F-1 Jaarverslag auditcommissie 2025

gemeente

Barneveld

Jaarverslag Auditcommissie 2025

Algemeen Met enige trots presenteren wij u het jaarverslag 2025 van de Auditcommissie. Dat heeft twee redenen die met elkaar verband houden: dit is de eerste keer dat de Auditcommissie een jaarverslag laat zien; in 2025 heeft de Auditcommissie een ingrijpende verandering ondergaan. Wij willen wel nu al, voor de officiële evaluatie, opmerken dat er een totaal andere energie in de Auditcommissie zit: er wordt keihard gewerkt door raadsleden en ambtelijke ondersteuning, maar altijd met een glimlach. De discussies zijn actief, zeer inhoudelijk en geregeld voorbereid door twee of meer raadsleden. Dat vraagt een behoorlijke tijdsinvestering, maar dat is het meer dan waard. Dat kan alleen dankzij de goede samenwerking met de secretaris, de ambtelijke organisatie en het onderlinge vertrouwen. Een prachtig resultaat. Namens de Auditcommissie, Judith van den Wildenberg Voorzitter

2 | Jaarverslag Auditcommissie 2025

Terugblik 2025 In onderwerpen Samenwerking Rekenkamer De Auditcommissie werkt nauw samen met Rekenkamer Vallei en Veluwerand. In de Auditcommissie wordt over de onderzoeken van de Rekenkamer gesproken. Hierbij komt elke stap in het onderzoeksproces aan bod. Het begint met de bespreking van onderwerpen voor een mogelijk onderzoek. Ideeën aangedragen door leden van de Auditcommissie, de raad of de Rekenkamer. Ook inwoners van de gemeente kunnen voorstellen voor een onderzoek aanbieden. De Rekenkamer beoordeelt de ingediende adviezen op de haalbaarheid en relevantie. Na het kiezen van een onderwerp wordt de onderzoeksopzet besproken in de Auditcommissie. De aanbevelingen van het uitgevoerde onderzoek worden aan de raad aangeboden. Vervolgens bewaakt de Auditcommissie weer de voortgang van de aanbevelingen die de raad heeft overgenomen. • •

•

•

In 2025 heeft de raad het rekenkameronderzoek naar de rol van de raad bij de RES besproken en de aanbevelingen overgenomen. Het onderzoek naar inwonerstevredenheid over het beheer en onderhoud van de openbare ruimte is gestart (resultaten verwacht in de loop van 2026). De suggestie van de heer Flier om de Inkoopvoorwaarden, specifiek Social Return on Investment, te onderzoeken is gekozen als onderwerp voor een nieuw onderzoek. In april zijn in de Auditcommissie afspraken gemaakt over hoe de voortgang van aanbevelingen van de Rekenkamer beter bewaakt kan worden. Arend Flier: “Mooi dat met steun van de gehele Auditcommissie er een onderzoek komt naar SROI. Ook de Rekenkamer reageerde enthousiast. We willen dit onderzoek om te toetsen of dit meerwaarde geeft voor de inwoners en opdrachtnemers bij aanbestedingen. Wij zijn benieuwd naar de uitkomsten.”

Samenwerking accountant De Auditcommissie vormt de schakel tussen de gemeenteraad en de accountant. De commissie bespreekt met de accountant de aanpak van de accountantscontrole, wijziging in wet- en

3 | Jaarverslag Auditcommissie 2025

regelgeving met betrekking tot rechtmatigheid, de uitkomsten van deze controles en de kwaliteit van de financiële verantwoording in brede zin. De accountant is daarbij niet alleen controleur, maar ook een belangrijke adviseur van de Auditcommissie. Hij geeft inzicht in risico’s, aandachtspunten en verbeterpunten in de financiële organisatie. Dat doet de accountant voor de Auditcommissie en in principe eens per jaar in een openbare bijeenkomst voor de raad. De Auditcommissie gebruikt deze inzichten om de raad goed te informeren en te ondersteunen bij de behandeling van de jaarrekening en andere financiële onderwerpen. • •

•

Bespreking van de Boardletter 2025 Jaarverslaggeving 2024: de Auditcommissie heeft voor het eerst (technisch) advies gegeven aan de raad op basis van de bevindingen van de accountant. Aanwijzen speerpunten van de controle (de impact van nieuwe rechtmatigheidswetgeving op de interne beheersing en de fout/onzekerheidsmarges). Wouter de Kool: “Ik vind het mooi om te zien hoe wij als Auditcommissie gegroeid zijn in proactiviteit. We zijn meer regie gaan pakken op onderwerpen die wij belangrijk vinden en geven de raad nu veel beter (technisch) advies.”

