F-1 Werkplan griffie 2023.pdf

Raadhuisplein 2 Postbus 63 3770 AB Barneveld Telefoon 14 0342 E-mail info@barneveld.nl Internet www.barneveld.nl Whatsapp +3161445927

Aan de gemeenteraad

Geachte raadsleden, Datum: 16 mei 2023

Hierbij bied ik u het Werkplan griffie 2023 aan. Ons kenmerk:

Uw brief van:

Organisatieonderdeel: Griffie Behandeld door: I. Bakker

In de tweede helft van 2022 is er een zelfstandig team griffie gevormd. Daarbij past ook een eigen werkplan. In dit werkplan worden de belangrijkste taken van de griffie geschetst met een aantal accenten in de invulling van die taken in het lopende jaar en met een doorkijkje naar de rest van deze raadsperiode en de volgende verkiezingen. Het werkplan bevat ook een korte terugblik op het afgelopen jaar, zowel wat betreft de griffie als de raad. In een bijlage is een overzicht opgenomen met het aantal raads- en commissievergaderingen, moties en amendementen, vragen enzovoort. Het werkplan is besproken in het presidium van 8 mei. De bedoeling is om in het vervolg jaarlijks in januari een geactualiseerd werkplan op te stellen.

Doorkiesnummer 0342495320 Onderwerp: Werkplan griffie 2023

Met vriendelijke groet, namens het team griffie,

I. Bakker, raadsgriffier

Werkplan griffie Barneveld 2023 Motto: Hoe sterker de raad, hoe beter het resultaat.

Missie: Wij zorgen voor de basisprocessen, zodat de raad zijn rollen goed kan vervullen. Wij helpen de raad en zijn leden om van toegevoegde waarde te zijn voor Barneveld. Wij stimuleren inwoners om mee te doen, hun weg te vinden naar de raad en daar hun stem te laten horen.

Opzet van dit griffiewerkplan: 1. Algemeen 2. Terugblik 2022 3. Aandachtspunten 2023 4. Vooruitblik 2024-2026 5. Bijlagen: a. Samenstelling en taakverdeling griffie; b. Budgetten raad en griffie c. Overzicht aantallen vergaderingen, moties en amendementen en vragen

1. Algemeen De griffie heeft en houdt de basis op orde: • Organiseren van vergaderingen, agenda’s en stukkenstroom (raad en commissies, agendacommissie, presidium, auditcommissie, ad hoc raadswerkgroepen) en overige bijeenkomsten. • Ondersteunen en adviseren van raadsleden en fracties in hun vertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol. • Brugfunctie tussen de raad en het college en de ambtelijke organisatie. • Voldoen aan wettelijke en gebruikerseisen van raadsleden en inwoners wat betreft informatievoorziening en digitalisering. Dit zijn de basistaken van de griffie. De concrete taken en acties die daarbij horen worden gezien de hoeveelheid ervan niet allemaal afzonderlijk benoemd in dit werkplan. In het vervolg van dit werkplan wordt teruggeblikt op bijzondere activiteiten in 2022 en vooruitgekeken naar activiteiten die extra aandacht vragen in 2023 met ook een korte vooruitblik richting de verkiezingen 2026. Raadswerkgroepen over werkdruk en werkwijze De afgelopen jaren hebben de griffie en de raad zelf zich nadrukkelijk bezonnen op de werkdruk en de gewenste ondersteuning van de raad. Dit heeft geresulteerd in het Advies werkgroep raadsondersteuning 2022. Dit advies legde de basis voor de vorming en uitbreiding van een zelfstandige griffie (van 4 naar 5,2 fte).

1

Een andere concreet uitgevoerde aanbeveling uit dit advies was de extra vergoeding voor een fractie-assistent. Een fractie-assistent is een soort ambtelijk secretaris die een fractie organisatorisch kan ondersteunen. Inmiddels maken 5 fracties gebruik van een fractieassistent. Verder vroeg het advies aandacht voor de hoeveelheid informatie en vergaderingen en deed als aanbeveling om een aparte werkgroep in te stellen ter verbetering van de werkwijze. Dit heeft geleid tot het Advies van de Werkgroep verbetering werkwijze raad - feb 2023. Hiervan worden de hoofdpunten hieronder weergegeven. Hoofdpunten advies verbetering werkwijze raad: • Minder bespreken van ingekomen stukken, meer ruimte voor agendering van eigen onderwerpen van fracties via agenderingsmemo’s. • Minder interne bijeenkomsten. Meer gebruik maken van raadstafels en raadsthemabijeenkomsten en meer ‘naar buiten’. • Betere kwaliteit van informatie B&W en van raadsvoorstellen.

