F-2 Besluitenlijst Auditcommissie 23 maart 2023.pdf

Besluitenlijst Auditcommissie Datum

23-03-2023

Tijd

19:30 - 21:30

Locatie

Gemeentehuis Barneveld, Zaal Voorthuizen K1.33BC (achterste gedeelte)

Voorzitter

J.A.G.M. van den Wildenberg

Aanwezig: mevrouw Van den Wildenberg (voorzitter), de heren Kevelam Van Schaik, De Kool, Smit, Flier, Nortier (vervangt mevrouw Van de Berg) en Velt. Afwezig: de heer Klein Obbink. Adviseurs: De heer Bakker (griffier), de heer Oosterwijk (wethouder), mevrouw Van Heumen (concerncontroller), de heer Stevens (F&C) en mevrouw Hooijer (secretaris). De rekenkamercommissie: de heer Pen en mevrouw Barel-Glashouwer. En de heren Van Vugt en Veldhuis van Deloitte. 1

Opening en mededelingen

19:30

De raadswerkgroep p&c was uitgenodigd voor de bijeenkomsten van de raadswerkgroep Omgevingswet van 27 maart en 1 mei (i.v.m. totstandkoming Grondbeleid). De nadere planning van de totstandkoming van het Grondbeleid volgt nog. De genoemde bijeenkomsten van de raadswerkgroep Omgevingswet zijn geannuleerd (wordt 20 april).

2

Verslag en actiepunten vorige vergadering

19:30

Zie bijlage. Besluit:

Actiepuntenlijst is geactualiseerd. Toelichting: De heer Pladdet en mevrouw Van Veen zijn de contactpersonen voor de OddV. VGGM contactpersonen is bijna rond. Verslag was al vastgesteld en t/k naar de raad gegaan .

3

Bevindingen onderzoek Rein-Aart van Vugt

19:35

N.a.v. de 'miljoenenfout' in de Tweede Tussenrapportage 2022 heeft de heer Van Vugt opdracht gekregen e.e.a. te onderzoeken. Zijn bevindingen worden aan de raad gepresenteerd. Ook de heer Veldhuis is hierbij aanwezig Ook overige raadsleden zijn hierbij welkom. De presentatie is bijgevoegd.

Besluit:

De auditcommissie onderschrijft de aanbeveling meer duiding te geven van hoe de gemeente ervoor staat in de Turap. De ‘absolute hoofdlijnen’. Toelichting

De heer Van Vugt geeft een beknopte duiding van de hoge schuldquote van Barneveld: 1. Een groot deel van de schuldquote wordt veroorzaakt door leningen ten behoeve van de grondexploitaties (42% versus 7% gemiddeld). Haal je dat eruit dan is de schuldquote <100%, dus niet in de ‘rode zone’. Voor een beter inzicht zou dus (ook) een schuldquote zonder grondexploitaties gepresenteerd kunnen worden. De spannende vraag voor Barneveld is: hoe beheers je de grondexploitaties? 2. Alle gemeenten met een groei hebben een hoge schuldquote. Dat is inherent aan groei en investeringen. 3. De in de begroting geraamde schuldquote is hoger dan die in werkelijkheid. Vanwege de geraamde investeringen versus de werkelijk gerealiseerde. Een realistische raming van de investeringen geeft een beter beeld van de schuldquote. Opmerking: de opbrengst van de grexen wordt ook niet in de begroting geraamd. Afwegingen bij het lenen voor een investering: 1. Waar leen je voor? Is het voor materiële vaste activa: prima. Niet om tekorten op te vangen. 2. Kan de rente en aflossing betaald worden? 3. Hoe flexibel blijft de begroting? Welke vaste aflossingslasten (en dus inflexibiliteit van de begroting) vind je acceptabel? Het opnemen van een kapitaallastenquote maakt dit inzichtelijk. Landelijk gemiddelde kapitaallastenquote is 6 à 7 %. 4.

