F-1 Besluitenlijst Auditcommissie 26-06-24 def

Besluitenlijst Auditcommissie Datum

26-06-2024

Tijd

19:30 - 22:00

Locatie

Gemeentehuis Barneveld, Zaal Voorthuizen K1.33BC (achterste gedeelte)

Voorzitter

Mevrouw J.A.G.M. van den Wildenberg

Toelichting

,

1

Opening en mededelingen

19:30

Besluit:

. Toelichting:

Aanwezig: mevrouw Van den Wildenberg (voorzitter), de heren Flier, Velt, De Kool, Nortier (vervangt mevrouw Van den Berg), Smit, Evers. Afwezig: de heer Klein Obbink. Adviseurs: mevrouw Bongers (griffier), de heer Oosterwijk (wethouder), mevrouw Van Heumen (concerncontroller), de heer Wijnholt (teamleider Financiën, Control en Administratie, FCA), de heer Benayad (adviseurs verbijzonderde interne controle) en mevrouw Hooijer (secretaris). De rekenkamer: de heer Neimeijer en mevrouw Barel-Glashouwer. Accountant: de heren Bekker en Wentink. 2

(Verslag en) actiepunten vorige vergadering auditcommissie (18 april)

19:30

Verslag en actiepuntenlijst zijn toegevoegd. Verslag is al vastgesteld. Besluit:

. Toelichting:

De actiepuntenlijst wordt geactualiseerd. 3

Rechtmatigheidsverantwoording

19:35

Rechtmatigheidsverantwoording is onderdeel Jaarverslaggeving: •

Pag 79 rechtmatigheidstoelichting

•

Pag 82 begrotingsrechtmatigheid

•

Pag 85 grondslagen rechtmatigheidsverantwoording

•

Pag 98 rechtmatigheidsverantwoording Zie ook de bijlage (achtergrondinfo en genoemde pag 98 en 79).

Toelichting door Achmed Benayad Besluit:

De rechtmatigheidsverantwoording wordt, met dank voor de toelichting, voor kennisgeving aangenomen. 4

Verslag van bevindingen accountant

19:55

Toelichting door accountant. Accountantsverslag (definitief concept) is toegevoegd. Besluit:

Het accountantsverslag wordt, met dank voor de toelichting, voor kennisgeving aangenomen. Toelichting:

Door de accountant wordt onder andere toegelicht dat het weerstandsvermogen niet in enge zin bekeken moet worden (niet alleen reserves), maar in bredere zin: - zit er flexibiliteit in de begroting; - is er een wens tot bezuinigen. Het gaat vooral om de tendens, waarbij bedacht moet worden dat zo'n 85% van de begroting vast ligt. Bij de grexen geldt dat hoe eerder in de fasering een project zich bevindt, hoe hoger het risico; zowel op de lasten als op de baten. De accountant heeft de uitgangspunten die gebruikt zijn bij de doorrekening van de grondexploitaties gecontroleerd en die zijn acceptabel en aan de behoudende kant; de gemeente rekent zich niet rijk. Op de jaarlijks terugkerende vraag van de accountant of de raadsleden signalen hebben van fraude is het antwoord: "Nee". Het concept accountantsverslag en de reactie van het college hierop worden naar verwachting nog voor het weekend bij de stukken op de agenda van de commissie Bestuur van 4 juli geplaatst. 5.a

Stand van zaken rekenkameronderzoeken

20:40

Toelichting door Michael Neimeijer en Marjolein Barel

Pagina 2

•

Welzijnswerk voor ouderen: de onderzoeksopzet is bij de stukken gevoegd. Stemt de auditcommissie hiermee in?

•

Stand van zaken landelijk doe mee onderzoek naar de energiebesparingsplicht.

•

Stand van zaken rol van de raad bij de RES: ambtelijk wederhoor gedurende het start rond of na zomerreces. Daarna volgt bestuurlijk wederhoor.

