F-1 Besluitenlijst auditcommissie d.d. 14-02-24
Tekst van het document
Besluitenlijst Auditcommissie Datum
14-02-2024
Tijd
18:00 - 19:55
Locatie
Gemeentehuis Barneveld, Zaal Voorthuizen K1.33BC (achterste gedeelte)
Voorzitter
J.A.G.M. van den Wildenberg
Toelichting
Tijdens de auditcommissie bestaat de gelegenheid een maaltijd te gebruiken.
1
Opening en mededelingen
18:00
Besluit:
. Toelichting:
Aanwezig: mevrouw Van den Wildenberg (voorzitter), de heren Flier, Velt (vervangt de heer Kevelam), De Kool, Nortier (vervangt mevrouw Van den Berg), Smit, Evers (vervangt de heer Van Schaik) Kevelam). Afwezig: de heer Klein Obbink. Adviseurs: mevrouw Bongers (griffier), de heer Oosterwijk (wethouder), mevrouw Van Heumen (concerncontroller), de heer Wijnholt (teamleider Financiën, Control en Administratie, FCA), mevrouw De Bruin en de heer Benayad (adviseurs verbijzonderde interne controle) en mevrouw Hooijer (secretaris). De rekenkamer: de heer Neimeijer en mevrouw Barel-Glashouwer. Accountant: de heren Bekker en Wentink. 2
Verslag en actiepunten vorige vergadering
18:00
Besluit:
De actiepuntenlijst wordt geactualiseerd. Toelichting:
De OddV discussie wordt de volgende keer geagendeerd om te bezien wat te doen met dit onderwerp. 3.a 18:05
Interimcontrole accountant (boardletter)
Toelichting door accountant. Aanwezig: Marc Bekker en Wout Wentink Besluit:
Van de boardletter is kennisgenomen. Toelichting:
De accountant geeft aan dat er geen sprake is van een status quo. Veel zaken zijn onderhanden, een aantal is opgelost en er zijn geen nieuwe verbeterpunten bijgekomen. Dit blijkt uit de onderlegger, de managementrapportage. In de paragraaf Bedrijfsvoering (Programmabegroting) staan de door de raad vast te stellen kaders voor bedrijfsvoering (HRM, ICT enz.). Daar staat welke risico's aanvaardbaar zijn, of er voldoende (financiële en personele) middelen tegenover staan enz. Afgesproken wordt deze paragraaf ten tijde van de begrotingsbehandeling nader te bespreken; ook in het licht van te maken keuzes door de raad als het gaat om de aanvaardbaarheid van risico's en middelen die er tegenover zouden moeten staan. 3.b
Toelichting accountant op speerpunt MIP
18:35
De accountant gaat mondeling in op de gestelde vragen (zie bijlage). Besluit:
. Toelichting:
De accountant is enthousiast over het Meerjaren Ivesterings Programma (MIP). Bijna alle gemeenten werken met een (variant van een) MIP. Hiermee ontstaat beter inzicht in de financiële positie. In de verantwoording (Tussenrapportage en Jaarrekening) wordt niet gerapporteerd op de investeringen zoals die in het MIP zijn aangegeven, maar alleen op de kredieten. 4
Intern controleplan (ICP)
18:50
Ter kennisname. Korte toelichting door mevrouw De Bruijn. Bijgevoegd een korte duiding van dit plan (toelichting nderlegger rechtmatigheidsverantwoording)
Pagina 2
Besluit:
. Toelichting:
Omdat het stuk erg technisch is, wordt afgesproken een leesbare versie/uitleg van het ICP te geven. Ook zal uitgelegd worden wat voor soort (financiële) controles er plaatsvinden en hoe deze zich tot elkaar verhouden. 5
Wijziging Financiële verordening
19:05
