F-1 Besluitenlijst Auditcommissie d.d. 19-1-23.pdf

Besluitenlijst Auditcommissie Datum

19-01-2023

Tijd

19:30 - 21:30

Locatie

Gemeentehuis Barneveld, Zaal Voorthuizen K1.33BC (achterste gedeelte)

Voorzitter

J.A.G.M. van den Wildenberg Aanwezig: de heer Velt (vervangt de heer Kevelam), mevrouw Van den Wildenberg (voorzitter), de heren Van Schaik, De Kool, Smit, Flier, Nortier (vervangt mevrouw Van de Berg), Afwezig: de heer Klein Obbink. Adviseurs: De heer Bakker (griffier), de heren Oosterwijk (wethouder), Masri, mevrouw De Bruin, mevrouw Tillema, mevrouw Van Heumen (concerncontroller) mevrouw Hooijer (secretaris). De rekenkamercommissie: de heer Pen en mevrouw Barel-Glashouwer Bij punt 4 de heren Wentink en Bekker van Baker Tilly.

1

Opening en mededelingen

19:30

2

Verslag en actiepunten vorige vergadering

19:35

N.a.v.: - geen aandachtspunten voor accountant aangeleverd (voor 14/11) - presentatie accountant (onderwerp IT/cybersecurity). In de infocarrousel 29/3. - onderzoeksvraag ondermijning formuleren: op de agenda (mondeling) Onderzoeksopzet ondermijning is via mail 18/11 aan auditcommissie uitgezet. Reactie was mogelijk tot uiterlijk 2 december. - krapte op arbeidsmarkt: op agenda (mondeling) Besluit:

Verslag was al vastgesteld (en naar de Lijst Ingekomen Stukken). Actiepuntenlijst is geactualiseerd. 3

Presentatie bevindingen onderzoek Rein-Aart van Vught

19:45

N.a.v. de 'miljoenenfout' in de Tweede Tussenrapportage 2022 heeft de heer Van Vught opdracht gekregen e.e.a. te onderzoeken. Zijn bevindingen worden aan de raad gepresenteerd. De eerste mogelijkheid hiervoor is (volgens zijn agenda) 30 januari. Voorgesteld was om op 30 januari een extra auditcommissie te organiseren, om 21.00 uur. Dit blijkt niet (voor iedereen) wenselijk. Alternatieven zijn: 1. Rein-Aart presenteert zijn bevindingen de volgende auditcommissie, 23 maart. Is hierbij fysiek of digitaal aanwezig (afhankelijk van zijn agenda).

2. Op een ander moment (in februari/maart) een extra auditcommissie plannen, afgestemd op de agenda van de heer Van Vugt. Is het wenselijk om bij deze presentatie alle raadsleden voor de (extra) auditcommissie uit te nodigen?

Alternatief 1 is agendatechnisch mogelijk. Zowel Rein-Aart als Wim Veldhuis (van BDO) kunnen 23 maart vanaf 19.30 uur. Besluit:

Bevindingen van de heer Van Vugt worden in de volgende auditcommissie (23 maart) gepresenteerd. Ook andere raads- en collegeleden zijn hierbij welkom. Toelichting:

Daar zal ook de heer Veldhuis (van BDO) bij aanwezig zijn. Gevraagd zal worden om de presentatie van te voren te delen. 4

Interimcontrole accountant (boardletter)

19:55

De reactie van het college is bijgevoegd. Toelichting door de accountant. Besluit:

De boardletter wordt toegelicht en besproken. De planning voorbereiding rechtmatigheidsverantwoording komt opnieuw op de agenda van de auditcommissie. Toelichting:

De impact van de onzekerheden van de grondexploitaties worden als risico's in het weerstandsvermogen mee berekend. Reactie van het college wordt vrij summier gevonden. Accountant doet volgende interimcontrole opnieuw een check (IT). Andere adviezen worden in het interne controleplan opgenomen (volgende keer op de agenda). 5

Normenkader (ter informatie, vaststelling in de raad)

20:25

Normenkader is geagendeerd voor de raadsvergadering van 8 februari. Toelichting door Mohamed Masri Besluit:

N.v.t.