2. Terugblik 2022 en begin 2023 In 2022 vonden verkiezingen plaats voor de gemeenteraad, zodat een raad in nieuwe samenstelling aantrad en waarna een college werd gevormd op basis van het coalitieakkoord 2022-2026 ‘Ondernemend, betrouwbaar en zorgzaam’ van SGP, Lokaal Belang en ChristenUnie. Als gevolg van de groei naar meer dan 60.000 inwoners werd de raad uitgebreid van 31 naar 33 leden. Van de 33 raadsleden waren er 11 nieuw. Enkele concrete activiteiten in 2022: • Verkiezingen; coalitie- en collegevorming • Inwerkprogramma nieuwe raads- en commissieleden (diverse informatiebijeenkomsten, informatiecarrousels, workshops, trainingen, individuele kennismakingsgesprekken griffier, bezoek raadsadviseurs aan fracties e.d.) • Vorming van een zelfstandige griffie per 1 september 2022 • Werving en selectie nieuwe burgemeester • Realisatie ‘Bladermuur’: publieksoverzicht van de samenstelling van raad en college sinds 1812 • Werkgroep verbetering werkwijze raad Activiteiten 1e kwartaal 2023: • Afscheid burgemeester Luteijn; installatie burgemeester Van der Tak • Aanbevelingen werkgroep verbetering werkwijze vastgesteld en in uitvoering • Klassenbezoeken basisscholen gestart • Gast van de raad gestart (programma om inwoners in de gelegenheid te stellen kennis te maken met het gemeentebestuur en het functioneren hiervan) • Agressieprotocol voor raads- en collegeleden vastgesteld •

Start raadsrapporteurs m.b.t. gemeenschappelijke regelingen OddV en VGGM. ➢ Zie bijlage c: Overzicht met informatie over aantallen vergaderingen, vragen, moties en amendementen 2022.

2

3. Aandachtspunten 2023 Actiepunten vervolg 2023: Algemeen - structureel • Uitvoeren van de aanbevelingen van het advies verbetering werkwijze raad. • Regelmatig informatiecarrousel (2 keer per jaar). Doel is om de raads- en commissieleden goed te informeren over allerlei ontwikkelingen los van de actuele raadsagenda en tegelijk het aantal bijeenkomsten te beperken door concentratie ervan. • Investeren in informatieverwerving. Er blijkt behoefte aan meer informele vormen van informatieverwerving voor de raad, zoals raadsinformatiebijeenkomsten, raadstafels, werkbezoeken en themabijeenkomsten met deskundigen. • Strategische vooruitblik op basis van LTA en kadernota 1x per jaar in agendacommissie bespreken. Afweging over voorbereiding en aanpak onderwerpen (informatieavond, raadstafel, enz). • Organiseren van bijeenkomsten en trainingen gericht op het versterken van de rollen van de raad. (o.a. debattraining; workshop over de politieke en bestuurlijke rol van de raad (was al gepland in 2020 maar vanwege corona geannuleerd; alsnog in 2023). (Q4) • Stimuleren en ondersteunen van raadsrapporteurs rondom onderwerpen waarvoor extra aandacht van de raad gewenst is. Bespreking van door rapporteurs te onderzoeken onderwerpen vindt in elk geval eenmaal per jaar (september) plaats in de auditcommissie. • Rol griffier in cursus ‘Hoe werkt de gemeente’ voor nieuwe ambtenaren.

Doel is mede om het inzicht van ambtenaren in de rol van de raad en wat de raad nodig heeft te versterken. Algemeen – incidenteel • Overzicht van ‘vastgesteld beleid’ (toegankelijk via ibabs/website) → bijwerken door griffie en vervolgens overdragen aan organisatie. (Q2) • ‘Handboek’ maken voor raadsleden met overzicht van alle werkafspraken c.a. (Q2) • Handleiding maken voor de organisatie over de wijze van informeren van de raad, beantwoorden van vragen, kwaliteit van voorstellen, enz. (Q2) • Omvorming rekenkamercommissie naar rekenkamer. Raadsvoorstel met nieuwe verordening en samenwerkingsovereenkomst 9 gemeenten. (Q2-3) • Regionale afstemming griffiers en ondersteuning raadscontactpersonen/raadsrapporteurs met betrekking tot aanpassing diverse gemeenschappelijke regelingen. (Q2-3) • Organiseren Microsoft-account voor raads- en commissieleden; e-mail en Teams. (Q2) • Invoeren digitaal meldformulier voor vragen, amendementen, enz. via Teams. (Q3) • Vervanging geluidsapparatuur; uitbreiding naar bedrijfsrestaurant en hybride vergaderen. (Voorbereiding en aanbesteding 2023 Q2; oplevering 2024 Q1) Communicatie - structureel • Nieuws van de raad in Barneveldse Krant. Extra aandacht voor het betrekken van inwoners bij de raad/Gast van de raad. • Extra ruimte in Barneveldse Krant voor reacties van fracties bij bijzondere gelegenheden.