De vorige keer is in de auditcommissie gemeld dat technische wijzigingen van de Financiële verordening nodig zijn. Deze wijziging wordt toegelicht. Geduid wordt welke wijziging het betreft en waarom, zie bijlage toelichting wijziging financiële verordening. Ook het concept-raadsvoorstel en -besluit is toegevoegd, evenals de huidige . de financiële verordening is bijgevoegd. Toelichting door de heer Benayad Besluit:
. Toelichting:
De begrotingsrechtmatigheid wordt toegelicht. Ook onderschrijdingen van lasten en onder- en overschrijdingen van baten kunnen onrechtmatig zijn indien deze niet tijdig in de (bijgestelde) begroting zijn verwerkt. Omdat het begrip tijdigheid in de financiële verordening van de gemeente Barneveld onvoldoende tot uitdrukking kwam, wordt een aanpassing van de financiële verordening voorgesteld om duidelijkheid te maken wanneer deze afwijkingen tijdig zijn gemeld aan de raad. De wijziging van de Financiële verordening komt in maart in de raad en staat als hamerstuk op de agenda van de commissie Bestuur. 6
Optimaliseren proces stellen van technische vragen bij p&c documenten
19:15
De vorige keer is de suggestie gedaan om rondom hoofdthema's (duurzaamheid, veiligheid enz) vragenrondes te creëren, om het proces rondom de begroting (en kadernota) te ontlasten. Ook wordt de suggestie gedaan om in het sjabloon aan te geven of beantwoording voor het beoordelen van de begroting nodig is. Het faciliteren van het beantwoorden van vragen die niet nodig zijn om de begroting te beoordelen, wordt in de fracties is besproken en vervolgens opnieuw besproken. Besluit:
Pagina 3
Volstaan met een toelichting bij het sjabloon voor technische vragen. Toelichting:
Deze toelichting moet raads(commissie)leden helpen om vooral die vragen te stellen die nodig zijn : “Heb ik deze vraag nodig om een oordeel te geven over de begroting”. Opnemen van voorbeeld vragen. 7
Tussenrapportage (toevoegen samenvattingen)
19:25
Bijgevoegd is het voorbeeld dat de vorige keer is besproken. De organisatie komt hierop terug. Toelichting door de heer Wijnholt (teamleider FCA). Besluit:
Het vetgedrukt weergeven van kernwoorden wordt uitgeprobeerd. Toelichting:
De rapportage is al zo compact mogelijk. Bezien wordt of de gekozen oplossing werkbaar is. 8
Procesmemo Kadernota
19:30
De vorige keer heeft de auditcommissie aangegeven, naast de financieel technische informatieavond, t.a.v. de Kadernota, behoefte te hebben aan een "werksessie" of informatieavond, over de scenario’s die in voorbereiding zijn om om te gaan met het ‘ravijnjaar’ (lagere uitkering uit het Gemeentefonds). Hiervoor is een procesmemo opgesteld. Toelichting door wethouder Oosterwijk Besluit:
. Toelichting:
Het procesmemo is inmiddels al in de agendacommissie besproken, die er mee in heeft gestemd om deze informatiebijeenkomst op 7 maart te organiseren. 9
Stand van zaken rekenkameronderzoeken
19:35
Stand van zaken:
•
Ondermijning Pagina 4
•
Meedoen naar vermogen: welzijnswerk en huiselijk geweld
•
Landelijk doe mee onderzoek naar de energiebesparingsplicht
•
Rol van de raad bij de RES: de onderzoeksopzet is bijgevoegd. Deze is ook al t/k naar de raad (LIS 14 maart). Toelichting door rekenkamer: de heer Neimeijer en mevrouw Barel.