Besluit:

Akkoord met de onderzoeksopzet welzijn voor ouderen. Toelichting:

•

Landelijk doe mee onderzoek naar de energiebesparingsplicht: verschijnt oktober/november, i.v.m. afstemming onderzoek Algemene Rekenkamer;

•

Rol van de raad bij de RES: rapportage naar verwachting in oktober/november naar de raad.

5.b

PvA aanbevelingen rekenkamerrapport heffingen en leges en PvA

21:00

rekenkamerrapport Ondermijning: t/k Plan van Aanpak Ondermijning is toegevoegd (B-4-6 op LIS 03-07-24). PvA Rekenkameronderzoek Heffingen & Leges is toegevoegd (en gaat nog t/k naar de raad). Besluit:

Het PvA Heffingen & leges wordt aangepast, zie toelichting. Het PvA Ondermijning is voor kennisgeving aangenomen. Toelichting:

De Nota lokaal belastinggebied is t/k naar de raad. De rekenkamer geeft aan dat, op grond van de financiële verordening, de raad de Nota lokaal belastinggebied moet vaststellen (o.a. kostendekkingspercentage, waar wel of geen leges over te heffen, overhead). In het PvA zijn niet alle aanbevelingen (volledig) weergegeven. De wethouder geeft aan dat de nota vrij technisch en niet het goede middel voor de gewenste discussie is, die bij de Kadernota/begroting gevoerd moet worden. De auditcommissie vreest dat zo'n discussie ondersneeuwt bij de Kadernota. Afgesproken wordt dat: - de wethouder vóór de begroting, in september, met een nieuwe versie komt, Pagina 3

die de gewenste discussie faciliteert; - de organisatie checkt of op grond van art. 9 van de financiële verordening de nota (alsnog) ter vaststelling aan de raad aangeboden moet worden en of de huidige door het college vastgestelde nota wel geldig is; - het PvA, met inachtneming van het bovenstaande, aangepast wordt en t/k naar de raad gaat. 6

Overzicht planning diverse nota's

21:10

Overzicht planning diverse nota's (treasury, reserves en voorzieningen, activabeleid, schuldennotitie) is aangevuld met data bespreking in auditcommissie. Besluit:

Akkoord met het overzicht. Toelichting:

Het is mogelijk dat de nieuwe nota's 2 maal in de auditcommissie aan de orde komen; eerst een algemene discussie vanuit een conceptversie met keuzes/afwegingen, vervolgens, indien door de auditcommissie gewenst, de concept-nota. Het overzicht is voortaan, net als de actielijst, een bijlage bij de agenda. 7

Memo motie grip op kaderstelling met lijst beleidskaders (motie 18)

21:15

De raad heeft op 8 november 2023 de motie 'raad in positie brengen en grip op kaderstelling' aangenomen ('motie 18', zie bijlage). In de auditcommissie van 18 april is afgesproken dat de concerncontroller met een gespreksnotitie komt met een lijst met beleidskaders. Memo en bijlage zijn toegevoegd. Toelichting door Angelique van Heumen Besluit:

Akkoord met de memo. Een raadswerkgroep 'motie 18' in te stellen. Toelichting:

Bepaald moet worden wat voor de verdere uitvoering van motie 18 (o.a. wat wil de raad in het gevraagde overzicht van de huidige en te verwachten nieuwe beleidskaders, wat is vastgesteld beleid, alleen door raad of ook door college vastgesteld etc.) nodig is. Hoe dit overzicht actueel blijft is aan de organisatie om te regelen. Pagina 4

Voor de verdere uitvoering van motie 18 wordt een raadswerkgroep geformeerd, met raads(commissie)leden en leden vanuit de organisatie, o.l.v. de griffier en de concerncontroller. Vanuit de auditcommissie nemen Henk Smit en Arend Flier deel. Via de griffiemail worden andere raadsleden opgeroepen om zich hiervoor aan te melden. De 1e bijeenkomst wordt de 2e helft van september gepland. Dan wordt ook de planning bepaald. 8

