F-1 Memo griffie inzake procesafspraken bestemmingsplannen d.d. 31-3-23.pdf

Raadsmemo Procesafspraken bestemmingsplannen: tijdig informeren indieners zienswijze

Datum:

Onderwerp:

Ter attentie van:

Afzender:

31 maart 2023

Procesafspraken bestemmingsplannen: te hanteren termijnen voor informeren indieners zienswijze De Raad Griffie, in afstemming met wethouder B. Wijnne

Portefeuillehouder

B. Wijnne

Mail behandelaar

j.hooijer@barneveld.nl Telefoonnummer

06-11202851

Samenvatting De griffie heeft afspraken gemaakt met de organisatie, waardoor indieners van zienswijzen minimaal 2 weken eerder dan voorheen geïnformeerd worden over het agenderen van het betreffende bestemmingsplan. Dit is dus minimaal ongeveer een maand voor de bespreking in de commissievergadering. Daarnaast worden indieners van zienswijzen die hun e-mailadres geven, vaker en sneller, ook tussentijds, geïnformeerd. Tenslotte worden bestemmingsplannen waar het college over heeft besloten, eerder gepubliceerd. Doel In de raadsvergadering van 14 december ’22 is toegezegd de raad te zullen informeren over de gemaakte afspraken m.b.t. de te hanteren termijnen t.a.v. he informeren van indieners van zienswijzen. Deze toezegging is met hiermee afgedaan. Inhoud memo Aanleiding: indiener zienswijze laat geïnformeerd over agendering Tijdens de commissievergadering van 1 december ’22 bleken indieners van zienswijzen pas vrij kort van te voren op de hoogte te zijn van bespreking van het betreffende bestemmingsplan in de commissievergadering. De wethouder heeft toen al gemeld dat er inmiddels al afspraken tussen de organisatie en de griffie waren gemaakt, waardoor indieners van zienswijzen 2 weken vóór de commissievergadering per brief zouden worden geïnformeerd. De brief wordt uiterlijk de woensdag na de agendacommissie verzonden.

De wethouder heeft toen ook toegezegd dat nog zou worden geprobeerd of dit nog eerder kan. Daarbij zou ook de geldende afspraak, dat indieners van zienswijzen niet eerder geïnformeerd worden dan raadsleden, in acht worden genomen.

Nieuwe procesafspraken griffie en organisatie Inmiddels zijn er nieuwe procesafspraken gemaakt. Die komen er op neer dat als indieners van zienswijzen hun e-mailadres geven, zij vaker en sneller, ook tussentijds, geïnformeerd worden over de verwachte bespreking van het bestemmingsplan en de zienswijzen in een commissievergadering. Geven ze geen e-mailadres, dan geldt de ‘basisafspraak’ dat ze ongeveer twee weken voor de commissievergadering per brief worden geïnformeerd. Als het e-mailadres bekend is, komen er de volgende tussentijdse berichten:

➢ Als het bestemmingsplan het besluitvormingstraject naar het college ingaat, ontvangt de indiener van de zienswijze -naast de initiatiefnemer- bericht over de verwachte commissie- en raadsvergadering waarin het behandeld gaat worden. Ook wordt een datum gemeld waarop nadere informatie volgt. Dit is minimaal 2 weken eerder dan de bovengenoemde berichtgeving per brief, dus 4 weken voor de commissievergadering. ➢ Zodra de nota van zienswijzen en het raadsvoorstel door het college is vastgesteld, ontvangt de indiener van de zienswijze -net als de initiatiefnemer- deze per mail. Dit zoveel mogelijk op donderdag(ochtend) (na besluitvorming college op dinsdag). Dit is minimaal ongeveer 1 week eerder dan de eerdergenoemde berichtgeving per brief, dus tenminste 3 weken voor de commissievergadering. Basisafspraak:

➢ Twee weken voor de commissie Grondgebied, uiterlijk woensdag (bij voorkeur dinsdag), worden uitnodigingen verstuurd naar indieners van zienswijzen en de initiatiefnemer met daarbij de concept-agenda van de commissie, het raadsvoorstel, de nota zienswijzen en staat van wijzigingen (indien van toepassing). Dit natuurlijk voor zover deze informatie niet al een week eerder per e-mail is verstrekt. Indien het e-mailadres bekend is, vindt uitnodigen (alleen) per e-mail plaats. Om raadsleden gelijktijdig te informeren geldt de volgende afspraak:

➢ De griffie publiceert op donderdag (na besluitvorming door het college) het raadsvoorstel, met bijlagen (nota van zienswijzen), in Ibabs (op de betreffende raads/commissievergadering). Dit is ook het geval indien geen zienswijzen zijn ingediend. De initiatiefnemer wordt (uiterlijk de woensdag hiervoor) geïnformeerd. Dit betekent dat ook tussentijds raadsvoorstellen worden gepubliceerd. Voor de volledigheid nog de volgende, al geldende, afspraken:

➢ Op de donderdag, twee weken voor de commissievergaderingen, staan de agenda’s van de commissies in de krant/op de website (richttijd publiceren is 12.00 uur). Streven is publiceren op de website (met alle relevante stukken) al op de dinsdag in plaats van donderdag. ➢ Initiatiefnemers van hamerstukken die op de agenda staan krijgen ook een brief. Vervolg Geen. De afspraken worden bewaakt en aangescherpt, indien nodig.