F-1 Brief griffier inzake advies werkgroep raadsondersteuning d.d. 3 februari 2022.pdf

Raadhuisplein 2 Postbus 63 3770 AB Barneveld Telefoon 14 0342 E-mail info@barneveld.nl Internet www.barneveld.nl Whatsapp +316 1445 9278

Gemeenteraad

Geachte raadsleden, Datum: 3 februari 2022

Ons kenmerk:

Afdeling: Griffie Behandeld door: Iede Bakker Doorkiesnummer: (0342) 495 320 email: i.bakker@barneveld.nl

Hierbij stuur ik u het advies van de werkgroep Raadsondersteuning: ‘Een sterke raad vraagt een sterke griffie’. Dit advies is besproken in het presidium van 31 januari jl. Hieronder geef ik de aanbevelingen uit het advies weer, met daarbij per aanbeveling het besluit van het presidium erover. Aanbeveling 1. Kies weer voor een maandelijkse vergadercyclus met 3 commissie-avonden en 1 raadsvergadering per cyclus. Overige bijeenkomsten dienen zoveel mogelijk te worden ingepland tijdens de commissie-avonden. Besluit: Het presidium vindt het nog niet verstandig om geheel over te gaan naar een maandelijkse vergadercyclus en verzoekt de agendacommissie vooralsnog alleen vanaf najaar 2022 een extra begrotingsvergadering (een commissie- en een raadsvergadering) te plannen en in het voorjaar van 2023 één extra vergadercyclus (met 3 commissieavonden en 1 raadsvergadering) en dit vervolgens te evalueren. Aanbeveling 2. Laat het presidium een werkgroep instellen die na de verkiezingen een advies uitbrengt over verbetering van de werkwijze en met name de wijze van vergaderen. Besluit: Het presidium stelt in de eerstvolgende vergadering na de verkiezingen een werkgroep verbetering werkwijze in. Aanbeveling 3.

Vorm een aparte griffie die in de loop van 2022 en in samenhang met het ‘groeiplan’ toegroeit naar een omvang en inrichting zoals beschreven in punt 1 t/m 5 van paragraaf 3 van het advies. Besluit: Het presidium draagt de griffier op om, in overleg met de secretaris en in samenhang met het 'Groeiplan' het voorstel voor een aparte griffie verder uit te werken wat betreft inrichting, omvang en budget en dit voor te leggen ter besluitvorming door het presidium. Aanbeveling 4. Vul de vergoeding voor fractieondersteuning aan met een bedrag van € 1.800 ten behoeve van een (vrijwilligers)vergoeding voor een fractie-assistent (geoormerkt en op declaratiebasis). Besluit: Het presidium legt een voorstel voor aan de raad om in de Organisatieverordening toe te voegen dat fracties een bedrag van maximaal € 1.800 kunnen declareren ten behoeve van een (vrijwilligers)vergoeding voor een fractie-assistent. Met vriendelijke groet, Iede Bakker, griffier

Een sterke raad vraagt een sterke griffie

ADVIES van de werkgroep raadsondersteuning Januari 2022

Hoe sterker de raad, hoe beter het resultaat

Een sterke raad vraagt een sterke griffie 1.

Inleiding

In november 2020 bracht de Raad voor het Openbaar Bestuur (ROB) een advies uit: Goede ondersteuning, sterke democratie.1 Mede naar aanleiding van dit advies heeft het presidium op 16 december 2020 gesproken over versterking van de raadsondersteuning en de griffier mandaat gegeven om met een werkgroep met enkele raadsleden hierover verder na te denken. Deze notitie met aanbevelingen is het resultaat hiervan. Ter voorbereiding op deze notitie heeft de werkgroep in november 2021 ook een enquête gedaan naar de werkdruk. De conclusies daarvan zijn verwerkt in paragraaf 2 van deze notitie. De ROB benadrukt dat een goed functionerende raad bijdraagt aan goed en democratisch bestuur en dat sterke ondersteuning daarvoor essentieel is. De ROB constateert dat gemeenteraden hun instrumentarium voor deze ondersteuning onvoldoende inhoud geven en gebruiken. De ROB gaat concreet in op de volgende vormen van ondersteuning: ambtelijke bijstand, fractieondersteuning, griffie, rekenkamer en opleiding. In paragraaf 3 en 4 van deze notitie komen wij hierop terug. 2.

Werkdruk en werkwijze

In deze notitie beperken wij ons tot de belangrijkste conclusies uit de enquête over de werkdruk en de bijbehorende duiding van deze enquête.2 Een overgroot deel van de raadsleden geeft aan soms (45%) of regelmatig (41%) werkdruk te ervaren. Van deze groep geeft 55% aan een redelijk hoge mate van werkdruk te ervaren en 30% ervaart zelfs een hoge mate van werkdruk. Het belangrijkste gegeven is wellicht dat 25% aangeeft de werkdruk die zij ervaren als problematisch te zien. Daarbij lijkt de trend van stijgende werkdruk door te zetten, ook in Barneveld. De meeste werkdruk wordt ervaren door raadsleden die veel uren besteden aan het raadswerk (16-20 uur of meer dan 20 uur per week). Veelal betreft dit raadsleden die deel uitmaken van een (kleinere) oppositie fractie. Het overgrote deel van deze tijd besteden raadsleden aan vergaderingen en de voorbereiding hiervan. Het is dan ook niet verassend dat hier de belangrijkste oorzaak voor werkdruk te vinden is.

