F-1 Besluitenlijst Auditcommissie d.d. 15-6-2023

Besluitenlijst Auditcommissie Datum

15-06-2023

Tijd

19:30 - 21:30

Locatie

Gemeentehuis Barneveld, Zaal Voorthuizen K1.33BC (achterste gedeelte)

Voorzitter

J.A.G.M. van den Wildenberg

1

Opening en mededelingen

19:30

Besluit:

. Toelichting:

Aanwezig: mevrouw Van den Wildenberg (voorzitter), de heren Van Schaik, De Kool, Smit, Flier en Nortier (vervangt mevrouw Van de Berg). Afwezig: de heren Klein Obbink en Kevelam. Adviseurs: De heer Bakker (griffier), de heer Oosterwijk (wethouder), mevrouw Van Heumen (concerncontroller), de heer Baak (F&C) en mevrouw Hooijer (secretaris). De rekenkamercommissie: de heer Pen en mevrouw Barel-Glashouwer. Bakertilly: de heren Wentink en Moerbeek (vervangt de heer Bekker). 2

Verslag en actiepunten vorige vergadering

19:30

Besluit:

De actiepuntenlijst is geactualiseerd. Toelichting:

De heren de Kool en Van den Broek zijn raadsrapporteur VGGM. Voorlopig geen raadsrapporteurs voor regio Amersfoort. OddV: discussie voorlopig parkeren tot de stelseldiscussie. OddV is niet meer robuust volgens geformuleerde criteria. Wat dan het vervolg is, bijvoorbeeld fusie met andere omgevingsdienst, en welke taken dan mee gaan, wordt dan de discussie. Eind '23 check wat mogelijke datum is wanneer meer bekend is. Gesprek over ambities versus capaciteit: wordt september. 3

Verslag van bevindingen accountant

19:35

Toelichting door Wout Wentink en Peter Moerbeek( vervangt Marc Bekker) van BakerTilly.

Besluit:

Accountantsverslag wordt voor kennisgeving aangenomen. Toelichting:

De accountant signaleert, t.a.v. de grondexploitaties, een kostenstijging, die niet gepaard gaat met een opbrengststijging. Het positieve resultaat van de jaarrekening is incidenteel. Ambities versus realisatie is niet getoetst. Dit is geen rol voor de accountant. De bij de grondexploitatie gehanteerde parameters zijn aan de veilige kant. Om het bedrag van €1,4 miljoen bij de jeugdzorg, dat nu in zijn geheel als onzekerheid is aangemerkt, te verlagen, moet de werkwijze wijzigen. Tegelijkertijd is uitgangspunt dat de zorg dichtbij is. Dit betekent veel kleine partijen. (< € 125.000 omzet per jaar). 4

Mogelijke vervolgacties n.a.v. presentatie Rein-Aart van Vugt 23/3

20:20

Zie actiepuntenlijst bij agendapunt 2. Besluit:

In de tekst van de p&c documenten zal, bij het kengetal grondexploitatie, op worden genomen wat de schuldquote zonder grexen is. Bij de dit jaar te actualiseren relevante beleidsdocumenten zal aangegeven /besproken worden hoe deze te monitoren. Bij de voorbereiding van de actualisatie van het Treasurystatuut worden de voor- en nadelen van beleidskeuzes inzichtelijk gemaakt. Daarbij zal ook de leningenportefeuille inzichtelijk worden gemaakt. De heer Van Vugt zal op 5 september een presentatie aan de hele raad geven. Deze bijeenkomst is openbaar. Over het doel en de opzet van deze bijeenkomst wordt een voorstel aan de leden van de auditcommissie voorgelegd. Toelichting:

De schuldquote zonder grexen is uit te rekenen door van de nettoschuldquote de grondexploitatiequote af te halen. Volledigheidshalve zal deze informatie (als tekst) worden toegevoegd. De kapitaallastenquote betreft de 'achterkant'. de investeringsquote (uit de houdbaarheidstest van de VNG) betreft de 'voorkant' en is mogelijk relevanter. Desgewenst kan het gewenste kengetal al in de Programmabegroting 2024 Pagina 2

opgenomen worden. Het voorstel over de bijeenkomst van 5 september wordt door een groepje voorbereid en voor de zomer schriftelijk aan de auditcommissie voorgelegd. 5

Uit de raadswerkgroep P&C

20:35

Op 6 juni is de raadswerkgroep p&c bijeengeweest. De herziening van de financiële verordening kwam ter sprake via een PowerPoint presentatie. Vanuit de organisatie lagen verschillende vragen op tafel, waaronder: - op welk niveau gerapporteerd dient te worden (> €50.000 of anders)? - hoe technische mutaties reserves in beeld te brengen? - hoe te rapporteren op afwijkingen Uitvoeringsprogramma MIP? - welke voorstellen moeten o.b.v. MIP nog aan de raad voorgelegd worden en hoe? Dat gaf wat verwarring omdat de raadsleden vooraf geen presentatie of memo hadden ontvangen om zich voor te bereiden. Afgesproken is om voorafgaand aan de bespreking in de raadswerkgroep p&c: - de powerpoint van te voren in Ibabs plaatsen; - een bespreekstuk (liefst een week) van te voren aan te leveren, zodat raadsleden zich voor kunnen bereiden; - in een bespreekstuk goed te duiden waar het over gaat (staatje toevoegen, voorbeelden vanuit huidige Turap); - suggesties vanuit de organisatie mee te nemen in voorstellen, met alternatieven, scenario’s enz., zodat gebruik gemaakt kan worden van de expertise van de organisatie. Besluit:

De terugkoppeling wordt voor kennisgeving aangenomen. 6

Stand van zaken rekenkameronderzoeken

20:45

Toelichting door Mark Pen en Marjolein Barel Lopende rekenkameronderzoeken:

•

Meedoen naar vermogen: in de onderzoeksopzet (bijlage) is de wens verwerkt om het onderzoek op te knippen. Rekenkamer is gestart met eerste fase onderzoek.

•

Heffingen: loopt, rapportagefase duurt langer dan verwacht, wordt waarschijnlijk in oktober aangeboden aan de raad.

•

Ondermijning: loopt, naar verwachting bieden we eind 2023 rapport aan de raden van Barneveld en Nijkerk aan. Pagina 3

•

Doorwerkingsonderzoek innovatief aanbesteden: er hebben geen ontwikkelingen plaatsgevonden.

Besluit:

De stand van zaken wordt voor kennisname aangenomen. Toelichting:

•

Meedoen naar vermogen: de tweede fase van het onderzoek zal eerst in de auditcommissie besproken worden.

•

Heffingen: verschillende concepten ontvangen van bureau. Kost veel extra tijd.

•

Ondermijning: 28 augustus om 20.00 uur gesprek met raadsleden. Uitnodiging hiervoor volgt. Afgelopen maandag gesprek met inwoners en ondernemers.

•

Doorwerkingsonderzoek innovatief aanbesteden: net mee begonnen.er hebben geen ontwikkelingen plaatsgevonden.

7

Van rekenkamercommissie naar rekenkamer

21:00

Voorstel aan auditcie: instemmen met het voorleggen van dit raadsvoorstel aan de raad Besluit:

Instemmen om dit voorstel aan de raad voor te leggen. Toelichting:

Komt in de raad van september. Dan worden de leden beëdigd. 8.a

Onderwerpen volgende vergadering (28 september)

21:10

- Pva controle jaarrekening 2023 (Suggesties voor aandachtspunten bij (interim)controle) - jaarplan rkc - doelmatigheidsonderzoeken college - onderwerpen voor raadsrapporteurs - Rechtmatigheidsverantwoording (en 19 dec) Besluit:

De auditcommissie van 28 september te verplaatsen naar 12 september of 10 oktober, voorafgaand aan de commissie Bestuur.

Pagina 4

Toelichting:

De exacte datum wordt nog nader bepaald. Op de agenda staan de diverse onderzoeken die de raad kan laten uitvoeren en die het college uitvoert, zodat deze in samenhang besproken kunnen worden. De rekenkamercommissie heeft voor volgend jaar ruimte voor een onderzoek. Graag suggesties voor aandragen. Bij de rechtmatigheidsverantwoording komt het Plan van Aanpak '23 aan de orde en de voortgang richting rechtmatigheidsverantwoording. 8.b

Voorstel extra vergadering auditcommissie in november

21:20

De volgende vergadering van de auditcommissie is gepland op 19 december. De volgende onderwerpen worden eerst in de raadswerkgroep p&c (26/9 en zonodig 21/11) besproken: - Treasury (nov in de raad) - Nota reserves en voorzieningen (nov in de raad) - Nota Activabeleid (nov in de raad) - Aanpassing financiële verordening (nog agenderen) Voor tijdige agendering in de raad is eerdere bespreking in de auditcommissie dan december nodig. Bespreking op 28/9 is niet haalbaar. Voorstel: donderdag 2 of 9 (= na de begrotingsraad) november. Besluit:

Akkoord met extra vergadering op 9 november. Toelichting:

Indien mogelijk de vergadering van 19 december laten vervallen. Deze vergadering is gepland om de bevindingen van de managementletter te bespreken, bij voorkeur in december, mogelijk begin januari. 9

Rondvraag

21:25

10

Sluiting

21:30

Actiepuntenlijst 15-06-23 Vergadering /

Onderwerp

Planning/status

agendapunt

Pagina 5

23-03-23

Evaluatie werken met raadsrapporteurs (OddV en

Maart 2024

VGGM) na een jaar. 23-03-23

OddV: discussie voorlopig parkeren tot de

Najaar 2023

stelseldiscussie. OddV is niet meer robuust volgens geformuleerde criteria. Wat dan het vervolg is, bijvoorbeeld fusie met andere omgevingsdienst, en welke taken dan mee gaan, wordt dan de discussie. Eind '23 check wat mogelijke datum is wanneer meer bekend is. 23-03-23

Gesprek over ambities versus capaciteit vindt plaats in

28-09-23

uitgebreid driehoeksoverleg (college, CT, presidium) in mei/juni. Verslag/terugkoppeling daarna. 19-01-23

Bij aanbestedingstraject nieuwe accountant tijdig

Medio ‘25

beginnen en een 'smart' uitvraag doen.

Pagina 6