Welk renterisico loop je op de lening portefeuille? Treasury verhoudt zich tot het investeringsprogramma. Oplopende schulden én interen op reserves is een risico om artikel 12 gemeente te worden. Maar Barneveld heeft een stabiele reservepositie. Voor Barneveld is spannend: 1. Hoe de grondexploitaties gaan bewegen; 2. Wat het gedrag van het rijk is na het ‘ravijnjaar’ 2026. 4

Evaluatie tussenrapportage

20:20

Bijgevoegd is de voorzet van de heren Van Schaik, Smit en Nortier voor de evaluatie van de tussenrapportage. Besluit:

Pagina 2

De auditcommissie onderschrijft de conclusies en aanbevelingen uit de ‘Aanbevelingen evaluatie tussenrapportage’. Deze gaan naar de organisatie en het college voor een reactie. Die wordt vervolgens besproken in de raadswerkgroep p&c. De uitkomst daarvan komt in de auditcommissie aan de orde. Toelichting Een wijziging van de peildatum (1 september ipv 1 augustus) betekent een actuelere rapportage en een kortere doorlooptijd. T.a.v. de leesbaarheid wordt nog aangevuld met korte teksten te werken, kpi’s en veel diagrammen. Het autorisatieniveau is gewijzigd (van beleidsproducten naar programmaniveau). De gevolgen daarvan voor de detaillering van de Tussenrapportage worden in de raadswerkgroep p&c besproken. Dit vanaf de 2e Turap. De 1e zal nog hetzelfde zijn. Ook wordt in reactie al gemeld dat de bijlage s.v.z. MIP (alleen) bij de 2 e Turap komt. Bij de (al dan niet) gelijktijdige bespreking van de Jaarverslaggeving met o.a. Kadernota (en het hiervoor voldoende tijd ramen) wordt nog opgmerkt dat het gesprek tweeledig zou moeten zijn: 1.

Zijn de in de begroting gestelde doelen gerealiseerd?

2.

Wat vinden we van de (financiële) uitkomst?

5

Planning voorbereiding rechtmatigheidsverantwoording

20:35

Toelichting door Angelique van Heumen Besluit: n.v.t.

6

Verbijzonderde interne controleplan 2023

20:40

Het Verbijzonderde Interne Controleplan 2023 is ter kennisname bijgevoegd. Toelichting door Angelique van Heumen Besluit: n.v.t.

7

Brief provincie Gelderland inzake financieel toezicht n.a.v. begroting 2023

20:50

Deze brief staat op de Lijst ingekomen stukken van 22 maart (A-1). Voordat deze, eventueel in de commissie Bestuur wordt besproken, komt deze eerst in de auditcommissie aan de orde. Besluit: n.v.t.

8

Stand van zaken rekenkameronderzoeken

21:00

Mondelinge toelichting door Mark Pen en Marjolein Barel. Pagina 3

8.a

Onderzoeksopzet Meedoen naar vermogen De rekenkamercommissie heeft een startnotitie opgesteld voor dit onderzoek (bijlage). Het onderwerp ‘meedoen naar vermogen’ is erg breed. Daarom stellen we in de startnotitie een onderzoeksfocus voor. We bespreken graag de voorgestelde focus met de auditcommissie. Besluit:

De rekenkamercommissie doet eerst een vooronderzoek op basis waarvan een advies gegeven wordt, waarna pas de diepte in wordt gegaan. Toelichting Daarbij worden de onderwerpen waarvoor voorkeur is uitgesproken meegenomen (1,2,4,6,8,12,16). Ook wordt aangegeven te focussen op doeltreffendheid (waar bij BUIG en Participatie niet de focus op ligt). En bij de onderzoeksperiode 2018-2022 rekening te houden met voor en na corona. Dit heeft gevolgen voor de doorlooptijd.