Als belangrijkste factoren die bijdragen aan het ervaren van werkdruk worden genoemd: • De ‘detaillisering’ van vergaderingen (niet op hoofdlijnen) • De sfeer binnen de raad (negatieve energie) • De complexiteit van onderwerpen • De hoeveelheid en omvang van informatie van het college • Het aantal onderwerpen op de agenda’s van vergaderingen Deze factoren hebben allemaal enigszins te maken met ‘de hoeveelheid aan informatie’ in het algemeen. Dit is een belangrijke constatering. In het bijzonder wanneer rekening wordt gehouden met de resultaten over de vraag waar raadsleden hun tijd aan besteden. Veruit de

1

Link: : Adviesrapport Goede ondersteuning, sterke democratie | Publicatie | Raad voor het Openbaar Bestuur (raadopenbaarbestuur.nl) 2 Bijlage: Werkdruk onder raadsleden in Barneveld (november 2021)

ADVIES van de werkgroep raadsondersteuning

1

meeste tijd wordt besteed aan vergaderen en het voorbereiden daarvan. De overige zaken, zoals contacten met burgers, scoren veel lager. De werkgroep heeft niet als taak, te adviseren over de werkwijze van de raad. Maar de ervaren werkdruk als gevolg van de vele en lange vergaderingen vindt de werkgroep zo belangrijk dat wij hierover toch enkele aanbevelingen doen, met name over de vergaderfrequentie. • Vergadercyclus weer maandelijks De veelheid, lengte en inhoud van de raads- en commissievergaderingen heeft veel invloed op de ervaren werkdruk. Bovendien zijn er steeds meer extra activiteiten naast de reguliere commissies. De werkgroep stelt daarom voor om in elk geval de vergadercyclus van 6 weken weer terug te brengen naar een maandelijkse vergadercyclus (eens per 4 á 5 weken) met 3 commissie-avonden en 1 raadsavond per cyclus. Er is dan een extra cyclus mogelijk zowel in de eerste helft als de tweede helft van het jaar. Maar er mogen dan minder extra activiteiten worden gepland. Informatiebijeenkomsten, workshops, overige gesprekken en dergelijke dienen te worden ingepland tijdens de commissie-avonden. De werkvorm wordt aangepast aan het onderwerp. Buiten deze vaste vergadercyclus worden alleen bijeenkomsten gepland die urgent zijn en echt niet binnen de reguliere cyclus passen.

Door een regelmatigere en iets frequentere cyclus is ook meer spreiding van onderwerpen mogelijk. ➔ Aanbeveling 1: Kies weer voor een maandelijkse vergadercyclus met 3 commissieavonden en 1 raadsvergadering per cyclus. Overige bijeenkomsten dienen zoveel mogelijk te worden ingepland tijdens de commissie-avonden. • Werkwijze Voor het overige geeft de werkgroep in overweging om een aparte werkgroep in te stellen die na de verkiezingen een advies uitbrengt over verbetering van de werkwijze en met name de wijze van vergaderen (onder meer: wat wordt er geagendeerd en hoe wordt dit besproken; welke mogelijkheden biedt digitalisering, bijvoorbeeld een webinar in plaats van een informatiebijeenkomst). ➔ Aanbeveling 2: Laat het presidium een werkgroep instellen die na de verkiezingen een advies uitbrengt over verbetering van de werkwijze en met name de wijze van vergaderen. 3.

Versterking raadsondersteuning / griffie

Voor een inhoudelijke motivering van het belang van versterking van de raadsondersteuning verwijzen wij kortheidshalve naar het eerder genoemde rapport van de Raad voor het openbaar bestuur. Op welke punten is in Barneveld versterking van de raadsondersteuning mogelijk? 1. Commissiesecretarissen worden raadsadviseurs De huidige commissiesecretarissen vervullen het commissiesecretariaat als een ‘neventaak’, vanuit een reguliere functie in een team in de organisatie. De taakinvulling is – conform de functie – vooral secretarieel: het aantal beschikbare uren is beperkt tot het organiseren van de vergadering op zich; advisering hoort niet bij de functie.

ADVIES van de werkgroep raadsondersteuning

2

ADVIES van de werkgroep raadsondersteuning

3

➔ Voorstellen: a. Extra uren. Bijvoorbeeld voor voor- en nazorg insprekers3, oppakken van suggesties uit commissiebesprekingen4, bijhouden van de voortgang van toezeggingen en voorstellen e.d. (ook contact houden met ambtenaar die memo of voorstel voorbereidt). b. Taak uitbreiden met advisering, intern binnen organisatie, extern naar inwoners/organisaties en intern richting commissieleden. Bijvoorbeeld inhoudelijk contact met ambtenaren over adequate invulling van wensen van de commissie; contact met belangengroepen; adviseren van raadsleden over vragen; planning. c. Commissiesecretarissen opwaarderen tot raadsadviseurs, zie ook 2 en 3. 2. Raadsadviseurs en overige ondersteuning Een stevige griffie beschikt over tenminste de volgende advieskwaliteiten en ondersteuning (functies kunnen part-time of gecombineerd worden ingevuld): • Algemeen-strategisch (griffier) • Secretariële en administratieve ondersteuning (raadsondersteuner/griffiemedewerker) • P&C / financieel (raadsadviseur) • Sociaal domein (raadsadviseur) • Ruimtelijke ontwikkeling (raadsadviseur) • Communicatie (communicatiemedewerker/-adviseur) 3. Advisering van de raad De werkgroep adviseert om griffier en raadsadviseurs ook meer in te zetten voor: • Informatievoorziening college aan raad: is de informatie relevant en kwalitatief goed? • Informatievoorziening van derden aan de raad: selecteren en duiden.

