F-1 Besluitenlijst Auditcommissie d.d. 10 oktober 2023

Besluitenlijst Auditcommissie Datum

10-10-2023

Tijd

19:00 - 20:30

Locatie

Gemeentehuis, 2.36 De Glind

Voorzitter

J.A.G.M. van den Wildenberg

1

Opening en mededelingen

19:00

Besluit:

. Toelichting:

Aanwezig: mevrouw Van den Wildenberg (voorzitter), de heren Van Schaik, Smit, Flier en Nortier (vervangt mevrouw Van de Berg), Velt (vervangt de heer Kevelam). Afwezig: de heren Klein Obbink en De Kool. Adviseurs: mevrouw Bongers (griffier), de heer Oosterwijk (wethouder), mevrouw Van Heumen (concerncontroller), de heer Wijnholt (teamleider f&c), mevrouw Hulsbosch (strategisch adviseur f&c) en mevrouw Hooijer (secretaris). De rekenkamercommissie: de heer Neimeijer en mevrouw Barel-Glashouwer. Baker Tilly: de heren Bekker en Moerbeek (vervangt de heer WentinkBekker). 2

Verslag en actiepunten vorige vergadering

19:05

Besluit:

Gesprek over ambities versus capaciteit in verbreed driehoeksoverleg kan van de actielijst af. Evaluatie werken met raadsrapporteurs: ook Foodvalley evalueren (naast OddV en VGGM). Toelichting:

In het presidium is afgesproken dat het verbrede driehoeksoverleg over ambities versus capaciteit niet meer plaats vindt. 3

Afstemming diverse (mogelijke) onderzoeken

19:10

Jaarlijks kan in de auditcommissie afstemming plaatsvinden tussen de verschillende onderzoeken/controles die door verschillende gremia vanuit verschillende invalshoeken worden uitgevoerd.

3.a

Pva controle jaarrekening 2023 (Suggesties voor aandachtspunten bij (interim)controle) De accountant is hierbij aanwezig en licht de controleaanpak toe. Daarbij zal ook om suggesties worden gevraagd voor aandachtspunten bij de (interim)controle. Het concept-dienstverleningsplan 2023 van de accountant is bijgevoegd. Besluit:

Als speerpunt wordt ESG (Environmental, Social & Governance) aangedragen. Volgende keer beslissen. Speerpunten: MIP en cybersecurity. Speerpunt MIP wordt nog nader geconcretiseerd (door mevrouw Van den Wildenberg/BI). Toelichting:

Over ESG, wat dit betekent voor de organisatie, kan in de raadsinformatiecarrousel in maart een presentatie door de accountant worden gegeven. Speerpunt cybersecurity komt er sowieso al in. MIP: nader concretiseren, via mail. Vóór 14 november, dan komt het nog in de boardletter. 3.b

Planning onderzoek rekenkamer De gemeente Barneveld heeft in 2024 budget voor in elk geval een nieuw onderzoek. Aan de auditcommissie het verzoek om suggesties voor onderwerpen te noemen. Ter inspiratie hierbij de link naar de website van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers & Rekenkamercommissies (NVRR). En de link naar de website van de rekenkamer Vallei & Veluwerand, waar alle onderzoeken staan die de rekenkamer eerder heeft uitgevoerd. Besluit:

Als suggesties voor een nieuw onderzoek worden gedaan: - is het doel van de Omgevingswet bereikt met de implementatie in Barneveld en hoe is het proces gelopen? Benchmark (financieel en kwalitatief). - Raad en RES: welke invloed heeft de raad op de RES? Toelichting:

Hier wordt de volgende keer op terug gekomen. 3.c

Rechtmatigheidsverantwoording

Pagina 2

De concerncontroller zal de s.v.z. toelichten en aangeven hoe deze verantwoording er uit komt de zien. De presentatie is bijgevoegd. Besluit:

. Toelichting:

De rechtmatigheidsverantwoording over de 1e helft van '23 komt de volgende keer aan de orde. 3.d

Doelmatigheidsonderzoeken college De concerncontroller zal een toelichting geven over de lopende onderzoeken (afval en onderwijshuisvesting). Besluit:

. Toelichting:

De bedoeling is ook volgende jaar doelmatigheidsonderzoeken uit te voeren. De onderwerpen hiervoor zijn nog 'onderhanden'. 3.e

Eventuele onderwerpen voor raadsrapporteurs In de auditcommissie van 19 november 2020 is afgesproken om het instrument ‘raadsrapporteurs’ in te zetten als vereenvoudigde versie van de ‘Duisenberg-methode’. Bij elk passend onderwerp kan de raad, een raadscommissie, auditcommissie, presidium en agendacommissie een voorstel doen voor het aanwijzen van rapporteurs. In 2021 is het raadsrapporteursrapport ‘Maandrapportages met hogere informatiewaarde, een onderzoek naar de werking en de voorspellende waarde van de maandrapportages’ opgeleverd. In de auditcommissie van 8 juni '21 is geconcludeerd dat dit instrument leidt tot versterking van het inzicht van de raad. En is besloten dat dit een vervolg verdient, al is het, gezien het tijdsbeslag en de impact, raadzaam om eerst de aanbevelingen van genoemd rapport uit te werken alvorens nieuwe onderzoeken te starten. Zie voor de volledige evaluatie raadsrapporteurs de bijlage. N.B. Dit is wat anders dan de raadsrapporteurs/raadscontactpersonen in de verbonden partijen. Besluit:

.