8.b

s.v.z. overige onderzoeken Tijdens de vergadering gaat de rkc in op de stand van zaken van de volgende onderzoeken:

1. Onderzoek heffingen. 2. Onderzoek ondermijning (zie bijlage). . 3. Doorwerkingsonderzoek risicomanagement sociaal domein. Dit doorwerkingsonderzoek is afgerond. De brief is aan de gemeenteraad aangeboden, zie A-4, 08-02-23 (zie bijlage). 4. Doorwerkingsonderzoek innovatief aanbesteden. Overige mededeling: 5. Vacature rekenkamerlid. Auditcommissie wordt hier kort over bijgepraat. Besluit:

n.v.t. Toelichting 1.

Onderzoek heffingen: 2e kwartaal naar de raad

2.

Onderzoek ondermijning: okt/nov naar de raad.

3.

Doorwerkingsonderzoek risicomanagement sociaal domein. Dit doorwerkingsonderzoek

is afgerond. De brief is aan de gemeenteraad aangeboden, zie A-4, 08-02-23 (zie bijlage).

9

4.

Doorwerkingsonderzoek innovatief aanbesteden: start nu.

5.

Vacature rekenkamerlid: volgende week 5 gesprekken. Najaar op sterkte.

Onderwerpen volgende vergadering (15 juni) Pagina 4

21:20

Verslag van bevindingen accountant Terugkoppeling uit raadswerkgroep p&c (4 april: o.a. Hoofdlijnennotitie Financieel beleid) Terugkoppeling verbrede driehoeksoverleg ambities-capaciteit

10

Rondvraag

21:25

Ter info het volgende: -> In de agendacie van 27/3 worden -naar verwachting- de volgende p&c data voorgesteld: • 8 mei Algemene workshop p&c documenten • 11 mei Hoofdlijnennotitie financieel beleid • 12 juni Grondexploitaties; MPG • 13 juni Technische avond Jaarverslaggeving 2022, 2e Tussenrapportage 2023, Kadernota 2024* • 20 sep (onder voorbehoud) Algemene workshop p&c documenten • Sept/okt (onder voorbehoud) Info nota grondbeleid • 24 okt Technische avond 2e Tussenrapportage 2023, Begroting 2024* *al gepland.

Indien de auditcommissie de behoefte aan een technische toelichting over de turap onderschrijft, kan deze aan 8/5 of 20/9 toegevoegd worden. -> de presentatie van de accountant (onderwerp IT) is tijdens de raadsinformatiecarrousel op 27 maart. Besluit:

n.v.t. Toelichting

Data onder voorbehoud: gewijzigde data bij agendacommissie 27/3. Actiepuntenlijst Vergadering /

Onderwerp

Planning/status

Meer betrokkenheid raad bij verbonden partijen

juni 2023

agendapunt 23-03-23

Fasegewijze invoer: nog VGGM, mogelijk regio Amersfoort. Maart 2024 Evaluatie na een jaar. 23-03-23

Bespreken welke richting OddV geformuleerd kan

Najaar 2023

worden respectievelijk welk kwaliteitsniveau de raad kan

Pagina 5

stellen, nadat meer duidelijkheid (vanuit provincie en rijk) is gekregen over de toekomst van de OddV. 23-03-23

Gesprek over ambities versus capaciteit vindt plaats in

15-06-23 of

uitgebreid driehoeksoverleg (college, CT, presidium) in

28-09-23

mei/juni. Verslag/terugkoppeling daarna. 19-01-23

Bij aanbestedingstraject nieuwe accountant tijdig

Medio ‘25

beginnen en een 'smart' uitvraag doen. Mogelijke acties n.a.v. presentatie Rein-Aart van Vugt 23 maart 2023 23-03-23

23-03-23

Overwegen opnemen in p&c documenten: -

schuldquote zonder grexen

-

kapitaallastenquote

Overwegen periodiek bespreken renterisico op lening

15-06-23

15-06-23

portefeuille (treasury) in auditcommissie 23-03-23

Overwegen presentatie Van Vugt aan de hele raad

15-06-23

Pagina 6