• Verbetering van de kwaliteit van raadsvoorstellen.5 Dit is formeel een taak van de organisatie respectievelijk het college, maar de griffier en raadsadviseurs kunnen hierin ook een rol spelen. Hierover dienen afspraken te worden gemaakt tussen de griffier en de secretaris. • Sturen op informatie in relatie tot de (lange-termijn-)agenda van de raad (dus niet wachten op informatie en daarop reageren, maar informatie vragen op basis van de eigen planning van de raad). • Oplegnotities (procedureel) voor de agendacommissie en eventueel de raad(scommissie). • Kritische analyse van informatie; adviseren over second opinions, onderzoeken c.a. • Adviseren over en ondersteunen bij raadsrapportages (onderzoek en advies door raadsleden zelf). • Raadscommunicatie. • Contact met inwoners (adviseren over de manier waarop zij hun stem zo goed mogelijk kunnen laten horen in de raad, deel kunnen nemen aan commissievergaderingen, zelf een initiatiefvoorstel in kunnen dienen enz.) Wij adviseren overigens om deze aandachtspunten ook te betrekken bij aanbeveling 2.

3

Contact vooraf geeft een beeld van de motivatie van de insprekers; dat kan het gesprek effectiever maken en kan ook reden zijn voor een wat andere aanpak (bijv. raadstafelgesprek). Voor de gastheerfunctie ter vergadering kunnen tevens de bodes een rol vervullen. 4 Bijv. suggestie voor een werkbezoek of een verdiepende bespreking; zorg voor daadwerkelijke organisatie, afstemming met alle betrokkenen, relevante planning in het proces. 5 Link naar doorwerkingsonderzoek rekenkamercommissie: doorwerking kwaliteit raadsvoorstellen d.d. 15-1-21

ADVIES van de werkgroep raadsondersteuning

4

4. Kwantitatief: omvang van de raadsondersteuning / griffie De omvang van raadsgriffies varieert van 0,5 tot 30 fte, met een gemiddelde van 2,85 fte. In gemeenten tussen 50 en 70 duizend inwoners is dit vaak het dubbele van het gemiddelde, circa 5 tot 6 fte. In Barneveld is bij de invoering van het dualisme in 2002 niet gekozen voor een afzonderlijke griffie, maar voor een beperkte raadsondersteuning die beschikbaar wordt gesteld vanuit de reguliere organisatie. De huidige formatie in fte is als volgt. 1,0 Griffier 2,3 Raadsondersteuning (voornamelijk secretarieel-administratieve ondersteuning, voor een klein deel met de dubbelfunctie raadsadviseur; in 2021 uitgebreid van 1,5 naar 2,3 fte) 0,3 Commissiesecretarissen (gemiddeld 12 uur per maand per persoon) 0,4 Overig: beleids- en procescoördinator 4 fte totaal. Om de functie raadsadviseur in te vullen zoals hierboven bedoeld, is uitbreiding van de hiervoor beschikbare formatie gewenst. Hieronder geven wij een globaal beeld van hoe dit zou kunnen worden ingevuld. 1,0 Griffier 2,0 Raadsondersteuning 0,5 Communicatie-medewerker (strategisch advies kan bij Team communicatie blijven) 1,5 Raadsadviseurs (raadsadviseurs zijn verbonden aan een raadscommissie; een van de raadsadviseurs is tevens plaatsvervangend griffier) 5 fte totaal. Dit betekent een uitbreiding van 1 fte. 5.

Organisatie: aparte griffie? Bovenbedoelde versterking en uitbreiding van de raadsondersteuning is op zich mogelijk in het huidige model, zonder apart georganiseerde griffie. Bij een afzonderlijk georganiseerde griffie zal de rol van de griffie echter beter zijn afgestemd op de behoefte van de raad en ook meer bijdragen aan de ‘tegenmacht’ van de raad. Een raad is het scherpst in de controle van het college als hij voldoende gevoed wordt vanuit zichzelf respectievelijk door de eigen ondersteuning in plaats van ondersteuning vanuit de college-organisatie. Extra overwegingen: • Het huidige model was destijds mede een min of meer persoonsgebonden keuze. • Door de groei van de gemeente Barneveld is het huidige model lastiger te handhaven. • Het nieuwe Groeiplan van de gemeentelijke organisatie leidt tot aanpassingen in de organisatie; daarbij wordt vanuit de organisatie ook expliciet voorkeur uitgesproken voor een aparte griffie. • Een aparte griffie draagt bij aan de rolzuiverheid van raad en college. • Een aparte griffie levert een belangrijke bijdrage aan de versterking van de ‘tegenmacht’ van de raad.

ADVIES van de werkgroep raadsondersteuning

5

ADVIES van de werkgroep raadsondersteuning

6

Risico’s: Er zijn echter ook risico’s: een aparte griffie kan makkelijker ‘los zingen’ van de rest van de organisatie en er kunnen eerder tegenstellingen ontstaan. Daarom vindt de werkgroep het van belang om aan de vorming van een aparte griffie een aantal voorwaarden te stellen: • De griffie moet gehuisvest blijven op de ‘bestuursvleugel’, samen met o.a. het college en het bestuurssecretariaat. • De griffiemedewerkers moeten toegang houden tot alle onderdelen en systemen van de organisatie. • Griffier en secretaris zijn er alert op dat er een cultuur van ‘samen voor hetzelfde doel’ blijft bestaan. Zo wordt het griffieteam bij organisatiebrede activiteiten betrokken net als elk ander team. • De vorming van een aparte griffie betekent geen beperking van de reguliere ambtelijke bijstand voor de raad vanuit de organisatie. • In de driehoek van burgemeester, secretaris en griffier is de ‘samen-cultuur’ een voortdurend aandachtspunt. ➔ Aanbeveling 3: Vorm een aparte griffie die in de loop van 2022 en in samenhang met het ‘groeiplan’ toegroeit naar een omvang en inrichting zoals beschreven in punt 1 t/m 5 van paragraaf 3. 4. Overige aanbevelingen In het advies van de ROB wordt ook aandacht gevraagd voor fractieondersteuning, opleiding, rekenkamer en ambtelijke bijstand. Wij gaan daar nog kort op in, met één extra aanbeveling over fractieondersteuning.

