F-1 Besluitenlijst Auditcommissie d.d. 19-12-23

Besluitenlijst Auditcommissie Datum

19-12-2023

Tijd

19:30 - 21:00

Locatie

Gemeentehuis Barneveld, Zaal Voorthuizen K1.33BC (achterste gedeelte)

Voorzitter

J.A.G.M. van den Wildenberg

1

Opening en mededelingen

19:30

Boardletter (bevindingen interimcontrole Baker Tilly) komt pas eind ’23: volgende keer in auditcommissie Besluit:

. Toelichting:

Aanwezig: mevrouw Van den Wildenberg (voorzitter), de heren Van Schaik, Smit, Flier en Nortier (vervangt mevrouw Van de Berg), Velt (vervangt de heer Kevelam), Buitenhuis (vervangt de heer De Kool). Afwezig: de heer Klein Obbink. Adviseurs: mevrouw Bongers (griffier), de heer Oosterwijk (wethouder, digitaal aanwezig), mevrouw Van Heumen (concerncontroller), de heer Wijnholt (teamleider f&c), mevrouw De Bruin en de heer Benayad (medewerkers verbijzonderde interne controle) en mevrouw Hooijer (secretaris). De rekenkamercommissie: de heer Pen (vervangt de heer Neimeijer) en mevrouw Barel-Glashouwer. 2

Besluitenlijst en actiepunten vorige vergadering auditcommissie (10 oktober)

19:35

Verslag is al vastgesteld. N.a.v. Actiepuntenlijst: - speerpunt is geduid (MIP); - concrete voorbeelden Turap: zie bijlage. Besluit:

N.a.v. het gegeven voorbeeld m.b.t. de Tussenrapportage wordt geconcludeerd dat een korte samenvatting wenselijk is. Toelichting:

De tekst die is samengevat kan blijven staan. Eventueel een doorklikmogelijkheid in de samenvatting. De organisatie komt hier op terug. 3

Bestuursrapportage Verbijzonderde Interne Controle 2023 (eerste halfjaar)

19:40

Vanaf het boekjaar 2023 zal het college in de jaarrekening de rechtmatigheidsverantwoording opnemen. De Bestuursrapportage Verbijzonderde Interne Controle vormt de basis voor de rechtmatigheidsverantwoording. Uiteindelijk zullen bevindingen die een omvang hebben boven de verantwoordingsgrens (meer dan 1% van de kosten) openbaar worden gemaakt in de rechtmatigheidsverantwoording vanaf jaarrekening 2023. Bijgevoegd is het memo Rapportage Verbijzonderde Interne Controle, dat een uiteenzetting van het doel en de betekenis van de rapportage bevat. Aanwezig: Sharon de Bruin en Achmed Benayad Besluit:

De bestuursrapportage Verbijzonderde Interne Controle wordt voor kennisgeving aagenomen. Toelichting:

De rapportage wordt door de accountant getoetst. Gebleken is dat technische wijzigingen van de Financiële verordening nodig zijn. Deze komen de volgende keer eerst in de auditcommissie aan de orde. Er is behoefte aan een uitleg over de spelregels (op hoofdlijnen) van Europees aanbesteden (door een jurist). Dit komt de volgende keer in de auditcommissie aan de orde, of dit wordt op de raadsinformatiecarrousel opgenomen. 4

Normenkader

20:00

Dit moet voor 1 maart vastgesteld zijn door de raad. Eerst ter info/ter bespreking in de auditcie. Aanwezig: Sharon de Bruin Besluit:

Kennis te nemen van het normenkader en het raadsvoorstel, waar het tegenargument (motie 18) verwijderd kan worden. Toelichting:

Motie 18 (aangenomen op 8/11/23) heeft een bredere strekking dan het normenkader. Aan deze motie wordt vóór de kadernota invulling gegeven. In het normenkader zijn in rood de wijzigingen weergegeven. De volgende keer Pagina 2

zal een legenda toegevoegd worden. Het normenkader wordt een volgende keer leesbaarder uitgevoerd en zal op een andere manier worden vormgegeven. 5

Stand van zaken/planning diverse nota’s

20:10

Het treasurybeleid, activabeleid, de nota reserves en voorzieningen en de schuldennotitie waren vooralsnog doorgeschoven naar juli ’24. Een aangepaste planning zou de volgende keer in de auditcommissie besproken worden. De auditcommissie heeft aangegeven daarbij prioriteit te willen geven aan het treasurybeleid. Ook de nota verbonden partijen komt eerst in de auditcommissie aan de orde. Bijgevoegd de aangepaste planning, waarbij de kwartalen staan voor de interne oplevering. Daarna start pas het bestuurlijke besluitvormingsproces. N.B. De Nota Grondbeleid is ook geagendeerd voor juli en komt in de raadswerkgroep Omgevingswet aan de orde. Toelichting door Bob Wijnholt/Ralph Joosten Besluit:

Kennis te nemen van de planning. Toelichting:

De planning is exclusief het bestuurlijk traject. Dus bespreking in de auditcommissie en vaststelling door college en raad volgen, naar verwachting, pas na de in de planning aangegeven kwartalen, na de aangegeven planning, evenals vaststelling door college en raad. 6

Evaluatie proces P&C documenten november

20:15

Zie bijlage. Ter info zijn ook de technische vragen + antwoorden toegevoegd. a. workshop ‘hoe lees je financiële stukken’ b. technische informatieavond p&c c. technische schriftelijke vragenronde d. Overige N.B. Evaluatie P&C proces komt ook in de agendacommissie aan de orde, in verband met besluitvorming over het proces voor 2024. Besluit:

Pagina 3

Met de aanbevelingen* wordt ingestemd. Daarnaast wordt afgesproken de volgende keer: - met een procesmemo over de Kadernota te komen; - het op een andere manier faciliteren van het beantwoorden van beleidsinhoudelijke technische vragen, die voor de beoordeling van de begroting niet nodig zijn, opnieuw te bespreken. Toelichting:

Afgesproken is - de workshop "hoe lees je financiële stukken" te herhalen, met een "aanmeldingsplicht" en deze niet door te laten gaan bij te weinig belangstellenden (< 5). - de opzet van de technische informatieavond p&c en de opzet van de technische schriftelijke vragenronde te handhaven. Naast de financieel technische informatieavond is, t.a.v. de Kadernota, behoefte aan een "werksessie" of informatieavond, waarbij uitgelegd wordt hoe tot een keuze (scenario) is of wordt gekomen. Een duidelijk beeld van de beleidsinhoudelijke gemaakte keuzes en de alternatieven. Hiervoor wordt een procesmemo opgesteld. Het sjabloon voor het stellen van technische vragen is goed gehanteerd, waardoor het proces efficiënter is. Mogelijkheden voor verdere efficiëntie (door gebruik teams, waardoor raadsleden vragen rechtstreeks in een bestand kunnen zetten) worden bezien. De suggestie wordt gedaan om rondom hoofdthema's (duurzaamheid, veiligheid enz) vragenrondes te creëren, om het proces rondom de begroting (en kadernota) te ontlasten. Ook wordt de suggestie gedaan om in het sjabloon aan te geven of beantwoording voor het beoordelen van de begroting nodig is. Het faciliteren van het beantwoorden van vragen die niet nodig zijn om de begroting te beoordelen, wordt, nadat dit in de fracties is besproken, de volgende keer opnieuw besproken. 7

Stand van zaken rekenkameronderzoeken

20:30

a. Lopende onderzoeken * Ondermijning: In eerste kwartaal 2024 rapport aanbieden aan de raad. * Doorwerkingsonderzoek innovatief aanbesteden: in november aangeboden aan de raad. Zie de brief op: Doorwerking innovatief aanbesteden Barneveld | Rekenkamer (rkvalleienveluwerand.nl) * Deelname aan Doe-mee onderzoek van NVRR naar toezicht en handhaving op de energiebesparingsplicht. De auditcommissie heeft hier in november een mail over ontvangen en met deelname ingestemd. * Meedoen naar vermogen: de concept notitie over de eerste fase van het Pagina 4

onderzoek naar meedoen naar vermogen is bijgevoegd. De rekenkamer bespreekt graag met de auditcommissie op welke opgave de tweede, verdiepende, fase van dit onderzoek zich moet gaan richten.

b. Nieuw onderzoek 2024 De vorige keer heeft de auditcommissie twee mogelijke nieuwe onderwerpen genoemd: de Omgevingswet of de rol van de raad bij de RES. De rekenkamer heeft vervolgens besloten om de rol van raad bij de de RES verder uit te werken. Daarvoor nu bijgaande startnotitie, waarin deze keuze wordt uitgelegd. Aanwezig: Michael Neimeijer en Marjolein Barel van de rekenkamer. Besluit:

Voor 'meedoen naar vermogen' worden beide onderwerpen (welzijnswerk en huiselijk geweld) eerst verder uitgewerkt, voordat wordt besloten op welk onderwerp de tweede , verdiepende fase zich moet gaan richten. Toelichting:

Aan het Doe-mee onderzoek naar toezicht en handhaving op energiebesparingsplicht van bedrijven doen 6 gemeenten uit het samenwerkingsverband mee, in totaal 120. Voor het onderzoek naar de rol van de raad bij de RES wordt een aantal suggesties gedaan, die door de rekenkamer worden meegenomen. Afgesproken is dat het college voortaan standaard binnen 3 maanden met een Plan van Aanpak (raadsmemo) komt, waaruit blijkt hoe de aanbevelingen van de rekenkamer worden uitgevoerd. Na een jaar wordt de stand van zaken van de uitvoering van de aanbevelingen aan de hand van een raadsmemo in de auditcommissie besproken. 8

