F-1 Besluitenlijst vergadering auditcommissie d.d. 18-4-24

Besluitenlijst Auditcommissie Datum

18-04-2024

Tijd

19:30 - 21:00

Locatie

projectenkamer

Voorzitter

Mevrouw J.A.G.M. van den Wildenburg

Toelichting

Projectenkamer, 1.40

1

Opening en mededelingen

19:30

Besluit:

. Toelichting:

Aanwezig: mevrouw Van den Wildenberg (voorzitter), de heren Flier, Velt, De Kool, Nortier (vervangt mevrouw Van den Berg), Smit, Evers (vervangt de heer Van Schaik). Afwezig: de heer Klein Obbink. Adviseurs: mevrouw Bongers (griffier), de heer Oosterwijk (wethouder), mevrouw Van Heumen (concerncontroller), de heer Wijnholt (teamleider Financiën, Control en Administratie, FCA) en mevrouw Hooijer (secretaris). De rekenkamer: de heer Neimeijer en mevrouw Spoor. 2

Verslag en actiepunten vorige vergadering

19:35

N.a.v.: data vaststelling aanbevelingen rekenkameronderzoeken toegevoegd aan actielijst. - rekenkameronderzoek heffingen en leges: 13-12-23 in de raad vastgesteld. - Rekenkameronderzoek aanpak ondermijning: 14-03-24 in de raad vastgesteld. Bijgevoegd: overzicht planning diverse nota's. Besluit:

De actiepuntenlijst wordt geactualiseerd. Toelichting:

Er komt een memo van de concerncontroller om het proces van het aanbestedingstraject voor de nieuwe accountant te duiden. Leesbare versie/uitleg Intern Controleplan: december. Het overzicht met de planning van de diverse nota's wordt door FCA geactualiseerd en aangevuld met de data wanneer dit in de auditcommissie besproken wordt. Daaruit blijkt

dan of de datum van bespreking in de raad (conform planning LTA) aangepast moet worden. 3

Stand van zaken rekenkameronderzoeken

19:45

•

Bespreken notitie over meedoen naar vermogen: welzijnswerk en huiselijk geweld

•

Stand van zaken landelijk doe mee onderzoek naar de energiebesparingsplicht

•

Stand van zaken rol van de raad bij de RES

Toelichting door Michael Neimeijer en Ingrid Spoor. Besluit:

Akkoord met voorstel om een verdiepend onderzoek te doen naar welzijnswerk voor ouderen. Toelichting:

Welzijnswerk voor ouderen: rekenkamer werkt definitieve onderzoeksopzet uit die met de auditcommissie (per mail) wordt afgestemd. Daarbij worden de door de auditcommissie gemaakte opmerkingen (bereiken eenzame ouderen, mantelzorg) betrokken. Onderzoek energiebesparingsplicht: per gemeente is door het onderzoeksbureau een factsheet (als rapport) verstrekt, ambtelijk wederhoor in april, de landelijke rapportage komt naar verwachting in juni. Rol raad bij RES: documentenstudie en planning interviews (oud wethouder, oud raadsleden, groepsgesprek huidige raadsleden op 21/5). 4

Overzicht huidige beleidskaders en looptijd (motie 18, 1e dictum)

20:00

Ter info is de motie toegevoegd. Toelichting stand van zaken door Angelique van Heumen. Besluit:

Akkoord met volgende keer bespreken van een gespreksnotitie met en lijst beleidskaders, voorzet voor definiëring van ‘vastgesteld beleid’ en clustering in bijvoorbeeld Omgevingsprogramma’s en borging in de organisatie. Toelichting:

Er is uiteen gezet dat de info uit het iBabs overzicht 'vastgesteld beleid' en de info op Overheid.nl gebruikt wordt. Deze 430 regels worden beoordeeld en geactualiseerd door de organisatie. Stand momenteel is dat er ongeveer 60 afgevoerd kunnen worden. Ook vragen als 'wat is vastgesteld beleid, wat moet er wel of niet op, zijn relevant. Welke beleidsstukken komen periodiek terug? Wat heeft de raad nodig om de rol goed te kunnen vervullen? Kortom: er volgt de volgende auditcommissie een memo en dan kan Pagina 2

het gesprek gevoerd worden. Voor de organisatie is de exercitie ook goed. Er komt zo beter inzicht in de kaders van de organisatie. In de vervolgstappen zal in ieder geval integratie plaatsvinden tussen dit traject en En het levert ook input op voor het opstellen van omgevingsprogramma's o.b.v. de Omgevingswet (doorwerkingssessie op 22 mei). 5

Evaluatie werken met raadsrapporteurs

20:15

Evaluatie en bijlage zijn toegevoegd. Toelichting door Janneke Hooijer. Besluit:

Akkoord met de conclusies en aanbeveling en aan de conclusies nog de rol van de griffie toe te voegen. Toelichting:

De volgende conclusie toe te voegen: de raadsrapporteurs worden bij het voorbereiden van de terugkoppeling in de raadscommissie, door onder meer het opstellen van een oplegmemo, gevraagd en ongevraagd geadviseerd door de griffie. 6

OddV: wat met tot stelseldiscussie geparkeerde discussie te doen

20:25

Memo en bijlage zijn toegevoegd. Toelichting door Janneke Hooijer Besluit:

De conclusie te onderschrijven. Toelichting:

Betrokkenheid raadsleden bij en de grip op de OddV is door het werken met raadsrapporteurs vergroot en voldoende geborgd. 7

Verlenging contract accountant (vóór 1 mei)

20:35

Toelichting door Marlies Bongers Besluit:

Akkoord met het voorstel om in 2024 te verlengen en in 2025 opnieuw te bezien. Toelichting:

Leden van de auditcommissie spreken hun tevredenheid uit over de accountant. 8 20:45

Onderwerpen volgende vergadering (13 juni) •

Verslag van bevindingen accountant

•

De rechtmatigheidsverantwoording Pagina 3

•

Overzicht huidige beleidskaders en looptijd (motie 18, 1e dictum).

•

Terugkomen op motie 'Evaluatie MIP en JIP in auditcommissie',

•

aangenomen op 08-02-23 (bijgevoegd)

•

PvA aanbevelingen rekenkamerrapport heffingen en leges (t/k)

•

PvA aanbevelingen rekenkamerrapport Ondermijning (t/k)

Toelichting:

Motie 18 wordt : gespreksnotitie met lijst beleidskaders. Motie 'JIP en MIP': er komt een memo over de verbeteringen en doorontwikkeling van de MIP systematiek. 9

Rondvraag

20:55

Hier wordt geen gebruik van gemaakt.

Pagina 4