F-1 Besluitenlijst auditcommissie d.d. 23-4-25

Besluitenlijst Auditcommissie Datum

23-04-2025

Tijd Locatie

19:30 - 21:30 Gemeentehuis Barneveld, Zaal Voorthuizen K1.33BC (achterste gedeelte)

Voorzitter

Mevrouw J.A.G.M. van den Wildenberg

1

Opening en mededelingen

19:30

Aanwezig: mevrouw Van den Wildenberg (voorzitter), de heren Flier, Velt, Mulder, Van Schaik. Afwezig: de heren Smit, De Kool en Klein Obbink. Adviseurs: mevrouw Bongers (griffier), de heer Oosterwijk (wethouder), mevrouw Van Heumen (concerncontroller), de heer Wijnholt (teamleider Financiën, Control en Administratie), de heer Rohaan (strategisch business controllers en mevrouw Hooijer (secretaris). De rekenkamer: de heer Neimeijer en mevrouw Barel-Glashouwer. Besluit:

2

•

Op 22 mei wordt een extra vergadering van de auditcommissie gepland, voorafgaand aan de extra commissie Grondgebied. Er wordt voor eten gezorgd.

•

De agenda en de stukken van de auditcommissie moeten (voortaan) een week van te voren beschikbaar zijn.

Verslag en actiepunten vorige vergadering (6-2-25)

19:35 Besluit:

Aanbesteding accountant: bij een in te stellen begeleidingsgroep kunnen ook nietauditcommissieleden en raadscommissieleden plaatsnemen. In de fracties wordt gepolst wie in de begeleidingsgroep plaats neemt. Punt 2 (MIP) en 3 (paragraaf Bedrijfsvoering) worden voor 22 mei geagendeerd. 3

Terugkoppeling nieuwe werkwijze auditcommissie

19:40 Besluit:

Beide memo's gaan ter kennisname naar de raad (LIS), met de volgende aanpassingen/aanvullingen: - de auditcommissie vergadert niet maandelijks, maar 1x per raadscyclus; - de vergadering duurt max 1,5 uur; - na het experiment vindt een evaluatie plaats begin '26; - het betreft een groeimodel; er is gaandeweg ruimte voor aanpassing; - de 'agendacommissie' van de auditcommissie heet 'voorbereidingsgroep' van de auditcommissie; - de nieuwe werkwijze wordt in de cie BST van 13/5 toegelicht. Toelichting:

De wethouder en de organisatie zijn geïnformeerd. De rekenkamer is van harte welkom maar zal niet iedere vergadering aansluiten. 3.a

Nieuw vergaderschema auditcommissie

Afgesproken is (in principe) te vergaderen tussen de agendacommissie en de raadscommissie. Dit jaar zijn vergaderingen al gepland op 23/4, 19/6, 2/10 en 4/12. Om aan het uitgangspunt te voldoen is het voorstel is om een extra vergadering te plannen op 18/9, die van 2 okt eventueel te verplaatsen naar 9/10, die van 4/12 te verplaatsen naar 20/11 en een volgende te plannen 8 of 15 jan '26. Ook kan een extra vergadering gepland worden op 22/5 (voorafgaand aan de extra cie GG). Het schema wordt dan 6/2, 23/4, 22/5, 19/6, 18/9, 2 of 9/10, 20/11, 8 of 15/1/26. Besluit:

De nieuwe vergaderdata zijn: 22/5, 19/6, 18/9, 9/10, 20/11 en 15/1/26. 3.b

Jaarkalender Zie ook punt 3. Besluit:

Akkoord met de Jaarkalender. Deze wordt nog aangepast op de nieuwe vergaderdata en de nieuwe en doorgeschoven onderwerpen. De Doorkijk met onderwerpen voor de komende raadsvergaderingen wordt de volgende keer opnieuw op de agenda gezet. Ook de presentatie van de heidag komt bij de stukken, in verband met het daarin opgenomen afwegingskader voor de auditcommissie. 3.c

Bepalen extra onderwerpen voor advies van auditcommissie aan raad De agendacommissie heeft als onderwerp de jaarrekening gekozen. Besluit:

Akkoord met de keuze voor de Jaarverslaggeving. Uiteraard toegespitst op de vraag: is de informatiewaarde voldoende om te beoordelen of de doelen gerealiseerd zijn. Werkgroepleden: Arend Flier, Wouter de Kool en Angelique van Heumen. Eventuele extra onderwerpen voor advies aan de raad komt de volgende keer aan de orde. Toelichting:

De werkgroepleden komen in principe 2x bijeen, tussen 7 juni (dan zijn de Jaarstukken beschikbaar) en 19 juni (auditcommissie), waarna het advies van de auditcommissie aan de agenda van de commissie BST van 24/6 toegevoegd kan worden. 3.d

Agenderingsmemo Per onderwerp/stuk op de agenda zal (met agenderingsmemo) door de organisatie duidelijk moeten worden gemaakt: - is het ter informatie of is het ten behoeve van kaderstellende of controlerende rol van de raad - hoe gesprek faciliteren om auditcommissie (beter) in positie te brengen bij kaderstellende uitgangspunten/waar moet auditcommissie op letten bij controlerende taak - wat gaat de auditcommissie adviseren aan/terugkoppelen naar de raad. Bevindingen worden (met een door de secretaris aangevuld agenderingsmemo en door 2 leden van de auditcommissie) teruggekoppeld in de commissie Bestuur.

Pagina 2

Besluit:

Akkoord met sjabloon agenderingsmemo (om de auditcommissie te faciliteren). 4

Stand van zaken rekenkameronderzoeken

20:35

Resultaten vooronderzoeken jeugdhulp en Beheer openbare ruimte en speelgelegenheden. De heer Neimeijer en mevrouw Barel Besluit:

Akkoord met het uitwerken van de onderzoeksopzet voor Integraal Beheer Openbare Ruimte, inclusief speeltuinen, ter bespreking in juni. Toelichting:

Bij het uitvoeren van het onderzoek moet duidelijk zijn dat het een onderzoek van de rekenkamer betreft. Ook moet de opzet breder zijn dan alleen de tevredenheid van inwoners; duidelijk moet zijn hoe beleid, uitvoering en tevredenheid zich tot elkaar (kunnen) verhouden. 5 20:45

Aanpak uitvoering aanbevelingen rekenkamerrapporten (artikel 185a Gemeentewet) Op grond van artikel 185a Gemeentewet "zendt het college de raad jaarlijks een overzicht van de aan het college gedane voorstellen van de rekenkamer, vergezeld van zijn standpunt daaromtrent en van de wijze waarop aan de voorstellen vervolg is gegeven.” Deze bepaling is nieuw en wordt in sommige gemeenten ingevuld door een bijlage in de Jaarverslaggeving op te nemen. Besluit:

Jaarlijks komt er in februari een separaat overzicht naar de raad over de gedane voorstellen (aanbevelingen) van de rekenkamer, waarbij duidelijk is hoe aan de voorstellen vervolg is gegeven. Dit wordt (ter kennisname) geagendeerd in de auditcommissie. Toelichting:

Het overzicht bevat zowel de aanbevelingen aan het college (monitoring vanuit concerncontrol) als die aan de raad (monitoring vanuit de griffie). 6

Accountantscontrole 2025

20:55 Besluit:

Akkoord met de derde en laatste verlengingsmogelijkheid van het contract met de accountant voor het boekjaar 2025. 7 21:05

Doorontwikkeling MIP Doel is de auditcommissie technisch mee te nemen in hoe het werken met een MIP verder ontwikkeld wordt. Besluit:

Doorgeschoven naar 22 mei. 8

Nota reserves en voorzieningen

21:20 Besluit:

Pagina 3

De auditcommissie vindt de stukken klaar om ter besluitvorming aan te bieden aan de raad en adviseert deze voorstellen als kaderstellende stukken te behandelen en de financiële gevolgen mee te nemen bij de behandeling van de kadernota. 9 21:50

Memo uitvoering amendement 'aanpassen hoogste autorisatieniveau' van 8 november '23 Besluit:

Doorgeschoven naar 22 mei. 10

Memo Kaderbrief/Kadernota

22:05 Besluit:

De auditcommissie adviseert dit bij het presidium terug te leggen. Toelichting:

Het memo is duidelijk genoeg. In 2026 komt er een Kaderbrief. Het moment van eventuele wijziging is dus (op z’n vroegst) 2027, zodat daar in april '26 een besluit over genomen moet worden. Als de vorm gewijzigd wordt, zal ook de behandeling in de raad moeten worden bekeken. 11

Onderwerpen volgende vergadering: zie jaarkalender

22:20 Besluit:

De volgende vergadering is 22/5. Onderwerpen: - aanbestedingstraject accountant: startnotitie en mail Flier; - doorontwikkeling MIP; - Memo uitvoering amendement 'aanpassen hoogste autorisatieniveau'; - paragraaf Bedrijfsvoering (actielijst); - bepalen onderwerpen voor advisering aan raad. 12 22:25

Rondvraag Hier wordt geen gebruik van gemaakt.

Pagina 4