• Fractieondersteuning: extra budget voor fractie-assistent Fracties moeten slagvaardig kunnen opereren, contacten met inwoners onderhouden, werkbezoeken plannen enzovoort. Een fractie-assistent kan hierbij veel betekenen. Sommige fracties hebben al zo’n assistent. In grotere gemeenten en provincies kunnen zelfs fractie-assistenten in loondienst worden genomen. Voor de gemeente Barneveld vindt de werkgroep het passend om de fracties de ruimte te geven om een vrijwilligersvergoeding te betalen aan een fractie-assistent. Daarom stellen wij voor om de fractievergoeding aan te vullen met een bedrag van € 1.800, zodat fracties de maximale onbelaste vrijwilligersvergoeding van € 1.800 kunnen betalen aan een fractie-assistent. Gezien het specifieke doel van dit budget stellen wij voor om dit te oormerken en op declaratiebasis beschikbaar te stellen. ➔ Aanbeveling 4: Vul de vergoeding voor fractieondersteuning aan met een bedrag van € 1.800 ten behoeve van een (vrijwilligers)vergoeding voor een fractie-assistent (geoormerkt en op declaratiebasis). • Opleiding De ROB vraagt ook aandacht voor het belang van professionalisering van gemeenteraden. In de meeste gemeenten is er een beperkt opleidingsbudget, waar vaak weinig gebruik van wordt gemaakt. In Barneveld is dat niet anders.

Er is een jaarlijks budget van 17.300 euro beschikbaar, waarvan de helft wordt benut voor raadsbrede training en cursussen. De andere helft is beschikbaar voor individuele (niet-politieke) scholing: individuele raadsleden en fracties kunnen hier een beroep op doen; individueel tot 500 euro, fractiegewijs tot 250 euro per fractielid per jaar. Vooral van het individuele deel wordt maar zeer beperkt gebruik gemaakt. Wij doen graag de oproep om dit te verbeteren, maar zien geen aanleiding om hier een concrete aanbeveling aan toe te voegen.

ADVIES van de werkgroep raadsondersteuning

7

• Rekenkamer Ook de rekenkamercommissie heeft een rol in de ondersteuning van de (controlerende rol van de) raad. De werkgroep vindt dit onderdeel echter niet zo passen bij haar opdracht en ziet overigens geen directe aanleiding om daar in dit kader verder op in te gaan. • Ambtelijke bijstand Hoewel de griffier en overige griffiemedewerkers verantwoordelijk zijn voor de directe ondersteuning van de raad, kan de raad niet functioneren zonder ambtelijke bijstand vanuit de reguliere organisatie. De Organisatieverordening geeft als voorwaarden voor ambtelijke bijstand slechts aan dat het om raadswerk moet gaan en het belang van de gemeente niet wordt geschaad. Ambtelijke bijstand aan de raad kan dan ook in beginsel net zo breed zijn als de ambtelijke ondersteuning van het college. De regeling voor ambtelijke bijstand is bedoeld om de raad als geheel en raadsleden afzonderlijk in staat te stellen de rol van ‘tegenmacht’ ten opzichte van het college te vervullen. Ambtelijke bijstand kan worden omschreven als: specialistische ondersteuning op een bepaald beleidsterrein, gericht op de uitwerking van door het vragend raadslid of fractie voorgesteld beleid. Ook over dit onderwerp doet de werkgroep geen concrete aanbevelingen. Wij kunnen ons voorstellen dat dit wordt betrokken bij een eventueel vervolg over de werkwijze van de raad (zie aanbeveling 2). 5.

Samenvatting: aanbevelingen

Samenvattend doet de werkgroep de volgende aanbevelingen: 1. Kies weer voor een maandelijkse vergadercyclus met 3 commissie-avonden en 1 raadsvergadering per cyclus. Overige bijeenkomsten dienen zoveel mogelijk te worden ingepland tijdens de commissie-avonden. 2. Laat het presidium een werkgroep instellen die na de verkiezingen een advies uitbrengt over verbetering van de werkwijze en met name de wijze van vergaderen. 3. Vorm een aparte griffie die in de loop van 2022 en in samenhang met het ‘groeiplan’ toegroeit naar een omvang en inrichting zoals beschreven in punt 1 t/m 5 van paragraaf III. 4. Vul de vergoeding voor fractieondersteuning aan met een bedrag van € 1.800 ten behoeve van een (vrijwilligers)vergoeding voor een fractie-assistent (geoormerkt en op declaratiebasis). Barneveld, januari 2022 De werkgroep Leden: Henry Buitenhuis (raadslid ChristenUnie) Guus Knapen (raadslid SGP) Judith van den Wildenberg (raadslid Burger Initiatief; tevens voorzitter van de werkgroep) Ondersteuners/adviseurs: Iede Bakker (griffier) Janneke Hooijer (commissiesecretaris, beleids- en procescoördinator en plv. griffier) Sven van ’t Ooster (raadsondersteuner/raadsadviseur)

