BW reactie op accountantsbevindingen JR2020.pdf

Reactie van het college van B&W op bevindingen in het accountantsverslag 2020 Nr. Pag. Onderwerp nr. 1 9 Productieverantwoordingen zorgaanbieders

Accountantsbevinding Ondanks tijdige uitvraag van de controleverklaringen heeft uw gemeente nog niet van alle zorgaanbieders een controleverklaring ontvangen. Eveneens is niet bekend wanneer deze controleverklaringen wel beschikbaar zijn voor uw gemeente. Er worden geen controleverklaringen ontvangen van aanbieders met minder dan € 125.000 omzet. Daarbij komt ook dat er controleverklaringen zijn ontvangen die niet goedkeurend zijn of met een beperking. Het voorgaande zorgt voor onzekerheden op het gebied van de juistheid en volledigheid (getrouwheid en rechtmatigheid) van de kosten inzake de levering van de ZIN-jeugd en WMO van € 1.218.669 respectievelijk € 556.374. Deze onzekerheid wegen wij mee in ons oordeel bij de jaarrekening van de gemeente.

Reactie: Evenals in voorgaande jaren hanteert Barneveld het landelijk protocol jeugd/Wmo als richtlijn voor verantwoording van de productie door aanbieders. Hierin staat dat aanbieders met een omzet groter dan € 125.000 een productieverantwoording en controleverklaring indienen over het afgelopen jaar. Hieruit volgt dat kleine aanbieders met een omzet kleiner dan € 125.000 geen productieverantwoording en controleverklaring indienen. De accountant neemt dit bedrag voor 100% mee in de onzekerheidsmarge, omdat hij de prestatielevering niet vast kan stellen voor dit deel van de omzet. Daarnaast zijn er een aantal zorgleveranciers die geen goedkeurende verklaring kunnen opleveren, hetgeen doorwerkt in de onzekerheid van de afnemende gemeenten waaronder Barneveld. Bij de start van de decentralisaties zijn de productieverantwoordingen en bijbehorende verklaringen geïntroduceerd als ‘zekerheid’ dat de zorg ook daadwerkelijk is geleverd. Om kleine zorgaanbieders niet te belasten met (hoge) accountantskosten wordt een minimum omzetwaarde van € 125.000 euro aangehouden. Landelijk is steeds meer de beweging zichtbaar om niet ‘afhankelijk’ te zijn van de verklaringen bij de productieverantwoordingen.

Dit vraagt echter wel om inbedding van een aantal vervangende ‘checks en balances’ in het proces en de controle hierop om toch te komen tot eenzelfde mate van zekerheid dat de zorg ook daadwerkelijk is geleverd. Voordeel van deze methode is dat de zorgleveranciers onder de € 125.000 in ditzelfde proces worden meegenomen en derhalve geen uitzondering vormen. In 2021 gaan we starten met inbedding van deze checks in onze processen en afstemming hierover met de accountant. Voor jeugd 1

zal dit proces regionaal moeten worden opgepakt, we zullen hier dan ook het gesprek aangaan met de regio. Onze verwachting is dat dit een ingroeiproces is waarbij we voor 2021 in ieder geval twee sporen zullen lopen; we starten met de hierboven beschreven ontwikkeling en blijven de verklaringen bij de productieverantwoordingen gebruiken. Ons doel is om met deze beweging de hoogte van de onzekerheid ten aanzien van de prestatielevering zorg te laten afnemen en uiteindelijk tot een minimum te beperken. 2

15

Inkoop

Bij onze controle van de naleving van de Europese aanbestedingswetgeving hebben wij vastgesteld dat van diverse posten de leveringen c.q. diensten niet Europees zijn aanbesteed, waar dit op basis van de opdrachtwaarde wel had gemoeten. Bij voorgaand jaar gerapporteerde leveranciers inzake leveringen en diensten zijn ook in 2020 nog bestedingen geweest ad € 1.187.204. Daarnaast hebben wij bij een vijftal ‘nieuwe’ waarnemingen ook vastgesteld dat niet de Europese aanbestedingsregels zijn gevolgd. Het hiermee gemoeide (geëxtrapoleerde) bedrag bedraagt € 1.100.249. Bovenstaande bevindingen leiden tot een rechtmatigheidsfout van in totaal € 2.287.453 Reactie We herkennen de bevindingen van de accountant. In een aantal gevallen zijn, zoals de accountant constateert, de oorzaken bekend van het al dan niet bewust afwijken van de inkoop- en aanbestedingsregels. Zoals de accountant aangeeft zijn er een aantal inkoopcontracten die onrechtmatig zijn bevonden in 2019, maar waarvan de looptijd nog niet is afgelopen. Deze lopen door in 2020 en vertegenwoordigen een waarde van € 1,1 miljoen euro.