(Voor de politieke beschouwingen Q3) • Schoolprogramma: ontvangst van klassen van basisscholen en voortgezet onderwijs in samenwerking met Prodemos. Ambitie: alle scholieren bezoeken tenminste één keer in hun schooltijd (groep 8) het gemeentehuis. N.B. Dit vraagt veel inzet, ook van raadsleden. (Evalueren hoeveel scholen/groepen we bereiken en hoeveel haalbaar is Q4) • Gast van de raad: inwoners betrekken bij het lokale raadswerk. Ambitie: Verlagen van de drempel naar de raad; gasten van de raad worden ‘ambassadeurs’ van het gemeentebestuur.

3

• Cursus ‘Betrokken bij Barneveld’ ook tussentijds aanbieden (2023/24) en in elk geval ruim voor de volgende verkiezingen (begin 2025). Ambitie: Stimuleren van inwoners om politiek actief te worden. Communicatie - incidenteel • Actualiseren Communicatieplan raad in overleg met werkgroepje raadsleden. (Q2-3) Financieel/P&C – structureel • Versterken inzicht van de raad in gemeentefinanciën, via o.a. trainingen/technische informatiebijeenkomsten ter voorbereiding op kadernota, begroting, tussenrapportages, jaarrekening en grondbeleid/grondexploitaties. • Jaarlijkse beoordeling verlenging contract accountant. Financieel/P&C – incidenteel • Naar een nieuwe financiële verordening. Keuzes in hoofdpunten financieel beleid voorbespreken in raadswerkgroep P&C. (Q2-3) • Sterker positioneren auditcommissie; notitie over rol auditcommissie opstellen. (Q3) • Experimenteren met de meest adequate wijze van bespreken jaarstukken (financieel en beleidsmatig; integraal of afzonderlijk). Bespreken in auditcommissie en agendacommissie. (Q3) Aandachtspunten; te bespreken met organisatie: • Maken van afspraken over toetsing door organisatie/college op de kwaliteit van informatie en raadsvoorstellen. • Maken van afspraken over de voortgang in de beantwoording van vragen, nakomen van toezeggingen en uitvoering moties.

4. Vooruitblik 2024-2026 Algemeen • Nieuwe aanbesteding accountant. (medio 2025) • Inrichting raadzaal voor de langere termijn (voor 2030; mogelijke groei naar 35 raadsleden in 2030). Voorbereiding verkiezingen • Cursus betrokken bij Barneveld. (2024 Q1 en 2025 Q1) • Gesprek met partijbesturen over integriteit. (2024 Q1 en 2025 Q1) • Afspraken over en planning van de rol van de gemeente, partijen en fracties in aanloop naar de verkiezingen. (2024 Q3 en 2025 Q3) • Budgetten regelen, verantwoordelijkheidsverdeling burgerzaken-communicatie-griffie afspreken. (2024 Q3 en 2025 Q3) • Verkiezingsactiviteiten plannen en bespreken in presidium. (2025 Q3-4) • Handreiking coalitievorming bespreken in presidium. (2025 Q4) • Overdrachtsdocument – Afspraken met organisatie over overdrachtsdocument ten behoeve van coalitievorming. Tevens opstellen van overdrachtsdocument van de raad voor de raad. (2025 Q4 – 2026 Q1)

4

5. Bijlagen a) - Samenstelling en taakverdeling griffie; b) - Budgetten raad en griffie c) - Overzicht aantallen vergaderingen, moties en amendementen en vragen

Barneveld, 10 mei 2023

5

Bijlage a - Samenstelling en taakverdeling griffie

Naam

Functie

fte

Belangrijkste taken

Iede Bakker

Griffier

1

Algemene advisering raad; secretaris presidium, vertrouwenscie, agendacie; adviseur auditcie; voorzitter raadswg Omgevingswet; driehoek burgemeester-secretaris-griffier; ondersteunen raadsrapporteurs