ADVIES van de werkgroep raadsondersteuning

8

ADVIES van de werkgroep raadsondersteuning

9

Werkdruk onder raadsleden in Barneveld

Aanleiding Van raadsleden wordt veel gevraagd en er wordt steeds meer van ze gevraagd. Zo besteden raadsleden inmiddels gemiddeld 17,2 uur per week aan hun raadswerk (Nationaal Raadsledenonderzoek 2019). Dit was enkele jaren geleden (2014) nog 15,9. Op landelijk niveau laat die stijging zich deels verklaren door het decentralisatiebeleid dat is ingezet in 2015. Deze decentralisatie zorgt voor een groeiend takenpakket, denk hierbij aan de implementatie van zaken als de energietransitie, jeugdzorg, de WMO en de Omgevingswet. Deze nieuwe ‘taken’ gaan vaker dan niet gepaard met een hoge mate van complexiteit wat ertoe leidt dat raadsleden meer tijd zijn aan voorbereidend werk (stukken lezen, vragen stellen, etc). De trend is dan ook als volgt: de hoeveelheid taken van raadsleden en de complexiteit hiervan nemen toe, vaak zonder dat raadsleden beschikken over extra tijd die zij kunnen inzetten om die taken goed te vervullen. Het ontstaan van een te hoge werkdruk bij raadsleden is daarbij zeer aannemelijk. Dit problematische vermoeden vormt de motivering om de Barneveldse situatie in kaart te brengen middels een enquête en de resultaten hiervan te bespreken in de Werkgroep Raadsondersteuning om zo met concrete aanbevelingen en voorstellen te komen om het raadswerk in Barneveld behapbaar te houden en waar mogelijk prettiger te doen voelen voor ieder lid van de raad.

Werkwijze en betrouwbaarheid Om de werkdruk onder Barneveldse raadsleden inzichtelijk te maken is een enquête uitgezet. Bij elk onderzoek is het van belang zorg te dragen voor een goede representatie van de doelgroep die wordt onderzocht. Dit is noodzakelijk om betrouwbare antwoorden te geven op de vragen die hieronder worden gesteld. Goede representatie houdt onder meer in dat de enquête door voldoende mensen is ingevuld en dat de groep mensen die de enquête heeft ingevuld overeenkomt met de onderzochte groep in zijn geheel. De enquête is door 22 van de 31 raadsleden ingevuld, de streefwaarde is 20. Daarnaast is er sprake van een representatieve verhouding van raadsleden uit oppositie- (23%) en coalitiefracties (73%) en raadsleden uit grote en kleinere fracties. Dit maakt dat het mogelijk is om op basis van deze enquête betrouwbare uitspraken te kunnen doen over de werkdruksituatie van de Barneveldse gemeenteraad. De resultaten van de enquête bieden antwoorden op de volgende vragen: 1. Hoe hoog is de werkdruk van Barneveldse raadsleden en vormt de (toenemende) mate van werkdruk een probleem? 2. Welke raadsleden ervaren werkdruk? (Het gaat hier niet om individuen. Door bepaalde eigenschappen onder de loep te nemen is het mogelijk beter te duiden waar de knelpunten zich voordoen.) 3.

Wat veroorzaakt (een te hoge) werkdruk? Onderstaand volgt een analyse van de enquêteresultaten gericht op deze drie vragen.

De werkdruk onder Barneveldse raadsleden Een overgroot deel van de raad geeft aan soms (45%) of regelmatig (41%) werkdruk te ervaren. Slechts twee personen gaven aan nooit werkdruk te ervaren. Van de raadsleden die aangeven werkdruk te ervaren geeft slechts 15% aan dat de mate waarin zij werkdruk ervaren laag is. 55% geeft aan een redelijk hoge mate van werkdruk te ervaren en 30% ervaart zelfs een hoge mate van werkdruk. In de enquête is de vraag opgenomen of werkdruk ook daadwerkelijk wordt ervaren als probleem. Het ervaren van een hoge werkdruk hoeft namelijk niet voor iedereen per definitie een probleem te zijn. 25% geeft aan dit als zodoende te ervaren. Dit is wellicht een nuancering van de cijfers die hierboven staan beschreven maar desalniettemin ervaart een kwart van de raadsleden een problematisch hoge werkdruk en geeft eenzelfde 25% aan weleens te hebben overwogen om het raadslidmaatschap neer te leggen vanwege werkdruk. Bovendien betekend het natuurlijk niet dat de personen die aangeven de werkdruk niet als problematisch te ervaren, deze druk dan automatisch als prettig ervaren. Veruit de meeste raadsleden besteden 10-15 uur (36%) of 16-20 uur (45%) per week aan het raadswerk. 59% voelt zich prettig bij deze tijdsbesteding maar 36% geeft aan liever minder uur te besteden aan het raadswerk. Slechts een enkeling geeft aan liever meer uur te besteden aan het raadswerk.

De tijdsbesteding van Barneveldse raadsleden komt overeen met wat kan worden verwacht voor een gemeente van deze omvang (Nationaal Raadsledenonderzoek 2021). Toch is het een zorgelijk gegeven dat veel raadsleden aangeven een redelijk tot hoge mate van werkdruk te ervaren. Dit is des te zorgwekkender gezien de verwachting dat de trend van toenemende taken en complexiteit op termijn zal blijven toenemen. Iets wat lijkt te worden bevestigd in de enquête; zo geeft 50% van de raadsleden aan dat het raadswerk meer tijd vraagt dan vier jaar geleden (gelijk 37%).