Besluit:
. Toelichting:
Ondermijning: geagendeerd voor maart. Commissie Bestuur van 27/2. Meedoen naar vermogen: in april de beide uitwerkingen bespreken. Rol raad RES: startgesprek heeft plaatsgevonden. Interviews worden gepland, ook met (voormalige) raadsleden en wethouder. Landelijk onderzoek energiebesparingsplicht (NVRR): eind februari/maart enquête. Rapport wordt na de zomer verwacht. 10
Onderwerpen volgende vergadering (18 april)
19:45
Evaluatie werken met raadsrapporteurs Overzicht huidige beleidskaders en looptijd (motie 18, 1 e dictum) Verlenging contract accountant (vóór 1 mei) Besluit:
. Toelichting:
OddV (bezien wat met actiepunt te doen) wordt hier aan toegevoegd. 11
Rondvraag
19:50
Besluit:
Rekenkamer onderwerpen voortaan eerder op de agenda.
Pagina 5
Actiepuntenlijst 14 februari 2024
Vergadering /
Onderwerp
Planning/status
Na een rekenkameronderzoek komt het college binnen 3
Nnb
agendapunt 19-12-23
maanden met een PvA, waaruit blijkt hoe de aanbevelingen van de rekenkamer worden uitgevoerd. Na een jaar wordt de uitvoering in de auditcommissie besproken. 19-12-23
Uitvoering geven aan motie 18 (8-11-23)
Vóór kadernota,
1. De raad in het eerste kwartaal van 2024 te voorzien
overzicht 1e
van een overzicht van de huidige beleidskaders en de
kwartaal ‘24
daarbij behorende looptijd. 2. De raad een overzicht te geven van de te verwachten nieuwe beleidskaders voor de resterende coalitieperiode. 3. De raad actief te betrekken bij de afwegingen die worden gemaakt bij het opstellen van het MIP 20252028, de daaruit voortvloeiende Uitvoeringsplannen, zowel als het gaat om wat jaarlijks wordt opgenomen, wat afvalt en wat voor aanwending nog ter besluitvorming aan de raad wordt voorgelegd; bij die afwegingen ook de onderliggende beleidsvisies te betrekken en te benoemen. 19-12-23
Normenkader wordt de volgende keer leesbaarder
3-12-24
uitgevoerd 19-12-23 10-10-23
Uitleg spelregels Europees aanbesteden: in
Carrousel oktober
auditcommissie of in carrousel
‘24
De volgende evaluatie van de Tussenrapportage komt na
1e kwartaal ‘25
de 2e Tussenrapportage van '24, begin '25. 23-03-23
Evaluatie werken met raadsrapporteurs (OddV, VGGM en
Maart 2024
FV) na een jaar. 23-03-23
OddV: tot stelseldiscussie geparkeerde discussie
April ‘24
volgende keer agenderen, om te bezien wat hiermee te doen. 19-01-23
In 2020 is de accountantscontrole aanbesteed waarbij
Vóór 1 mei ‘24
een contractperiode van 3 jaar is afgesproken, die eindigt op 30 april 2023, met de mogelijkheid om 3 keer 1 jaar te verlengen. De auditcommissie heeft op 19 januari besloten in 2023 te verlengen en dit in 2024 opnieuw te bezien. Pagina 6
19-01-23
Bij aanbestedingstraject nieuwe accountant tijdig
Medio ‘25
beginnen en een 'smart' uitvraag doen. 14-02-24
Overzicht planning diverse nota's (treasury, reserves en
April ‘24
voorzieningen, activabeleid, schuldennotitie) bijvoegen. 14-02-24
Leesbare versie/uitleg Intern Controleplan.
Nnb
Ook zal uitgelegd worden wat voor soort (financële) controles er plaatsvinden en hoe deze zich tot elkaar verhouden. 14-02-24
Paragraaf Bedrijfsvoering (Programmabegroting) nader
17-09-24
bespreken in het licht van door de raad te maken
of 03-12-24
keuzes. In deze paragraaf staan de door de raad vast te stellen kaders voor bedrijfsvoering (HRM, ICT etc.). Daar staat welke risico's aanvaardbaar zijn, of er voldoende (financiële en personele) middelen tegenover staan enz.
Pagina 7