Pagina 3

Toelichting:

Er zijn geen onderwerpen voor raadsrapporteurs genoemd. 4

Uit de raadswerkgroep P&C

19:55

De bijeenkomst van 26 september is op verzoek van organisatie geannuleerd vanwege te weinig capaciteit voor de voorbereiding; focus ligt op Programmabegroting 2024. De bespreking van 'gevolgen van het gewijzigde autorisatieniveau voor de Tussenrapportage' en de voorbereiding van de actualisatie van diverse nota's (reserves en voorzieningen, activabeleid, treasurystatuut, schuldennotitie) schuiven hiermee door. De volgende bijeenkomst is gepland op 21/11. Ter info is de brief van de raadswerkgroep aan de raadleden van september 2022 toegevoegd, waarin wordt gesproken over de balans tussen kaderstelling door de raad en de handelingsruimte van het college. En waarin de wijziging van de financiële verordening eind '22 wordt toegelicht en het vervolgtraject met de raadswerkgroep wordt geschetst, dat onder andere tot een nieuwe programma-indeling vanaf de begroting 2024 leidt, die aansluit op de thema's van het coalitieakkoord en het opgavegericht werken. De wethouder zal de s.v.z. en het proces duiden. Besluit:

Voortaan onderwerpen niet meer voor te bereiden in de raadswerkgroep p&c maar rechtstreeks in de auditcommissie. Mocht er vanuit de organisatie behoefte zijn om de sparren over een concept-nota o.i.d. dan wordt een 'vooruitgeschoven' groepje vanuit de auditcommissie geformeerd van ongeveer 3 personen. Toelichting:

De wethouder legt uit dat voor de Programmabegroting '24 nog de oude programma-indeling is gehanteerd. Of het lukt om voor '25 met een nieuwe programma-indeling te komen, durft hij niet toe te zeggen. Ook de diverse nota's (treasury, reserves en voorzieningen, activabeleid, schuldennotitie) worden doorgeschoven. Deze zijn (volgens de LTA) nog geagendeerd voor december '23. Hiervoor wordt een planning opgesteld. Deze komt, behalve in de agendacommissie, ook in de auditcommissie aan de orde. Daarbij wordt door de auditcommissie op voorhand aangegeven prioriteit te willen geven aan het treasurybeleid. De Nota Grondbeleid komt de 1e helft '24 aan de orde. De bijeenkomst van de raadswerkgroep p&c van 21/11 komt te vervallen. Pagina 4

5

Reactie college op aanbevelingen evaluatie tussenrapportage

20:00

In maart '23 zijn de conclusies en aanbevelingen uit de ‘Aanbevelingen evaluatie tussenrapportage’ door de auditcommissie onderschreven en voor een reactie naar het college gegaan. De reactie van het college hierop is bijgevoegd. Besluit:

De volgende evaluatie van de Tussenrapportage komt na de 2e Tussenrapportage van '24, begin '25. Er wordt door leden van de auditcommissie met concrete voorbeelden gekomen om aan te geven waar de inhoud van de Tussenrapportage geen informatiewaarde heeft. Toelichting:

Veel aanbevelingen worden ter overweging meegenomen of meegenomen in de toekomstige producten. Goed om de Tussenrapportage opnieuw te evalueren. 6

Stand van zaken rekenkameronderzoeken

20:10

Lopende onderzoeken:

•

Meedoen naar vermogen: de eerste fase van het onderzoek is in volle gang. Voor de zestien onderdelen van ‘meedoen naar vermogen’ zetten we kort op een rij wat de doelstellingen zijn en wat er is bereikt. Begin oktober houden we enkele ambtelijke interviews. Rapportage aan de raad in 2024.

•

Heffingen: het bestuurlijk wederhoor is gestart met als deadline voor de bestuurlijke reactie 25 oktober. In november rapport aanbieden aan de raad.

•

Ondermijning: onderzoek bevindt zich in rapportagefase. Naar verwachting start in oktober het ambtelijk wederhoor. In december rapport aanbieden aan de raad.

•

Doorwerkingsonderzoek innovatief aanbesteden: documentenstudie en interviews bijna afgerond. Waarschijnlijk in november brief aanbieden aan de raad. Aanwezig: Michael Neimeijer en Marjolein Barel van de rekenkamer.

Besluit:

.

Pagina 5

Toelichting:

Er verschijnen dit jaar nog resultaten van 3 onderzoeken aan de raad. Het doorwerkingsonderzoek betreft het onderhoud wegen. 7

Onderwerpen volgende vergadering: 9 november (en 19 december)

20:25

Bevindingen rechtmatigheid Evaluatie technische informatieavond p&c Nota activabeleid (19/12) Vergaderschema 2024 Besluit:

De vergadering van 9 november te laten vervallen. Toelichting:

De volgende vergadering is dan 19 december. 8

Rondvraag

20:30

Pagina 6