Wie ervaart werkdruk? Om een goed beeld te krijgen van het probleem is het verstandig om te zien waar het zich voordoet. Om die reden volgt hier een analyse over welke raadsleden werkdruk ervaren en in welke mate zij dat doen. In onderzoeken, zoals het Nationaal Raadsleden Onderzoek, worden verschillende persoonlijke eigenschappen genoemd die bijdragen aan werkdruk. Dit zijn bijvoorbeeld fractievoorzitter zijn of niet, ervaring en priveomstandigheden zoals werk en gezin. Over deze zaken zijn geen vragen opgenomen in de enquête. Deels vanwege de wens de enquête beknopt te houden en deels vanwege de wens om de anonimiteit van de reacties te waarborgen. Belangrijke eigenschappen die wel zijn opgenomen in de enquête zijn de vraag of het raadslid deel uit maakt van een grote of een kleine fractie en de vraag of dit raadslid lid is van een oppositie- of een coalitiepartij. In Barneveld is er een sterke correlatie (samenhang) tussen de omvang van de fractie en het zijn van een coalitie- of oppositiefractie. Om de verschillen tussen deze twee groepen te verduidelijken zijn de resultaten van raadsleden in de oppositie en raadsleden in de coalitie van elkaar gescheiden (zie bijlagen). Ook zijn ten behoeve van het overzicht de belangrijkste resultaten over werkdruk per groep (coalitie of oppositie) hieronder gezamenlijk in een tabel weergegeven.

Coalitie

Oppositie

Hoe vaak ervaart u werkdruk?

Nooit Soms Regelmatig Altijd

13% 56% 31% 0%

Nooit Soms Regelmatig Altijd

0% 17% 67% 17%

Wat is de mate van werkdruk?

Laag Redelijk Hoog

21% 64% 14%

Laag Redelijk Hoog

0% 33% 67%

Is werkdruk een probleem?

Nee Ja

86% 14%

Nee Ja

50% 50%

Heeft u wel eens overwogen te stoppen als raadslid?

Nee Ja

79% 21%

Nee Ja

33% 67%

Hoeveel uren besteedt u gemiddeld per week aan het raadswerk?

<10 10-15 16-20 >20

6% 50% 44% 0%

<10 10-15 16-20 >20

0% 0% 50% 50%

Hoeveel uur zou u hieraan willen besteden?

<10 10-15 16-20 >20

6% 69% 25% 0%

<10 10-15 16-20 >20

17% 33% 33% 17%

Al snel blijkt dat er aanzienlijke verschillen zijn tussen raadsleden in een relatief grote coalitiefractie en raadsleden in een kleinere oppositiefractie. Raadsleden in een kleinere (oppositie) fractie ervaren zowel een hogere frequentie als hogere mate van werkdruk. Daarbij besteden zij allen gemiddeld meer dan 16 uur per week aan het raadswerk, de helft zelfs meer dan 20. Dit is een aanzienlijk verschil met raadsleden in grotere fracties waarbij ongeveer de helft aangeeft niet meer dan 15 uur per week te besteden aan het raadswerk.

Op basis van deze resultaten kan worden gesteld dat raadsleden in een oppositie en/of kleinere fractie aanzienlijk meer last ervaren van werkdruk dan raadsleden in een grotere coalitiefractie. Het gaat hier om algemeenheden. Individuele uitzondering op deze constatering doen zich zeker voor.

Wat zijn de oorzaken? Om de oorzaken van werkdruk te achterhalen is gevraagd naar de bijdrage van bepaalde factoren aan de ervaren werkdruk. Telkens kon per factor worden aangegeven of deze “niet, enigszins, veel of erg veel” bijdraagt aan de werkdruk die wordt ervaren. Door aan elk van deze maten een cijfer toe te kennen, bijvoorbeeld ‘niet = 1’ en ‘erg veel = 4,’ kan een gewogen gemiddelde worden gemeten. Hoe hoger dit gemiddelde, hoe sterker deze factor bijdraagt aan de werkdruk, zie de tabel hieronder. Plaats Factor

Gewogen gemiddelde

1

De ‘detailisering’ vergaderingen

2

De sfeer binnen de raad (negatieve energie)

2.27

3

De complexiteit van onderwerpen

2.27

4

De hoeveelheid en omvang van informatie van het 2.18 college

5

Het aantal onderwerpen vergaderingen

6

Mondiger wordende burgers en intimidatie

1.91

7

De toenemende regionalisering

1.73

8

volksvertegenwoordiger (bereikbaar voor burger)

1.73

9

privéomstandigheden vragen meer aandacht (minder 1.68 tijd voor raadswerk beschikbaar)

(niet

op

op

hoofdlijnen)

de

agenda’s

van 2.45

van 2.09

Naast de sfeer in de raad zij de detailisering van vergaderingen, de complexiteit van bepaalde onderwerpen en de hoeveelheid informatie van het college belangrijke factoren. Deze factoren hebben allemaal enigszins te maken met ‘de hoeveelheid aan informatie’ in het algemeen. Dit is een belangrijke constatering. In het bijzonder wanneer rekening wordt gehouden met de resultaten over de vraag waar raadsleden hun tijd aan besteden. Veruit de meeste tijd wordt besteed aan vergaderen (gewogen gemiddelde 2.45) en het voorbereiden van deze vergaderen (2.23). De overige zaken, zoals contacten met burgers, hebben allemaal een gewogen gemiddelde aanzienlijk lager dan 2.

De grootste oorzaak van werkdruk onder Barneveldse raadsleden die we kunnen vaststellen aan de hand van deze resultaten is de hoge informatiedichtheid. Raadsleden moeten veel informatie tot zich nemen wat leidt tot lange voorbereidingen en lange vergaderingen vol met allerlei onderwerpen die vaak op detailniveau worden besproken.