Verbeteringen en doorontwikkeling van de MIP systematiek

21:35

Op 8 februari 2023 is een motie 'evaluatie MIP en JIP in auditcommissie' aangenomen, waarbij de raad opgeroepen wordt om: * De systematiek van het Meerjaren Investeringsplan en het jaarinvesteringsplan als onderdeel van de begroting voor de komende drie jaren, door de auditcommissie te laten monitoren. * Daarbij het functioneren van dit nieuwe instrument te evalueren en eventueel suggesties te doen om de systematiek verder te verbeteren. Het college wordt opgeroepen om: * Bij volgende uitvoeringsplan aan te geven waar het document is doorontwikkeld ten opzichte van jaargang 2023. De wethouder heeft de vorige auditcommissie aangegeven hierop terug te komen. De verbeteringen en doorontwikkeling van de MIP-systematiek maakt onderdeel uit van de Kadernota (zie pagina 10, screenshot als bijlage toegevoegd). Besluit:

Verbeteringen worden voor kennisgeving aangenomen. Toelichting:

De wethouder licht toe dat er nog veel verbeteringen nodig zijn om zowel als organisatie als als raad effectief gebruik te kunnen maken van het MIP. Afgesproken wordt om terug te komen op de wijze van het meer betrekken van de raad bij substantiële wijzigingen in de manier van werken met het MIP en Uitvoeringsplan. 9

Proces aanbestedingstraject nieuwe accountant

21:45

Memo van concerncontroller is bijgevoegd. Besluit:

Akkoord met voorgestelde proces.

Pagina 5

Toelichting:

Er komt een aangepast memo (data) via de mail naar de auditcommissie. De actielijst wordt aangepast op dit proces. Er zal een groepje uit de auditcommissie gevormd moeten worden om dit proces te begeleiden. In oktober komt dit onderwerp opnieuw op de agenda, om alvast over de deelnemers na te denken (moet eind '24, bij start traject, bekend zijn). N.B. Bij nader inzien blijkt dat er nog de mogelijkheid is om over boekjaar 2025 Baker Tilly te verlengen. Dit betekent dat de hele planning een jaar naar achteren kan. 10

Onderwerpen volgende vergadering: 17 september (verplaatsen naar 15

21:50

oktober) De volgende vergadering was gepland op 17 september. Dit blijkt agenda technisch niet te lukken. Graag verplaatsen naar dinsdag 15 oktober. Is dit akkoord? Alternatief: donderdag 26 september (dag na de raadsvergadering). Onderwerpen: - Afstemming diverse (mogelijke) onderzoeken (met accountant (speerpunten interimcontrole), rekenkamer en concerncontroller). - Paragraaf Bedrijfsvoering (of 3 december, zie actielijst) - VIC rapportage over het eerste halfjaar - Treasury statuut + Schuldennotitie, conceptversie met keuzes/afwegingen - Nota risicomanagement en weerstandsvermogen, conceptversie met keuzes/afwegingen - Nota reserves en voorzieningen, conceptversie met keuzes/afwegingen Besluit:

Akkoord met het verplaatsen van de vergadering van 17 september naar 15 oktober. Toelichting:

VIC= Verbijzonderde Interne Controle Nota Grondbeleid komt niet ter bespreking op de agenda van de auditcommissie, maar is voor de bestuurlijke commissie. Het opnemen van grexopbrengsten in de exploitatiebegroting (nog uit de aanbevelingen van de raadsrapporteurs) wel. Dit komt op de actielijst. Om de speerpunten voor de interimcontrole te kunnen bespreken, gaat er de 1e helft van september een mail uit naar de auditcommissie, om alvast Pagina 6

speerpunten aan te melden. Deze worden alvast, ter voorbereiding op het gesprek in de auditcommissie, aan de accountant gemeld. 11

Rondvraag

21:55

Besluit:

. Toelichting:

Hier wordt geen gebruik van gemaakt.

Pagina 7