Ontwikkeling en werkwijze In de eerste twee maanden van 2025 functioneerde de Auditcommissie zoals al jaren het geval was: ongeveer eens per twee maanden een volle agenda met veel zware financiële stukken. We behandelden deze stukken in relatieve stilte: de bedoeling was een terugkoppeling naar de fracties, in de praktijk echter schoot dat er in de andere overvolle agenda’s wel eens bij in. Maar de stukken werden ingewikkelder, vroegen om meer kennis en diepgang en een duidelijke terugkoppeling naar de raad. Daarom wilden wij met elkaar praten over de toekomst: wat is de Auditcommissie, hoe willen we zijn? Na een inspirerende heisessie op 13 maart van Martine Koedijk, sectorvoorzitter Lokale Overheden, kwamen wij tot een nieuwe werkwijze, waarmee wij een solide basis willen leggen onder de Auditcommissie als instrument om de raad beter in positie te brengen. • •

Er komt een jaarkalender met de reguliere financiële stukken, maar waarin we ook beleidsstukken en thema’s kunnen agenderen. De agendering wordt voorbereid door een eigen agenderingsgroep, bestaande uit twee leden, de secretaris en de voorzitter.

•

De Auditcommissie krijgt een plek in de reguliere vergadercyclus. Dat betekent meer vergaderen, maar (in principe) korter met een duidelijke focus. Stefan Velt: “De heisessie heeft ons geholpen om als Auditcommissie nog meer onze rol te pakken en van waarde te zijn voor de raad. Niet alleen de controlerende taak, maar actief de financiën van de gemeente onder de loep te nemen en daar helpende adviezen aan te hangen.”

Leden van de Auditcommissie doen bij toerbeurt verslag in de commissie Bestuur van de besproken onderwerpen, in relatie tot kwaliteit en betrouwbaarheid. Indien nodig voorzien van een memo, analoog aan de werkwijze van de raadsrapporteurs voor verbonden partijen. Begin 2026 zullen we de nieuwe werkwijze evalueren en met de raad bespreken.

Adviezen aan de raad Een belangrijke ambitie in de nieuwe werkwijze is om de raad regelmatig te voorzien van adviezen en aanbevelingen over diverse stukken en zaken die bij de Auditcommissie aan bod komen. De adviezen en aanbevelingen zijn technisch van aard en zijn erop gericht om stukken te duiden en raadsleden te helpen om, goed geïnformeerd, hun eigen afwegingen te kunnen maken. • Jaarverslaggeving 2024 Wouter de Kool en Arend Flier hebben de Jaarverslaggeving 2024 onder de loep genomen. Het advies dat zij, met behulp van ambtelijke ondersteuning, hebben opgesteld geeft allereerst een duiding van de rechtmatigheidsverantwoording en het verslag van de accountant. Daarnaast werden enkele aanbevelingen gedaan om de jaarverslaggeving als controlerend instrument voor de raad te versterken. • Doorontwikkeling MIP De brief met aandachtspunten voor het MIP (Meerjaren Investerings Programma) gaat specifiek in op drie ontwikkelpunten: het investeringsplafond, de autorisatie van investeringen over 2 jaarschijven en onderhanden werk. Voor elk van deze punten wordt geduid wat het inhoudt, wat de beoogde ontwikkelingen zijn en welke aandachtspunten de auditcommissie hierbij ziet. De brief is opgesteld door de leden Henri Mulder en Stefan Velt. Henri Mulder: “Wij kregen te maken met iets nieuws: het MIP (Meerjaren Investerings Plan). Het duurde even voor iedereen begreep wat het

4 | Jaarverslag Auditcommissie 2025

doel en het nut was en vooral hoe je het goed kunt gebruiken. Daar is in de Auditcommissie met de organisatie goed over gepraat. En daar gaan we mee door in de komende tijd!”