Pagina 2

Toelichting:

De raad stelt het normenkader vast. De financiële verordening is in december 2021 op dit punt gewijzigd. Hert normenkader is het toetsingskader. Waar de scope zit, wordt in het interne controleplan uitgewerkt (maart in auditcommissie). Legenda staat in raadsvoorstel. Dit zal (in het vervolg) in het stuk zelf opgenomen worden. 6

Stand van zaken rekenkameronderzoeken

20:30

Mondelinge toelichting door Mark Pen en Marjolein Barel. Ze melden de stand van zaken van: •

Jaarplan 2023

•

Onderzoek heffingen

•

Onderzoek ondermijning

•

Meedoen naar vermogen

•

Doorwerkingsonderzoek risicomanagement sociaal domein

•

Onderzoeksuggestie krapte op de arbeidsmarkt en gevolgen voor gemeentelijke organisatie

•

Ontwikkelingen wet decentrale rekenkamers

Ter informatie is het Jaarplan 2023 bijgevoegd (A1 op de Lijst Ingekomen Stukken (LIS) van 08-02-23) en een memo over versterking decentrale rekenkamers (F-2 op de LIS van 08-02-23).

Besluit:

Bevindingen uit het onderzoek heffingen worden meegenomen bij het opstellen van de Nota Belastingen. Bij de Kaderbrief/nota aandacht voor bedrijfsvoering. Gesprek over ambities versus krapte personeel en materieel met raadsleden/auditcommissie organiseren. Judith, Henk, Wouter, Arend en Iede bereiden de positionering van zo'n gesprek voor (ruim voor de infocarrousel eind maart). Toelichting:

S.v.z. vermeld over: - Jaarplan 2023: t/k naar de raad. - Onderzoek heffingen: komt 2e kwartaal 2023 naar de raad. - Onderzoek ondermijning: 2 leden gereageerd op opzet. Kan door offertetraject (expertise bureau) nog iets wijzigen. Rapport najaar '23 verwacht. - Meedoen naar vermogen: gestreefd wordt om de onderzoeksopzet volgende Pagina 3

keer in auditcommissie te kunnen agenderen. - Doorwerkingsonderzoek risicomanagement sociaal domein: komt binnenkort brief over naar de raad. - doorwerkingsonderzoek innovatieve aanbesteding: brief is naar college voor reactie. - Onderzoeksuggestie krapte op de arbeidsmarkt en gevolgen voor gemeentelijke organisatie: leent zich niet voor rkc onderzoek (is meer terugkijken). - Ontwikkelingen wet decentrale rekenkamers: medio '23 volgt een raadsvoorstel voor een gewijzigde verordening (en voorstel voor benoeming leden). - Van 2 van de 5 leden loopt de termijn af. Huidige voorzitter is niet herbenoembaar. Proces werven nieuwe voorzitter start. In overleg met de griffiers van de betrokken gemeenten stelt de rekenkamercommissie voor om vanuit haar midden het lid Mark Pen als voorzitter voor te dragen voor benoeming. 7.a

Uit de raadswerkgroep P&C

20:50

Stand van zaken aanbevelingen raadsrapporteursrapport 2021 is bijgevoegd. Dit zal als bijlage bij de besluitenlijst gevoegd worden, die op de Lijst Ingekomen Stukken (LIS) van de raad komt. Besluit:

Akkoord met s.v.z. aanbevelingen raadsrapporteursrapport. Dit gaat als bijlage bij de besluitenlijst mee naar de Lijst Ingekomen Stukken. 7.b

Planning onderwerpen raadswerkgroep P&C

20:55

De P&C (planning & control) producten (Jaarverslaggeving, Tussenrapportage, Programmabegroting) worden verbeterd. Deze inhoudelijke verbeteringen worden in de raadswerkgroep p&c voorbereid (en geëvalueerd). Ze krijgen veelal hun beslag in de Financiële verordening, die, zoals afgesproken, gefaseerd wordt gewijzigd (en geëvalueerd). Vanwege de samenhang met dit traject komt de voorbereiding van de volgende onderwerpen, die in 2023 'op de rol voor de raad' staan, ook in de raadswerkgroep aan de orde: - Treasurystatuut (november) - Nota reserves en voorzieningen (november) - Activabeleid (november) Ook de actualisatie van de Nota Grondbeleid staat voor 2023 ‘op de rol’. De planning hiervan volgt begin 2023. Pagina 4