Conclusie De enquête is uitgezet vanuit de Werkgroep Raadsondersteuning en heeft als doel de werkdruk onder Barneveldse raadsleden te onderzoeken. Hierbij staan vragen over de mate van werkdruk, wie deze druk ervaart en de oorzaken van werkdruk centraal. De enquête en deze analyse dienen enkel als informerende documenten die kunnen bijdragen aan de beeldvorming rond werkdruk en kunnen dienen als basis voor discussie en eventuele maatregelen. Of er daadwerkelijk maatregelen worden genomen en hoe deze precies vorm krijgen is uiteraard een kwestie waar uitsluitend de raad zelf over kan beslissen. Conclusies Een overgroot deel van de raadsleden geeft aan soms (45%) of regelmatig (41%) werkdruk te ervaren. Van deze groep geeft 55% aan een redelijk hoge mate van werkdruk te ervaren en 30% ervaart zelfs een hoge mate van werkdruk. Het belangrijkste gegeven is wellicht dat 25% aangeeft de werkdruk die zij ervaren als problematisch te zien. Daarbij lijkt de trend van stijgende werkdruk door te zetten, ook in Barneveld. De meeste werkdruk wordt ervaren door raadsleden die veel uren besteden aan het raadswerk (16-20 uur of meer dan 20 uur per week), veelal betreft dit raadsleden die deel uitmaken van een (kleinere) oppositie fractie. Het overgrote deel van deze tijd besteden raadsleden aan vergaderingen en de voorbereiding hiervan.

Het is dan ook niet verassend dat hier de belangrijkste oorzaak voor werkdruk te vinden is. Uit de enquête blijkt de complexiteit van onderwerpen, onderwerpen die vervolgens vaak op detailniveau worden besproken in langdurige raads- en commissievergaderingen, de belangrijkste oorzaak te zijn.

Stappen om de werkdruk te verminderen lijken, op basis van bovenstaande conclusies, het best gezocht te kunnen worden in het beter beheersbaar maken van de informatie die raadsleden tot zich moeten nemen en efficiënt omgaan met de lengte van, en hoeveelheid aan, vergaderingen. Hierbij mogen de fundamentele spreek- en agenderingsrechten van raadsleden uiteraard niet geschonden worden. Het verdient dan ook de aanbeveling om in te zetten op de minst controversiële maatregelen waar elk raadslid baat bij heeft en die bijdragen aan de fundamentele taken en rechten van het raadslidmaatschap.

Bijlagen: 1. Resultaten vragenlijst werkdruk raadsleden totaal

Resultaten vragenlijst werkdruk raadsleden

Vragenlijst werkdruk raadsleden

V1 Bent u lid van een Barneveldse coalitiepartij of oppositiepartij? Beantwoord: 22

Overgeslagen: 0

oppositepartij 27% (6)

coalitiepartij 73% (16)

ANTWOORDKEUZEN

REACTIES

oppositepartij

27%

6

coalitiepartij

73%

16

TOTAAL

22

1/14

Vragenlijst werkdruk raadsleden

V2 Hoe groot is uw fractie (aantal raadsleden)? Beantwoord: 22

Overgeslagen: 0

tot 3 14% (3) 7-8 18% (4)

4-6 68% (15)

ANTWOORDKEUZEN

REACTIES

tot 3

14%

3

4-6

68%

15

7-8

18%

4

TOTAAL

22

2 / 14

Vragenlijst werkdruk raadsleden

V3 Hoe vaak ervaart u werkdruk in verband met uw raadswerk? Beantwoord: 22

altijd 5% (1)

Overgeslagen: 0

nooit 9% (2)

regelmatig 41% (9)

soms 45% (10)

ANTWOORDKEUZEN

REACTIES

nooit

9%

2

soms

45%

10

regelmatig

41%

9

altijd

5%

1

TOTAAL

22

3 / 14

Vragenlijst werkdruk raadsleden

V4 Wat is de mate van werkdruk die u ervaart? Beantwoord: 20

Overgeslagen: 2

laag 15% (3) hoog 30% (6)

redelijk 55% (11)

ANTWOORDKEUZEN

REACTIES

laag

15%

3

redelijk

55%

11

hoog

30%

6

TOTAAL

20

4 / 14

Vragenlijst werkdruk raadsleden

V5 Is de werkdruk voor uw raadswerkzaamheden een probleem voor u? Beantwoord: 20

Overgeslagen: 2

ja 25% (5)

nee 75% (15)

ANTWOORDKEUZEN

REACTIES

ja

25%

5

nee

75%

15

TOTAAL

20

5 / 14

Vragenlijst werkdruk raadsleden

V6 Heeft u wel eens overwogen te stoppen als raadslid als gevolg van werkdruk? Beantwoord: 20

Overgeslagen: 2

ja 25% (5)

nee 75% (15)

ANTWOORDKEUZEN

REACTIES

ja

25%

5

nee

75%

15

TOTAAL

20

6 / 14

Vragenlijst werkdruk raadsleden

V7 Hoeveel uren besteedt u gemiddeld per week aan raadswerk? Beantwoord: 22

Overgeslagen: 0

minder dan 10 uur 5% (1) meer dan 20 uur 14% (3)

10-15 uur 36% (8)

16-20 uur 45% (10)

ANTWOORDKEUZEN

REACTIES

minder dan 10 uur

5%

1

10-15 uur

36%

8

16-20 uur

45%

10

meer dan 20 uur

14%

3

TOTAAL

22

7 / 14

Vragenlijst werkdruk raadsleden

V8 Hoeveel uren zou u per week aan het raadswerk willen besteden? Beantwoord: 22

meer dan 20 uur 5% (1)