Vergaderschema 2024

20:45

Gelet op de onderwerpen die voor 2024 op de rol staan (nieuwe nota's, inclusief nota lokaal belastinggebied, doorontwikkeling p&c) worden 5 (ipv 4) vergaderingen voorgesteld: Do 8 februari Do 18 april Do 13 Juni Di 17 sept Di 3 december Besluit:

Pagina 5

Het vergaderschema wordt vastgesteld. 9

Onderwerpen volgende vergadering(en)

20:50

8 februari: - Interimcontrole accountant (boardletter) - intern controleplan, ter info - herziening nota lokaal belastinggebied en onderzoek onbenutte heffingsmogelijkheden (zie bijlage) Na 8 februari: doorontwikkeling p&c (o.a. n.a.v. motie 18 en amendementen 12 en 14). diverse nota's (data nog nader bepalen) Besluit:

. Toelichting:

Naast de rekenkameronderwerpen, ook de volgende onderwerpen daar nog aan toe te voegen: - Aanpassingen opzet (toevoegen samenvattingen) Tussenrapportage; - optimaliseren proces stellen van technische vragen bij p&c documenten; - uitleg spelregels Europees aanbesteden (of in carrousel 20 maart); - procesmemo Kadernota; - wijziging financiële verordening. 10

Rondvraag

20:55

Besluit:

. Toelichting:

Aangegeven wordt dat ten behoeve van de controle van de jaarrekening, de accountant alleen technische aanvullende vragen kan beoordelen, geen politieke. Afgesproken wordt dat de aanvullende vragen voor de accountant met betrekking tot het MIP door Judith van den Wildenberg opnieuw beoordeeld worden en technisch worden gemaakt. De reactie van de accountant komt niet in de boardletter, maar wordt 8 februari mondeling gegeven. De vragen die een meer politiek karakter hebben kunnen ook aan de wethouder worden gesteld.

Pagina 6

Actiepuntenlijst 19 december

Vergadering /

Onderwerp

Planning/status

De aanvullende vragen voor de accountant t.a.v. het MIP

z.s.m.

agendapunt 19-12-23

worden technisch gemaakt. 19-12-23

Na een rekenkameronderzoek komt het college binnen 3

Ntb

maanden met een PvA, waaruit blijkt hoe de aanbevelingen van de rekenkamer worden uitgevoerd. Na een jaar wordt de uitvoering in de auditcommissie besproken. 19-12-23

Het faciliteren van het beantwoorden van vragen, die niet

8 februari

nodig zijn om de begroting te beoordelen, wordt, nadat dit in de fracties is besproken, opnieuw bespreken. 19-12-23

Uitvoering geven aan motie 18 (8-11-23)

Vóór kadernota

19-12-23

Normenkader wordt de volgende keer leesbaarder

3-12-24

uitgevoerd 19-12-23 19-12-23

Uitleg spelregels Europees aanbesteden: in

8 februari of 20

auditcommissie of in carrousel

maart

Samenvattingen tekst in Tussenrapportage opnemen: op

1e kwartaal ‘24

mogelijkheden wordt teruggekomen. 10-10-23

De volgende evaluatie van de Tussenrapportage komt na

1e kwartaal ‘25

de 2e Tussenrapportage van '24, begin '25. 10-10-23

Voor de diverse nota's (treasury, reserves en

19-12-23

voorzieningen, activabeleid, schuldennotitie) wordt een nieuwe planning opgesteld. 23-03-23

Evaluatie werken met raadsrapporteurs (OddV, VGGM en

Maart 2024

FV) na een jaar. 23-03-23

OddV: discussie voorlopig parkeren tot de

Najaar 2023

stelseldiscussie. OddV is niet meer robuust volgens geformuleerde criteria. Wat dan het vervolg is, bijvoorbeeld fusie met andere omgevingsdienst, en welke taken dan mee gaan, wordt dan de discussie. Eind '23 check wat mogelijke datum is wanneer meer bekend is. 19-01-23

In 2020 is de accountantscontrole aanbesteed waarbij

Vóór 1 mei ‘24

een contractperiode van 3 jaar is afgesproken, die eindigt op 30 april 2023, met de mogelijkheid om 3 keer 1 jaar te verlengen. De auditcommissie heeft op 19 Pagina 7

januari besloten in 2023 te verlengen en dit in 2024 opnieuw te bezien. 19-01-23

Bij aanbestedingstraject nieuwe accountant tijdig

Medio ‘25

beginnen en een 'smart' uitvraag doen.

Pagina 8