De bij deze contracten betrokken afdelingen zijn samen met de afdeling Inkoop per contact afspraken aan het maken hoe (en wanneer) te komen tot rechtmatig inkoop waarbij ook moet worden gekeken naar de bedrijfsmatige gevolgen hiervan, denk hierbij aan specifieke expertise maar ook aan lokale leveranciers. In een paar gevallen worden inhuuropdrachten op meervoudig onderhands aanbesteed – geheel rechtmatig – maar waarbij we nog onvolledig administreren of onvoldoende nagaan of er op organisatieniveau niet teveel meervoudig aanbesteden bij één en dezelfde leverancier of waarbij verlenging leidt tot overschrijding van de aanbestedingsgrens en rechtmatigheid omslaat in onrechtmatige inhuur. Bij de controle van de jaarrekening 2019 wees de accountant ons vanuit zijn rol op de EU aanbestedingsregels erop en maakte ons 2

ervan bewust dat het noodzakelijk is om meer controleerbaar rechtmatig in te huren. Op basis hiervan zijn in de loop van 2020 een aantal stappen gezet om rechtmatig in te huren. De gevolgen van deze stappen zijn (deels) zichtbaar in de bevindingen van de controle 2020. a.) Start van een centraal inhuurportal gemeente Barneveld (1-72020) De start, registratie en beëindiging van alle inhuur binnen de gemeentelijke organisatie verloopt via het centrale inhuurportal. Hierdoor is er overzicht en kan op basis van managementrapportages tijdig worden bijgestuurd. b.) Start van het Dynamisch Aankoopsysteem (DAS) t.b.v. de inhuur personeel derden (1-7-2020) Rechtmatige inhuur kan op verschillende manieren. Via bijvoorbeeld het afsluiten van mantelcontracten, het zelf uitvragen van minimaal 3 offertes, dan wel via de methode van het “dynamisch aankoopsysteem (DAS)”. Met name de DAS kan veel brengen. Concreet betekent dit dat wij aansluiten op een specifiek wervingsportal m.b.t. inhuurmedewerkers. Hiermee wordt bij elke opdracht automatisch een meervoudige uitvraag gedaan en verloopt de inhuur op rechtmatige wijze. Rechtmatige inkoop in het algemeen Voor de inkoop in brede zin zijn de procedures in de loop van 2020 intern aangescherpt. Hierdoor wordt de betrokkenheid van de medewerkers van Team Inkoop voor inkopen boven een minimum inkoopwaarde tijdens die trajecten gewaarborgd.

Zoals hierboven en ook vorig jaar is aangegeven is niet alles in één keer en tegelijk mogelijk, contracten hebben een looptijd, een gemiddeld Europees aanbestedingstraject heeft een doorlooptijd van 5 maanden en vraagt tijd van de organisatie. Rechtmatige inkoop heeft onze aandacht en wij zullen uiterste inspanning verrichten onrechtmatige inkoop zo snel mogelijk te minimaliseren. 3

23

Tussentijdse winstneming grondexploitaties

Naast het vormen van een voorziening voor grondexploitaties met een verwacht verlies dient op basis van de regelgeving in het BBV tussentijds winst te worden genomen naar voortgang. In het boekjaar 2020 is tussentijds winst genomen bij een vijftal complexen voor in totaal € 1,8 miljoen. Wij hebben geconstateerd dat op basis van de gerealiseerde verkopen bij complex Holzenbosch I voor € 170k te weinig tussentijdse winst is uitgenomen. Reactie: Wij erkennen de bevinding van de accountant. Het betreft hier verkopen zijn verantwoord in 2021, maar waarvan de passeerdatum van de akte voor 31 december 2020 ligt. Verwerking had inderdaad 3

4

10

Tozo

in 2020 moeten plaatsvinden, hierop zullen we in het vervolg strakker toezien. Volgens de percentage of completion methode (gerealiseerde verkopen/totale verkopen) is het project met deze hogere opbrengst op 31 december 2020 verder ‘klaar’ en moet daarom ook meer winst in 2020 worden verantwoord. Deze winst zou bij verwerking van de verkopen in 2021, in 2021 worden verantwoord. Voor Tozo 1, 2, 3 (en in 2021 ook voor 4) mag vanuit de wetgeving ten behoeve van de beoordeling van de aanvraag in zeer belangrijke mate door de gemeente worden gesteund op de eigen verklaringen van de zelfstandig ondernemer. Toen duidelijk werd dat voor een onderdeel de verklaring door de gemeente initieel niet was uitgevraagd in het standaard aanvraagformulier (zoals bij veel gemeenten) is een herstelactie uitgevoerd. Deze heeft ertoe geleid dat nog van slechts 5 Tozo cliënten (€ 16.469) de betreffende verklaring uiteindelijk ontbrak, hetgeen de onzekerheid substantieel heeft verlaagd. Wel hebben wij geconstateerd dat ook na introductie van het nieuwe (volledige) aanvraagformulier toch gebruik is gemaakt van het oude formulier. De geëxtrapoleerde onzekerheid die dit oplevert bedraagt € 891.290. Deze bevinding heeft verder geen gevolgen voor de financiering van de Tozoregeling door het Rijk. De gemeente kan door middel van een bestuursverklaring een beroep doen op de hardheidsclausule voor Tozo 1.

Reactie: We erkennen de bevinding van de accountant, tegelijkertijd heeft de uitvoering van de Tozo regeling veel flexibiliteit en inzet van onze organisatie gevraagd. Wij zijn trots op de instelling van onze medewerkers om zich volledig in te zetten de onzekerheid ten aanzien van de uitvoering van de Tozo regeling tot een minimum terug te brengen. De bovengenoemde 5 dossier zijn onderdeel van de 400 Tozo aanvragen in april 2020. Tevens zijn wij blij met de hoge respons van de Barneveldse ondernemers.

4