Overgeslagen: 0

minder 10 uur 9% (2)

16-20 uur 27% (6)

10-15 uur 59% (13)

ANTWOORDKEUZEN

REACTIES

minder 10 uur

9%

2

10-15 uur

59%

13

16-20 uur

27%

6

meer dan 20 uur

5%

1

TOTAAL

22

8 / 14

Vragenlijst werkdruk raadsleden

V9 Hoeveel uren besteedt u gemiddeld per week aan: Beantwoord: 22

Overgeslagen: 0

100%

5%

90% 80%

14%

5%

5%

32% 36%

70%

50%

60%

50%

59%

36%

36%

contacten met burgers

overige werkzaamheden

50% 40%

59% 55%

30%

45%

20% 10%

9%

5%

voorbereiden vergadering(s tukken lezen, fractiever...

vergaderingen

minder dan…

2-5 uur

0% bijeenkomsten en informatieavo nden

meer dan 1…

6-10 uur 2-5 UUR

voorbereiden vergadering(stukken lezen, fractievergaderingen, nieuws)

9% 2

59% 13

32% 7

0% 0

22

2.23

vergaderingen

5% 1

55% 12

36% 8

5% 1

22

2.41

45% 10

50% 11

5% 1

0% 0

22

1.59

36% 8

50% 11

14% 3

0% 0

22

1.77

36% 8

59% 13

5% 1

0% 0

22

1.68

bijeenkomsten en informatieavonden

contacten met burgers overige werkzaamheden

9 / 14

6-10 UUR

MEER DAN 10 UUR

TOTAAL

MINDER DAN 2 UUR

GEWOGEN GEMIDDELDE

Vragenlijst werkdruk raadsleden

V10 Er zijn verschillende factoren die kunnen leiden tot werkdruk. In hoeverre dragen de volgende factoren bij aan de werkdruk die u ervaart? Beantwoord: 22

Overgeslagen: 0

100% 80%

9%

18%

90%

32%

32%

45%

70%

36%

55%

55%

27% 45% 55%

40%

36%

36%

36%

30%

36%

20% 10%

9%

9%

32% 27%

60% 50%

9% 32%

23%

14%

18%

50%

41%

36%

23%

18%

0% het aantal onderwe rpen...

hoeveel de heid en complex omvang iteit van ... van...

niet

de ‘detail isering ’ va...

volksve rtegenw oordige r...

enigszins

mondige r wordend e...

veel

de sfeer binnen de r...

privé-o mstandi gheden vrag...

De toeneme nde regi...

erg veel

NIET

ENIGSZINS

VEEL

ERG VEEL

23% 5

45% 10

32% 7

0% 0

22

2.09

14% 3

55% 12

32% 7

0% 0

22

2.18

18% 4

36% 8

45% 10

0% 0

22

2.27

18% 4

36% 8

27% 6

18% 4

22

2.45

36% 8

55% 12

9% 2

0% 0

22

1.73

41% 9

27% 6

32% 7

0% 0

22

1.91

23% 5

36% 8

32% 7

9% 2

22

2.27

privé-omstandigheden vragen meer aandacht (minder tijd voor raadswerk beschikbaar)

50% 11

36% 8

9% 2

5% 1

22

1.68

De toenemende regionalisering (regio’s, samenwerkingen, etc)

36% 8

55% 12

9% 2

0% 0

22

1.73

het aantal onderwerpen op de agenda van vergaderingen

hoeveelheid en omvang van informatie van het college de complexiteit van de onderwerpen de ‘detailisering’ van vergaderingen (niet op hoofdlijnen)

volksvertegenwoordiger (bereikbaar voor burger) mondiger wordende burgers en intimidatie

de sfeer binnen de raad zelf (negatieve energie)

10 / 14

TOTAAL

GEWOGEN GEMIDDELDE

Vragenlijst werkdruk raadsleden

V11 Hoeveel tijd vereist het raadswerk ten opzichte van 4 jaar geleden? Beantwoord: 22

Overgeslagen: 0

n.v.t. 18% (4)

meer 50% (11)

gelijk 32% (7)

ANTWOORDKEUZEN

REACTIES

meer

50%

11

gelijk

32%

7

minder

0%

0

n.v.t.

18%

4

TOTAAL

22

11 / 14

Vragenlijst werkdruk raadsleden

V12 Is de werkbelasting en -druk een gespreksonderwerp binnen uw fractie? Beantwoord: 22

Overgeslagen: 0

regelmatig 14% (3) nooit 27% (6)

soms 59% (13)

ANTWOORDKEUZEN

REACTIES

nooit

27%

6

soms

59%

13

regelmatig

14%

3

TOTAAL

22

12 / 14

Vragenlijst werkdruk raadsleden

V13 Moet werkdruk van raadsleden meer aandacht moet krijgen binnen de raad? Beantwoord: 22

Overgeslagen: 0

ja 36% (8) geen mening 41% (9)

nee 23% (5)

ANTWOORDKEUZEN

REACTIES

ja

36%

8

nee

23%

5

geen mening

41%

9

TOTAAL

22

13 / 14

Vragenlijst werkdruk raadsleden

V14 Verwacht u initiatieven van de griffie® om de werkdruk bespreekbaar te maken? Beantwoord: 8

Overgeslagen: 14

nee 13% (1)

ja 88% (7)

ANTWOORDKEUZEN

REACTIES

ja

88%

7

nee

13%

1

TOTAAL

8

14 / 14