F-1 Besluitenlijst Auditcommissie d.d. 15-10-24

Besluitenlijst Auditcommissie Datum

15-10-2024

Tijd Locatie

19:30 - 21:50 Voorthuizen, 133 B/C

Voorzitter

Mevrouw J.A.G.M. van den Wildenberg

1

Opening en mededelingen

19:30

Aanwezig: mevrouw Van den Wildenberg (voorzitter), de heren Flier, Velt, De Kool (digitaal), Nortier (vervangt mevrouw Van den Berg), Smit, Evers (vervangt de heer Van Schaik). Afwezig: de heer Klein Obbink. Adviseurs: mevrouw Bongers (griffier), de heer Oosterwijk (wethouder), mevrouw Van Heumen (concerncontroller), de heer Wijnholt (teamleider Financiën, Control en Administratie), de heer Rohaan (strategisch business controller), de heer Benayad en mevrouw De Bruin (adviseurs verbijzonderde interne controle) en mevrouw Hooijer (secretaris). De rekenkamer: de heer Neimeijer en mevrouw Barel-Glashouwer. Accountant (digitaal): de heren Moerbeek en Wentink. 2

Verslag en actiepunten vorige vergadering auditcommissie (26-06-24)

19:35

Besluitenlijst staat op de LIS van 25 september. Toelichting:

De actiepuntenlijst wordt geactualiseerd. Afgedaan: De uitleg spelregels Europees aanbesteden was onderdeel van de raadsinformatiecarrousel. Raadswerkgroep motie 18 is ingesteld en 1/10 bijeen geweest. Werkgroep doet verslag in auditcie. Speerpunten voor interimcontrole accountant zijn, via e-mail dd 3 september, opgehaald. 3 19:40

Stand van zaken rekenkameronderzoeken · Onderzoek rol van de raad bij de RES · Onderzoek welzijnswerk voor ouderen · Landelijk doe mee onderzoek naar de energiebesparingsplicht Er is in 2025 budget voor nieuw onderzoek voor Barneveld. Dit komt de volgende keer aan de orde. Bijgevoegd is een memo met achtergrondinformatie die in de fracties besproken kan worden, ter voorbereiding op deze vraag om een onderzoeksonderwerp. Toelichting door Michael Neimeijer en Marjolein Barel Toelichting:

S.v.z. lopende onderzoeken: Onderzoek rol van de raad bij de RES: aan raad aageboden. · Onderzoek welzijnswerk voor ouderen: nog in beginfase. · Landelijk doe mee onderzoek naar de energiebesparingsplicht: rapportage 21/11 openbaar.

Uittreden Zeewolde Op 24 oktober beslist de raad van Zeewolde over uittreden uit de rekenkamer, om per 1/1/26 met Harderwijk en Zeewolde een rekenkamer te vormen. Er moet nog 3 jaar een uittredingsvergoeding worden betaalt. Dit heeft geen verstrekkende (financiële) gevolgen voor Barneveld: de consequenties voor de deelnemende gemeenten worden worden door de rekenkamer in beeld gebracht. Nieuw onderzoeksonderwerp 2025 De gelegenheid bestaat om de inventarisatie in de fracties te bespreken. Graag uiterlijk 8 november suggesties naar de secretaris van de auditcommissie mailen. Komt volgende keer aan de orde. 4 19:55

Afstemming diverse (mogelijke) onderzoeken (met accountant (speerpunten interimcontrole), rekenkamer en concerncontroller). De via de mail aangeleverde speerpunten zijn, ter voorbereiding op het gesprek in de auditcommissie, al aan de accountant gemeld (bijlage). De accountant (Peter Moerbeek en Wout Wentink) sluit digitaal aan. Besluit:

Als speerpunt wordt gekozen voor: 1. vaste subsidierelaties, aangevuld met de vraag of de verantwoording door de subsidieontvanger in verhouding staat tot het ontvangen bedrag. 2. kwijtschelding gemeentelijke belastingen. Toelichting:

De volgende suggesties worden gedaan: 1. Ondermijning in de zorg 2. Vaste subsidierelaties 3. Kwijtschelding gemeentelijke belastingen 4. Eenmalige uitkeringen zoals de energie toeslag 5. Subsidies aan inwoners. Het juiste type zorg blijkt niet uit de accountantscontrole. Hoe zorgt de gemeente dat bekend is of zorg gewaarborgd wordt? Voor de Jeugdzorg in Foodvalley zit het grootste deel van de zorg boven de grens van € 100.000, zodat een accountantsverklaring verplicht is. Subsidies onder dit bedrag hebben niet deze verplichting. Suggestie 1 is derhalve meer geschikt voor de rekenkamer. 5

Verbijzonderde Interne Controle rapportage over het eerste halfjaar van '24

20:15

Sharon de Bruin en Achmed Benayad Besluit:

Wordt voor kennisgeving aangenomen. Toelichting:

De verwachting is dat de onrechtmatigheid t.a.v. subsidies op te lossen is; het betreft 1 partij. Onrechtmatigheden t.a.v. inkoop: kost tijd om op te lossen. Er wordt geïnvesteerd om nieuwe onrechtmatigheden te voorkomen, o.a. door het nieuwe zaaksysteem. 6

Actualisering diverse nota's

20:35

Pagina 2

Het gesprek over welke keuzes er in de nota's zitten, wordt aan de hand van deze presentatie gevoerd. Deze is, met memo en bijlagen, bijgevoegd. Het overzicht te actualiseren nota's voor de auditcommissie is geactualiseerd en bijgevoegd. Mattias Rohaan Toelichting:

De volgende nota's worden uitgelegd en op hoofdlijnen besproken: - Nota reserves en voorzieningen - Nota risicomanagement - Treasurystatuut. Uitgelegd wordt o.a. dat: - de organisatie risicobewuster gemaakt wordt; - de schuldennotitie (met de daarin vermelde ratio's) ingetrokken wordt; - een externe adviseur (treasury) niet altijd nodig is. Door de auditcommissie wordt aangegeven dat: - het doel van de investering duidelijk moet zijn, anders geen reserve; - de bandbreedtes (beleid weerstandsvermogen) werkbaar zijn; - een externe adviseur (treasury) niet altijd nodig is. 7

Technische vragen p&c documenten

21:15

Rondom de p&c documenten Kadernota en Programmabegroting (inclusief Turap, Jaarverslaggeving) is de afspraak dat: - er een fysieke (financieel) technische toelichting wordt gegeven, waarbij de mogelijkheid bestaat om vragen te stellen; - er vervolgens nog de gelegenheid is om (aanvullende) technische vragen te stellen, die vóór een bepaald tijdstip worden beantwoord. De gedachte bij het aanbieden van de technische vragenavond was dat dit de (voorheen) grote hoeveelheden (schriftelijke) technische vragen zou beperken. Omdat het organisatorisch lastig bleek om alle vragen op één avond te beantwoorden, is het karakter van de avond naderhand gewijzigd; alleen financieel technische informatie op de fysieke avond, overige vragen via mail, in een georganiseerde vragenronde. Gebleken is dat niet alle financieel technische vragen gesteld/beantwoord worden op de technische vragenavond. Ook na afloop worden er nog financieel technische vragen schriftelijk gesteld. Hoewel er bij de raadsleden op aangedrongen is om alleen technische vragen te stellen waarvan beantwoording voor de beoordeling van de p&c documenten nodig zijn, is er (tot nu toe) niet echt sprake van een reductie van het aantal technische vragen. Zowel het beantwoorden van de schriftelijke technische vragen als het organiseren van een technische vragenavond kost de organisatie veel tijd.

De organisatie wil de capaciteit zo efficiënt mogelijk inzetten. Vraag is dan ook: hoe hebben de raadsleden de informatievoorziening op de technische avond en de beantwoording van de technische vragen ervaren? Graag voeren we het gesprek over het doelmatig en kwalitatief faciliteren van de raadsleden. Angelique van Heumen (concerncontroller)

Pagina 3

Besluit:

Na de komende ronde wordt dit onderwerp opnieuw geagendeerd. Toelichting:

De technische avonden worden gewaardeerd. Raadsleden geven aan in p&c documenten inzicht te willen hebben in de keuzemogelijkheden voor de raad. In fracties wordt gevraagd om het alleen stellen van vragen die nodig zijn voor het begrijpen van de stukken. Het openbaar worden van de technische vragen maakt ze politiek. De concerncontroller gaat na of er vanuit de gestelde vragen onderwerpen gedestilleerd kunnen worden die op een ander moment aan de orde kunnen komen. 8 21:30

Raadswerkgroep motie 18 Korte terugkoppeling van de 1e bijeenkomst (1/10). Besluit:

nvt Toelichting:

Tijdens de eerste bijeenkomst op 1/10 is het volgende besproken:

• •

• • • • • • • •

•

De lijst is rijp en groen door elkaar Alleen door de raad vastgestelde kaders worden in overzicht opgenomen. De rest van de documenten hier niet opslaan (dus geen baat het niet dan schaadt het niet) De terminologie van de documenten moet uniform worden inclusief looptijd (voorgeschreven titel) De organisatie komt met een definitie voorstel, en wat van deze documenten kaderstellend is. Dit wordt voorgelegd aan de raadswerkgroep In het systeem meer gebruik kunnen maken van zoektermen In raadsvoorstellen, het beleid dat op het voorstel van toepassing is aangeven (bij voorkeur met linkjes) Besluitvormingshistorie/context altijd opnemen in raadsvoorstel De looptijd van documenten van impliciet naar expliciet opnemen Beleid zoveel mogelijk bundelen (niet allerlei losse documenten) Evaluatie of herziening voorzien van afwegingskaders (wanneer wel/niet) – niet vanuit termijnen verplicht herzien, maar wel afwegen of het nodig is adhv kaders De huidige lijsten worden hiermee aangepast

Zodra de interne werkgroep een stap verder is (definities) komt de werkgroep weer bij elkaar. 9

Onderwerpen volgende vergadering

21:40

- Uitleg Intern Controleplan - Treasurystatuut? - Paragraaf Bedrijfsvoering - Nieuw onderzoek rekenkamer voor 2025 - Vergaderschema 2025 Pagina 4

Besluit:

. Toelichting:

Treasurystatuut is nu al aan de orde geweest. Technische vragen p&c documenten komt opnieuw aan de orde. 10

Rondvraag

21:45 Besluit:

Mini heisessie in februari/maart. Toelichting:

Om de deskundigheid te bevorderen en de doorontwikkeling van de auditcommissie te faciliteren, wordt, op voorstel van de voorzitter een mini heisessie georganiseerd, met een externe deskundige. Aanvang ongeveer 16.30 uur, met aansluitend eten. Het programma wordt door de voorzitter, met de griffier, secretaris en concerncontroller, voorbereid.

Pagina 5