Aanbesteding accountant In 2026 loopt het contract met de accountant, Baker Tilly, af. Daarom is in het voorjaar van 2025 gestart met de voorbereidingen voor een aanbesteding. Namens de Auditcommissie vormden Harry Klein Obbink en Arend Flier de begeleidingsgroep. Zij hebben, samen met mensen van control, financiën, juridische zaken, inkoop en de griffie een aanbestedingsdocument geschreven. Dit stuk bevat de opdracht die de accountant moet gaan uitvoeren en de eisen en criteria op basis waarvan de inschrijvers worden beoordeeld. Harry Klein Obbink: “Ik vond ‘de bemoeienis’ noodzakelijk en waardevol. De gemeenteraad is immers opdrachtgever van de accountant. Aanwezigheid van de raad aan de voorkant is daarom noodzakelijk waarbij de kwaliteit van de ondersteuning van groot belang is. Daarmee is de accountant echt ‘van ons’ én van de organisatie, een mooie samenwerking.” Het concept is op 18 september besproken in de Auditcommissie en samen met een duidingsbrief gedeeld met de raad. Vervolgens is het aanbestedingsdocument vastgesteld op 9 oktober 2025 en is de aanbesteding gepubliceerd. Dit heeft geleid tot in totaal zes inschrijvingen. Een aantal waar we erg tevreden mee waren. Deze zes inschrijvingen zijn beoordeeld aan de hand van de criteria in het aanbestedingsdocument.

De beoordelingscommissie die deze taak op zich had genomen, bestond uit: Henri Mulder, Gerwin Boswijk, Joël Verstoep en Henk Smit. Er is bewust gekozen om zowel leden uit de Auditcommissie als raadsleden buiten de Auditcommissie te betrekken. Op 13 januari heeft deze commissie vijf van de zes, omdat 1 zelf afhaakte accountantskantoren op bezoek gehad voor een toelichting op hun inschrijving. Die dag is naar grote tevredenheid van de beoordelaars en ambtelijk adviseurs verlopen en heeft een eenduidige en heldere beoordeling opgeleverd. PricewaterhouseCoopers (PwC) behaalde de hoogste score. Op 4 februari heeft de raad besloten dat PwC onze nieuwe accountant wordt. De accountantsverklaring over het jaar 2025 ontvangen wij nog van Baker Tilly. De controle over 2026 zal door PwC worden gedaan.

Henk Smit: “In de laatste twee jaar hebben we als Auditcommissie een intense professionaliseringsslag doorgemaakt. Een goed voorbeeld is de selectie van de nieuwe accountant. Een mooi samenspel tussen organisatie, griffie en Auditcommissie.”

Financiële kaders en nota's Een van de taken van de Auditcommissie is het voeren van overleg over de kwaliteitsverbetering van (documenten van) planning en control. Dat uit zich onder meer in gesprekken over nota’s en andere kaders en documenten die van belang zijn voor de financiële sturing, beheersing en verantwoording. In de praktijk kijkt de Auditcommissie niet alleen naar de technische juistheid van stukken. Er is ook aandacht voor financiële risico’s, keuzes en consequenties en of deze op een heldere en samenhangende manier worden toegelicht. Afgelopen jaar heeft de Auditcommissie onder meer gesproken over: • Het Treasurystatuut Treasury betreft het besturen, beheersen en verantwoorden van financiële geldstromen, financiële posities en de risico’s die hiermee gepaard gaan. De Auditcommissie heeft de wijzigingen ten aanzien van het statuut besproken. • Nota activeren en Waarderen De nota Activeren en Waarderen 2026 gaat in op de wijze waarop de gemeente investeert, en hoe zij investeringen activeert, waardeert en afschrijft. In de Auditcommissie is gesproken over de wijze van afschrijven, de samenhang met de financiële verordening en de voordelen van het bundelen van bestaande kaders in één nota. Jarne van Schaik: “Wie grip heeft op cijfers, houdt ruimte voor groei. Controle waar het moet, vertrouwen waar het kan.

