verbreed. Daardoor is het rapport met de aanbevelingen ook nogal breed geworden. De rapporteurs kwamen bij hun onderzoek verschillende verrassende dingen tegen, die direct of indirect met de vraagstelling te maken hadden. Bijvoorbeeld de beperkte aandacht voor de grondexploitaties was zo opvallend dat zij daar een aantal aanbevelingen aan hebben gewijd. In het algemeen is het goed dat er ruimte is voor verbreding tijdens het onderzoek, maar de opdracht moet ook weer niet te ruim worden uitgelegd.

Dit vraagt extra aandacht voor de opdracht en vraagstelling aan het begin.  Het verdient aanbeveling dat de rapporteurs starten met een startnotitie waarin zij de opdracht en vraagstelling uitwerken en deze bespreken met de opdrachtgever. Uit het resultaat en uit de besprekingen bleek dat het onderzoek en de aanbevelingen als zeer relevant zijn ervaren door de rapporteurs zelf en door de raad. Een belangrijke opbrengst van het instrument rapporteurs is dat een aantal raads(commissie)leden zich steviger dan normaal verdiept in een onderwerp en de rest van de raad hierin laat delen via een rapportage. Bij dit concrete onderwerp draagt het ook bij aan het financiële inzicht van de leden van de auditcommissie. Het instrument raadsrapporteurs leidt tot versterking van het inzicht van de raad en draagt daarmee in sterke mate bij aan de ‘tegenmacht’ van de raad. Het verdient aanbeveling om daarin te blijven investeren, in ‘tegenmacht’ in het algemeen en in financiëel inzicht in het bijzonder via de auditcommissie. Wat heeft het gekost? Tijdraming rapporteurs: gedurende 2 maanden 2 uur per week. Dus per persoon ca. 20 uur. Door de inhuur van externe ondersteuning kon de tijdsbesteding van de rapporteurs beperkt blijven, maar gemiddeld kostte hen dit wel ongeveer het geraamde aantal uren. Ambtelijke ondersteuning - Financieel advies / administratie, aantal uren: p.m.

Mede door een aantal personele wijzigingen rond het onderzoek was slechts beperkte ambtelijke inzet mogelijk. Dit kon gelukkig grotendeels worden ondervangen door de externe ondersteuning. Het toont wel aan dat een onderzoek vanuit de raad beslag legt op en mede afhankelijk is van beschikbare ambtelijke ondersteuning vanuit de organisatie.  Beschikbaarheid (ambtelijke) ondersteuning is een kwetsbaar punt. - Begeleiding griffier, aantal uren: gedurende 2 maanden 2 uur per week. - Inhuur: er is 10.000 euro beschikbaar gesteld voor advies/begeleiding van een externe deskundige. Omdat uiteindelijk behalve voor het onderzoek ook voor het opstellen van de rapportage ondersteuning gewenst was, is 5.000 euro extra gebruikt. Vanuit het reguliere raadsbudget is jaarlijks ca. 10.000 euro beschikbaar voor dergelijke activiteiten.

 Ook bij een raadsonderzoek is budgetbewaking van belang. Welke onderwerpen lenen zich voor onderzoek? Het experiment is opgezet vanuit de auditcommissie. Vandaar dat het onderwerp te maken had met de P&C producten. Dergelijke onderwerpen lenen zich daar ook goed voor. Maar ook algemenere beleidsmatige onderwerpen kunnen voorwerp zijn van onderzoek door raadsrapporteurs, bijvoorbeeld: besluitvormingsproces RES, windvisie, energietransitie e.d.; keuzes in het jeugdbeleid. Vergelijk ook het begin 2020 uitgebrachte advies van 2 raadsleden over de Strategische Agenda Regio Amersfoort. Dat leek al een beetje op het rapporteurschap. In de auditcommissie is eerder nog het volgende onderwerp genoemd: Wat voor (verantwoordings)rapportages zijn er allemaal naast de jaarrekening en maandrapportages (benchmarks, waarstaatjegemeente, eigen evaluaties en monitoren)? Wat doen we daarmee? Kan er meer afstemming e.d. komen en kunnen we ze beter benutten? Conclusies en aanbevelingen  Het instrument raadsrapporteurs leidt tot versterking van het inzicht van de raad en draagt daarmee in sterke mate bij aan de ‘tegenmacht’ van de raad. Het verdient aanbeveling om daarin te blijven investeren, in ‘tegenmacht’ in het algemeen en in financiëel inzicht in het bijzonder via de auditcommissie.  Een aantal van 2 á 3 rapporteurs blijkt goed werkbaar.

Ook raadscommissieleden kunnen goed als rapporteurs optreden.  Het verdient aanbeveling dat de rapporteurs starten met een startnotitie waarin zij de opdracht en vraagstelling uitwerken en deze bespreken met de opdrachtgever.  Beschikbaarheid (ambtelijke) ondersteuning is een kwetsbaar punt.  Ook bij een raadsonderzoek is budgetbewaking van belang  Rapporteurschap kan zowel financiële als algemene onderwerpen betreffen.  Tenminste eenmaal per jaar moet in de auditcommissie en/of agendacommissie de vraag worden geagendeerd welke onderwerpen zich lenen voor de inzet van raadsrapporteurs.  Tenslotte: Het instrument raadsrapporteurs verdient een vervolg. Gezien het tijdsbeslag en de impact is het echter raadzaam om nu eerst de aanbevelingen van het onderzoek naar de maandrapportages uit te werken alvorens nieuwe onderzoeken te starten.