Janneke Hooijer

Raadsadviseur en plv. griffier

1

Secretaris en adviseur commissie BST en GG; secretaris auditcie; adviseur agendacie; voorz/secr raadswg P&C; coördinatie informatiebijeenkomsten raad en commissies

Sven van ’t Ooster

Raadsondersteuner en raadsadviseur

1

Secretaris en adviseur commissie SAM; toezeggingen raad; coördinatie informatiebijeenkomsten raad en commissies; verschillenanalyse LTA; key-user Teams

Wietske Boekhout

Griffiemedewerker/ raadsondersteuner

0,89

Bijhouden e-mail griffie en vragenraadslid; voorbereiden raadsagenda’s; verwerken moties en amendementen en raadsbesluiten

Gerrie van Roekel

Griffiemedewerker/ raadsondersteuner

0,67

Bijhouden ingekomen stukken, e-mail griffie en vragenraadslid; bijhouden LTA

Marjolijn van Stuijvenberg

Communicatieadviseur

0,56

Nieuws van de raad; griffiemail; scholenprogramma; gast van de raad

(vacatureruimte communicatie)

0,08

Totaal

5,2

6

Bijlage b - Budgetten raad/griffie 2023

Omschrijving

Begroting Toevoeging 2023 via turap 450.000

Loonkosten griffie Salarissen en vaste vergoedingen 1.000.463 raadsleden Vergoedingen commissieleden 11.400 Opleidingen/Seminars 17.300 Representatiekosten (raadsuitje e.d.) 8.000 Accountant 90.000 Leveringen derden 33.500 Rekenkamercommissie 62.700 Fractieondersteuning Fractieassistenten Totaal 1.673.363

7

Actueel 450.000 1.000.463

6.000

17.400 17.300 8.000 34.000 124.000 33.500 62.700 15.000 15.000 9.000 9.000 64.000 1.737.363

Bijlage c - Overzicht vergaderingen e.d. 2022 Raadsvergadering

Raadsbesluiten

Moties ingediend

Aangenomen

Amendementen Aaningediend genomen

9-feb

18

6

4

2

0

8-mrt

12

10

6

0

0

29-mrt

3

0

0

0

0

30-mrt

1

0

0

0

0

20-apr

8

0

0

0

0

25-mei

16

5

3

2

1

1-jun

3

0

0

0

0

6-jul

13

7

4

6

1

5-sep

2

0

0

0

0

29-sep

11

3

3

4

1

3-nov

13

4

3

5

3

9-nov

6

25

17

5

0

13-dec

0

0

0

0

0

14-dec

13

1

0

3

2

Totaal 15

119

61

40

27

8

66,70%

29,60%

Aantal commissies Bestuur

Aantal Commissies Samenleving

Aantal commissie Grondgebied

9

8

8

Raadstafels Informatiecarrousel 1

1

1 Initiatiefvoorstel (VVD, veiligheidsplan; verworpen)

8

Raadsvergadering

Benoemenswaardige onderwerpen

Bijzonderheden

Reguliere raad

Openbaarheid agendacommissie en presidium; Zonnelader

8-mrt

Laatste reguliere vergadering in oude samenstelling

4 Moties vreemd: o.a. cadeaukaart minima & helihaven

29-mrt

Eerste vergadering na verkiezingen - toelaten nieuwe raadsleden

30-mrt

Beëdiging nieuwe raadsleden afscheid scheidende raadsleden

11 nieuwe raadsleden - 22 met ervaring

Reguliere raad incl benoeming en beëdiging commissieleden

Onderzoekscommissie wethouderskandidaten, Participatiebeleid

Reguliere raad

Rouwcentrum De Plantage kinderopvang en luchtkwaliteit

Beëdiging en afscheid wethouders

Bespreking coalitevorming en akkoord; wethoudersverkiezing

6-jul

Eerste vergadering college in nieuwe samenstelling

Kaderbrief, Churchillstraat en vestiging AZC

5-sep

Profielschets nieuwe burgemeester

9-feb

20-apr 25-mei 1-jun

Reguliere raad

Apeldoornsestraat, Initiatiefvoorstel VVD

Reguliere raad

RPLG, Stroeërweg, Bronveld, Pastoriebos, Beheerplan wegen

9-nov

Begroting, pol. beschouwingen en afscheid Hans v Daalen

Begroitng, tussenrapportage & impuls armoedebeleid

13-dec

Aanbeveling gemeenteraad voor nieuwe burgemeester

14-dec

Benoeming & beëdiging wethouder de Heer

29-sep 3-nov

Totaal 15 vergaderingen

9

Wijziging APV niet rijp voor besluitvorming, Buurtweg