Als Auditcommissie hebben we daar samen actief aan gewerkt. Het is met meer vergaderingen intensiever, en tegelijkertijd diepgaander geworden.” • Paragraaf Bedrijfsvoering De paragraaf Bedrijfsvoering is een verplicht onderdeel van de begroting en jaarverslaggeving. De paragraaf bevat de stand van zaken en de beleidsvoornemens met betrekking tot de bedrijfsvoering. In 2025 is gestart met gesprekken over het versterken van de inhoud van de paragraaf. Er is een proces uitgelijnd dat doorloopt in 2026. Het doel is om een nieuwe opzet voor de paragraaf te kunnen opnemen in de begroting 2027. Daarvoor is begin 2026 een werksessie geweest met de leden

5 | Jaarverslag Auditcommissie 2025

Henk Smit en Henri Mulder, de directeur Bedrijfsvoering, de concerncontroller en de secretaris en de voorzitter van de Auditcommissie.

Vooruitblik 2026 Dit jaar staat er veel te gebeuren. Zowel voor de raad als voor de Auditcommissie. In maart zijn de verkiezingen. Dat betekent dat we nieuwe raadsleden gaan verwelkomen en van anderen afscheid zullen moeten nemen. De raad zal vervolgens ook opnieuw moeten besluiten over de samenstelling van zijn commissies, waaronder die van de Auditcommissie. We vertrouwen erop dat we in de nieuwe bestuursperiode opnieuw met enthousiaste mensen aan de slag kunnen. De zaken waar deze nieuwe ploeg dit jaar mee aan de slag wil gaan, staan in Bijlage I. Hieronder lichten wij graag een aantal bijzondere zaken toe: •

Ontwikkeling P&C (herindeling programmabegroting) Afgelopen jaren is er hard gewerkt aan de (door)ontwikkeling van de P&C-producten. Eén van de voorbeelden is de introductie en implementatie van het Meerjaren Investeringsplan (MIP). De ontwikkeling van de P&C-cyclus en de bijhorende producten wordt ook in 2026 stevig doorgezet. De beoogde herindeling van de programmabegroting is hier een kenmerkend voorbeeld van. De Auditcommissie fungeert hierbij namens de raad als klankbord gedurende de ambtelijke voorbereiding van de herindeling en als adviseur richting de gemeenteraad. • Nieuwe accountant De aanbesteding voor de nieuwe accountant is zo goed als afgerond. De raad heeft op 4 februari j.l. besloten om de opdracht aan PwC te gunnen. Als het proces van definitieve gunning en de ondertekening van de overeenkomst soepel verloopt, heeft de gemeente op 1 mei 2026 een nieuwe accountant. Wij hebben gedurende dit traject opnieuw gezien en geleerd wat de waarde van een goede accountant is. Wij hopen dit jaar dan ook op een goede start en samenwerking met PwC en dat er aan de hoge verwachtingen die wij hebben van deze accountant, zal worden voldaan. • Ontwikkeling Auditcommissie De ontwikkeling die de Auditcommissie het afgelopen jaar heeft ingezet, heeft zichtbaar resultaat opgeleverd.

Binnen de commissie is sprake van hernieuwd enthousiasme dat zich onder meer heeft geuit in concrete adviezen die door leden zelf zijn voorbereid en opgesteld.

Wij hopen dit enthousiasme vast te houden en deze ontwikkeling in het komende jaar voort te zetten. Dit willen wij onder meer doen door blijvend het gesprek te voeren over de kwaliteit en doorontwikkeling van planning- en controlproducten, zoals de indeling van de programma’s en de opzet van paragrafen in de begroting, en over de financiële verordening. Goede samenwerking met de ambtelijke organisatie is onmisbaar. Wij willen daarom dit jaar wederom inzetten op het versterken van de samenwerking met onder andere control en financiën.