Voorafgaand aan de Kadernota 2024-2027 worden eerst Hoofdlijnen Financieel Beleid opgesteld en besproken met de raad (auditcommissie). Dit wordt aan de raad ter vaststelling aangeboden. De Hoofdlijnen Financieel Beleid vormen de uitgangspunten en input voor het financieel beleid in het algemeen en worden uitgewerkt in de bovengenoemde beleidsnota’s en hebben hun weerslag op de Kadernota, de Programmabegroting en de financiële verordening. De financiële conditie van de gemeente (kengetallen) vormt de paraplu, waarna de onderlinge samenhang met de verschillende nota’s/onderwerpen wordt opgenomen. Uit de beoordeling hiervan kunnen verbeteringen in het financiële beleid aangebracht worden. De verdere uitwerking hiervan vindt plaats in de verschillende nota’s. Daarnaast wordt input meegenomen vanuit de discussies die nu plaatsvinden, zoals MIP, afschrijvingen etc. De Hoofdlijnen Financieel Beleid worden ook voorbereid in de raadswerkgroep. Besluit:

De Hoofdlijnen Financieel Beleid worden in de raadswerkgroep p&c voorbereid. 8

Besluitvorming/verlenging contract accountant (adviesmemo)

21:10

Toelichting door Iede/Angelique Besluit:

Akkoord met verlenging voor een jaar. Bij aanbesteding tijdig beginnen en een 'smart' uitvraag doen. Toelichting:

Jaarlijks wordt bekeken of verlengd gaat worden. Goede afspraken maken, zodat stukken tijdig aangeleverd kunnen worden. 9

Onderwerpen volgende vergadering

21:20

30 januari: rapport Rein-Aart van Vught 23 maart: - Evaluatie tussenrapportages Voorstel: 2 of 3 leden van de raadswerkgroep doen een voorzet. - intern controleplan - Hoofdlijnen Financieel Beleid Besluit:

Pagina 5

Jarne, Henk en Hendri doen een voorzet voor de evaluatie van de tussenrapportage. Toelichting:

Volgende keer op de agenda: - bevindingen onderzoek Rein-Aart van Vught (begin van de agenda, info van te voren); - evaluatie tussenrapportage; - intern controleplan; - planning voorbereiding rechtmatigheidsverantwoording. Hoofdlijnen Financieel Beleid komt eerst in de raadswerkgroep p&c (in april). 10

Rondvraag

21:25

Terugblik op technische informatieavond MIP 17 januari: voldoende geïnformeerd? Besluit:

In aanloop naar Kadernota/Jaarverslaggeving een technische info avond organiseren, vóór het verschijnen van deze stukken. Toelichting:

MIP technische info avond 17/1 was goed (timing en inhoud). Behoefte aan informatie avond in aanloop naar Kadernota/Jaarverslaggeving (voordat het document er is). Dus in (april/)mei. Hoe beoordeel je het document, onderlinge samenhang, wat is belangrijk enz. Dit naast de technische avonden die al over de documenten zelf worden georganiseerd (besloten in agendacommissie 9/1).

Actiepuntenlijst Vergadering /

Onderwerp

Planning/status

Meer betrokkenheid raad bij verbonden partijen

Maart 2023

agendapunt 16-06-22

Fasegewijze invoer: OddV, VGGM, mogelijk regio Amersfoort. 22-09-22

Evaluatie na een jaar.

Maart 2024

Bespreken welke richting OddV geformuleerd kan

t.z.t.

worden respectievelijk welk kwaliteitsniveau de raad kan stellen Pagina 6

22-09-22

Bezien hoe en wanneer de presentatie van de accountant

19-01-23

(onderwerp IT) plaatsvindt 19-01-23

De heren Van Schaik, Smit en Nortier doen een voorzet

23-03-23

voor de evaluatie van de tussenrapportage 19-01-23

Gesprek over ambities versus krapte personeel en

29-03-23

materieel met raadsleden/auditcommissie organiseren. Mevrouw Van den Wildenberg en de heren Smit, De Kool, Flier en Bakker bereiden de positionering van zo'n gesprek voor (ruim voor de infocarrousel eind maart). 19-01-23

Bij aanbestedingstraject nieuwe accountant tijdig

Medio ‘25

beginnen en een 'smart' uitvraag doen.

Pagina 7