Bijlagen 1. Actiepuntenlijst en planning 2026 2. Overzicht adviezen en besluiten 2025 3. Samenstelling 2025

6 | Jaarverslag Auditcommissie 2025

Bijlage 1 Actiepuntenlijst en planning 2026 Nr

Onderwerp

Vergadering

1.

Interimcontrole plan 2026

15-01-2026

2.

Boardletter (incl. collegereactie)

15-01-2026

3.

Terugkoppeling Aanbesteding accountants en gunning

15-01-2026

4.

Jaarverslag Auditcommissie 2025

12-02-2026

5.

Presentatie herindeling Programmabegroting

12-02-2026

6.

Normenkader 2026

12-02-2026

7.

Concept-paragraaf bedrijfsvoering

12-02-2026

8.

Rekenkamer: voortgang onderzoeken en aanbevelingen

16-04-2026

9.

Evaluatie werkwijze Auditcommissie en overdrachtsdocument

16-04-2026

10.

Nota Risicomanagement

16-04-2026

11.

Ontwikkeling P&C-producten: doorontwikkeling MIP

16-04-2026

12.

Ontwikkeling P&C-producten: herindeling programma’s PB

16-04-2026

13.

Kennismaking nieuwe accountants

21-05-2026

14

Bestuursrapportage concerncontrol juli – december 2025

21-05-26

15.

Ontwikkeling P&C-producten: Advies Jaarverslaggeving

21-05-2026

16.

Bevindingen accountant

18-06-2026

17.

Jaarverslaggeving/rechtmatigheidsverantwoording

18-06-2026

18.

Digitale bedrijfsvoering en – beheersing met CISO/CIO/CC

18-06-2026

19.

Speerpunten van de controle

10-09-2026

20.

Jaarverslag 2026 en -plan 2027 Auditcommissie

03-12-2026

7 | Jaarverslag Auditcommissie 2025

21.

Nota verbonden partijen

03-12-2026

Bijlage 2 Overzicht adviezen en besluiten 2025 Datum

Onderwerp

Besluit / Advies

06-02

Boardletter accountant

Kennisgenomen; besproken

06-02

Paragraaf Bedrijfsvoering

Verkennen van herstructurering, focus op o.a. informatie, strategisch personeelsbeleid

06-02

Treasurystatuut

Instemming met aanpassingen

23-04

Nieuwe werkwijze

Strategischere rolneming, andere vergaderwijze en -frequentie, evaluatie in 2026

23-04

Jaarrekening

Eerste onderwerp voor advies

22-05

Doorontwikkeling MIP

Advies: autorisatie voor 2 jaarschijven

22-05

Aanbesteding accountant

Startnotitie, begeleidingsgroep

19-06

Jaarverslaggeving 2024

Advies vastgesteld en naar raad

19-06

MIP

Adviesbrief akkoord en met raad gedeeld

18-09

Aanbesteding accountant

Brief t.a.v. raad vastgesteld

18-09

Rekenkameronderzoek

Onderzoeksopzet akkoord; suggestie SROI

18-09

Nota activeren en waarderen

Opzet akkoord; definitieve nota volgt

8 | Jaarverslag Auditcommissie 2025

Bijlage 3 Samenstelling Auditcommissie 2025 Naam

Rol

Wim Oosterwijk (wethouder)

Adviseur

Adrie-Jan de Korte (concerncontroller) vanaf 09-10-2025 Angelique van Heumen (concerncontroller) t/m 19-06-2025

Adviseur

Marlies Bongers (griffier)

Adviseur

Sven van ’t Ooster (raadsadviseur) vanaf 23-05-2025 Janneke Hooijer (raadsadviseur) t/m 22-05-2025

Secretaris

Lid

Fractie

Arend Flier

SGP

Stefan Velt

Lokaal Belang

Wouter de Kool

ChristenUnie

Henri Mulder

Pro’98

Henk Smit

CDA

Jarne van Schaik Gerben Evers – vervangt Jarne van Schaik Harry Klein Obbink Vervangt – Judith van den Wildenberg - vanwege haar rol als voorzitter

9 | Jaarverslag Auditcommissie 2025

VVD Burger Initiatief